CapLegal Sagsopsætning 1
Indhold Indledning...3 Opsætning af hjælpe tabeller til sagsbehandling....3 Sagsopsætning...3 Generelt...4 Nummerering...5 Tekstbehandling...5 Standardværdier...5 Bogføring...5 Synkronisering...5 Opsætning af Sagstyper...6 Opsætning af Afregningstyper...8 Opsætning af Aktivitetstype...9 Opsætning af Arbejdsarter... 11 Opsætning af Sagsbogføringsgrupper... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Opsætning af Igangværende arbejdsmetoder... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Opsætning af Salærtyper... 14 Opsætning af Tekstkoder... 15 Index... 16 2
Indledning Denne vejledning kan anvendes som et opslagsværk hvis man ønsker en hurtig gennemgang af, hvordan Sagsopsætningen foretages i CapLegal. Opsætning af hjælpe tabeller til sagsbehandling. Inden man kan tage sagsbehandlings modulet i brug, skal en række tabeller opsættes / konfigureres, disse tabeller er listet nedenfor: Sagsopsætning Sagstyper Afregningstype Aktivitetstype Arbejdsarter Sagsbogføringsgrupper Igangværende arbejdsmetoder Medarbejder type Ovenstående tabeller er beskrevet i dette dokument. Sagsopsætning Under menupunktet Afdelinger / Sagsbehandling / Opsætning / Opsætning / Sagsopsætning finder man kortet, hvor en række standard opsætninger skal foretages inden sagsbehandlingen kan starte. I sagsopsætningen opsættes en række standard værdier for f.eks. sagsnumre, partsnumre og klientnumre. Nedenstående skærmbillede, figur 1XXX, viser sagsopsætningskortet. 3
Figur 1 Generelt I feltet Sagskladdetypenavn angives den finanskladdetype der skal anvendes i forbindelse med bogføring af sagsposter. I feltet Personlig kladdetypenavn angives den tidskladdetype der skal anvendes i forbindelse med bogføring af tidsregistreringer. Hvis der sættes flueben i feltet Aut. Bogføring af tidsforbrug???? I felterne Tillad at reg. tidspost fra og Tillad at reg. tidspost til kan angives henholdsvis start- og slutdato for den periode hvor det er tilladt at registrere tidsposter. 4
Hvis der sættes et flueben i feltet Brug samme sats alle dage vil den sats der opsættes på medarbejderen gælde for alle dage og ikke specificeret for hverdag og weekender. Nummerering I sektionen indsættes nummerserie for de respektive områder: Sagsnumre Partsnumre Klientnumre Medarbejdernumre Afregningsnumre Kontaktnumre Sagsafslutningsnumre Std. Tidskladdenumre Ovenstående nummerserie skal opsættes i tabellen Nummerserie. Se Opsætning af Nummerserie. Tekstbehandling I sektionen Tekstbehandlingen kan der angives hvor mange parter, kontakter og medarbejdere der skal med i brevfletningen. Standardværdier I sektionen Standardværdier angives der forskellige koder for en sag. Disse koder vil automatisk blive overført når en ny sag oprettes enten via Guide: Opret sag eller oprettes manuelt. Bogføring I sektionen Bogføring kan der evt. angives årsagskoder i forbindelse med bogføringen. Synkronisering I sektionen Synkronisering angives de koder som anvendes i forbindelse med synkronisering af Outlook. 5
Opsætning af Sagstyper Når man ønsker at oprette nye sagstyper vælges menupunktet Sagstyper og nedenstående skærmbillede vil vises, se figur 2XXX. Figur 2 Når man ønsker at oprette en ny sagstype vælges knappen Ny i båndet 6
eller der tastes Ctrl+N. Der oprettes nu en tom linje og den ønskede kode indsættes i feltet Kode. I feltet Navn kan der indtastes en beskrivende tekst for koden. I feltet Afregningstype kode vælges den afregningstype som ønskes anvendt. Feltet kan evt. være blankt og afregningstypen tages fra sagen. I feltet Aktivitetstype kan man evt. indtaste den aktivitetstype som ønskes anvendt. Under fanebladet Handlinger i båndet kan man trykke på knappen Arbejdsart og der vil åbnes et skærmbillede hvori man kan oprette arbejdsarter for den sagstype man arbejder med. For oprettes af arbejdsarter se Opsætning af Arbejdsarter. Under fanebladet Handlinger i båndet kan man trykke på knappen Arbejdsart vil Figur 3 nedenstående skærmbillede vises, se figur 5XXX. 7
Figur 4 I dette skærmbillede angives de arbejdsarts koder som skal gælde for den pågældende sagstype man arbejder med. Hvis man ønsker at oprette nye arbejdsarter trykkes på knappen Ny i båndet eller der trykkes Ctrl+N. Feltet Sagstype kode udfyldes automatisk med den sagstype man har valgt. I feltet indtastes den arbejdsart kode som ønskes anvendt på sagstypen. Disse arbejdsarter anvendes bl.a. i timeregistreringskladden. Opsætning af Afregningstyper Opsætningen af Arbejdsarter sker fra menupunktet Afdelinger / Sagsbehandling / Opsætning / Opssætning / Afregningstype. 8
Figur 5 Afregningstypen anvendes til bestemmelse af hvorledes en sag skal afregnes. I feltet Kode angives den kode man ønsker for den pågældende afregningstype. I feltet Beskrivelse kan der indtastes en uddybende beskrivelse af koden. I feltet Salærtype Kode vælges den salærtype som der skal anvendes på afregningstypen. Se Opsætning af Salærtyper. I feltet Udgift kan der sættes et flueben, hvis afregningstypen skal opfattes som en udgift. I feltet Fordel salg på forbrugt tid kan der sættes et flueben hvis man ønsker at fordele salget efter forbrugt tid. I feltet Salærkonto angives den finanskonto hvor på salg skal bogføres. Opsætning af Aktivitetstype Opsætningen af Aktivitetstyper sker fra menupunktet Afdelinger / Opsætning / Programopsætning / Sagsbehandling / Sagsforløb. 9
Figur 6 Ovenstående skærmbillede, se figur 6, anvendes til oprettelse af aktivitetstyper. I feltet Kode angives den kode man ønsker. I feltet Navn kan der angives en uddybende tekst. Aktivitetskoder anvendes bl.a. til brug for mere eller mindre automatisk aktivitetsforløb ved oprettelse af sager, et såkaldt workflow. 10
Opsætning af Arbejdsarter Opsætningen af Arbejdsarter sker fra menupunktet Afdelinger / Sagsbehandling / Opsætning / Opsætning / Arbejdsart oversigt. Figur 7 Ovenstående skærmbillede, se figur 4XXX, anvendes til oprettelse af arbejdsarter. I feltet Kode angives den kode man ønsker. I feltet Type kan man vælge mellem mulighederne: Klienthenførbar/debiterbar Klienthenførbar ikke debiterbar Ikke klient henførbar Forbrug I feltet Beskrivelse kan der angives en uddybende tekst. I feltet Enhed kan der evt. indsættes en enhedskode for arbejdsarten. I feltet Minimumstid (Minutter) kan der angives det antal minutter som skal minimum på sagen 11
når denne kode anvendes. I feltet Medtag i salær sættes et flueben, såfremt man ønsker denne arbejdsart medtaget i salæret, når arbejdsarten anvendes af medarbejdere, der som udgangspunkt ikke medtages i salær (ikke juridiske medarbejdere). Normalt vil man oprette arbejdsarter direkte fra sagstypen, da arbejdsarter er en kombination mellem sagstyper og arbejdsarter. Under fanebladet Handlinger i båndet kan man trykke på knappen Arbejdsart vil Figur 8 nedenstående skærmbillede vises, se figur 5XXX. Figur 9 I dette skærmbillede angives de arbejdsarts koder som skal gælde for den pågældende sagstype man arbejder med. Hvis man ønsker at oprette nye arbejdsarter trykkes på knappen Ny i båndet eller der trykkes Ctrl+N. Feltet Sagstype kode udfyldes automatisk med den sagstype man har valgt. I feltet indtastes den arbejdsart kode som ønskes anvendt på sagstypen. 12
Disse arbejdsarter anvendes bl.a. i timeregistreringskladden. 13
Opsætning af Salærtyper Opsætningen af Salærtyper sker fra menupunktet Afdelinger / Opsætning / Programopsætning / Sagsbehandling / Lister / Salærtyper. Salærtyper anvendes i forbindelse med satser på bl.a. medarbejdere, klienter eller specifikke sagsnumre. Figur 10 Ovenstående, figur 10XXX, viser et udsnit af de oprettede salærtyper. Når man opretter salærtyper, kan der laves forskellige kombinationer af medarbejder, klient, sagsnummer, arbejdstype mm. I feltet Start dato angives den dato hvorfra satserne skal aktiveres, dvs. at det er muligt på forhånd at oprette nye satser der skal træde i kraft fra en given dato. Hvis man ønsker at nogle satser kun skal gælde for en bestemt klient, udfyldes feltet Klientnr. med det ønskede klientnummer. Hvis man ønsker at nogle satser kun skal gælde for en bestemt sag, udfyldes feltet Sagsnummer med det ønskede sagsnummer. Hvis man ønsker at nogle satser kun skal gælde for en bestemt arbejdstypekode, udfyldes feltet Arbejdstypekode med den ønskede kode. Hvis man ønsker at nogle satser kun skal gælde for en bestemt medarbejder, udfyldes feltet Medarbejdernr. med det ønskede medarbejdernummer. Det er ligeledes muligt at vælge specifikke afdelinger, projekter og valutaer hvis dette ønskes. De respektive felter udfyldes da med de relevante koder. I felterne Sats hverdag, Sats lørdag og Sats søn/helligdage angives den sats i valuta, hvis angivet, som skal være gældende for den kombination som er valgt. Felterne Sats hverdag (RV), Sats lørdag (RV) og Sats søn/helligdage (RV) er satsen, hvis angivet i valuta, omregnet til den lokale valuta. Hvis der ikke er angivet en valutakode på linjen, vil felterne for f.eks. Sats hverdag og Sats hverdag (RV) være det samme. 14
Opsætning af Tekstkoder Opsætningen af Tekstkoder sker fra menupunktet Afdelinger / Opsætning / Sagsbehandling / Opsætning / Opsætning / Tekstkode liste. Tekstkoder anvendes f.eks. ved registrering af sagsposter, således disse posteres på de korrekte finanskonti. Figur 11 Ovenstående skærmbillede, se figur 11XXX, anvendes til oprettelse af tekstkoder. I feltet Kode angives den kode man ønsker for tekstkoden. I feltet Beskrivelse kan der indtastes en uddybende tekst for koden. I feltet Post specifikation vælges hvorledes tekstkoden skal specificeres. Der er følgende valgmuligheder: (blank), Betaling, Udgift og Udlæg. I feltet Salgspris (RV) kan der angives en standard salgspris når denne tekstkode anvendes. I felter standard antal kan der angives det antal som skal indsættes når tekstkoden anvendes. I feltet Modkonto angives den finanskonto som den pågældende tekstkode skal bogføres på i finansen. Når der indtastes en finanskonto, overføres diverse bogføringsgrupper fra denne konto til linjen. Disse kan evt. rettes. Hvis der sættes et flueben i feltet Summere vil linjer med samme tekstkode, f.eks. på sagspost linjer, blive summeret på salærnotaen. I feltet Summere på Tekstkode angives den tekstkode man ønsker summeringen skal foretages på. Dette vil normalt være samme kode som tekstkoden. 15
Index Aktivitetstype... 3; 7; 9 Arbejdsarter... 3; 7; 8; 11 Igangværende arbejdsmetoder... 3 Sagsbogføringsgrupper... 3 Sagsopsætning...3 Sagstyper...3; 6 Salærtyper... 9; 14 Tekstkoder... 15 16