Til: Økonomiudvalget Side 1 af 7 Besvarelse af spørgsmål stillet under byrådsbehandlingen af regnskabet for 2015 Nedenfor er angivet besvarelse af de spørgsmål, som blev stillet i forbindelse med byrådets behandling af regnskabet for 2015 den 27. april 2016. Gert Bjerregaard (V): 1) Der er en række sektorer i Teknik og Miljø, som overskrider reglerne for udsving. (At. 5 i indstillingen) Der henvises til, at der forud for budgetlægningen for 2017 vil blive fremsendt redegørelser for genopretning. I regnskabsmaterialet fremgår det ikke særligt præcist, hvad der forventes af handlinger, som kan genoprette økonomien. Det fremgår at flere sektorer i MTM har overskrider grænser for udsving og at der vil blive redegjort for nødvendige tilpasninger, fremlagt planer for genopretning af økonomien og så videre. For en enkelt sektors vedkommende (2.01 administration) vedkommende fremgår at MTM har fremlagt en plan for afviklingen af opsparingen. Tænkes byrådet/udvalget involveret i MTM s planer BORGMESTERENS AFDELING Økonomistyring og Finans Aarhus Kommune Økonomistyring og Finans Rådhuset, Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Telefon: 89 40 20 00 Direkte telefon: 89 40 21 60 E-mail: finans@ba.aarhus.dk Direkte e-mail: helge@aarhus.dk www.aarhus.dk Sag: 14/014224-2 Sagsbehandler: Helge Skriver Redegørelse (fra MTM): Overskridelse af udsvingsgrænser Udsvingsgrænserne er overskredet for fire af Teknik og Miljøs sektorer: 2.31, vejdrift (underskud på 18,3 mio. kr., udsvingsgrænse 18,1 mio. kr.) 2.33, P-kontrol (gæld på 6,8 mio. kr., grænse for gæld på 3,9 mio. kr.) 2.48, byggeri (underskud på 15,5 mio. kr., udsvingsgrænse på 3,7 mio. kr. Desuden gæld på 11 mio. kr., grænse for gæld på 7,3 mio. kr.) 2.01, administration (opsparing på 12,1 mio. kr., grænse for opsparing på 8 mio. kr.) Vedr. 2.31, vejdrift er det oplyst, at der har været markante overskridelser af budgettet til vintertjeneste i 2014 og 2015. Området blev decentraliseret i 2014, og håndteres herefter økonomisk set sammen med det øvrige
vejdriftsområde. Forud herfor (budget 2013-2016) var budgettet blevet nedsat med 9 mio. kr., til 28 mio. kr./år (svarende 28,9 mio. kr. i 2016). Der skete samtidig en tilpasning af serviceniveauet, via byrådsindstilling om revision af vinterregulativ, godkendt 13. marts 2013. Desuden der blev indført en reguleringsmodel, hvor budgettet efterreguleres i forhold til vejrliget, med afsæt i Vejdirektoratets indeks. Side 2 af 7 Borgmesterens Afdelings opfordring til at en redegørelse for de tilpasninger der er nødvendige, for fremadrettet at bringe forbruget i overensstemmelse med budgettet, skal ses i dette lys. Supplerende skal det oplyses, at en væsentlig del af underskuddet på vejdriftsområdet kan henføres til, at Byrådet har valgt at håndtere investeringen i udskiftning af vejbelysningens lyskilder inden for sektorens driftsøkonomi. Man oparbejder derfor alene af den grund et stort underskud i denne del af sektoren (godt 15 mio. kr., når det topper). Der henvises i den forbindelse til byrådsindstilling om energirenovering af vejbelysningen, godkendt 17. juni 2015. Vedr. 2.33, P-kontrol er der i forbindelse med budget 2016-2019 skitseret en række håndtag, der kan bringe områdets økonomi i balance. Konkrete tiltag fastlægges i forbindelse med den fremtidige parkeringspolitik og ny Trafik og Mobilitetsplan for Aarhus Midtby, som forventes vedtaget primo 2017, jf. indstilling herom, godkendt af Byrådet 7. oktober 2015. Vedr. 2.48, byggeri er der orienteret om områdets økonomiske udfordringer i forbindelse med budget 2016-2019. Der fremlægges en samlet plan for genopretningen af økonomien før sommerferien 2016. Handleplanen vil være langsigtet (frem mod 2025-2026). Vedr. 2.01, administration påvirkes opsparingen af innovationsmidler på 4,2 mio. kr., som er tildelt til Teknik og Miljø i 2016, men som først finder anvendelse i 2017. Herudover anvendes opsparingen til gennemførelse af digitaliseringsprojekter i Teknik og Miljø (IT-springet). Via digitaliseringsprojekterne skabes grundlag for varige driftsbesparelser, således at Teknik og Miljø kan honorere de generelle kommunale effektviseringskrav. Endelig er en del af opsparingen (3 mio. kr.) hensat til udgifter i forbindelse med sammenflytningen af forvaltningen i Gellerup ultimo 2018.
De ovennævnte redegørelser og handleplaner vil blive forelagt Teknisk Udvalg og Aarhus Byråd. Side 3 af 7 2) Borgmesterens afdeling har jf. oversigterne en akkumuleret opsparing på knap 70 mio. kr., hvilket overstiger reglerne for den akkumulerede opsparing. Dette nævnes dog ikke i materialet. Det fremgår af bilag 5 at MBA s opsparing på er knapt 70 mio. Det lyder umiddelbart af meget. Hvordan forholder det sig egentlig til reglerne om maksimale udsving? Er der lagt nogle planer for afvikling af opsparingen? Såfremt hvad går den ud på? Har Borgmesteren tænkt sig at inddrage Byrådet/Økonomiudvalget heri. Jf. regnskabsbemærkningerne for 2015 for Borgmesterens Afdeling fremgår det, at opsparingen på sektor 0.31 ultimo 2015 er på 69,8 mio. kr. Dette er inklusiv koncernkontoen til barselsudligning, der dækker hele kommunen. Opsparingen på koncernkontoen til barsel er ultimo 2015 på 31,2 mio. kr. Fratrækkes denne er opsparingen ultimo 2015 for sektor 0.31 på 38,7 mio. kr., hvilket svarer til 14,2% af ultimo rammen og er inden for udsvingsgrænsen på 20%. Barselsudligningsordningen skal over tid gå i nul og ordningens forsikringsprocent og dermed budget er således blevet sænket for at nedbringe opsparingen. I 2015 er opsparingen således reduceret med 16,2 mio. kr. En stor del af den resterende opsparing på 38,7 mio. kr. er opsparing på en række tværgående konti herunder særligt økonomistyringssystemet (19,5 mio. kr.) samt Trepartsmidler (14,9 mio. kr.). Opsparingen på økonomistyringssystemet vil blive anvendt på at sikre fortsat systemunderstøttelse på Økonomiområdet herunder understøttelse af udvikling og styring samt effektivisering af forretnings- og serviceområderne i Aarhus Kommune. Anvendelsen vil ske med fokus på brugervenlige effektive løsninger herunder sikring af gennemførelsen af allerede igangsatte initiativer samt betaling i forbindelse med det igangværende udbud af ERP-løsning. Størstedelen af opsparingen på Trepartsmidler vedrører den fælles lederuddannelse DOL (10,2 mio. kr.) Aarhus Byråd besluttede i november 2015 på baggrund af en evaluering, at DOL fortsat skal videreudvikles og videreføres og dermed være et tilbud til lederne for at styrke det personlige lederskab og ledernes forståelse for sammenhæng i Aarhus Kommune. Opsparingen på ca. 10 mio. kr. anvendes til den fortsatte finansiering af driften af DOL-uddannelsen. Den resterende del af opsparingen vedrører
primært livsfasemidler. Livsfasemidlerne er overenskomstmidler, der anvendes efter lokalaftale med de faglige organisationer. Midlerne udmøntes til magistratsafdelingerne, hvor HMU erne igangsætter de forskellige initiativer. Opsparingen på knap 3 mio. kr. skyldes, at HMU erne endnu ikke har udmøntet alle tildelte midler. Ud over de udmøntede midler er der reserveret 1 mio. kr. til erfaringsopsamling og videndeling om anvendelsen af midlerne. Side 4 af 7 3) Der har i 2015 været afholdt udgifter til analyse af BBR området i Teknik og Miljø. Området har været præget af et stort opgaveefterslæb. Det foreslås med indstillingen, at Teknik og Miljø kompenseres udgifterne til oprydningen. Det fremgår af materialet at MTM kompenseres for analysen af BBRområdet, da gevinsten ved at forholdene bringes i orden tilfalder kommunekassen. Kompenserer vi så ikke dermed MTM for ikke at have løst opgaven tilfredsstillende indtil nu? Redegørelse (fra MTM): Der er tale om et ekstraordinært tiltag, som der ikke har været afsat budget til. Genopretningen har haft en positiv effekt for kommunekassen, som er skønnet til at udgøre 5 mio. kr. via udligningsordningen og 0,5 mio. kr. via dækningsafgiften. De 0,9 mio. kr., som med indstillingen er foreslået finansieret af kassen, skal ses i dette lys. 4) Det fremgår at Teknik og Miljø skal finansiere 1 mio. kr. til finansiering af grunddata programmet. Aarhus Kommunes samlede udgift er 4,5 mio. kr. i 2016 og 2,5 mio. kr. i 2017 og frem. 3,5 mio. kr. i 2016. I en situation hvor vi alle mag. afdelinger arbejder med at reducere budgetterne via effektiviseringer, bør vi så ikke prøve at komme det lidt nærmere hvor vi kan spare når grunddata-programmet implementeres? Det er vel også kun på den måde vi kan sikre, at MTM med deres bidrag på 1 mio. ikke afholder en for stor del af udgiften? Eller hvad er der tænkt på? Grunddataprogrammet er et omfattende program med en række besparelser fordelt ud over en lang række afdelinger, kontorer, institutioner og medarbejdere i Aarhus Kommune. Der er tale om et nationalt program med landsdækkende business-cases for forskellige medarbejdergrupper.
Det er skønnet, at udgifterne til at foretage en praksisnær fordeling af den optagne mindreudgiftsreserve i Aarhus Kommune (midler Aarhus Kommune har afleveret som bidrag til staten i form af en DUT-regulering) ikke står mål med de beløb, der skal fordeles. For at lave en nogenlunde nøjagtig fordelingsnøgle vil det kræve analyser af tidsforbrug hos en lang række forskellige afdelinger og medarbejdergrupper i hele kommunen. Endvidere ville det være analyser af ressourcer, der måske samlet set kan tælles i millioner af kroner, men som for langt de fleste af de analyserede medarbejdere ville være relativt små opgaver langt fra kernen i deres opgaveløsning og dermed også vanskeligt at opgøre for den enkelte. Med sigte på en optimal og effektiv opgavevaretagelse, er det derfor valgt at sløjfe reserven. En andel af gevinsterne vil falde i hele kommunen på tværs af magistratsafdelinger. Det er dog også vurderingen, at en andel af gevinsterne falder mere snævert i MTM. Baggrunden er, at der er mange borgerkontakter i MTM, der eksempelvis kan drage nytte af de forbedrede adresseoplysninger, der stilles til rådighed fra grunddataprogrammet. Derfor er det indstillet, at MTM ud fra et konkret skøn bidrager ekstraordinært med 1 mio. kr. Side 5 af 7 5) Via gennemgang og datavalidering af Ejendomsstamdataregistret er der fundet årlige merindtægter på 3,5 mio. kr. Det anbefales, at disse merindtægter afsættes på en reserve til omkostninger, der er nødvendige for yderligere digital indtægtsdisponering. En reserve på 3,5 mio. kr. årligt synes ret stor i betragtning af hvor langt man kom for 480.000 i pilotforsøget. Hvorfra stammer fastsættelsen af den reserve MBA ønsker at afsætte? Er der budgetteret med den forøgede indtægt? Såfremt bør dem vel kunne være med til at finansiere de økonomiske udfordringer der er varslet i den forgangne uge? Eller? Fastlæggelsen af størrelsen på reserven er baseret på de dokumenterede nettomerindtægter i tilskuds- og udligningssystemet som resultat af pilotprojekt vedrørende datavalidering af ESR. Reserven er således lig med nettomerindtægterne minus de afholdte udgifter i forbindelse med pilotprojektet. Det er først med oprettelsen af reserven, at der budgetteres med forøgede indtægter. Den konkrete udmøntning af reserven vil afhænge af den videre proces med igangsættelse af yderligere projekter. Borgmesterens Afdeling er således sammen med alle magistratsafdelinger i gang med at forberede en styrket
indsats for digital indtægtsoptimering. Det er Borgmesterens Afdelings vurdering, at der på et par års sigt vil være tocifrede årlige millionbeløb i gevinster for kommunekassen ved en styrket indsats på området. Vurderingen understøttes i høj grad af de gode resultater fra pilotprojektet. Hvis potentialet skal høstes, kræver det dog også investeringer i medarbejderressourcer, systemudvikling osv. Side 6 af 7 Yderligere gevinster vil indgå som generelle forbedringer af Aarhus Kommunes økonomi og kan derved være med til at imødegå fremtidige økonomiske udfordringer. Jette Jensen (Ø): 6) Hvorfor har Børn og Unge kun beskrevet et effektiviseringsprojekt. Der ønskes en komplet redegørelse for Børn- og Unges effektiviseringsprojekter. Redegørelse (fra MBU): Der henvises til vedlagte notat fra Børn og Unge, som er en redegørelse fra 7. juni 2014 over planlagte effektiviseringstiltag inden for Børn og Unge. Rabih Azad-Ahmad (R): 7) Der ønskes en supplerende redegørelse for størrelsen af og den planlagte anvendelse af den centralt placerede opsparing under Børn og Unge og Sundhed og Omsorg. Redegørelse (fra MBU og MSO): Der henvises til vedlagte redegørelse fra Børn og Unge. Redegørelse fra Sundhed og Omsorg fremsendes senere. Bünyamin Simsek (V): 8) Der ønskes en drøftelse af om der ikke er behov for en fælles målsætning og et fælles ambitionsniveau for borgertilfredshed Byrådet og om det er tilfredsstillende med den store spredning i forventningerne til, hvad der er borgernes tilfredshed. Der henvises til en drøftelse af, om der skal være fælles målsætning og ambitionsniveau for borgertilfredshed på økonomiudvalgets møde og i forbindelse med behandlingen af budgetforslaget for 2017-2020.
9) Der ønskes en drøftelse af, hvornår det er hensigtsmæssigt at justere opfyldelseskravene for budgetmålene. Side 7 af 7 Der henvises til en drøftelse af det hensigtsmæssige i at justere opfyldelseskravene for budgetmålene på økonomiudvalgets møde og i forbindelse med behandlingen af budgetforslaget for 2017-2020. Lars Boje Mathiesen (LA): 10) Spørgsmål fremsendes til drøftelse på Økonomiudvalgets møde. Der henvises til drøftelse af fremsendte spørgsmål på Økonomiudvalgets møde. Øvrige forhold: Teknik og Miljø har fremsendt forslag til korrektioner i teksten til årsberetningen. Teknik og Miljøs forslag til ændringer vedlægges til orientering. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg