VIA University College Dato: 13. maj 2015 Journalnummer: U0027-4-5-15 VIAs kvalitetssystem VIAs kvalitetssystem skal sikre, at der arbejdes systematisk med målet i VIAs politik for kvalitetssikring og kvalitetsudvikling - at de studerende udvikler faglige og personlige kompetencer, der er relevante og efterspurgte på arbejdsmarkedet. Formålet med VIAs kvalitetssystem er at sikre udvikling af uddannelsernes kvalitet på et systematisk og faktabaseret grundlag. Kvalitetssystemet sætter rammer for dokumentation, ledelsesinformation og videnflow som grundlag for en udviklende dialog. Udviklende dialoger om uddannelseskvalitet er et kendetegn for VIAs kvalitetskultur, hvor alle bidrager til sikring, dokumentation og udvikling af det samlede kvalitetsniveau. Kvalitetssystemet sikrer, at aktører har et fælles dokumenteret grundlag for drøftelse af kvaliteten i såvel ledelsessystemet, den enkelte uddannelsesenhed 1 som i forhold til den organisatoriske læring mellem VIAs uddannelser. Kvalitetssystemet sikrer således et grundlag for benchmarking af processer og resultater samt understøtter læring på tværs af uddannelser og hovedområder. Kvalitetssystemet implementeres i organisationen gennem centralt formulerede standarder for obligatoriske processer. Graden af implementeringen af kvalitetssystemet og udviklingen af VIAs uddannelser monitoreres gennem VIAs kvalitetsrapporter. 1 Kvalitetssikring og -udvikling af uddannelser Kvalitetshjulet i figur 1 illustrerer hovedelementerne og faserne i VIAs centralt forankrede kvalitetssystem. Kvalitetsarbejdet gennemføres systematisk som illustreret i VIAs kvalitetshjul. Kvalitetsarbejdet følger en proces, hvor planer og mål for kvalitetsarbejdet monitoreres gennem konkrete undersøgelser og nøgletal. På baggrund af indsamlede informationer evalueres uddannelsernes kvalitet og kvalitetsarbejde i en årlig kvalitetsrapport. Evalueringen danner grundlag for opfølgning på og udvikling af kvalitet og kvalitetsarbejde. Denne systematik sikrer uddannelsesenhedens fortsatte udvikling. 1 Begrebet uddannelsesenhed referer for grunduddannelserne til udbudssted og for efter- og videreuddannelser til uddannelse 1/9
Figur 1. VIAs kvalitetssystem Kvalitetshjulet har følgende faser: Planlægning - planlægning af kvalitetsarbejdet i VIA er beskrevet i centralt formulerede kvalitetsstandarder og processtandarder, som udfoldes i lokale procedurer. De lokale procedurer er en konkretisering af, hvordan kvalitetsarbejdet udføres på hver uddannelsesenhed, hvor den konkrete tilrettelæggelse af kvalitetsarbejdet finder sted. Her besluttes forhold vedrørende inddragelse, hyppighed og ansvar for opfølgning. Udførelse - både centralt og lokalt gennemføres undersøgelser af og udarbejdes nøgletal og statistik vedrørende uddannelsens kvalitet og relevans. Rapportering - der samles op på kvalitetsarbejdet, indsatser og resultater i en årlig kvalitetsrapport, som samtidig sikrer informationsflow i ledelsessystemet. Handling - der iværksættes initiativer med henblik på at forbedre hhv. kvaliteten og kvalitetssikringen. 1.1 Centrale standarder og lokale procedurer VIA har på centralt niveau formuleret standarder for kvalitet på tværs af uddannelserne. Kvalitetsstandarderne er kvantitative mål for indikatorer. VIAs direktion fastsætter kvalitetsstandarderne med udgangspunkt i akkrediteringskrav, udviklingskontrakt og VIAs strategi. 2/9
Der er fastsat kvalitetsstandarder 2 for følgende indikatorer 3 : studieintensitet gennemførelse gennemførelsestid studieglæde karakterer for afsluttende eksamener beskæftigelse. Kvalitetsstandarderne udtrykker, hvornår niveauet for den enkelte indikator er tilfredsstillende. Såfremt en uddannelse ikke opfylder kvalitetsstandarden iværksætter uddannelsen initiativer med henblik på forbedring. Der er formuleret processtandarder for: inddragelse af aftagere inddragelse af dimittender evaluering af undervisning analyse af frafald 4 opdatering og omsætning af videngrundlag. Processtandarderne er en fortolkning af krav til essentielle dele af kvalitetssikring af den enkelte uddannelse. VIAs Kvalitetsudvalg formulerer processtandarderne med udgangspunkt i akkrediteringskrav og internt identificerede udviklingsbehov. Direktionen drøfter og tiltræder processtandarderne. Processtandarderne sætter minimumskrav til det lokale arbejde med kvalitetsudvikling. For at sikre lokal tilpasning af kvalitetsarbejdet stiller processtandarderne desuden krav om, at den enkelte uddannelsesenhed udformer skriftlige procedurer for, hvorledes kvalitetssikringen gennemføres i praksis. Direktøren for hovedområdet beslutter, om procedurerne skal udarbejdes fælles for et hovedområde, fælles for uddannelsen eller lokalt på den enkelte uddannelsesenhed. 1.2 Undersøgelser og nøgletal Der genereres viden om uddannelsernes kvalitet og relevans både centralt og lokalt. Centralt initierede undersøgelser og centralt genererede nøgletal giver information om uddannelsernes kvalitet og relevans, som kan aggregeres og udveksles både vertikalt og horisontalt i organisationen. Nøgletallene behandles både centralt og lokalt med udgangspunkt i de fastsatte kvalitetsstandarder. Lokale undersøgelser og evalueringer supplerer den centralt genererede viden med information der går tættere på den enkelte uddannelses struktur, indhold og tilrettelæggelse. Viden fra lokale undersøgelser og evalueringer behandles primært lokalt i uddannelsesenheden. Nedenstående oversigt viser, hvilken viden der indsamles med henblik på udvikling af kvaliteten og relevansen af VIAs uddannelser. 2 De aktuelle kvalitetsstandarder fremgår af notatet VIAs kvalitetsstandarder 3 Efter- og videreuddannelsesområdet er ikke omfattet af kvalitetsstandard for studieintensitet, gennemførelse, gennemførelsestid, studieglæde og beskæftigelse - dog er specialuddannelsen til sundhedsplejerske omfattet. 4 Processtandard for analyse af frafald gælder ikke Efter-og Videreuddannelsesområdet, dog er specialuddannelsen til sundhedsplejerske omfattet 3/9
Aktivitet Viden Anvendelse Opfølgning og ansvar Aftagerinddragelse Aftagernes kompetencebehov sammenholdt med uddannelsens indhold. Aftagernes vurdering af dimittendernes faglige kvalifikationer og evne til at håndtere praksisudfordringer. Aftagernes behov for kompetenceudvikling af medarbejdere. Dimittenders vurdering af den samlede uddannelse, herunder uddannelsens overordnede læringsmål, indhold og tilrettelæggelse. Dimittenders opnåede kompetencer set i forhold til arbejdsmarkedets behov. Studerendes tilfredshed med uddannelsen på følgende forhold: organisering af uddannelsen undervisningen udstyr og materialer fysisk miljø socialt miljø uddannelsens relevans og brugbarhed praktik eksaminer og prøver. Viden anvendes til udvikling og tilpasning af uddannelsens struktur og indhold for at vedligeholde uddannelsens relevans for arbejdsmarkedet. Opfølgning foregår på uddannelsesniveau og initiativer implementeres på alle uddannelsesenheder. Uddannelsesudvalget eller andre bekendtgørelsesbelagte udvalg (for efter- og videreuddannelses området: EVU-rådet) involveres i drøftelse af behovet for tilpasning af uddannelsen. Opfølgning foregår på uddannelsesenheds niveau Uddannelsesudvalget eller andre bekendtgørelsesbelagte udvalg (EVU-rådet) involveres i drøftelse af behovet for tilpasning af uddannelsen. Dimittendinddragelse Viden anvendes til udvikling og tilpasning af uddannelsens indhold og tilrettelæggelse for at vedligeholde uddannelsens relevans for arbejdsmarkedet. Studentertilfredshedsundersøgelse Viden anvendes til udvikling af og prioritering af ressourcer vedrørende uddannelsens tilrettelæggelse og undervisningsmiljø. Opfølgning forgår primært på uddannelsesenheds niveau. Forhold vedrørende fælles faciliteter behandles på campusniveau sammen med relevante fællesfunktioner. Studenterrepræsentanter involveres i behandling af resultater og behov for initiativer og tiltag. Undervisningsevaluering - teori - praktik - udlandsophold Studerendes vurdering af undervisningen af følgende spørgsmål: i hvilken grad undervisningsforløbet har levet op til læringsmålene beskrevet i studieordningen, i hvilken grad tilrettelæggelsen og den praktiske gennemførelse understøtter opnåelse af læringsmålene - herunder evaluering af anvendte aktivitetstyper, undervisnings- og arbejdsformer (for grunduddannelserne i overensstemmelse med studieaktivitetsmodellen). Nøgletal vedrørende: fastholdelse indskrevne studerende studerende på orlov Viden anvendes til udvikling af tilrettelæggelse og gennemførelse af undervisningsforløbet (for grunduddannelserne skal dette ske under hensyn til sammenhæng og progression i uddannelsen). Opfølgning foregår på uddannelsesenhedsniveau - ofte med udgangspunkt i underviserteams. Studenterrepræsentanter involveres i behandling af resultater. Uddannelsesudvalget eller andre bekendtgørelsesbelagte udvalg (EVU-rådet) involveres i drøftelse af behovet for tilpasning af uddannelsen. Kvartalsstatistik Viden anvendes til at monitorere og analysere studenterbestanden som grundlag for planlægning og beslutning på uddannelsesenheds- og uddannelsesniveau. Der er ingen eksplicit opfølgning på kvartalsstatistikken. Opfølgningen er knyttet til de konkrete igangværende tiltag vedrørende fx fastholdelse, studieprogression og internationalisering/mobilitet. 4/9
Evaluering af egne uddannelser med inddragelse af eksterne eksperter Uddannelsen analyseres, benchmarkes og kvalitetssikres af eksterne eksperter med følgende fokusområder: en helhedsvurdering af uddannelsen på baggrund af Akkrediteringsbekendtgørelsens kriterier. gældende lovmæssige krav herunder uddannelsesbekendtgørelsen, eksamensbekendtgørelsen og adgangsbekendtgørelsen. Viden anvendes til at kvalitetssikre og udvikle uddannelsens videngrundlag, niveau og indhold samt relevans. Viden og erfaringer deles på uddannelsesenheds-, uddannelses- samt område- og institutionsniveau Opfølgning: Uddannelseschef, i EVU områdechef og uddannelsesledere drøfter og behandler rapporten og fastlægger møder for behandling af evalueringen i uddannelsesudvalg, i EVU EVU-råd/uddannelsens aftagerpanel samt relevante fora, hvor repræsentanter for undervisere, øvrige medarbejdere og de studerende deltager. Uddannelseschefen har ansvar for, at der udarbejdes en handlingsplan på baggrund af resultater og drøftelser samt at evalueringens resultater indgår i strategiudvikling og andet udviklingsarbejde på uddannelsen og de enkelte uddannelsesenheder. Handlingsplanen sendes til VIAs Kommunikationsafdeling, som derefter offentliggør den på uddannelsens hjemmeside/studienet. Opfølgning på uddannelsernes handlingsplaner behandles i hovedområdernes ledelsessystem og afrapporteres i den følgende kvalitetsrapport. 1.3 Kvalitetsrapport Kvalitetsrapporten er et ledelses- og styringsinstrument med fokus på uddannelseskvalitet. Rapporten samler op på kvalitetsarbejde, kvalitetsstandarder og på implementering af processtandarder i VIA. Formålet med kvalitetsrapporten er således at dokumentere resultater og understøtte drøftelse af udvalgte aspekter af uddannelseskvaliteten på uddannelsesenheden, i hovedområderne og på institutionsniveau. Kvalitetsrapporten understøtter samtidig videnflowet mellem de forskellige organisatoriske niveauer i VIA, så ledelsen på alle niveauer kan tage det nødvendige ansvar for kvalitetssikringen af institutionens uddannelser. Der er tre overordnede temaer i kvalitetsrapporten som illustreret i figur 2 herunder. 5/9
Figur 2. Temaer i kvalitetsrapporten * procedurevurdering forholder sig til processtandarder * resultatvurdering forholder sig til kvalitetsstandarder Temaerne videngrundlag, niveau og indhold og relevans er valgt med udgangspunkt i kravene til institutionsakkreditering. For hvert af de tre temaer omfatter kvalitetsrapporten spørgsmål til henholdsvis procedurer, procesmodenhed og resultater. Der spørges til: procedurer på de områder, hvor VIA har udarbejdet processtandarder. Formålet er at sikre, at alle uddannelser har et lokalt kvalitetssystem, der omfatter helt obligatoriske processer. resultater, konklusioner og iværksatte tiltag på baggrund af de informationer, der indsamles i kvalitetssystemet. Formålet er at sikre, at proceduren fungerer i praksis dvs. at informationer indsamles systematisk og bidrager til udvikling og forbedring af uddannelserne. refleksioner over resultater på udvalgte kvantitative indikatorer. Formålet er at sikre, at der arbejdes systematisk med forbedringer, hvis resultaterne ikke opfylder VIAs kvalitetsstandarder. 1.4 Opfølgning og udvikling Dialogen om og opfølgningen på kvalitetsrapporten foregår i ledelsessystemet. Kvalitetsrapporten peger på opmærksomhedspunkter, hvorefter uddannelsens ledelse i samråd med direktøren drager konklusion om behovet for udviklingstiltag på baggrund af refleksion om årsagerne til opmærksomhedspunkterne. På baggrund af det informerede grundlag vælger og prioriterer uddannelsens ledelse og direktør indsatser og udviklingstiltag. Nedenstående figur illustrerer, hvordan opfølgning og udvikling på baggrund af kvalitetsrapporten forgår i VIAs uddannelser. 6/9
Figur 3. Opfølgning og udvikling på baggrund af kvalitetsrapport i uddannelser 2 Kvalitetssikring og -udvikling af fællesfunktioner VIA har en række fællesfunktioner, som har betydning for, om de studerende når det samlede læringsudbytte og får en god læringsoplevelse. Disse fællesfunktioner udarbejder en kvalitetsrapport med fokus på kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af afdelingens ydelser. Følgende fællesfunktioner udarbejder en årlig kvalitetsrapport: VIA Bygning og Service VIA International VIA Central Studieadministrativ Enhed VIA IT VIA Bibliotekerne VIA CFU Enhed for administration i VIA efter- og videreuddannelse. Fællesfunktionernes kvalitetsrapporter inddrager resultater fra studentertilfredshedsundersøgelsen og lokale målinger foretaget af den pågældende enhed. Rapporten fokuserer på følgende områder: Beskrivelse af afdelingens ydelser Beskrivelse af afdelingens vigtigste mål Organisation og snitflader til øvrige fællesfunktioner Kvalitetssikring af afdelingens ydelser Resultater fra evaluering af afdelingens ydelser Opfølgning og handleplaner på udviklingsområder. Processen for opfølgning på kvalitetsrapporterne for fællesfunktionerne er illustreret i figur 4 herunder. VIA Kvalitet indkalder fællesfunktionen til feedback-møde. Mødet tager afsæt i VIA Kvalitets vurdering af rapporter og fokuserer på prioritering af eventuelle handleplaner og for- 7/9
bedringsprojekter. Den enkelte fællesfunktion er selv ansvarlig for, at designe eventuelle projekter. Figur 4. Opfølgning og udvikling på baggrund af kvalitetsrapport i fællesfunktioner 3 Årshjul for kvalitetsarbejdet i VIA Årshjulet er et generisk billede af de primære elementer og processer i VIAs kvalitetsarbejde. Årshjulet illustrerer den faste cyklus for arbejdet med udviklingskontrakt, kvalitetsrapport, kvartalsstatistik, centrale processtandarder samt lokale procedurer og planer. Figur 5. Årshjul for kvalitetsarbejdet i VIA 8/9
Udviklingskontrakten udarbejdes hvert tredje år med udgangspunkt i de af ministeriet udmeldte politiske målsætninger og VIAs strategi. Udviklingskontrakten afrapporteres årligt på de målepunkter, som indgår i kontrakten. Kvalitetsrapporter udarbejdes årligt af uddannelser og fællesfunktioner. Rapporterne behandles lokalt i uddannelserne, i hovedområdernes ledelser, i fællesfunktionernes ledelser og i direktionen. Kvalitetsrapportens spørgeramme revideres årligt, så det sikres, at spørgerammen afspejler fokus i aktuelle politiske målsætninger og VIAs strategi. Kvartalsstatistik udarbejdes hvert kvartal og suppleres af en rapport til ledelsen med fokus på studenterprofil, fastholdelse, gennemførelse og frafald fordelt på køn alder og årsager. Rapportens indhold er tilpasset studieåret som vist i årshjulet. De centrale processtandarder og lokale procedurer og planer evalueres og revideres i en tre-årig cyklus for at sikre at standarder og procedurer fungerer hensigtsmæssigt. 9/9