R A P P O R T Hvordan arbejder du med dokumentation i din hverdag? Afrapportering blandt socialrådgivere i Kontanthjælp i Beskæftigelse // Marts 2017
Indholdsfortegnelse 1. Undersøgelsens formål og genstandsfelt... 3 2. Læsevejledning... 4 3. Analyse... 4 3.1. Ugentlig arbejdstid... 6 3.2. Anvendt tid på dokumentation... 6 3.2.1 Andre dokumentationstyper... 8 3.3. Formål med dokumentation samt kvaliteten heri... 9 3.4. Tilstrækkelig dokumentation?... 11 3.5. Tidsforbrug på dokumentation i forhold til for 5 år siden... 12 3.6. Viden om og kompetencer til dokumentation... 13 3.7. IT-systemerne Workbase og edoc... 15 3.8. Smartere dokumentation... 16 3.9. Afsluttende spørgsmål om undersøgelse og arbejdet med dokumentation... 16 4. Metodiske overvejelser... 17 4.1. Undersøgelsens population... 17 4.2. Svarprocent... 17 // Marts 2017 2
1. Undersøgelsens formål og genstandsfelt Baggrunden for projektet er et ønske fra byrådet om at sætte fokus på, hvordan der arbejdes med dokumentation blandt udvalgte områder og faggrupper i Ringkøbing-Skjern Kommune. Direktionen har i forlængelse af byrådets ønske besluttet, at der skal foretages en kombineret kvantitativ og kvalitativ undersøgelse af, hvordan forskellige faggrupper arbejder med dokumentation. Følgende faggrupper indgår i undersøgelsen: 1. Social- og sundhedsassistenter i hjemmeplejen (Sundhed og Omsorg) 2. Sygeplejersker i hjemmeplejen (Sundhed og Omsorg) 3. Børnehavepædagoger (Dagtilbud og Undervisning) 4. Børnehaveledere (Dagtilbud og Undervisning) 5. Folkeskolelærere på Ringkøbing, Rækker Mølle og Nr. Vium skoler (Dagtilbud og Undervisning) 6. Socialpædagoger i botilbud på Center Vest, Skelbæk Centret og Å-Center syd (Handicap og Psykiatri) 7. Socialrådgivere i Kontanthjælp (Beskæftigelse) 8. Socialrådgivere i Socialrådgivningen (Børn og Familie) Denne afrapportering dækker alene over resultaterne fra undersøgelsens kvantitative del blandt socialrådgivere i Kontanthjælp i Beskæftigelse. Formålet med denne del af undersøgelsen er at kortlægge dokumentationen og i den forbindelse besvare følgende spørgsmål: - Hvor kommer dokumentationskravet fra? Er kravet fastsat eksternt ved lov, eller er kravet fastsat internt af fx fagområdet? - Hvor lang tid anvender de ansatte på at dokumentere? - Skaber dokumentationen værdi? Resultaterne af undersøgelsen skal fremlægges for byrådet på en temadag torsdag d. 4. maj 2017. Her skal undersøgelsen danne grundlag for en politisk drøftelse af den tid og de ressourcer, der anvendes på dokumentation, herunder om der kan arbejdes smartere med dokumentation. // Marts 2017 3
2. Læsevejledning I læsningen af resultaterne skal det bemærkes, at tidsangivelserne på dokumentation er et estimat baseret på de ansattes egne angivelser i spørgeskemaundersøgelsen. De ansatte er blevet bedt om at angive anvendt tid i minutter per uge. Vi er opmærksomme på, at nogle af dokumentationsopgaverne varetages løbende og nogle kun én eller få gange årligt, hvorfor det kan være svært for respondenten, at angive den præcise tidsangivelse. Tidsangivelserne skal derfor ses som socialrådgiverne i Kontanthjælps kvalificerede bud på, hvor lang tid, der bliver brugt på de forskellige dokumentationstyper på ugentlig basis. I indeværende rapport kan de summerede fordelinger i procent afvige fra 100 som følge af afrundinger. Udsagn i de åbne svarkategorier er anonymiserede. 3. Analyse Nedenstående figur 3 viser de dokumentationstyper, som socialrådgiverne i Kontanthjælp arbejder med. Dokumentationstyperne er opdelt i, hvorvidt dokumentationstypen er et lovkrav, og hvorvidt dokumentationstypen anvendes internt og/eller eksternt. Er dokumentationstypen placeret mellem anvendes internt og anvendes eksternt angiver dette, at dokumentationstypen anvendes både internt og eksternt. Dokumentationstyperne og baggrunden for disse er lokaliseret i samarbejde med medarbejdere i administrationen i Beskæftigelse via et afdækningsskema, som er udarbejdet af medarbejdere i Analyse, Viden & Strategi. Her er det oplyst, at kun en enkelt dokumentationstype er lovkrav, der anvendes internt, mens seks dokumentationstyper er lovkrav, der anvendes såvel internt som eksternt. En af dokumentationstyperne er ikke lovkrav, og denne anvendes internt 1. Tidsangivelserne er et gennemsnit på baggrund af de ansattes besvarelser. 1 Dokumentationstyperne er i et tæt samarbejde med fagområdet sammenlagt under meningsfyldte kategorier. // Marts 2017 4
Figur 3: Oversigt over dokumentationstyper fordelt på lovkrav/ikke lovkrav og anvendelse Dokumentation af helbredsog lægeundersøgelser (gennemsnitligt 170 minutter ugentligt) Dokumentationen er et lovkrav Dokumentation i Min Plan (gennemsnitligt 182 minutter ugentligt) Udarbejdelse af henvisninger og LAB-skemaer (gennemsnitligt 153 minutter ugentligt) Dokumentation af samtaler (gennemsnitligt 410 minutter ugentligt) Dokumentation af hændelser og konsekvenser (gennemsnitligt 153 minutter ugentligt) Dokumentation af sagsforløb (gennemsnitligt 71 minutter ugentligt) Ingen Anvendes internt Udarbejdelse af henvisninger til mentorbevillinger og dokumentation af placering i tilbud (gennemsnitligt 116 minutter ugentligt) Anvendes eksternt Dokumentation af samarbejde med sundhedsfagligt personale (gennemsnitligt 176 minutter ugentligt) Ingen Ingen Dokumentationen er ikke lovkrav Note: Af hensyn til læsevenligheden er uddybningerne af dokumentationstyperne ikke medtaget i denne figur. Disse kan læses i tabel 3.2.1. // Marts 2017 5
3.1. Ugentlig arbejdstid Socialrådgiverne i Kontanthjælp er i spørgsmål 1 blevet bedt om at angive, hvor mange arbejdstimer de ugentligt er ansat til at arbejde som socialrådgiver i Kontanthjælp. Det har været muligt at angive maksimalt 37,5 timer. Som det fremgår af tabel 3.1 er den gennemsnitlige arbejdstid 35,75 timer om ugen. Det ses på maksimum og minimumsværdierne, at der ikke forekommer en større variation ift. den ugentlige arbejdstid mellem socialrådgiverne i Kontanthjælp. Tabel 3.1: Ugentlig arbejdstid blandt socialrådgiverne. Angivet i timer Minimum Maksimum Median Gennemsnit n 32 37 37 35,75 6 Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. 3.2. Anvendt tid på dokumentation Socialrådgiverne i Kontanthjælp er i spørgsmål 2 blevet spurgt til, hvilke af de listede dokumentationstyper, de anvender i deres hverdag, og hvor mange minutter de anvender på den givne dokumentationstype i løbet af en gennemsnitligt arbejdsuge. I nedenstående tabel 3.2.1. fremgår det, hvor meget tid socialrådgiverne i Kontanthjælp i løbet af en gennemsnitlig uge anvender på den enkelte dokumentationstype. Denne opgørelse tager ikke højde for socialrådgivernes samlede ugentlige arbejdstid. Som det fremgår i nedenstående tabel anvender socialrådgiverne i Kontanthjælp fx i gennemsnit 182 minutter om ugen på at dokumentere i Min Plan, 410 minutter om ugen på Dokumentation af samtaler, 170 minutter om ugen på Dokumentation af helbreds- og lægeundersøgelser, 116 minutter om ugen på Udarbejdelse af henvisninger til mentorbevillinger og dokumentation af placering i tilbud, samt 71 minutter om ugen på Dokumentation af sagsforløb. // Marts 2017 6
Tabel 3.2.1: Antal minutter anvendt på dokumentationstypen. Angivet i minutter. Dokumentationstype Minimum Maksimum Median Gennemsnit n 1 Dokumentation i Min Plan, herunder dokumentation af tilbud og tillægsbevillinger 90 300 190 182 6 2 Udarbejdelse af henvisninger og LAB-skemaer, herunder udarbejdelse af skriftlig vejledning til borgeren om konsekvenserne ved afvisning/udeblivelse samt udarbejdelse af LAB-skemaer 60 200 180 153 6 3 Dokumentation af samtaler, herunder dokumentation af indkaldelser til samtaler, individuelt kontaktforløb samt dokumentation af samarbejds- og netværksmøder 120 900 300 410 6 4 Dokumentation af hændelser og konsekvenser, herunder dokumentation af borgerens sygemelding, friholdelse, negative hændelser samt dokumentation af vejledningsforpligtelse og skriftlig orientering til borgere 45 300 105 153 6 5 Dokumentation af helbreds- og lægeundersøgelser, herunder dokumentation af modtagne oplysninger, vurdering og specialundersøgelser 60 300 150 170 6 6 Dokumentation af samarbejde med sundhedsfagligt personale, herunder udarbejder af sagsresume 30 200 60 176 6 7 Udarbejdelse af henvisninger til mentorbevillinger og dokumentation af placering i tilbud 30 200 120 116 6 8 Dokumentation af sagsforløb, herunder dokumentation af indstillinger til og afgørelser om bevillinger, samt revurdering og fremsendelse af klagesager til Ankestyrelsen 0 200 45 71 6 Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. Tabel 3.2.1 viser, at socialrådgiverne i løbet af en gennemsnitlig uge anvender mest tid på dokumentationstype 3 Dokumentation af samtaler, herunder dokumentation af indkaldelser til samtaler, individuelt kontaktforløb samt dokumentation af samarbejds- og netværksmøder. Socialrådgiverne anvender i gennemsnit 410 minutter om ugen svarende til knap syv timer på denne dokumentationstype. De bruger dog overvejende under 410 minutter, da medianen er lavere end gennemsnittet. Til sammenligning hertil ses det i tabel 3.2.1, at der gennemsnitligt bruges mindst tid på dokumentationstype 8 Dokumentation af sagsforløb, herunder dokumentation af indstillinger til og // Marts 2017 7
afgørelser om bevillinger, samt revurdering og fremsendelse af klagesager til Ankestyrelsen. Socialrådgiverne i Kontanthjælp anvender i gennemsnit lidt over en time i løbet af en gennemsnitligt uge på denne dokumentationstype. Hertil kan det fremhæves, at der forekommer en større variation ift. hvor mange minutter den enkelte socialrådgiver i Kontanthjælper ugentligt anvender på denne dokumentationstype. Tidsangivelse varierer fra ingen tid anvendt på denne dokumentationstype i løbet af en gennemsnitlig uge op til 200 minutter i løbet af en gennemsnitlig uge. På baggrund af socialrådgiverne i Kontanthjælps tidsangivelser er der endvidere foretaget en beregning af, hvor stor en procentdel af socialrådgivernes arbejdstid, der bruges på dokumentation. Tabel 3.2.2. viser, at socialrådgiverne i Kontanthjælp gennemsnitligt anvender 62,3% af deres arbejdstid på at dokumentere. Tabel 3.2.2: Andel af ugentlig arbejdstid anvendt på dokumentation. Angivet i procent. Minimum Maksimum Median Gennemsnit n 23 99 65,5 62,3 6 Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. 3.2.1 Andre dokumentationstyper Socialrådgiverne i Kontanthjælp har haft mulighed for i spørgsmål 3 at angive, om de arbejder med yderligere dokumentationstyper. Socialrådgiverne i Kontanthjælp er blevet bedt om at angive dokumentationstypen, samt hvor mange minutter de i løbet af en gennemsnitlig uge anvender på de angivne dokumentationstyper. Disse oplysninger ses i nedenstående tabel. Som en hjælp til at besvare dette spørgsmål var følgende angivet i spørgeskemaet: Der skelnes mellem dokumentation og administration. Dokumentation omfatter ikke generel administration (fx indkøb af varer, mailkorrespondance) eller indsamling og registrering af data af fx medarbejdernes sygefravær, gennemførelse af MUS samtaler og lignende. Det kan overvejes hvorvidt nogle af dokumentationstyperne oplistet af socialrådgiverne nedenfor snarere er administrative opgaver og derfor ikke dokumentation. Tabel 3.2.1.1: Andre dokumentationstyper blandt socialrådgiverne i Kontanthjælp Dokumentationstype Tid i minutter Kontrol af fremmøde for borger. Opfølgning på fremmøde 120 MUS 60 Mailkorrespondance 300 // Marts 2017 8
3.3. Formål med dokumentation samt kvaliteten heri I spørgsmål 4 er socialrådgiverne i Kontanthjælp blevet spurgt til, om de kender formålet med hver af de listede dokumentationstyper. Som figur 3.3.1 viser, er socialrådgiverne i Kontanthjælp altovervejende bekendte med de otte dokumentationstypers formål. Alle socialrådgiverne angiver, at de kender formålet med hhv. Udarbejdelse af henvisninger og LAB-skemaer, dokumentation af samtaler. Dokumentation af hændelser og konsekvenser, dokumentation af helbreds- og lægeundersøgelser, dokumentation af samarbejde med sundhedsfagligt personale og udarbejdelse af henvisninger til mentorbevillinger og dokumentation af placering i tilbud. 83 % af socialrådgiverne kender formålet med at dokumentere i Min Plan, mens 17 % har svaret Ved ikke. 83 % af socialrådgiverne kender formålet med at dokumentere sagsforløb, mens 17 % svarer Ved ikke. Figur 3.3.1: Spørgsmål 4: Kender du formålet med de følgende dokumentationstyper? Note: n = 6 // Marts 2017 9
I spørgsmål 5 er socialrådgiverne i Kontanthjælp blevet spurgt om, i hvilken grad de mener, at dokumentation er medvirkende til at sikre kvaliteten i arbejdet. 67 % af socialrådgiverne i Kontanthjælp angiver, at de i høj grad mener, at dokumentation medvirker til at sikre kvaliteten i arbejdet. 34% af socialrådgiverne angiver, at de i mindre grad eller slet ikke mener, at dokumentationen er medvirkende til at sikre kvaliteten. Figur 3.3.2: Spørgsmål 5: I hvilken grad mener du, at dokumentation er medvirkende til at sikre kvaliteten i arbejdet? Note: n = 6 Dernæst er socialrådgiverne i Kontanthjælp i spørgsmål 6 blevet bedt om at vurdere i hvilken grad, de mener, der er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. Socialrådgiverne i Kontanthjælp angiver, at der i høj eller nogen grad foreligger et behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. 33 % af socialrådgiverne angiver, at der i høj grad er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. 67 % af socialrådgiverne angiver, at der i nogen grad er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. Ingen af socialrådgiverne svarer, at der i mindre grad eller slet ikke er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. Figur 3.3.3: Spørgsmål 6: I hvilken grad mener du, at der er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet? Note: n = 6 // Marts 2017 10
For at få et indblik i hvor og hvorfor, der er behov for at forenkle eller fjerne dokumentationstyper, uden det går ud over kvaliteten i arbejdet, har socialrådgiverne i Kontanthjælp i spørgsmål 7 haft mulighed for at formulere dette i et åbent tekstfelt. Udsagnet er anonymiseret. Tabel 3.3.4.: Spørgsmål 7: Hvis du har forslag til dokumentationstyper, som du mener, man kunne forenkle eller fjerne uden at det går ud over kvaliteten i arbejdet, kan du notere dem og årsagen til det her. Udsagn Henvisninger kan forenkles - Det kan overvejes, om der er punkter der ikke er relevante - så der er så få punkter som muligt man som sagsbehandler skal tage stilling til. Smart mål kan forenkles så man kun har formål/mål og tid 3.4. Tilstrækkelig dokumentation? I spørgsmål 8 er socialrådgiverne i Kontanthjælp blevet bedt om, at angive, hvorvidt de oplever, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig. 83% af socialrådgiverne i Kontanthjælp angiver, at de ikke mener, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig, hvilket med andre ord indikerer, at de potentielt oplever dokumentationen i deres arbejde som værende tilstrækkelig. 17 % af socialrådgiverne svarer Ved ikke. Figur 3.4.1.: Spørgsmål 8: Oplever du, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig? Note: n = 6 // Marts 2017 11
3.5. Tidsforbrug på dokumentation i forhold til for 5 år siden I spørgsmål 10 er socialrådgiverne i Kontanthjælp blevet bedt om at angive, om de bruger mere eller mindre tid på at dokumentere i dag end for fem år siden. Der ses en klar tendens til, at socialrådgivere i Kontanthjælp oplever, at dokumentation er en mere tidskrævende opgave i dag end for fem år siden. 83 % af socialrådgiverne i Kontanthjælp angiver, at de bruger mere tid på at dokumentere i dag sammenlignet med for fem år siden. 17 % mener ikke, at den tid, de bruger på dokumentation har ændret sig. Figur 3.5.1.: Spørgsmål 10: Når du tænker tilbage, bruger du så mere eller mindre tid på at dokumentere i dag end for fem år siden? Note: n = 6 // Marts 2017 12
3.6. Viden om og kompetencer til dokumentation I spørgsmål 11 er socialrådgiverne i Kontanthjælp blevet bedt om at angive hvor enige eller uenige de er i nedenstående udsagn vedrørende deres forudsætninger for at dokumentere. Som det ses i figur 3.6.1. er 83 % af socialrådgiverne i Kontanthjælp enige eller helt enige i udsagnet om, at de har tilstrækkelig viden om, hvad de skal dokumentere. En enkelt socialrådgiver er uenig i at have tilstrækkelig viden om, hvad der skal dokumenteres. Ift. udsagnet, hvorvidt de oplever at have tilstrækkelig viden om, hvor de skal dokumentere, angiver 50% af socialrådgiverne at de er enige eller helt enig i, at de har tilstrækkelig viden om, hvor der skal dokumenteres, mens 33 % af socialrådgiverne angiver, at de er uenige i, at de har tilstrækkelig viden om, hvor der skal dokumenteres. Dette indikerer, at der potentielt foreligger et behov for at få tydeliggjort, hvor de forskellige dokumentationstyper skal dokumenteres. Figur 3.6.1: Spørgsmål 11: Hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn: Note: n = 6 Den utilstrækkelige viden om, hvor der skal dokumenteres findes interessant i relation til tidligere resultater i denne undersøgelse, der viser: 1) At flere af medarbejderne angiver, at de bruger op til hele deres arbejdstid på at dokumentere 2) At alle socialrådgiverne i Kontanthjælp angiver, at de ved hvad formålet er med de otte forskellige oplistede dokumentationstyper Det indikerer med andre ord, at der er et potentielt opmærksomhedspunkt i forhold til den utilstrækkelige viden om, hvor der skal dokumenteres, da det antageligt kan anses som uoverensstemmende, at man som medarbejder dokumenterer og kender formålet med dokumentationen, men ikke altid ved, hvor det skal dokumenteres. Afslutningsvis i relation til figur 3.6.1 udtrykker 67 % af socialrådgiverne, at de er enige i, at de har fået en ordentlig introduktion til det/de elektroniske system(er), de skal dokumentere i, mens 34 % af socialrådgiverne angiver, at de er uenige eller helt uenige i, at de har fået en ordentlig introduktion til // Marts 2017 13
de(t) elektroniske system(er), de dokumenterer i. Dette indikerer, at der potentielt ikke forekommer den nødvendige introduktion til de elektroniske systemer, som der dokumenteres i. Dette resultat skal evt. ligeledes ses i led med ovenstående om, at omtrent halvdelen af socialrådgiverne i Kontanthjælp ikke nødvendigvis har tilstrækkelig viden om, hvor de skal dokumentere. Socialrådgiverne i Kontanthjælp er ligeledes blevet spurgt om, hvorvidt de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Figur 3.6.2. viser, at 17% af socialrådgiverne er helt enige i, at de samme oplysninger dokumenteres flere steder, mens 50 % af socialrådgiverne er enige i dette. At 67 % af socialrådgiverne angiver, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder viser, at dette er et potentielt udviklingsområde ift. dokumentationsarbejdet for socialrådgiverne. 17 % af socialrådgiverne er uenige i, at de dobbeltregistrerer. Figur 3.6.2: Spørgsmål 11d: Hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn: Jeg dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Note: n = 6 De respondenter, der har svaret, at de er helt enige eller enige i, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, bliver i spørgsmål 12 bedt om at uddybe de tilfælde, hvor de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Udsagnene er anonymiseret. Tabel 3.6.1.: Spørgsmål 12: Uddyb venligst de områder, hvor du dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Beskriv gerne hvilke dokumentationstyper der er tale om, og hvor/hvordan du dokumenterer. Udsagn Ved henvisninger bruger man de samme oplysninger, hvis man skal henvise flere steder. Man kunne bruge den samme og i stedet ændre formål. Plan og LAB Sygdom / fravær.i journal og " fraværs kategorien ". Ved at iværksætte mentor ordning, der skal vedlægges dokumentation fra læge eller andre. Generelt ved Rehabiliterings skemaer til rehabiliteringsmøder skal der være megen dokumentation fra læger, psykologer eller andre fagpersoner. Jeg tænker at vi overdokumenterer. Den social faglige rolle bliver meget lille og stadig mindre. Der dokumenteres via indhentelse af oplysninger fra læger, psykologer med videre og det koster kommunen rigtig mange penge. WB og Edoc // Marts 2017 14
De respondenter, der har svaret hverken enig eller uenig til, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, bliver i spørgsmål 13 bedt om at uddybe de tilfælde, hvor de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Udsagnene er anonymiseret. Tabel 3.6.2.: Spørgsmål 13: Uddyb venligst de områder, hvor du dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Beskriv gerne hvilke dokumentationstyper der er tale om, og hvor/hvordan du dokumenterer. Udsagn workbase og e-doc 3.7. IT-systemerne Workbase og edoc Respondenterne er i spørgsmål 14 blevet spurgt til, hvor tilfredse eller utilfredse de er med ITsystemerne Workbase og edoc, som de dokumenterer i. 50 % af socialrådgiverne i Kontanthjælp angiver, at de enten er tilfredse eller meget tilfredse med ITsystemet Workbase, mens de resterende 50% udtrykker at de hverken er tilfredse eller utilfredse. I forhold til edoc angiver 50% af socialrådgiverne, at de er tilfredse eller meget tilfredse med ITsystemet edoc, mens 33 % hverken er tilfredse eller utilfredse og kun en enkelt socialrådgiver er utilfreds med edoc. Figur 3.7.1.: Spørgsmål 14: Hvor tilfreds eller utilfreds er du med IT-systemerne, som du dokumenterer i? Note: n = 6 De respondenter der angav, at de er utilfredse eller meget utilfredse med edoc, blev i spørgsmål 16 bedt om at uddybe, hvorfor de er utilfredse med edoc. Tabel 3.7.2.: Spørgsmål 16: Uddyb venligst hvorfor du er utilfreds med edoc Udsagn Det er et for mig meget indviklet system og meget ulogisk. // Marts 2017 15
3.8. Smartere dokumentation For at drage nytte af medarbejdernes viden og erfaring med dokumentation, er respondenterne i spørgsmål 17 blevet bedt om at angive hvor og hvordan, der kan dokumenteres på en smartere måde. Udsagnene er anonymiseret. Tabel 3.8.1.: Spørgsmål 17: Hvis du har forslag til hvor og hvordan, der kan dokumenteres på en smartere måde, kan du notere dem her. Udsagn Henvisninger kan standardiseres, så man kun har en henvisning selvom der skal henvises flere steder, så det kun er formål og tid der skal ændres. Afskaffelse af Smart mål, så det kun er formål/mål og tid der skal fremgå af henvisningen 3.9. Afsluttende spørgsmål om undersøgelse og arbejdet med dokumentation Slutteligt har respondenterne i spørgsmål 18 haft mulighed for at kommentere på arbejdet med dokumentation eller undersøgelsen. Ingen af de seks deltagere har haft yderligere kommentarer. Tabel 3.9.1.: Spørgsmål 18: Har du yderligere kommentarer til arbejdet med dokumentation som socialrådgiver i Kontanthjælp eller til undersøgelsen, kan du notere det her: Udsagn Ingen udsagn // Marts 2017 16
4. Metodiske overvejelser 4.1. Undersøgelsens population Spørgeskemaundersøgelsen er sendt ud til alle de personer, der pr. d. 25. januar 2017 er ansat som socialrådgiver i Kontanthjælp. Dette drejer sig om ni socialrådgivere. Oplysningerne er indhentet fra Intern Udvikling og Personale. Af forskellige årsager indgå tre af de ni socialrådgivere ikke i undersøgelsen. Populationen består således af seks socialrådgivere. Da populationen består af seks respondenter indeholder denne rapport ikke en gennemgang af socialrådgiverne i Kontanthjælps anciennitet, selvom det kan antages at anciennitet potentielt kan have en indvirkning på dokumentationsarbejdet. Fravalget heraf skyldes, at en sådan gennemgang vil kompromittere respondenternes anonymitet grundet en forholdsvis lille population. 4.2. Svarprocent I alt har 6 socialrådgiverne i Kontanthjælp modtaget og besvaret spørgeskemaet, hvilket giver en svarprocent på 100 %. Denne undersøgelse udgør således et solidt grundlag for det videre arbejde med dokumentationen blandt socialrådgivere i Kontanthjælp. // Marts 2017 17