Statsforvaltningens brev af 10. december 2007 til Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem

Statsforvaltningens brev af 10. december 2007 til Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem 10-12- 2007 Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem har i brev af 3. juli 2006 rettet henvendelse til Statsamtet Sønderjylland, nu Statsforvaltningen Syddanmark, blandt andet omkring Esbjerg Kommunes behandling af foreningens anmodning om aktindsigt. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Esbjerg Kommunes sagsbehandling i forbindelse med reglerne om aktindsigt ikke fuldt ud har været i overensstemmelse med lovgivningen. Da Esbjerg Kommune nu har meddelt aktindsigt i det omfang, der er ret til ifølge lovgivningen, foretager statsforvaltningen ikke yderligere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund : I brev af 30. juni 2006 rettede Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem følgende henvendelse til Statsamtet Sønderjylland: TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV 10 6200 AABENRAA JOURNAL NR.: 2007-613/81 SAGSBEHANDLER: UJSOE DIREKTE TELEFON: 7256 7988 T ELEFON: 7256 7900 TELEFAX: 7462 8409 CVR-NR. 66-75-07-28 EAN-NR. 5798000362291 syddanmark@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: 10.00-15.00 TORSDAG: 10.00-17.00 FREDAG: 10.00-13.00 Klage over Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune godkendte på sit byrådsmøde den 27. september 2004, at den selvejende institution Tovværkets Børnegård overgik til en kommunal institution. (..) TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: 10.00-14.00 TORSDAG: 12.00-17.00 FREDAG: 10.00-13.00 I den forbindelse har Frie Børnehaver anmodet kommunen om en redegørelse i sagen. Esbjerg Kommune har efter vores opfattelse ikke givet os den aktindsigt, vi har krav på i henhold til lovgivningen. Af sagens medsendte bilag fremgår, at Landsforeningen i brev af 2. januar 2006 har skrevet således til Esbjerg Kommune:

I forlængelse af skrivelse herfra af 13. januar 2005, som vedlægges i kopi til orientering, skal Frie Børnehaver og Fritidshjem hermed udbede sig kommunens redegørelse omkring, hvorledes man har forholdt sig vedrørende ejendommen i forbindelse med overgangen af Tovværksfabrikkens Børnegård til Esbjerg Kommune. Esbjerg Kommune har besvaret denne henvendelse i brev af 18. januar 2006 således: I Deres brev anmoder De om en redegørelse for, hvorledes man har forholdt sig vedr. ejendommen ved overgang af institutionen til Esbjerg Kommune. Som det fremgår af vort brev af 21. januar 2005 anser vi ikke Landsforeningen for at være part i sagen, hvorfor den ønskede redegørelse ikke vil blive udarbejdet og fremsendt. Vi betragter imidlertid i stedet Deres henvendelse som en begæring om aktindsigt i de akter, der evt. belyser de ønskede forhold i redegørelsen. Disse akter er De bekendt med, jf. Deres advokats notat af 5. november 2004, hvorfor akterne ikke vil blive fremsendt på ny.(..) Landsforeningen har i brev af 31. maj 2006 skrevet således til Esbjerg Kommune: Vi skal hermed vende tilbage til sagen vedrørende Tovværksfabrikkens Børnehave.(..) Vi er følgelig af den opfattelse, at dette også gælder for Esbjerg Kommune i sagen om Tovværksfabrikkens Børnehave og skal derfor anmode kommunen om at oplyse om og på hvilket grundlag institutionen/fonden er opløst. Anmodningen har hjemmel i forvaltningslovens regler herom subsidiært offentlighedslovens regler om aktindsigt. Esbjerg Kommune har den 6. juni 2006 svaret således: Under henvisning til Deres ovennævnte fornyede henvendelse af 31. maj 2006 skal Esbjerg Kommune i det hele henholde sig til de faktiske oplysninger, som De allerede er i besiddelse af.(..) Landsforeningen har i brev af 8. juni 2006 skrevet således til Esbjerg Kommune: Begæring om aktindsigt (..) Ved skrivelse af 31. maj 2006 anmodede vi Esbjerg kommune om at oplyse, om og på hvilket grundlag Tovværksfabrikkens Børnehave som institution/fond er opløst. Anmodningen har hjemmel i forvaltningslovens regler herom subsidiært offentlighedslovens regler om aktindsigt.(..) Svaret er efter vores opfattelse ikke i overensstemmelse med reglerne i forvaltnings- hhv. offentlighedsloven, hvorefter Esbjerg Kommune har pligt til at efterkomme anmodningen om aktindsigt i kommunens sagsbehandling af den pågældende sag vedr. oplysningen/nedlæggelsen af fonden. SIDE 2

Vi ønsker med denne skrivelse at opnå den aktindsigt, vi har ret til senest med udgangen af juni måned i modsat fald vil sagen uden yderligere ophold blive indbragt for det kommunale tilsynsråd. Esbjerg Kommune har i brev af 22. juni 2006 skrevet således til Landsforeningen: (..)De anmoder i brevet om en redegørelse for, på hvilket grundlag ovennævnte børnehave er opløst, idet De henviser til reglerne i forvaltningslovens og subsidiært til reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven. I den anledning skal vi meddele, at Deres anmodning svarer til en tidligere anmodning af tilsvarende indhold. Denne anmodning er besvaret i brev af 18. januar 2006. Esbjerg Kommune kan fortsat henholde sig til det tidligere anførte. Statsforvaltningen Syddanmark har modtaget udtalelse fra Esbjerg Kommune i brev af 3. januar 2007: Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjems anmodninger om blandt andet aktindsigt er besvaret i Esbjerg Kommunes breve til Landsforeningen af henholdsvis 18. januar, 6. juni og 22. juni 2006. Til grund for besvarelsen af disse henvendelser ligger følgende. idet sagen afgrænses til alene at vedrøre spørgsmålet om aktindsigt: At Den Selvejende Institution Tovværkets Børnegård, efter Kommunens vurdering, er en selvstændig juridisk person, med den virkning, at Kommunen ikke har kompetence til at søge en anmodning om aktindsigt i den selvejende in stitutions dokumenter gennemført. At Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem Ikke er part i den pågældende sag, hvorfor anmodningen er vurderet ud fra reglerne i lov om offentlighed i forvaltningen. Konklusionen i Esbjerg Kommunes tidligere fremsendte 3 breve var, at der alene kunne indrømmes aktindsigt i et omfang svarende til, hvad Landsforeningen allerede var i besiddelse af jfr. de dokumenter, der henvises til i redegørelse af 5. november 2004 fra Advokatfirmaet Viltoft & Høberg-Petersen. I forbindelse med besvarelsen af nærværende henvendelse er sagen revurderet, og i den forbindelse et det konstateret, at Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem - henhold til reglerne i lov om offentlighed i forvaltningen - burde have været indrømmet aktindsigt i videre omfang end sket. Esbjerg Kommune har derfor dags dato fremsendt kopi af yderligere af sagens dokumenter til Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem. SIDE 3

Til Statsamtets orientering vedlægges kopi af de dokumenter, der er fremsendt til imødekommelse af anmodningen om aktindsigt samt kopi af det materiale, der er givet afslag på akt indsigt i. Statsforvaltningen har sammen med udtalelsen modtaget kopi af sagens akter, herunder såvel de akter, der er givet aktindsigt i, som akter, der er undtaget fra aktindsigt. Esbjerg Kommune har i brev af 5. marts 2007 oplyst følgende til statsforvaltningen: På grundlag af Esbjerg Kommunes breve af 3. januar 2007 til henholdsvis Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem og til Statsforvaltningen er Esbjerg Kommune blevet anmodet om at redegøre for hvilke dokumenter, der med hvilken hjemmel er undtaget fra aktindsigt til Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem. Det bemærkes, at Statsforvaltningen med brevet af 3. januar 2007 modtog kopi af de af sagens dokumenter, der var givet aktindsigt i og de dokumenter, der var undtaget. Det fremgår heraf, at der foreligger en omfattende korrespondance mellem Landsforeningen og Esbjerg Kommune, der forudsættes kendt og derfor ikke fremsendt ifølge an modningen om aktindsigt. Dette omfatter følgende dokumenter: Brev af 22. juni 2006 fra Esbjerg Kommune til Landsforeningen. Brev af 8. juni 2006 fra Landsforeningen til Esbjerg Kommune. Brev af 6. juni 2006 fra Esbjerg Kommune til Landsforeningen. Brev af 31. maj 2006 med bilag fra Landsforeningen til Esbjerg Kommune. Brev af 21. januar 2006 fra Esbjerg Kommune til Landsforeningen. Brev af 18. januar 2006 fra Esbjerg Kommune til Landsforeningen. Brev af 14. januar 2006 med bilag fra Landsforeningen til Esbjerg Kommune. Brev af 13. januar 2006 fra Landsforeningen til Esbjerg Kommune. Brev af 4. januar 2006 fra Esbjerg Kommune til Landsforeningen. Brev af 2. januar 2006 fra Landsforeningen til Esbjerg Kommune. Derudover foreligger der kopi af en korrespondance mellem Landsforeningen og Teglgraven, Ringen 28-32, Esbjerg, der ligeledes forudsættes kendt og derfor ikke fremsendt ifølge anmodningen om aktindsigt. Dette omfatter følgende dokumenter: Brev af 29. september 2004 fra Landsforeningen til Teglgraven. Brev af 6. oktober 2004 fra Teglgraven til Landsforeningen. Brev af 8. oktober 2004 fra Tovværksfabrikkens Børnegård til Landsforeningen. Brev af 27. oktober 2004 fra Teglgraven til Landsforeningen. SIDE 4

Brev af 2. november 2004 fra Teglgraven til Landsforeningen. Brev af 7. november 2004 fra Tovværksfabrikkens Børnegård til Landsforeningen. Brev af 8. november 2004 fra Landsforeningen til Teglgraven. Brev af 9. november 2004 fra Landsforeningen til Tovværksfabrikkens Børnegård. Brev af 19. november 2004 fra Teglgraven til Landsforeningen. Brev af 2. december 2004 fra Tovværksfabrikkens Børnegård til Landsforeningen. Endelig foreligger der et internt dokument dateret 18. januar 2005, der omfatter korrespondance mellem to forvaltningsområder i Esbjerg Kommune. Endelig har statsforvaltningen modtaget følgende udtalelse af 24. april 2007 fra Esbjerg Kommune: Statsforvaltningen har ved brev af 19. marts 2007 anmodet Esbjerg Kommune om at oplyse, med hvilken retlig hjemmel kommunen har undtaget følgende dokumenter fra aktindsigt i forhold til anmodning fra Landsforeningen Frie Børnehaver: 1. Skøde af 31. januar 2005. 2. Påtegninger på skøde af henholdsvis 8. februar og 13. maj 2005 fra Retten i Esbjerg. 3. Anmodning fra Esbjerg Kommune den 11. maj 2005 om sletning af retsanmærkning. 4. Protokoludskrift fra byrådsmøde den 27. september 2004. 5. Protokoludskrift fra møde i økonomiudvalget den 13. september 2004. 6. Protokoludskrift og sagsfremstilling med bilag i forbindelse med møde i børne- & kulturudvalget den 7. september 2005. 7. Diverse breve mellem kommunens forvaltning for Teknik & Miljø og forvaltningen for Børn & Kultur. Pkt. l, 2 og 3 er der ikke givet aktindsigt i, idet de pågældende dokumenter er offentligt tilgængelige i tinglysningssystemet. Pkt. 4, 5 og 6 var på tidspunktet for anmodningen om aktindsigt offentligt tilgængelige på kommunens hjemmeside. Pkt. 7 er undtaget fra aktindsigt med hjemmel i 7, nr. 2 i lov om offent lighed i forvaltningen. Idet de nævnte dokumenter under pkt. 1-6 ikke alle er offentligt tilgængelige på nuværende tidspunkt har Esbjerg Kommune besluttet at give aktindsigt i disse dokumenter til Landsforeningen Frie Børnehaver. Der er dags dato fremsendt kopi af dokumenterne til Landsforeningen. Statsforvaltningen konstaterer efter gennemgang af sagen, at De har modtaget kopi af samtlige akter i sagen, SIDE 5

bortset fra korrespondance mellem henholdsvis Landsforeningen og Esbjerg Kommune og Landsforeningen og Teglgraven eller Tovværksfabrikkens Børnegård, samt 5 akter i sagen, der er karakteriseret ved at være et internt sagsomslag, korrespondance mellem henholdsvis afdelingen for Teknik og Miljø (køb og salg) og afdelingen for Børn og Kultur (dagpasning), samt økonomiudvalgets udtalelse af 25. august 2004 til Børn og Kultur. Udtalelse: Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 1060 af 24. oktober 2006, som ændret ved 1 i lov nr. 510 af 6. juni 2007). 4, stk. 1, 7, 8 og 16, stk. 1 i lov om offentlighed i forvaltningen ( offentlighedsloven - lov nr. 572 af 19. december 1985, som ændret senest ved lov nr. 552 af 24. juni 2005) er sålydende 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt mv. (..) Undtagelse af interne arbejdsdokumenter 7. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. 8. Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelsen i 7 interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når 1) dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, 2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter bestemmelsen i 6, 3)dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, eller SIDE 6

4) dokumenterne indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper. 16. Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Følgende fremgår af punkt 50 i Justitsministeriets vejledning af 1986 til lov om offentlighed i forvaltningen: 50. Efter 16, stk. 1, afgør vedkommende myndighed, om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Det er dog forudsat, at begæringer om at få fotokopi af en sags dokumenter i almindelighed skal imødekommes, medmindre særlige forhold, herunder antallet af dokumenter, dokumenternes karakter eller deres form, taler derimod. Afslag begrundet i dokumenternes antal vil normalt kun kunne gives, når der er tale om et overordentlig stort antal dokumenter i samme sag. Afslag begrundet i dokumenternes antal vil derimod ikke kunne gives i tilfælde, hvor en myndighed får et meget stort antal henvendelser om aktindsigt fra forskellige parter, når den enkelte henvendelse ikke i sig selv angår et meget stort antal dokumenter. Afslag begrundet i dokumenternes form vil normalt kun kunne gives i tilfælde, hvor det er umuligt eller dog forbundet med betydelige vanskeligheder eller omkostninger at fremstille kopi af særlige aktstykker såsom kort, prøver, modeller, lydbånd, film og lignende. Deres henvendelse har givet anledning til overvejelser om sagsbehandlingen vedrørende følgende områder: 1. Anmodning om udarbejdelse af en redegørelse for Tovværksfabrikkens Børnegårds overgang til kommunal institution 2. Afslag på aktindsigt begrundet i, at De er bekendt med sagsakterne i forvejen 3. Afslag på aktindsigt begrundet i, at akterne er offentligt tilgængelige på nettet 4. Afslag på interne arbejdsdokumenter Vedrørende 1. Anmodning om udarbejdelse af en redegørelse for Tovværksfabrikkens Børnegårds overgang til kommunal institution Som statsforvaltningen forstår Deres henvendelse af 2. januar 2006 og 31. maj 2006 til Esbjerg Kommune har De indvendinger mod Esbjerg Kommunes godkendelse af, at Tovværksfabrikkens Børnegård overgår til at være kommunal institution. SIDE 7

Statsforvaltningen konstaterer, at Esbjerg Kommune har behandlet og taget stilling til ansøgningen fra Tovværksfabrikkens Børnegård om at overgå til at blive en kommunal institution. Efter statsforvaltningens opfattelse vil imødekommelse af Deres anmodning om udarbejdelse af en redegørelse indebære, at en sag, hvori der er truffet afgørelse, undersøges nærmere. Spørgsmålet om en myndigheds pligt til at undersøge en sag nærmere, er ikke reguleret i den skrevne lovgivning, men følgende fremgår af punkt 199 i Justitsministeriets vejledning 1986 til forvaltningsloven: OFFICIALMAKSIMEN 199. Det er helt grundlæggende princip i dansk forvaltningsret, at det påhviler den enkelte forvaltningsmyndighed selv, eventuelt i samarbejde med andre myndigheder at fremskaffe fornødne oplysninger om de foreliggende sager eller dog at foranledige, at private, navnlig parterne, yder medvirken til sagens oplysning. I ansøgningssager gælder dog den begrænsning, der følger af forvaltningslovens 29, se herom ovenfor under pkt. 185-189. Det er endvidere forvaltningsmyndighedernes pligt at sørge for, at de fornødne oplysninger skaffes tilveje på den hurtigste og mest hensigtsmæssige måde. En sag skal således undersøges af myndigheden så langt, som det er nødvendigt i det enkelte tilfælde for at træffe en forsvarlig afgørelse. Ved vurderingen af, hvor omfattende undersøgelser der bør foretages, indgår en række hensyn. Foruden hensynet til at nå frem til den materielt rigtige afgørelse spiller hensynet til, at afgørelsen træffes uden unødig forsinkelse, en væsentlig rolle. Formålet med pligten til at undersøge en sag, er at sikre, at myndigheden har det fornødne grundlag for at træffe en forsvarlig afgørelse. Officialmaksimen, som også kaldes undersøgelsesprincippet, finder anvendelse for så vidt angår sager, hvor der endnu ikke er truffet nogen afgørelse. Når der er truffet afgørelse i sagen, er der i henhold til undersøgelsesprincippet ikke nogen pligt til fortsat at undersøge sagen. En udarbejdelse af en redegørelse til Landsforeningen vedrørende spørgsmålet om, hvordan Esbjerg Kommune har forholdt sig omkring ejendommen ved overgangen til kommunal ejendom, vil som ovenfor nævnt indebære en fortsat undersøgelse af sagen. SIDE 8

Dette har kommunen ikke pligt til, og det er således ikke i strid med de regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn, at kommune ikke har imødekommet Deres henvendelse om udarbejdelse af en sådan redegørelse. Vedrørende 2. Afslag på aktindsigt begrundet i at De har sagsakter i forvejen Det fremgår af offentlighedslovens 4, stk. 1, at enhver med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. Statsforvaltningen kan konstatere, at Deres henvendelse til Esbjerg Kommune af 2. januar 2006 er behandlet som en anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven. Kommunen har undladt at fremsende akter med henvisning til, at De i forvejen var i besiddelse af akterne i den sag, hvilket kommunen har noteret sig på baggrund af redegørelse fra advokatfirmaet Viltoft og Høberg-Petersen af 5. november 2004 til Landsforeningen. Det bemærkes, at det efter statsforvaltningens opfattelse ikke vil stride mod lovgivningen, hvis kommunen undlader at sende kopi af akter, som pågældende må formodes at være bekendt med for eksempel fordi kommunen har modtaget akterne fra eller sendt akterne til vedkommende. Kommunen skal dog i givet fald gøre udtrykkelig opmærksom på, hvilke akter der i så fald ikke fremsendes. Statsforvaltningen har ikke bemærkninger til, at Esbjerg Kommune anvender denne fremgangsmåde i forhold til en anmodning om aktindsigt, idet kommunen har oplyst Dem om, hvilke akter der ikke er meddelt aktindsigt i. Vedrørende 3. Afslag på aktindsigt begrundet i, at akterne er offentligt tilgængelige på nettet. Statsforvaltningen har noteret sig, at Esbjerg Kommune i første omgang har behandlet Deres anmodning om aktindsigt ved at henvise Dem til, at de omhandlede dokumenter enten var offentligt tilgængelige i tinglysningssystemet, eller var offentligt tilgængelige på kommunens hjemmeside. Kommunen har efterfølgende besluttet at give aktindsigt i disse akter, idet de ikke alle er offentligt tilgængelige på nuværende tidspunkt. SIDE 9

Statsforvaltningen bemærker, at udgangspunktet ifølge offentlighedslovens 16 er, at den berørte myndighed beslutter, om aktindsigt gennemføres ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved at der udleveres en afskrift eller kopi. Det er dog forudsat, at en anmodning om fotokopi af dokumenterne imødekommes, medmindre særlige forhold gør sig gældende, jf. vejledningens punkt 50. Det bemærkes endvidere, at adgangen til at indhente oplysninger via internettet ikke var teknisk muligt på tidspunktet for offentlighedslovens ikrafttræden. Det er statsforvaltningens umiddelbare opfattelse, at en praksis med at henvise pågældende til at finde akterne på kommunens hjemmeside som udgangspunkt for en behandling af aktindsigt efter offentlighedsloven må være i overensstemmelse principperne i lovgivningen om meddelelse af aktindsigt. Statsforvaltningen lægger vægt på, at en henvisning til at borgerne selv indhenter de ønskede oplysninger via kommunens hjemmeside er en meget hurtig og nem måde at imødekomme anmodningen på. Det må dog forudsætte, at kommunen samtidigt orienterer om muligheden for, at der gives adgang til gennemsyn på stedet eller udleveres en afskrift eller kopi af dokumenterne. Statsforvaltningen har noteret sig, at Esbjerg Kommune - efter konstatering af, at ikke alle akterne var offentligt tilgængelige på nettet - nu har givet Dem aktindsigt i samtlige disse akter. På den baggrund finder statsforvaltningen, at Esbjerg Kommune i sin praksis for imødekommelse af aktindsigt har handlet i overensstemmelse med reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven. Vedrørende 4. Afslag på interne akter Esbjerg Kommune har meddelt afslag på aktindsigt i 5 akter, der består af internt sagsomslag, korrespondance mellem henholdsvis afdelingen for Teknik og Miljø (køb og salg) afdelingen for Børn og Kultur (dagpasning) og økonomiudvalgets udtalelse af 25. august 2004 til Børn og Kultur. Disse akter kan efter statsforvaltningens opfattelse alle karakteriseres som interne akter og er dermed omfattet af undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens 7, nr. 2. SIDE 10

Statsforvaltningen er derfor enig med Esbjerg Kommune i, at akterne kan undtages fra aktindsigt med hjemmel i offentlighedslovens 7, nr. 2. Der er herved også lagt vægt på, at akterne ikke fremstår som selvstændige dokumenter i endelig form, der er karakteriseret ved at indeholde myndighedens beslutning vedrørende en sags afgørelse, gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter offentlighedslovens 6, udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, eller indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper, jf. offentlighedslovens 8. Sammenfattende finder statsforvaltningen, at Esbjerg Kommunes sagsbehandling i forbindelse med behandling af Deres henvendelse ikke fuldt ud har været i overensstemmelse med lovgivningen omkring aktindsigt. Da Esbjerg Kommune nu har meddelt aktindsigt i det omfang, der er ret til ifølge lovgivningen, og statsforvaltningen ikke har belæg for at antage, at kommunens administration af reglerne om aktindsigt ikke er i overensstemmelse med lovgivningen, foretager statsforvaltningen ikke yderligere i sagen. I øvrigt: Statsforvaltningen har sendt kopi af denne skrivelse til Esbjerg Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningen hjemmeside på internettet. (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Stella Bøttger specialkonsulent/ Ulla Jensen fuldmægtig SIDE 11