ESDH der skaber begejstring www.exformatics.com
Exformatics ESDH: opsamler viden strukturerer viden deler viden arkiverer viden Det er vigtigt med en kort implementering for at alle medarbejderne beholder gejsten og kan se, at der sker noget hele tiden. Og brugerne har fået en ahaoplevelse, for nu lægger de dokumenter ind i systemet og kan faktisk finde dem igen. Jesper Sylvest, FTF FTF er hovedorganisation for 450.000 offentligt og privat ansatte og benytter Exformatics ESDH til dokumenthåndtering. I dag findes der mere end 150.000 dokumenter i FTF s løsning. ESDH-forklaring ESDH (elektronisk sags-og dokumenthåndtering) stammer fra det offentliges tradition for journalisering af dokumenter og lign. under sager. Denne samling af dokumenter registreres efter én fælles systematik, så alle sager kan findes ud fra unikke id-numre. I dag har ESDH dog vokset sig langt bredere og bruges i lige så høj grad i det private erhvervsliv.
ESDH skaber overblik En eksplosiv vækst i dokumenter, mails og andre informationer stiller stadig større krav til medarbejdernes overblik. Dyrebar viden går tabt, når vidensmedarbejdere rejser og lukker deres indbakke. Både private og offentlige virksomheder ser derfor mulighederne i elektronisk sags- og dokumenthåndtering, ESDH. Antallet af mails boomer og strømmen af dokumenter flyder ufortrødent i samme takt som medarbejderne kommer og går. Viden er i dagens Danmark et af de vigtigste aktiver, men sjældent har opsamling og genbrug af organisationers og virksomheders samlede viden været så kaotisk og ofte mangelfuld. Forretningskritisk viden gemmes i ugennemsigtige mappestrukturer på forskellige drev hvis ikke på de enkelte computeres lokale harddisk. Mails, dokumenter mv. slettes, og erfaringer tabes på gulvet, selvom andre i virksomheden kunne drage nytte af videndelingen. Spildtiden vokser, når medarbejderne søger efter informationer og ikke har et samlet overblik over en aktivitet, sag eller et projekt. Det er disse udfordringer, stadig flere virksomheder står over for. Og de harmonerer ikke med senere års begreber inden for effektivisering som lean, workflow og procesoptimering. Flere og flere får dog øjnene op for de muligheder, vi står med i dag. ESDH, elektronisk sags- og dokumenthåndtering, er svaret til de organisationer, der føler, de sejler i et oprørt hav med nærmest utilgængelige informationsøer. Hvis forretningsgangene skal strømlines, kræves der også, at dataene er registrerede og nemt tilgængelige. I dag er det ofte et ufravigeligt ledelseskrav, at der er 100 procent overblik over arbejdsgange og fremskridt. Men også stadig flere kritiske medarbejdere, projektledere og mellemledere forventer klar kommunikation, planlagte processer, teamwork og konstant fremdrift. Videnmedarbejdere ønsker at bygge videre på eksisterende viden, frem for at skulle genopdage den dybe tallerken igen og igen. Netop disse krav lever moderne ESDH-løsninger op til oveni de mere traditionelle krav til administrative rutiner og arkivering. Exformatics ESDH understøtter krav til moderne og komplekse virksomheder Der er adskillige argumenter for at indføre ESDH. Der findes lovmæssige krav til arkiveringsløsninger i offentlige virksomheder, ligesom produktionsvirksomheder inden for levnedsmidler og medicinalbranchen skal dokumentere produktionsprocesserne. Exformatics ESDH understøtter disse lovkrav i dag hos en række danske virksomheder, og kan tilpasses, i takt med at nye lovkrav kommer til. Det er dog ikke alene de lovmæssige krav, der taler for at overveje ESDH-løsninger. Markedskræfterne stiller også i højere grad krav til effektivisering i virksomheder og organisationer herunder en strømlining af processerne. ESDH muliggør større videndeling, tydeliggør processernes forskellige trin, fjerner spildtid og sikrer, at der altid er en ansvarlig for en opgave. Samlet kan det være med til at øge konkurrenceevnen i virksomheder i stadigt hårdere markeder. Exformatics ESDH giver et unikt overblik over igangværende opgaver og aktiviteter og faciliterer øgede muligheder for samarbejde på tværs af afdelinger og tilmed organisationer. Det er det simple værktøj, der samler organisationer om en mere effektiv fremtid med struktur i informationerne, større overblik, øget fleksibilitet, højner kvaliteten generelt og smidigere samarbejde. Exformatics ESDH sikrer en strømlining af virksomhedens processer, så projekter, kontrakter og kundeaktiviteter følger fastsatte procedurer. På den måde understøtter ESDH-løsningen virksomhedens forretningsprocesser men heller ikke mere, end at de evigt dynamiske processer nemt kan ændres, når nye forhold indtræder. Side 3
ESDH i enkle og velkendte rammer Implementering af nye it-systemer er historisk forbundet med modstand fra brugerne og store resurser til uddannelse. Exformatics ESDH gør op med traditionerne, udfordrer mappehierakiet og giver hurtigt overblik i hjemlige omgivelser. Medarbejderne stiller krav i dag. Et af de mest udtalte er, at it skal være nemt og hurtigt at gå til. Er det for indviklet at bruge, eller er svartiden længere end køen ved kaffeautomaten, så kan en applikation hurtigt ryge ud i kulden. Det imødekommer Exformatics ESDH ved at leve op til få, simple principper. Brugerfladen er skabt i velkendte rammer med de samme begreber som i Microsoft Office. Det giver brugerne en umiddelbar genkendelseseffekt. Resultatet er, at medarbejderne hurtigt føler sig hjemme og navigerer rundt som havde de langt større rutine. Men det er ikke blot genkendelseseffekten ved Officepakken, der går igen. En vigtig funktion ved Exformatics ESDH er, at det er fuldt integreret til Microsoft Office, så medarbejderne kan udnytte de mange funktioner direkte fra fx Outlook, Word og Excel. Dokumenter kan oprettes og tilknyttes sager med kun få klik. Nemmere og hurtigere bliver det ikke, og tidsbesparelsen kan mærkes fra dag ét. Brugen af Exformatics ESDH giver også igen til medarbejderne. De får nu i den travle hverdag et 360 graders overblik over både forestående og løste opgaver og tilknyttede dokumenter, kontakter og projektdeltagere. Væk er noter på postits og papirer, der altid forsvinder. Arbejdsgange, opgaver, noter og meget mere er samlet i én brugergrænseflade. ESDH er aktivitetsorienteret Exformatics ESDH er meget mere end virksomhedens samlingspunkt for viden, dokumenter, mails etc. Projektledere får en hjælpende hånd, der sætter strøm til processerne i virksomheden. Væk er planlægningsark i Excel, og ind kommer brugergrænsefladen i ESDH-løsningen. Det er et cockpit, der giver et komplet billede af, hvor i processen sager og aktiviteter befinder sig. Medarbejderne uddelegerer opgaver til kollegaer på ingen tid. Dermed er det slut med forsinkelser, fordi opgaver uden ansvarlige bliver syltet. Og Exformatics ESDH er ikke bare "endnu" et it-system. Det er i stedet en konsolidering af de eksisterende programmer én portalindgang til de eksisterende løsninger. Da Exformatics ESDH bygger på en åben platform, integrerer det til kunde- og medlemssystemer, forretningssystemer og mailsystemer. Krav til brugeroplevelsen Da rammerne om Exformatics ESDH bygger på Microsoft Office og Internet Explorer, stiller brugen af ESDH ikke større krav, end der i forvejen stilles til medarbejderne. Brugeroplevelsen er også i højsædet i Exformatics ESDH. Vi påstår, at hvis medarbejderne kan surfe på internettet og benytter netbank i det daglige, så er de godt rustede til at samle og finde viden i ESDH fra Exformatics. ESDH på tværs af organisationen Med Exformatics ESDH tilgodeser man ikke blot medarbejdere, der håndterer store mængder information. Da Exformatics ESDH er modulopbygget, kan moduler til kvalitet, HR, kundeservice og skabelonhåndtering komme mange flere til gode. Exformatics ESDH sikrer en strømlining af virksomhedens processer, så projekter, kontrakter og kundeaktiviteter følger fastsatte procedurer. På den måde understøtter ESDH-løsningen virksomhedens forretningsprocesser men heller ikke mere, end at de evigt dynamiske processer nemt kan ændres, når nye forhold indtræder. Side 4
Faciliteter i Exformatics ESDH 360 graders overblik over igangværende sager og aktiviteter Hurtig oprettelse af sager/aktiviteter og uddelegering af opgaver Tilknyt dokumenter, e-mails, noter og meget mere til aktiviteter med få klik Integration til Office, Outlook, Dynamics og meget mere Sags og aktivitetsstyring Dokumentstyring E-mailstyring Frase- og skabelonstyring Projektstyring Vores medarbejdere stiller meget høje krav. Bøvlefaktoren skal være minimal, da fokus er på medlemmerne. ESDH skal derfor være enkelt, ligetil og hurtigt - og designet til vores arbejdsmåde. Det er en succes. Exformatics ESDH bidrager til at sikre at den samlede service til vores medlemmer vil blive bedre. Kvalitetsstyring Intranet Dorte Ebling, konsulent, DM Dansk Magisterforening DM samler 36.000 kandidater og studerende inden for humaniora, naturvidenskab, samfundsfag og sundhedsvidenskab. DM har 110 ansatte og 36.000 medlemmer. DM bruger Exformatics ESDH til HR-sager, medlemssager, kollektive sager, sager fra karriererådgivningen mv.
Exformatics evne til at levere inden for en stram tidsramme på to måneder har virkelig imponeret os. Vi hører ofte om it-projekter, som det tager måneder og år at få implementeret og fejlrettet, men på bare otte uger har de konfigureret og implementeret en komplet løsning til LO s digitale sagssystem. Knud T. Marthens, administrationschef, LO Landsorganisationen Danmark (LO) er hovedorganisation for 18 medlemsforbund. I LO har Exformatics ESDH erstattet tidligere systemer og håndterer op mod en million dokumenter. Med Exformatics kan LO håndtere komplekse sager med opgaver, e-mails, dokumenter, 200 skabeloner, møder, involverede parter og tilhørende korrespondance. Information Hvilke dimensioner skal styres? Hvordan er sammenhængen? GUI Design af navigeringsmuligheder Design af sideopbygning og søgning Konfiguration Konfiguration af løsningen og ønskede moduler Dokumentation Dokumentation udarbejdes Uddannelse Uddannelse af superbrugere
Unikke og fleksible standardløsninger Exformatics ESDH bygger på en standardløsning, der tilpasses den enkelte organisation i workshops. En åben standard og en række konfigurerbare moduler er fundamentet for den unikke opbygning og tilpasning. Tilretningen sker på kortest mulige tid til lavest mulige omkostninger. Implementering af nye it-løsninger og særligt ESDH er per tradition lange og omkostningstunge projekter. Det gør Exformatics op med. Vores varemærke er kort leveringstid, hvilket vi sikrer med vores unikke teknologi og et workshopbaseret leveranceapparat. Med en kort leveringstid begrænser vi den samlede projektøkonomi, mens brugernes entusiasme for projektet fastholdes. Exformatics ESDH gør op med kompleksitet, lange processer og kæmpe kravsspecifikationer. Det er Exformatics ESDH s åbne arkitektur, der gør det muligt at levere en færdig, kundetilrettet løsning på 4-8 uger. En fleksibel og konfigurerbar platform tillader, at vores ESDH-løsning tilrettes den enkelte organisations arbejdsgange og terminologier, så løsningen følger de i forvejen indarbejdede processer nøje også på tværs af afdelinger. Den åbne platform gør det samtidig muligt at konfigurere løsningen, så den passer til det eksisterende it-miljø. Baseret på vores erfaring og den høje grad af indbygget fleksibilitet er det muligt at fjerne et stort antal dage fra det samlede projekt. Det gælder både interne og eksterne konsulentdage. Løsningen konfigureres på workshops ESDH-løsningen tilrettes gennem typisk to-tre workshops hos kunden, hvor relevante repræsentanter for brugerne deltager. På disse workshops konfigureres løsningen live, så den foreløbige version optimeres til brug i de enkelte afdelinger i virksomheden eller organisationen. Kun ved at tilpasse løsningen til brugerne og ikke omvendt sikrer vi en så gnidningsfri ibrugtagelse som muligt. På vores workshops gennemgår vi typisk følgende: Information: Hvilke dimensioner skal styres, og hvordan hænger de sammen? Hvilken terminologi bruges? Brugergrænsefladen: Design af navigeringsmuligheder, sideopbygning, søgning og overblik Opsætning og konfiguration Dokumentation af løsningen Uddannelse af superbrugere Når workshops er vel overståede, og leverancen er testet og godkendt, er det nemt for superbrugere i virksomheden at vedligeholde ESDH-løsningen løbende. Det er også typisk superbrugere, der underviser brugerne internt i den simple brug af Exformatics ESDH. Samlet sikrer den unikke proces kort time to market og høj return on investment. Det er Exformatics særkende. Vores mål er altid, at løsningen skal hurtigt i luften. Det indgyder positiv stemning, når et projekt overholder tidsplanen og brugerne får mærkbare fordele fra dag 1. Og projektøkonomien giver genlyd hos både ledelse og de projektansvarlige. Side 7
Exformatics er meget mere end ESDH Exformatics ESDH er meget mere end sags- og dokumenthåndtering. Løsningen understøtter organisationens arbejdsmetoder og giver et enestående overblik over igangværende aktiviteter. Exformatics har rykket ved begrebet ESDH. I dag er ESDH ikke blot en selvstændig løsning til systematisering af dokumenter og sager. Det er i den grad blevet en medarbejderportal, som er indgangen til håndtering af den akkumulerede viden i virksomheden eller organisationen. ESDH har flyttet sig fra at være et arkiv skabt af eksperter til brug af eksperter til at være en levende og dynamisk indgang til den viden, som medarbejdere i dag behøver for at kunne arbejde optimalt. Brugere uden større kendskab til it kan uden videre udnytte fordelene i Exformatics ESDH til at opsamle viden, få overblik, styre mod målene og sikre optimal koordinering. ESDH som afløser for intranettet Exformatics ESDH bringer med de nyeste faciliteter ESDH-systemerne ind på intranettets område. Medarbejderne får med Exformatics ESDH deres egen portalside med foretrukne aktiviteter, favoritsøgninger, udestående opgaver og seneste sager. Dermed bliver ESDH-løsningen den enkelte medarbejders cockpit, der skaber større overblik og sikrer fremdriften i hverdagen. Exformatics ESDH er et enterprise 2.0-intranet, der er baseret på web 2.0-teknologi. Exformatics ESDH kan på den måde arbejde tæt sammen med et eksisterende intranet eller helt erstatte det. Løsningens design og funktioner gør det nemt at publicere rapporter, nyheder, KPI er, virksomhedsinformation og instruktioner på forsiden, så det er det første, som medarbejderen ser. Informationen gives til medarbejderne på den måde, de ønsker det. Det kan være et helikopterperspektiv over igangværende sager og flaskehalse for at sikre fremdriften generelt. Det kan også være et kig på detaljeniveau på en enkelt opgave, der kræver opmærksomhed. Funktionerne kan nemt dedikeres de enkelte medarbejdere via rolletildeling, der arbejder sammen med Active Directory. Dermed sikres de rette personer den rette adgang, og Exformatics ESDH understøtter dermed organisationens sikkerhedspolitikker. Integration til eksisterende it-systemer For at en ESDH-løsning skal blive en integreret succes i organisationen, skal brugerne kunne hente oplysninger på tværs af de øvrige systemer. Da Exformatics ESDH bygger på åbne standarder og udbredt teknologi, integrerer løsningen i forvejen til en lang række CRM- samt økonomi- og medlemssystemer. Den udvidede integration til de eksisterende systemer betyder, at medarbejderne fortsat kan arbejde med de it-løsninger, der er krævet for at de kan varetage opgaverne. Det maksimerer de samlede investeringer i it-løsninger i organisationen, når flere systemer kan smelte sammen i ét. På sigt kan eksisterende systemer blive delvist overflødige, hvilket giver besparelser på udgifterne til licenser og vedligehold. Side 8
Exformatics integrerer til CRM-løsninger Medlemssystemer Økonomisystemer Øvrige forretningssystemer ESDH-systemet fra Exformatics har vist sig at kunne langt mere, end vi bad om. For eksempel understøtter det workflows, som er supergodt i forbindelse med vores lean-projekt. Lars Christensen, projektleder, Tele Greenland Tele Greenland er udbyder af post og kommunikation på Grønland. ESDHløsningen bruges på tværs af organisationen til blandt andet projekthåndtering, aktivitetsstyring og dokumenthåndtering. Husk personalefest på fredag... Adm. dir. har ordet: Kære kollegaer Nye kollegaer i administrationen: Frederik Nielsen og Peter Solberg Projekt SB124 er afsluttet og leveret!
Systemkrav Microsoft Office Sharepoint Server 2007 eller 2010 Microsoft Windows Server 2003 eller 2008 Microsoft Office 2003, 2007 eller 2010 Microsoft Exchange 2003 eller 2007 Microsoft SQL 2005 eller 2008 Vi har haft fokus på brugervenlighed, gode søgefunktioner samt integration til andre systemer i vores udvælgelse af ESDH-system.Desuden har vi lagt vægt på, at der er mulighed for udbygning af systemet, fx projektstyring og CRM. Og alt dette lever Exformatics ESDH til fulde op til. Anette Forsmann, bibliotekar, Professionshøjskolen Metropol Professionshøjskolen Metropol udbyder 15 korte og mellemlange grunduddannelser samt en lang række efter- og videreuddannelser. Metropol har cirka 10.000 studerende og cirka 1000 medarbejdere og bruger Exformatics ESDH til dokumenthåndtering. Word Office Excel Project ESDH Outlook Forretningsbaserede web services SOA Share- Point Exchange SQL Server Active Directory
Exformatics bygger på udbredt platform Exformatics ESDH bygger på Microsoft-teknologi, som er den nyeste og mest udbredte blandt danske virksomheder. Det betyder nem og hurtig integration, skalérbarhed og et minimum af investering. Teknologien bag Exformatics ESDH bygger på Microsofts standardprodukter Exchange Server, SQL Server og SharePoint. Dermed er den fleksible og gennemprøvede løsning i stand til at udnytte de egenskaber, de enkelte Microsoft-produkter hver især står for. En af de væsentligste features er, at Exformatics ESDH bygger på en standardløsning. Standardløsningen er enkel at tilpasse og konfigurere, så moduler sammensættes til at udgøre netop den løsning, der opfylder den enkelte kundes behov. Modulerne til Exformatics ESDH kan nemt implementeres og maksimerer udbyttet af investeringen i ESDH. Fra Microsoft Exchange samler Exformatics ESDH viden om kontakter, e-mails, kalender og opgaver. Dokumenter og portalsider knyttes sammen fra SharePoint, og SQL Server samordner de tabelorienterede data. Da Microsoft-teknologien er den mest udbredte betyder det også, at Exformatics ESDH nemt integrerer og løbende opdateres, så løsningen følger den nyeste teknologi fra softwaregiganten. Exformatics ESDH vokser med organisationen Exformatics ESDH bygger på en unik platform, der kan skaleres op og ned alt efter behov, blot ved simpel konfiguration. En anden fordel ved platformen i Exformatics ESDH er, at løsningen i første omgang kan implementeres i en del af organisationen og herefter rulles ud til øvrige medarbejdere inden for andre funktionsområder. Det garanterer endnu kortere tid til opstart, og de mest trængte medarbejdere kan få glæde af ESDH hurtigst muligt. Uddannelse af brugere Uddannelse af brugere af enhver form for it er essentiel, hvis beslutningen om at indføre nye løsninger skal blive en succes. For at Exformatics ESDH skal understøtte forretningen bedst muligt, bør både superbrugere og slutbrugere uddannes for at føle sig hjemme også selvom rammerne med Microsoft Officepakken er velkendte. Derfor har Exformatics fokus på at sikre, at superbrugerne føler sig godt rustede til indførelsen af ESDH og ikke mindst at de føler sig trygge i de nye omgivelser. Efter ibrugtagning er det typisk superbrugerne, der uddanner brugerne i virksomhederne. En superbruger er uddannet på 1-2 dage, mens brugerne uddannes på blot en dag. Den korte tid fra løsningen er i luften, til brugerne har den fuldt integreret i hverdagens opgaver sikrer et højt return on investment og fastholder samtidig gejsten hos personalet. Exformatics tilbyder en række kurser, der uddanner brugerne i Exformatics ESDH. Kurserne tilrettelægges efter netop jeres arbejdsgange, så både undervisningen og det tilhørende materiale er højest relevant. Side 11
Vil du vide mere? Book en demonstration, hvor vi viser, hvad Exformatics ESDH kan gøre for netop din organisation. Ring på 7020 9051! znildt design- og kommunikationsbureau www.exformatics.com Exformatics A/S. Lautrupsgade 13. 2100 København Ø. Telefon 7020 9051. E-mail: info@exformatics.com Exformatics leverer standardløsninger til vidensdeling, sags- og projektstyring, workflow og dokumenthåndtering. Vores løsninger bygger på Microsoft SharePoint og sikrer effektivisering af forretningskritiske processer og vidensdeling hos vores kunder. Kundelisten tæller ministerier, kommuner, administrationsselskaber, produktionsvirksomheder, servicevirksomheder, finansielle selskaber, rådgivende ingeniørvirksomheder, post- og televirksomheder, interesseorganisationer og faglige organisationer.