Brugervejledning til LærerIntra Version 4.1.5 December 2005 1
1 Brugervejledning til LærerIntra...9 2 LærerIntras forside...12 2.1.1 Skolens forside...12 2.1.2 Min forside...14 2.2 Nyt fra......15 2.3 Opslagstavlen...18 3 Koordination...19 3.1 Reservationssystemet...19 3.1.1 Hvad kan reservationsdelen bruges til?...19 3.1.2 Sådan ser du, om en resurse er booket...19 3.1.3 Oprette, ændre og slette en reservation...21 3.1.4 Multibooking...22 3.1.5 Reservere et sæt...23 3.1.6 Få overblik over reservationerne...24 3.1.7 Hvem kan reservere, og hvad kan reserveres?...25 3.1.8 Driftsmeddelelser...26 3.1.9 Ferier, fridage og masseoprettelse...26 3.1.10 Lektionsbetegnelser...26 3.2 Kalenderen...27 3.2.1 Sådan kigger du på aktiviteterne i kalenderen...27 3.2.2 Grundindstillinger: Mødedag og mødemoduler...29 3.2.3 Sådan oprettes/redigeres en aktivitet...30 3.2.4 Noter til aktiviteter og møder i kalenderen...32 3.2.5 Masseoprettelse af aktivitet...33 3.2.6 Grafisk oversigt over aktiviteter...34 3.3 Skemaer...36 3.3.1 Vikarskemaer for en dag eller en uge...36 3.3.2 Oversigt over vikarskemaer...37 3.3.3 Oprettelse og gennemsyn af vikarsedler...38 3.3.4 Skema for lærer, klasse, lokale eller enkelt elev...39 3.3.5 Skemaer for et lærerteam, flere klasser eller flere lokaler...39 3.4 Skolens pædagogiske servicecenter...40 3.4.1 Det pædagogiske servicecenter koordinerer og inspirerer...40 3.4.2 Koordineringskalenderen...40 3.4.3 Skolebibliotekets udstillinger og aktiviteter...42 3.4.4 Oprette og redigere en aktivitet...42 3.4.5 Nyt fra skolebiblioteket...43 3.4.6 Resurselærere...44 3.5 Interne kurser...45 3.5.1 Administration af interne kurser...46 3.5.2 Kursusoversigt og tilmelding...46 3.5.3 Hvilke kurser er jeg tilmeldt?...47 3.5.4 Deltagerstatistik...47 3.5.5 Kursusstatistik...48 3.6 SFO...48 4 Arkiv...50 2
4.1 Dokumentarkivet...50 4.1.1 Hvad er dokumentarkivet?...50 4.1.2 Læs de sidste nye, vigtige dokumenter...51 4.1.3 Dokumenthåndtering...51 4.1.4 Find dokumenter med en simpel søgefunktion...53 4.1.5 Find dokumenter ved avanceret søgning...53 4.1.6 Gem et dokument med direkte filadgang...54 4.1.7 Dokumentarkivets send-funktion...55 4.1.8 Dokumentarkivets indbyggede editor...55 4.2 Vigtige dokumenter...56 4.3 Editor...56 4.4 Billedarkivet...60 4.4.1 Hvad er et billedarkiv?...60 4.4.2 Billedarkivets send-funktion...60 4.4.3 Find billeder i oversigtslister...61 4.4.4 Gennemse billeder i billedarkiv...62 4.4.5 Find billeder med søgefunktionen...62 4.5 Nyhedsarkivet...63 4.5.1 Sådan præsenteres nyhederne i nyhedsarkivet...63 4.5.2 Oversigt over nyheder...64 4.5.3 Sådan tilføjes, redigeres og slettes nyheder...64 4.6 Samlemapper...66 4.6.1 Oprette og redigere samlemapper...66 4.6.2 Oprette og redigere faneblade...68 4.6.3 Oprette og redigere noter om dokumenter og links...70 4.6.4 Gemme årsplaner og undervisningsplaner i samlemappe...72 4.6.5 Kopiére filer fra et faneblad til et klassearkiv...73 5 Databaser...75 5.1 Elevkartotek...75 5.1.1 Oversigtslister og kontaktoplysninger...75 5.1.2 Redigeringsdel...77 5.2 Hold...78 5.2.1 Dannelse af hold...79 5.3 Cykelnumre...80 5.3.1 Se cykelnumre - og opret nye...80 5.4 Tilladelse til offentliggørelse...80 5.5 Tilpasning af elev- og læreroplysninger...81 5.6 Personalekartoteket...82 5.6.1 Selve personalekartoteket...82 5.6.2 Lister og skemaer...83 5.7 Forældreoplysninger...84 5.7.1 Kontakt til forældre...85 5.7.2 Forældrebank...85 5.7.3 Skolebestyrelsen...85 5.7.4 Forældreråd mm...87 5.8 Skolens eksterne samarbejdspartnere...87 5.9 UV-materialer...87 5.9.1 Materialebasen...88 3
5.10 Videobånd...89 5.11 Edb-programmer...92 5.12 Lydbånd...97 5.13 Forældreoplysninger...99 5.13.1 Kontakt til forældre...99 5.13.2 Forældrebank...100 5.13.3 Skolebestyrelsen...100 5.13.4 Forældreråd mm...102 5.14 Skolens edb-udstyr...102 5.14.1 Oversigtslister...102 5.14.2 Tilføj, ret eller slet oplysninger om edb-udstyr...103 5.15 Brugerbaser...104 5.15.1 Opret ny brugerbase...104 5.15.2 Brug databasen...105 5.15.3 Tilføj, rediger eller slet oplysninger...106 6 Værktøj...107 6.1 Tips & tricks...107 6.1.1 Hent viden i arkivet Tips & tricks...107 6.1.2 Tilføj eller slet dokumenter...108 6.2 Værktøjskassen...109 6.2.1 Hent viden i arkivet Værktøjskassen...109 6.2.2 Tilføj eller slet værktøjer...110 6.3 Lav et Skoleskema...111 6.3.1 I SkoleIntras værktøjskasse kan man selv lave et skoleskema...111 6.4 Skolens fotoalbum...113 6.5 Dokumentskabeloner...115 6.6 Evaluering...117 6.6.1 Spørgeskemaundersøgelser...117 6.6.2 Multiple-choice værksted...120 6.6.3 Udviklingsplaner for elever...120 6.6.4 Kvalitet i folkeskolen...124 7 Dette er et link til KVALITET I FOLKESKOLEN (www.kif.emu.dk) - et websted med gode værktøjer til kvalitetsudvikling og evaluering af undervisningen....125 8 Links...126 8.1 Lærernes links...126 8.1.1 Find nyttige links i samlingen...126 8.1.2 Rediger linksamlingen...127 8.1.3 Søgesiden...128 8.1.4 UV-resurser...128 8.2 Nyhedstjenester...129 8.2.1 Oversigt over nyhedstjenester...129 8.2.2 Visning af nyhedstjeneste på forsiden af LærerIntra og ElevIntra...130 8.2.3 Nyhedslæseren...131 9 Samarbejde...133 9.1 Beskeder...133 9.1.1 Signal om ulæste beskeder på forsiden...133 9.1.2 Oversigt over modtagne og sendte beskeder...133 9.1.3 Opret og vis beskeder...135 4
9.1.4 Huskesedler...137 9.2 Elektronisk post...138 9.3 Debatforum...140 9.3.1 Tilføj eller slet et debatrum...140 9.3.2 Åbne et debatrum...140 9.3.3 Administration af debatrum...142 9.4 Evaluering...143 9.4.1 Spørgeskemaundersøgelser...143 9.4.2 Multiple-choice værksted...146 9.4.3 Udviklingsplaner for elever...146 9.4.4 Kvalitet i folkeskolen...150 9.5 Logbog...150 9.5.1 Se et udvalg af logbøger...150 9.5.2 Oprette en ny logbog...151 9.5.3 Redigere en logbog...152 9.5.4 Læse i en logbog...152 9.5.5 Tilføje en note i en logbog...153 9.5.6 Redigere en note i en logbog...154 9.6 Undervisningsforløb...154 9.6.1 Sådan læses en beskrivelse af et undervisningsforløb...155 9.6.2 Sådan oprettes en beskrivelse af et undervisningsforløb...155 9.6.3 Sådan redigeres en beskrivelse af et undervisningsforløb...156 9.6.4 Sådan gemmes et undervisningsforløb i en samlemappe...157 9.7 Ugeplaner...157 9.7.1 Oprette en ugeplan...157 9.7.2 Redigere en ugeplan...159 9.7.3 Se en ugeplan for en klasse...159 9.7.4 Skifte visning...160 9.7.5 Udgive ugeplan...161 9.7.6 Udsende ugebrev til abonnenter...161 9.8 Skemaer og ugeplaner...161 9.8.1 Et værktøj til fleksibel planlægning...162 9.9 Klasselog...165 9.10 Dagbøger...171 9.10.1 Sådan opretter man en dagbog...171 9.10.2 Sådan skriver man noter i en dagbog...172 9.10.3 Sådan får man vist oplysningerne i en dagbog...173 9.11 Årsplaner...174 9.11.1 Sådan læses en årsplan...174 9.11.2 Sådan oprettes en årsplan...174 9.11.3 Sådan redigeres en årsplan...175 9.11.4 Sådan gemmes en årsplan i samlemappe...176 9.12 Arbejdsrum...177 9.12.1 Opret et nyt arbejdsrum...178 10 Admin...186 10.1 Fra kontoret...186 10.2 Nyt fra kontoret...186 10.3 Rediger vikarskema...187 5
10.4 Medarbejder-info...188 10.4.1 Sådan læser man Medarbejder-info...189 10.4.2 Tilføj, rediger eller slet infosedler...189 10.5 Tilpasning...190 10.6 Tilpasning af bookingdelen og kalenderen...191 10.6.1 Tilpasningsmuligheder...191 10.7 Masseoprettelse/massesletning...193 10.7.1 Masseoprettelse af aktiviteter...193 10.7.2 Masseoprettelse af reservationer...194 10.7.3 Masseoprettelse af ferier og skemafrie perioder...194 10.7.4 Massesletning af aktiviteter...195 10.7.5 Massesletning af reservationer...195 10.7.6 Massesletning af ferier, fridage og skemaløse perioder...195 10.8 Indstillinger...196 10.8.1 Stamoplysninger...196 10.8.2 Layout...196 10.8.3 Log på / log af...197 10.8.4 Menusystem...198 10.8.5 Links på søgesiden...199 10.8.6 Skematype...200 10.8.7 Oversættelse af udvalgte termer...201 10.8.8 FirstClass server...201 10.9 Import/eksport...202 10.9.1 Import af skemaer...203 10.9.2 Import af lærerdata...211 10.9.3 Import af elevdata...217 10.9.4 Import af data: Import af kalender fra Microsoft Outlook til Skoleintras personlige kalender 236 10.9.5 Eksport af data: Sikkerhedskopi af SkoleIntras databaser...241 10.9.6 Eksport af data: Eksport til fil på egen computer...242 10.9.7 Eksport af data: Eksport af mødekalender til Microsoft Outlook...243 10.9.8 Import af data om edbudstyr (CSV-fil)...246 10.10 Adgangskoder og brugerrettigheder...247 10.10.1 Adgangskoder til intranettet...247 10.10.2 Brugernes rettigheder på intranettet...249 10.10.3 Brugernavne til skolens netværk og til Skolekom...250 10.11 LærerIntras forside...251 10.11.1 Skolens forside...252 10.11.2 Min forside...254 10.12 Vedligeholdelse...255 10.12.1 Slet gamle data og dokumenter mm...255 10.12.2 Slette alle reservationer på en dag...256 10.12.3 Slette noter fra klasselogbog...256 10.12.4 Overfør elever til næste klasse...257 10.12.5 Bemærkninger:...258 10.12.6 Slette noter fra klasselogbog...259 10.12.7 Administration af billeder i "skjulte" mapper...260 10.12.8 Administration af dokumenter...260 6
10.12.9 Opdater LærerIntra til nyeste udgave...260 10.13 Ajourføre skemaoplysninger...261 10.13.1 Hvad anvendes skemaoplysningerne til?...261 10.13.2 Manuel vedligeholdelse af skemaer...263 10.13.3 Rediger klasseskemaer - åbent skema...266 10.13.4 Slet flere skemaperioder og skemaer på een gang...266 10.13.5 Import af skemaer...267 10.14 Optælling af lektioner i skemaer...267 10.14.1 Optælling af lektioner i lærerskemaet og klasseskemaet...267 10.15 Rediger grundskemaer...270 10.15.1 Grundskemaet indeholder alle skemainformationer i faste felter...270 10.15.2 Rediger skemaet...270 10.16 Rediger lærer- og klasseskemaer - åbne skemaer...275 10.16.1 Klasse- og lærer- og lokaleskemaerne kan frit redigeres, hvis skolen arbejder med et åbent skema...275 10.16.2 Rediger skemaet...276 10.16.3 Eksempler på, hvordan skemaet kan udfyldes...278 10.17 Postlister...279 10.18 Logfil over brugen af LærerIntra...281 10.19 Elevernes intranet...283 10.19.1 Vedligeholdelse...283 10.19.2 Konfiguration...285 10.19.3 Afprøvning...286 10.20 Skoleporten...287 10.20.1 Vedligeholdelse...288 10.20.2 Konfiguration...293 10.20.3 Afprøvning...301 10.20.4 Tekstversion af Skoleporten...301 10.21 Det elektroniske skoleblad...302 10.21.1 Oversigt over skoleblade...302 10.21.2 Opret et nyt nummer af bladet...302 10.21.3 Rediger udgavens egenskaber...303 10.21.4 Tilføje eller redigere artikler...303 10.21.5 Besked om nyt skoleblad via e-mail...305 10.22 Sammenlignelig brugerinformation...305 10.23 Kom godt i gang med at bruge Skoleporten...307 10.23.1 Forudsætninger...308 10.23.2 Adgang til administration af Skoleporten...308 10.23.3 Skoleportens udseende...309 10.23.4 Designelementernes udseende...310 10.23.5 Strukturen: Menupunkter og links...312 10.23.6 Undermenusidens links...313 10.23.7 Aktivering af dynamiske sider...314 10.23.8 Vedligeholdelse af indholdet...315 10.23.9 Dokumenter på Skoleporten...315 10.23.10 Dynamiske sider...316 10.23.11 Postlister...320 10.24 ForældreIntra...321 7
10.24.1 Administration af ForældreIntra...322 10.24.2 Afprøvning...325 10.25 Meddelelser til alle forældre i ForældreIntra...326 10.26 Infokiosk...327 10.26.1 Sådan oprettes en præsentation i Infokiosk...327 10.26.2 Sådan vises en præsentation i Infokiosk...330 11 Andet...331 11.1 Sikker forbindelse...331 11.2 XUpload...332 11.2.1 Installation af XUpload...333 11.3 Kom godt i gang med at bruge LærerIntra...334 11.3.1 Forudsætninger...335 11.3.2 Læreroplysninger...335 11.3.3 Kodeord og brugerrettigheder...336 11.3.4 Brugerfladens udseende...336 11.3.5 Menuindstillinger...337 11.3.6 Stamoplysninger...337 11.3.7 Tilpasninger inden bookingsystemet tages i brug...337 11.3.8 Tilpasninger inden kalenderen tages i brug...338 11.3.9 Tilpasninger inden vikardelen og skemaer kan bruges...339 11.3.10 Pædagogisk Servicecenter...339 11.3.11 Dokumenter, billeder og nyheder...339 11.3.12 Tilpasning af forsiden...340 11.3.13 Nye menupunkter...341 11.3.14 Elevdata...341 11.3.15 Forældre...341 11.3.16 Edb-udstyr...342 11.3.17 Lav din egen database...342 11.3.18 Værktøjskassen fylder du selv op...342 11.3.19 Tips og tricks...342 11.3.20 Dokumentskabeloner...342 11.3.21 Klasseloggen...343 11.3.22 Årsplaner...343 11.3.23 Logfil...343 11.3.24 Vedligeholdelse...343 11.3.25 Sikkerhedskopiering...343 11.3.26 Systemcheck...344 11.3.27 ElevIntra, Skoleporten og ForældreIntra...344 11.3.28 Yderligere oplysninger...344 11.4 Lånebase...344 11.5 Mødedag...345 8
1 Brugervejledning til LærerIntra LærerIntra betyder Lærernes Intranet. LærerIntra er et web-baseret edb-program til håndtering af daglige rutiner i forbindelse med lærergerningen. LærerIntra kan smiddiggøre lærernes samarbejde på mange måder. Det rummer en lang række funktioner til koordinering, dokumenthåndtering, informationsbehandling, gensidig udvikling og samarbejde. Det kan måske være svært at danne sig et overblik over alle mulighederne i LærerIntra. Denne vejledning er skrevet både for at give et overblik over mulighederne og for at give en grundig forklaring til hver enkelt facilitet. For skoler og institutioner, der skal i gang med at bruge LærerIntra, er der fremstillet en særlig vejledning med gode råd om, hvordan man bedst kommer i gang med at bruge intranettet. Vejledningen hedder Kom godt i gang med at bruge LærerIntra. Forsiden Skolens forside, herunder Nyt fra... Min forside Skolekom Koordination - moduler, der letter lærernes tilrettelæggelse af undervisningen Reservationssystemet Kalenderen Oplysninger om skemaer og skemaændringer Skolens pædagogiske servicecenter SFO Arkiv - et dokumentforvaltningssystem, der giver brugerne let adgang til informationer Dokumentarkivet - herunder Vigtige dokumenter og Editoren Billedarkivet Nyhedsarkivet Samlemapper Database - kartoteker, hvor man kan søge faktuelle oplysninger om elever, lærere mm. Elevkartoteket, herunder hold Personalekartoteket Oplysninger om forældre - herunder skolebestyrelsen Skolens eksterne samarbejdspartnere UV-materialer Skolens edb-udstyr 9
Brugerdatabaser Værktøj - kollega-til-kollega læring samt en række selvbetjeningsmoduler Tips & tricks Værktøjskassen Skolens fotoalbum Dokumentskabeloner Evaluering Links - nyttige links til resurser på Internettet Lærernes egne links UV-resurser Søg på internettet Nyhedslæser/Nyhedstjenester Samarbejde - værktøjer til fremme af teamsamarbejde og skriftlighed Beskeder Elektronisk post Debatforum Logbog UV-forløb Ugeplaner Skema/Ugeplan Klasselog Dagbøger Årsplaner Arbejdsrum Admin - rutiner til opsætning og vedligeholdelse af intranettet Fra kontoret, herunder Nyt fra kontoret, Vikarskemaer og Medarbejderinfo Tilpasning, herunder Masseoprettelse/massesletning Indstillinger Import/eksport Adgangskoder og brugerrettigheder Min forside Vedligeholdelse Skemaer Postlister Logfil 10
ElevIntra Skoleporten - herunder Kom godt i gang med Skoleporten ForældreIntra Infokiosk Andet Editor Sikker forbindelse / godkendelse af certifikat XUpload 11
2 LærerIntras forside LærerIntra indeholder flere forsider, der er arrangeret som faneblade: Skolens forside Min forside Skolekom Fællesnettet Fanen Skolens forside indeholder oplysninger af interesse for alle skolens ansatte. Skolens forside rummer elementer som nyhedsarkiv, opslagstavle, aktivitetskalender, skemaændringer mm. Indholdet hentes fra LærerIntras databaser, og antallet af elementer fastlægges af administrator under Admin > Indstillinger > Forside Fanen Min forside er brugerens personlige forside, hvor det er den enkelte bruger, som styrer, hvad der skal vises. Det sker via Admin > Min forside. Den personlige forside rummer brugerens profil (dvs. oplysninger om brugeren som er gemt i systemet), huskelisten med beskeder, huskesedler og påmindelser om møder, kurser og vikartimer. Desuden kan brugeren "abonnere" på nyhedstjenester, klasselogbøger og debatfora. Ved at klikke på fanen Skolekom får man direkte adgang til sit skrivebord i Skolekom, hvis brugerens skolekomid og -kode er kendt af SkoleIntra. BrugerID og -kode indtastes under Samarbejde > Elektronisk post. Hvis FirstClass browserplugin er installeret, åbnes Skolekom i dette plugin (virker kun i Internet Explorer). Ellers får man adgang til Skolekom ved hjælp af den almindelige webbaserede adgang. FirstClass browserplugin kan downloades gratis fra http://forside.skolekom.dk/indhold/punkt6/installation. Skoler, som ikke ønsker at benytte Skolekom, kan fravælge fanebladet under Admin > Indstillinger > FirstClass server Fanen Fællesnettet vises kun, hvis det aktuelle LærerIntra indgår i et (kommunalt?) fællesnet, hvor der er mulighed for at trække på oplysninger, som er gemt på en fælles intranet-server. Hvis man vælger fanen Fællesnettet, åbnes fællesserverens forside med mulighed for bl.a. at se beskeder fra kollegaer på de andre skoler i netværket. 2.1.1 Skolens forside Der er en række muligheder for at påvirke fanebladet Skolens forside, så indholdet tilgodeser de lokale ønsker. Ændringer, som foretages her, gælder for alle brugere af skolens intranet. Indstillingerne foretages af administrator under Admin > Indstillinger > Forside. De mange indstillingsmuligheder nås via en menuside med følgende links: Aktivering af forsidens elementer 12
De mange elementer på forsiden kan til- eller fravælges efter behov. Man vælger at sætte et element på forsiden ved at markere det pågældende felt. Her er en oversigt over indstillingsmulighederne: Vis fast billede, seneste nyhed eller html-side Der er tre mulighed for at anbringe et billede på forsiden. Man kan vælge imellem Nyeste billede i LærerIntras nyhedsarkiv. Billedet udskiftes automatisk, når der oprettes en nyhed i nyhedsarkivet. En fri html-side, som kan rumme såvel tekst, billeder og multimedieklip. Html-siden laves med den indbyggede editor og gemmes med et prædefineret filnavn i en reserveret mappe. Et fast billede med en fast billedtekst. Det kan fx være et billede af skolen. Opslag på opslagstavlen Dette link fører til oversigtssiden over LærerIntras opslag. Herfra er der mulighed for at oprette, ændre eller slette opslag på opslagstavlen. Skjul aktivitetskategorier På nogle skoler, hvor aktivitetskalenderen benyttes flittigt, kan listen over dagens aktiviteter på forsiden af LærerIntra blive uforholdsmæssig lang. Derfor er der tilføjet en mulighed for at fravælge visse aktivitetskategorier i listen over aktiviteter på forsiden. Fravalg af aktivitetskategorier respekteres både på forsiden af LærerIntra, ElevIntra og Skoleporten. Vælg nyhedstjenester Her har administrator mulighed for at vælge den eller de nyhedstjenester, som alle brugere skal møde på LærerIntras forside. Udvalget af nyhedstjenester kan ajourføres under Admin > Indstillinger > Nyhedstjenester. Det anbefales, at man ikke vælger mere end én nyhedstjeneste på forsiden, da det sløver opbygningen af forsiden, at serveren skal indlæse nyheder fra eksterne servere. Rediger genveje på forsiden På LærerIntras forside er der en valgboks, som rummer en række genveje til hyppigt brugte funktioner. Valgboksens genveje giver hurtig adgang til de pågældende sider uden om menusystemet. Listen over genveje kan ajourføres ved at klikke på linket her. 13
2.1.2 Min forside Under menupunktet Admin > Min forside kan den enkelte bruger fastlægge, om LærerIntra skal starte med at vise skolens forside, den personlige forside eller fællesnettets forside. Den enkelte bruger kan sammensætte sin personlige forside på et utal af måder. Følgende indstillingsmuligheder er til rådighed: Indstillinger Forsidens elementer Abonnementer Under indstillinger foretages en række grundlæggende valg, bl.a. om brugeren ønsker at blive gjort opmærksom på, at der er ulæste beskeder til den pågældende. Det sker ved hjælp af en dialogboks, som popper op, når skoleforsiden åbnes. Desuden skal man vælge forsidebillede og bestemme visning af aktiviteter og dokumenter i samlemapper. Der er valgmulighed mellem mange elementer på den personlige forside, og de enkelte elementer kan arrangeres efter behag. Man arrangerer sin forside ved at flytte elementer over i henholdsvis venstre og højre spalte af forsiden. Der kan vælges mellem følgende elementer: Profil Huskeliste Skolekom Møder Samlemapper Her kan læreren se de oplysninger om navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, som er lagt ind i LærerIntra. Desuden er der en angivelse af de oplysninger om læreren, som offentliggøres. I huskelisten vises oplysninger om beskeder, huskesedler, vikartimer, møder og interne kurser. Her viser flagene, om der er ulæste breve i mailbox eller konferencer på brugeren Skolekomskrivebord. Flagene opdateres ikke automatisk. Klik på opdater-ikonen for at hente de aktuelle flag fra Skolekom. Hvis der er ulæste mails, kan kan skifte til Skolekom med et enkelt klik på linket. Dette forudsætter dog, at brugeren har lagt skolekomnavn og -kode ind i LærerIntra under Samarbejde > Elektronisk post, og at First Class er installeret på brugerens computer. Listen indeholder de kommende møder. Brugeren bestemmer selv hvor mange møder, der skal vises. Her kan man få adgang til de nyeste dokumenter i de samlemapper, som læreren har adgang til. Reservationer Listen giver et hurtigt overblik over de emner, som brugeren har reserveret for de nærmeste 3 dage. Transportmappe Links Nyhedstjenester Her kan brugeren lægge filer, som man ønsker af have adgang til både hjemme og i skolen. Listen kan indeholde henvisninger til websteder, som brugeren ofte besøger. Brugeren kan abonnere på én eller flere nyhedstjenester. 14
Klasselogbøger Debatfora Billede Dagbøger Logbøger Her bliver man adviseret om nye noter i klasselogbøger. Her kan man se, om der er kommet nye indlæg i LærerIntras debatrum. Man kan vælge at få vist et billede på den personlige forside. Ved at abonnere på dagbøger kan man let følge med i, hvornår der kommer nye noter. Man kan se datoen for seneste note i udvalgte logbøger. Dokumentmapper Her er der links til de nyeste dokumenter i udvalgt mapper i dokumentarkivet. Man vælger selv hvilke nyhedstjenester, klasselogbøger, debatfora, dagbøger, logbøger og dokumentmapper, som man ønsker at holde øje med på den personlige forside. Det sker ved under menupunterne Abonner på... Transportmappen benytter ActiveX-objektet XUpload, når der skal sendes filer til serveren. Læs mere om XUpload her. Nyt fra... Modulet Nyt fra... kan bruges af interne informationsleverandører på skolen som fx kontoret, skolebiblioteket, tillidsrepræsentanten eller it-vejlederen til informere andre brugere om nyt inden for deres område. Der er fra starten tre kategorier af informationer: Nyt fra skolebiblioteket Nyt fra kontoret Nyt fra SFO Disse tre kategorier må af tekniske grunde ikke må slettes, men de vises kun, hvis der er nyheder inden for kategorierne. Administrator kan tilføje nye kategorier efter behov. Det sker under Admin > Indstillinger > Forside > Nyt fra... Disse kategorier kan slettes igen, hvis man ønsker det. Læs mere om de 3 faste kategorier ved at klikke på linkene herover. Nyheder på forsiden På forsiden af LærerIntra, ElevIntra og/eller i Skoleporten kan der være en oversigt over disse nyheder under overskriften Nyt fra... Her er der et link til den seneste nyhed inden for hver kategorier. Kun kategorier, hvor der findes nyheder, som må offentliggøres på den pågældende forside, medtages på forsiden. Det er muligt at vise links til flere nyheder inden for samme kategori. Det forekommer, hvis der findes nyheder, som er markeres som permanente og derfor vises fast på forsiden. 15
Hvis man lader markøren hvile et øjeblik over linket til en nyhed, vises selve nyhedsteksten i et "tooltip", så man har hurtig adgang til informationerne. Klikker man på linket, åbnes en nyhedsside, hvor nyheden ses i sin helhed. Nyhedsside Hver nyhed kan indeholde en overskrift, en beskrivende tekst, et link og et billede. Fra nyhedssiden er der adgang til de øvrige nyheder inden for samme kategori fra listen til højre i skærmbilledet. Oprettelse og redigering af nyheder Der er adgang til redigeringsdelen ved at klikke i bjælken over nyhedssektionen på LærerIntras forside, ved at klikke på rediger-ikonen på nyhedssiden eller ved at gå ind via menusystemet til Admin > Indstillinger > Forside > Nyt fra... Oprettelse af en nyhed foregår i denne formular: 16
Overskrift og beskrivelse giver sig selv. Linket er valgfrit. Her kan man indsætte url'en til et websted, hvor man kan få flere oplysninger om emnet. Illustrationen hentes fra mappen Faelles/NytFra. Ved at klikke på billedarkivet til denne mappe, så de kan bruges i nyhederne., får man mulighed for at kopiere billeder fra Feltet Skal vises i afgør, om nyheden skal kunne ses i henholdsvis LærerIntra, ElevIntra og Skoleporten. Alle nyheder vises i en nærmere defineret periode, hvorefter de automatisk bliver slettet. Som standard vises nyheden fra oprettelsesdatoen og en måned frem, men det kan ændres efter behag ved at klikke på Normalt vises kun den nyeste nyhed inden for hver kategori på forsiden. Det kan dog ændres ved at gøre nyheden permanent. Permanente nyheder optræder fast på forsiden i den angivne periode sammen med den seneste nyhed. Historik Hver gang en bruger åbner en nyhed, registreres det i databasen. Derved bliver det muligt at følge med i, om nyhederne overhovedet bliver læst. Historikken kan ses ved at klikke på ikonen i oversigten over nyheder. 17
2.3 Opslagstavlen På forsiden af LærerIntra vil der normalt være et felt, der hedder Opslagstavlen. Administrator kan slå opslagstavlen til eller fra ved at gå ind på Admin > Indstillinger > Forside. På opslagstavlen kan der være korte meddelelser af forskellig art til intranettets brugere. Det kan være meddelelser fra kontoret til lærerne eller meddelelser fra kollega til kollega afhængigt af den anvendelsespolitik, man aftaler på skolen. Opslagene vil være forsynet med ikoner, der symboliserer opslagenes art, og med oplysninger om, hvornår og af hvem de er oprettet. Ved hver meddelelse kan der være en henvisning til en side på intranettet eller et eksternt websted på Internet. Man kan åbne den side, der henvises til, ved at klikke på ikonet Man kommer til redigeringsdelen, hvor man kan tilføje, ændre eller slette opslag, ved at klikke på ordet Opslagstavlen i bjælken over opslagene på forsiden af LærerIntra. Administrator fastlægger, hvem der må redigere meddelelser på opslagstavlen. Det gøres under Admin > Indstillinger > Hvem må ændre hvilke oplysninger? Alle opslag oprettes med en offentliggørelsesdato og en levetid. Opslag vises først på offentliggørelsesdatoen. Det er således muligt at indtaste opslag, som først skal vises på et senere tidspunkt. Sådanne opslag bliver automatisk vist på forsiden af LærerIntra på offentliggørelsesdagen og indtil udløbsdatoen. Alle opslag slettes automatisk efter den angivne levetid. Hvis man vælger at kodeordsbeskytte opslaget, kan det kun ændres eller slettes af personer, som kender kodeordet. Administratorkoden giver dog adgang til at redigere og slette alle opslag. I LærerIntra kan man i en arbejdsgang oprette opslag, som vises flere steder. Der er mulighed for at oprette opslag, som skal vises i LærerIntra, ElevIntra, ForældreIntra og/eller i Skoleporten. 18
3 Koordination 3.1 Reservationssystemet 3.1.1 Hvad kan reservationsdelen bruges til? Via reservationssystemet kan man fra en vilkårlig computer på skolens netværk eller via internet reservere skolens resurser, herunder lokaler og udstyr som fx. videokameraer, fjernsyn mv. Reservationer kan foretages uafhængigt af tid og sted. Det er således muligt for lærerne at booke lokaler og udstyr hjemmefra via internet i forbindelse med forberedelse af undervisning. På nogle skoler benyttes bookingsystemet også til varmestyring. Lærerne reserverer lokaler - og pedellen sætter varme på lokalerne ud fra oplysningerne i systemet. Sådan ser du, om en resurse er booket Oprette, ændre og slette en reservation Reservere et sæt Multibooking Få et overblik med en liste over reservationerne Hvem kan reservere og hvad kan reserveres? Driftsmeddelelser Ferier, fridage og masseoprettelser Lektionsbetegnelser 3.1.2 Sådan ser du, om en resurse er booket 19
Reservationssystemet viser på uge- og timebasis et bookingskema, dvs. en oversigt over en valgt resurses reservationer. Vælg først den ønskede resurse. (Tip: Man kan hurtigt navigere frem til den ønskede resurse ved at klikke på valgboksen og skrive forbogstavet en eller flere gange) I kalenderen udpeges den ønskede dato ved at vælge år, måned og dato. Efterhånden som man vælger dato, skifter bookingskemaet i skærmens højre side. Man kan også vælge at se en større eller mindre del af bookingskemaet. Hvis du sætter kryds i et af felterne Vis lørdag/søndag eller Vis kl. 15-22, udvides bookingskemaet med hhv. weekenddagene og timerne efter skoletid. Hvis du fjerner krydset ændres visningen tilbage igen. Et kryds i Vis dagens aktiviteter viser den valgte datos aktivitetskalender neden under bookingskemaet. På den måde kan man se, om evt. aktiviteter i skolens aktivitetskalender har sammenhæng med lokalereservationerne. Dette giver også mulighed for hurtigt at oprette en aktivitet i aktivitetskalenderen. 20
Bookingskemaet: I bookingskemaet vises en ledig resurse med en grøn lampe! En booket resurse er markeret med en rød lampe. En gul lampe signalerer, at der er knyttet en bemærkning til reservationen. Ved at føre musetasten hen over lampen kan bemærkningen ses. Bemærkninger kan fx. bruges til at vise, at kun 7 computere bliver brugt i denne time. Hvis et lokale er optaget af skemalagt undervisning fremgår dette også af bookingskemaet - såfremt lokaleskemaet er lagt ind i LærerIntra. Et skemalagt lokale kan også bookes. Hvis man er vidende om, at en klasse ikke bruger lokalet en bestemt time, vil et klik på den skemalagte aktivitet muliggøre en booking. Reservation af sæt, fx et antal bærbare computere fra et udlånssæt, sker i et tilsvarende skema, hvor der i stedet for initialer står antallet af ledige enheder i sættet. 3.1.3 Oprette, ændre og slette en reservation Du kan oprette en reservation ved at klikke på en grøn lampe eller en skemalagt time i bookingskemaet. Du kan rette (og evt. slette) en reservation ved at klikke på en rød eller gul lampe. Når du har klikket på en grøn lampe, får du adgang til dette bookingskærmbilled e. Når du vil foretage en reservation, vælger du initialerne 21
på den lærer, der skal reserveres til - og klikker på Reservér. Hvis du tidligere i samme session har lavet en reservation, vil de senest brugte initialer automatisk blive tilbudt. Når valgboksen er åben, kan du hurtigt navigere frem til det ønskede navn ved at trykke forbogstavet en eller flere gange. Hvis du skriver en bemærkning, vil reservationen blive vist med gult lys i bookingskemaet. Det kan bruges til mange ting - fx. signalere, at bookingen ikke gælder hele lokalet. Hvis du vælger at beskytte reservationen med et kodeord, skal du angive dette igen, hvis du ønsker at slette reservationen. Brugere uden kendskab til kodeordet kan ikke slette en kodeordsbeskyttet reservation. Det er kun dig der kender kodeordet - så husk det! Administratoren har dog også et universalkodeord, som kan åbne bookingen, hvis du nu alligevel skulle glemme kodeordet. Flere lektioner: Du har også mulighed for at booke flere lektioner i et hug. Til venstre er alle lektioner på den ønskede dag vist. Lærerinitialer angiver, at lektionen er booket, mens et tomt felt betyder, at lektionen kan reserveres. Sæt evt. flere krydser ud for de lektioner, du vil booke yderligere. En genvej til aktivitetskalenderen: Du har mulighed for at angive, at du også vil oprette en aktivitet i aktivitetskalenderen. Sæt et kryds ud for dette - og umiddelbart efter reservationen er sket, vil der blive åbnet en side, hvor du kan oprette en aktivitet i kalenderen. Fortryd: Linket 'Til bookingskema' er en fortryd-funktion, der kan føre dig tilbage til bookingskemaet uden at booke noget som helst. Ændre en reservation Hvis du klikker på en rød eller gul lampe, vil du på et skærmbillede kunne ændre navnet på den person, der har foretaget reservationen. Du kan også tilføje en bemærkning til reservationen. Slette en reservation Hvis du klikker på en rød eller gul lampe, vil du på det næste skærmbillede kunne klikke på Slet reservation. Inden sletningen sker, vil du blive spurgt, om du ønsker at slette! 3.1.4 Multibooking 22
Man kan også lave en multibooking - dvs. udpege flere ressourcer og booke dem samtidig. Det kan fx. være en stribe digitale kameraer eller bærbare computere. Man vælger først dato - og derefter klikker man på menupunktet Multibooking. I valgboksen kan man nu markere en eller flere ressourcer. Man vælger flere ressourcer ved at holde CTRL-tasten nede, mens man klikker i valgboksen. I oversigten vises nu om ressourcerne er optagede den pågældende dag. Initialer med kursiv viser, om der er skemalagt lektioner i lokalet. Initialer i normal skrift viser evt. bookinger. Man kan derefter markere i hvilke lektioner man ønsker at reservere ressourcen - og når man klikker på knappen Reserver bookes ressourcen til den aktuelle bruger. Hvis en ressource er booket i forvejen, ændres dette ikke. En booking overskrives altså ikke. Hvis en ressource er skemalagt i forvejen, og man booker alligevel, overskrives skemalægningen. Dette er således helt parallelt til det normale bookingskema. 3.1.5 Reservere et sæt 23
Hvis det emne, som man ønsker at reservere, består af mere end én ting, fx et antal bærbare computere, foregår bookingen i en lidt anderledes formular. Ved at lade musemarkøren hvile på en "pære", kan man få et overblik over, hvad der er reserveret i den pågældende lektion, og hvad der endnu er ledigt. Vælg antal ved hjælp af valgboksene ud fra hver lektion. I valgboksene kan man højst vælge et antal svarende til ledige enheder inklusiv evt. enheder, som brugeren selv tidligere har reserveret for den pågældende lektion. Man kan annullere en tidligere foretaget booking ved at vælge 0 i valgboksen. En bruger kan kun ændre bookinger, som vedkommende selv har foretaget. 3.1.6 Få overblik over reservationerne Du kan se forskellige lister over reservationer. Bookingliste lærer viser alle de reservationer en valgt lærer har foretaget. Lokalebooking - oversigt viser alle reservationer af et bestemt lokale eller resurse. Dagens booking - liste viser alle bookinger for den valgte dag i form af en liste. Dagens booking - skema viser i komprimeret skemaform en oversigt over alle dagens bookinger - ud over de skemalagte. 24
Ugens bookinger - skema viser en komprimeret oversigt over alle reservationer i den valgte uge. 3.1.7 Hvem kan reservere, og hvad kan reserveres? Kun de medarbejdere, som er oprettet i intranettets personalekartotek, kan foretage en booking, og kun de resurser, herunder fx lokaler og udstyr, som er oprettet som emner, der kan bookes, vil optræde i listen over ting, man kan reservere. Hvis dine initialer ikke forekommer i valgboksen, skal du oprettes i personalekartoteket under Databaser > Personale > Personalekartotek. Du har muligvis ikke selv adgang til at redigere personalekartoteket, men må henvende dig til intranettets administrator. Andre brugere end skolens medarbejdere, fx. musikskolen eller aftenskolen, kan reservere lokaler på skolen, hvis de oprettes som eksterne brugere. Eksterne brugere tilføjes under Admin > Tilpasning > Eksterne brugere, som kan reservere. Man kan udvide listen over resurser, der skal kunne bookes. I Admin > Tilpasning > Emner, der kan reserveres kan nye emner oprettes, og overflødige kan slettes. 25
3.1.8 Driftsmeddelelser Man kan benytte bookingsystemet til at give meddelelser om driftsforstyrrelser, som berører de resurser, som kan reserveres. Det kan fx være apparater, som er til reparation, eller lokaler som er lukket i en periode på grund af ombygning. Driftsmeddelelser indskrives under Admin > Tilpasning > Emner, der kan reserveres. Klik på rediger-ikonen ud for den resurse, som du ønsker at tilknytte en besked til. Indtast beskeden i feltet Driftsmeddelelse. Hvis der findes en sådan meddelelse, vil man blive advaret om driftsforstyrrelsen, når man vælger det pågældende lokale eller apparat i bookingdelen. Driftsmeddelelsen vises i et gult felt over reservationsskemaet. Det er fortsat muligt at reservere, men man er advaret om, at resursen muligvis ikke er til rådighed. 3.1.9 Ferier, fridage og masseoprettelse I bookingskemaet vises skoleårets ferier og fridage. Dette sker ikke automatisk, men ud fra en tabel, som administrator skal vedligeholde. Under Admin > Tilpasning > Ferier og fridage kan der oprettes nye ferie og fridage, fx. før starten af et nyt skoleår. Det er i administratormenuen mulighed for at masseoprette reservationer, der fx. skal ligge fast hver tirsdag eftermiddag i et halvt år. 3.1.10 Lektionsbetegnelser 26
Det er muligt at ændre lektionsbetegnelserne. Under Admin > Tilpasning > Lektionsbetegnelser kan disse ændres, hvis skolen har mødetider der er anderledes end standarden. Det anbefales at anvende meget korte lektionsbetegnelser for at kunne vise disse pænt i udskrifter. En lektionsbetegnelse kan max. være på 11 tegn. 3.2 Kalenderen Ved hjælp af LærerIntra kan skolens ledelse, lærere, pædagoger og teknisk/administrative medarbejdere ajourføre og benytte en fælles kalender. Det er en fælles kalender for alle aktiviteter på skolen: Skoleaktiviteterne, dvs. aktiviteter, arrangementer, ekskursioner, foredrag og møder, der foregår på skolen. Ud over disse 'Skoleaktiviteter' kan hver enkelt bruger også føre en kalender for sine personlige aktiviteter. Personlige aktiviteter for en bestemt bruger kan kun ses af denne bruger. Kalenderen viser alle aktiviteter. Disse aktiviteter kan interne eller eksterne: De interne aktiviteter, som kun kan ses på intranettet (fx. Personalefest, kurser, møder mv.) og de eksterne (offentliggjorte) aktiviteter, der kan ses på Skoleporten og på Elevintra.: Det kan fx. være forældremøder, foredrag, emneuger mm. Man kan selve bestemme, om en aktivitet skal være intern eller ekstern I kalenderen kan man oprette aktiviteter på alle ugens dage. Det er let at oprette aktiviteter/møder for team og man kan også masseoprette aktiviteter, eksempelvis et klasseteammøde, som skal foregå 5 gange om året. Hvis skolen har valgt at have faste mødedage, hvor de fleste møder skal placeres, kan disse dage markeres i programmet, så kalenderen fx. viser, at hver tirsdag og torsdag er mødedage. Sådan kigger du på Aktiviteterne i kalenderen Grundindstillinger: Mødedag og mødemoduler Sådan oprettes/redigeres et møde Sådan masseoprettes et møde En grafisk oversigt over møder 3.2.1 Sådan kigger du på aktiviteterne i kalenderen 27
Man vælger en dato i den lille kalender i skærmens venstre side - man kan blade mellem måned de små pile og dobbeltpile. Efter hvert valg vises møderne for den valgte dato til højre. Andre perioder: Hvis du vil have et større overblik, kan du vælge at se møder for en valgt uge e Klik først på en dato i den uge eller måned, du ønsker at se og vælg derefter linket Valgt uge e måned. Udvalg: Du kan også se andre uddrag af mødekalenderens data. Hvis du vælger Klasse, Lære Aktivitetsnavn, kan du vælge at se alle aktiviteter og møder i kalenderen for en valgt klasse, l bestemt aktivitetsnavn fx. Teammøder. Samtlige aktiviteter giver et overblik over samtlige aktiviteter i kalenderen. Det er muligt at s så man kun ser fx. alle sine personlige aktiviteter eller alle offentlige aktiviteter. Søg efter aktivitet er en fritekstsøgning, der giver dig mulighed for at søge efter alle de aktivi indeholder et bestemt ord eller del af et ord. Hvis du fx. skriver 'fest', vil aktiviteter med ord som 'klassefest' og 'festlig afslutning' blive fundet og vist. Grafisk oversigt viser aktiviteterne grafisk - hvis der er blevet koblet en eller flere deltagere p Man kan fx. bruge oversigten til at se, om en gruppe lærere kan mødes på et givet tidspunkt. Udskriftsvenlig kalender linker til værktøjsside, hvor man kan generere forskellige kalendere som egner sig til udskrift på papir. Til/fra Outlook giver mulighed for at eksportere kalenderdata til Outlook - eller mulighed for a kalenderdata fra Outlook til sin egen personlige kalender. I kalenderen kan man vælge mellem aktivitetstyperne: Alle aktiviteter, Skoleaktiviteter eller personlige aktiviteter. Hvis man savner e bestemt dato, kan det skyldes, at man kun kigger på fx. de personlige aktiviteter. Et ikon ud for hver aktivitet viser, om det er en skoleaktivitet eller en personlig aktivitet. I den grafiske oversigt - som kan slås til og - kan man få et grafisk overblik over dagens aktiviteter. Enten for den aktuelle bruger eller for samtlige deltagere i dagens aktiviteter Dette kan fx. bruges til at se, om en eller flere lærere er i stand til at deltage i et møde. 28
3.2.2 Grundindstillinger: Mødedag og mødemoduler Skolen skal, inden kalenderen tages i brug, indstille følgende for at få det fulde udbytte af kalenderen: Ringetider: Under Admin > Tilpasning > Ringetider skrives skolens ringetider. Ringetiderne opgives på formatet tt:mm-tt:mm eller tt.mm-tt.mm. Ringetiderne anvendes i Mødekalenderens grafiske oversigt, hvor lærerens undervisningstimer vises sammen med møderne. Mødedage: Under Admin > Tilpasning > Mødekalender: Møder og Tider skal man evt. vælge, hvilke dage skolen har fastlagt som mødedage. En mødedag kan fx. opfattes som en ugedag, hvor man tilstræber at lægge så mange møder som muligt - og hvor det er tilladt at booke andre til at deltage i møderne uden at træffe eksplicitte aftaler om dette. Man kan fx. også aftale, at det skal være muligt at afholde to møder i løbet af en 'mødedag'. Hvis man vælger en eller flere mødedage, betyder det blot, at datoer, der falder på en mødedag, markeres i kalenderen med ordet 'Mødedag'. Man kan selvfølgelig også undlade at vælge en mødedag. Mødemoduler: For at lette indskrivningen af klokkeslet på kan man definere op til fire moduler - tidsperioder. Fx. 14:00-15:30 og 15:30-17:00. Disse tidspunkter vil så være tilgængelige, når man opretter og redigerer aktiviteter eller fx. møder på en mødedag.. 29
Mødebetegnelser: For at lette oprettelsen af aktiviteter i kalenderen, kan man fastlægge nogle betegnelser på forhånd. De oprettede betegnelser bliver så tilgængelige via en valgboks i den formular, hvor man opretter aktiviteter. 3.2.3 Sådan oprettes/redigeres en aktivitet Ikonerne til højre ud for hver dato og møde giver mulighed for at oprette, redigere og slette møder. Der er også mulighed for at skifte til masseoprettelse af møder - og man kan også bruge en hurtig genvej til årskalenderen, der kan lette skiftet til en ny dato. Tilføj ny aktivitet Rediger aktiviteten Slet aktiviteten Aktivitetstype: Når man vil oprette en aktivitet, skal man vælge aktivitetstype. Som de fremgår af de to følgende skærmdumps er der forskel på de felter man kan udfylde, når man vælger hhv. Skoleaktivitet eller Personlig. 30
Ved oprettelse af en personlig aktivitet, skal man ikke vælge deltagere. Her gemmes initialerne på den aktuelle bruger automatisk. En personlig aktivitet dækker - ifølge sagens natur - kun én person. Kategori: Når man har valgt aktivitetstypen, kan man vælge en kategori, der passer på den aktivitet, der skal oprettes. Dette vil senere muliggøre, at man fx. kan finde alle aktiviteter af kategorien 'Elevarrangement'. 31
Dato og tid: Datoen er automatisk angivet. Dvs. at man, inden man begynder at oprette en aktivitet, skal skifte til den dato, man vil oprette aktiviteten på. Man kan skrive starttidspunkt og sluttidspunkt i formatet tt:mm. Men man kan også klikke på ikonet. Dette åbner et nyt vindue med alle tidspunkter på en dag - vist med fem minutters intervaller. Klik på det ønskede tidspunkt - og det bliver overført til feltet i formularen. I valgboksen 'Mødemodul' kan man vælge blandt nogle fastlagte mødetidspunkter, ex. 14:00-15:30. Disse tidspunkter overføres automatisk til felterne med starttid og sluttid. Man kan under Admin > Tilpasning > Mødekalender: Møder og tider fastlægge foruddefinerede mødetidspunkter (op til 4). Aktivitet: Derefter skal man anføre en tekst, der beskriver aktiviteten. Man kan enten skrive en helt fri tekst - eller vælge blandt nogle foruddefinerede, der kan oprettes under Admin > Tilpasning > Mødekalender: Møder og Tider Vælg deltagere i aktiviteten: Man kan vælge deltagere i aktiviteten. Dette er dog ikke påkrævet, men kun aktiviteter med tilknyttede deltagere vises i den grafiske visning. Man vælger deltagerne i en valgboks ved at afmærke mødedeltagernes initialer,samt et eller flere team eller personalegrupper. Hold CTRL-tasten nede, men du klikker på deltagernavne for at markere flere personer, team og/eller personalegrupper. Flere deltagere, der står lige efter hinanden: Man kan markere flere deltagere i rækkefølge ved blot at trække med musen inde i valgboksen. Man kan også markere det første initial, holde Shift-tasten nede og klikke på det sidste initial - så markeres alle initialer mellem det først og sidst valgte navn. Hvis man angiver, at et team eller en personalegruppe skal deltage i et møde, så ændres deltagerlisten automatisk, hvis man tilføjer eller sletter medlemmer af det valgte team eller den valgte personalegruppe. Klasse: Vælg også en klasse, hvis aktiviteten vedrører en bestemt klasse. Alle aktiviteter omhandlende en bestemt klasse kan så senere vises og udskrives i en samlet klassekalender. Der kan her også vælges flere klasser ved at holde CTRL-tasten nede, mens man klikker på klassernes navne. Ekstern: Et kryds i feltet Ekstern betyder, at aktiviteten offentliggørelses i aktivitetskalenderen, fx på skolens åbne websted, hvor forældre og andre interesserede vil kunne se den, eller på elevernes Intranet. Reservation: Afkrydses dette felt skiftes til en ny side efter oprettelsen af aktiviteten. Her kan man så reservere lokaler mv., som man har brug for i forbindelse med aktiviteten. Besked: Hvis man afkrydser dette felt, sender Skoleintra automatisk en besked til alle deltagerne i aktiviteten. Klik til sidst på knappen Opret. Nu gemmes aktiviteten og skærmbilledet skifter tilbage til kalenderen for den valgte dato. 3.2.4 Noter til aktiviteter og møder i kalenderen Det er muligt at oprette en note til en aktivitet eller et møde i kalenderen. Noten er en tekst, som redigeres i den indbyggede editor, og som gemmes i databasen samme med aktiviteten. Der kan ikke vedhæftes eksterne filer som note. Noterne kan fx bruges til dagsordener, beskrivelser af mødets indhold eller andre kommentarer til 32
aktiviteten/mødet. Det er ikke hensigtsmæssigt at lægge fortrolige og personfølsomme oplysninger ind i noterne, eftersom oplysningerne sendes ukrypteret over nettet. Man opretter og ændrer en note ved at klikke på dette ikon i oversigten over aktiviteter. En note slettes ved at slette teksten i noten. Hvis ikonen er deaktiveret, skyldes det, at du ikke er på deltagerlisten til mødet, og derfor ikke har adgang til at redigere noten. Hvis man vil sikre sig, at en note ikke ændres af uvedkommende, bør man kodeordsbeskytte aktiviteten. Hvis der er oprettet en note, vises det på denne måde i oversigter over aktiviteter: Klik på den lille ikon for at åbne noten. Ikonen vises kun, når der er en note, som du har adgang til. Du ser altså ikke noter, som vedrører aktiviteter, som du ikke skal deltage i. Hvis der ikke er sat deltagere på en aktivitet, betragtes den som værende åben for alle, og så vil alle brugere i princippet have adgang til både at se og ændre noten. 3.2.5 Masseoprettelse af aktivitet Man kan også masseoprette aktiviteter. Det foregår ved at vælge linket Masseopret øverst i kalenderen. Masseoprettelsen foregår på samme måde som ved oprettelsen af en enkelt aktivitet - men man kan angive flere datoer. Datoerne kan vælges på to forskellige måder: Udpeg hver enkelt dato - eller udpege et interval af datoer. Vælg kalenderikonet. Dette åbner en lille kalender, hvor man udpeger datoen. Den valgte dato indsættes i feltet Datoer - og derefter kan man endnu en gang klikke på kalenderikonet og vælge en dato til. Eller vælg ikonet. Der åbnes et nyt vindue, hvor man kan vælge startdato og slutdato for et interval af datoer. 33
Man kan vælge, om aktiviteten skal oprettes på den samme ugedag i alle valgte uger i intervallet - eller om den skal oprettes på alle dage i intervallet. Når man klikker Indsæt overføres alle datoer til feltet Datoer. Når alle felter er i masseoprettelsesformularen er udfyldt - og alle datoer er valgt - klikkes på Opret - og aktiviteterne oprettes alle i kalenderen. 3.2.6 Grafisk oversigt over aktiviteter Det er også muligt at se en grafisk oversigt over aktiviteterne. På denne tirsdag finder flere aktiviteter sted. Bl.a. skal afholdes to møder. Dette ser således ud i kalenderen: 34
Man kan godt se, at læreren CL er kommet lidt i klemme. Dette ses også tydeligt i den grafiske oversigt direkte under kalenderen; men det er også muligt at skifte til en side, hvor man arbejder med oversigten. De røde felter viser, at to møder kolliderer for læreren CL mellem kl. 15:00 og 15:30. De farvede felter viser hhv. undervisningstimerne (som angivet i skemaet for den gældende periode), mødetid og hvornår aktiviteter/møder og/eller undervisning lapper over hinanden. Et enkelt felt repræsenterer fem minutter. Man kan se møder for alle dage og i tidsrummet 8.00-23.00. 35
Man kan vælge hvilke deltagere, man vil se i oversigten. Disse vælges i valgboksen. Hvis man vil markere flere deltagere skal man holde CTRL-tasten nede, mens man klikker på dem. Man kan også i stedet vælge et team, hvis medlemmer da markeres i valgboksen. Man kan så selv evt. markere yderligere deltagere ved at klikke på flere initialer, mens man holder CTRL-tasten nede. Man kan se en grafisk oversigt over aktiviteter for alle brugere af Intranettet, hvis man markerer feltet 'Marker Alle' og derefter klikker på Vis markerede. Her ses også det personale, der slet ikke har aktiviteter/møder denne dag - og man kan således også bruge den grafiske oversigt til at finde ud af, om et møde overhovedet kan afholdes på denne dag. Man kan skifte dato ved at bruge pilene til venstre og højre for datoen. Endvidere kan man se aktiviteter tidligere på dagen (8:00-13.00) ved at klikke på pilen til venstre ud for klokkeslættene - mens man kan se aktiviteter for tidsrummet 18:00-23:00 ved at klikke på pilen til højre for tidsrummet. Hvis man klikker på selve datoen skiftes tilbage til kalenderen igen. Hvis man peger på initialerne med musen, vil man kunne se en lille etiket med de møder, som denne bruger skal deltage i. Hvis man klikker på initialerne skiftes til en side, hvor alle denne lærers aktiviteter kan ses. 3.3 Skemaer Skemaerne udgør grundstammen i megen koordination på en skole. I LærerIntra er der adgang til vikarskemaer og til skemaerne for lærere, klasser og lokaler. Vikarskemaer oprettes af kontoret. De øvrige skemaer importeres fra skemalægningsprogrammer eller skrives ind manuelt i LærerIntra via Admin > Skemaer. På LærerIntras forside afspejles vikarskemaets vigtigste data i form af en oversigt over fraværende lærere. I skemadelen kan man se : Vikarskemaer for en dag eller en uge Oversigt over vikarskemaer Se og oprette vikarsedler Skema for en klasse, et lokale eller en lærer Skemaer for et lærerteam, flere klasser eller flere lokaler 3.3.1 Vikarskemaer for en dag eller en uge 36