Udbudsbetingelser Annoncering af rammeaftale vedrørende AVudstyr til University College Nordjylland Side 1 af 8
1 Indledning Nærværende udbud vedrører anskaffelse af AV-udstyr til University College Nordjylland (herefter benævnt Ordregiver). Udbuddet gennemføres i henhold til Tilbudslovens afsnit 2 LBK nr. 1410 af 07/12/2007 15c. Udbuddet er offentliggjort på www.udbud.dk. 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: University College Nordjylland (UCN) Selma Lagerløfs Vej 2 9220 Aalborg Tlf. 72 69 50 00 http://www.ucn.dk/ Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Tolstrup & Hvilsted Att.: Søren Hvilsted Livøvej 10a 8800 Viborg E-mail: kontakt@tohv.dk 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Rammeaftale o Rammeaftalebilag A Kravspecifikation o Rammeaftalebilag B Tilbudsliste Bilag 2 Tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) Bilag 3 Aktindsigt Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit 5.1.1. Side 2 af 8
4 Udbuddets omfang Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for rammeaftalen. Ordregiver ønsker at anskaffe følgende AV-udstyr: Interaktiv projekter Projekter Betjeningspanel Whiteboard Højtalersæt Lærred Bemærk at udbuddet kun omfatter ovenstående udstyr og evt. montering. Udstyr til større lokaler, hvor behovet ikke er omfattet af det kravspecificerede udstyr vil således ikke blive erhvervet på nærværende aftale. Bemærk, at whiteboards som ikke anvendes i forbindelse med AV formål, ikke vil blive anskaffet på nærværende rammeaftale. For yderligere detaljer vedrørende mindstekrav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag A Kravspecifikation. Den samlede anskaffelse indkøbes for en periode på 2 år med mulighed for forlængelse i op til 1 x 12 måneder. Ordregiver har senest anskaffet nedenstående udstyr til at opfylde det behov, der søges opfyldt af nærværende udbud. Interaktiv projektor: Epson EB 475Wi LCD-projektor som projektere ned på en whiteboardtavle med Neets panelspanel og VGA + lyd, HDMI, USB tilslutninger. Projektor monteret i loft, som projekterer på lærred med Neets panel og VGA+lyd og HDMI tilslutninger. Short throw projektorer, der projekterer ned på en interaktiv tavle med Neets panel og med VGA+lyd og HDMI tilslutninger. 4.1 Rammeaftalen Ordregiver indgår rammeaftale med én leverandør om levering af ovennævnte leverancer. Rammeaftalen omfatter et initialkøb på bestykning af 19 nyetablerede undervisningslokaler som skal leveres og monteres klar til ibrugtagning seneste 15. august 2014. Forbruget er opgjort på baggrund af forventninger til fremtidigt forbrug, og er som følge heraf ikke forpligtende for Ordregiver. Side 3 af 8
4.2 Efterfølgende køb på rammeaftalen Køb på rammeaftalen vil ske ved direkte tildeling til den tildelte tilbudsgiver. 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Udbud offentliggøres på udbud.dk D. 21.05.2014 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet D. 03.06.2014, kl. 10.00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål D. 04.06.2014, kl.10.00 Tilbudsfrist D. 11.06.2014, kl. 10.00 Forventet udsendelse af underretning og afholdelse af frivillig standstill D. 13.06.2014 Forventet rammeaftaleindgåelse D. 24.06.2014 Rammeaftalen træder i kraft Ultimo juni 2014 Levering af initialordre Senest 15. august 2014 5.1.1 Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål - Udbud af AV-udstyr senest den 03.06.2014, kl. 10.00. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen kan ikke forventes at blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen http://www.ucn.dk/udbud Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. Side 4 af 8
5.1.2 Underretning og standstill Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Rammeaftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den frivillig afholdte standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter. 5.1.3 Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af rammeaftale vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Rammeaftale (med tilhørende rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. 6 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold: Oplysninger om tilbudsgivers identitet (herunder CVR) samt anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) Økonomisk og finansiel formåen: Ved kontraktunderskrift skal foreligge en kopi af tilbudsgivers relevante gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK. 1 million. Skønner Ordregiver, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige. 6.1 Konsortier og underleverandører 6.1.1 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal ovenstående oplysninger gives for hver deltager i konsortiet, ligesom det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver, Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Side 5 af 8
6.1.2 Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds Økonomiske og finansielle formåen eller Tekniske og/eller faglige formåen. I så fald skal tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse enheders forpligtelse i så henseende (underskrevet erklæring). 7 Mindstekrav Mindstekrav til anskaffelsen fremgår af Rammeaftalebilag A Kravspecifikation. Bemærk! Tilbudsgiver skal i Rammeaftalebilag B - Tilbudsliste bekræfte, at tilbuddet opfylder samtlige mindstekrav. 8 Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftalen vil ske på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris. Tilbudsgiver afgiver sine priser i Rammeaftalebilag B Tilbudsliste i henhold til vejledningen i faneblad 1. Ordregiver vurderer på den samlede evalueringspris, der fremgår af Rammeaftalebilag B Tilbudsliste. 9 Tilbud- og formkrav 9.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud - udbud af AV-udstyr. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest d. 11.06.2014, kl. 10.00 på følgende adresse i receptionen: University College Nordjylland (UCN) Selma Lagerløfs Vej 2 9220 Aalborg Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 2 skriftlige eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 9.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Side 6 af 8
tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 9.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 9.4 Aktindsigt Tilbudsgiver udfylder bilag 3 Aktindsigt, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet. Opmærksomheden henledes på, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt. 9.5 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 9.6 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet. 9.7 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 9.8 Flere tilbud Der kan afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver, men tilbudsgiver gøres i så fald opmærksom på, at disse tilbud tillige vil konkurrere indbyrdes. Endvidere gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav. 9.9 Forbehold 9.9.1 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt begrundelsen ikke føler et usagligt formål. 9.9.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret Side 7 af 8
ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Side 8 af 8