Afrapportering oktober 2008 Strategisk udvikling i SMV virksomheder projekt nr. 40123 Hermed følger afrapportering af projektet Strategisk udvikling i SMV virksomheder projekt nr. 40123. Vi vedlægger endvidere endelig projektregnskab. Projektforløb og partnerskab Projektet startede op i september 2007 og blev afsluttet d. 7. oktober 2008. Projektet har været bygget op omkring en række netværksmøder med en række indlæg, cases og workshops tilpasset de konkrete temaer. Erhvervsservice Odense, Syddansk Universitet og Sydvestjysk Udviklingsforum udgør partnerskabet i projektet. Sydvestjysk Udviklingsforum har været projektleder af projektet og ansvarlig for gennemførelsen af samme. Deltagende virksomheder og eksterne indlægsholdere Derudover har projektet haft deltagelse af følgende 15 virksomheder: Hotel Group Odense (www.hotelgroupodense.dk) Rice, Odense (www.rice.dk) Orloff, Odense (www.orloff.dk) Scanpocon, Odense (www.scanpocon.dk) Hedal Kruse Brohus, Odense (www.hesehus.dk) Falck Schmidt Defense, Odense (www.f-sds.com) Compu-Game, Esbjerg, (www.compugame.dk) Prima-Vent, Esbjerg, (www.prima-vent.dk) DST, Esbjerg (www.dst-as.com) Ellegaard, Esbjerg (www.ellepot.dk) Gantech, Ribe (www.gantech.dk) Alslev Rustfri Montage, Varde (www.arm.dk) Forenede Trappefabrikker, Ølgod (www.ftf.dk) LPM Production, Ølgod (www.lpm.dk) Davinci-Development, Billund (www.davinci-development.dk) Udover de deltagende virksomheder, har projektet benyttet sig af en række eksterne foredragsholdere fra videninstitutionerne og fra relevante virksomheder. Endelig har en række af de deltagende virksomheder bidraget med relevante strategiske indlæg i form af konkrete cases. På denne måde har vi sikret en høj grad af videndeling gennem hele projektet. Screening September og oktober måneder 2007 blev brugt til screening i forhold til virksomheder, udarbejdelse af projektindhold og forløb. Screeningen blev opdelt mellem Erhvervsservice Odense og Sydvestjysk Udviklingsforum. Screeningsperioden kræver erfaringsmæssigt forholdsvis mange ressourcer, idet potentielle deltagere skal kontaktes op til flere gange personligt og / eller per telefon og mail. Dette var også tilfældet denne gang.
Resultatet af screening var meget positiv, idet 15 virksomheder bekræftede, at de ønskede at deltage i projektforløbet. Indledende møde og efterfølgende interview runde Virksomhederne samledes første gang i Esbjerg d. 27. november 2007. Mødet blev indledt med en kort præsentationsrunde efterfulgt af en afklaring af deltagernes udfordringer og forventninger til projektet. Herefter fik deltagerne en generel præsentation af projektet, tovholdernes forventninger til samme og et oplæg vedr. strategi i SMV virksomheder og de muligheder / barrierer der er forbundet med dette. Samtidig med blev virksomhederne bedt om at tage stilling til konkrete udfordringer og rapportere til projektledelsen, således at der kunne tages højde for dette i den videre proces. Alle virksomheder var herefter igennem en interview runde, der skulle være med til at klarlægge virksomhedernes strategiske udgangsposition. Interview runden blev varetaget af Svend Ole Madsen fra Syddansk Universitet i perioden december 2007 januar 2008. Virksomhederne blev bedt om at forholde sig til følgende forhold: Grunddata om virksomheden: Fokus på nuværende aktivitetsniveau og performance. Virksomhedens historie: Historisk udvikling, fokus på relevante strategiske milepæle Performanceanalyser: - Produkter og ydelser - Kundeportefølje og samarbejde med de enkelte kundegrupper - Økonomisk styring og IT systemer - Produktionsforhold i virksomheden - Organisering og menneskelige ressourcer - Konkurrencevilkår - Leverandørforhold og leverandørsamarbejde - Udviklingsaktiviteter - Kerneområder i virksomheden. (mission og forretningsplan) Interviewrunden mundene ud i en mini rapport på ca. 4-5 sider, hvor ovennævnte performance data var beskrevet. Derudover blev der udarbejdet en swot analyse. Materialet blev samlet i en mappe og alle virksomheder fik udleveret et eksemplar indeholdende alle analyser. Netværksmøde 28. og 29. januar 2008 Det første netværksmøde blev afholdt ultimo januar 2008. Mødet startede med en opsamling på interviewrunden, idet alle virksomheder blev bedt om at konkretisere, hvilke strategiske udfordringer, som man konkret stod overfor. Virksomhedernes svar blev noteret og indarbejdet i det videre projektforløb, så vi derved sikrede, at de følgende møder og temaer tog udgangspunkt i relevante behov.
Herefter fulgte en række cases og teoretiske indlæg, der præsenterede en række strategiske værktøjer og kom med bud på hvordan man kunne arbejde med at skabe vækst og større værdi hos kunder, medarbejdere og aktionærer. Strategimodel, som virksomhederne blev præsenteret for i forbindelse med mødet ultimo januar. Modellen er benyttet som grundmodel gennem hele projektforløbet. Eksempel på, hvordan man med udgangspunkt i vision og mission målrettet kan arbejde med at skabe vækst og større værdi hos kunder, medarbejdere og aktionærer. Kilde: Lise Terp Hytor
Netværksmøde 1. april 2008 Dette netværksmøde havde fokus på vækst og ledelse i vækstorienterede virksomheder. Derudover var der fokus på værdiskabelsesprocessen overfor kunderne, herunder kundestrategier, og kategorisering af kunderne. Mødet var bygget op omkring teoretiske og praktiske indlæg, ligesom virksomhederne arbejde med egne problemstillinger i workshops. Vækst og vækstfaser i virksomheden: Svend Ole Madsen tog udgangspunkt i ovennævnte model, med det formål at skitsere mulige vækstfaser i virksomhederne. Som det fremgår, er enkelte af de deltagende virksomheder markeret i modellen for derved at få en drøftelse af de konkrete udfordringer disse måtte stå overfor. Stort set alle deltagende virksomheder er vækstvirksomheder med endog betydelige vækstrater på tocifrede procent beløb over de seneste to til tre år, hvorfor udfordringer i forhold til styring, ledelse og organisering var faktorer alle arbejdede med i større eller mindre grad.
Dernæst gav Michael Larsen fra Erhvervsservice i Odense et indlæg om professionelle bestyrelser i SMV virksomheder. Hvorfor er det en god ting med en professionel bestyrelse og hvordan sammensætter man den rigtige bestyrelse var nogle af de punkter der blev drøftet Man kan finde undersøgelser, der dokumenterer positive effekter, fx: En virksomhed med en professionel bestyrelse: Vokser dobbelt så hurtigt Forrenter egenkapitalen væsentligt bedre Har et resultat før skat, der er ca. 50 % større Men: Der er meget blandede resultater og mange forskellige undersøgelser Kjerulf & Partnere / Price Waterhouse 2007: o Bestyrelsens viden bliver ikke brugt aktivt o o Der mangler bevidstgørelse af rollefordeling og kompetencer Store afvigelser mellem svar fra adm. dir, bestyrelsesmedlemmer og formænd Kilde: Michael Larsen, Erhvervsservice Odense Herefter gav Lars Hedal, fra Hedal Kruse Brohus et indlæg om hvordan og hvad man bruger deres bestyrelse til, hvordan supplerer bestyrelsen den daglige ledelse, krav og forventninger til bestyrelsen m.v. ser ud som følger: Sparring overfor ledelsen Erfaring (vi har nogle i bestyrelsen, der har prøvet det hele før) Helikopter Netværk (vi har en bestyrelse med et betydeligt netværk) Coaching Krisestyring (ledelsen står ikke alene, når problemerne melder sig, hjælp til at navigere igennem minefeltet) Kontrollant funktion Alt i alt to indlæg, der kom med konkrete anbefalinger til, hvordan man bedst muligt kan gøre brug af en bestyrelse til gavn for vækst og udvikling af virksomheden. Endelig blev virksomhederne præsenteret for et værktøj vedr. kundetilfredshedsanalyser, ligesom en af deltagerne kort skitserede, hvordan de arbejdede med analyser af deres kunder. Satisfaction with: - Products - Salespeople - Product-related information - Order handling - Technical services - Interaction with internal staff - Complaint handling Eksempler på forhold man kan spørge ind til i forbindelse med kundetilfredsheds analyser Kilde: Svend Ole Madsen
På Syddansk Universitet i Esbjerg har man over en årrække udviklet en praktisk HA uddannelse (HA i virksomhedsudvikling), og Svend Ole Madsen introducerede kort denne uddannelse og de muligheder virksomhederne har i forhold til at aftale konkrete samarbejdsforløb med en gruppe studerende. En række af de deltagende virksomheder kender og har gjort brug af ordningen, medens andre efterfølgende har fået yderligere information, og det forventes, at to af deltagerne rent faktisk laver aftaler med en gruppe studerende fra næste forår. Læs mere om HA i virksomhedsudvikling her: http://www.svuf.dk/filer/ha_brochure.pdf. Netværksmøde 10. juni 2008. Dette møde havde fokus på de interne forhold i virksomheden (medarbejdere, organisation, ledelse, HR). Mødet bestod af et par eksterne indlæg, som følger: Jeanette Lemmergaard fra SDU, der fortalte om strategisk HRM i SMV virksomheder, og Direktør Jørn Bøllund fra Blue Water Shipping, der fortalte om Blue Water Shipping fra starten i 1972 og frem til i dag. Blandt andet kunne Jørn Bøllund fortælle om virksomhedens seneste tiltag etablering af Blue Water Academy. Yderligere information om akademiet kan findes her: http://www.svuf.dk/filer/blue_water_academy.pdf. Den efterfølgende workshop havde herefter fokus på følgende forhold: Tiltrækning af medarbejderne o Personalegoder, CSR, utraditionelle / skæve medarbejdere, udenlandsk arbejdskraft, outsourcing, netværk, højtuddannet (kvalificeret) arbejdskraft. Fastholdelse og udvikling af medarbejderne o MUS, karriereudvikling, personalegoder, geografiske / infrastrukturelle forhold, delegation, projektdeltagelse, ansvar, selvstyrende grupper. Medarbejdertilfredshed og motivation o Accept af forholdene (opgaver, organisation, metoder m.v.), måling af tilfredshed, motiverede medarbejdere, udnyttelse af medarbejdernes kompetencer, hvad fremmer motivation Resultaterne fra gruppearbejdet vises nedenfor: Tiltrækning af medarbejdere: Image og godt omdømme Godt arbejdsmiljø Medarbejdere som ambassadører Presseomtale (massemedier, mund til mund, facebook m.m.) Holdninger og værdier (RICE), kan være med til at tiltrække medarbejdere Netværk brug netværket aktivt, engagement, Kontakt til uddannelsesinstitutioner Geografien spiller en rolle I Odense er man tæt på en række uddannelser ligesom man infrastrukturmæssigt har en god beliggenhed Resultat af gruppearbejde 10. juni 2008 Udvikling og fastholdelse: Udvikling Bred information (nøgletal, strategier m.m.) MUS god struktur, opfølgning, aftaler holdes Deltagelse i projekter og interne aktiviteter Indflydelse via deltagelse i udviklingsprojekter (motivation). Fastholdelse Fleksible arbejdstider Løn Sociale tiltag Engagement Pension Resultat af gruppearbejde 10. juni 2008
Medarbejdertilfredshed og motivation: Svært at adskille fra de øvrige områder Ansvar og respekt væsentlige motivations faktorer Generelt skal man kunne levere hele pakken problemet er, at denne pakke hele tiden skifter karakter Tilfredshedsmålinger er en god ting, så længe man reagerer på outputtet af målingerne. Lad være med at sætte tiltag i gang, som man ikke gør færdige Resultat af gruppearbejde 10. juni 2008 Netværksmøde 7. oktober 2008 Mødet var opdelt i to. En række indlæg, der fokuserede på afsætning, globalisering og markedsorientering og en egentlig afrunding af hele forløbet. PH(d) studerende Lisbeth Brøde gav et indlæg vedr. den markedsorienterede virksomhed med udgangspunkt i, hvordan man kan opbygge organisatoriske kompetencer til at opnå vedvarende konkurrencemæssige fordele. Herefter gav Per Servais fra Syddansk Universitet et indlæg omkring internationalisering indhold og konsekvenser for den enkelte virksomhed. Per tog således udgangspunkt i arbejdet i et andet netværk under forskerkontakten Born Global netværket, jf. følgende link: http://www.bornglobal.info/. Lars Hansen fra Ellegaard fortalte herefter, hvordan man hos Ellegaard systematisk havde arbejdet med at finde frem til nye målgrupper på eksportmarkedet. Kilde: Ellegaard A/S Kilde: Ellegaard A/S Endelig fortalte Morten Arndal Nielsen fra Erhvervsservice Odense om et værktøj, der kan understøtte virksomhedernes globalisering Globaliseringstjek. Værktøjet er udviklet af Erhvervsservice Odense, og er et dialogværktøj, der konkret skal give virksomhederne et godt udgangspunkt i forhold til eventuelle satsninger på det globale marked. Det kan i den forbindelse oplyses, at en af de deltagende virksomheder allerede har besluttet at købe et Globaliseringstjek. Forløbet sættes i gang umiddelbart efter efterårsferien.
Svend Ole Madsen afsluttede mødet med at følge op på forløbet. Han understregede bl.a. det problematiske i at anvende generelle modeller og illustrerede dette med at præsentere nedenstående model, som var udviklet til en konkret virksomhed. Svend Ole Madsen supplerede modellen med en gennemgang af, hvordan han selv har arbejdet med samme i en konkret virksomhed. Herefter blev mødet afrundet. Alt i alt har vi modtaget meget positiv feedback fra virksomhederne gennem hele forløbet, og mange af de drøftede temaer, har de tilknyttede konsulenter efterfølgende vendt med en række af de deltagende virksomheder. Yderligere materiale Udover ovennævnte modeller, kan alt materiale omkring projektet findes på Sydvestjysk Udviklingsforums hjemmeside, som følger: http://www.svuf.dk/info.asp?id=130&h_id=83 Med venlig hilsen Erik Dam Afdelingsleder Sydvestjysk Udviklingsforum