R E F E R A T Emne: Ordinært -møde. Tid: Mandag den 16. april 2018, kl. 12.30 14.30. Sted: Det lille mødelokale, Medicinsk Lægegang, Herning. Til stede: Maja Grønbæk Andersen, Anne-Merete Andreasen, Jan Dalberg, Henny Færge, Bodil Overgaard, Annette Porup, Lisbeth Poulsen og Bente Vig. Afbud: GitteGry Langkjær, Esben Næser, Mona Bank Olesen og Ingrid Thomsen. Referent: Rita Nøddelund. Dagsorden 1. Valg af ordstyrer. 2. Godkendelse af dagsorden for mødet den 16.04.18. 3. Godkendelse af referat af mødet den 07.02.18. 4. Orientering fra TRIO-grupperne de enkelte projekters status og mål. Efterfølgende også en drøftelse af, hvordan arbejdet med reduktion af sygefravær og ulykker forankres i TRIO-grupperne. 5. Orientering fra Afdelingsledelsen: Status på situationen inden for lungemedicin. Nyansættelser. Økonomi. Status på konflikt. Politik om fuld tid. 6. Personalesituationen. Fast punkt. 7. Orientering fra HMU. v/lisbeth Poulsen. 8. DNV-status. Fast punkt. 9. Eventuelt. Ad 1 Valg af ordstyrer. Anne-Merete Andreasen blev valgt til dagens ordstyrer. Ad 2 Godkendelse af dagsorden for mødet den 16.04.18. Dagsordenen blev godkendt. Ad 4 Godkendelse af referat af mødet den 07.02.18. Vedr. uskrevne notater/skrivning af plan og konklusion: Siden staff-meeting den 14.03.18 om patientnær og tidstro dokumentation har der været en del drøftelser på lægeniveau, idet flere læger har anført, at det pga. meget stor travlhed i vagterne i weekender og helligdage vil være en yderligere - 1 -
arbejdsbelastning, hvis de selv skal skrive planen og konklusionen i epj. Til en yderligere drøftelse med lægerne i Medicinsk Afdeling om emnet er lægefaglig direktør Jens Friis Bak derfor inviteret til at deltage i lægernes morgenmøde i Holstebro den 17.04.18. Anvendelse af kørsels-app'en på privat mobiltelefon: Der stilles fortsat spørgsmålstegn ved, om det er i orden, at man fra Hospitalsledelsens side kan beslutte, at medarbejderne skal benytte egen mobiltelefon til arbejdsrelaterede opgaver, f.eks. indberetning af tjenestekørsel. På dagens -møde blev det besluttet, at spørgsmålet bringes videre til HMU med opfordring til, at det fremadrettet også skal være muligt at indberette tjenestekørsel via blanket. Etablering af flytteorganisation frem mod RHG (DNV): Der blev forespurgt til den videre proces efter temaeftermiddagen i Aulum den 08.03.18. Bodil Overgaard orienterede om, at flyttekoordinator Britta Mørk aktuelt har ophængt en overordnet gameplan på Bodils kontor i Holstebro, således at Afdelingsledelsen kan følge status på det lokale arbejde ude i afsnittene. Britta er på vej ud i afsnittene for at aftale de lokale processer og involvering af afsnitsledelser, TRIO-grupper m.fl., ligesom der også er tegninger på vej ud i afsnittene. Således skulle flytte-opgaven gerne over de næste måneder blive mere konkret og nærværende for medarbejderne. Herefter blev referatet godkendt. Ad 4 Orientering fra TRIO-grupperne. I MSA MDA arbejder TRIO-gruppen med: Fokus har været at skabe større sammenhæng mellem senge- og dagafsnit og bringe personalet i de to afsnit tættere på hinanden og derved skabe bedre forståelse for hinandens arbejdsopgaver. Udveksling af personale i første omgang fra MDA til MSA. Vil gerne indgå i processen omkring ensretning af arbejdsopgaver på det endokrinologiske område mellem de to matrikler. I MSA er der etableret modtagevagt (sygeplejerske/sosa) om aftenen for at skabe mere ro, når der flyttes patienter til afsnittet. Dette har været en gevinst for arbejdsmiljøet. Sygefravær er et indsatsområde, som TRIO-gruppen vil arbejde med i den kommende tid. I MSA er sygefraværet forholdsvist højt, og TRIO-gruppen vil udarbejde initiativer til nedbringelse af sygefraværet; bl.a. har det været drøftet, at data for sygefraværet skal synliggøres. I sekretærgruppen i Herning arbejder TRIO-gruppen med: Fællesskabsfølelse hjælpsomhedskultur. Etablering af ugentlige teammøder. Initiativer til fastholdelse af lavt sygefravær. - 2 -
I det nefrologiske område arbejder TRIO-gruppen med: Mødes hver 6. uge. Opfølgning på TULE-resultaterne. Gravidpolitik. Indsatser i forhold til sygefravær, herunder også fokus på de medarbejdere, som er på arbejde. Specifikt for Dialyseafsnittet orienterede TR Anne-Merete Andreasen om en målrettet indsats for at fremme trivslen og arbejdsglæden i afsnittet, hvor man bl.a. via metoden "PULS-målinger" med jævnlige spørgeskemaer tager den aktuelle puls på medarbejdernes arbejdsglæde med fokus på de positive elementer. Herudover arrangeres med jævne mellemrum temauger/temadage, hvor det overordnede emne altid er arbejdsglæde. Aktuelt arbejder man i afsnittet med kulturen frem mod RHG konkret med to kufferter, hvor man i den ene lægger sedler med det, man gerne vil have med til RHG; i den anden kuffert det, man ikke ønsker at have med. Det overordnede motto i afsnittet er "du skal gerne gå gladere hjem, end da du kom". I det lungemedicinske område arbejder TRIO-gruppen med: Involveret i processen med etablering af teambaseret pleje i stedet for gruppepleje. Plejeformen er efterhånden ved at lande godt i sengeafsnittet og nu også med god lægefaglig involvering. Henny Færge gennemfører i øjeblikket MUS, og her er den overordnede tilbagemelding, at medarbejderne er tilfredse og med stor arbejdsglæde. Rumfordeling mellem Søvnapnøambulatoriet og Diabetes- og Stofskifte Dagafsnittet. Fokus på sygefravær med hurtig og tæt dialog med den sygemeldte medarbejder. På grund af afbud til dagens -møde fra repræsentanterne fra TRIO-grupperne i MM/M1 og lægesekretærgruppen i Holstebro dagsordensættes disse tilbagemeldinger på næste -møde, lige som der også her skal være en yderligere drøftelse af, hvordan arbejdet med reduktion i sygefravær/fastholdelse af lavt sygefravær bedst forankres i TRIO-grupperne. Generelt blev der givet udtryk for, at etablering af TRIO-grupperne har været et godt tiltag på hospitalsniveau; et tiltag, som har styrket samarbejdet mellem afsnitsledelsen, TR- og arbejdsmiljørepræsentanterne til gavn for arbejdsmiljøet og trivslen i de enkelte afsnit og på tværs i afdelingen. Ad 5 Orientering fra Afdelingsledelsen: Status på situationen inden for lungemedicin. Jan Dalberg orienterede om situationen. Specialeansvarlig overlæge Jost Wessels har søgt og fået bevilget 1 års orlov fra Medicinsk Afdeling og har sidste arbejdsdag den 08.05.18. Overlæge Erik Juel Jensen fratræder for at gå på pension pr. 30.06.18. - 3 -
Stillingen som specialeansvarlig overlæge har været i opslag, og der var 1 ansøger til stillingen. Efterskrift: Pia Gjørup er ansat i stillingen som specialeansvarlig overlæge og starter i afdelingen pr. 01.06.18. I relation til ansættelsessamtaler blev der forespurgt generelt om medarbejderrepræsentation i ansættelsesudvalg; specifikt om tilstrækkelig medarbejderrepræsentation fra de forskellige faggrupper. Afdelingsledelsen henholder sig til retningslinjerne i Hospitalsenheden Vest for ansættelse af overenskomstansat overlæge og påpegede, at ansættelsesudvalget nemt bliver meget stort; dog anerkendte Afdelingsledelsen ønsket om evt. bredere ansættelsesudvalg og vil have det med i overvejelserne fremadrettet. På trods af ansættelsen af ny specialeansvarlig overlæge er det lungemedicinske speciale udfordret i forhold til lægefaglige ressourcer, når Jost Wessels og Erik Juel Jensen fratræder deres stillinger. Afdelingsledelsen har rettet henvendelse til Lungemedicinsk Afdeling i Aarhus om muligheden for konsulenthjælp i en periode, hvilket dog ikke aktuelt lader sig gøre. Afdelingsledelsen arbejder hårdt på yderligere rekruttering til specialet; der er p.t. stillingsopslag til en stilling som overlæge/afdelingslæge, lige som der er kontakt til mulige kandidater. Nyansættelser. Siden -mødets afholdelse er følgende ansættelser på plads og udmeldt i afdelingen den 26.04.18: Ulrich Martin Bick ansat pr. 01.02.18 som specialeansvarlig overlæge inden for gastroenterologi. Anne Birgitte Langsted Pedersen: ansat pr. 01.04.18 som specialeansvarlig overlæge inden for geriatri. Elisa Pulczynski: ansat pr. 01.05.18 som overlæge inden for hæmatologi. Elisa er ansat på en seniorordning med tre arbejdsdage/uge. Pia Gjørup: ansat pr. 01.06.18 som specialeansvarlig overlæge inden for lungemedicin. Niels Valdemar Krabbe: ansat pr. 01.06.18 som afdelingslæge inden for geriatri. Økonomi. Bilag: økonomistatus januar-marts 2018. For perioden januar-marts 2018 viser status et overforbrug på 3,4 mio. kr. med størstedelen af overforbruget på løndelen. Prognosen for hele året viser et overforbrug på knapt 6 mio. kr. - 4 -
Bodil Overgaard redegjorde nærmere for overforbruget på løndelen, som primært skyldes den meget store overbelægning igennem flere måneder samt perioden med Norovirus. Samtidig udtrykte Bodil Overgaard, at med prognosen på -6 mio. kr. ved årets udgang in mente er Afdelingsledelsen nødt til allerede på nuværende tidspunkt at overveje tiltag til budgetoverholdelse. Afdelingsledelsen følger udviklingen tæt i samarbejde med økonomikonsulenterne. Fra flere sider blev det udtrykt, at den store overbelægning koster mange ressourcer ikke kun i forhold til økonomien, men også arbejdsmiljømæssigt. Det er vigtigt, at vi bliver ved med at italesætte problematikken over for Hospitalsledelsen netop fordi overbelægning er det, som fylder i hverdagen, og som belaster medarbejdernes daglige arbejdsmiljø i voldsom grad. I øvrigt blev det foreslået, at man som en prøvehandling kunne lukke buffersengene i afdelingen, således at der blev skabt overensstemmelse mellem kapacitet og ressourcer. Der blev forespurgt til, om afdelingens økonomiske ramme ikke burde være anderledes og evt. justeres i forhold til f.eks. den demografiske udvikling med flere ældre med flere komplekse sygdomme forhold, som har stor indflydelse på arbejdsbelastningen i Medicinsk Afdeling. Afdelingsledelsen anerkendte synspunktet, men udtrykte samtidig, at der ikke umiddelbart er noget, der tyder på, at der er en udvidelse af den økonomiske ramme på vej. Afdelingsledelsen har i bestræbelserne på at løse overbelægningsproblematikken sat forskellige tiltag i værk i samarbejde med vikar for overlæge Birgit Thorup Røge, som er ansat netop for bl.a. at pege på forskellige løsningsmuligheder. Der henvises til referat af -mødet den 07.02.18, hvor der er redegjort nærmere for de iværksatte initiativer. Der monitoreres løbende på initiativerne for at følge effekten. Status på konflikt. Afdelingsledelsen deltager i jævnlige møder på ledelsesniveau, hvor der orienteres om status på konflikten. På nuværende tidspunkt er der indgået aftale mellem Dansk Sygeplejeråd og Region Midtjylland om, at sygeplejerskerne på alle medicinske sengeafsnit samt i Hæmatologisk og Lungemedicinsk Dagafsnit er undtaget fra konflikt. Endvidere er der udarbejdet nødberedskab for de øvrige faggrupper. Efterskrift: natten til lørdag den 28. april er der indgået forlig for alle ansatte i regionerne. Forhandlingerne med de enkelte organisationer skal være afsluttet den 11. maj. Herefter sendes resultatet til afstemning i medarbejdernes organisationer. Således er konflikten afblæst indtil videre. Politik om fuld tid. Bodil Overgaard orienterede om, at alle nyansættelser som minimum skal være med et timetal på 34/uge; hvis der er ønske om et mindre timetal, skal der være meget gode argumenter herfor. Fra flere sider blev det udtrykt, at politikken om fuld tid ikke harmonerer med regionens livsfasepolitik, som netop åbner mulighed for, at man i givne perioder - 5 -
kan veksle i tid. Flere og flere medarbejdere tilkendegiver, at de med fuld tid har vanskeligt ved at få arbejds- og familieliv til at hænge sammen. Der blev forespurgt specifikt til, om det stadig er muligt at gå op i tid i en periode og så være sikker på at kunne gå ned på sin normale ansættelsesbrøk igen. Til dette svarede Bodil Overgaard, at man kan være sikker på at kunne gå ned i tid igen, hvis der er sat en slutdato på perioden for øget tid. Ad 6 Personalesituationen. Fast punkt. Ledende overlæge Jan Dalberg fratræder sin stilling. Med virkning fra 01.06.18 har Jan Dalberg opsagt sin stilling som ledende overlæge i Medicinsk Afdeling. Fratrædelsen er begrundet i, at Jan ikke - med den nuværende ledelsesorganisering med ledelse på to matrikler - ser sig i stand til at varetage den store ledelsesopgave på en for ham ordentlig og fagligt forsvarlig måde. Den store ledelsesopgave har heller ikke været forenelig med hans ønske om høj grad af nærhed i klinikken. Jan pointerede, at han har været utroligt glad for at være en del af Medicinsk Afdeling, Hospitalsenheden Vest, hvor han oplever en meget velfungerende personalestab, som arbejder på et meget højt fagligt niveau. Indtil sin fratrædelse pr. 31. maj vil Jan fortsat varetage de ledelsesmæssige opgaver som ledende overlæge i afdelingen. Ad 7 Orientering fra HMU. v/lisbeth Poulsen Der henvises til referat af seneste HMU-møde den 20.03.18 med fokus på punkterne: Sløring af offentligt ansattes identitet af hensyn til egen sikkerhed. Seniorordning. http://vest.intra.rm.dk/mit-hospital/kultur-ogsamarbejde/oversigtmodefora/hmu/dagsordener-til-hmu/ Ad 8 DNV-status. Fast punkt. Se under dette referats punkt 3 vedrørende status for flytteorganisationen. Det blev nævnt, at artiklen i Hospitalsledelsens nyhedsbrev omkring medarbejdere fra Dialyseafsnittet, som har været på besøg i Gødstrup og fået en "aha-oplevelse", har vakt nysgerrigheden i andre afsnit. Bodil Overgaard orienterede om, at repræsentanter fra Dialyseafsnittet var i Gødstrup specifikt for at besigtige rumforhold i forhold til dialysebehandling og ikke som et egentligt besøg. Desuden kunne Bodil orientere om, at der fra DNV-sekretariatets side arbejdes med planlægning af et snarligt åbent-hus arrangement. - 6 -
Hold dig i øvrigt orienteret om flytteprocessen via disse links: http://vest.intra.rm.dk/min-afdeling/medicinsk-afdeling/vi-flytter-tilgodstrup/medicinsk-afdelings-flytteorganisation/ http://vest.intra.rm.dk/mit-hospital/pa-vej-mod-godstrup/ Ad 9 Eventuelt. Hjemmesiden. I forbindelse med udsendt mail fra regionens web-kontor til alle lokale webredaktører omkring ændrede regler for layout på hjemmesiden, hvor manglende opfyldelse kan medføre bøde til regionen, rejste lægesekretær Annette Porup et forslag om, at vedligeholdelse af afdelingens hjemmeside centraliseres. Forslaget blev også fremsat med baggrund i stort arbejdspres hos sekretærgruppen. Aktuelt er opgaven med vedligeholdelse af afdelingens hjemmeside organiseret med lokale webredaktører ude i afsnittene, som sammen med afsnitsledelsen har ansvaret for det enkelte afsnits hjemmeside. Afdelingsledelsen vil drøfte det fremsatte forslag på et kommende ledelsesmøde. Oprydning i arkiver. Af Hospitalsledelsens nyhedsbrev den 12.04.18 fremgår det, at der er igangsat oprydning i arkiverne i Hospitalsenheden Vest som led i forberedelserne med udflytning til Gødstrup. Der blev forespurgt til, om Afdelingsledelsen er orienteret mere detaljeret om denne oprydning, hvilket Afdelingsledelsen ikke er. Det vækker lidt forundring, at afdelingerne ikke på forhånd er orienteret, da der også ude i afdelingerne findes journalarkiver. Bodil Overgaard tilkendegav, at hun forventer, at Afdelingsledelsen bliver orienteret, hvis oprydningen medfører opgaver, som skal varetages på afdelingsniveau. Næste -møde. Onsdag den 20.06.18, kl. 13.00 15.30 i Holstebro. - 7 -