Vejledning i brugen af økonomiportalen for menighedsråd 2009. www.skema.brandsoft.dk Indhold Køreplan for indberetning af regnskab og budget til provstiet.... 2 Hvordan indberettes regnskab 2008 og budget 2010?... 3 Hvor kan jeg få hjælp.... 4 Kontrol af data som afleveres til økonomiportalen.... 5 Menuknapper... 6 Vejledning til indtastning af tal på økonomiportalen.... 8 Oprette nye linjer i skemaet... 8 Slette linjer i skemaet.... 8 Skemagruppe Forsiden.... 8 Skemagruppe Kassebeholdning.... 8 Skemagruppe Forklaringer til regnskabet.... 8 Skemagruppe Underskriftsside.... 8 Skemagruppe Kasse per 1/1.... 9 Skemagruppe Note 0 + note 1 8.... 9 Skemagruppe Lønafstemning.... 9 Skemagruppe Momsopgørelse.... 9 Skemagruppe Faste ejendomme.... 10 Skemagruppe Afgifter, legater m.v.... 10 Skemagruppe Henlæggelser.... 10 Vælg nu skemagruppe Lån.... 10 Skemagruppe Kollektregnskab.... 11 Skemagruppe statistik.... 11 Kan der ændres i regnskabs- og budgettal?... 11 Udskrivning af skema.... 12 Udskriv skemaet som PDF fil... 12 Udskriv skemaet på egen printer... 12 Aflevering af skema... 13 1
Køreplan for indberetning af regnskab og budget til provstiet. Indledning. Onsdag den 18. februar 2009 åbnes økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk, hvor alle menighedsråd skal indberette regnskab for 2008 og budget for 2010. For at få adgang til systemet skal kassen/menighedsrådet have udleveret et kassenummer og en adgangskode af provstiet. Provstierne meddeler alle menighedsråd/kasser i provstiet de gældende kassenumre og adgangskoder, der skal benyttes ved aflevering af regnskaber og budgetter. Meddelelsen kan menighedsrådet/kassen modtage fra provstiet som e- mail eller almindeligt brev. Det vil ske i dagene efter økonomiportalen åbnes onsdag den 18. februar 2009. Vigtige datoer. Økonomiportalen er åben for registrering af regnskab 2008 og budgettal 2010, onsdag den 18. februar 2009, men tallene kan ikke overføres til provstiet før mandag den 2. marts 2009. Det betyder at tallene kan indtastes eller overføres fra et regnskabssystem allerede fra den 18. februar. Tallene kan udskrives fra økonomiportalen på printer, så dit regnskab/budget kan kontrolleres. Men selve afleveringen til provstiet fra økonomiportalen kan først foretages fra den 2. marts 2009. Årsagen til ovenstående er hensynet til de mange kasser, der er nedlagt eller sammenlagt med andre regnskaber. Provstiet skal have tid til en ekstra kontrol af de mange ændringer inden tallene endelig afleveres. 2
Hvordan indberettes regnskab 2008 og budget 2010? Alle regnskaber og budgetter skal afleveres gennem økonomiportalen til provstiet uanset om menighedsrådet/kassen benytter IT regnskabsprogrammer eller ej. Menighedsråd/kasser med regnskabssystemer fra Brandsoft eller Skovbo data. Der er to leverandører af regnskabssystemer, som tilbyder en automatisk indlæsning fra deres regnskabssystem til provstiets system. Det foregår ved at der dannes en fil i regnskabssystemet, som indeholder alle informationer for regnskab 2008 eller budget 2010. Denne fil indlæses på økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk. Alle andre kasser skal manuelt indtaste på portalen. Menighedsråd/kasser med andre regnskabssystemer: Menighedsråd som anvender at andet regnskabssystem end de to nævnte, skal udskrive regnskabet fra systemet og indtaste det manuelt via økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk. Menighedsråd som ikke anvender et IT-system: I de tilfælde, hvor Menighedsrådet ikke anvender et IT regnskabsprogram, skal tallene tastes fra regnskabet ind på økonomiportalen www.skema.brandsoft.dk. 3
Brandsoft Skovbo data Andre ITsystemer Udskriv på printer og tast tallene ind Hvor kan jeg få hjælp. C----- B---- A------ ----- Afhængig af typen af dit problem kan der rekvireres hjælp fra forskellige kilder. Problem type Jeg kan ikke indlæse mine regnskabsdata. --- -- --- 1. Jeg forstår ikke hvordan økonomiportalen virker. 2. Hvordan indtaster jeg manuelt mine regnskabstal? 3. Hvordan ser jeg hvilke data der er afleveret? 1. Jeg har ingen pc med internetadgang, hvad gør jeg? 2. Jeg skal have hjælp til et regnskabs- eller budget-mæssigt problem i forbindelse med aflevering til provstiet. A------ B----- --- --- Kontakt. Kontakt din IT leverandør (Brandsoft eller Skovbo data) Kontakt Kirkeministeriets ITkontor på telefon 7020 2535 Kontakt dit Provsti Ingen IT-system Tast tallene ind fra regnskabs- og budgetskemaerne 4
Kontrol af data som afleveres til økonomiportalen. Kontrol af data. Uanset om regnskabs- og budgettal indlæses automatisk eller de indtastes manuelt, bliver de undersøgt for forskellige fejl. F.eks. skal kassebeholdningen på side 4 og side 11 i regnskabsskemaet stemme overens og reglerne for at oprette egne konti skal være overholdt i henhold til konteringsvejledningen. Kontrol af filformat. Når den automatiske indlæsning benyttes kontrolleres filen, som kommer fra et regnskabssystem. Hvis du benytter et regnskabssystem fra en af de to leverandører, som kan aflevere automatisk til økonomiportalen, vil tallene blive vist i regnskabsskemaet til kontrol. Opstår der en fejl, så filen slet ikke kan indlæses, kan det skyldes et forkert fil-format. Kontroller, at det er den rigtige fil som forsøges indlæst. Hvis der findes uoverensstemmelser, vil økonomiportalen vise en meddelelse på skærmen om fejlkilden. Derefter skal brugeren rette fejlen og fortsætte indberetningen. Der kan ikke afleveres data som overtræder disse regler 5
Sådan logger du ind på økonomiportalen. Åbn en browser (Internet Explorer) og skriv www.skema.brandsoft.dk i adressefeltet. Hver kasse får af provstiet oplyst et kassenummer sammen med en tilhørende adgangskode. Når regnskabet eller budgettet afleveres skal der logges på med det kassenummer og den adgangskode, som er udleveret fra provstiet og hører til det regnskab, som afleveres for den enkelte kasse. Fører du mere end et regnskab, vil du få lige så mange kassenumre og adgangskoder, som du har regnskaber. På skærmbilledet, der vises når man er logget ind, kan du se, hvilket navn og sognenummer dit regnskab er tildelt. Check efter om det er det rigtige regnskab du har logget dig ind på. Har du allerede afleveret tal tidligere på økonomiportalen, vil du også kunne se hvornår der sidst er blevet sendt til provstiet. Husk at trykke på Gem knappen hvis du har rettet på en side Menuknapper Her findes de knapper, som skal bruges til at navigere rundt på økonomiportalen. Udskriv Udskriv hele skemaet på printer eller PDF fil Vælg skemagruppe Vælg en side i skemaet Importer fil Indlæs fra et regnskabssystem Aflever skema Send skemaet til provstiet Hovedside Gå tilbage til forsiden Klik nu på årsregnskab eller årsbudget for at komme videre. Herefter fremkommer skærmbilledet til venstre. 6
Hvis ikke man har mulighed for at benytte automatisk indlæsning fra fil, skal tallene indtastes direkte på skærmen i økonomiportalen. Portalen er udformet således, at skærmen næsten er magen til papirudgaven af regnskabs- og budgetskemaerne. Dog udregnes summen i nogle felter automatisk. Udskrift på printer er præcis magen til papirudgaven af skemaerne. Vælg siden der skal vises Opret og slet linjer i skemaet Udskriv skemaet på min egen printer eller som PDF fil Send skemaet til provstiet Det er ikke nødvendigt at færdiggøre indtastningen i en arbejdsgang. Man kan vælge at indtaste over flere dage. Fordi økonomiportalen fastholder den seneste indtastning, kan der blot fortsættes indtil hele skemaet er færdigt og klar til at blive sendt til provstiet. HUSK at gemme! 7
Vejledning til indtastning af tal på økonomiportalen. Skemaet på skærmen svarer ikke helt til det, du kender fra papiret, da nogle af tallene i skemaet bliver beregnet, f.eks. summer. Derfor vil du først kunne se hele skemaet, og dermed alle tal, når du til sidst udskriver det. Når der er indtastet på en side husk at trykke på Gem knappen. Oprette nye linjer i skemaet Du kan oprette ekstra linjer ved at trykke på knappen Ny række Slette linjer i skemaet. Slet linjer ved at krydse dem af i venstre side, og herefter trykke på knappen Slet række Skemagruppe Forsiden. På forsiden indtastes oplysninger om kassenavn, menighedsråd, provsti og kommune. Når du har udfyldt disse skal du huske at trykke på Gem nederst til venstre på skærmen. Skemagruppe Kassebeholdning. Udfyld med dine tal fra regnskabet. Tallene der indtastes her bliver bl.a. brugt i beregningen af disponibel kassebeholdning. Bemærk at regnskabsmæssig og disponibel beholdning pr. 31/12 er beregnede felter, der ikke kan udfyldes. Det er muligt at oprette tekstlinjer ved at trykke Ny række med tilhørende beløb, og således på denne måde forklare disponering af overskud/underskud. Skemagruppe Forklaringer til regnskabet. Indtast forklaring til regnskabet i tekstfeltet. Det er ikke muligt at lave tabuleringer i tekstfeltet. I stedet kan man bruge mellemrumstasten til at lave evt. kolonne opstillinger. Skemagruppe Underskriftsside. Indtast de datoer og navne, der er kendte på tidspunktet. 8
Skemagruppe Kasse per 1/1. Den regnskabsmæssige kassebeholdning pr. 1/1 for regnskab 2008 beregnes ud fra den specifikation, du senere taster ind i note 9, derfor kan feltet ikke udfyldes. Beholdning pr. 1/1 for budget 2008 og regnskab 2007 indtastes. Angiv det overførte overskud/underskud tidligere år fra driftsrammen. Dette tal bruges bl.a. til at beregne driftrammesaldoen pr. 31/12. Skemagruppe Note 0 + note 1 8. De kontolinier der har grå baggrund er faste konti, disse konti kan ikke slettes, og deres navn kan ikke ændres. Kontolinier med hvid bagrund kan man selv sætte navn på. De kan også slettes, såfremt de ikke skal bruges. Er der brug for ekstra konti kan disse oprettes ved at trykke på knappen Ny konto, og angive konto nr. og navn. Der kræves for oprettelse af en konto, at den skal ligge i det kontonummer interval, der er tilladt for noten. Husk at sætte minus foran evt. tilskud og indtægter i udgiftsnoter, og tilsvarende minus foran evt. udgifter i indtægtsnoter. De efterfølgende noter udfyldes på tilsvarende vis. Skemagruppe Lønafstemning. Lønnen fordeles i henhold til opdelingen på skemaet i venstre kolonne. Summer beregnes først på udskriften. Summen af kolonnerne skal stemme med rækken Oplyst til Told & Skat i alt Skemagruppe Momsopgørelse. Angiv for hvert kvartal opgørelsen for moms og afgift. På udskriften vil summeringen fremgå. 9
Skemagruppe Faste ejendomme. På denne side angives ejendomme tilknyttet kassen. Start med at oprette en tom linje ved at trykke på knappen Ny række. Angiv matr.nr. og tryk OK. Herefter kan de øvrige oplysninger angives på den nye linje. På udskriften vil summeringen fremgå. Skemagruppe Afgifter, legater m.v. Her angives forklaringer og beskrivelser vedr. afgifter, legater og andre beholdninger administreret af menighedsrådet. Evt. opstilling i kolonner sker ved at bruge mellemrumstasten til at lave afstand mellem kolonnerne. Skemagruppe Henlæggelser. Angiv her opsparinger til særlige formål. Husk at angive opsparingens formål ved at angive om der er tale om opsparing vedr. kirken, præstegården eller kirkegården. På udskriften vil summeringen fremgå. Vælg nu skemagruppe Lån. Angiv her kassens lån. Husk at angive lånets formål ved at angive om der er tale om lån vedr. kirken, præstegården eller kirkegården. På udskriften vil summeringen fremgå. 10
Skemagruppe Kollektregnskab. Start med at oprette en tom linje ved at trykke på knappen Ny række. Angiv beskrivelse og beløb, herefter trykkes OK. De oprettede linjer kan rettes og slettes. Der kan på denne måde opbygges et mindre biregnskab. Hvis det er et mere omfattende biregnskab, f.eks. et byggeregnskab, kan det udfærdiges i tekstbehandling eller regneark og sendes som vedhæftet fil på e-mail til provstiet. Skemagruppe statistik. Har du udfyldt den foregående del af skemaet, kan du ved at trykke på knappen Hent tal nederst til venstre, få udfyldt en del af statistikken. Bemærk at det kun er nogle af felterne, som udfyldes automatisk. De resterende felter skal udfyldes manuelt. Det gælder felt 6.6a, 6.6b, 6.6c, 7a, 7b og 7c, samt statistiksiderne med kassebeholdning, opsparing, lån og fast ejendom. Husk at tal skal angives i hele tusinde, dvs. at f.eks. et beløb på 12.345,50 angives som 12. Kan der ændres i regnskabs- og budgettal? Økonomiportalen fastholder automatisk den seneste indberetning, så alle tallene kan ses på skærmen. Hvis man efter at tallene er sendt til provstiet retter i nogle felter, kan man sende en gang mere til provstiet. Det er altså ikke nødvendigt at indtaste hele skemaet igen blot fordi man ønsker at lave en enkelt rettelse. Der er desuden mulighed for at sende en beskrivelse til provstiet sammen med regnskabs- og budgettallene. Når der trykkes på Aflever skema knappen kommer et meddelelsesfelt frem. Benytter man indlæsning fra fil, fungerer systemet på samme måde. Når filen er indlæst, ses alle tallene, som er indlæst fra filen, i skemaet. Hvis der skal foretages en rettelse eller tilføjelse til regnskabet eller budgettet, bør der rettes i det regnskabssystem, som menighedsrådet/kassen bruger og derefter fortages en ny indlæsning fra fil. Alternativt kan rettelser foretages på økonomiportalen ved at taste i de relevante felter. 11
Udskrivning af skema. Skemaet kan til enhver tid udskrives, såfremt man f.eks. vil kontrollere summer. Skemaet udskrives på egen printer eller som PDF fil. Det giver en fuldstændig oversigt over alt, der er indtastet i skemaet. Der kan udskrives på ethvert tidspunkt, både før og efter at skemaet er sendt til provstiet. Udskriv skemaet ved at trykke på knappen Udskriv i bunden af skærmen. Udskriften bliver vist på skærmen, og i værktøjslinjen på udskriften kan man zoome i størrelsen og bladre frem og tilbage. Siderne udskrives ved at trykke på printer-ikonet i venstre side af værktøjslinjen. Det er dermed muligt at udskrive en kopi ikke bare til egen kontrol, men også et komplet skema til f.eks. menighedsrådet, revisor eller andre. Gemmes udskriften som PDF fil, kan den sendes på e- mail. Udskriv skemaet som PDF fil Udskriv skemaet på egen printer 12
Aflevering af skema Når alle tal er indtastet, og du har udskrevet og kontrolleret skemaet, kan det afleveres til provstiet. Tryk på knappen Aflever skema, skriv evt. en besked i det tekstfelt der kommer frem på skærmen, og tryk på OK i nederste venstre hjørne. Såfremt indtastningen overholder kontrolkravene, vil du få besked om, at skemaet nu er afleveret. Du kan logge på din konto flere gange og evt. også aflevere tal flere gange, såfremt der har været fejl. Det kan dog kræve, at provstiet kontaktes for at åbne din adgang, så det samme regnskab kan sendes flere gange. Du kan altid logge af din konto og komme tilbage på et senere tidspunkt og forsætte hvor du slap, så længe regnskabet eller budgettet ikke er sendt til provstiet. Husk, at selvom regnskabet fremsendes til provstiet via økonomiportalen, skal det stadig underskrives og fremsendes jævnfør gældende regler, som kan hentes på retsinformation.dk: Cirkulære om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v., https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=11703 Vejledning om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v., https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=11704 13