NOTATARK HVIDOVRE KOMMUNE Central- og Kulturforvaltningen Økonomisk Afdeling 07.08.2012 Inspirationsnotat vedr. præsentation, vision, status og strategi for BI/FLIS i Hvidovre Kommune. Version 2. Nærværende notat er et oplæg til- og en vision for BI-indsatsen, en beskrivelse af BI-indsatsen, hvilke løsning, der er valgt, den valgte løsnings fordele, som et væsentligt element i udmøntningen af det generelle styringsparadigme. Eendelig, en belysning af en række organisations-, opfølgnings- og brugsprocessuelle spørgsmål, som antages i virkeligheden at være det vigtigste i en BI-kultur. 1. Vision I Hvidovre Kommune arbejder vi med systematisk og struktureret ledelsesinformation i en fælles portal for hele kommunen, som giver overblik og basis for styring og prioritering. Visionens grundpiller En ledelsesinformation der understøtter logikken i styringsparadigmet. Koncerntænkningen Resultat- og effekttænkningen Sammenhæng fra strategi til praksis. 2. Opdrag Som en del af den overordnede strategiske indsats har Hvidovre Kommune for styring på de interne linier, annonceret at ville arbejde med ledelsesinformation. Dette er bl.a. besluttet i Direktionens strategibrev for 2011 og 2012. Satsningen blev yderlige forankret i Central- og Kulturforvaltningens strategiske mål for 2012 og som en del af de faglige pejlemærker for Økonomisk afdeling for 2012. Nærværende oplæg skal ses i forlængelse af beslutningen på Direktionsmødet d. 17.april 2012 pkt. 1. Som det vil fremgå af dette notat, jf. første afsnit, skal dette oplæg ses som et indledende papir i processen omkring arbejdet med BI. Nogle spørgsmål kan således besvares, andre udstår endnu og endnu nogle vurderes først at kunne besvares når BI-systemet er sat i drift. 1 3. Ledelsesinformation information til ledelsen Hvad er så ledelsesinformation, generelt? Begrebet er på det nærmeste selvindlysende ledelsesinformation er information til ledelsen. Det er ledelsen - hvad enten der er tale om en forstander på et plejecenter, en chef for skoleafdelingen, en direktør for Børn- og Ungeforvaltningen, den samlede direktion, et stående udvalg eller kommunalbestyrelsen som i sidste ende har beslutningskompetencen og prioriteringsansvaret for et større eller mindre område. For at kvalificere disse beslutninger og prioriteringer, har lederen/ledelsen brug for gode, valide og overskue-
lige data til at navigere efter. Ikke blot i sig selv, men også i forhold til både overordnede og operationelle mål. Sædvanligvis ligger i begrebet ledelsesinformation information til prioritering og styring, der overskrider den mere traditionelle økonomiinformation (forbrugsprocenter, korrigeret budget, tillægsbevillinger, kassetræk, m.v.) ved at kombinere økonomi med oplysninger om aktiviteter og ydelser, enhedsomkostninger og resultater og effekter i det omfang det er/gøres muligt. Andre Kommuner BI (FLIS) Fagsystem Z Danmarks Statistik CPR Økonomisystem Y Fagsystem X Egne systemer/ Rådata Som det kan fornemmes vil et ledelsesinformationssystem medvirke til at understøtte de centrale elementer i den bredere model for styring, som der arbejdes med i Hvidovre Kommune, kaldet styringsparadigmet (beskrevet i anden sammenhæng). Når økonomi kan kombineres med aktiviteter og aktiviteter kombineres med hinanden. Ledelsesinformation skal anvendes til at fastholde eller korrigere adfærd. Omkring selve produktionen af information, er Ikke alle data relevante på alle niveauer, så ledelsesinformation skal målrettes informationsbehovet på det konkrete niveau og tilstræbes den rette aggregering. Spredning, anvendelse og præsentation af ledelsesinformation (hvem, hvad og hvordan) er måske i virkeligheden det som er vigtigst at gøre sig overvejelser om, når først systemet er på plads. Dette belyses nærmere senere. 4. Løsningen: tilslutning til FLIS Økonomisk Afdeling har i foråret/sommeren 2012 screenet og fået præsenteret en række BI-løsninger fra forskellige leverandører. Herefter har Hvidovre Kommune juni 2012 tilsluttet sig det fælleskommunale ledelsesinformationssystem FLIS, med kontraktunderskrivelse. Hvidovre Kommune har indgået den fulde tilslutning, som indebærer: FLIS-databasen, der indeholder rådata leveret af fagsystemerne samt behandlede/beregnede data der kan anvendes umiddelbart til rapportering. FLIS-præsentationslag, der er et grafisk præsentationssystem, der gør det muligt at trække, udvikle og distribuere rapporter. 2
I FLIS-portalen kan der desuden arbejdes med udtræk og indlæsning af rådata, hvor der i andre BI-systemer typisk kun men netop kun - kan arbejdes med allerede eksisterende nøgletal. På præsentationssiden kan der i FLIS tillige arbejdes med brugerdefineret grafisk præsentation som supplement til de fast skabeloner. FLIS er udviklet og organiseret af det fælleskommunale IT-selskab KOMBIT. FLIS rummer som andre BI-løsninger mulighed for analyse og kombination af økonomi og fagaktivitetsdata indadtil, men tillige benchmarking på tværs af kommuner og elektronisk videndeling om data, rapporter, best practice, blogging osv. i en særlig FLIS-wiki for deltagende kommuner i systemet. Tilslutningen foregår løbende, men p.t. har 77 kommuner tilsluttet sig, herunder de fleste Vestegnskommuner. Se FLIS-præsentationsvideo (hold ctrl nede og klik) http://vimeo.com/43824953 5. Implementering i Hvidovre Kommune Kommunen skulle oprindeligt vælge en af fire datoer i 4.kvartal 2012 for igangsætning af FLIS: 1.oktober, 1. november, 15.november eller 1.december. I ugerne op til igangsættelsen skal kommunen sende de relevante medarbejdere på uddannelse, og vælge uddannelsessted og periode. Der gennemføres uddannelse i Lyngby, Ringsted, Øst for Storebælt i perioderne uge 38/39, 43/44, 45/46 og 47/48 alt efter hvornår kommunen vælger igangsætning. Kombit har efter sommerens orienteringsmøder samt kontakt med en række kommuner, valgt at udvide fristen for tilslutning til 1.februar 2013 samt senere end februar 2013, hvor langt ind i året er endnu ikke præcist angivet. Uddannelsen i rapportgenerering og præsentation angår selve systemet samt 1.delleverance af FLIS (se nedenfor).der vil ligeledes blive gennemført uddannelse vedr. delleverance 2, i 2013. Der åbnes for elektronisk tilmelding til uddannelse primo august 2012. Deltage i undervisningen er indeholdt i prisen for FLIS. 6. Styringsperspektiver Nedenfor er forsøgt gengivet den hhv. nuværende og ønskelige fremtidige situation. Den fremtidige situation er i princippet udmøntningen af visionen. Og hvordan hænger det sammen med FLIS bidrag til understøttelse af styringsparadigmet? 3
Nuværende styringssituation Økonomistyring (OPUS RI) Fagsystemer Dataghettoer Kontrakt- og strategimål Håndholdt ledelsesinformation Politikker Black Boxes Styringsbehov - administrativt og politisk Økonomi og aktivitet Dataintegeration Videndeling "Sandheden" Helhedsstyring Resultater og effekter Fremtiden - strategisk og operationel BI FLIS Understøttelse af styringsparadigmet Økonomi Borger Personale/sygefravær Skoleområdet Ældreområdet Udsatte børn og unge VoksenHandicappede Yderligere områder I Hvidovre Kommune er situationen sandsynligvis ikke meget anderledes end i mange andre kommuner. Data ligger i en række særskilte, og ikke integrerede systemer og er ikke kombinerede. Dette både økonomi- og fagdata. Herudover findes typisk en række områdepolitikker og strategimål, som med fordel kunne ses i en større helhed. Budgettering, regnskabsforventning og ressourceprioritering foretages i store træk med udgangspunkt i rene økonomidata. Og især som oplæg og indstilling til politisk behandling. Nå dette highlightes er det fordi, der lokalt finder arbejde sted med ledelsesinformation. Og det må antages at denne ledelsesinformation (forventet tilgang af helårsførtidpensionister, forskydning fra beskyttet beskæftigelse til STU, timeandel mellem kommunal og privat leverandør på hjemmehjælp eksempelvis) ligger til grund for fagområdernes prioriteringer i forbindelse med budgetlægning og indmeldelser til forventet regnskab (økonomirapporteringerne). Det må dog nok vurderes, at en sådan praksis er usystematisk. Antallet af områder er måske mere tilfældig end systematisk. Der bruges en del tid på manuelt at sammenstille data fra økonomisystem og fagsystemer i excel-regneark. Udover at arbejdet er relativt tidskrævende er risikoen for fejl til stede, og en sådan praksis indebærer tillige en vis sårbarhed, hvis nøglepersoner i kortere eller længere tid ikke er til stede. Koblingen til de overordnede mål og strategier kan måske indimellem også forekomme fjern. Manglen på et fælles, ensartet og autoritativt skabelon og dataunivers, gør også, at der kan opstå tvivl om data og nøgletals gyldighed. Bl.a. fordi alene manglen på en fælles synlighed og overenskomst om økonomi- og aktivitetsdata kan give grobund for produktion af lokale sandheder, evt. med mangel på overblik og (silo)stridigheder til følge. I et større perspektiv er dette ikke befordrende for prioritering, udvikling og satsninger for den samlede kommunale virksomhed. Derfor er et sammenhængende ledelsesinformationssystem et væsentligt skridt på vejen. Efter tilslutningen til FLIS falder leverancen af systemet i flere tempi: 4
1.delleverance: Økonomi, borger og personale (fravær) 1.oktober 2012 2. delleverance: skole, voksenhandicap, udsatte børn og unge, ældre 18.januar 2013 3. delleverance: 2014-2 områder yderligere dog endnu ikke besluttet 4. delleverance: 2016-2 områder yderligere dog endnu ikke besluttet FLIS profileres yderligere af KL som et naturligt led i indsatsen for generelt at løfte dokumentationsopgave i forhold til samspillet med staten, og er bl.a. nævnt i økonomiaftalen for 2013. 7. Forankring: fora, processer og produkter Som det tidligere blev nævnt er ledelsesinformation langt fra gjort med systemtilslutning og uddannelse. Det er centralt at tage stilling til, hvorledes arbejdet med ledelsesinformation skal foregå måske endog det vigtigste spørgsmål - herunder hvordan ledelsesinformation skal anvendes i hhv. et politisk og et administrativt spor? Hvem skal arbejde med systemet (superbrugere og brugere), hvordan skal der afrapporteres og i hvilket forum? Hvordan tænkes ledelsesinformation(rapporterne) at spille sammen med allerede kendte produkter såsom fx forskellige former for økonomiinformation og politikker, og med hvilke kadencer, jf. nedenstående figur? Ledsage øko- nomi- Rapportering? Direktion Ledergruppe Selvstændigt Spor? Stabschefgruppe Ledsage Budget? Ledsage Regnskab? Institution/ Område Afdelingsledelse I Esbjerg Kommune opererer fx man med 3 typer af ledelsesinformation Koncernbaseret ledelsesinformation Tværgående ledelsesinformation 5
Sektorbaseret ledelsesinformation Den koncernbaserede omfatter overordnede nøgletal mhp. at understøtte Direktionens tværgående prioriteringer i forbindelse med ledelse af kommunen. Tværgående ledelsesinformation omfatter et hierarki af økonomirapporter og fraværsrapporter til sikring af ensartet vurderingsgrundlag fra institutions- til Direktionsniveau. Økonomiudvalget forelægges hver måned overordnede økonomirapport og Direktion den overordnede økonomirapport samt fraværsrapport. Sektorbaseret ledelsesinformation målrettet de enkelte forvaltningers opgaver og informationsbehov. I Esbjerg Kommune er den nøgletalsbaserede ledelsesinformation endnu ikke udviklet. Dette hænger sammen med at en del af den første leverance som nævnt er det tværgående økonomiområde som i princippet, indholdsmæssigt, ikke har oplysninger der kan ikke tækkes i økonomisystemet, i Hvidovre OPUS RI. Dog kan der grafisk og præsentationsmæssigt synes at være en forbedring i FLIS. Som eksempel er Esbjergs Tværgående (økonomi)ledelsesinformation til Direktion vedlagt som bilag. I relation til spørgsmålet om produktet vurderes der umiddelbart at være tilstrækkelig økonomiinformation i FLIS-økonomiinformationen, hvis den sammenholdes med den gængse økonomirapportering i Hvidovre Kommunes politiske behandling. Dette vurderet ud fra eksemplet i Esbjerg Kommune. Dog er det nødvendigt at tage systemet i brug for endeligt at kunne afgøre dette, ud fra de muligheder systemet og præsentationen giver. Med udgangspunkt i afsnit 2, foregående figur og overvejelserne fra Esbjerg Kommune kan forankringsspørgsmålet også have dimensionen målgruppen for ledelsesinformation. I Esbjerg Kommune er målgruppen defineret som De personer, som er en del af styrings- og beslutningsprocessen i kommunen. Målgruppedimensionen kunne tillempet opstilles således: Målgruppe Forum og relation Produkt Politikere KB- og udvalgsmøder Overordnet koncern- og udvalgsspecifik rapportering - men form? Direktion Direktionsmøder Overordnet koncernrapportering Direktører Ledermøder med forvaltningsledelsen Fagspecifik administrativ rapportering mhp. udvalg Afdelingschefer Ledermøder med enhder, kontorer, Institutioner osv. Fagspecifik administrativ rapportering mhp. forvaltningsledelsen Enheds/instutionsledere Samarbejde med nøglemedarbejdere Fagspecifik administrativ rapportering mhp. afdelingsledelsen Umiddelbart kan det se bureaukratisk ud, men modellen tager egentlig udgangspunkt i den eksisterende mødeorganisation og en erfaringsmæssig eksisterende hierarkisk proces i fx økonomiarbejdet. I denne model omfatter fagspecifik både det som benævnes som tværgående og sektorbaseret. Når der ved målgruppen politikere er sat spørgsmålstegn omkring form handler det om den problemstilling der er highlightet i det foregående, nemlig om BIrapporteringen skal ledesage fx den eksisterende økonimiinfomation, integreres med denne eller have et selvstændigt spor. Længere nede tænkes det at BI-rapporter indgår som en del af den administrative proces, ligesom der i dag fx distribueres og trækkes økonomirapporter i OPUS RI, som kan have meget forskellige karakter alt efter deres anvendelse som input til de rapporteringer der kommer ud, og ligesom der trækkes oplysninger i diverse fagsystermer mhp. opstilling i regneark osv. I forbindelse hermed skal den lavpraktiske øvelse omkring træk og distribution af rapporter også have en stillingtagen. Hvem skal kunne udvikle, og hvem skal blot 6
kunne trække rapporter og hvordan skal distributionen foregå. Får fx område- og institutionsledere deres specifikke information fra nøglepersoner i fagforvaltningerne (stabene typisk), eller distribueres alene fra Økonomisk Afdeling. Skal der etableres en egentlig projektorgansiation, der kan køre BI-arbejdet i gang, osv.? Før systemet egentlig er i drift kan det være vanskeligt helt entydigt at opstille såvel en forretningsgang som en produktprofil idet der må forventes en vis test- og udviklingsfase. 8.spørgsmål og visse svar Konkret er der opstillet følgende spørgsmål med tilhørende anbefalinger: Tilslutningsdato, jf. afsnit 5: Det anbefales at vælge en implementeringsdato, så sent som muligt. Dette har hidtil været, 1.december 2012., men der er som nævnt nu muligheder for senere tilslutning Dette giver tid til at få en afklaring på plads omkring de indre linier, organisatorisk set-up, og evt. stille og besvare yderligere spørgsmål, se sidste punkt. Uddannelse (som er inkluderet i prisen), jf. afsnit 5: Det anbefales i forlængelse af det første punkt, at tilslutte sig den uddannelsesseance, der ligger i uge 47/48. Foreløbigt, er et bud at tilmelde ca. 10 pladser, 7-8 fra ØKA og 1 fra hhv. BUF og SAF. Internt kan der senere tilrettes lægges uddannelse men det afhænger også af det videre forløb. Der er frist for tilmelding til uddannelse d. 7.september. Brugerstyring og adgange: Der kan ikke gives nogen fast anbefaling endnu. Det afhænger dels af uddannelsesseancernes nærmere indhold, dels af det organisatoriske set up og berøringsflade til fx ITA. Der må både i forbindelse med opstart og løbende, forventes en del arbejde hermed. Forankring jf. afsnit 7: Der kan endnu ikke anbefales noget fast vedrørende dette måske væsentligste punkt. Som nævnt kræver det sandsynligvis at se systemet i drift blot for at kunne skærpe de spørgsmål, der er ridset op i notatet. Imidlertid er det en sund øvelse, at starte med overhovedet at stille spørgsmålene, hvilket er startet i notatet. 7