It-solutions Oprettelse af faktura/ordre Når du vil oprette en ordre til en kontaktperson, skal der først oprettes en debitor. I feltet Debitorkonto kan du se, om den pågældende debitor allerede er oprettet. Der vil i så fald stå et debitornummer ud for navnet. Du kan i det tilfælde springe processen Opret debitor over. Når du skal oprette en debitor, skal du stå på den kontaktperson, der skal være debitor og have en ordre. Tryk på knappen Opret debitor. Du få nu følgende billede. Primær debitorkonto på sagen, er den der skal have begravelsesregningen, sæt kun 1 hak. Vælg Primær debitor på sagen, hvis det er begravelsesregningen. Vælg Opret salgsordre, hvis det er alle andre regninger, f.eks. en ekstra regning på en takkeannonce eller en regning på blomster til f.eks. et barnebarn. I dette tilfælde vælger vi Primær debitor på sagen, fordi vi vil skrive begravelsesregningen. I dette tilfælde kommer følgende frem, fordi der allerede er lavet andre fakturaer på sagen.
Dette er helt ok, så vi trykker Yes. Hvis der ikke havde været en tidligere ordre på sagen, havde vi fået en anden info-log op med kvittering for oprettet ordre. I begge tilfælde lukkes info-loggen igen, og du kan nu se, at der er kommet et debitornummer i feltet Debitorkonto. Der er således nu oprettet både en debitor i finanssystemet og en åben ordre. For at lave selve ordren, trykker du på knappen Salgsordre Tilknyttede ordrer Du får nu følgende billede: Du kan nu se hvilke ordrer, der er tilknyttet kontaktpersonen. De fleste gange vil der kun ligge én ordre, men hvis der er flere, skal du stille dig på den ordre, du skal skrive.
Hvis det er en begravelsesregning og du har oprettet skabeloner, trykker du nu på knappen Funktioner Kopier fra alt. Du får derefter følgende billede op: Du kan nu vælge fra hvilken faktura eller skabelon, du vil kopiere. I dette tilfælde sætter vi hak i Bisættelse. Alle linjer på ordren kopieres automatisk. Du trykker nu OK og alle linjer overføres til din ordre.
Du har nu oprettet fakturaen, og kan gå den igennem linje for linje for at redigere ændre/indsætte priser, slette og tilføje vare- og ydelseslinjer. Du kan på hvilket som helst tidspunkt nu og indtil fakturaen er bogført trykke på knappen Proforma faktura for at se, hvordan fakturaen vil se ud, hvis den blev bogført. Det giver et godt overblik, og det er let for dig at se, om den nu er blevet, som du ønsker. Proformafaktura er i standard Finale opsat til at være Prisoverslag, så du kan ved sagsoprettelse straks danne et prisoverslag ved at oprette fakturaen uden at bogføre den, og så udskrive den ved at trykke Proforma faktura. Redigering Hvis du ønsker at rette en pris eller en tekst, skriver du blot oveni og fjerner dig herefter fra feltet, så rettelsen bliver gemt. At slette en varelinje gøres helt enkelt ved at stille sig på varen trykke Alt+F9 eller klikke på
i værktøjslinjen øverst på skærmen. Hvis du skal hente en vare, der ikke er på fakturaen, eller hvis du skal ændre f.eks. kisten til en anden kiste, stiller du dig på den forkerte vare trykker Ctrl+N, så en ny linje dannes. Derefter trykker du Alt+pil ned (eller klikker på tabel-firkanten i feltet). Du kan vælge din vare ved enten at scrolle ned, trykke pil ned eller ved at begynde at skrive, f.eks. i dette tilfælde k for kiste. Så kommer du til den første vare, der begynder med k. Så snart du klikker på varen eller trykker Enter vælges den. Hvis du vil navigere rundt i tabellen, skal du anvende taster som fx Tab eller piletasterne. Du har nu fået hentet den nye vare ind på fakturaen:
Stil dig på den forkerte kiste ovenover og slet varen på vanlig vis ved at tryk Ctrl+F9 eller klik på på værktøjslinjen øverst på skærmen. Hvis du blot har hentet en ny varelinje, og ikke skal slette nogen forkerte varelinjer, skal du alligevel flytte dig fra linjen, så den nye linje kan blive gemt. Når du er færdig med at redigere, kan du bogføre fakturaen. TIP: Tjek for en sikkerheds skyld fakturaen ved at trykke på knappen Proforma faktura for at se, hvordan fakturaen ser ud, inden du bogfører den. Bogføring: Du bogfører fakturaen ved at trykke på knappen Opdatering Faktura.
Følgende kommer frem: Tjek, at de 4 parametre er udfyldt som angivet ovenfor, så vil det fungere som standard Finale er sat op. Tryk herefter på knappen OK, og fakturaen bliver nu bogført og udskrevet til skærmen. Du kan herefter udskrive den som vanligt.
OBS: Ved bogføring af kreditnotaer (negative fakturaer) eller fakturaer, der skal have anden dato end d.d., skal du trykke på faneblad Opsætning og angive ønsket dato. Hvis du ikke angiver ønsket dato, vil Finale altid tage d.d.