Samarbejde på tværs der sikre en koordineret indsats Fælles borger, fælles praksis v/ Anja U. Lindholst Hjerneskadekoordinator i Gribskov kommune VUM superbrugerseminar 7. maj 2014
Program Præsentation af rammer og indhold for workshoppen Indledende reflektioner Fælles borger og fælles praksis i Gribskov Kommune: midlertidige tværfaglige teams, Arenaer, forbedringsteam og fælles redskaber Reflektion med sidemanden Succeser og udfordringer med samarbejdet på tværs i Gribskov Hvad vil I tage med jer hjem?
Reflektion Drøft med sidemanden: Hvordan samarbejder I på tværs af forvaltningerne i jeres kommune med henblik på at sikre en koordineret indsats? Hvilke udfordringer møder I?
Gribskov kommune Indbyggere: 40.790 (pr. 1/1-14) Geografisk stor kommune (28.000 ha) med forvaltningerne beliggende i flere byer Skarp opdeling mellem bestiller og udfører (myndighed og leverandører)
Fælles Borger Fælles Praksis hvorfor? Gribskov Kommunes svar på en generel udfordring i kommunerne: - hvordan matcher vi håndtering af komplekser livssituationer med lovgivning - og oven i købet i samarbejde med borger? - hvad kræver det af organisation? Og af os? Ønsket om at håndtere udfordringen afspejler sig også i: - aktuel lovgivning (f.eks. reform af FØP) - øget krav om koordinering på tværs af sektorer (f.eks. forløbsprogrammer)
Hvad vil vi gerne opnå? At borgeren oplever kvalitet i mødet med den kommunale administration At der er god effekt af de tilbud, den støtte m.v. som borgeren får At det tværgående samarbejde er effektivt, så vi ikke spilder hinandens tid, men tværtimod får skabt synergi og øget arbejdsglæde
Lidt historie om Fælles borgere fælles praksis 2011 Forprojekt med analyse, fokusering og forberedelse (afdækning af barrierer for tværgående samarbejde) 1-3 kvartal 2012 5 pilotarbejdsgrupper afprøver nye metoder og designe nye løsninger if. 5 udpegede målgrupper (problem- og løsningsidentifikation) 4. kvartal 2012 Opsamling og udvælgelse af metoder der skal implementeres henholdsvis arbejdes videre med 2013 Implementering af ny infrastruktur med arenamøder, fælles spilleregler, læring, forankring og fortsat udvikling i tværgående forbedrings- og innovationsorganisation (fortsat problem- og løsningsdefinition)
Hvad kræver det af organisationen? Strategisk og politisk niveau (eks. Arena Hjerneskade) At skabe bedre rammer for at sikre borgerne en koordineret og At støtte borgerne i at vende tilbage til arbejde/uddannelse. At sikre bedst mulig udnyttelse af kommunens ressourcer/midler Organisatorisk niveau Ny infrastruktur på plads fra 1. januar 2013 Drifts niveau Dagligt samarbejde og koordinering i midlertidige teams (adhoc teams) og i Arenaerne
Hvad består infrastrukturen af? Adhoc teams en samarbejdsform, der anvendes både på tværs af fagområder og internt i fagområder mellem teams. En gruppe af nødvendige medarbejdere med en specifik kompetence ift. en given sag. 5 arenaer unge, hjerneskade, genoptræning, rehabilitering og integration. Arenaerne skal sikre tværgående/tværfaglig koordination og indsats på medarbejderniveau i forhold til borgere i målgruppen, herunder bemande adhoc teams, danne overblik og tage initiativ til forbedring og nyudvikling af indsatser og løsninger Et tværgående forbedringsteam direktør, chefer og teamledere med ansvar for at skabe en praksisnær forbedrings- og innovationskultur. Drøfter og beslutter forbedrings- eller innovationsforslag fra Arenaerne.
Hvad består infrastrukturen af - fortsat delse på tværs krydsende referenceforhold og fælles visitationsudvalg på ud t kodeks for samarbejde med og om fælles borgere med 9 spilleregler. Kodeks' n værktøjskasse under udvikling - fælles plan og netværkskort (kontaktoplysni
Adhoc teams - midlertidige tværfaglige teams Formålet med at nedsætte et ad hoc team er - at sikre det nødvendige samarbejde og koordination i de tilfælde, hvor der er behov for ind Adhoc teamet - er omdrejningspunktet i Gribskov kommunes samarbejde om og med fælles borgere - i at - kan sagtens etableres indenfor det samme center - kan sagtens etableres på tværs af centre uden at have været drøftet på et arenamøde Deltagere i adhoc teams - kan være fra både myndighed og leverandører. Koordineringen af et adhoc team - Er altid en myndighedsopgave Tovholder i teamet er den medarbejder der på et givent ti
Arenamøder Alle mødedeltagere skal sikre, at emner og sager samles ind fra eget team Formålet kan godt være at dele en bekymring eller usikkerhed, at få faglig Arenaerne giver en formaliseret infrastruktur for det tværgående samarbejd
Tværgående forbedringsteam Det er sammensat af chefer og direktør på tværs af centrene og er ansvarlig for at skabe en praksisnær forbedrings- og innovationskultur ved at: drøfte og træffe beslutning i forbedrings- og innovationsforslag eller problemer/barrierer som er rejst af deltagerne i en arena på baggrund af samarbejdet med borgere, pårørende, frivillige og hinanden sikre, at svar og beslutninger dokumenteres og meldes tilbage til arenaen eller andre, som har stillet forslaget forbedrings- og innovationsforslag belyses og afprøves samt evalueres overvåge de fælles målsætninger og tage initiativer der fremmer målene medvirke til at virkeliggøre de fælles spilleregler for samarbejde på tværs
Fælles redskaber (Værktøjskassen) Fælles plan med fælles mål Kontaktpersonsliste Fælles arbejdsgangsbeskrivelse på udvalgte målgrupper f.eks. ift hjerneskadede borgere med henblik på sikring af tidlig identifikation og tidlig opstart af samarbejdet Deling af sagsoplysninger (f.eks. lægeoplysninger, VUMudredning m.v.)
Reflektion Drøft med sidemanden: Hvordan er jeres kommune organiseret og hvordan understøtter jeres organisation samarbejdet på tværs af forvaltningerne?
Hvilke succeser har den nye organisering givet os i Gribskov kommune? Større kendskab til hinandens fagområder og mulige indsatser for borgeren Hurtigere opstart af relevante indsatser, som supplerer og understøtter hinanden, hvilket f.eks. har medført hurtigere afklaring af arbejdsevne i sygedagpengesager Hurtigere opstart af relevant genoptræning Indhentelse af færre lægeoplysninger og bredere udnyttelse af disse, idet de deles på tværs af centrene Borgeren oplever en mere sammenhængende og koordineret indsats.
Hvilke udfordringer har vi mødt i Gribskov kommune? Forskellige IT-systemer, der ikke kommunikere sammen Svært at prioritere tid til koordinering, idet det ikke er en kerneydelse. En fælles plan er ikke altid medarbejderenes behov, men borgerens, hvorfor det kan være svært at prioritere. At have borgerens behov i fokus udfordrer den traditionelle bevillingstankegang (Svært at få borgerens behov til at passe med paragraffer og ydelseskataloger ). Kultur og fagligheder, (Hvis en borger ikke lige passer ind i den vante silo organisering, kan det være svært for den enkelte medarbejder at tage fagligt ejerskab).
VUM i det tværfaglige samarbejde Indraget metoden i dokumentationen af de fælles indhentede oplysninger i udredningen Handleplanen har bidraget med at give borgeren et samlet overblik over de indsatser han/hun modtager fra kommunen
Hvad har vi gjort? Skabt ledelse på tværs med krydsende referenceforhold Fælles visitationsudvalg på udvalgte områder Ændret infrastrukturen i organisationen, så den understøtter fælles borger tankegangen
Hvad skal der til for at lykkes? Skab rum for drøftelse af borgersagerne på tværs af faglighed og organisatoriske roller Inddrag medarbejderne i udviklingsprocessen på tværs af organisationen, så der opnås ejerskab Inddrag teamlederne, så der der skabes rum for prioriteringen af den øgede koordinering Italesæt den nye kultur og arbejdsgangene
Lav en handleplan Hvad vil du tage med dig hjem af inspiration fra denne workshop? Hvad vil du umiddelbart selv kunne gøre når du kommer hjem for at bedre samarbejdet og hvad vil du evt. skulle gå videre med til andre?
Handleplan for samarbejde på tværs