GetOrganized for SharePoint Case: Forsikring & Pension, Effektive sagsgange og smidig formidling af information på én platform Michael Ekegren Manager mek@netcompany.com Søhuset, Hørsholm 11.11.2008 Version 1.0 - Endelig Dette dokument indeholder konfidentiel information. Dokumentet må udelukkende benyttes til at evaluere Netcompany som mulig leverandør af GetOrganized og ingen dele af materialet må cirkuleres, citeres, kopieres eller på anden måde reproduceres uden skriftlig accept fra Netcompany A/S. 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 1
Indhold Baggrund Udfordringerne, hvad skulle der til? Realiseret løsning Vil du vide mere? 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 2
Om Forsikring & Pension Forsikring og Pension arbejder på at styrke varetagelsen af det samlede forsikrings- og pensionserhvervs interesser. Ved udførelsen af dette arbejde foregår en stor del af kommunikationen med Forsikring og Pension s medlemskreds via extranettet som er et alt afgørende værktøj i den daglige tætte dialog. ESDH systemet er et alt-afgørende værktøj i det daglige arbejde og extranettet er medlemmernes vindue til de interne sagsgange hos Forsikring og Pension og anvendes til orientering omkring cirkulærer, møder og udvalgsarbejde. 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 3
Forsikring og Pension har valgt MOSS2007 som strategisk platform.. Driver 14 websites alle sites skal afvikles på MOSS2007, intern kompentence til at forstå og udvikle en portefølge af webportaler og løsninger Det nye ESDH system skulle derfor understøtte dette stategiske platforms valg og ses i en sammenhæng og ikke som en monolit 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 4
Processen for Forsikring & Pension Vision Udbud Kontrakt Projekt Drift 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 5
Indhold Baggrund Udfordringerne, hvad skulle der til? Organisatoriske Tekniske Realiseret løsning Vil du vide mere? 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 6
Organisatoriske udfordringer 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 7
Tekniske udfordringer overordnet set - Erstatte et ESDH-system af ældre dato (CUBUS) som ikke længere blev supporteret - Erstatte det gamle extranet med nyt og etablere samme tætte integration med ESDH systemet som før - Give F&P en platform og løsning som de selv kan vedligeholde med en lille IT afdeling (5-6 personer) - Etablere en central navnebank med staminformationer om medlemmer som tidligere var fordelt på 3 forskellige systemer (ESDH- systemet, Extranet, AD/Exchange) - Etablerer løsning på MOSS2007 som var valgt som strategisk platform 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 8
Etablering af ESDH system på SharePoint? SharePoint Portal Intranet, internet, extranet SharePoint ESDH SharePoint Søgning Søgning, indeksering af multiple storages SharePoint Collaboration Teamsites (virtuelle projektrum) SharePoint - WCM Artikler, indholdsstyring (godk./workflows) SharePoint DM Dokumentbiblioteker, workflows, godkendelser Søg og find sager og dokumenter Brug som sags/samarbejds entitet, udnyt støtte funktioner til at strukturere arbejde. Få styr på alt det som ikke er dokumentbaseret og (u)formelt Godkendelses workflows og regler for indhold. Styr indholdets art og politikker omkring dette. Dokumenthåndtering på nederste niveau versionskontrol, office integration 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 9
..men løser de enkelte komponenter brugernes behov? SharePoint Portal Intranet, internet, extranet Intranets, portaler, websites bliver etableret hurtigt og kan vokse med behovene SharePoint Søgning Søgning, indeksering af multiple storages SharePoint Collaboration Teamsites (virtuelle projektrum) SharePoint - WCM Artikler, indholdsstyring (godk./workflows) SharePoint DM Dokumentbiblioteker, workflows, godkendelser Søgning etableres med skiftende held, kræver en indsats i forhold til konfiguration og hvordan indhold opmærkes - besværligt På den ene side en kæmpe brugersucces, men det kan løbe løbsk, bliver anarkistisk og ukontrollerbart. Governance principper er under pres og viger for brugernes behov Nemt at bygge nye arikeltyper og der findes stor alsidighed i indrettelse af portaler. Godkendelses processer sikrer de mere rigide websites Nemt at versionere og gemme filer i SharePoint, usynligt når man starter i SharePoint. Men der er behov og ønsker som ikke opnås i tradtionel ESDH kontekst 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 10
Tekniske udfordringer djævlen ligger i detaljen! Aktbegreb Dokumentbilag Dokument ID er Multi emneord Mange dokumenter, 250.000+ Sagsbegreb Email journalisering Genfinding Nemme indgange til senest redigerede dokumenter Part register og registering Integration med skabeloner Publicering (gentagen..) Advisering 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 11
Indhold Baggrund Udfordringerne, hvad skulle der til? Realiseret løsning Vil du vide mere? 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 12
Teknisk arkitektur for løsningen 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 13
Tekniske udfordringer djævlen ligger i detaljen og løsningen i GetOrganized! Aktbegreb Dokumentbilag Dokument ID er Multi emneord + Mange dokumenter, 250.000+ Sagsbegreb Email journalisering Genfinding Nemme indgange til senest redigerede dokumenter Part register og registering Publicering (gentagen..) Advisering Integration med skabeloner Navnebank/partregister Publiceringsfunktion Skabelonværktøj 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 14
Essentielle standard funktioner i GetOrganized Organisering Mappe m. metadata (sag/projekt/emne) Mails Dokumenter m. metadata Organisering: Indeholder oversigt over sager og definerer en skabelon for sagsmapperne mht. indhold, struktur, metadata mv. Eksempler: Kunde Sag Projekt Kandidat... Relaterede? sager andet indhold Opgaver Søgning Overvågning Mine sager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 15
Essentielle standard funktioner i GetOrganized Organisering Mappe m. metadata (sag/projekt/emne) Mails Dokumenter m. metadata Mappe: Sagen er defineret ved et sæt af metadata som skal udfyldes før sagen oprettes og indhold kan placeres på sagen Eksempler: Kunde Sag Projekt Kandidat... Relaterede? sager andet indhold Opgaver Søgning Overvågning Mine sager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 16
Essentielle standard funktioner i GetOrganized Organisering Mappe m. metadata (sag/projekt/emne) Mails Dokumenter m. metadata Mails: Mails (indgående/udgående) kan gemmes på sagen via GetOrganized s Outlook plugin Eksempler: Kunde Sag Projekt Kandidat... Relaterede? sager andet indhold Opgaver Søgning Overvågning Mine sager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 17
Essentielle standard funktioner i GetOrganized Organisering Eksempler: Kunde Sag Projekt Kandidat... Mappe m. metadata (sag/projekt/emne) Mails Dokumenter m. metadata Relaterede? sager andet indhold Opgaver Dokumenthåndtering: Dokumenter påtrykkes ID er, kan have vedhæftede filer (bilag), låses og bindes til den enkelte sag dertil kommer alle standard SharePoint funktioner Søgning Overvågning Mine sager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 18
Essentielle standard funktioner i GetOrganized Organisering Mappe m. metadata (sag/projekt/emne) Mails Dokumenter m. metadata Opgaver: Typisk ligges en række opgaver på sagen så en fælles opgaveliste skaber overblik over fremgang i projektet Eksempler: Kunde Sag Projekt Kandidat... Relaterede? sager andet indhold Opgaver Søgning Overvågning Mine sager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 19
Essentielle standard funktioner i GetOrganized Organisering Mappe m. metadata (sag/projekt/emne) Mails Dokumenter m. metadata Relaterede sager: Typisk ligges en række opgaver på sagen så en fælles opgaveliste skaber overblik over fremgang i projektet Eksempler: Kunde Sag Projekt Kandidat... Relaterede? sager andet indhold Opgaver Søgning Overvågning Mine sager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 20
Essentielle standard funktioner i GetOrganized Organisering Mappe m. metadata (sag/projekt/emne) Mails Dokumenter m. metadata Andet indhold: SharePoint indeholder understøttelse for diskussions fora, udeståender, powerpoint biblioteker mm. Eksempler: Kunde Sag Projekt Kandidat... Relaterede? sager andet indhold Opgaver Søgning Overvågning Mine sager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 21
Essentielle standard funktioner i GetOrganized Organisering Mappe m. metadata (sag/projekt/emne) Mails Dokumenter m. metadata Søgning: Mulighed for at fremsøge sager og dokumenter ved anvendelse af fritekst eller metadata søgning Eksempler: Kunde Sag Projekt Kandidat... Relaterede? sager andet indhold Opgaver Søgning Overvågning Mine sager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 22
Essentielle standard funktioner i GetOrganized Organisering Mappe m. metadata (sag/projekt/emne) Mails Dokumenter m. metadata Overvågning SharePoint kan overvåge dokumenter og sager og notificere via email når ændringer forekommer Eksempler: Kunde Sag Projekt Kandidat... Relaterede? sager andet indhold Opgaver Søgning Overvågning Mine sager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 23
Essentielle standard funktioner i GetOrganized Organisering Eksempler: Kunde Sag Projekt Kandidat... Mappe m. metadata (sag/projekt/emne) Mails Dokumenter m. metadata Relaterede? sager andet indhold Opgaver Mine sager Med mine sager har brugeren altid en liste med de sager hvor vedkommende er involveret, enten som ansvarlig eller bidragsyder. Kun åbne sager listes i udgangspunktet. Søgning Overvågning Mine sager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 24
Med de givne funktioner opnås en arbejdsflade med integrerede Office værktøjer selv Outlook! 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 25
Forsikring og Pension etablerede en ESDH portal med to organiseringer og en integreret database med alle sagsparter og kontaktpersoner (navnebanken) Forside Personligt websted Generelle sager Udvalgssager Søgning Navnebank 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 26
Det personlige websted har en central betydning og anvendelse Forside Personligt websted Generelle sager Udvalgssager Søgning Navnebank Personligt websted i MOSS er brugerens cockpit med overblik over sager, seneste dokumenter og egen indbakke. Dokumenter skabes her og flyttes til sager hvis sagen endnu ikke kan defineres eller der er tale om en kladde 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 27
Sager er teamsites med metadata tilgængelig via centrale sagslister Forside Personligt websted Generelle sager Udvalgssager Søgning Navnebank Hver organisering indeholder en liste over sager som kan filtres, grupperes og sorteres efter sagernes egenskaber. Sagen åbnes herfra og giver brugeren et samlet overblik over færdige og dokumenter under udarbejdelse mv. 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 28
GetOrganized metadata søgning muliggør at søge efter dokumenter i udvalgte sager Forside Personligt websted Generelle sager Udvalgssager Søgning Navnebank Egenskaber på sager og dokumenter kan anvendes i søgning, ellers anvendes blot fritekst søgning i dokumenters indhold. 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 29
Navnebanken anvendes til at registrere stamoplysninger og virker samtidig som metadata værdier i sagssystemet og kontakter i Outlook samt adgangskontrol til extranettet Navnebank/partregister Tilknyt part som metadata på sager og dokumenter Registring af stamoplysninger og adresse + tilknytning til enheder Anvend personer, grupper igennem Outlook idet de kan manifestere sig i Outlooks adressebog Styring af login til extranet Anvend konto information til login på extranet 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 30
Den interne opmærkning af alle sager og dokumenter inkluderer en kobling til navnebanken Navnebank/partregister 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 31
Man kan klikke på kontakter og navne i navnebanken og komme til relevant information Navnebank/partregister 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 32
Med opmærkning og sagsbegreb i det interne system kan laves stærk differentieret rettighedsstyring på extranettet Publiceringsfunktion PDF Publicering Navnebank Formål: Intern opmærkning af objekter for at dokumentere hvem man har afsendt eller modtaget materiale til/fra. Formål: Vise dokumenter til målgrupper og rettighedshåndhævelse så man ikke kan se informationer man ikke har rettighed til 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 33
Arbejdsgangene hos Forsikring og Pension tager afsæt i sagsbehandling og publicering af information på extranettet til medlemskredsen og er i høj grad dokument baseret. Alle dokumenter skal på en sag. 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 34
Fra sagen journaliseres dokumenterne fra under udarbejdelse til at de opfattes som en akt på sagen (en akt er en samling af dokumenter/filer) til udsendelse og publicering på extranettet 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 35
På extranettet kan dokumentet ses kun af dem som har rettighed hertil på baggrund af opmærkning ved afsender/modtager 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 36
Indhold Baggrund Udfordringerne, hvad skulle der til? Realiseret løsning Vil du vide mere? 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 37
Læs mere på www.getorganized.net Kontakt Michael Ekegren mek@netcompany.com 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 38
Kommende GetOrganized funktionalitet Organisering: Personale mapper Organisering: Projekter Organisering: Salg (mini CRM) Organisering: Møder Kontakt Michael Ekegren mek@netcompany.com 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S Grønningen 19 1270 København K Tlf. 70131440 Side 39