ÆRØKOMMUNE Nationalt - udbud Vedrørende levering af Kompressionsstrømper mv. til Ærø og Langeland Kommuner November 2014
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 5 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 5 1.2 Udbudsansvarlig... 5 1.3 Opgavens omfang... 6 1.4 Tildeling af kontrakt... 6 1.5 Kontraktindgåelse... 6 2. Udbudsbetingelser... 7 2.1 Udbudsform... 7 2.2 Udvælgelseskriterier... 7 2.3 Tildelingskriterium... 8 2.3.1 Økonomi... 9 2.3.2 Sortiment... 9 2.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 11 2.5 Formkrav... 11 2.6 Sprog... 12 2.7 Ejendomsret... 12 2.8 Tilbudsfrist... 12 2.9 Åbning af de indkomne tilbud... 12 2.10 Vedståelsesfrist for tilbud... 12 2.11 Aftalegrundlag... 13 2.12 Delaftaler... 13 2.13 Alternative bud... 13 2.14 Konsortier... 13 2.15 Udbyders forbehold... 13 2.16 Tilbudsgivers forbehold... 13 3. Vejledende tidsplan... 14 3.1 Proceduren for indkomne tilbud... 15 4. Kravspecifikation... 16 4.1 Generelle krav... 16 4.1.1. Formelle krav... 16 4.1.2 Tilbud... 16 4.1.3 Udfyldelse af tilbudslisten... 17 2 af 39
4.1.3.1 Standardstrømper til ben i rundstrik... 17 4.1.3.2 Specialstrikkede strømper til ben i rundstrik... 18 4.1.3.3 Specialstrikkede strømper til ben i fladstrik... 18 4.1.3.4 Standard armstrømper og handsker i flad og/eller rundstrik... 18 4.1.3.5 Specialstrikkede armstrømper og handsker i fladstrik... 19 4.1.3.6 Servicer og tillæg... 19 4.1.4 Krav til produkterne... 20 4.1.5 Krav til service... 20 4.1.6 Krav til levering... 21 4.2.1 Konsulentbistand... 21 4.2.2 Service... 22 4.2.3 Leveringsbetingelser... 22 4.3 Krav til implementering... 22 5. Kontrakt... 23 1 Parterne... 23 2 Kontraktgrundlag... 23 3 Kontraktens omfang... 24 4 Kontraktperiode... 24 5 Optioner... 24 6 Kontakt mellem parterne... 24 7 Bestilling af varer... 24 8 Levering og leveringsbetingelser... 24 9 Fejlleverancer... 25 10 Returvarer... 25 11 Reparationer og tilpasninger... 25 12 Service... 25 13 Konsulentbistand... 25 14 Fakturering... 26 15 Priser... 27 16 Prisregulering... 27 17 Betalingsbetingelser... 28 18 Bonusudbetaling til tredjemand... 28 19 Statistik... 28 20 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten... 28 3 af 39
21 Offentlige påbud... 29 22 Miljø... 29 23 Etik og socialt ansvar... 29 24 Mangler... 29 25 Garanti og Reklamationer... 30 26 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring... 30 27 Tredjemandsrettigheder... 30 28 Forsinkelse... 31 29 Misligholdelse... 31 30 Misligholdelsesbeføjelser... 31 31 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 32 32 Ændring af produktsammensætning... 32 33 Underleverandører... 32 34 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 32 35 Kontraktændringer... 33 36 Lovvalg og afgørelse af tvister... 33 37 Underskrift... 33 Bilag 1 - Tjekliste... 34 Bilag 2 - Tro og love erklæring... 35 Bilag 3 - Erklæring om solidarisk hæftelse og prokura... 36 Bilag 4 - Referenceliste... 38 Bilag 5 - Tilbudsliste som Excel-fil... 39 4 af 39
1. Indledning De to ø-kommuner Ærø og Langeland er gået i samarbejde om at udbyde opgaven på levering af kompressionsstrømper. Ærø Kommune har omkring 6.322 indbyggere og Langeland Kommune har omkring 12.654 indbyggere. Ærø og Langeland udgør den ordregivende myndighed. 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet På baggrund af udbuddet vil der blive indgået en rammeaftale. Udbuddet vedrører levering af kompressionsstrømper til: Ærø Kommune Langeland Kommune (herefter kaldet udbyder) Der udbydes en rammeaftale på levering af kompressionsstrømper direkte til borgere iht. bevilling efter Servicelovens 112. Der skal i denne forbindelse gøres opmærksom på, at levering af kompressionsstrømper er omfattet af Servicelovens bestemmelser om frit leverandørvalg for særlige personlige hjælpemidler, som giver brugeren mulighed for at vælge en anden leverandør end den leverandør, kommunerne har aftale med. Borgeren vil dog ved valg af anden leverandør, højst få refunderet købet med det beløb kommunen skulle have betalt for det pågældende hjælpemiddel hos egen leverandør. Leveringen af kompressionsstrømperne skal ske til borger med adresse i ovennævnte kommuner. Der tages forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Der skal indgåes en kontrakt for hver kommune. Kommunerne kan uafhængigt af hinanden vælge at gøre brug af optionen. 1.2 Udbudsansvarlig Langeland Kommune udbyder på vegne af begge kommuner, og er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil kontraktunderskrift varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: Langeland Kommune Fredensvej 1 5900 Rudkøbing Att. Conny Nielsen Tlf. 6351 6036 E-mail: udbud@langelandkommune.dk Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit 2.4. 5 af 39
1.3 Opgavens omfang Rammeaftalen indgås med én leverandør for en periode på 2 år fra 1. februar 2015 med mulighed for option på yderligere 2 x 12 måneder på samme vilkår. Udbyder forpligter sig i denne periode til at købe de i udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialets nævnte vilkår. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis (2013) cirka kr. 207.000 danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for udbyder. Forbruget på årsbasis er fordelt mellem kommunerne således: Langeland Kommune ca. kr. 125.000,00 ekskl. moms. Ærø Kommune ca. kr. 82.000,00 ekskl. moms. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Udbyder forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. 1.4 Tildeling af kontrakt Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den økonomisk mest fordelagtige jf. afsnit 2.3 tildelingskriterier. 1.5 Kontraktindgåelse Kontrakten vedlagt i kapitel 5 er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten regulerer alle forhold i kontraktperioden. Efter kontraktindgåelse handler Ærø og Langeland Kommuner med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse. 6 af 39
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som en annoncering i henhold til 15a-15d i tilbudsloven (lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007). Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den tilbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnet til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i afsnit 2.2 nedenfor. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal tilbydes kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier i afsnit 2.3. 2.2 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) samt om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a - g. Fortrykt formular skal anvendes, findes som bilag 2. Økonomisk og finansiel formåen Den senest underskrevne årsrapport i fuldt omfang skal medsendes. Der kræves minimumpositiv egenkapital. Såfremt tilbudsgiver er nyetableret og ikke kan medsende den seneste årsrapport, skal der medsendes en aktuel soliditetserklæring fra tilbudsgivers hovedpengeinstitut eller revisor. For konsortier og konsortielignende konstellationer vedlægges underskrevet erklæring om solidarisk hæftelse samt navn på den kontraktansvarlige over for ordregiver. Fortrykt formular findes som bilag 3. Teknisk og/eller faglig formåen Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring Kopi af tilladelse, fra datatilsynet i henhold til lov 429 af den 31. maj 2000 om personoplysninger (persondataloven), til at måtte behandle helbredsoplysninger og identitetsoplysninger. Dokumentation for søgt tilladelse vil også kunne accepteres. Tilladelse skal dog forelægge ved kontraktstart. 7 af 39
Aktuel referenceliste med beskrivelse af minimum 3 sammenlignelige leverancer, med angivelse af Firma, kontaktperson, opgavens omfang samt kontraktværdi årstal/periode for leveringen. Fortrykt formular Referencelisten bilag 4 skal anvendes. Ordregiver vil på baggrund af referencerne vurdere hvorvidt virksomheden skønnes i stand til at løfte opgaven. 2.3 Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den for udbyder økonomisk mest fordelagtige pris, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Underkriterier Økonomi Vægtning i procent 60 % Vurderes på baggrund af de i tilbudslisten tilbudte priser i forhold til den i tilbudslisten oplyste vægtning, hvor de enkelte kategorier vægter som følger: Kompressionsstrømper Ben standard rundstrik (50) Kompressionsstrømper Ben special rundstrik (10) Kompressionsstrømper Ben special fladstrik (10) Arm og handske special (10) Arm og handske standard (10) Tilbehør (5) Service (5) 8 af 39
Underkriterier Sortiment Vægtning i procent 40 % Vurderes på baggrund af indholdet af det tilbudte sortiment med følgende vægtning: Kompressionsstrømper Ben standard rundstrik (70) Kompressionsstrømper Ben special rundstrik (0) Kompressionsstrømper Ben special fladstrik (15) Arm og handske special (10) Arm og handske standard (5) Bemærk venligst at: Tilbehør, tillæg og service vægter ikke i sortimentskriteriet. Tillæg til selvhold på AD og AG vægter heller ikke i sortimentsvurderingen. Antallet af tilbudte strømper indeholdende bomuld og microfiber udover minimumsgrænsen, vægter heller ikke i sortimentsvurderingen. 2.3.1 Økonomi Økonomi vurderes ud fra de i tilbudslisten oplyste priser i forhold til den i tilbudslisten oplyste vægtning. Der anvendes en lineær model. I vurderingen af økonomi vægtes gennemsnittet af priserne på forskellige alternativer indenfor samme klasse/længde. 2.3.2 Sortiment Sortiment vurderes på baggrund af et samlet fagligt skøn. Skønnet foretages af fagpersonale fra både Ærø og Langeland Kommuner. Der gøres opmærksom på, at tilbud der har rimelig høj opfyldelse af alle parametre vil score relativ højere end tilbud der har højere opfyldelse på næsten alle parametre men meget lav opfyldelse på ét eller få parametre. 9 af 39
Specifikt vægtes indenfor de enkelte kategorier følgende: Standardstrømper til ben i rundstrik Med reduktion af udgiften til specialstrikkede strømper for øje, ønskes der et bredt standardsortiment. I vurderingen lægges vægt på nedennævnte parametre. Antal størrelser (antal standardstørrelser, vidder, benlængder) Der ønskes et stort udvalg af størrelser indenfor hver klasse/længde. Materialer Der ønskes et bredt udvalg af strømper i forskellige materialer indenfor hver klasse/længde. Minimum 1 par indenfor hver klasse/længde skal indeholdende bomuld Minimum 1 par indenfor hver klasse/længde skal indeholdende microfiber Anvendelig til lidelse Der ønskes et bredt udvalg af strømper til afhjælpning af de i tilbudslisten anførte lidelser. Specialstrikkede strømper til ben i fladstrik I vurderingen lægges vægt på nedennævnte parametre. Antal tilbudte fabrikater Der ønskes op til 5 fabrikater (mindstekrav 3) Materialer Der ønskes et bredt udvalg af strømper i forskellige materialer indenfor hver klasse/længde. Minimum 1 par indenfor hver klasse/længde skal indeholdende bomuld. Minimum 1 par indenfor hver klasse/længde skal indeholdende microfiber. Anvendelig til lidelse Der ønskes et bredt udvalg af strømper til afhjælpning af de i tilbudslisten anførte lidelser. Standard armstrømper og handsker i rund og/eller fladstrik I vurderingen lægges vægt på nedennævnte parametre. Antal størrelser (antal standardstørrelser, vidder) Der ønskes et stort udvalg af størrelser indenfor hver klasse/længde. Antal materialer Der ønskes et bredt udvalg af armstrømper og handsker i forskellige materialer indenfor hver klasse/længde. Minimum 1 armstrømpe og 1 handske inden for hver klasse/længde skal indeholdende bomuld. Minimum 1 armstrømpe og 1 handske inden for hver klasse/længde skal indeholdende microfiber. 10 af 39
Specialstrikkede armstrømper og handsker i fladstrik I vurderingen lægges vægt på nedennævnte parametre. Antal tilbudte fabrikater Der ønskes op til 5 fabrikater Antal materialer Der ønskes et bredt udvalg af armstrømper og handsker i forskellige materialer indenfor hver klasse/længde. Minimum 1 armstrømpe og 1 handske inden for hver klasse/længde skal indeholdende bomuld. Minimum 1 armstrømpe og 1 handske inden for hver klasse/længde skal indeholdende microfiber. 2.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Conny Nielsen pr. e-mail: udbud@langelandkommune.dk, med emnet: "Spørgsmål - Udbud kompressionsstrømper mv. senest den 25. november kl. 08.00. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest den 28. november 2014. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Langeland Kommunes hjemmeside på adressen www.langeland.dk Erhverv Indkøb og Udbud Aktuelle udbud Udbud 2014 - Kompressionsstrømper. Tilbudsgiver opfordres til at være opmærksom på hjemmesiden, hvor alle spørgsmål og svar udlægges. Udbyder er ikke ansvarlig for, at tilbudsgiver ikke modtager spørgsmål og svar Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. 2.5 Formkrav Tilbuddet inkl. supplerende materiale skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 elektronisk eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Den elektroniske kopi af tilbudslisten skal medsendes i Excel-format. (Der gøres opmærksom på, at der er flere faner i tilbudslisten) Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudslisten bilag 5 udfyldes elektronisk. Omgåelse af dette kan medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. 11 af 39
Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge Tjeklisten bilag 1 i nærværende udbudsmateriale, og derved sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. Manglende besvarelse kan gøre tilbuddet ukonditionsmæssigt. 2.6 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.7 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.8 Tilbudsfrist Tilbuddet skal mærkes: Tilbud Udbud 2014 Kompressionsstrømper og Må kun åbnes af Indkøbsafdelingen. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den 8. december 2014 kl. 12.00 på følgende adresse: Langeland Kommune Fredensvej 1 5900 Rudkøbing Att.: Conny Nielsen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.9 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.10 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 120 dage fra tilbudsfristen. 12 af 39
2.11 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved udbyder i den udbudte kontraktperiode. 2.12 Delaftaler Der er ingen delaftaler. 2.13 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.14 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 2.15 Udbyders forbehold Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos udbyder. 2.16 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet med specifikation af forbeholdet/forbeholdene og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang, forbeholdet/forbeholdene øver indflydelse økonomisk. Tilbud, som indeholder forbehold, der på afgørende vis strider mod udbudsgrundlaget, vil blive betragtet som ukonditionsmæssige. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 13 af 39
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. 3. Vejledende tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse til Udbud.dk 17.11.2014 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål 25.11.2014, kl. 08.00 Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål 28.11.2014 Sidste frist for modtagelse af tilbud 08.12.2014, kl. 12.00 Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 50 Stand-still 10 dage Forventet kontraktstart 01.02.2015 14 af 39
3.1 Proceduren for indkomne tilbud Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure: 1. Udvælgelseskriterier: I første omfang foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i udbudsmaterialets afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier. 2. Mindstekrav: I anden omgang foretages en vurdering af tilbuddenes konditionsmæssighed, herunder eventuelle forbehold, i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikkekonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af rammeaftale: I tredje omgang foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt rammeaftalen. Tildelingen vil ske på baggrund af det angivne tildelingskriterium i udbudsmaterialets afsnit 2.3 Tildelingskriterium. 4. Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jf. Lov nr. 492 af 12/05/2010 (Håndhævelsesloven). Der vil endvidere ske offentliggørelse på hjemmesiden Udbud.dk i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter. 5. Det præciseres, i henhold til Lov nr. 492 af 12/05/2010 (Håndhævelsesloven) at udbyder tidligst må underskrive kontrakten 10 kalenderdage efter, at udbyder har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om valg af leverandør. 15 af 39
4. Kravspecifikation 4.1 Generelle krav Kompressionsstrømperne skal afhjælpe de lidelser som danner grundlag for bevillingerne som udstedes på baggrund af servicelovens 112. Der skal tilbydes det bedst egnede og billigste hjælpemiddel, jf. 3 i Bekendtgørelse nr. 1432 af 23. december 2012 om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter serviceloven. Kriteriet for bevillingen af kompressionsstrømper er: Svære grader af åreknuder (varicer) som ikke svinder efter fornøden behandling. Varige følger efter blodpropper i ben. Varige følger efter traumer. Varige hævelser på grund af følger efter strålebehandling. Kronisk ødem (væske) i ben/arme på grund af en varig utilstrækkelig funktion af vener eller fra førende lymfekar. Der er ikke tale om støttestrømper og antiembolistrømper som anvendes ved f.eks. lettere benproblemer, irritation, uro i benene eller for at forebygge venelidelser. 4.1.1. Formelle krav Leverandør skal tilbyde et sortiment som leverandør forventer, vil kunne dække Udbyders behov til fulde. Det er et krav, at mindst 80 % af antallet af bevillinger kan dækkes af det tilbudte sortiment. Samtlige strømper skal opfylde de til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, direktiver, standarder, branchenormer, herunder også bekendtgørelse nr. 1263 af 15. december 2008 om medicinsk udstyr. Alle standardstrømper skal være CE mærket. Alle specialstrikkede strømper skal være mærket specialfremstillet medicinsk udstyr. Leverandør er forpligtet til at holde sig orienteret om nye produkter på markedet. Leverandør skal være villig til at tilpasse sortimentet i tilbudslisten i samarbejde med kommunen ud fra samme kriterier og kalkulationsprincipper som ligger til grund for leverandørens tilbud, således at sortimentet modsvarer det aktuelle behov. Leverandøren skal altid kunne forsyne udbyder med alt materiale vedr. de udstedte bevillinger og deraf følgende køb. F.eks. personnavne, cpr-numre, bevilgede produktfabrikater, antal mv. Det gælder også i op til et år efter endt aftaleperiode, da der efter en ny udbudsrunde kan blive skiftet leverandør. Leverandør garanterer, at tilbudspriser aldrig vil overstige leverandørens listepriser. 4.1.2 Tilbud Der skal gives tilbud på et bredt udvalg af kompressionsstrømper, armstrømper og handsker. Der skal gives tilbud i hele fabrikater. Et fabrikat kan eksempelvis være " Jobst Opaque" eller "Mediven Plus" eller tilsvarende. Et fabrikat kan således udelukkende relatere til en producents betegnelse. Tilbuddet skal for hvert fabrikat omfatte alle produkter/tilpasninger indenfor fabrikatet. Herunder (ikke udtømmende) skal tilbuddet omfatte "med og uden tå", "korte og lange udgaver" samt "med og uden ekstra vidde" til samme pris for de linjer hvor dette foreligger. Ligeledes skal tilbuddet omfatte alle tilgængelige fodstørrelser, størrelser og farver indenfor fabrikatet. 16 af 39
4.1.3 Udfyldelse af tilbudslisten Fabrikater For hvert fabrikat oplyses fabrikant og fabrikatets navn samt en beskrivelse af fabrikatet jf. de oplysninger der er anført under feltet beskrivelse. For hvert fabrikat udfyldes de linjer (klasser/længder) som fabrikatet findes i og angivne oplysninger udfyldes pr. kolonne jf. nedenstående. Kategorierne under sortiment Tilbudsgiver skal på baggrund af sin egen professionelle vurdering afkrydse hvilken lidelse den tilbudte strømpe kan afhjælpe For rundstrikstrømper - let venøs insufficiens, moderat venøs insufficiens, svær venøs insufficiens. For fladstrikstrømper - svær venøs insufficiens til let lymfødem, moderat til svær lymfødem. Tilbudsgiver vil i begge tilfælde være kontraktlig forpligtet af oplysningen. 4.1.3.1 Standardstrømper til ben i rundstrik Der kan tilbydes op til 10 fabrikater Skal tilbydes i klasse 1-3 Skal tilbydes i længderne: AD, AG m. selvhold, AG m. hoftegjord og AT Der skal gives tilbud på tillæg for selvhold til AD hvor selvhold er en mulighed. Dette ene tillæg skal omfatte alle typer selvhold tilgængelige for strømpen AG skal tilbydes m. selvhold og m. hoftegjord AG m. selvhold/hoftegjord omfatter alle typer selvhold/hoftegjord tilgængelige for strømpen Alle strømper omfattet af en klasse/længde skal indenfor det pågældende fabrikat tilbydes til samme pris. For hver tilbudt linje i tilbudslisten oplyses: Pris i DKK inkl. alle afgifter ekskl. moms Antal standardstørrelser, antal vidder og antal benlængder oplyses numerisk Tilbuddet skal vedlægges konkret dokumentation for sammentælling. 1. Materiale oplyses med afkrydsning(er). Procentvis indhold af materiale oplyses under beskrivelse (men indgår ikke i tilbudsvurderingen) Anvendelighed til sart hud oplyses med beskrivelse. Primært målrettet til lidelse oplyses med én afkrydsning. (Der må udelukkende sættes et kryds. Krydset skal repræsentere den lidelse strømpen primært rettes mod) Mindstekrav for standardstrømper til ben Der skal som minimum tilbydes én strømpe pr. klasse/længde i tilbudslisten. Der skal som minimum tilbydes ét fabrikat anvendeligt til herrer. Behøver ikke være konkret herrestrømpe. Tilbuddet skal som minimum omfatte strømper til afhjælpning af alle de i tilbudslisten anførte lidelser. Tilbuddet skal omfatte strømper hhv. med og uden tå. Det samlede tilbud på rundstrikkede standardstrømper til ben skal afdække gængse europæiske fodstørrelser målt efter gældende europæisk standard for skostørrelser. Herunder skal tilbuddet også dække almindelige nordiske størrelser svarende til skostørrelser 46, 47 og 48. Opfyldelsen af kravet skal dokumenters i udførlig redegørelse vedr. størrelser omfattet af det tilbudte sortiment på rundstrikke- 1 Der skal ikke vedlægges hele varekataloger, men derimod konkret dokumentation for hvordan tilbudsgiver er nået frem til antal på de enkelte linjer. Dette bør tage udgangspunkt i producentens information men kan suppleres af tilbudsgivers redegørelse. Det vil være tilstrækkeligt at medsende bilag med sammentælling efter samme princip som skitseret i tilbudslistens vejledning. 17 af 39
de standardstrømper. Felt til beskrivelsen indsat i tilbudslisten vedr. standardstrømper til ben nederst. 4.1.3.2 Specialstrikkede strømper til ben i rundstrik Der hvor det er muligt tilbydes samme fabrikater som på tilbudslisten på standard rundstrik. Alle strømper omfattet af en klasse/længde skal indenfor det pågældende fabrikat tilbydes til samme pris. For hver tilbudt linje i tilbudslisten oplyses: Pris i DKK inkl. alle afgifter ekskl. moms Materiale oplyses med afkrydsning(er). Procentvis indhold af materiale oplyses under beskrivelse (men indgår ikke i tilbudsvurderingen) Primært målrettet til lidelse oplyses med én afkrydsning. (Der må udelukkende sættes et kryds. Krydset skal repræsentere den lidelse strømpen primært rettes mod) Mindstekrav for specialstrikkede strømper til ben i rundstrik Der skal tilbydes minimum samme antal fabrikater som på tilbudslisten for standard rundstrik. Tilbuddet skal som minimum omfatte strømper til afhjælpning af alle de i tilbudslisten anførte lidelser. 4.1.3.3 Specialstrikkede strømper til ben i fladstrik Der kan tilbydes op til 5 fabrikater Skal tilbydes i klasse 1-4 (1-3 på AT) Skal tilbydes i længderne AD, AG, AG m. hoftegjord og AT Der skal gives tilbud på tillæg for selvhold til AD og AG hvor selvhold er en mulighed. Dette tillæg skal omfatte alle typer selvhold tilgængelige for strømperne AG m. hoftegjord omfatter alle typer hoftegjord tilgængelige for strømpen Alle strømper omfattet af en klasse/længde skal indenfor det pågældende fabrikat tilbydes til samme pris. For hver tilbudt linje i tilbudslisten oplyses: Pris i DKK inkl. alle afgifter ekskl. moms Materiale oplyses med afkrydsning(er). Procentvis indhold af materiale oplyses under beskrivelse (men indgår ikke i tilbudsvurderingen) Primært målrettet til lidelse oplyses med én afkrydsning. (Der må udelukkende sættes et kryds. Krydset skal repræsentere den lidelse strømpen primært rettes mod) Mindstekrav for specialstrikkede strømper til ben i fladstrik Der skal som minimum tilbydes én strømpe pr. klasse/længde i tilbudslisten. Der skal som minimum tilbydes tre forskellige fabrikater. Tilbuddet skal som minimum omfatte strømper til afhjælpning af alle de i tilbudslisten anførte lidelser. Tilbuddet skal omfatte strømper hhv. med og uden tå. 4.1.3.4 Standard armstrømper og handsker i flad og/eller rundstrik Der kan tilbydes op til 5 fabrikater Skal tilbydes i klasse 1-2 Handsker skal tilbydes i længden AC1 med og uden fingre. Armstrømper skal tilbydes i længden CG. Alle strømper/handsker omfattet af en klasse/længde skal indenfor det pågældende fabrikat tilbydes til samme pris. For hver tilbudt linje i tilbudslisten oplyses: 18 af 39
Pris i DKK inkl. alle afgifter ekskl. moms Antal standardstørrelser og antal vidder oplyses numerisk Tilbuddet skal vedlægges konkret dokumentation for sammentælling. 2 Materiale oplyses med afkrydsning(er). Procentvis indhold af materiale oplyses under beskrivelse (men indgår ikke i tilbudsvurderingen) Strikning (rund eller flad). Mindstekrav til standard armstrømper og handsker i flad og/eller rundstrik Der skal som minimum tilbydes en strømpe/handske pr. klasse/længde i tilbudslisten Der skal som minimum tilbydes én rundstrikket armstrømpe pr. klasse/længde. Der skal som minimum tilbydes én fladstrikket handske pr. klasse/længde. 4.1.3.5 Specialstrikkede armstrømper og handsker i fladstrik Der kan tilbydes op til 5 fabrikater Skal tilbydes i klasse 1-3 Handsker skal tilbydes i længden AC1 med og uden fingre Armstrømper skal tilbydes i længden CG Alle strømper/handsker omfattet af en klasse/længde skal indenfor det pågældende fabrikat tilbydes til samme pris. For hver tilbudt linje i tilbudslisten oplyses: Pris i DKK inkl. alle afgifter ekskl. moms Materiale oplyses med afkrydsning(er). Procentvis indhold af materiale oplyses under beskrivelse (men indgår ikke i tilbudsvurderingen) Mindstekrav til specialstrikkede armstrømper og handsker i fladstrik. Der skal som minimum tilbydes en strømpe/handske pr. klasse/længde i tilbudslisten 4.1.3.6 Servicer og tillæg Der skal gives tilbud på: Handsker til på og aftagning af strømper Fast pris på afholdelse af yderligere temadage for den enkelte kommune Assistance ved særligt vanskelige måltagninger Opdeling af strømpe Der skal gives tilbud på samtlige klasse og længder Alle felter på service og tillæg er obligatoriske. Manglende udfyldelse vil betragtes som forbehold. Tillæg til specialsyede strømper til ben Ordregiver har fastsat priser på tillæg Kontraktkrav Tillæg er brandneutrale og gælder således for alle specialsyede kompressionsstrømper til ben Tillæg til specialsyede armstrømper og handsker Ordregiver har fastsat priser på tillæg Kontraktkrav. 2 Der skal ikke vedlægges hele varekataloger, men derimod konkret dokumentation for hvordan tilbudsgiver er nået frem til antal på de enkelte linjer. Dette bør tage udgangspunkt i producentens information men kan suppleres af tilbudsgivers redegørelse. Det vil være tilstrækkeligt at medsende bilag med sammentælling efter samme princip som skitseret i tilbudslistens vejledning. 19 af 39
Tillæg er brandneutrale og gælder således for alle specialsyede armstrømper og handsker. Specialstrikkede strømper faktureres for prisen på strømpe plus priser for de enkelte tillæg jf. tillæg til specialstrik. Pris inkl. tillæg omfatter hele den tilpasning der er nødvendig for afhjælpning af brugers funktionsnedsættelse. Der accepteres ikke fakturering ud over de i tilbudslisten og kontrakten oplyste priser. Tilbuddet skal indenfor alle kategorier af kompressionsstrømper og armstrømper og handsker for hvert fabrikat omfatte alle farver som det pågældende fabrikat findes i. Såfremt et tilbudt produkt i overvejende grad ikke er anvendelig til de i tilbudslisten oplyste lidelser er tilbudsgiver forpligtet til at tilføje nye produkter, der kan tjene til opfyldelsen af de oplyste formål til samme pris som de oprindeligt tilbudte produkter. De tilbudte produkter må i kontraktperioden gerne anvendes til afhjælpning af andre lidelser end de i tilbuddet anførte såfremt dette i konkrete tilfælde vurderes hensigtsmæssigt. 4.1.4 Krav til produkterne Samtlige strømper skal leve op til RAL-GZ 387/1 eller RAL-GZ 387/2 principperne. Dokumentation herfor skal forevises på forlangende. Samtlige strømper skal ved alm. brug have en holdbarhed på ½ år. Udgangspunktet er således, at der bevilges to strømper én gang årligt. For strømper til afhjælpning af lymfødem skal holdbarheden være ¼ år. Udgangspunktet er således, at der bevilges to strømper hvert halve år. Samtlige leverede produkter skal være i overensstemmelse med lægelige anvisninger, når sådanne foreligger. Ingen af de tilbudte produkter og tilbehør må indeholde stoffer, der er allergifremkaldende eller på anden måde kan være sundhedsskadelige for brugerne. Desuden skal strømperne leve op til kriterierne for OEKO-TEX -mærket. Alt materiale vedr. produkterne, herunder vejledninger skal være på dansk. Vejledninger og evt. symboler skal være letforståelige, endvidere skal symboler være klart synlige. Følgende skal fremgå af tilhørende brugsvejledninger: Påtagning. Aftagning. Vask og tørring af produktet og evt. krav til produktets vedligeholdelse som producenten anbefaler. Skriftlige vejledninger skal altid følge med ved levering af strømpe. Leverandøren skal på forlangende kunne levere varedeklaration, datablade eller anden beskrivelse af produkternes indholdsstoffer. 4.1.5 Krav til service Bestilling sker ved brugerens/kommunens henvendelse til leverandør på grundlag af en bevilling, som er udstedt af kommunen. Det er et krav fra kommunerne, at leverandør kan håndtere flerårige bevillinger. Der skal foreligge en bevilling før bestilling af kompressionsstrømper. Det er alene Udbyder der afgør tidspunkt for anskaffelse eller fornyelse af kompressionsstrømper. Leverandør må således ikke selv tage initiativ til fornyelse af bevilling til kompressionsstrømper, ej heller kontakte brugeren. Såfremt dette alligevel sker, vil det blive betragtet som væsentlig misligholdelse af rammeaftalen. Leverandør garanterer at betjene samtlige brugere, der henvises til leverandøren. Leverandør skal kunne modtage og håndtere krypteret og signeret post. 20 af 39
Leverandør skal halvårligt forsyne ordregiver med statistik, der omfatter fordelingen af forbrug på hhv. standard og specialstrik samt fordeling af forbrug på hhv. tilbudslisten og øvrigt sortiment. Leverandør skal uden beregning tilbyde årligt temamøde/uddannelsesmøde for Ærø og Langeland Kommuner. Temamøder skal afholdes for Ærø Kommune på Ærø og for Langeland Kommune på Langeland. Temamøder og uddannelsesmøder har en varighed af varer 2 til 4 timer. Temamøder tager udgangspunkt i nye produkter og aktuelle emner. Kommunernes fagpersonale kan forud for hvert møde komme med inputs til mødeindhold. Leverandør kontakter kontaktpersoner i de enkelte kommuner (fastlægges ved aftaleindgåelse) med forslag til dagsorden. Leverandørs konsulent afklarer mødetid og kommunale mødelokaler med kommunernes kontaktpersoner. Såfremt det ikke er muligt at finde egnede lokaler kontaktes tovholder. Temamøder/uddannelsesmøder skal afholdes af leverandørs fagpersoner med erfaring indenfor det respektive produktområde samt erfaring i at undervise. Der er mulighed for afholdelse af yderligere temadage efter aftale med kommunen. Disse temadage er prissat jf. tilbudslisten. Priserne i tilbudslisten skal være inkl. alle udgifter til transport m.v. 4.1.6 Krav til levering Standardstrømper skal leveres indenfor 7 arbejdsdage fra bestilling. Specialstrikkede strømper skal leveres indenfor 10 arbejdsdage fra bestilling. I tilfælde af reklamationer, som skyldes leverandørens/producentens forhold, skal repareret eller ny strømpe returneres til brugeren uden beregning senest 10 arbejdsdage efter kommunens aftalepart har modtaget strømpen. Leverandør skal bære omkostninger for fragt inklusiv returemballage. I tilfælde af reparationer, tilpasninger eller ny strømpe, som ikke skyldes leverandørs/producentens forhold, skal disse efter aftale returneres indenfor 15 arbejdsdage fra kommunens aftalepart har modtaget strømpen. Udbyder bærer omkostningerne. 4.2.1 Konsulentbistand Leverandør skal uden beregning yde konsulentbistand i form af telefonisk rådgivning i valg af kompressionsstrømper, samt vejledning i brugen af disse. Konsulent skal uden beregning kunne kontaktes direkte af kommunens medarbejdere mandag til torsdag klokken 8.00-16.00 og fredag klokken 08.00-15.00. Såfremt konsulenten ikke er at træffe pr. telefon, skal den pågældende kommune kontaktes indenfor 2 arbejdsdage. Ligeledes skal leverandør give svar indenfor 2 arbejdsdage ved henvendelse pr. e-mail. Personalet som varetager den daglige ekspedition (telefon) af brugerne og bevilgende myndighed, skal have det fornødne produktkendskab, faglig viden og skal kunne gøre sig forståelig på et tydeligt dansk. Konsulenten skal uden beregning i samarbejde med den enkelte kommune hjælpe med at sammensætte et fast standardsortiment, såfremt dette måtte ønskes. Kravet om, at 80 % af bevillinger skal være omfattet af tilbudslistens produkter gælder uanset fastlæggelsen af et standardsortiment. Leverandør har ansvaret for, at der bliver fastsat et dækkende standardsortiment. Ved særligt vanskelige måltagninger hvor kommunens fagpersoner har afsøgt samtlige muligheder uden tilfredsstillende resultat skal leverandør kunne assistere med måltagning i brugers hjem. Besøg skal finde sted efter aftale med kommunen, maks. 14 dage efter anmodning. Måltagning skal ske inden klokken 10.00. Fakturering heraf jf. tilbudslisten. Prissætningen i tilbudslisten skal være inkl. alle udgifter til transport m.v. I denne situation bærer Leverandør ansvaret for, at måltagning udføres korrekt. Måltagning fortsætter til endelig strømpe er fundet (og kan udelukkende faktureres én gang per bevilling). 21 af 39
Konsulenter i brugeres eget hjem, skal kunne identificere sig på tydelig og let genkendelig måde for brugeren, evt. ved at bære skilt eller andet. Det er op til den enkelte kommune at beslutte, hvorvidt kommunen ønsker at have eget personale med ved besøg. Konsulentens kvalifikationer (Gælder både ved telefonisk henvendelse og personlig assistance) Konsulenten skal: Have sundhedsfaglig viden om kompressionsområdet. Have specifik viden om produkter i eget sortiment (tilbudslisten). Have erfaring i måltagning. Kunne vurdere ben/arme samt rådgive i valg af strømpe. Konsulentens kvalifikationer skal dokumenteres på anmodning. Al konsulentbistand skal være indregnet i de tilbudte priser. 4.2.2 Service Leverandør skal uden beregning stille elektronisk skema til indtastning af mål til rådighed inden aftalestart for såvel standardstrømper samt specialstrik. Leverandør skal uden beregning såfremt den enkelte kommune måtte ønske det, stille en "strømpetaske" indeholdende strømpeoversigt, målebånd, måleskema, farveprøver, forskellige strømper samt handsker til rådighed for Udbyder. Leverandør skal løbende ajourføre tasken så den stemmer overens med det anvendte sortiment. Leverandør skal forud for aftalestart uden beregning tilbyde den enkelte kommune op til 4 timers undervisning af personale vedr. måltagning samt af- og påtagning af strømper. Undervisningen skal tilsikre, at kommunens fagfolk opnår de nødvendige kompetencer i måltagning med henblik på, at benytte det tilbudte sortiment optimalt. 4.2.3 Leveringsbetingelser Strømper skal leveres uden beregning til den respektive bruger eller depot. 4.3 Krav til implementering Forud for aftalestart skal leverandør uden beregning udarbejde en prisliste indeholdende alle de jf. tilbudslisten tilbudte produkter. Prisliste sendes til godkendelse ved tovholder. Prislisten skal indeholde fabrikat, varenr. og pris. Fra aftaleunderskrift og 2 måneder ind i aftaleperioden skal leverandør uden beregning stå til rådighed til opstartsmøde med kommunens fagpersoner og eventuelt indkøbskontor. På mødet afklares kommunespecifikke detaljer. Dette kan omfatte, men er ikke begrænset til, adresser på forretningslokaler, kontaktoplysninger på konsulentteam samt generel afklaring af detaljer omkring måltagning/afprøvning, levering og fakturering mv. Forud for opstart af aftalen skal leverandør uden beregning såfremt kommunerne ønsker det stå til rådighed med opstartsundervisning, af kommunens fagpersonale. Undervisninger skal være med særligt med henblik på brugen i og af strømper, handsker og armstrømper herunder af- og påtagning. Der henvises til 4.2.2 Service sidste punkt. 22 af 39
5. Kontrakt Rammekontrakt vedr. Levering af kompressionsstrømper mv. 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem Ærø Kommune/Langeland Kommune (i det følgende kaldet ordregiver) og [KONTRAKTHAVER] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet kontrakthaver) 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til udbud indgået efter udbudsbekendtgørelsesnr. 201X/XX - XXXX Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar samt eventuelle præciseringer anført i referat fra afholdt fra et afklarende spørgemøde. C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af 11.2014 D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 23 af 39
3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 01.02.2015 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.01.2017. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest [antal] måned(er) før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter [antal] måneder fra kontraktens ikrafttræden. 7 Bestilling af varer Bestilling sker ved brugerens/kommunens henvendelse til leverandør på grundlag af en bevilling, som er udstedt af kommunen. Det er et krav fra ordregiver, at kontrakthaver kan håndtere flerårige bevillinger. Der skal foreligge en bevilling før bestilling af kompressionsstrømper. Det er alene ordregiver der afgør tidspunkt for anskaffelse eller fornyelse af kompressionsstrømper. Kontrakthaver må således ikke selv tage initiativ til fornyelse af bevilling til kompressionsstrømper, ej heller kontakte brugeren. Såfremt dette alligevel sker, vil det blive betragtet som væsentlig misligholdelse af rammeaftalen. Bestilling og genbestilling foregår i henhold til bevilling fra ordregiver, pr. telefon, mail eller evt. direkte i kontrakthavers webbestilling. 8 Levering og leveringsbetingelser Standardstrømper skal leveres indenfor 7 arbejdsdage fra bestilling. Specialstrikkede strømper skal leveres indenfor 10 arbejdsdage fra bestilling. Der må ikke uden forudgående accept eller aftale leveres andre varer end de bestilte. 24 af 39
9 Fejlleverancer Fejlleverancer skal altid tages retur/ombyttes uden omkostninger for ordregiver. Hvis mål taget af kontrakthaver ikke passer, betragtes det som fejlleverance. 10 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota til ordregiver. 11 Reparationer og tilpasninger I tilfælde af reparationer, tilpasninger eller ny strømpe, som ikke skyldes kontrakthavers/producentens forhold, skal disse efter aftale returneres indenfor 15 arbejdsdage fra ordergivers aftalepart har modtaget strømpen. Ordregiver bærer omkostningerne. Frit leveret til den enkelt bruger. 12 Service Kontrakthaver garanterer at betjene samtlige brugere, der henvises til kontrakthaver. Kontrakthaver skal kunne modtage og håndtere krypteret og signeret post. Kontrakthaver skal uden beregning tilbyde årligt temamøde/uddannelsesmøde af en varighed på 2 til 4 timer. Temamøder tager udgangspunkt i nye produkter og aktuelle emner. Ordregivers fagpersonale kan forud for hvert møde komme med inputs til mødeindhold. Kontrakthaver kontakter ordregivers kontaktpersoner (fastlægges ved aftaleindgåelse) med forslag til dagsorden. Kontrakthavers konsulent afklarer mødetid og kommunale mødelokaler med ordregivers kontaktpersoner. Temamøder/uddannelsesmøder skal afholdes af kontrakthavers fag-personer med erfaring indenfor det respektive produktområde samt erfaring i at undervise. Der kan afholdes yderligere temadage efter aftale med kommunen. Disse temadage er prissat jf. tilbudslisten. Priserne i tilbudslisten skal være inkl. alle udgifter til transport m.v. 13 Konsulentbistand Kontrakthaver skal uden beregning yde konsulentbistand i form af telefonisk rådgivning i valg af kompressionsstrømper, samt vejledning i brugen af disse. Konsulent skal uden beregning kunne kontaktes direkte af ordregivers medarbejdere mandag til torsdag klokken 8.00-16.00 og fredag klokken 08.00-15.00. Såfremt konsulenten ikke er at træffe pr. telefon, skal den pågældende ordregiver kontaktes indenfor 2 arbejdsdage. Ligeledes skal kontrakthaver give svar indenfor 2 arbejdsdage ved henvendelse pr. e-mail. Personalet som varetager den daglige ekspedition (telefon) af brugerne og bevilgende myndighed, skal have det fornødne produktkendskab, faglig viden og skal kunne gøre sig forståelig på et tydeligt dansk. Konsulenten skal uden beregning i samarbejde med ordregiver hjælpe med at sammensætte et fast standardsortiment, såfremt dette måtte ønskes. Kravet om, at 80 % af bevillinger skal være omfattet tilbudslisten, gælder også ved fastlæggelsen af et standardsortiment. Kontrakthaver har ansvaret for, at der bliver fastsat et dækkende standardsortiment. 25 af 39
Ved særligt vanskelige måltagninger hvor ordregivers fagpersoner har afsøgt samtlige muligheder uden tilfredsstillende resultat, skal kontrakthaver kunne assistere med måltagning i brugers hjem. Besøg skal finde sted efter aftale med ordregiver, maks. 14 dage efter anmodning. Måltagning skal ske inden klokken 10.00. Kontrakthaver bærer ansvaret for, at måltagning udføres korrekt. Måltagning fortsætter til endelig strømpe er fundet (og kan udelukkende faktureres én gang per bevilling). Kontrakthavers konsulenter i brugeres eget hjem, skal kunne identificere sig på tydelig og let genkendelig måde for brugeren, evt. ved at bære skilt eller andet. Kontrakthavers konsulenten skal have nedenstående kvalifikationer (Gælder både ved telefonisk henvendelse og personlig assistance): Sundhedsfaglig viden om kompressionsområdet. Specifik viden om produkter i eget sortiment (tilbudslisten). Erfaring i måltagning. Kunne vurdere ben/arme samt rådgive i valg af strømpe. Kvalifikationer hos kontrakthavers konsulent skal dokumenteres på anmodning. Al konsulentbistand skal være indregnet i de tilbudte priser. 14 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Det er vigtigt at borgerens navn og cpr. nr. fremgår af fakturaen. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer som ikke modtages elektronisk vil ikke blive behandlet. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL. For at sikre en fuldstændig overensstemmelse mellem ordre og faktura skal kontrakthaver efterkomme følgende punkter: CVR/SE-nummer: Det CVR/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Dvs. der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten. (Dvs. ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Bestillingsenheder: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af kontrakten. 26 af 39