Værd at vide om Human Resource Management Vækst via optimering af personaleadministration og udvikling af menneskelige ressourcer
Velkommen til Værd at vide om Human Resource Management Indhold Erhvervslivet synes at være enige om, at medarbejdernes kompetencer, trivsel og udvikling bliver et afgørende konkurrenceparameter i fremtiden. Dette hæfte er ment som inspiration til hvordan virksomhedsledelser og personalechefer kan komme videre, både strategisk og teknologisk, i bestræbelserne på at gøre Human Resource Management (HRM) til en naturlig del af virksomhedens kultur. Vi håber, at dette hæfte kan blive begyndelsen til en konstruktiv dialog med din virksomhed. Søren Fink-Jensen, adm. direktør, Navision Danmark a/s Velkommen side 2 Ændringer i arbejdsmarkedet side 4 Hvad betyder ændringerne? side 5 Hvordan tiltrækkes og fastholdes medarbejdere? side 6 Hvad er Human Resource Management? side 6 Hvorfor spiller teknologien også en rolle? side 6 Værdien af at strukturere, styre og administrere menneskelige ressourcer side 7 Betydningen af ERP-systemet side 7 Fordele ved et integreret HRM-system side 8 Hvilke virksomheder har glæde af HRM? side 10 Hvordan gribes HRM-opgaven an? side 11 Hvordan kan Navision hjælpe? side 12 2 3
Betydelige ændringer i arbejdsmarkedet Hvad betyder ændringerne i arbejdsmarkedet? Udfordringerne for personalechefer og ledelser har ændret sig i løbet af de sidste 10-15 år. De vigtigste grunde til disse ændringer i erhvervslivet er konstante forandringer og globaliseringen. Desuden har arbejdsmarkedet ændret sig markant. Voksende behov for at personaleafdelingen kan understøtte en udvikling af hele mennesker, der ikke bare er fagligt- men også personligt kompetente. Nye udfordringer i forbindelse med strukturering, styring og For ledelsen Ledelsens udfordring er i dag at skabe det rette samspil mellem virksomhedens overordnede vision og mission og den enkelte medarbejders indsats. Men ledelse drejer sig ikke længere kun»kloge virksomheder ved, at penge ikke skaber innovation; det gør medarbejdere!«peter F. Drucker Blandt de mest markante ændringer er: administration af medarbejdere. om faglighed og kompetence. Nu handler det lige så meget om Personalechefen er ikke længere udelukkende personale- Arbejdsmarkedet tilhører arbejdstager. at få kommunikeret virksomhedens værdier helt ud i krogene af virksomheden. Er målet tydeligt for alle i organisationen? For personaleafdelingen administrator, men ofte også strategisk partner for topledel- Her ligger en fælles strategisk opgave for ledelse og persona- Udfordringen for personaleafdelingen er, at stadig mindre ung- sen. lechefer. domsårgange gør det vanskeligere at få unge og nye gode medarbejdere ind i virksomheden. Det stiller større og nye krav til rekrutteringsprocessen. En anden udfordring for personaleafdelingen er, at dagens medarbejdere typisk er blevet langt mere individualistisk indstillet end tidligere. Moderne mennesker accepterer i dag sjældnere at medarbejderkrav forhandles i store grupper, men fokuserer på de individuelle muligheder i et job. Endelig bruges ordet trivsel oftere i dansk virksomhedsledelse. Det afspejler på den ene side en kraftig vækst i betydningen af de menneskelige kvaliteter i arbejdslivet og på den anden side, at menneskelige ressourcer måske tidligere har fået for lidt opmærksomhed. Ovenstående ændringer stiller større krav til personalechefen, og vil i mange tilfælde udvide jobbet som personaleadministrator med nye mere strategiske og mere udadvendte opgaver. 4 5
Hvordan tiltrækkes og fastholdes de gode medarbejdere i den nye situation? Værdien af at strukturere, styre og administrere virksomhedens menneskelige ressourcer Dagens arbejdsmarked tilhører arbejdstagerne! Mange perso- Hvad er Human Resource Management? Du kan sikre, at medarbejderne bliver behandlet lige så indivi- Betydningen af dit ERP-system nalechefers udfordring er derfor både at få tid til de traditionelle Et HR-projekt starter ikke med software. Det starter for det før- duelt, som en god servicevirksomhed ville behandle sine kun- På trods af al mediestøjen og døgnflueteknologier er det vigtigt personaleopgaver samtidig med at de skal give virksomhedens ste med en beslutning om, at se menneskene i en organisa- der. Respekt for forskelligheder er vejen til gode medarbejdere. at forstå, at dit integrerede virksomhedssystem stadig er hjertet menneskelige ressourcer opmærksomhed f.eks. i form af indi- tion som aktiver og profitcentre, og ikke som passiver eller Du letter medarbejderudviklingsprocesser. Det sikrer ikke i din virksomhed også når det gælder HRM. Dit virksomheds- viduelle udviklingsplaner, bonusaftaler, kontrakter m.v. I den omkostninger. mindst, at kompetencerne udvikles og målrettes, så de mat- system er fundamentet for HRM, fordi det styrer alle proces- forbindelse er det vigtigt, at personalechefen har mulighed for For det andet handler det om at fokusere på, og forstå for- cher de ansvar, som folk har eller vil få. serne. Derfor er det afgørende at vælge et virksomhedssystem, at følge op på, og styre medarbejderens udvikling i retning af skellen mellem personaleadministration og styring af menne- Du kan skabe gode betingelser for medarbejdernes kreativi- som også understøtter HRM, og som er nemt at udvide med medarbejderens ansvar. Det kan du med et tidssvarende skelige ressourcer. Personaleadministration er de mere traditio- tet og innovative evner. HRM-funktioner. HRM-system. Endelig ligger der en udfordring i på den ene side nelle opgaver som løn, ansættelsessamtaler, ansættelsespa- Du kan sikre en god forandringsstyring: Hurtige forandringer Fordelen ved at koble en HRM-løsning til din integrerede at skulle stille krav til medarbejderen, og på den anden side at pirer, disciplinære anliggender etc. De menneskelige ressourcer på markedet kræver hurtige kommandoveje og en fleksibel virksomhedsløsning er, at du får mulighed for at sammenstille skulle maksimere medarbejderens oplevelse af at være ansat i (Human Resources) er al den viden, de kompetencer, den kre- organisation. HRM gør det muligt at inddrage alle medarbej- både de hårde og de ofte svært målelige bløde data som virksomheden. Disse, og mange flere udfordringer, får du også ativitet og de talenter, som findes i virksomhedens medarbej- dere i virksomhedens udviklingsarbejde. f.eks. kundetilfredshed, medarbejdertrivsel og personlig udvik- mulighed for at håndtere via et Human Resource Management derstab. Human Resource Management fokuserer på at sikre, Du skaber et bedre fundament for at fremme både indlæring ling. Dermed kan du holde bløde data og konkrete resultater (HRM) system. at den enkelte medarbejder både har forstået og arbejder i og fralæring. op mod hinanden, og f.eks. aflæse om der er sammenhæng overensstemmelse med virksomhedens værdier, attituder og Du er med til at sikre, at medarbejderne agerer i forhold til de mellem bløde data som trivsel og indtjening. Disse mulig- overbevisninger samt får tilbudt relevante udviklingsmulig- værdier, visioner og strategier, som ledelsen kommunikerer. heder får du ikke med et alenestående HRM-system. Med Selv i automatiseringens tidsalder er medarbejderne heder i virksomheden. Medarbejderen oplever at kommunikationen foregår som dia- andre ord: Dit integrerede virksomhedssystem er stadig hjertet den vigtigste og mest uundværlige ressource Hvorfor spiller teknologien også en rolle? log. Du er med til at skabe et alternativt succesbarometer i forhold i din virksomhed. Ved at udvide det med et HRM-system får du blot en endnu sundere cirkulation af information. Strukturering, styring og administration af de menneskelige til årsregnskaber og økonomirapporter. En værdifuld fordel, ressourcer er alfa og omega for at få succes med HRM. Derfor eftersom det i langt højere grad er blevet væsentligt at se på spiller teknologien en væsentlig rolle i et HR-projekt. Tekno- hvordan virksomheder skal navigere næste år, end på, hvor- logiens styrke er netop, at den kan håndtere store mængder dan den har navigeret sidste år. data, og gøre det lettere at strukturere, styre og administrere dem på en måde, der gør det nemt at navigere i forhold til både virksomhedens og medarbejderens behov. Sidst, men ikke mindst automatiserer teknologien tidskrævende rutineopgaver, hvilket gør det muligt at outsource flere opgaver til medarbejderne selv, således at det enkelte individ har et ejerskab og forpligtelse til at ajourføre og vedligeholde personlige og faglige data. 6 7
Fordele ved at udvide dit ERP-system med et integreret Human Resource Management-system Flytter rutineopgaver fra personaleafdelingen Det er vigtigt at forstå, at et integreret HRM-system ikke alene Muliggør outsourcing af rutineopgaver til medarbejderne hjælper personaleafdelingen, men også mellemledere og Et HRM-system giver personaleafdelingen mulighed for at over- medarbejdere til en lettere hverdag! I det følgende beskrives lade tidskrævende personaleregistreringer til medarbejderne hvordan: selv via intranettet. Eksempelvis registreringer som personoplysninger, tidsforbrug, fravær, opdatering af egen CV- information Lettere sagsbehandling og ændringer eller tilføjelser til den personlige profil. Letter medarbejderudvikling Ledelse Et HRM-system samler alle personalerelevante informationer i ét system. Du slipper dermed for at skulle indsamle og over- Målretter rekrutteringen Udvikling handler ikke længere kun om at sætte folk på eksterne faglige kurser. De blødere personlige udviklingsmulig- HRM er et ledelsesværktøj, og ikke kun et anliggende for personaleafdelingen. Et HRM-system giver ledelsen et cockpit, der føre information om f.eks. fravær, kursusaktiviteter og CV er I en tid med små årgange har det stor økonomisk og menne- heder står højt på listen for dagens jobansøgere: Ansvar, ind- giver overblik over medarbejdernes indsatser, deres kompe- fra forskellige systemer. Det letter både korrespondancen, skelig betydning for virksomheder at kunne tiltrække, udvikle og flydelse etc. Et HRM-system giver virksomheden et solidt fun- tenceniveau, hvordan de lever op til deres ansvar alt det, der sagsbehandlingen og ikke mindst opfølgningen på en sag. fastholde en kritisk masse af gode medarbejdere. Med et HRM- dament for at skabe en kultur, der prioriterer medarbejder- skaber de resultater som topledelsen og aktionærerne foku- Et HRM-system skaber desuden overblik over virksomhedens system bliver det nemmere at kvalificere og dermed reducere udvikling hvilket er vigtig for virksomhedens fremtid. Systemet serer på. Måske registreres disse allerede idag men ved at kompetencer og viden, hvilket gør det lettere at sammensætte antallet af jobansøgere. Det sparer administrations- og sags- hjælper både ledelser og personaleafdelinger med at løse de bruge teknologien bliver det meget lettere at agere effektivt i de rette kompetencer til en given opgave, en organisationsæn- behandlingstid. Systemet gør det også lettere at rekruttere og nye, komplekse krav, som medarbejderudvikling stiller. Det forhold til informationerne. dring eller ved en fusion. Desuden forenkler og effektiviserer systemet personaleudviklingssamtaler, forhandlinger eller ansætte medarbejdere efter standardiserede processer, hvilket sikrer at jobbets krav og medarbejdernes kompetencer og for- handler dybest set om at kunne udvikle hele mennesker, som ikke bare er fagligt- men også personligt kompetente. Kon- Analyse andre personalesamtaler samt opfølgningen på dem. ventninger passer bedst muligt sammen. Systemet sikrer des- kret i form af effektiv planlægning og styring af karriereforløb Ligeså vigtigt det er at kunne måle udviklingen og nøgletal uden en smidig indslusningsproces, hvilket giver nye medar- for vidensarbejdere. ligeså vigtigt er det at kunne identificere evt. afstande mellem bejdere en god oplevelse af virksomheden. mål og indsatser, samt at planlægge aktiviteter i forhold til Et integreret HRM-system letter hverdagen for hele organisationen ikke kun personaleafdelingen. Optimerer værdien af uddannelse og medarbejderudvikling Overblik over performance Det er ofte salgstal, som udgør succeskriteriet men salgstal skabes af den enkelte medarbejders indsats. Har du overblik dette. Det kan du med et HRM-system. Du kan bl.a. analysere alle de områder, som personaleafdelingen typisk skal have styr på: Fravær, afgang og tilgang af medarbejdere, trivsel. Eller Et HRM-system understøtter virksomheders bestræbelser på over indsatsen? Det får du med et HRM-system, og ikke kun i helt konkret hvor mange penge og hvor meget tid der bliver at ændre fokus fra det klassisk finansielle, til også at udnytte form af traditionel kontrol. Systemet gør det muligt at bruge brugt til at rekruttere nye medarbejdere og hvad der kom ud og optimere virksomhedens kompetencer, talent og kreativitet performance som ledelsesværktøj f.eks. i forbindelse med af det, hvilke medier der bedst rammer de mennesker, din virk- på en struktureret måde. Alt i alt sikrer systemet, at virksom- bonusordninger eller strategiforankring. Performanceværk- somhed er interesseret i og meget, meget mere. hedens investering i uddannelse giver det ønskede afkast. tøjerne giver mulighed for at have fingeren på pulsen på mange niveauer både overordnet, afdelings- eller medarbejder- eller projektspecifikt. HRM er ikke kun en sag for personaleafdelingen. HRM handler om at skabe værdi på basis af mennesker. 8 9
Hvilke virksomheder kan få glæde af et Human Resource Management system? Hvordan griber jeg HRM-opgaven an? Et HRM-system henvender sig først og fremmest til virksomheder, der ser medarbejder- og organisationsudvikling som en strategisk faktor i fremtiden. Mindre virksomheder med fokus på HRM kan opnå væsentlige tidsbesparelser og effektiviseringsgevinster via systemets personaleadministrative funktioner. Det kan sågar via sin enkelthed give den mindre virksomhed mod på at opbygge en HR-afdeling uden at det kræver mange ressourcer i form af mennesker. Større virksomheder med fokus på HRM har mulighed for at kombinere de administrative funktioner med mere strategiske funktioner, som kan bruges i alle brancher, men som er særligt velegnede til at optimere produktions- og servicevirksomheders omstillingsevne. Traditionel Personaleadministration Adminstrativt orienteret Uklare roller og ansvar Transaktionsorienteret Manuelle processer Ikke integreret med øvrige systemer Ny HR strategi = forbedrede processer Understøttet af Navision Axapta HRM HRM optimerer: Forandringsparatheden Omstillingsevnen Dynamikken Human Resource Management Udviklingsorienteret Klare roller og ansvar Performanceorienteret Automatiske processer Selvbetjent af medarbejdere Fuld integration med øvrige systemer HR information bruges aktivt i ledelsesrapportering HRM-opgaven gribes bedst an ved at virksomhedens ledelse og personaleafdeling i fællesskab starter med at definere hvilke HRM-tiltag, der er strategisk vigtige, hvor man ønsker at prioritere, og hvor man vil sætte ind personalemæssigt. Sidst, men ikke mindst, skal strategien kommunikeres ud i hele organisationen. Opgaven kan gribes an således: 1. Udgangspunktet er, at virksomheden skal omsætte personaleafdelingens behov til overskuelige processer. Start derfor med at se på, hvilke resultater virksomheden ønsker at skabe med en given HRM-proces. Efterfølgende er det vigtigt at forstå, at HRM handler om mennesker, og at det både kræver investering og tilpasning. 2. Vurder hvordan HRM-projektet får vægt. Hvor mange mennesker/roller skal involveres i den enkelte arbejdsproces? I denne fase er det vigtigt at få synliggjort hvad opgaven består af, og hvem der skal udføre hvad. 3. Overvej hvilke rutineopgaver, som kan uddelegeres til medarbejderne. Rutineprægede administrative opgaver kan i dag løses, takket være teknologien og forskellige former for medarbejder selvbetjening altså hvor medarbejderne selv vedligeholder data. Den nye teknologi er let, intuitivt og selvlærende at tage i brug for medarbejderne. 4. Vælg en erfaren, ekstern samarbejdspartner. HRM-systemer er et relativt nyt område for de fleste virksomheder. Derfor betaler det sig at lade en erfaren samarbejdspartner drive processen. Overvej hvilke værktøjer du vælger HRM er et sammenhængende koncept, som kræver synergi på tværs af individer, processer og organisation. Derfor er det præcis som når man automatiserer andre virksomhedsprocesser vanskeligt at skabe merværdi på basis af alenestående systemer, som hver især løser dele af virksomhedens HRM-problematik. Du opnår langt større værdi med en tidssvarende, integreret HRM-løsning, hvor alle værktøjerne samarbejder både med hinanden og med virksomhedens øvrige processer. HRM handler om at styre dine personaleressourcer. Men omverdenen bedømmer dig også på, hvor god du er til det 10 11
Hvordan kan Navision hjælpe? Enhver rejse starter med det første skridt Niveau 2: Elektronisk spørgeskema hvad er det? Navision Axapta HRM tilbyder et unikt elektronisk spørgeske- Totalløsning: Ved at udvide din Navision-løsning med Forskellige virksomheder har forskellige HRM-behov. Nogle Fokus på rekruttering og kompetenceudvikling ma/informationsindsamlingsværktøj, som gør det nemt at indsamle medarbejdertilkendegivelser, som normalt både er svære HRM, er du sikker på at alle virksomhedens HRM-processer hænger sammen på tværs af virksomheder ønsker at starte HRM-processen med at foku- Det næste trin i HRM-processen vil typisk være relevant for at få overblik over og bearbejde. Spørgeskemaet, som har et afdelinger og geografi. sere på isolerede områder, opnå succes med dette, og siden større virksomheder. Dette trin handler om at udnytte teknolo- web interface, kan f.eks. anvendes til at vurdere medarbejder- tage nye skridt. Andre virksomheder satser på en omfattende giens muligheder for at optimere rekruttering, personaleudvik- nes holdning til et nyt koncept, en overenskomst eller individu- HRM-strategi fra starten. Uanset, hvor du starter, er HRM en ling, karriereplanlægning og kompetencestyring. Disse mulig- elle forhold. Nem og hurtig implementering: Brugergrænsefladen i proces. Fordelen ved en Navision Axapta HRM-løsning er, at heder får du med Navision Axapta HRM niveau 2. Dette niveau Fordelene er, at elektroniske spørgeskemaer generelt giver Navisions løsninger er baseret på Microsoft-standarder, hvilket den er delt op i niveauer. Men eftersom Navision Axapta HRM- indeholder også et elektronisk spørgeskemaværktøj, der gør højere svarprocent, samtidig med, at systemet gør alt tastear- gør det nemt og intuitivt for alle medarbejdere at arbejde med systemet er skalérbart og modulopbygget, kan du starte pro- det nemt at måle, bearbejde data og målrette elektroniske bejdet for dig! løsningen uanset deres edb-erfaring. Brugervenligheden mini- cessen på et hvilket som helst niveau, og siden udbygge mulig- spørgeundersøgelser om f.eks. medarbejdertrivsel. Systemets planlægningsdel gør det nemt at forberede og merer udgifterne til uddannelse og træning, og sikrer en let hederne. Herunder skitseres Navision Axaptas HRM-faciliteter, inddelt i overordnede niveauer. Det første niveau udgør de Niveau 3 foretage masseudsendelser til bestemte organisationsenheder eller personalegrupper. Efterfølgende er det let at behandle overgang til det nye system. mest basale HRM-faciliteter, og i de følgende niveauer udbygges mulighederne for at skabe værdi gennem struktureret persona- HRM som ledelsesværktøj resultatet af forespørgslerne, da alle data er indsamlet elektronisk. le- og organisationsudvikling. Navision Axapta HRM niveau 3 fokuserer på forankring af Navision Axapta HRM, Niveau 1: strategi, personaleledelse og uddelegering af ansvar. Du får værktøjer til at håndtere Performance Management, herunder belønningssystemer, og Balanced Scorecard, som f.eks. gør Basal HRM det muligt at måle og vise kunde- og medarbejdertilfredshed. Det første skridt mod HRM starter med registrering af stam- Resultat: Virksomheden får mulighed for at skærpe sin reak- data om medarbejderne, samt med at give personaleafdelingen tionstid, omstillingsevne og gruppedynamik. Desuden fokuserer mulighed for at se disse data i ét system. Det kan være oplys- Navision Axapta HRM niveau 3 på, hvordan du kan optimere ninger om navn, adresse, CV, løn, udlånte effekter, kreditkort, virksomhedens forretningsprocesser. bærbare pc er, nøgler etc. Desuden giver niveau 1 mulighed for at registrere og få overblik over medarbejdernes tilhørsforhold i organisationen. Også mulighed for medarbejder selvbetjening, som reducerer personaleafdelingens involvering i rutineopgaver. HRM-systemet gør det i øvrigt nemt at styre hvilke brugere der må se hvilken information. 12 13
Vi håber, at dette hæfte har givet dig et informativt indblik i, hvad din virksomhed får ud af at optimere håndteringen af de menneskelige ressourcer. Brug kuponen eller ring til Navision Danmark a/s, hvis du ønsker rådgivning om hvordan du griber opgaven an. Du kan også få yderligere information og demonstration af hvilken af vores HRM løsninger, som passer bedst til din virksomheds behov. Ja tak, jeg vil gerne have en demonstration af Navisions HRM løsning. Ja tak, jeg vil gerne have uddybende information. Navn Postnummer Firma By Titel Tlf. Adresse 14 15
3460 Birkerød +++ 0059 +++ Bregnerødvej 133 Navision Danmark a/s Copyright 2002 Navision Danmark a/s. Navision Danmark a/s Bregnerødvej 133 3460 Birkerød Tlf. 4599 9000 Fax 4599 9020 Navision a/s er en af de førende globale udbydere af integrerede ERP- og e-business-løsninger til mellemstore virksomheder. Den nye organisation er resultatet af en fusion mellem Navision Software og Damgaard. Samlægningen gør de to virksomheder i stand til at skabe en endnu større international profil og tilbyde et sortiment af førende end-to-end løsninger baseret på Microsoft teknologi. Navision har et globalt kundeunderlag på mere end 133.000 installationer, og et omfattende internationalt netværk bestående af mere end 2.300 partnere. Navision er repræsenteret i ca. 30 lande og beskæftiger mere end 1.100 medarbejdere. Navision tilbyder en udvidet produktportefølje og endnu bedre service til mellemstore virksomheder. Navisions kerneproduktlinjer er: Navision Axapta Navision Attain Navision Financials Navision XAL Navision C5 DK-AX-HRM1 www.navision.dk