Maj 2012
Leverandørens Portal indgår i den programpakke, som samlet kaldes Dantek Materiale- Valg. Dantek MaterialeValg består af fem programmer: Leverandørens Portal henvender sig til leverandører eller skolebibliotekskontorer, som ikke kommunikerer med kunderne (skolerne) via EDItX 1 standarden for e- handelsdokumenter for bogbranchen. Leverandørens Portal er ikke et forretningssystem, men en snitflade til Dantek Materiale- Valg, hvor en leverandør (uden EDItX) via sin skærm kan modtage ordrer og kommunikere ordrestatus til de deltagende kunder (typisk skoler). Leverandørens Portal kan også vise statistiske oplysninger om omsætningen af materialer via systemet. Ønsker man som leverandør direkte elektronisk kommunikation med sit lokale forretningssystem, skal leverandørens system understøtte EDItX, eller man kan overveje at bestille særlig udvikling hos Dantek. Hvis du, som bruger af Leverandørens Portal, har dit virke på et skolebibliotekskontor med Dantek BiblioMatik, har Dantek etableret genvej til Leverandørens Portal på dit fjernskrivebord i henhold til nærmere aftale. Er du almindelig leverandør, eller ønsker du adgang til Leverandørens Portal fra en computer uden samtidig adgang til Dantek BiblioMatik, benytter du installationsvejledningen på Danteks hjemmeside. Logon foretages med et særligt brugernavn og password tildelt af Dantek, du vil ikke kunne benytte UNI-login. Brugere af Leverandørens Portal har ikke nødvendigvis et UNI-login! 5-2 1 April 2010 kendes leverandører som Biblioteksmedier og OBL, der kommunikerer ship notice via EDItX
I Leverandørens Portal indløber ordrer afsendt hertil fra installationens Køb Materialer program hos de deltagende skoler. Ordrer ses umiddelbart koblet til det enkelte produkt (titel) med angivelse af købers navn, adresse etc. samt antal eksemplarer og eventuelle ønske om supplerende klargøring. En indgående ordre har Ordre status sat som Afventer. Dato for ordreafgivelsen og personen bag ordren kan aflæses, ligesom ordrernes eventuelle udgangspunkt i en bestemt materialevalgsliste ses. Ovenfor ordrelisten for produktet ses vigtige elementer fra den bibliografiske post. Enhedsprisen er den vejledende udsalgspris, som den er registreret i DanBib. Bibliografiske data i Dantek MaterialeValg synkroniseres med DanBib en gang i døgnet. Ordrenummer genereres af Dantek MaterialeValg. I Dantek MaterialeValg kan en ordre optræde med forskellige status afhængig af, hvor den befinder sig i leveringsforløbet. Den endelige status på et indkøbsforløb vil være Afsluttet. Afventer, er den umiddelbare status, når ordren er oprettet i systemet som følge af kundens bestilling. En afventende ordre kan endnu annulleres af kunden. Godkendt bliver en ordre, når leverandøren tager initiativ hertil via højre-klik på enten en enkelt ordre, et udvalg af ordrer eller for samtlige ordrer knyttet til et produkt. Kan ikke afsluttes af leverandøren er status, hvis leverandøren vælger denne via højre-klik for hermed at orientere kunden om, at varen ikke vil kunne leveres. Annulleret af kunden ses som status, hvis kunden vælger dette, mens ordren endnu afventer leverandørens godkendelse. 5-3
Leverandøren ser en sådan pludselig ændring ved opdatering af listen (Opdater F5) eller ved nyt login på Leverandørens Portal. Sendt til kunden vælges via højre-klik, når leverandøren har afsendt de bestilte produkter til kunden. Afsluttet bliver status, når kunden via programmet Modtag købte materialer har registreret, at den fulde ordre er imødekommet, og varen er registreret modtaget. Afsluttet, men kun delvist leveret er status, hvis leverandøren kun kan imødekomme ordren delvist. Kunden accepterer dette ved modtagelsen af delleverancen og afslutter ordren. Delvist afsluttet er status, når kun en del af en godkendt ordre er registreret modtaget. Det primære handelsforhold er køb af bøger og andet biblioteksmateriale. Er leverandøren en kombineret boghandel og indbindingsfirma, vil der optræde forskellige supplerende ydelser i form af indbinding, påsætning af stregkode, bibliografiske etiket etc. Menuen Indstillinger > Supplerende ydelser Vigtigt Hvis leverandøren benytter EDItX, skal man overlade til Dantek at opsætte Supplerende ydelser, da disse skal tilpasses på en særlig måde - forskellig fra leverandør til leverandør. Dantek MaterialeValg kan samtidigt administrere forskellige leverandører både med og uden brug af EDItX. 5-4
Formålet med at opsætte ydelser er, at kunden kan vælge blandt disse i forbindelse med køb af materialer. Valgte ydelser følger ordren fra kunden til Leverandørens Portal og tilbage til Modtag købte materialer. Supplerende ydelser kan opsættes i vinduet Supplerende ydelser (se illustration ovenfor): Vælg Menuen Indstillinger > Supplerende ydelser Som udgangspunkt er vinduet tomt. Via højre-klik menuen kan du starte opsætning af ydelserne. Disse kan eventuelt organiseres i grupper (overskrifter) og består af navngivne instrukser med tilhørende ydelser og pris (valgfrit). Opret ydelser: 1) Højre-klik i vinduet Supplerende ydelser 2) Vælg Opret klargøringsinstruks 3) Teksten: Ny klargøringsinstruks ses i en boks. 4) Ret denne tekst til ydelsens generelle navn, fx Stregkodefarve, tryk ENTER 5) Højre-klik den fremhævede tekst og vælg Tilføj klargøringsinstruks 6) Du ser en boks med teksten Ny instruks, tilret denne, fx Hvid - anfør eventuel pris. 7) Højre-klik igen den generelle ydelses navn (fx Stregkodefarve ) og tilføj ny instruks. 8) Klik OK, når du har oprettet de ønskede ydelser. Slet ydelser: Ønsker du en instruks slettet, højreklik teksten Navn og vælg Slet i menuen. Obs! Vær opmærksom på, at allerede oprettede ydelser kan indgå i kundens udgivne materialevalgslister eller ordrer. 5-5
Ordrer indløber i Leverandørens Portal, når en kunde i sit system (Køb materialer) har valgt denne leverandør og klikket Bestil. Er leverandøren EDItX-leverandør, behandles ordrer ikke i Leverandørens Portal. Indgåede ordrer med status Afventer samles og vises automatisk efter produkt (titel) med ældste ordre først. Har du dette skærmbillede åbent over længere tid, kan der i mellemtiden indløbe nye ordrer. Du ser først sådanne nytilkomne ordrer, når du opdaterer skærmbilledet med F5. Derfor: Tast F5, før du genoptager arbejdet. Visning Efter produkt 5-6
Du kan nu vælge mellem to forskellige visningsformater Reduceret og Udvidet. I Reduceret-tilstand er det kun de vigtigste informationer, der bliver vist: Ordrenummer, skolenavn, antal eksemplarer, status, ordredato, forside og beskeder. Standardindstillingen er Reduceret. Ønsker du at få vist alle informationer, vælg Indstillinger > Personlige indstillinger Klik i Udvidet og vælg Gem. Du har også muligheden for at ændre visningsformat for bare en enkelt ordre. Det gør du ved at klikke i boksen ud for Vis mere i ordrens højre side: 5-7
Under Personlige indstillinger er det muligt at indgive den e-mail-adresse, der skal bruges til EDItX-kommunikation. Det sker under fanebladet EDItX. Nederst i vinduet kan du se en aktuel sammentælling af Ikke leverede ordrer, som er de ordrer, der har status Afventer+Godkendt. Du ser også en optælling af antal ordrer i den aktuelle filtrering. Åbn Vis-menuen, og du kan skifte visning Efter ordre, altså skifte mellem visning baseret på Efter produkt eller visning af de enkelte ordrer. Vis-menuen Visning Efter ordre 5-8
I visning efter ordre har du mulighed for at sende besked til kunden. Skriv din meddelelse i rubrikken Besked til kunden. Beskeden vil hos kunden blive vist i ordren. En besked kunne fx være information om, hvorfor en ordre ikke kan imødekommes (fx udsolgt fra forlaget). Du kan indlægge beskeden samtidig med, at du via højre-klik ændrer status på ordren. Hvis der er en besked fra kunden, kan du se den i den enkelte ordre: Du finder Filter i menuen Vis. Eller du kan benytte genvejstasten F6. Du har en række muligheder for at filtrere ordrerne, så du alene præsenteres for de ordrer, du ønsker at iagttage eller måske udskrive (systemudvidelse). Du kan filtrere efter: Vis status Vis type Baseret på indkøbslisters udløbsdato Vis institution Ordrer afgivet i perioden Oplysninger fra den bibliografiske post 5-9
Standardfiltreringen er: Vis status = Afventer Afmærk den status, du ønsker at iagttage. Der kan udmærket afmærkes flere samtidigt. Jf. beskrivelsen af de forskellige typer status tidligere i denne vejledning. Vær opmærksom på, at visning af ordrer med status Afsluttet med tiden bliver omfattende. Du kan da med fordel kombinere filtreringen med andre kriterier. Ordrer kan hos kunden have udgangspunkt i enten ad hoc eller indkøbslister fx en ugeliste som Folkeskoleegnede titler, uge 37. Ad hoc: Ordrer, som den ordregivende skole selv har fundet den bibliografiske post til ved direkte søgning i DanBib. Alternativt kan kunden selv oprette posten til bestillingen. Baseret på indkøbslister: Ordrer, som er inspireret af materialevalgslister udgivet af fx skolebibliotekernes kontor, fx en ugeliste som Folkeskoleegnede titler, uge 37. Når fx skolebibliotekernes kontor udgiver materialevalgslister, kan det foregå med angivelse af en udløbsdato for listen. Hensigten er at stimulere de deltagende skoler til at bestille med udgangspunkt i listen senest en bestemt dato. En sådan tidsbegrænset opsamling af ordrer forenkler leverandørens arbejde. Filtreringen kan anvendes til at vise ordrer fra en eller flere udvalgte skoler. Tidspunktet for ordrens afgivelse er den dato, hvor bestilleren afsendte ordren, altså bestillingsdatoen. Der kan filtreres på et interval med angivelse af Fra og Til datoer. Som standard er systemet opsat til at foreslå 3 måneder tilbage fra dags dato, såfremt muligheden aktiveres. Bruges fx til at fremsøge ordrer fra et bestemt forlag: 5-10
Du kan hurtigt fremfinde en bestemt ordre inden for din aktuelle filtrering. Benyt menupunktet i Vis-menuen, eller tast CTRL+F (hold Ctrl nede, mens du taster bogstavet F ). Søgesystemet tilbyder sig med søgning på titel (eller del af titel). Du kan også åbne listeboksen og vælge at søge på andre kriterier som ISBN, faustnummer eller ordrenummer. Klik til venstre for listen med søgekriterier for at lukke søgning og vende tilbage til din valgte filtrering. Indgåede ordrer (eller filtrerede ordrer) kan sorteres efter forskellige kriterier. Standardsorteringen Sorteringen er, når du åbner: Bestillingsdato med ordre med ældste dato på et produkt (titel) først. Sorteringer kan vendes ved igen at vælge sorteringen i Sorter-menuen. Fx til Bestillingsdato med ordre med yngste dato på et produkt først. Herved ses nyeste/netop indkomne ordrer først. 5-11
Sorteringen viser mindste faustnummer først. Sorteringen kan vendes. Bestillingsdato er datoen Bestilt i ordrelisten. Sorteringen benytter ældste/yngste dato i ordrerne på et produkt. Sorteringen kan vendes. Sortering giver kun mening, hvis du via Filter medtager ordrer med flere status. Sorteringen kan vendes. Enhedsprisen er typisk prisen hentet fra den bibliografiske post. Enhedsprisen er vejledende for brugerne af Dantek MaterialeValg. Sorteringen kan vendes. Hvis ordrer har udgangspunkt i en materialeliste, kan sortering foregå på listernes udløbsdato, når sådanne er anført af udgiveren. Sorteringen udføres direkte på den anførte titel uden hensyntagen til bibliografisk sorteringspraksis (den, det, de etc.). Titler, der starter med cifre, sorteres før bogstaverede. Sorteringen kan vendes. Sorterer alfabetisk efter forlagsnavn. 5-12
Udskrift-menuen er et tilkøbsprodukt. Formålet med at udskrive ordrer er typisk at skabe støtte for håndtering af ordrer til andre bestillingssystemer, eller for at et skolebibliotekskontor kan levere ordrerne til en leverandør, som ikke har adgang til elektronisk ordrehåndtering (EDItX eller Leverandørens Portal). Udskrifterne er designet for at fremme modtagerens videre håndtering fx til andet bestillingssystem. Alle udskrifter vises med angivelse af navnet på bestilleren. Udskrifterne vedrører den aktuelle visning (filtrering) af ordrer. Listen medtager kun ordrer fra materialevalgslister! Vælg menupunktet, og systemet åbner et nyt vindue, hvor du kan udpege den materialevalgsliste, hvis produkter og ordrer, du vil udskrive. Listens sider er nummererede og organiseret således, at hvert produkt ses på sin side med de tilhørende ordrer. Når ordrer vedrører materialer med ISBN, ses dette også som EAN-13 stregkode, svarende til stregkoden, der måtte være trykt på bogen. 5-13
Stregkoden kan benyttes til skanning ind i andet ordresystem (boghandlersystem etc.). Nederst på hver produktside ses en sammentælling af antal ordrede enheder. Du ser også eventuelle supplerende ydelser som plastning, stregkode etc. Listen medtager kun ordrer fra materialevalgslister! Vælg menupunktet, og systemet åbner et nyt vindue, hvor du kan udpege den eller de materialevalgsliste(r), hvis produkter og ordrer, du vil udskrive. Listens sider er nummererede og organiseret således, at hver skoles ordrer med udgangspunkt i en materialevalgsliste ses på sin side med de tilhørende antal og ISBN. Når ordrer vedrører materialer med ISBN, ses disse også som EAN-13 stregkode - svarende til den, der måtte være trykt på bogen. Stregkoden kan benyttes til skanning ind i andet ordresystem (boghandlersystem etc.). Listens titler er sorteret efter forfatter. 5-14
Listen medtager alle ordrer i den aktuelle filtrering! Vælg menupunktet, og systemet åbner et nyt vindue, hvor du kan udpege den eller de skoler, hvis produkter og ordrer du vil udskrive. Listens sider er nummererede og organiseret således, at hver skoles samlede ordrer (både ad hoc og ordrer med udgangspunkt i en materialevalgsliste) ses med de tilhørende antal og ISBN. Når ordrer vedrører materialer med ISBN, ses disse også som EAN-13 stregkode - svarende til den, der måtte være trykt på bogen. Stregkoden kan benyttes til skanning ind i andet ordresystem (boghandlersystem etc.). Listens titler er sorteret efter forfatter. 5-15
Hensigten med Leverandørens Portal er at fungere som mellemstation mellem de deltagende skoler og en leverandør uden EDItX. Anvendelse af Leverandørens Portal vil være forskellig afhængig af, om brugeren faktisk er leverandør, eller om brugeren er et skolebibliotekskontor, som videreformidler ordrer. Det er muligt ved hjælp af markeringer (flueben) at vælge flere ordrer på tværs af titler og derefter ændre status på de markerede på én gang (fx fra Godkendt til Sendt til kunden el.a.): Ændring af status for markerede order kan udføres på to måder: via højreklik-menuen, eller ved at benytte en af knapperne i værktøjsmenuen øverst i vinduet. De ordrer, hvis status blev ændret, markeres efterfølgende med en tydelig gul baggrundsfarve. Ønkser du ordrerne med ændret status fjernet fra den aktuelle filterering, kan du taste F5 for at opdatere. 5-16
Hvis du ønsker at markere alle ordrer i en filtrering kan det ske med knappen Marker alle øverst i værktøjslinjen: For at slette alle flueben benyttes knappen i værktøjslinien øverst. Ønsker du at markere alle ordrer inden for samme titel, sætter du flueben i den øverste boks til venstre for Vælg: 5-17
Skolebibliotekskontoret opsamler ordrerne og udskriver måske disse til den/de egentlige leverandør(er). Fra Afventer til Godkendt Når ordrer er udskrevet, skal du sørge for at ændre status på de udskrevne ordrer, i første omgang fra Afventer til Godkendt. Skolebibliotekerne kan derpå se, at deres ordrer er i proces, og du har styr på, at ordrerne er udskrevet. Fra Godkendt til Sendt til kunden og evt. restordrer Når du har modtaget varer fra den faktiske leverandør - enten materialerne rent fysisk eller en følgeseddel - og kontrolleret, at de stemmer med ordrerne, skal du ændre status for de pågældende ordrer til Sendt til kunden. Først nu bliver ordrerne synlige for skolebibliotekarerne i deres modtagelsessystem Modtag købte materialer. Når du vælger Filer > Sendt til kunden fremkommer et vindue, hvor du har mulighed for at markere et antal eksemplarer i restordre, hvis det er tilfældet. Hvis ikke, klikker du OK Når skolen har modtaget og registreret modtagelsen via Modtag købte materialer, skifter status til Afsluttet eller Delvis afsluttet, når der fortsat mangler eksemplarer. 5-18
Som leverandør kan du direkte aflæse de indkomne ordrer. Som anvist ovenfor for Skolebibliotekskontoret, er det vigtigt, at du både godkender og markerer som Sendt til kunden. Gør du ikke det, vil skolen ikke kunne modtage din leverance! Fra Afventer til Godkendt Når ordrer er udskrevet, skal du sørge for at ændre status på de udskrevne ordrer, i første omgang fra Afventer til Godkendt. Skolebibliotekerne kan derpå se, at deres ordrer er i proces, og du har styr på, at ordrerne er udskrevet. Fra Godkendt til Sendt til kunden og evt. restordrer Når du afsender ordrerne til skolerne, skal du ændre status for de pågældende ordrer til Sendt til kunden. Først nu bliver ordrerne synlige for skolebibliotekarerne i deres modtagelsessystem Modtag købte materialer. Når du vælger Filer > Sendt til kunden fremkommer et vindue, hvor du har mulighed for at markere et antal eksemplarer i restordre, hvis det er tilfældet. Hvis ikke, klikker du OK Når skolen har modtaget og registreret modtagelsen via Modtag købte materialer, skifter status til Afsluttet eller Delvis afsluttet, når der fortsat mangler eksemplarer. Hvis en godkendt ordre slet ikke kan leveres, og du derfor ønsker status ændret til Kan ikke afsluttes, fremkommer et nyt vindue, før statusændringen finder sted. Heri kan der skrives besked om grunden til, at orden ikke kan afsluttes, eller du har mulighed for at komme med en anbefaling om et alternativ. Den information tilgår den bestillende skole og ses i ordren. 5-19
Vær opmærksom på, at du efter ændringer af status kan Opdatere med F5, så ordrer, der ikke længere indgår i den aktuelle filtrering, fjernes fra visningen. Har man af den ene eller anden grund behov for at kunne gensende en ship notice er det muligt fra højrekliksmenuen. Det kræver dog, at der allerede er sendt én ship notice til kunden: Et nyt vindue fremkommer, hvorfra shipnoticen kan gensendes: 5-20
Leverandørens Portal optæller løbende aktiviteten, og systemet kan derfor fremvise forskellig statistik. Vælg Statistik > Vis ordrestatistik og nyt vindue åbner Data opsamles pr. kalenderår, når du åbner de enkelte niveauer hos kunden. Standardindstillingen for statistikken er, at sammentællingerne repræsenterer ordrer fra det pågældende år, som er enten Afsluttet eller Afsluttet, men kun delvist leveret. 5-21
Benyt menupunktet Filter for at ændre statistikvisningen. Filteropsætning er åbnet 5-22