Den individuelle evaluering Tovholderens rolle og opgaver 24. januar 2008
Den individuelle evaluering
Individuel selvevaluering Tovholderens rolle er at: At klæde teamet på til at gennemføre den individuelle selvevaluering Afklare hvor meget dokumentation der skal indgå i selvevalueringen At planlægge en evt. arbejdsdeling i teamet At gennemføre egen selvevaluering At samle alle individuelle selvevalueringer og sende dem til teamet forud for konsensus-processen (bruttolisten)
Forberedelse til den individuelle selvevaluering Giv en kort introduktion til KVIK modellen 9 temaer og 28 emner Fortæl om at selvevaluere fokus på styrker og forbedringsområder Instruer i at pointgive og pointenes rolle Skab overblik over relevante dokumenter til selvevalueringen Vis og forklar, hvordan man bruger det elektroniske værktøj www.kvikselv.dk
Indsatscirklen
Huskeliste til www.kvikselv.dk Husk, det er tovholderens opgave at melde teamet til www.kvikselv.dk Husk at først tilmeldes tovholderen som administrator Derefter tilmelder man sig som tovholder og oprette alle brugere i sit selvevalueringsteam Husk, at så snart brugerne er oprettet modtager de en mail med login og password, så det er en god idé at forberede dem på det Husk at sætte en realistisk dato for, hvornår de individuelle selvevalueringer skal være færdige
Dokumentation Tovholderen er ansvarlig for: At der bliver skabt et overblik over hvilke dokumenter, der er væsentlige for selvevalueringen. Hvad er væsentlige dokumenter? Nyere dato Hent inspiration i vejledningens spørgsmål og eksempler
Eksempel på dokumentationsliste Tema/Emner Tema 2: Strategi og planlægning 2.1 Indsamle information om interessenternes nuværende og fremtidige behov 2.2 Udvikle, evaluere og revidere strategi og handleplaner 2.3 Gennemføre strategi og planlægning i hele organisationen Relevant dokumentation: Interessentanalyse og diamanten fra 2002 Brugersegmentering 2004 Kompetenceundersøgelser 2001 og 2004 Kvalitetsundersøgelser 2000 og 2004 Brugertilfredshedsmålinger 2003 og 2004 Brugerhøringer 4 fødselsdagsinterviews Resultatkontrakter Bestyrelses og udvalgs inddragelse i strategier og resultatkontrakter Årshjul (fra Kvalitetsrejsen 2002) Medarbejderseminarer/tirsdagsmøder/faglige konsulentmøder Projekter/arbejdsområders bidrag til resultat-kontrakt MIO
Plan for eventuel arbejdsdeling Tema/Emner Tema 2: Strategi og planlægning 2.1 Indsamle information om interessenternes nuværende og fremtidige behov 2.2 Udvikle, evaluere og revidere strategi og handleplaner 2.3 Gennemføre strategi og planlægning i hele organisationen Primært ansvar for at læse dokumentation og/eller for selvevaluering Henrik, Dorthe Henrik, Dorthe, Finn Henrik, Dorthe, Bent F, Anne Relevant dokumentation/tænk på: Interessentanalyse og diamanten fra 2002 Brugersegmentering 2004 Kompetenceundersøgelser 2001 og 2004 Kvalitetsundersøgelser 2000 og 2004 Brugertilfredshedsmålinger 2003 og 2004 Brugerhøringer 4 fødselsdagsinterviews Resultatkontrakter Bestyrelses og udvalgs inddragelse i strategier og resultatkontrakter Årshjul (fra Kvalitetsrejsen 2002) Medarbejderseminarer/tirsdagsmøder/faglige konsulentmøder Projekter/arbejdsområders bidrag til resultatkontrakt MIO
6 gode råd, når du selvevaluerer individuelt 1. Afsæt 1 2 arbejdsdage og skab ro om dig 2. Sørg for, at du har KVIK vejledningen foran dig, at du kan logge på www.kvikselv.dk og at du har den relevante dokumentation 3. Det er OK ikke at have viden om et emne 4. Koncentrer dig om at formulere styrker og forbedringsområder i hele sætninger og brug ikke for meget tid på pointgivningen 5. Spørg tovholderen, hvis du er i tvivl om noget 6. Husk, at det er din mening, der skal formuleres lad være med at spørge andre! Forslag til en OH om at selvevaluere
Efter den individuelle selvevaluering Tovholderen samler et bruttodokument, når tidsfristen for selvevaluering er udløbet Dokumentet videreformidles til hele selvevalueringsgruppen, så de kan læse det forud for konsensusprocessen.
Konsensusprocessen Tovholderens rolle og opgaver 24. januar 2008
Konsensusprocessen
Konsensus Konsensus betyder generel enighed i en bestemt gruppe f.eks. om hvordan man skal forholde sig i en sag Latin: consensus => overensstemmelse NB: Bør ikke forveksles med forhandling (at sidde på mandat) Den Danske Ordbog, 2003
Konsensusprocessen Tovholderens rolle er: At skabe rammerne for et vellykket konsensusseminar. At planlægge programmet, samt fordele roller og opgaver på seminaret. Efterfølgende at redigere konsensusrapporten efter behov. At understøtte overdragelsen af konsensusrapporten til andre (ledelsen, SU, arbejdspladsen og evt. bestyrelse).
Vellykkede rammer for konsensusseminaret Alle deltagere i konsensusseminaret skal i god inden modtage en papirversion af bruttodokumentet, så alle har tid til at læse det. Der afsættes 1 1½ dag til seminaret et sted, hvor I har tid til den totale fordybelse! På seminaret er der KVIK vejledninger til alle, plads omkring bordet til mange papirer og god fortæring. Evt. har I en projektor koblet til computeren, så alle kan se, hvilke formuleringer, der skrives ind i konsensusdokumentet.
Program, roller og opgaver Tovholderen planlægger programmet for konsensusseminaret med udgangspunkt i bruttodokumentet Tovholderen (evt. flere) læser bruttodokumentet grundigt igennem og bemærker: Formuleringer, der kræver uddybning. Områder, hvor der er stor uenighed og hvor der derfor skal afsættes mere tid. Ens styrker og forbedringsområder, der blot er formuleret forskelligt. Emner, hvor ingen har svaret eller svaret forkert, hvorfor der måske også her skal afsættes mere tid.
Planlægning af konsensusdrøftelsen En rækkefølge på diskussionen kunne være: Tema 9 Tema 1 Tema 2 Tema 5 Tema 6 Tema 3 Tema 7 Tema 4 Tema 8
KVIK Modellen 2006
Eksempel på dagsprogram for konsensusmøde klassisk model 09.00 09.30 09.30 12.00 God morgen og velkommen Formålet med dagen, Kort omkonsensusprocessen Der er bestilt morgenmad og kaffe/te Konsensusproces i 2 grupper Tema 1+ 2 + 6 + 9: AA, BB, CC, DD og EE Tema 3 + 4 + 7 + 8: FF, GG, HH, II og JJ 12.00 12.45 12.45 13.45 13.45 14.00 14.00 16.30 16.30 16.45 16.45 18.00 18.00 19.00 19.00 20.30 20.30 21.00 Frokostpause Fortsat konsensusproces i de to grupper Pause Afrapportering + kvalificering af konsensus af de 8 temaer i plenum Pause Konsensusproces vedr. tema 5 Processer i plenum Aftensmad Tema 5 fortsat Vi arbejder videre med forbedringsforslag i forhold til Processer i plenum Afslutning Evaluering af dagen Selvevalueringens videre proces
Mere om rollefordelingen på konsensusseminaret Mødeleder/ordstyrer Den, der leder diskussionen, sørger for at alle kommer til orde og holder øje med tiden (der skal også være tid til pauser) Dialogcoach/vejviser Griber ind på passende måde, når samtaler løber af sporet, koncentrationen glipper eller der opstår konflikter Skribent Dokumenterer styrker, forbedringsområder og point i et konsensusdokument. Gerne via et medie, hvor alle kan følge med f.eks. en videoprojektor Dokumentationsansvarlige Gør opmærksom på relevant dokumentation undervejs Forbedringsbestyreren Er opmærksom på, at forbedringer bliver formuleret som forbedringer!
Principper i konsensusforløbet F.eks. Tema 2.1: Hvad gør SCKK for at indsamle information om interessenternes nuværende og fremtidige behov: Først Drøftelse af styrker enighed om styrker gruppens formuleringer skrives ind i konsensusrapporten. Så Drøftelse af forbedringer enighed om forbedringer gruppens formuleringer skrives ind i konsensusrapporten. Til sidst Hvert gruppemedlem kigger på eget pointvalg konsensus om point eller gennemsnit. Forslag til OH om konsensus -proces
Konsensus i praksis 6 gode råd Konsensus kræver selvopdragelse, dvs.: 1. Respekt for andres mening og oplevelse 2. Respekt for, at alle ikke har mening eller viden om alt 3. Vær præcis og brug konkrete eksempler. 4. Lad være med at gentage, hvad der allerede er sagt 5. Lad være med at falde ned i gammel uenighed eller kendte diskussioner 6. Det er ok at være enige om, hvor vi ikke er enige Forslag til OH om konsensus -proces
To eksempler på næsten det samme Tema 3.1: Hvad gør institutionen for at planlægge og udvikle medarbejderressourcer ift. den valgte strategi? Hvad har vi gjort godt? Alle var med til at formulere en personalepolitik og der er siden formuleret lønpolitik og arbejdstidsaftale. Personalepolitikken evalueres. Hvad har vi gjort godt? Alle var med til at formulere en personalepolitik i 2002, og der er siden formuleret lønpolitik og arbejdstidsaftale for ACgruppen. Personalepolitikken evalueres ved medarbejdertilfredshedsmålinger (2003, 2004 og 2005). Eks. på forskel i formuleringer
Redigering af konsensusrapporten Redigeringen handler om: Rettelse af stave- og slåfejl Tilretning af sætninger, som er indforståede og præciser evt. indholdet Omformulering af forbedringsområder, som ikke er formuleret som forbedringsforslag Redigering af gentagelse Flytning af forkert placerede styrker og forbedringer
Videreformidling af konsensusrapport Vigtige interessenter er f.eks.: Ledelsen (evt. bestyrelse) Samarbejdsudvalget Resten af arbejdspladsen Husk, at målet er også, at der skal skabes en bred opbakning til jeres videre arbejde med de prioriterede forbedringsprojekter!