Notat Side 1 af 6 Til Kulturudvalget Til Orientering Kopi til Udvidelse af Filmby 3 Aarhus KULTUR OG BORGER- SERVICE Kulturforvaltningen Aarhus Kommune 1. Resume I forbindelse med vedtagelsen af budget 2015-2018 besluttede byrådet at udvide Filmby Aarhus (filmby 3). Forligsteksten fra budgetforliget 2015 er vedlagt som bilag 1. I forlængelse heraf vedtog Byrådet den 3. december 2014 at afsætte 650.000 kr. i projekteringsbevilling til udarbejdelse af byggeprogram for udvidelsen af Filmby Aarhus. Der er etableret en projektorganisation i samarbejde mellem MTM og MKB med en styregruppe ledet af direktør Kirsten Jørgensen, MKB. Kuben Management (procesleder Ane-Lene Kjølby) er valgt som bygherrerådgiver. Filmby Aarhus Filmbyen 23 8000 Aarhus C Telefon: 51 57 50 11 Direkte telefon: 51 57 50 11 Direkte e-mail: sr@aarhus.dk www.filmbyaarhus.dk Sagsbehandler: Steen Risom Indstilling om godkendelse af anlægsbevilling for det samlede projekt forventes fremsendt til Byrådet i foråret 2016. Projektet udbydes i fagentrepriser, og der tilknyttes en totalrådgiver, som findes ved EU-udbud efter prækvalifikation. Filmby 3 forventes at stå færdig i sommeren 2018 jf. den foreløbige tidsplan. Den endelige tidsplan fastlægges i den kommende proces, hvor også lokalplanforhold afklares. Lokalplan forventes byrådsgodkendt sommeren 2016. 2. Baggrund I forbindelse med vedtagelsen af budget 2015-2018 besluttede byrådet at udvide Filmby Aarhus. Byrådet har efterfølgende den 3. december 2014 afsat en projekteringsbevilling på 650.000 kr. til gennemførelse af totalrådgiverudbud mv. for Filmby 3.
3. Vision for huset Filmby Aarhus bevæger sig i feltet mellem kultur og erhverv. Filmbyens vision er digitale visuelle fortællinger som driver for kulturelle oplevelser og erhvervsmæssig vækst. Side 2 af 6 Visionen omsætter Filmbyen ved at medvirke til film, tv-serier, spil og en palet af andre medieprodukter. Gennem erhvervspark og netværk samler og styrker Filmby Aarhus værdikæden i branchen. Og bidrager til vækst og værdi i samfundet ved at koble film- og mediebranchens kompetencer med andre erhverv. Filmby Aarhus rummer et miljø af både etablerede og nystartede medievirksomheder, uddannelser og organisationer. Det primære formål med udvidelsen er at skabe flere kvadratmeter til virksomheder i klyngen. Dels nuværende lejere, der er i vækst, dels nye virksomheder, der ønsker at blive en del af miljøet. En udvidelse rummer også muligheden for at skabe et inkubatormiljø for nystartede virksomheder i de kreative erhverv i samarbejde med VIA University College, og at styrke talentudviklingen i samarbejde med Aarhus Filmværksted. Det er tanken at differentiere standarden i byggeriet for at imødekomme forskellige behov hos brugergrupperne for pris og funktion. Filmby Aarhus er skabt i etaper. Med udvidelsen er det ambitionen at tænke i en helhed, der styrker mødesteder og bidrager til netværksdannelse, samt i højere grad åbner huset mod offentligheden. Det er et ønske at facaden skal bruges aktivt til at skabe medieoplevelser i samarbejde med en kunstner og projektets arkitekt. Huset skal understrege kulturaksen mellem DOKK1, Filmbyen, Kulbroen og det kreative miljø i slagteriområdet. Denne del af projektet er afhængig af fondsfinansiering. 4. Organisering Der er nedsat en styregruppe, projektgruppe og brugergruppe til at gennemføre planlægningsarbejdet. Styregruppe Kirsten Jørgensen, direktør i Kultur og Borgerservice (formand) Bente Lykke, centerchef i Center for Byudvikling og Mobilitet Carsten Holst, CEO/manager Filmby Aarhus Henrik Underbjerg, brancherepræsentant, Radiator Film
Ib Christensen, kulturchef Aarhus Kommune Martin Hansen, chefkonsulent VIA University College Side 3 af 6 Styregruppen har kvartalsvises møder, samt møder i forbindelse med væsentlige faseskift. Styregruppen tager beslutning om forhold, som har væsentlig indflydelse på projektet, herunder den samlede økonomi og tidsplan. Herudover godkender styregruppen væsentlige faseskift undervejs i projekteringen, og de godkender ligeledes indstilling vedr. projekterings- og anlægsbevilling til Byrådet. Projektgruppe Projektgruppen består af repræsentanter fra Aarhus Kommune, herunder Filmby Aarhus, intern og ekstern bygherrerådgiver samt repræsentant fra brugerne. Projektgruppen indgår i tæt samarbejde med hhv. bygherrerådgiver og totalrådgiver omkring arbejdet med at planlægge, projektere og etablere udvidelsen af Filmby Aarhus. Projektgruppen fungerer som sekretariat for styregruppen samt leverer statusnotater, indstillinger og andet materiale til styregruppen. Brugergruppe Filmby Aarhus sammensætter en brugergruppe, som repræsenterer nuværende og fremtidige lejere. Brugergruppen inddrages i processen omkring udarbejdelse af byggeprogram samt efterfølgende projektering i samarbejde med projektgruppen. Brugergruppens inddragelse skal sikre at deres ønsker og funktionskrav til byggeriet indarbejdes i projektet, og der er en sammenhæng med de eksisterende bygninger. Brugergruppen består af 6-10 medlemmer. 5. Byrådsindstillinger i forbindelse med etablering af Filmby 3. Der skal fremsendes to byrådsindstillinger til Byrådet: For det første skal der vedtages en ny lokalplan. Udvidelsen af Filmby Aarhus er lokalplanpligtig og arbejdet med udarbejdelse af en ny lokalplan blev påbegyndt i april 2015 og forventes godkendt i byrådet sommeren 2016.
For det andet skal der efter det gennemførte totalrådgiverudbud fremsendes indstilling, om endelig anlægsbevilling til det samlede byggeprojekt. Det forventes fremsendt til Byrådet foråret 2016. Side 4 af 6 Det vil sige at totalrådgiverudbud gennemføres sideløbende med lokalplansændringen. 6. Udbud og rådgivning Udbudsproces Aarhus Kommune har besluttet at større anlægs- og byggearbejder som udgangspunkt skal udbydes i fagentrepriser, jf. pkt. 92 i budgetforliget 2014 2017. Denne udbudsform kræver tilknytning af en totalrådgiver, som både kan levere et gennemarbejdet projekt til udbud af entrepriserne samt håndtere styring og koordinering af mange fagentreprenører undervejs i byggefasen. Der vil således være fokus på at udpege en totalrådgiver som vurderes velkvalificeret til at håndtere den forstående opgave, således projektet kan gennemføres indenfor rammerne af den forventede kvalitet, økonomi og tid. Der gennemføres totalrådgiverudbud som EU-udbud inkl. forudgående prækvalifikation af totalrådgivere. Projektet udarbejdes herefter i samarbejdede mellem Filmby Aarhus, Administration og Ejendomme samt den valgte totalrådgiver på baggrund af det udarbejdede udbudsmateriale. Bygherrerådgiver På anbefaling af MTM er der tilknyttet en ekstern bygherrerådgiver til gennemførelse af totalrådgiverudbuddet, herunder udarbejdelse af udbudsmateriale inkl. byggeprogram. Styregruppen har på baggrund af tre tilbudsgivere valgt Kuben Management med Ane-Lene Kjølby som bygherrerådgiver.
7. Økonomi Der er bevilget 650.000 kr. i projekteringsbevilling. Side 5 af 6 Byggeriet har en samlet anlægssum på ca. 70 mio. kr.
Bilag 1 BUDGETFORLIG 2015 Side 6 af 6 Filmby 3 Der er en markant interesse for at udvikle faciliteterne og rammerne i Filmbyen. I øjeblikket er der en venteliste af lejere til ca. 5.000 m2. En udvidelse af Filmbyen åbner muligheden for at styrke Filmklyngen og Filmmiljøet i Aarhus og dermed bl.a. understøtte den positive udvikling, der er inden for beskæftigelsen i filmerhvervet i Aarhus. Forligspartierne er enige om, at der skal arbejdes for at ændre lokalplanen, så de udvidelsesmuligheder på 4.400 m2, der er indenfor de eksisterende bygninger i Filmbyen i stedet placeres ude på det omgivende areal. Filmbyen vil med dette kunne realisere et årligt overskud på 0,7 mio. kr. Dette beløb (kapitaliseret til ca. 23 mio. kr.) reserveres til den forudsatte indtægt ved salg af grund ved Filmbyen jf. tidligere byrådsbeslutning. Finansieringen følger samme principper som de tidligere anlægsetaper ved filmbyen. Kultur og Borgerservice har hermed finansieret den væsentligste del af den finansieringsmanko, der var forudsat dækket ved salgsindtægter på arealerne ved Filmbyen jf. kulturforliget fra januar 2008. Forligspartierne er enige om, at Kultur og Borgerservice i samarbejde med Teknik og Miljø snarest fremsender konkrete byrådsindstillinger jf. ovenstående Der udestår herefter en finansieringsmanko på ca. 6,5 mio. kr., som finansieres efter principperne for en driftsfinansieret anlægsinvestering med 0,2 mio. kr. årligt. Finansieringen følger de samme principper som gælder for Filmbyen.