It-strategi 2009-2012 for Faaborg-Midtfyn Kommune @ Version 3.6.2009 1
Indledning Det, du sidder med foran dig, er Faaborg-Midtfyn Kommunes it-strategi 2009-2012. It-strategien løber i denne periode, da det matcher den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi med e2012 målsætningerne. Fokus på og viden om digitalisering er helt afgørende for, at Faaborg-Midtfyn Kommune fungerer godt - som serviceleverandør, bosted og arbejdsplads. Vores kommunikation bliver mere og mere digital. Det gælder både den kommunikation, som borgere og virksomheder har med kommunen og det gælder kommunikationen internt i organisationen. Formålet med it-strategien 2009-2012 er, at borgere, virksomheder og medarbejdere i Faaborg- Midtfyn Kommune bruger digitale løsninger på en måde, som giver øget tilfredshed. Øget tilfredshed er for eksempel mere effektive sagsgange, der kan mindske sagsbehandlingstiden og give borgeren bedre information om fremgangen i ens egen sag. Øget tilfredshed er for eksempel viden om, hvor digitale selvbetjeningsløsninger kan findes og viden om, hvordan man bruger dem. Øget tilfredshed er også en oplevelse af, at digitale værktøjer er med til at give medarbejderne en lettere arbejdsgang i det daglige. Formålet er også at høste nogle af de effektiviseringsgevinster, som digitalisering giver potentiale for. Digitale løsninger kan frigive ressourcer til de mere personbundne opgaver. Ressourcerne kan dog kun blive frigivet, hvis de digitale løsninger bliver anvendt i en grad, som reelt sparer tid et sted, som så i stedet kan blive brugt et andet. It-strategien skal understøtte, at anvendelsen af digitale løsninger stiger. Det digitale kan ikke afgrænses til bestemte fagområder. Optimal anvendelse af digitale løsninger kræver involvering af mange faggrupper på en gang samt et stærk fokus på brugerne. Et eksempel herpå er NemSMS. Det er en funktion, som udsender påmindelser, for eksempel om udløb af boglån på biblioteket. Løsningen skal for det første rent it-teknisk være installeret og koblet sammen med det it-system, som administrerer udlån. Dernæst skal medarbejderne være sat godt ind i funktionen, så de både kan anvende den i det daglige arbejde og svare på spørgsmål fra brugerne. Dernæst skal bibliotekskunderne have et kendskab til servicen, og de skal indtaste deres mobiltelefonnummer ved udlån. Løsningen er i alles interesse. Bibliotekerne får en automatiseret måde at udsende rykkere, og brugerne bliver mindet om at aflevere lånte bøger. Fordelen er bare ikke lig med anvendelse. For at løsningen for alvor skal give en gevinst skal anvendelsen være af et omfang, som frigiver tid hos bibliotekerne til udsendelse af rykkere. Tidsbesparelsen skal give markant plads til at udbygge og forbedre andre dele af bibliotekernes services til brugerne, før løsningen giver den ønskede effekt. God læselyst! Borgmester, Bo Andersen 3
Indholdsfortegnelse 1. SAMMENHÆNG MED NATIONALE DIGITALISERINGSSTRATEGIER... 5 2. VISION OG PEJLEMÆRKER... 6 2.1 VISION... 6 2.1 PEJLEMÆRKER... 6 3. OPBYGNING AF IT-STRATEGIEN... 8 4. DIGITAL BORGERDIALOG OG SELVBETJENING... 10 4.1 SERVICERING AF BORGERE... 10 4.2 SERVICERING AF VIRKSOMHEDER... 11 4.3 DIGITAL DIALOG... 11 4.4 BORGERPANEL... 12 4.5 DET DIGITALE DEMOKRATI I FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE... 12 4.6 HJEMMESIDER... 13 4.7 FIBERNET... 14 5. DIGITAL FORVALTNING... 15 5.1 DEN EFFEKTIVE IT-ARBEJDSPLADS... 15 5.2 DATA, SYSTEMER OG ARBEJDSGANGE... 17 5.3 INTRANET... 17 5.4 LEDELSESINFORMATIONSSYSTEM I FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE... 18 5.5 SUPPORT... 18 5.6 ELEKTRONISK SAGS- OG DOKUMENTHÅNDTERING (ESDH)... 19 5.7 SIKKERHED OG RISIKOVURDERING... 20 5.8 IN- OG OUTSOURCING, SAMARBEJDE OG INDKØB... 22 6. ADFÆRD OG ORGANISATORISK FORANKRING... 25 6.1 KANALSTRATEGI... 25 6.2 ORGANISATIONEN... 26 6.3 BRUGERFOKUS... 26 7. IT-INFRASTRUKTUR... 28 7.1 SERVERPLATFORM... 28 7.2 TEKNOLOGISIKRING... 29 7.3 FREMFØRELSE AF FIBER TIL KOMMUNALE BYGNINGER, SKOLER OG INSTITUTIONER... 30 7.4 STRATEGISK SAMARBEJDE OMKRING UDRULNING AF FIBER... 30 7.5 KABLING INDE I BYGNINGER... 31 5.6 TRÅDLØS... 31 8. VELFÆRDSTEKNOLOGI... 32 4
1. Sammenhæng med nationale digitaliseringsstrategier Faaborg-Midtfyn Kommunes it-strategi 2009-2012 tager afsæt i de nationale målsætninger for den digitale udvikling i det offentlige. I den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi er formuleret den såkaldte e2012-målsætning: Senest i 2012 skal al relevant skriftlig kommunikation mellem virksomheder, borgere og den offentlige sektor kunne foregå digitalt. Faaborg-Midtfyn Kommune vil igennem it-strategien 2009-2012 fortsætte med at udvikle kommunens digitale services, så Faaborg-Midtfyn Kommune opfylder e2012-målsætningen. KL har etableret Kommunernes e2012-projekt for at konkretisere det overordnede e2012-mål. Dette sker med fokus på: At øge anvendelsen af velfungerende selvbetjeningsløsninger og kommunale hjemmesider, der allerede findes, herunder borger.dk, At udnytte potentialerne i de løsninger, der kommer, herunder DokumentBoks, NemSMS, nye selvbetjeningsløsninger mv. At den enkelte kommune oplever reelle fordele ved anvendelse af digital kommunikation med borgerne. De tre punkter indgår i de indsatser, som it-strategien 2009-2012 vil igangsætte. Faaborg-Midtfyn Kommune vil målrettet arbejde for, at anvendelsen af digitale løsninger bliver en værdifuld hjælp for borgerne, og at kommunen høster gevinsterne ved at anvende digital kommunikation. Allerede i 2010 er der et midtvejspunkt hen mod realiseringen af e2012-målsætningen. Edag3 bliver i et partnerskab mellem KL, Regeringen og Regionerne afholdt i slutningen af 2010. Til Edag3 skal alle myndigheder have implementeret en række nye løsninger, som skal lette kommunikationen mellem det offentlige og borgeren. Implementeringen af de nye løsninger er en forudsætning for at nå e2012-målsætningen. Faaborg- Midtfyn Kommune vil med indsatserne i it-strategien 2009-2012 sikre, at disse nye løsninger bliver implementeret. 5
2. Vision og Pejlemærker 2.1 Vision Visionen tager afsæt i KL s formulering af den fælleskommunale vision for digitalisering i kommunerne. Faaborg-Midtfyn Kommunes vision for digitalisering: Faaborg-Midtfyn Kommune tager ansvar for, at borgere og virksomheder oplever en effektiv digital service, der tager udgangspunkt i deres behov. Digitalisering i Faaborg-Midtfyn Kommune bidrager til at realisere én indgang til det offentlige. 2.1 Pejlemærker Helhedstænkning i digitaliseringen Digitalisering i Faaborg-Midtfyn Kommune er præget af helhedstænkning. Det resulterer i høj kvalitet i serviceydelser og opgaveløsningen. Når nye it-projekter bliver igangsat, og når eksisterende digitale services bliver optimeret, er afsættet helhedstænkning. Fokus på både det ittekniske, den konkrete anvendelse og brugeradfærden er i højsæde. Digital service til borgere og virksomheder Faaborg-Midtfyn Kommune vil til stadighed forbedre borgerservicen. Borgere og virksomheder i Faaborg-Midtfyn Kommune skal opleve en imødekommende og kvalificeret vejledning i at bruge kommunens selvbetjeningsløsninger. Udviklingen af selvbetjeningsløsninger sker, der hvor det giver effekt. Kanalstrategien understøtter, at borgere og virksomheder oplever en enklere indgang til kommunen, og når det er muligt, at de får en afklaring eller afgørelse i den første kontakt med Faaborg-Midtfyn Kommune. Effektiv opgaveløsning Faaborg-Midtfyn Kommune vil sikre en optimal opgaveløsning ved at benytte it-systemerne på den bedst mulige måde. Vi benytter synergien mellem lean og it til at optimere opgaveløsningen. Medarbejdere og ledere har et ansvar for at sætte fokus på optimal anvendelse af it-systemerne. For eksempel skal indkøb af nye it-systemer bidrage til en mere effektiv opgaveløsning og dermed være samstemt med eksisterende it-systemer og it-strategien. It-kompetencer Der bliver hele tiden udviklet nye it-løsninger, og det stiller krav til medarbejderne i Faaborg- Midtfyn Kommune. Disse krav møder vi med velkvalificerede it-introforløb til nye medarbejdere, og at medarbejderne har mulighed for løbende at udvikle deres it-kompetencer. Det bidrager til at øge medarbejdernes oplevelse af en attraktiv arbejdsplads. 6
Digital dialog og kommunikation Vi informerer og kommunikerer primært digitalt både internt og eksternt og følger med i udviklingen af nye løsninger og nye medier. Vores udgangspunkt er altid brugernes behov, og vi laver brugertest og brugerundersøgelser i videst muligt omfang. Elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) I Faaborg-Midtfyn Kommune anvender vi ESDH systemer og tilrettelægger interne arbejdsgange på en måde, så vi kan yde en optimal servicering af borgere og virksomheder. Herigennem tilbyder vi nem adgang til al elektronisk information og kommunikation. Tilgængelighed til oplysninger, indsendelse af ansøgninger og blanketter kan ske døgnet rundt på alle områder, hvor der ikke er brug for et personligt skøn. Brugerbevidsthed I implementeringen af nye tiltag og i forbedringen af driften er der stort fokus på brugerbevidsthed. Anvendelse af it-programmer og -systemer er kendetegnet ved et højt niveau af bevidsthed om de sikkerhedsmæssige aspekter, og oprettelse og vedligeholdelse af data sker ét sted. Eksternt samarbejde Faaborg-Midtfyn Kommune samarbejder med andre kommuner om it-relaterede opgaver, som mere effektivt kan løses i kommunale fællesskaber. Igennem samarbejdet tiltrækker vi ny viden til it-området i kommunen. Samarbejdet omhandler også private aktører både i forhold til udvikling af it-systemer og udvidelse af borgernes tilgængelighed til internettet. Infrastruktur Faaborg-Midtfyn Kommune prioriterer den it-infrastruktur, som er nødvendig for at kunne levere attraktiv digital service til borgere og virksomheder i Faaborg-Midtfyn Kommune. Digitalisering og demokrati Faaborg-Midtfyn Kommune udnytter digitale løsninger til at inddrage og oplyse borgerne om det politiske arbejde i kommunen. Lederskab Kommunens ledere går forrest og sikrer, at Faaborg-Midtfyn Kommune kan realisere visionen for it-strategien 2009-2012. 7
3. Opbygning af it-strategien En investering i it i Faaborg-Midtfyn Kommune kan aldrig blot være en udbygning af itinfrastrukturen. Investeringen skal altid være begrundet i et behov for en løsning, der enten skaber nye muligheder for digital borgerdialog og selvbetjening eller forbedrer den digitale forvaltning eller begge dele. I anvendelsen af løsningen er den rette adfærd og organisatoriske forankring forudsætningen for, at løsningen giver den ønskede effekt. Ligeledes, når en ny løsning i den digitale forvaltning skal implementeres, skal de tekniske muligheder i kommunens it-infrastruktur tidligt være tænkt ind i implementeringen. Et behov for en ny løsning skal altid vurderes i forhold til, hvilke konsekvenser løsningen har for sammenhængen til øvrige it-systemer og -processer i Faaborg-Midtfyn Kommune. Dertil kommer, at implementeringen af nye løsninger i den digitale forvaltning skal være suppleret af tiltag, der fremmer den rette brugeradfærd og organisatoriske forankring. It-strategien er derfor bygget op ud fra de fire elementer i nedenstående figur (side 9): Adfærd og organisatorisk forankring Digital borgerdialog og selvbetjening Digital forvaltning Infrastruktur Aktiviteter i én kasse har altid sammenhæng til de øvrige kasser i figuren. Med denne opbygning af it-strategien 2009-2012 fokuserer Faaborg-Midtfyn Kommune på den helhedstænkning, som er afgørende for høj kvalitet i digitaliseringen. De fire elementer er internt forbundne. I udvikling af digitale løsninger skal alle fire elementer være en del af indsatsen. 8
Figur. Opbygning af it-strategi 2009-2012 Adfærd og organisatorisk forankring - Kanalstrategi (enkel indgang til service) - Brugerfokus (borgere, medarbejdere) - Bevidsthed hos dataejere Digital borgerdialog og selvbetjening - Digital service til borgere - Digital service til virksomheder - Digital dialog (NemSMS, Dokument- Boks og Den digitale signatur) - Borgerpanel - Det digitale demokrati - Hjemmesider - Fibernet til borgere og virksomheder Digital forvaltning - Den effektive it-arbejdsplads (bl.a. mailog kalenderfunktion) - Uddannelse - Dataadgang og vedligeholdelse - Integrationer mellem systemer - Intranet - Support - Elektronisk sags- og dokumenthåndtering - Sikkerhed - Indkøb, in- og outsourcing samt samarbejde It-infrastruktur - Serverplatform - Teknologisikring - Kabling i bygninger - Trådløs - Fiberinfrastruktur 9
4. Digital borgerdialog og selvbetjening 4.1 Servicering af borgere Borgerne er vant til at kommunikere digitalt med mobiltelefonen og på internettet. Der ligger et uudnyttet potentiale i den digitale kommunikation med kommunen som én indgang til det offentlige. Mulighederne skal udnyttes både til gavn for borgerne og Faaborg-Midtfyn Kommune. Borgerne vil opleve en endnu mere fleksibel kontakt med kommunen, idet kontakt via digitale kanaler kan finde sted uafhængigt af bestemte åbningstider. Ved at flere benytter de digitale kanaler kan kommunen bruge flere ressourcer på den personlige kontakt med kommunens borgere. Øget anvendelse af digital kommunikation vil også give mulighed for at flytte flere ressourcer over til de digitale kanaler, som så løbende kan forbedres og udvides det bliver en positiv spiral. Et af de centrale tiltag for at realisere potentialet er den mobile digitale signatur. Den mobile digitale signatur er ikke bundet til en bestemt pc og kan derfor bruges, blot der er adgang til internettet. Dette giver nogle helt nye muligheder i udbredelsen af kommunens og andre digitale selvbetjeningsløsninger. Faaborg-Midtfyn Kommunes digitale service til borgerne skal foregå på flere måder. Uddannelsesdage og workshops skal øge borgernes kendskab til de mange muligheder digital kommunikation giver. I borgernes daglige kontakt giver for eksempel den mobile digitale signatur mulighed for, at medarbejdere kan vejlede borgerne i brugen den digitale signatur, mens selve den opgave, som borgeren skal have løst, bliver udført. Det helt afgørende i Faaborg-Midtfyn Kommunes digitale service er, at borgerne oplever en tryg og imødekommende vejledning. Borgerne kan med god vejledning i endnu højere grad for eksempel selv udføre en elektronisk indskrivning i vuggestue, oprette sin e-boks og modtage breve elektronisk, eller udfylde en byggesagsansøgning med vedhæftede digitale tegninger. Til glæde for borgerne og gavn for kommunen. Indsats: Målrettet information om kommunens selvbetjeningsløsninger De informationer og services kommunen tilbyder digitalt er ikke lige relevante for alle borgere i Faaborg-Midtfyn Kommune. Der er stor forskel på, hvilke selvbetjeningsløsninger, der er relevante for en børnefamilie og for en pensionist. Derfor skal behovet for og kendskabet til mulighederne analyseres for forskellige grupper i kommunen. En kortlægning gør information om mulighederne meget mere direkte og nærværende for den enkelte borger. Indsats: Direkte borgerservice vejlede borgeren i dagligdagen Indsatsen har til formål at øge borgernes brug af de digitale løsninger. Indsatsen skal bestå i opstilling af stande, hvor borgerne færdes (dagligvarebutikker, posthuset, skoler og daginstitutioner) og generelle oplysningskampagner om fordelen ved de digitale løsninger. Digitale Uddannelsesdage skal være et tilbud til de borgere, som gerne vil have endnu mere viden om, hvordan de i endnu højere grad får udbytte af de mange digitale kommunikationsmuligheder med det offentlige. En Floor walker funktion i Borgerservice kan hjælpe de borgere, der henvender sig, med selv at ordne sin henvendelse digitalt. Floor walkeren møder borgeren i indgangen til borgerservice og sammen klarer de borgerens henvendelse elektronisk ved en af de opstillede pc er i lokalet. 10
4.2 Servicering af virksomheder Virksomhederne i Faaborg-Midtfyn Kommune benytter sig af en række digitale services. Mange af dem handler om virksomhedernes indberetninger til det offentlige. It-strategien 2009-2012 understøtter målsætningen i Faaborg-Midtfyn Kommunes erhvervsstrategi om virksomhedernes møde med en dynamisk kommune. Virksomhederne skal opleve en let, tilgængelig digital kommunikation med det offentlige generelt og specifikt med kommunen. Faaborg-Midtfyn Kommune er direkte samarbejdspartner i virksomhedernes kommunikation med jobcentrene og i forbindelse med virksomhedernes byggesager og andre ansøgninger. Denne kommunikation skal kunne fungere digitalt, og det skal gøre sagsbehandling over for virksomhederne gennemskuelig og give lettere arbejdsgange. Faaborg-Midtfyn Kommune skal være én indgang til det offentlige, og derfor skal virksomhederne i kommunen kunne betjene sig på kommunens hjemmeside. Her skal vejledninger og relevante henvisninger til andre offentlige samarbejdspartnere for virksomhederne være tilgængelige. For eksempel er virk.dk portal for en lang række digitale virksomhedsløsninger. Indsats: Kommunens hjemmeside som indgang til digitale værktøjer De digitale værktøjer,som virksomhederne i kommunen har behov for, skal kunne tilgås på kommunens hjemmeside. Det drejer sig både om den kommunikation, der foregår direkte mellem Faaborg-Midtfyn Kommune og virksomhederne, og den kommunikation virksomhederne har med andre offentlige parter. 4.3 Digital dialog KL har udarbejdet en række målsætninger for kommunernes kommunikation med borgere og virksomheder. Det er KL s e2012 målsætninger. En af målsætningerne går på, at alt skriftlig kommunikation mellem borgere, virksomheder og kommunen skal kunne foregå digitalt i 2012. Faaborg-Midtfyn Kommune vil arbejde på at indfri målsætningen for digital skriftlig kommunikation. Når der er tale om egentlige sager skal kommunikationen fremover kunne foregå gennem DokumentBoks. Borgerne kan få alle skriftlige henvendelser sendt til sin personlige DokumentBoks alt bliver samlet ét sted. Digital kommunikation foregår via sikre løsninger. Det er for eksempel muligt at sende sikre e-mails med den digitale signatur. Faaborg-Midtfyn Kommune kan på den måde være sikker på, at det er den rette borger, der henvender sig i den pågældende sag. Kommunikation fra Faaborg-Midtfyn Kommune til borgere og virksomheder kan blive endnu mere fleksibel med udbredelsen af NemSMS. Mobiltelefonen er i dag et udbredt kommunikationsmiddel, og sms er derfor en direkte og effektiv kommunikationsform. Påmindelser via sms om blandt andet besøg hos børnetandlægen og samtaler på jobcenteret kan hjælpe til at give færre udeblivelser. På sigt kan den digitale dialog udvides med chatfunktioner, hvilket indebærer, at borgere og virksomheder kan komme i kontakt med servicemedarbejdere i kommunen via dialog over internettet. Chatfunktionen skal være et tilbud, som øger fleksibiliteten i kommunikationen med kommunen, det vil sige for eksempel uden for normal åbningstid. 11
Indsats: Samspil mellem kommunens hjemmeside og borger.dk herunder Min side Samspillet mellem Faaborg-Midtfyn Kommunes hjemmeside og Min side på borger.dk skal udvikles, så borgerne bliver guidet på kommunens hjemmeside og dermed oplever at have nem adgang til egne oplysninger på Min side. Indsats: NemSMS og DokumentBoks Disse to funktioner skal implementeres i kommunikation mellem Faaborg-Midtfyn Kommune og borgere og virksomheder. Det skal kortlægges, på hvilke områder NemSMS kan forbedre dialogen. Implementering af DokumentBoks skal indgå i den information, borgerne skal modtage om fordelene ved den digitale kommunikation og selvbetjeningsløsninger Indsats: Betjening første gang telefonvejledning til digitale løsninger Faaborg-Midtfyn Kommune har udarbejdet en telefonpolitik, som gælder for al telefonisk kommunikation med borgere og virksomheder. Telefonpolitikken kan suppleres af en telefonisk hotline, der skal vejlede i brugen af digitale selvbetjeningsløsninger. Hvis en borger eller virksomhed henvender sig per telefon og henvendelsen omhandler en eller anden form for kommunikation med kommunen, så skal borgeren vejledes i brugen af digital kommunikation, når dette er muligt. Indsats: Elektronisk modtagelse af byggesager Indsatsen består i at implementere den løsning, som Erhvervs- og Byggestyrelsen, KL og seks pilotkommuner er ved at udvikle. Projektet Arbejdskraftbesparelser i offentlige byggesager løber frem til 2011, og projektet vil løbende stille erfaringer og andre resultater til rådighed for alle landets kommuner til gavn for Faaborg-Midtfyn Kommunes digitale service på byggesagsområdet. 4.4 Borgerpanel Et borgerpanel er en gruppe af borgere i Faaborg-Midtfyn Kommune, som kan adspørges om forskellige tilbud og ordninger i kommunen. Formålet med et borgerpanel er blandt andet at opnå borgernes opbakning og ejerskab til udviklingen af kommunen og dermed også aktiv deltagelse i udviklingen samt en kvalificering af de mange beslutninger, der skal tages ved at inddrage de fremtidige brugergrupper. Borgerpanelet er repræsentativt sammensat, hvilket betyder, at alle befolkningsgrupper (ældre, unge, højtuddannede, privatansatte mv.) i kommunen er repræsenteret med den andel, de udgør i hele kommunens befolkning. I nogle undersøgelser kan man også tage udgangspunkt i organisationer og foreninger som for eksempel lokalrådene. Det vil så være muligt at sammenholde, hvad forskellige grupper af borgere i Faaborg-Midtfyn Kommune mener om et givent tilbud eller servicefunktion. Indsats: Etablering af borgerpanel Rammer for Faaborg-Midtfyn Kommunes borgerpanel skal fastlægges. Skal det bestå af webbaseret forum, spørgefunktioner til kommunalbestyrelsen via kommunens hjemmeside, virtuelle borgermøder mv. Disse funktioner skal udvælges og på baggrund af det, skal borgerpanelet etableres. 4.5 Det digitale demokrati i Faaborg-Midtfyn Kommune De digitale medier kan skabe dialog og informationsudveksling på helt nye måder. Digitalisering har et stort potentiale til at understøtte den demokratiske udvikling i samfundet som helhed og i Faaborg-Midtfyn Kommune. 12
Kommunikation mellem kommunens politikere og vælgerne kan foregå via chat på kommunens hjemmeside. Og i andre sammenhænge kan elektroniske borgerpaneler fungere som direkte borgerinddragelse i nye politiske beslutninger. Indsats: Digitalt demokrati I de forskellige indsatser i it-strategien 2009-2012 blandt andet nye funktioner på hjemmesider, etableringen af borgerpanel og initiativer til fremme af brugerfokus skal den demokratiske vinkel tænkes med ind. 4.6 Hjemmesider En hjemmeside er i dag et ansigt ud ad til. For eksempel er hjemmesiden måske det sted forældre søger de første informationer, når de undersøger, hvilke skoler, der er i deres område, og hvad den enkelte skole ligger vægt på. Der er en voksende generation af netbrugere blandt forældre og pårørende. Derfor skal der fokus på at få mere information og kommunikation på institutioners og skolers hjemmesider til brugerne. Det kan blandt andet være referater og nyhedsbreve. Faaborg-Midtfyn Kommunes hjemmeside servicerer borgere og virksomheder med information om aktuelle emner og myndighedsbestemmelser. I Faaborg-Midtfyn Kommune er der en lang række hjemmesider, som inden for hvert sit område gør informationer tilgængelige. Faaborg-Midtfyn Kommune har sin hovedside www.faaborgmidtfyn.dk, som er den fælles digitale indgang til kommunen. Kommunens sundhedsindsats bliver formidlet via www.detmobilesundhedscenter.dk og kommunens fem biblioteker servicerer borgerne digitalt via www.fmbib.dk. Dertil kommer et antal underliggende hjemmesider for blandt andet kommunens skoler, børnehaver, sociale institutioner og kulturforeninger. Indsats: Kommunens hovedhjemmesider Hjemmesiderne skal hele tiden udvikles, og ideer til nye initiativer er blandt andet: Debatforum også med politikerne på banen Synligt demokrati: Lyd og evt. videotransmission fra kommunalbestyrelsesmøder Avatar med søgefunktion og chat. En avatar er en digital søgefunktion på kommunens hjemmeside, der er synligt med et ansigt øverst på skærmbilledet. Den fungerer ved at skrive et spørgsmål i søgefeltet og avataren kommer så med et svar og evt. henvisning til yderligere informationer og emnet. Tilgængelig information fra hjemmesiden på andre medier for eksempel mobiltelefoner, klikbare infoskærme i idrætshaller, supermarkeder m.m. Visualisering via kort og 3D For at etablere et ordentligt grundlag for at udarbejde retningslinier for kommunens hovedhjemmesider, skal der foretages en brugerundersøgelse. Med udgangspunkt i resultaterne herfra bliver der udarbejdet en strategi for hjemmesiderne og tilhørende retningslinier. 13
Indsats: Udvikling af kommunale institutioners hjemmesider Formålet med indsatser er at nå så mange borgere som muligt med generelle oplysninger fra Faaborg-Midtfyn Kommune. Et muligt tiltag er at placere et lille felt på de kommunale institutioners hjemmeside, som både kan indeholde korte aktuelle oplysninger og linke til relevante dele af kommunens hovedhjemmeside. 4.7 Fibernet Erfaringerne viser, at samtlige områder, hvor Faaborg-Midtfyn Kommune har etableret fibernet, har borgerne efterfølgende fået tilbudt digitale services fra kommercielle udbydere. Faaborg-Midtfyn Kommune vil synliggøre den digitale udbredelse via digitale oversigtskort. På den måde vil kommunen forblive en attraktiv samarbejdspartner for udbydere af digitale services. Udbyderne vil på den måde få reduceret etableringsomkostningerne. Ved at synliggøre overfor både virksomheder og borgere, at der er adgang til betydelig digital båndbredde uanset geografisk placering i kommune, vil Faaborg-Midtfyn Kommune være attraktiv for både virksomheder og borgere. Indsats: Sammenhæng mellem nye udstykninger og nedgravning af fiber Indsatsen består i en kortlægning, som kan fungere som grundlag for en politisk beslutning om, hvordan Faaborg-Midtfyn Kommune bedst understøtter udbredelsen af fibetnet i kommunen. Kortlægningen skal blandt andet bestå i en registrering af, hvor der i dag er nedlagt tomrør, som gør det muligt at trække fibetnet forbindelser. Dertil skal behovet og finansieringsmulighederne for nedgravning af tomrør ved nye kommunale udstykninger belyses. 14
5. Digital forvaltning 5.1 Den effektive it-arbejdsplads I Strategi for digitalisering af den offentlige sektor 2007-2010 står der: Digital effektivisering er nødvendig, fordi den offentlige sektors ressourcer i højere grad skal koncentreres om personalekrævende, borgernære omsorg og service. De grundlæggende samfundsforhold nødvendiggør en tilpasning og udvikling i den offentlige sektor. Samtidig vil den offentlige sektor møde øgede krav om valgmuligheder, gennemsigtighed og kvalitet. Det er derfor afgørende at digitalisering fremadrettet i højere grad bidrager til effektivisering af opgavevaretagelsen. Den effektive it-arbejdsplads fokuserer på de handlinger, der skal til, for at realisere effektivisering gennem digitalisering. Det er ikke nok at indkøbe nye it-fagsystemer eller have mailog dokumenthåndteringsprogrammer til rådighed. Det er den konkrete anvendelse af dem, som skal være effektiv. Nøglen er de rette it-mæssige kompetencer, som er mere end at kunne trykke på de rigtige knapper. Det indebærer også en forståelse for den sammenhæng it-anvendelse finder sted i. God ledelse styrker helhedstænkningen. It-understøttelse af projekter og opgaver skal resultere i en sikker og effektiv opgavegennemførelse. At være dataejer stiller store krav til viden om datasikkerhed og sammenhæng med andre it-processer. Dataejerne skal understøttes i deres rolle. Det tager tid at indarbejde nye arbejdsgange som en del af implementering af nye it-systemer eller -programmer. Løbende kompetenceudvikling sikrer, at indkøringsperioder kan gennemføres så optimalt som muligt. Kompetencer og ensartet it-adfærd Medarbejderne i Faaborg-Midtfyn Kommune skal have de optimale muligheder for at benytte itsystemer og -programmer så optimalt som muligt. Medarbejderne skal opleve et flow, der øger kvaliteten i opgaveløsningen. En forudsætning for dette er de rette kompetencer og viden om brugen af it-systemer og -programmer og viden om den sammenhæng brugen indgår i. Dertil skal der løbende ske en opdatering af kompetencer i takt med, at it-systemer og -programmer bliver videreudviklet. Ensartet brug af it-systemer og -programmer er nøglen til at sikre effektivisering. Der skal være en kendt og tillært tilgang til at bruge it-systemer og -programmer i Faaborg-Midtfyn Kommune. Ensartethed både i vores eksterne og interne kommunikation er med til at løfte kvaliteten i opgaveløsningen. It skal understøtte fleksibilitet Den fleksible arbejdsplads går i al sin enkelthed ud på, at man kan løse sin opgave, der hvor man står. Om det er ved sit skrivebord på kontoret, ved hjemmearbejdspladsen, biologen eller den byggesagkyndige ude i marken, så skal it-værktøjer understøtte fleksibilitet i opgaveløsningen. 15
Derfor vil Faaborg-Midtfyn Kommune arbejde på: - at give den enkelte medarbejder fleksible rammer, eksempelvis etablering af hjemmearbejdsplads, hvor det hensigtsmæssigt understøtter fleksibiliteten - at anvendelsen af PDA er bidrager til fleksibilitet og effektivitet - at undersøge mulighederne for øget digital kommunikation, der sparer tid og penge, for eksempel webbaserede konferencefaciliteter. Indsats: Udarbejdelse af fælles skabelon for digital kommunikation i hele kommunen Skabelonen skal blandt andet indeholde funktionen autosignatur med navn og kontaktoplysninger i e-mailskrivning. Skabelonen for digital kommunikation skal tage udgangspunkt i kommunens vedtagne kommunikationspolitik. Ud over signatur i e-mails skal indsatsen identificere, hvilke andre områder, der skal indgå i skabelonen. Indsats: Kompetenceudviklingskoncept for Faaborg-Midtfyn Kommune inden for it Opdelt i tre niveauer: 1. Intro-forløb for nye medarbejdere/afklaring eksisterende medarbejdere. 2. Uddannelsesforløb målrettet de faglige områder/fælleskoncept 3. Træning/Workshop for at bibeholde vidensniveauet Et uddannelsesforløb i Faaborg-Midtfyn Kommune skal bestå af: Overordnet formål præsenteres og det består i en indføring i system/program og forståelse for de organisatoriske og opgavemæssige sammenhænge systemet/programmet indgår i. De tekniske aspekter: Hvilke knapper skal der trykkes på? Hvad indeholder programmet/systemet, for eksempel funktioner i mail- og kalendersystem? Interaktionen i anvendelse af program/system. Hvilken betydning har min adfærd for andre medarbejdere/ledere/borgere? Viden om konsekvenser af egne handlinger. Kommunikation herunder udveksling af data. Datas bevægelse rundt i systemer og kommunikation/viden om dette. Et væsentligt aspekt ved denne indsats, er de praktiske rammer for it-uddannelse i Faaborg- Midtfyn Kommune. Det er afgørende, at lokaler og udstyr til brug i undervisningen matcher det behov og det ambitionsniveau, der er for it-kompetenceudvikling i kommunen. Indsats: Kendskab til politik for hjemmearbejdsplads Den effektive it-arbejdsplads er fleksibel og ikke altid hægtet op til det administrative net. Derfor har det stor betydning, at de medarbejdere, der har en hjemmearbejdsplads (dvs. bærbar) har kendskab til de regler og procedurer, der er for denne type arbejdsplads. Der skal tilbydes kurser i brug af og kendskab til sikkerhedsregler i forbindelse med hjemmearbejdsplads. Muligheden for at flytte arbejdspladsen ud/hjem til borgeren skal undersøges nærmere. Indsats: Anvendelse af PDA er PDA er kan anvendes i sagsbehandlingen, men de har en begrænset funktion, ligesom sikkerhedsaspektet er vigtigt ved tyveri. Indsatsen består af en udredning af, hvor PDA er kan indgå direkte i sagsbehandlingen, og der skal tilbydes kurser i anvendelse af PDA er med vægt på sikkerhedsrisikoen. 16
5.2 Data, systemer og arbejdsgange Den enkelte medarbejder skal opleve at datatilgængeligheden og behandlingen af data foregår i en gennemskuelig og effektiv proces. Data skal fødes og vedligeholdes ét sted. For at lette arbejdsgangene skal data kunne præsenteres flere steder, dog uden at komme i konflikt med princippet om oprettelse og vedligeholdelse ét sted. Integrationer mellem systemer er vigtige for at kunne realisere en målsætning om, at data kun skal fødes og vedligeholdes et sted. For at sikre implementeringen af digitale arbejdsgange er fokus på gode, forståelige brugerflader helt afgørende. Guidningen skal være let forståelig. For eksempel ved afgivelse af en bestilling til en af kommunens kantiner kan valgmulighederne være forudbestemte alt efter, hvilken kantine, man skal bestille hos. På den måde undgår man forkert udfyldte bestillinger. Indsats: Afdækning af eksisterende systemer It-systemer i Faaborg-Midtfyn Kommune skal kortlægges i en flerårig arbejdsplan. I Projekt-effekt, et partnerskab med KMD, skal brugen af it-systemer i kommunen analyseres. I en supplerende kortlægning skal databærende systemer SB-SYS, KMD-SAG m.fl. også medtages, så de indre sammenhænge mellem dem og fagsystemerne indgår i kortlægningen. Levering af data fra de databærende systemer til Min side på borger.dk, og samspillet med fagsystemerne i denne funktion skal også indgå. Indsats: IDM (Identity Management) IDM er automatiseret brugerstyring. Et eksempel på en gennemført IDM er den automatiske brugeroprettelse som kommunens institutioner og afdelinger benytter sig af i dag. Et andet eksempel er den automatiske proces i forbindelse med bestilling og installering af medarbejdercertifikater, som anvendes i stort omfang i den kommunale administration. IDM er i høj grad også rettet imod de processer og selvbetjeningsløsninger, som både medarbejdere og borgere skal gøre brug af. IDM automatiserer, effektiviserer og rationaliserer processer og arbejdsgange på udvalgte områder. Det er en teknologi, som kan binde systemer eller programmer sammen til en samlet proces. 5.3 Intranet Intranettet er medarbejderes og lederes digitale platform for udveksling af aktuelle nyheder og deling af viden. Formålet med intranettet er at give en let tilgængelig adgang til viden, værktøjer og informationer af betydning for hele eller dele af organisationen. For at intranettet kan fungere efter hensigten skal afgræsningen af, hvad intranettet tilbyder i forhold til for eksempel GroupWise og SB-SYS være tydelig. Flere forskellige tiltag kan udvikle intranettet som det centrale sted, hvor viden, værktøjer og informationer bliver efterspurgt af medarbejdere og ledere. Nyheder kan deles op i kategorier: læs nu, læs i dag og læs, når du har tid, og nyheder kan afgrænses til bestemte afdelinger og institutioner alt efter emne. Intranettet kan give adgang til en række selvbetjeningsløsninger for medarbejdere såsom tilmelding/afmelding af kaffeordningen, fremsendelse af kantinerekvisitioner, kørselsregistrering mv. Intranettet kan også optimeres som guide til it-programmer, hvor de mest hyppigt stillede spørgsmål er besvaret i en overskuelig og brugervenlig oversigt. 17
Indsats: Brugerundersøgelse og retningsliner for intranettet For at etablere et ordentligt grundlag for at udarbejde retningslinier for intranettet, skal der foretages en brugerundersøgelse. Med udgangspunkt i resultaterne herfra bliver der udarbejdet en strategi for intranettet og tilhørende retningslinier. 5.4 Ledelsesinformationssystem i Faaborg-Midtfyn Kommune Ledelsesinformationssystemet er en brugerflade på kommunens intranet, hvor man kan se nøgletal for udvalgte fagområder i kommunen. På undervisningsområdet er der tal for klassestørrelser, antal elever pr. lærer og meget andet. Befolkningsudviklingen med antal tilflyttere og fraflyttere kan også følges i ledelsesinformationssystemet. Formålet med ledelsesinformationssystemet i Faaborg-Midtfyn Kommune er at samle relevante data til en let og overskuelig oversigt, så udviklingen i kommunen løbende kan blive fulgt. Indsats: Implementering af digital ledelsesinformation i dagligdagen Projektgruppen for kommunens ledelsesinformationssystem arbejder løbende på at udvide antallet af fagområder, som leverer information til systemet på kommunens intranet. Et væsentligt element i projektet er at implementere informationerne i det daglige arbejde, så kommunens udvikling på de præsenterede nøgletal fungerer som et solidt arbejdsgrundlag. Ligeledes er politikernes brug af ledelsesinformationssystemet er vigtigt element. 5.5 Support Målet med support i Faaborg-Midtfyn Kommune er én indgang for alle henvendelser vedrørende SB-SYS, KMD-sag og helpdesk. Kanalstrategien for organisationen skal understøtte dette. Medarbejderne skal uanset sted og tid have adgang til it-support. Kvalificeret support i Faaborg- Midtfyn Kommune understøtter kompetenceopbygningen, idet viden i support-enheden bliver brugt i uddannelsesforløb i kommunen. Support understøtter også den fleksible arbejdsplads. Supportdelen skal danne rygraden i den effektive it-arbejdsplads. Support skal være den optimale understøttelse af elementerne i den effektive it-arbejdsplads både med hensyn til it-systemer og kompetencedelen. Opgaver inden for support er: Undervisning Hjælp til daglig brug af it-systemer og -programmer Support på større problemer og nedbrud Ved indkøb og implementering af nye systemer og/eller løsninger er det afgørende for oplevelsen af en effektiv support, at der bliver taget udgangspunkt i kunden (medarbejderen, lederen, institutionen). Dialog mellem support-enheden og brugeren er afgørende for, at brugere oplever anvendelsen af it-værktøjer som effektiv. Indsats: Integration af serviceportalen på intranettet Intranettet er krumtappen i forbindelse med vidensdeling. Derfor bør diverse helpdesk funktioner kunne tilgås fra intranettet. 18
Elementer i indsatsen: - Serviceportalen bør kunne tilgås fra intranettet - Etablering af FAQ (ofte stillede spørgsmål) hjælp til selvhjælp på intranettet - Såfremt selvhjælpen i FAQ en ikke er tilstrækkelig, skal der være et link, der leder videre til en detaljeret vejledning - Forum for vejledning til medarbejderne (intranetbaseret) i oprettelse af diverse it-løsninger (for eksempel oprettelse af hjemmearbejdsplads) - Det er vigtigt at afklare grænsen mellem NAL-vinduet og intranettet. 5.6 Elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) I Faaborg-Midtfyn Kommune er det besluttet at anvende SBSYS som ESDH-system til de administrative sager. Sidestillet hermed anvendes KMD SAG EDH til sociale sager. Ligeledes anvendes CARE, BOSTED og GEOENVIRON, som alle vurderes at indeholde oplysninger, der til en vis grad har potentiale til fremtidig netbaseret borgerinformation. Kommunen følger anbefalingerne fra regeringen, KL og Danske Regioner, som de er formuleret i Strategi for digitalisering af den offentlige sektor 2007 2010 Kommunen udbygger løbende de ESDH-løsninger, der er forudsætningen for at udvikle den digitale administration og for på sigt at tilbyde borgerne nye servicemuligheder via internettet. Samtidig får administrationen mulighed for at forenkle og effektivisere arbejdsgange. Og det elektroniske arkiv kan erstatter den papir- og lokal drev -baserede arkivering. Det elektroniske arkiv er netop en af de afgørende forudsætninger for at give borgerne elektronisk adgang til at følge deres egne sager via kommunens hjemmeside eller andre relevante internetsider/-portaler. Realisering af kvalitets- og effektiviseringsgevinster i den digitale administration skal ske gennem en systematisk organisatorisk udviklingsindsats. Den organisatoriske indsats fokuserer på udvikling af medarbejdernes kompetencer, deling af viden, udnyttelse af mulighederne for hensigtsmæssig tilrettelæggelse af arbejdsgange, fjernelse af unødvendige administrative rutineopgaver og dobbelt registreringer samt fastlæggelse af ansvaret for diverse datamængder. Indsats: Systemernes aflevering af information separat eller centralt Faaborg-Midtfyn Kommune har primært valgt at anvende 2 ESDH systemer, nemlig SBSYS og KMD-SAG EDH. Herudover er der andre systemer, der skal levere information til vidensdeling internt og eksternt i organisationen - herunder elektroniske henvendelser af enhver art fra borgerne. Indsats 3 har til formål at afklare i hvor høj grad hvert enkelt system skal levere information ud af egen systemramme, og hvilke ressourcer, der kræves for at opnå det ønskede niveau af vidensdeling. Indsatsen skal ligeledes afklare nødvendigheden af, at SBSYS opsamler informationerne fra de øvrige systemer eller om acceptabel vidensdeling kan opnås ved andre procedurer. Indsatsen hænger også sammen med implementeringen op mod DokumentBoks. 19
Indsats: Implementering af relevante ESDH systemer i hele organisationen Elementer i indsatsen består af: Anskaffelse af nødvendigt hardware Fortsat udvikling af ESDH-systemer, herunder muligheden for journalisering af mails, sms og anden elektronisk kommunikation fra borgerne Oparbejdelse af et tilstrækkeligt niveau af brugerbevidsthed Identifikation af nye områder, der med fordel kan inddrages i produktion af information til vidensdelingen internt og eksternt. Indsats: Brugen af SB-SYS i kommunens administration Der skal udarbejdes principper for, hvilke oplysninger, der journaliseres i kommunens forskellige ESDH-systemer. Herunder skal der laves skærpede retningslinier for brugen af SB-SYS. Der bliver i løbet af 2009 igangsat en række initiativer, så hele administrationen i Faaborg-Midtfyn Kommune pr. 1/1 2010 benytter SB-SYS. Faaborg-Midtfyn Kommune modtager dagligt mange henvendelser per brev, på mail og nogle gange foregår dialogen også per sms. I sags- og dokumenthåndteringen skal alle relevante henvendelser indscannes og journaliseres i SB-SYS. 5.7 Sikkerhed og risikovurdering Faaborg-Midtfyn Kommune vil, med udgangspunkt i den nuværende it-sikkerhedspolitik, fortsat opfylde branchenormen for håndtering af it-sikkerhed i det offentlige. Fremadrettet skal der opbygges en it-sikkerhedsorganisation, som skal sikre implementeringen af relevante dele af DS 484. Implementeringen skal ske under hensyntagen til, at kommunen fortsat kan give borgere og virksomheder en effektiv og sammenhængende service. DS 484 er den fællesstatslige standard for informationssikkerhed. Faaborg-Midtfyn Kommune tilstræber en it-sikkerhedspolitik, der sikrer, at borgerne oplever en smidig og sikkerhedsmæssig forsvarlig sagsbehandling, samt oppebærer et acceptabelt niveau af sikkerhed, uden at belaste anvendeligheden for den enkelte medarbejder unødigt. Der lægges vægt på en reel anvendelse frem for formel beskrivelse. It-sikkerhedspolitikken It-sikkerhedspolitikken respekterer de krav, som lovgivningen til enhver tid måtte stille. It-sikkerhedspolitikken tager udgangspunkt i en overordnet risikovurdering, der identificerer alle systemer, dataejere og deres indbyrdes prioritering. DS 484 angiver nogle minimumskrav til politikkens udformning og indhold, og relevante dele heraf indgår i it-sikkerhedspolitikken. Risikovurdering Der skal gennemføres en risikovurdering, med det formål at afdække kommunens styrker og svagheder i forhold til sikkerhed for at indsatsen kan prioriteres - det vil sige, at risici holdes på et acceptabelt niveau. Risikovurderingen er et gennemgående og afgørende element i sikkerhedsprocessen, hvor den anvendes til at afgøre forskellen mellem det nuværende og det ønskede niveau. Den ses gennemført gentagende gange, helt eller delvis, i en cyklus, der er fastlagt af itsikkerhedsorganisationen. 20
Beredskabsplanlægningen Som følge af risikovurderingen skal it-sikkerhedsorganisationen sikre, at kommunen kan løse sine mest kritiske opgaver i en situation, hvor it-systemer er sat ud af kraft som følge af strømnedbrud, katastrofer, terror eller andet. Det fastlægges, hvor længe institutionerne må være ude af stand til at løse opgaverne. Beredskabet skal være dimensioneret derefter. Kontrol, opfølgning og vedligeholdelse It-sikkerhedsorganisationen har også til opgave at kontrollere, at handlingsplaner bliver udført, samt vurdere om it-sikkerhedspolitikken anvendes i tilfredsstillende omfang i organisationen. Itsikkerhedsorganisationen har ligeledes til opgave løbende at revurdere gældende bestemmelser, beredskaber og arbejdsgange. Og som følge heraf iværksætte nye tiltag i nødvendigt omfang. Indsats: Etablering af it-sikkerhedsorganisation It-sikkerhedsorganisationen er den bærende enhed i alt it-sikkerhedsarbejde og dens formål er at sikre udrulning og indarbejdelse af sikkerhed i Faaborg-Midtfyn Kommunes daglige arbejde. It-sikkerhedsorganisationen er ligeledes ansvarlig for revidering af it-sikkerhedspolitikken, de basale krav i form af retningslinjer samt formulering af handleplaner. Indsats: Revidering af sikkerhedspolitik, så den lægger sig stadig tættere op ad DS 484 DS 484 er den gældende standard for it-sikkerhed i staten, og kan i vidt omfang anvendes med fordel i det kommunale og regionale system. DS 484 sikrer, at it-sikkerhedspolitikken indeholder de elementer, der fordres af revisionen, dels at it-sikkerhedspolitikken indeholder de elementer, der skal til for at politikken er effektiv i anvendelse. Indsatsen indeholder også en afklaring af, om revidering af it-sikkerhedspolitikken skal udføres med konsulentbistand. Desuden afklaring af, om der skal satses på en top-down, eller bottom-up model samt valg af udrulningsstrategi. Indsats: Gennemførelse af risikovurdering med efterfølgende nødberedskabsplaner Risikovurderingen er et centralt element i it-sikkerhedspolitikken, men er af sådant et omfang og vigtighed, at den skal have særlig interesse/fokus. Indsats: Brugerbevidsthed Der skal sikres et sådant niveau af brugerbevidsthed, at brugerne ikke kun kender til sikkerhedspolitikken, men også naturligt efterlever den i hverdagen. Formålet med indsatsen er at forankre sikkerhedspolitikken i Faaborg-Midtfyn Kommune i en sådan grad, at reglerne bliver en naturlig del af medarbejderens hverdag samt at lederne kan se fordelen ved anvendelsen. Elementer i indsatsen: En formuleret kommunikationsstrategi for udrulning af og kendskab til itsikkerhedspolitikken. En aflæsning af brugernes viden om regler, samt egentlige anvendelse/efterlevelse af regler og procedure Et system til automatisk opsamling af ændringsbehov og ideer. 21
5.8 In- og outsourcing, samarbejde og indkøb In- og outsourcing Faaborg-Midtfyn Kommune vil skabe større fleksibilitet og effektivisering af it-systemer gennem inog outsourcing. Det drejer sig både om outsourcing af større it-processer og enkelte dele af en virksomheds it-funktioner samt hjemtagning af områder, der gennem konkurrenceudsættelse vurderes at kunne varetages mere effektivt i kommunen. I forbindelse med overvejelserne omkring in- og outsourcing af it-systemer er der en række forhold der bør indgå i de strategiske overvejelser. Disse inkluderer: Driftssikkerhed Hvor varetages og driftes opgaven mest sikkert? Der bør opstilles standarder for, hvad sikkerhedskravene er for de enkelte opgaver. Herefter skal det analyseres, om opgaven er tilfredsstillende sikkerhedsmæssigt dækket ind dette gælder for opgaver, der ligger inhouse eller som allerede løses eksternt. Effektivitet Der bør, hvor det er muligt, foreligge retningslinier for, hvad der regnes for acceptabelt på oppetider, tilgængelighed, grænseværdier samt øvrige relevante målinger for systemet. Hvor varetages disse bedst og med størst sikkerhed? Økonomi Økonomi indgår som en faktor på lige fod med driftssikkerhed og effektivitet, når det vurderes under hvilken form, en opgave skal løses. Der bør dog i hvert enkelt udbuds tilfælde vurderes, hvilken faktor, der vægtes højst, idet det vil variere fra opgave til opgave, hvilken faktor, der er af afgørende relevans for succesen af opgaveløsningen. Samarbejde Faaborg-Midtfyn Kommune vil via samarbejde med andre kommuner og samarbejdspartnere optimere på tværgående samarbejde indenfor it-løsninger i kommunerne. Der kan i disse tilfælde være tale om at indgå tværkommunale samarbejder med kommuner omkring for eksempel helpdesk-service, serverdrift og lignende. Andre former for samarbejde kan være offentlig-private samarbejder (OPS), som kan organiseres på forskellig vis, men med det fællestræk, at kommunen inviterer en privat partner ind til at deltage i løsningen af en bestemt opgave. Dette kunne være opgaver som servervedligehold, drift af forskellige platforme etc. OPS er forskellig fra udlicitering, idet kommunen fortsat vil være involveret i opgaven i en eller anden form. Det bør i overvejende grad vurderes og undersøges om der er mulighed for at etablere samarbejder på tværs af kommunegrænser, regionalt og eventuelt andre samarbejder. Dette bør gøres med det formål at opnå en bredere kompetence indenfor specielområder, optimere driftssikkerheden samt udvikle på eksisterende it-systemer og fremdyrke nye metoder til håndtering af systemer og driftsbaser. Derudover skal samarbejde løbende sikre, at driften af it, også i fremtiden, bliver varetaget af de kompetencer, der bedst muligt kan optimere på driftssikkerhed og effektivitet. 22
Indkøb For at optimere på indkøbsprocessen skal Faaborg-Midtfyn Kommune have en klart beskrevet proces med hensyn til indkøb af it-ydelser, og hvilke retningslinjer og krav, der skal overholdes, når et område udbydes. I den beskrevne indkøbsproces skal de gældende bestemmelser og regler for indkøb med hensyn til annoncering, udbudsproces, kontraktindhold med mere indgå. Processen skal blandt andet være med til at sikre, at de midler, der anvendes ved et udbud, bliver anvendt optimalt, og at processen forløber uden overtrædelse af konkurrenceregler. Der skal implementeres en indkøbsproces for it-systemer, hvor standarder for indkøbsprocessen bliver gjort gældende for indkøb af alle it-systemer, -programmer og -materiel. Dette skal sikre kontinuitet og ensartethed i kommunens it-system-portfolio og derved give optimal service fra itstaben. Indsats: Konkurrenceudsættelse gennem dialogbaseret udbud Indkøb af it, der er underlagt udbudsreglerne, skal i vid udstrækning søge at være baseret på dialogbaseret konkurrenceudsættelse. Målet med denne form for konkurrenceudsættelse er, at tilbudsgiver har bedre vilkår for at afgive tilbud, og at kommunen har bedre mulighed for at specificere, hvad det er der ønskes. Det bliver også muligt at drage nytte af tilbudsgivers erfaring til at specificere, hvad der er muligt og optimalt i forbindelse med udbuddet. Ofte giver kendskab til, hvad der er muligt, et bedre grundlag for at vurdere, hvilke løsninger, der kan opfylde det pågældende behov. Indsats: Indflydelse gennem deltagelse i netværk og arbejdsgrupper It-staben i Faaborg-Midtfyn Kommune skal i endnu højere grad involvere sig i eksterne netværk og gå i dialog med eksterne samarbejdspartnere. Formålet er at etablere samarbejdsrelationer til andre aktører og eventuelt indgå i en form for virksomhedskonstruktion, der kan betjene flere kommuner på udvalgte områder. Dette skal i højere grad sikre specialistviden på it-området. Indsats: Skærpet procedure for indkøb I forbindelse med indkøb er der tre forskellige forløb alt efter, hvor stort et beløb indkøbet består af: 1. Indkøb under 500.000 kr. 2. Indkøb mellem 500.000 kr. og 1.570.000 kr. 3. Indkøb over 1.570.000 kr. Fælles for alle tre forløb Der skal ved alle indkøb udfyldes en projektskabelon. I denne skabelon bør der indgå et element, der beskriver gevinsten ved indkøb af det ønskede, enten som en cost/benefit analyse eller som en business-case. Et indkøb skal ikke kunne godkendes uden dette foreligger. Projektskabelonen skal bruges til at vurdere om indkøb af det pågældende it-system, program eller hardware understøtter organisationen mest hensigtsmæssigt og at det er i overensstemmelse med it-strategien. Et centralt element i denne vurdering er it-systemets sammenhæng med eksisterende it-systemer i Faaborg-Midtfyn Kommune. Der skal være integration med eksisterende it-systemer ellers vil indkøbet skabe ekstra ressourceforbrug i konverteringen fra et eksisterende til det nye system eller program. 23