Version 1.1 Revideret 20.01.2015/PEAF Udbudsbetingelser Levering af vekslere, beholdere og automatik mv. til varmecentraler 2015+ Delrammeaftale 1, pladevarmevekslere og varmtvandsbeholdere Delrammeaftale 2, automatik mv. EU udbuds nr. 2015/S xxx-xxxxxx Ørestads Boulevard 35 2300 København S Telefon 33 95 33 95 CVR-NR. 1007 3022 www.hofor.dk
Indholdsfortegnelse 1. Udbudsform... 3 2. Udbudsmaterialet... 3 3. Kontaktperson... 3 4. Tidsplan... 3 5. Spørgsmål til udbud... 4 6. Tavshedspligt... 4 7. Vederlag... 4 8. Aflevering af tilbud... 4 9. Formkrav... 5 10. Forbehold... 5 11. Rammen for udbudsmængderne... 6 12. Kontrakttildeling... 6 13. Forhandlingsforløbet... 6 14. Tildelingskriterier... 7 Ørestads Boulevard 35 2300 København S Telefon 33 95 33 95 CVR-NR. 1007 3022 www.hofor.dkside 2 af 8
1. Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivet (direktiv 2004/17/EF) og gennemføres som udbud efter forhandling, jf. afsnit 13. 2. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter, som alle er udsendt elektronisk på e-mail: Nærværende udbudsbetingelser Udkast til Rammeaftale HOFORs Almindelige Betingelser for indkøb af varer FPR 03-04 EP Self-Billing Procedure Social klausul Kravspecifikationer o Pladevarmevekslere og varmtvandsbeholdere o o Automatik mv. Bilag 00-0202 Princip af vekslerinst. Med 2 motorventiler Tilbudshæfte (TBH) o Tilbudsliste (TBL), Pladevarmevekslere o Tilbudsliste (TBL), Varmtvandsbeholdere o Tilbudsliste (TBL), Automatik mv. Kontaktpersoner Tilbudsgiver skal straks ved modtagelsen kontrollere at ovennævnte udbudsmateriale er modtaget i det omfang som beskrevet. For lavt eller for højt tilbud som følge af manglende eller forkert materiale, er alene tilbudsgivers ansvar. 3. Kontaktperson Alle henvendelser vedr. dette udbud kan skriftligt rettes til: Peter Albæk Fanth Tlf.: +45 2795 3805 E-mail: peaf@hofor.dk 4. Tidsplan Den foreløbige tidsplan for udbudsforretningen er som følgende: Udbudsmaterialet offentliggøres på hofor.dk (http://www.hofor.dk/installatoerer-ogleverandoerer/igangvaerende-udbud/): 24/1-15 Meddelelse om prækvalifikationsansøgning kan imødekommes/opfordring til afgivelse af tilbud: 6/2 Frist for spørgsmål: 13/2 Ordregiver besvar spørgsmål senest: 17/2 Tilbudsfrist: 23/2-15 kl. 13:00 Forhandlingsmøder: 3-4/3 (mødeindkaldelser forventes udsendt i uge 6) Frist for indlevering af revideret tilbud: 10/3 kl. 13:00 Tildeling af aftale: 13/3 Indgåelse af kontrakt: 24/3-15. Ørestads Boulevard 35 2300 København S Telefon 33 95 33 95 CVR-NR. 1007 3022 www.hofor.dkside 3 af 8
Der tages forbehold for, at datoer og tidspunkterne kan blive ændret. 5. Spørgsmål til udbud Tilbudsgiveren skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål. Spørgsmål sendes pr. mail til kontaktpersonen i afsnit 3. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet, herunder kontraktgrundlaget, vil alle tilbudsgivere blive orienteret herom samtidig med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Herefter vil vilkårene være endeligt fastlagt. Fristen for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet er den 13. februar 2015. HOFOR opfordrer alle tilbudsgivere til at fremsende evt. spørgsmål inden denne frist for at sikre muligheden for tilstrækkelige svar. HOFOR vil udsende svar og endeligt udbudsmateriale senest den 17. februar 2015. Såfremt HOFOR modtager spørgsmål efter fristen, vil HOFOR besvare sådanne spørgsmål senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb, medmindre udarbejdelse af svar vurderes uforholdsmæssigt byrdefuldt. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb vil ikke blive besvaret. 6. Tavshedspligt Parterne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende med hensyn til enhver oplysning om hinandens eller om andres forhold, som måtte komme til deres kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. Denne tavshedspligt består også efter udbudsforretningens ophør. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes dog på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud i HOFORs udbud vil kunne være omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver angive dette udtrykkeligt i sit tilbud. I den forbindelse ser HOFOR gerne, at tilbudsgiver tydeligt indikerer, hvilke oplysninger eller elementer, der så vidt muligt ønskes undtaget fra aktindsigt. HOFOR vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 7. Vederlag HOFOR betaler ikke vederlag for tilbudsmaterialet og/eller deltagelse i udbudsprocessen. 8. Aflevering af tilbud Tilbuddet bedes sendt/afleveret i to fysiske eksemplarer samt et elektronisk eksemplar på en USB nøgle (tilbudslisten skal leveres i Excel format), til Ørestads Boulevard 35 DK - 2300 København S Att.: Receptionen (Peter Albæk Fanth) Ørestads Boulevard 35 2300 København S Telefon 33 95 33 95 CVR-NR. 1007 3022 www.hofor.dkside 4 af 8
I en lukket kuvert mærket: Tilbud på Vekslere, beholdere og automatik mv. til varmecentraler 2015+ MÅ KUN ÅBNES AF INDKØB. Tilbuddet skal være HOFOR i hænde senest den 23. februar 2015 kl. 13.00 og skal være gældende 6 måneder regnet fra tilbudsdagen. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. HOFOR forbeholder sig ret til at forkaste ethvert af de indkomne tilbud. 9. Formkrav Tilbuddet skal være skriftligt og affattet på dansk (dog kan eventuelt brochuremateriale, generelle præsentationer og lignende være affattet på et andet skandinavisk sprog, engelsk eller tysk). Alternative tilbud vil ikke komme i betragtning, i dette udbud. Den endelige aftale vil være på dansk, undergivet dansk ret og baseret på det vedlagte udkast til rammeaftale samt bilag hertil. Tilbud afgives ved at udfylde det samlede tilbudshæfte, herunder tilbudslister for de områder der er opnået prækvalificering til, og i øvrigt følge den i hæftet udformede disposition. Alle tilbudshæftets punkter, inklusive alle poster i tilbudslisterne, skal være udfyldt for at tilbuddet betragtes som konditionsmæssigt. Alle afvigelser fra udbudsmaterialets beskrivelser og krav, herunder eventuelle konkrete forbehold, jf. afsnit 10, skal tydeligt anføres i tilbudsgivers tilbud. HOFOR gør særligt opmærksom på kravene til tilbudsgiveres udformning af forbehold og at forbehold anført på enhver anden måde end i overensstemmelse med afsnit 10, ikke vil blive anset som en del af tilbuddet, og derfor heller ikke indgå i HOFORs vurdering heraf. Endvidere skal tilbudsgiver på fyldestgørende vis besvare de øvrige spørgsmål, der fremgår af dette udbudsmateriale, jf. udbudsbetingelser, kravspecifikationer, tilbudshæfte og tilbudslister mv. 10. Forbehold Tilbudsgiver skal klart angive eventuelle forbehold konkret i forhold til udbudsmaterialet og opliste disse samlet under et punkt i tilbudsgivers tilbud, der har overskriften "Forbehold". HOFOR gør udtrykkeligt opmærksom på, at alene konkret opregnede forbehold anført i det pågældende afsnit i tilbuddet med konkret henvisning til de forhold, der tages forbehold for i udkast til rammeaftale samt bilag hertil, vil blive anset som værende en del af tilbuddet. I det omfang tilbudsgiver således ikke har anført konkrete forbehold og henvisninger under dette afsnit i tilbuddet, vil HOFOR lægge til grund, at tilbudsgiver ikke har forbehold til udbudsmaterialet. Dette gælder også i forhold til vedlæggelse af generelle branchestandardforbehold, almindelige salgs- og leveringsbetingelser etc. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at HOFOR udbudsretligt vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer eller mindstekrav i udbudsmaterialet. Ørestads Boulevard 35 2300 København S Telefon 33 95 33 95 CVR-NR. 1007 3022 www.hofor.dkside 5 af 8
Tilbudsgiver opfordres som følge af ovenstående til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål. HOFOR anbefaler endeligt, at tilbudsgiver undlader at opregne/opliste hele tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller evt. branchestandardforbehold under det pågældende punkt forbehold. Sådanne betingelser vil kunne indeholde bestemmelser, der netop indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, hvilket i givet fald vil kunne medføre, at HOFOR er forpligtet til at afvise det pågældende tilbud. HOFOR er ikke pligtig til at tilbagelevere tilbudsmaterialet til tilbudsgiveren. 11. Rammen for udbudsmængderne Der gælder følgende vedrørende de udbudsmængder, som fremgår af tilbudslisterne: - Udbudsmængderne er udelukkende opgjort til brug for tilbudsgivning og tilbudsevaluering. - Udbudsmængderne er i størrelsesordenen af en forventet årsproduktion. - De mængder, der kommer til at indgå i leveranceaftaler under rammeaftalen, er ikke kendte og kan ikke opgøres med nogen sikkerhed på tidspunktet for tilbudsgivning. - Det er alene enheds- og timepriser, der kommer til at indgå i rammeaftalen. Mængderne i den enkelte leveranceaftale vil variere meget både med hensyn til størrelse og fordeling på posterne, ligesom mængderne vil være frit variable. 12. Kontrakttildeling Det samlede udbud er opdelt i 2 delrammeaftaler som følgende: - Delrammeaftale 1: pladevarmevekslere og varmtvandsbeholdere - Delrammeaftale 2: automatik mv. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på en eller begge delrammeaftaler. Delrammeaftalerne evalueres individuelt. Tilbud på delrammeaftalerne kan ikke gøres afhængige af hinanden. De enkelte delrammeaftaler tildeles efter forhandling til den tilbudsgiver med det økonomisk mest fordelagtige tilbud pr. delrammeaftale. Tilbudsgiveren med det økonomisk mest fordelagtige tilbud, pr. delrammeaftale, skal dokumenter følgende, over for HOFOR, inden kontakten underskrives: - gyldig serviceattest, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.1 - gyldig produktansvarsforsikring, jf. udkast til rammeaftale afsnit 9 - gyldig erhvervsansvarsforsikring, jf. udkast til rammeaftale afsnit 9. 13. Forhandlingsforløbet HOFOR vil invitere til nærmere forhandling enkeltvis for evaluering af tilbud og eventuelle afklaringer m.m. med alle tilbudsgivere som har afgivet konditionsmæssigt korrekt tilbud. Efter endt forhandlingsmøderunde (1. forhandlingsmøde) vil tilbudsgiver have mulighed for at opdatere sit tilbud og fremsende et revideret og endeligt tilbud. På baggrund af de reviderede tilbud foretages en ny evaluering jf. tildelingskriterierne. Den tilbudsgiver, én for hver af delrammeaftalerne, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil få tildelt en rammeaftale. Ørestads Boulevard 35 2300 København S Telefon 33 95 33 95 CVR-NR. 1007 3022 www.hofor.dkside 6 af 8
14. Tildelingskriterier Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. baseret på følgende underkriterier (beregningsfaktor er anført i procent): For delrammeaftale 1, pladevarmevekslere og varmtvandsbeholder Tilbudssum (65%) Varmtvandsbeholderhøjde (15%) Vekslerisolering (10%) Leveringstid for vekslere 1000kW (10%) De vægtede overordnede kriterier defineres som følger. Tilbudssum Tilbudssummen, svarer til den totale sum som fremkommer fra tilbudslisten ved at multiplicere enhedspris eller timepris med de tilhørende estimerede mængder og summere den totale sum. Varmtvandsbeholderhøjde Tilbudsgiver skal angive varmtvandsbeholderhøjden inkl. ben jf. kravspecifikationen, i tilbudslisten, for hver af de enkelte beholdertyper. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på en lav højde: - den enkelte beholder må maksimalt have en højde der ikke overstiger nedenstående værdier. - det vægtes positivt hvis beholderne er lavere, dog skal beholderne stadig kunne opnå en god lagdeling jf. normen. Højeste score vil opnås ved de laveste af nedenstående værdier. De enkelte beholderhøjder, pr. varelinje, vægtes i forhold til hinanden på baggrund af de angivne forventede mængder. VVB brutto volumen: 200 L: 1684 til 1880 mm VVB brutto volumen: 300 L: 1724 til 1880 mm VVB brutto volumen: 500 L: 1840 til 1880 mm VVB brutto volumen: 750 L: 1880 til 1930 mm VVB brutto volumen: 1000 L: 1920 til 1970 mm VVB brutto volumen: 1500 L: 2040 til 2085 mm VVB brutto volumen: 2000 L: 2100 til 2160 mm VVB brutto volumen: 2500 L: 2160 til 2210 mm VVB brutto volumen: 3000 L: 2410 til 2500mm VVB brutto volumen: 4000 L: 2510 til 2560 mm VVB brutto volumen: 5000 L: 2570 til 2700 mm Vekslerisolering Tilbudsgiver skal angive isoleringstykkelsen og U-værdien for materialet på en plan flade, i tilbudslisten, for hver af de enkelte varelinjer (leverancer). Ved evalueringen lægges der særligt vægt på en lav U-værdi: - vekslerisoleringen skal opfylde normen, DS 452 fra 2013, mindst være af isoleringsklasse 3 og have en U-værdi på maks. 0,66 W/m 2 K. Isoleringen må maksimalt være 50 mm i tykkelsen eksklusiv eventuel yderkappe i metal. - det vægtes positivt hvis veksleren kan leveres med en bedre U-værdi end normkravet, dog under forudsætning af at isolationstykkelsen ikke ændres, jf. ovenstående. Højeste score vil opnås ved en U-værdi på 0,50 W/m 2 K. De enkelte U-værdier, pr. varelinje, vægtes i forhold til hinanden på baggrund af de angivne forventede mængder. Ørestads Boulevard 35 2300 København S Telefon 33 95 33 95 CVR-NR. 1007 3022 www.hofor.dkside 7 af 8
Leveringstid for vekslere 1000kW Tilbudsgiver skal angive leveringstiden, i tilbudslisten, for hver af de enkelte vekslertyper 1000kW. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på en kort leveringstid: - varelinjerne (leverancerne) skal som minimum kunne leveres indenfor 7 dage. - det vægtes positivt i hvor høj grad den enkelte varelinje (leverance) kan leveres hurtigere. Højeste score vil opnås ved to dages leveringstid. De enkelte leveringstider, pr. varelinje, vægtes i forhold til hinanden på baggrund af de angivne forventede mængder. For delaftale 2, automatik mv. Tilbudssum (90%) Leveringstid (10%) De vægtede overordnede kriterier defineres som følger. Tilbudssum Tilbudssummen, svarer til den totale sum som fremkommer fra tilbudslisten ved at multiplicere enhedspris eller timepris med de tilhørende estimerede mængder og summere den totale sum. Leveringstid Tilbudsgiver skal angive leveringstiden, i tilbudslisten, for hver af de enkelte leverancer. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på en kort leveringstid: - varelinjerne (leverancerne) skal som minimum kunne leveres indenfor 14 dage. - det vægtes positivt i hvor høj grad den enkelte varelinje (leverance) kan leveres hurtigere. Højeste score vil opnås ved to dages leveringstid. De enkelte leveringstider, pr. varelinje, vægtes i forhold til hinanden på baggrund af de angivne forventede mængder. Ørestads Boulevard 35 2300 København S Telefon 33 95 33 95 CVR-NR. 1007 3022 www.hofor.dkside 8 af 8