Er din budgetproces forældet?

Er din budgetproces forældet? ll l / l l l l + lll lll - l l l l / ll ll > l l l l +l ll l + l l l llll + ll lll llll - ll + l l Få en bedre budgetproces med intelligent software

Indhold 1.0 Budgetsystemet 1.1 Excel nemt og hurtigt, eller er det? 1.2 Det vigtigste først én datasandhed 1.3 Hvem er spillerne på det danske marked og hvad med BoB? 1.4 7 trin til et succesfuldt valg af budgetsystem 1.5 Budgetopfølgning - Økonomichefens bedste ven 1.6 Systemudvælgelsen 1.7 Implementeringsfasen må ikke undervurderes 1.8 Integration ikke installation 1.9 Ikke uden forandringsledelse 2

Budgettering er grundstenen i Financial Planning det er kombinationen af økonomidata (accounting) og styring (management). Når det gælder om at forberede budgetter eller forecasts, og økonomifunktionen efterspørger indsigt og data fra andre dele af virksomheden, er det ofte mødt med tøven, forsinkelser eller stilhed, fordi der ikke altid er én datasandhed, og/eller det tager tid at indsamle og verificere data. Selvom alle virksomheder på daglig basis anvender data, og disse danner grundlaget for beslutningerne, kan kvaliteten i dataen være varierende. Ikke mindst fordi, ét af de mest benyttede programmer til databehandling er Excel. 1.1 Excel nemt og hurtigt, eller er det? Excel er lettilgængeligt, hurtigt at komme i gang med og for de fleste virksomheder en uundværlig del af hverdagen. Excel er langt hen ad vejen et godt værktøj. Det kan dog hurtigt blive en kompliceret og tung proces, der stiller store krav til både den enkelte ansattes kompetencer, overblik og tidsmæssige ressourcer. Og det er langt fra fyldestgørende, når der fx sker indtastningsfejl, regnefejl med mere. For uanset hvor mange processer og procedurer virksomheden har opstillet for databehandling, vil der uundgåeligt ske fejl ved manuel indtastning. Det er her, budgetsystemerne kommer ind i billedet. 1.2 Det vigtigste først én datasandhed Store datamængder, kompleksiteten og dertil opdateringer i budgetsystemer er i de seneste år steget og skaber udfordringer. Med et standardsystem imødekommer man nogle af disse udfordringer og flere virksomheder tænker også på eller anvender allerede et standard ERP-system og et eller flere applikationssystemer. Men benytter man det rigtige? Og hvordan ved man det? Alle virksomheder har noget, der kan forbedres. Det er også tilfældet, hvad angår de økonomistyringssystemer der anvendes. Men hvad er egentlig det vigtigste, når man som virksomhed skal finde et passende budgetsystem? Mange ved at udvælgelsessamt implementeringsprocessen er vigtige trin, og alle taler om at data og én version af sandheden er fremtiden for virksomhedens beslutningsgrundlag og succes. Men faktisk kan mange ledelsesgrupper ikke se nødvendigheden i et budgetsystem som en integreret del i deres ERP-system, men blot som et enkelt af mange systemer i værktøjskassen 1. Budgetsystemet skal prioriteres. Så uden en dedikeret ledelse, som har inkluderet et budgetsystem i den strategiske forretningsplan, kan dette ikke lade sig gøre. Når valget er truffet, skal man vælge vejen. 1.3 Hvem er spillerne på det danske marked og hvad med BoB? Markedet for budgetteringssystemer er langt henne i en konsolideringsproces. Der er mange spillere heriblandt Jedox, Prophix, Cubus og SAS. 3

Blandt de tunge aktører er IBM, SAP og Oracle. For at give et par eksempler på det danske markeds spillere, kan Prophix nævnes. Prophix er desuden den førende Corporate Performance Management-standardløsningsleverandør baseret på Microsoft standardteknologi, men er også integrerbar med bl.a. Oracle. Budgetprocessen i Prophix er strømlinet, så data automatisk konsolideres fra forskellige afdelinger/selskaber til en samlet budgetmodel. Modellen kan herefter benyttes af brugerne internt i organisationen. Prophix har desuden et supplerende budgetværktøj, der giver muligheden for at behandle særligt avancerede data baseret på en længere række af variabler. Et andet eksempel er Jedox, som oprindeligt blev udviklet som en database og applikation til Microsoft Excel. Jedox ligner og fungerer som Excel, men uden Excel-helvedet med forskellige versioner af Excel-ark, der sendes på kryds og tværs. Du samler dine data ét sted, og tilgår dem via MS Excel add-in og/eller en web-applikation. Du kan analysere data og skabe værdifuld indsigt og viden, der gør det muligt for dig at budgettere, planlægge og forecaste intelligent. Du kan endda gøre det hurtigere end nogensinde takket være in-memory teknologi og "splashing". Kilde: Dresner 4

Samtidig kan du strømline enhver forretningsproces i alle afdelinger, hvor der opsamles, beregnes og vises data. Fleksibiliteten betyder, at Jedox udvikler sig sideløbende med din virksomhed, og at du løbende kan optimere dine forretningsprocesser igennem Jedox. Jedox er i øvrigt også integrerbar for eksempel med Power BI, MS Nav/AX, QlikView, Oracle og SAP. Nogle af de bedste af budgetsystemleverandører er blevet købt af store ERP-leverandører i erkendelsen af, at budgetfunktionaliteten i ERPsystemer ikke er tilstrækkelig for deres kunder og ERP-teknologien understøtter ikke avanceret budgettering efter behov. Derfor vælger flere og flere virksomheder at gå med stand-alone softwareløsninger fx "Best of Breed" -applikationer, for at dække et afgrænset funktionsområde, netop grundet manglende specialfunktionalitet i ERP-systemerne. Best of Breed, herefter kaldt BoB, er simpelt forklaret det system der er bedst på hvert enkelt område fx løn og HR. Men selvom BoB er med til at dække unikke behov, bør man også være opmærksom på, at der kan være udfordringer: Integration med andre systemer bør være en del af en planlagt proces Det kan være svært at dele data på tværs af forskellige systemer, hvis din BoB løsning ikke er integrerbar med dit nuværende setup Hvis man ikke undersøger og kender behov og krav, kan det potentielt blive omkostningsfuldt. Du skal derfor undersøge, om der ikke allerede findes passende integrerede værktøjer på markedet, der opfylder dine behov og krav. Der er samtidig mange fordele med BoBapplikationer: Opdateringerne kan installeres uden at påvirke andre systemer Det er let at reagere hurtigt og rette ind på markedsændringer Specialiserede funktioner omfatter flere muligheder og løsninger og giver specifik viden om specifikke funktioner. Før du giver dig i kast med et system er det god business at få styr på dine behov og krav til budgetprocessen og -strategien eventuelt i samarbejde med en leverandør. 1.4 7 trin til et succesfuldt valg af budgetsystem Budgettering er kernen i virksomhedens økonomifunktion, og den gode og effektive budgetproces sikrer, at virksomheden når sine mål. Det handler om data om at forudsige, opsamle, analysere samt rapportere indtægter og udgifter. Disse data bruges i sammenhæng med forretningstransaktioner i ERP-systemet, hvilket resulterer i, at de finansielle budgetter sammenlignes med de økonomiske resultater, der er registreret i ERP-systemet. For at kunne nå frem til en beslutning om det rigtige valg af system og leverandør er det vigtigt at opstille en veldokumenteret og objektiv kravspecifikation. 5

Nedenfor er listet nogle af de mest almindelige krav til budgetsystemer: 1. Budgettet: Decentral dataindtastning via WEB eller Excel add in Fleksibel versioneringsmulighed. Håndtering af hele virksomhedens økonomistyringsdiscipliner såsom: Ressource- og kapacitetsstyring HR-/Lønbudgettering Projektbudgettering Driverbaseret indtægtsbudgettering med Pris x Mængde tilgang Omkostningsfordelinger Multipel valutakonvertering Resultatopgørelse, Balance, Cash Flow Fleksibel dimensionshåndtering (organisationsændringer, udvidelse af hierarkier osv.). Kommentarmodul/cellenoter/ underkontospecifikationer Automatisk generering af budget, baseret på sidste års realiserede tal Top down og/eller Bottom up budgetteringstilgang Workflow understøttelse med godkendelseshierarki/-proces og opgavelister Aktionsbaseret e-mail notifikationer. 2. Forecasting og simulering: Realtime budgetforudsætningsændringer Rullende og/eller 12+ mdr. budgettering What if scenarie-mulighed. 3. Rapportering: Foruddefinerede standardrapporter Variansanalyse Download data til MS Excel Udviklingsværktøj til avancerede rapporter Rapportpakker med automatisk udsendelse. 4. Analyse: Ad hoc analyser Drill down funktion Datavisualisering. 5. Sikkerhed: Rollebaseret (bruger, grupper, roller) Brugergodkendelse Adgangskontrol Revisionsspor. 6. Datasikkerhed og transparens: Datalagring Én sandhed Adgang til transaktionsdata. 7. Integration: Import af transaktionsdata fra kildesystemer Import fra andre kilder. 6

1.5 Budgetopfølgning - Økonomichefens bedste ven Udover ovenstående krav er et andet og mindst ligeså vigtigt element det at kunne muliggøre sammenligningen mellem de budgetterede tal og de realiserede tal. Sidstnævnte findes i transaktionssystemet, dvs. i ERP-systemet. Derfor er integrationen så nødvendig mellem budget- og ERP-systemet. De nævnte systemer i denne ebook har en regnearkslignende brugergrænseflade med enten en standard-web eller -klient via front-end eller Excel. Dette betyder, at du kan behandle dataene og derefter uploade det endelige resultat i budgetdatabasen for at fortsætte budgetteringsprocessen. Det er automatiseret og skaber både gennemsigtighed og vigtigst af alt kontrol. 1.6 Systemudvælgelsen Når man har fastlagt behov samt udformet kravspecifikationen kommer selve udvælgelsen af budgetsystemet og en passende implementeringsleverandør. Det kan være en langsommelig proces og bunder selvfølgelig i kompleksiteten og hvor god man er til at strukturere processen. Alfa og omega er dog stadig, og det kan ikke understreges nok, budgetsystemet skal prioriteres af ledelsen i den strategiske forretningsplan. Et lille tip til udvælgelsen er at se på leverandørens nuværende kunder og tilgangen af disse det sidste års tid. Derudover skal man være opmærksom på følgende faktorer som også kan spille ind 2 : Klarhed af visionen og målsætningerne for den fremtidige budgetteringsløsning og -proces At have tilstrækkelige interne ressourcer der kender forretningsbehov og krav Vigtigheden i at vide hvad der kræves til både udvælgelse og gennemførelse Vished om rette pris og kompatibilitet af det valgte system Rette antal relevante systemer og leverandører, der skal medtages i processen Antal tilgængelige implementeringspartnere for hvert udvalgt system Type og kompleksitet af kontrakten, der skal aftales med leverandøren Vigtigheden for at sammenligne et cloudbaseret alternativ til en On-Premise implementering. Der er i princippet tre forskellige måder at foretage valg af system og leverandør på. Disse er 3 : 1. Den hurtige valgproces 2. Den omstændelige valgproces 3. Den passende valgproces. 7

1. Det hurtige valg er ofte en kort proces. Virksomheden udformer som regel ingen eller blot en kort beskrivelse af behovene. Antallet af systemer man vurderer er ofte begrænset til ét eller maksimalt to. Valget træffes mange gange ud fra eksisterende viden, intuition og et par enkelte møder med leverandører. Blandt små og mellemstore virksomheder er det typisk prisen der er den overskyggende parameter og dernæst kvaliteten. Tiden bliver mange gange en vigtig faktor, og det handler også om at justere så pris og kvalitet rammer det ønskede niveau. Mange virksomheder bruger unødig meget tid i udvælgelsesprocessen. 2. Det omstændelige valg omfatter typisk i en meget detaljeret kravspecifikation, udbud til en lang række leverandører og er ofte en meget omstændelig proces vedrørende evaluering af produkt og leverandør. Processen kan i nogle tilfælde tage op til et år eller længere. 3. Det passende valg er karakteriseret ved, at virksomheden gør, hvad der er nødvendigt for at nå frem til et hensigtsmæssigt beslutningsgrundlag inden for en passende tidsmæssig ramme. Virksomheden har gjort sig klart, hvilke forretningsmæssige behov den har, og behovene er dokumenteret på et passende niveau. Antallet af leverandører er nøje udvalgt, og tilbud indhentes fra maksimalt tre leverandører. Erfaring viser, at det passende valg er den proces, der i de fleste tilfælde giver det bedste resultat. Derudover er det smart, at indtænke de forskellige faser og aktiviteter fra formålet og hele vejen hen til valget af et eller flere systemer. Stil de rigtige spørgsmål i rette tid. Ovenstående figur danner et udgangspunkt for, hvordan man kan opdele udvælgelsesfasen mere struktureret. Ved at arbejde med de enkelte faser og besvare spørgsmålene, opnås bedre beslutningsgrundlag for det systemvalg man i sidste ende tager. Succeskriteriet for en vellykket implementering er en fungerende løsning, der er accepteret af slutbrugerne. Den skal være hurtig, simpel og fleksibel at arbejde med i hverdagen, samt kunne tilpasses organisationens behov. Husk kravspecifikation uden den vil designet, implementeringen, testen og overdragelsen ikke kunne indfri forretningsbehov og ønsker. Der kan være yderligere hensyn man bør tage og overvejelser der skal gøres end ovenstående råd og vejledning. Derfor kan man med fordel søge rådgivning hos erfarne leverandører af systemunderstøttede budgetløsninger. Men vær opmærksom på at mange leverandører forhandler kun ét budgetværktøj - så søg rådgivning hos leverandører der er forhandler af flere produkter. 8

1.7 Implementeringsfasen må ikke undervurderes Når det rigtige system er valgt med den rigtige leverandør, men du finder ud af, at selve implementeringsfasen var negligeret i processen, kan det nu vise sig potentielt at være en bekostelig beslutning. Det rigtige system implementeret forkert kan hurtigt blive en dårligere løsning end det næstbedste system implementeret korrekt. Succeskriteriet for en vellykket implementering er en fungerende løsning, der er accepteret af slutbrugerne. Den skal være hurtig, simpel og fleksibel at arbejde med i hverdagen, samt kunne tilpasses brugernes behov ikke omvendt. Husk kravspecifikation uden jeres inddragelse vil designet, implementeringen, testen og overdragelsen ikke kunne indfri jeres forretnings behov og ønsker. Sørg for at projektet bliver overdraget og ejet af jer. Udarbejd en passende SLA aftale med leverandøren. 1.8 Integration ikke installation En succesfuld integration sikrer, at hvert integreret delsystem fungerer efter behov og gør det de er bedst til. Man skal have fokus på at værdifulde data fra ét system anvendes af de andre systemer, de rigtige steder, så man undgår dataredundans. Datakvalitet og -integritet er nøglen til både budgettering og rapportering. Dataintegrationen kan være underlagt datamanipulation for at sikre datarens, aggregering samt kortlægning. De fleste procedurer for denne manipulation oprettes via konfiguration eller guides (wizards). Majoriteten af alle systemer vil dog have adaptere, som kan læse data fra de fleste ERP-systemer. I de få tilfælde der er, vil det naturligvis kræve et integrationslag i arkitekturen. I sidste ende skal løsningen fremstå som én samlet løsning med én sandhed for slutbrugerne. 1.9 Ikke uden forandringsledelse Der findes to slags forandringer. Der er de forandringer, man selv ønsker, fordi man selv gerne vil opnå noget bestemt, og så er der de andre og for det meste mere problematiske forandringer. Det er de forandringer, der kommer enten oppefra eller er udløst af udefrakommende omstændinger. Disse forandringer er generelt mere konfliktfyldte at gennemføre. Derfor er det så vigtigt at huske alle led, når man skal implementere et nyt tiltag fx et budgetsystem. Ledelsen er endnu engang primus motor, og dem der skal holde hovedet koldt, bane vejen og holde sig til den samtidigt med at de involverer medarbejderne og skaber et positivt og motiverende forandringsmiljø. Italesæt forandringen og de nye processer og procedurer. Husk at trivsel og mening hænger tæt sammen tal med dine medarbejdere og lad dem blive hørt. 9

På denne måde får medarbejderne den involvering i forandringen, der skaber ejerskab, engagement i og lyst til at projektet skal lykkes. IT fungerer ikke optimalt uden processer, processer fungerer ikke uden mennesker og i vores samtid er IT en nødvendighed for mennesker. Denne treenighed fungerer kun når alle parter bliver involveret. Husk vigtigheden af budgetteringen for både forretningsbeslutninger og udvikling i din virksomhed. I denne forandringsverden vil der uundgåeligt opstå nye eller andre behov og strategier. Vær omstillingsklar og klædt på til projektet, så har du allerede taget et stort skridt i den rigtige retning, når I skal opnå succes med nyt og rigtige budgetsystem. Vi arbejder ud fra en simpel model for at sikre forandring i projekter. Vi kalder den Balancemodellen. Der skal være balance mellem mennesker, processer og IT. Glemmer man brugerne (menneskerne) i et projektforløb, så risikerer man blot at få endnu et system som ikke bruges eller ikke bruges optimalt, fordi brugerne ikke tager det til sig. Med fokus på processer og at medarbejdere er involveret uden fokus på IT kan fx LEAN-tiltag gøre, at man flytter sin organisation, men helt optimalt bliver det først, når IT er en integreret del af forløbet. Der skal strøm til processerne. Og endelig har man fokus på IT og mennesker uden fokus på processerne, risikerer man at få applikationer som kun virker fordi vi flytter data til Excel og løser de forretningsmæssige opgaver her. Mennesker IT Processer 10

Det er heller ikke optimalt. Balancemodellen skal altså indgå i overvejelserne i alle faserne fra design over implementering til Go Live og hele tiden ligge i baghovedet. Husk vigtigheden af budgetteringen for både forretningsbeslutninger og udvikling i din virksomhed. I denne forandringsverden vil der uundgåeligt opstå nye eller andre behov og strategier. Vær omstillingsklar og klædt på til projektet, så har du allerede taget et stort skridt i den rigtige retning, når I skal opnå succes med det rigtige budgetsystem. Skal vi hjælpe dig med det rigtige valg, så kontakt os for en åben dialog. E-mail: kontakt@accobat.com Tlf.nr.: +45 32 11 10 90 Rigtig god fornøjelse med valg af budgetsystem. Kildeangivelse: 1 Herbert Nathan & Co 2 Herbert Nathan & Co 3 www.erp.dk Forfattere: Karin Aaes-Jørgensen Martin Nybo Redaktion: Karin Aaes-Jørgensen Jan Lambæk Hansen 11