I/S Amager Ressourcecenter Behandling af fraktionen Hård plast Udbudsvilkår, offentligt udbud Oktober 2015 Sag nr. 12-282 Dok. Nr. 5281/15
Indholdsfortegnelse Side Udbudsvilkår 1.1 Kort om den udbudte opgave 3 1.2 Ordregivende myndighed 4 1.3 Tidsplan 4 1.4 Aflevering af tilbud 4 1.5 Tilbudsfrist 5 1.6 Ejendomsret til modtagne tilbud 5 1.7 Vedståelsesfrist 5 1.8 Udbudsmaterialet 5 1.9 Åbning af tilbud 6 1.10 Tildelingskriterium og evaluering 6 1.11 Meddelelse om resultat 7 1.12 Tekniske og administrative krav 7 1.13 Forbehold og manglende overholdelse af formkrav 9 1.14 Konsortier og underleverandører 9 1.15 Fortrolighed 10 1.16 Bilag 1 kravsspecifikationer 10 1.17 Bilag 2 Adresser på ARCs genbrugspladser 10 1.18 Bilag 3 Fakturaspecifikation 10 1.19 Bilag 4 Vejeseddel 10 1.20 Bilag 5 - Masseflow 10 Side 2 af 10
Udbudsvilkår 1.1 Kort om den udbudte opgave Den udbudte opgave omfatter modtagelse af fraktionen Hård plast, som består af mange forskellige emner af en række forskellige plasttyper. Tilbudsgiveren skal varetage behandlingen af den til enhver tid værende affaldssektion defineret af ARC som Hård plast. Se i øvrigt udbudsvilkårene. Kort om udbuddet og kontrakten Udbud af behandling af Hård plast gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Kontrakten omfatter de til enhver tid indleverede mængder Hård plast af ARC. Disse er estimeret til cirka 800 tons årligt, men dette er et ikke bindende vejledende estimat, og de faktiske mængder kan variere betydeligt. Kontrakten, der er vedlagt, gælder i 2 år for perioden 01-02-2016 til og med 31-01-2018 med 5 optioner på forlængelse med 1 år til en maksimal, samlet kontraktperiode på 7 år. Hvis en option ønskes anvendt skal ARC give meddelelse herom til Tilbudsgiver senest 6 måneder før udløb af kontrakten. Uden brug af option udløber kontrakten med udgangen af januar 2018 uden opsigelsesvarsel. Tilsvarende gælder for ophør efter anvendelsen af hver varslet option. Detaljerede specifikationer af de af udbuddet omfattede opgaver, herunder krævede procedurer i forbindelse med udførelsen af de udbudte opgaver fremgår af bilag 1, Kravspecifikation. I udkastet til kontrakt fremgår de vilkår, der i øvrigt vil finde anvendelse. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Der udarbejdes ikke kontrolbud af ordregivende myndighed. Side 3 af 10
1.2 Ordregivende myndighed I/S Amager Ressourcecenter Kraftværksvej 31 2300 København S Benævnes herefter ARC. Alle spørgsmål vedrørende udbuddet skal rettes til ARC ved: arc@a-r-c.dk og med cc. til nedenstående. Anja Jepsen anj@a-r-c.dk 1.3 Tidsplan Afsendelse af udbudsbekendtgørelse 19. okt. 2015 Tilbudsfrist 30. nov. 2015 Forventet start af Standstill periode Primo uge 50 2015 Forventet underskrift af kontrakt Ultimo dec. 2015 Kontraktens ikrafttræden 01. feb. 2016 1.4 Aflevering af tilbud Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert mærket EU-udbud: Behandling af Hård plast. Må ikke åbnes i posten Tilbudsgivers navn og adresse skal fremgå af kuverten. Der gives kvittering, når tilbuddet modtages ved personlig aflevering. Ved andre fremsendelsesmetoder påhviler det tilbudsgiver selv at sikre sig dokumentation for aflevering af tilbud. Tilbud skal afleveres skriftligt på papir på dansk i ét originaleksemplar i underskrevet stand og et USB stik. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud afholdes af tilbudsgiver selv. Side 4 af 10
1.5 Tilbudsfrist Tilbud skal være ARC i hænde senest: Mandag den 30. november 2015, klokken 12.00 Tilbud der modtages efter nævnte tidspunkt vil blive forkastet. 1.6 Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter, som i forbindelse med dette udbud fremsendes af tilbudsgiver, betragtes som ARCs ejendom og returneres ikke til tilbudsgiver. 1.7 Vedståelsesfrist Tilbud er bindende i tre (3) måneder efter tilbudsfristens udløb. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at ARC har identificeret tilbudsgivers tilbud som det vindende bud, er ARC berettiget til ved skriftlig meddelelse til tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere tre (3) måneder. 1.8 Udbudsmaterialet 1.8.1 Grundlag for tilbud og ydelserne Ydelserne udbydes på følgende grundlag: Gældende love, bekendtgørelser og vedtægter, herunder Arbejdstilsynets bestemmelser Udbudsbekendtgørelsen Nærværende udbudsmateriale, Behandling af fraktionen Hård plast med tilhørende bilag. Eventuelle supplerende skriftlige meddelelser i tilbudsperioden Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at sikre sig det komplette udbudsmateriale fra offentliggørelseshjemmesiden som specificeret under afsnit 1.8.2. Enhver risiko som følge af manglende sider eller bilag påhviler alene tilbudsgiver. 1.8.2 Rekvirering af udbudsmaterialet ARC har valgt, på datoen for udbudsbekendtgørelsen at give fri direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet. Det kan downloades på hjemmesiden: http://www.a-r-c.dk/erhverv/udbud-ogindkoeb/aktuelle-udbud Side 5 af 10
1.8.3 Tilkendegivelse af interesse i at give tilbud. ARC opfordrer til, at alle potentielle tilbudsgivere, der downloader materialet, sender en e-mail til ARC og meddeler, at de har hentet materialet. Hvis der kommer supplerende materiale, vil de tilbudsgivere, der på denne måde har givet sig tilkende, modtage en e-mail med oplysninger om, at der er supplerende materiale tilgængeligt på hjemmesiden. Det er tilbudsgivers eget ansvar at gøre sig bekendt med alt materiale, der er lagt frem på hjemmesiden frem til 6 dage før tilbudsfristen. 1.8.4 Spørgsmål og supplerende information Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes rettet skriftligt til ARC. Fremsendte spørgsmål vil blive besvaret ved offentliggørelse i anonymiseret form på hjemmesiden, og vil samtidig blive sendt pr. e-mail til de tilbudsgivere, som har givet sig tilkende i overensstemmelse med afsnit 1.8.3. Eventuelle rettelser eller tilføjelser til udbudsmaterialet vil blive gjort tilgængeligt på hjemmesiden http://www.a-r-c.dk/erhverv/udbud-ogindkoeb/aktuelle-udbud Spørgsmål modtaget senest den 13. november vil blive besvaret senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget senere end den 13. november vil blive besvaret i det omfang, at ARC kan nå at besvare spørgsmålene senest 6 dage for tilbudsfristen. 1.9 Åbning af tilbud Tilbudsgiver har ikke mulighed for at overvære åbningen af tilbuddene. 1.10 Tildelingskriterium og evaluering 1.10.1 Tildelingskriterium Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet "laveste pris". Grundlaget for ARCs evaluering vil være summen af følgende: Den samlede tilbudssum, jf. tilbudslisten (pris pr. ton x årlig estimeret mængder), og ARCs udgift ved transport af affaldet frem til det tilbudte behandlingsanlægs adresse. Kørselsprisen er til kr. 600 pr. time. Transportprisen beregnes af ARC efter den beregnede køretid for lastbiler, der kan findes via www.afstand.dk og ud fra en gennemsnitsvægt pr. læs på 1,3 tons. Side 6 af 10
1.11 Meddelelse om resultat ARC forventer at udsende meddelelse om resultatet af evalueringen til samtlige tilbudsgivere primo uge 52. Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen frigør ikke tilbudsgivere fra pligten til at fastholde sit tilbud i 3 måneder fra afleveringen. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før kontrakten er underskrevet af begge parter. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. 1.12 Tekniske og administrative krav 1.12.1 Retlig situation Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket hvis et af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 anførte forhold finder anvendelse på tilbudsgiver. Herudover følger af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. 1.12.1.1 Dokumentation Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love om, at ovenstående udelukkelsesgrunde ikke finder anvendelse. I forbindelse med kontraktindgåelse vil ARC stille krav om, at den vindende Tilbudsgiver fremlægger en serviceattest eller tilsvarende dokumentation, jf. Udbudsdirektivets art. 45, stk. 3. Side 7 af 10
Dokumentationen skal være ARC i hænde senest 1. dag efter udløbet af standstill-perioden. Tilbudsgiver opfordres derfor til at sikre sig, at serviceattesten indhentes i tilstrækkelig god tid til, at tilbudsgiver kan imødekomme dette krav. Der må i den forbindelse påregnes en vis sagsbehandlingstid hos erhvervsstyrelsen. Såfremt den vindende tilbudsgiver ikke opfylder kravet om serviceattest inden for den ovenfor angivne frist, forbeholder ARC sig ret til at omgøre tildelingsbeslutningen. 1.12.2 Økonomisk og finansiel kapacitet Der stilles krav til sikkerhedsstillelse. Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud tilsagn fra bank eller forsikringsselskab om sikkerhedsstillelse. I forbindelse med kontraktindgåelse kræver ARC, at tilbudsgiver stiller en anfordringsgaranti, jf. Kontrakten, pkt. 15. 1.12.3 Teknisk kapacitet ARC ønsker sikkerhed for, at den tilbudsgiver, som kontrakten indgås med, har tilstrækkelig teknisk kapacitet og erfaring til at udføre opgaven fuldt forsvarligt i alle henseender allerede fra kontraktstart. I dette afsnit er kravene til de oplysninger og den dokumentation, som skal indgå i tilbuddet, oplistet: Kopi af gældende miljøgodkendelse, som giver Tilbudsgiver mulighed for at udføre de tilbudte aktiviteter på de tilbudte anlæg. Mindst én, og gerne flere, referencer, der dokumentere, at Tilbudsgiver har relevant erfaring med en tilsvarende opgave. En tilsvarende opgave er en opgave, som indeholder behandling af hård plast, som den udbudte, delt op på én eller flere kontrakter. For hver reference oplyses årligt behandlet mængde, kontraktperiode og kundens navn. Kvalitetssikringssystem, der som minimum indeholder oplysninger/procedurebeskrivelser om følgende: 1. Virksomhedens kvalitetspolitik/mål. 2. Virksomhedens organisation og ansvarsfordeling. 3. Arbejdsbeskrivelser pr. funktion inkl. kompetence og ansvar. 4. Beredskabsplan i forhold til: a) Nedbrud af materiel b) Sygdom c) Miljørelaterede uheld d) Arbejdsmiljørelaterede uheld 5. Dokumentation og KS-procedure i forhold til: a) Mængdedataregistrering af indgående og udgående læs b) Dataregistrering af svigtlæs c) Arbejdsfunktioner d) Afvigelser/uheld Beskrivelse af de maskiner, der anvendes eller planlægges anvendt. Side 8 af 10
Kommenteret disposition for driftsinstruks, jf. bilag 1 (Kravsspecifikationen) pkt. 9. 1.13 Forbehold og manglende overholdelse af formkrav Eventuelle forbehold bør klart og tydeligt angives i tilbudslisten og uddybes i et særskilt dokument. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet. Tilbud indeholdende forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet, vil blive udelukket. ARC er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold. Såfremt ARC vælger at acceptere et forbehold, vil ARC prissætte dette i forbindelse med evalueringen. ARC forbeholder sig i tilfælde af tilbudsgivernes manglende overholdelse af formkrav retten til at anvende fremgangsmåden beskrevet i 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011. ARC er dog ikke forpligtet til at søge manglende overholdelse af formkrav berigtiget. 1.14 Konsortier og underleverandører 1.14.1 Underleverandører - henvisning til andre virksomheders formåen I det omfang Tilbudsgiver benytter sig af underleverandører til udførelse af praktiske opgaver i forbindelse med opfyldelse af den udbudte opgave, skal Tilbudsgiver vedlægge den ovenfor krævede dokumentation for, at hver enkelt underleverandør opfylder samme krav, som stilles til Tilbudsgiver. Dette omfatter dokumentation for underleverandørens retlige situation, jf. udbudsvilkårene pkt.1.12.1 og 1.12.1.1 samt dokumentation for teknisk kapacitet, jf. udbudsvilkårene pkt. 1.12.3. Hvis tilbudsgiveren henviser til andres ressourcer med henblik på at godtgøre tilstrækkelig teknisk kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende vedlægges dokumentation for sådanne andre ressourcer. I det omfang, at Tilbudsgiver for en væsentlig del af ydelsen, herunder anlæg, miljøgodkendelse og/eller referencer, vælger at henvise til andres tekniske ressourcer, er det et krav, at vedkommende, hvis ressourcer der henvises til, medunderskriver Kontrakten og påtager sig at hæfte solidarisk med Tilbudsgiver. Hvis Tilbudsgiver henviser til andres tekniske kapacitet i væsentligt omfang, skal det også fremgå af den dokumentation, som Tilbudsgiver vedlægger tilbuddet, at vedkommende medunderskriver Kontrakten og påtager sig at hæfte solidarisk med Tilbudsgiver. Side 9 af 10
1.14.2 Konsortium Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, skal samtlige oplysninger fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager. 1.15 Fortrolighed ARC vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ARC til at videregive oplysninger til tredjemand. Hvis tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ARC vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. 1.16 Bilag 1 kravsspecifikationer 1.17 Bilag 2 Adresser på ARCs genbrugspladser 1.18 Bilag 3 Fakturaspecifikation 1.19 Bilag 4 Vejeseddel 1.20 Bilag 5 - Masseflow Side 10 af 10