Byrådet har i 2011 og 2015 behandlet muligheden for at samle kommunens administration (rådhuse) ud fra et rent økonomisk rationale.

Transkript

1 Bilag 2 Analyse af potentiale ved ændring af rådhusstruktur Byrådssekretariatet Nordre Kajgade Hobro Tlf raadhus@mariagerfjord.dk Journalnummer: S Ref.: Trine Juul Søndergaard Pedersen Direkte tlf trspe@mariagerfjord.dk Dato: Juni 2018 Indledning Byrådet har i 2011 og 2015 behandlet muligheden for at samle kommunens administration (rådhuse) ud fra et rent økonomisk rationale. Analysen er nu ajourført og opdateret igen med henblik på at estimere et ca. skøn over det økonomiske rationale, der måtte være ved en samling af rådhusfunktioner. Til forskel fra den tidligere analyse, indeholder følgende en vurdering af rationalet ved 3 forskellige modeller: 1. Et nyt samlet rådhus model 1 2. Fremtidig samling af rådhusfunktioner på 2 lokationer, Øst og Vest i kommunen, hvor rådhuset i Hadsund bevares og de resterende sammenlægges i ét nyt rådhus model 2 3. Samling af de rådhusfunktioner, der er spredt i Hobro, på én adresse. Arden, Mariager og Hadsund bevares model 3 Sammenfatning konklusioner og anbefalinger 1. Det koster årligt kommunen kr. (bruttorationale) at fastholde den nuværende rådhusstruktur set i forhold til at samle de nuværende 8 administrationsadresser i én ny samlet bygning. Efter investering i nybyggeri, vil der fra år 1 være et årligt overskud på mindst 2,24 mio. kr. 2. Rationalet omfatter såvel direkte omkostninger ved kørsel mellem administrationsbygningerne som beregnet produktionstab, optimering på Side 1 af 13

2 fællesfunktioner, energi, intern service, vedligehold mv. Det skal pointeres, at det beregnede rationale er et minimumsrationale det potentielle rationale kan være mere, men estimatet herfor vil være behæftet med større usikkerhed. 3. Analysen omfatter ikke gevinster, der ikke er direkte økonomisk målbare, såsom bedre og mere effektiv kvalitet i opgaveløsningen grundet muligheden for hurtig og tværfaglig sparring samt kulturelle -, ledelses- og arbejdsmiljømæssige gevinster og muligheden for tiltrækning og fastholdelse af kvalificeret arbejdskraft. Disse områder er vanskeligt målbare, men af stor betydning. 4. Et økonomisk driftsrationale kan ikke stå alene, hvorfor det er nødvendigt at vurdere, hvad et rationale kan finansiere. Hvis der opføres et nyt rådhus på kvm til erstatning for de eksisterende 8 adresser i dag, vil der efter afdrag på lån være et overskud fra år 1 på 2,24 mio. kr. Hvis der opføres et nyt rådhus til erstatning for rådhusene i Hobro, Arden og Mariager og Hadsund bevares vil der fra år 1 være et overskud på kr. Hvis de fire adresser i Hobro samles i et nyt byggeri og Hadsund, Arden og Mariager bevares, vil der fra år 2 være overskud på kr. Alle overskud vil vokse betragteligt ud af årene, idet de prisfremskrives. Driftsrationale fremskrives med KL s skøn over pris- og lønfremskrivninger, mens udgiften er baseret på en fast forrentning. Således vil der i år 26 ved model 1, når lånet er betalt ud, være talt om en årlig besparelse på 13,25 mio. kr. 5. Kommunen har ikke uden videre mulighed for at finansiere et nyt byggeri af den karakter. Som udgangspunkt vil der skulle deponeres et tilsvarende beløb, som der bygges for. Det kræver dispensation fra ministeriet at låneoptage. Dispensation vil skulle drøftes med og søges hos Økonomi- og Indenrigsministeriet. Finansieringsforslagene skal ses under forudsætning af denne tilladelse. 6. Nye sikkerhedskrav som følge af persondataforordningen udfordrer muligheden for at efterleve de sikkerhedskrav, der stilles, i forhold til at kun rette vedkommende har adgang i husene ved den eksisterende rådhusstruktur. 7. Uagtet model bør en evt. videre proces jf. også ønsket om et arbejde med arealoptimering og kloge kvm tillige indeholde en vurdering og drøftelse af andre funktioner i sammenhæng med en ny fysisk struktur på administrationsområdet, fx integration af sundhedshus, kulturhus, bibliotek mv. Side 2 af 13

3 Grundlæggende forudsætninger Følgende forudsætninger er lagt til grund for analysens beregninger: Pris pr. kvm. for nybyggeri: Kr Dette er baseret på ejendomscenterets vurdering og erfaringspriser. Dette tal er væsentlig højere end tidligere estimeret, blandt andet på grund af andre kommuners nyere erfaringspriser med byggerier af rådhuse (regnskabspriser) og aktuelt stor aktivitet i byggebranchen. Hertil lægges 20% for rådgivning, vinterforanstaltninger og uforudsete udgifter. Udgifter, der ikke er medregnet: Evt. arealerhvervelser og etablering af tilkørselsforhold samt inventar. Antal kvm: 18 kvm pr. medarbejder. Ratio: Antal arbejdspladser i forhold til nuværende antal arbejdspladser: 80%. Dvs., at hvor der i dag samlet i kommunens administrationsbygninger arbejder ca. 527 medarbejdere (personer, ikke fuldtidsstillinger), beregnes der på et behov for 422 fysiske arbejdspladser. Dette med baggrund i, at der i et nyt byggeri vil være mulighed for funktionsindretning af huset, der gør, at arbejdspladser kan indrettes langt mere fleksibelt og have en større udnyttelsesgrad. Anbefalingen er også baseret på erfaringer fra andre kommuner. Rationale: Der er ikke foretaget fornyet kørselsanalyse på antal kørte km. Der er indlagt fornyet lønskøn baseret på lønsumstræk i april Endvidere fremgår det af de enkelte rationaleelementer, hvad der er lagt til grund for beløbene. Ikke-målbare potentialer og udfordringer som ikke er økonomiske, fx kvalitet indgår ikke i afdækningen. Afgrænsning: Analysen indeholder ikke en afdækning af eventuelle muligheder for, hvor et givent rådhus kunne placeres, anbefalinger og vurderinger i forhold til ombygning/nybygning/tilbygning, infrastruktur, by/barmark, organisationsstruktur, funktionalitet mv, idet alt for mange parametre herfor aktuelt vil være usikre, med forbehold og behæftet med en række administrativt opsatte forudsætninger. Der er dermed ikke lavet businesscase på erhvervelse eller ombygning af eksisterende bygning, men dette vil naturligvis også være en mulighed. En væsentlig del af det beregnede rationale vil stadig kunne realiseres alene ved en samling af medarbejderne, hvorimod parametre som rationale på drift og vedligehold vil afhænge af udgangspunktet, hvis der ikke er tale om nybyggeri. Eksisterende rådhusadresser: Adresse Kvm Antal medarbejdere* Fjordgade, Mariager Himmerlandsgade, Hadsund Side 3 af 13

4 Østergade 21, Arden 212 Se herunder Østergade 22, Arden Korsgade, Hobro Vestergade, Hobro Ndr. Kajgade, Hobro Rørholmsgade Hobro I alt * Der er på alle rådhuse indrettet såkaldte flyverpladser, der er nødvendige for fx medarbejdere, der varetager funktioner på flere rådhuse. Der er i denne analyse modsat tidligere ikke beregnet på antal fysiske arbejdspladser, men medarbejderantallet er opgjort som et statusbillede pr. april 2018 og er tilknyttet den adresse, hvor de har deres primære funktion. Værdivurderinger af de nuværende bygninger: I 2011 blev der udarbejdet mæglervurderinger af de eksisterende adresser med undtagelse af Rørholmsgade, som er erhvervet i Lokation Vurderinger pr Bemærkninger Mægler 1 Mægler 2 Hadsund Mariager Arden, Østergade 21 (tekn sekr.) Arden, Østergade Korsgade Vestergade Vurderet igen i 2017: Ndr. Kajgade Vurderet igen i maj 2018: Rørholmsgade * * *Købt i 2018 for I alt Der er primo 2011 indhentet mæglervurderinger fra hhv. ejendomsmæglerne EDC, Hobro og John Frandsen Erhverv, Randers. Vurderingerne er foretaget med udgangspunkt i: 1. en vurdering af ejendommenes anvendelsesmuligheder 2. ejendommenes vedligeholdelsesstand 3. ejendommenes funktionelle stand Side 4 af 13

5 Mæglerne har gennemset BBR materiale, tingbogsoplysninger og andet relevant foreliggende materiale på ejendomme og herudover besigtiget alle ejendomme på stedet og gennemgået disse lokaliteter på overordnet niveau fra "kælder til kvist". Mæglernes konkrete vurderinger er fortrolige. Administrationsbygningerne vurderes samlet at have en værdi på mio. kr. Flere af husene vurderes af mæglerne meget attraktive hos både investorer og entreprenører til målrettede bolig-/erhvervsprojekter. Dimensionering af arealbehov På baggrund af foranstående forudsætninger ratio 80 i forhold til antal fysiske arbejdspladser, 18 kvm pr. arbejdsplads og kr. pr. kvadratmeter + 20% - kan dimensionering af arealbehov og finansieringsgrundlag opstilles således: Antal arbejdspladsbehov Kvm i alt Pris Samlet pris inkl. 20% til rådgivning, vinterforanstaltninger, uforudsete udgifter Ratio kvm. pr. arbejdsplads kr. kvm Model 1 - ét samlet rådhus Model 2 - to rådhuse (Hadsund bevares - resten samles) Model 3 - Nyt erstatningsbyggeri i Hobro (Arden, Mariager og Hadsund bevares) Side 5 af 13

6 Rationale ved sammenlægning af rådhusfunktioner Transport mellem administrationsbygningerne Det rationale, der er at finde i medarbejdernes transport mellem de nuværende administrationsbygninger, kan opgøres som et produktionstab, der samlet består af to elementer dels udgiften til kørselsgodtgørelse, dels tidsforbruget til kørslen, der fragår arbejdstiden. I 2011 blev rationalet opgjort via spørgeskemaundersøgelse målrettet de administrative medarbejdere. I april 2018 er analysen blevet revurderet med antallet af medarbejdere og lønsum. Den procentuelle svarprocent fra 2011 er lagt til grund igen, idet den stadig vurderes at være aktuel. I % af den samlede Km mellem Km omregnet Omregnet til timer Antal ansatte* 2011-tallene målgruppe rådhusene til 100% ved 50 km/t Timepris Niveau 1, 2 og % ,91 Mellemledere % ,43 Øvrige medarbejdere % ,64 I alt *Antal ansatte personer. Timepris er inkl. pension. Målgruppen er de medarbejdere, der i dag har arbejdsplads i en af de otte administrationsbygninger. Der er således ikke udelukkende tale om administrativt personale konteret på konto 06, idet fx sundhedsplejen og PPR også er omfattet af målgruppen. Det samlede rationale kan opgøres til følgende: Kørselsgodtgørelse: km á 3,54 kr. = kr. Tidstab, kr.: ( ) = kr. I alt rationale vedr. transport kr. Realisering af besparelsen vil dels komme til udtryk ved nedskrivning af konto til kørselsgodtgørelse, dels ved personalereduktion for så vidt angår tidstab. Forbehold Side 6 af 13

7 Det skal bemærkes, at vurderingen er, at rationalet er opgjort som et minimumsrationale. Heri ligger, at størstedelen af medarbejderne har angivet deres kørselsforbrug svarende til det, som man har registreret gennem kørselsindberetningerne. Imidlertid tilrettelægges møder i høj grad således, at man planlægger mødevirksomhed, så man så vidt muligt enten starter eller slutter dagen med møde tættest på sin private bopæl. Hermed registreres kørselsforbruget ikke, idet der ikke udløses kørselsgodtgørelse herfor, men der anvendes stadig arbejdstid på transporten. Dette ikke registrerede tidstab vil naturligvis kunne udløse yderligere rationale. Der vil være medarbejdere, der i forbindelse med kørslen foretager arbejdsrelaterede telefonsamtaler, og dermed anvender tiden til transport til opgaver, der under alle omstændigheder vil skulle håndteres. Det må imidlertid forudsættes, at langt hovedparten af medarbejderne ikke har mulighed for at varetage opgaveløsning i forbindelse med transporten mellem administrationsbygningerne. I model 2, en øst/vest model, vurderes rationale som minimum at udgøre halvdelen af model 1. I model 3, hvor der er tale om en samling af adresserne i Hobro, sættes rationalet på dette område til 0. Optimering af fællesfunktioner Ved en samling af administrationen vurderes det, at der kan rationaliseres i forhold til fællesfunktioner svarende til mindst 3 stillinger, kr. Det gælder fx ved optimering og effektivisering af sekretariatsfunktioner, stabsfunktioner og funktioner, hvor identisk opgavevaretagelse foretages flere steder. I model 2 er vurderingen af rationale mindst 2 stillinger, kr., og ved model 3 mindst 1 stilling, kr. Vedligehold Udgifterne til ordinært ud- og indvendigt vedligehold til administrationsbygningerne, tekniske installationer og vedligehold af udenomsarealer er estimeret til 130/kvm. Det udgør samlet for de 8 bygninger kr. Et nyt vedligeholdelsesbudget vil afhænge af, hvilken model der evt. arbejdes videre med. Beholdes en eller flere eksisterende administrationsbygninger, beholdes eksisterende budget hertil, mens det reduceres i henhold til antal kvadratmeter for nybyggeri. Særligt vedr. nybyggeri er anbefalingen - for ikke at opnå et vedligeholdelsesefterslæb - at udgiften til vedligehold ikke undervurderes på en ny bygning. Imidlertid kan det dog heller ikke forventes, at der ved et nybyggeri er væsentlige udgifter til vedligehold i den første årrække, hvorfor der over en årrække på de første 5 år kalkuleres med reduktion af vedligeholdelsesbudgettet. Side 7 af 13

8 Vedligehold, model kvm nybyggeri x 130 kr. = kr. årligt (år 1-5 nedskrives beløbet til kr.) Det betyder et samlet rationale i vedligehold på kr. i år 1-5. Fra år 6: kr. Vedligehold, model kvm nybyggeri x 130 kr. = kr. årligt (år 1 5 nedskrives beløbet til kr.) kvm eksisterende x 130 kr. = kr. årligt Det betyder et samlet rationale i vedligehold på kr. i år 1-5. Fra år 6: kr. Vedligehold, model kvm nybyggeri x 130 = kr. årligt (år 1 5 nedskrives beløbet til kr.) kvm eksisterende x 130 = kr. årligt Det betyder et samlet rationale i vedligehold på kr. Fra år 6: kr. El, vand og varme For så vidt angår energi, tages der udgangspunkt i, at en nybygget administrationsbygning som minimum vil leve op til kravene i BR2020. Rationalet skal holdes op mod det eksisterende forbrug i dag på de 8 bygninger, som er samlet kr. Model 1 Beregnet energiforbrug ved kvm nybyggeri og 422 arbejdsplader: kr. Rationale: kr. Model 2 Beregnet energiforbrug ved kvm nybyggeri og 324 arbejdspladser: kr. + eksisterende forbrug, Hadsund Rådhus: kr. Rationale: kr. Model 3 Beregnet energiforbrug ved kvm nybyggeri og 151 arbejdspladser: kr. + eksisterende forbrug, Hadsund, Mariager og Arden: kr. Side 8 af 13

9 Rationale: kr. Intern service Under overskriften Intern Service er det sammenlagt beregnet, at der ved samling af administrationen kan indhøstes et rationale på kr. Rationalet er en sum af flere elementer, herunder kantinepersonale/kantineledelse, rengøring, leje af p-areal ved Arden Rådhus, leje af garage i Hobro, medarbejderressourcer og materiel i forbindelse med udkørsel af intern post, vagtordning mv. Til brug for estimering af udgifter på de enkelte poster, er der taget udgangspunkt i nuværende serviceniveau og nøgletal fra hhv. Kantinemægleren og 3F. For så vidt angår intern post er det forudsat, at det ved et fælles rådhus ikke vil være nødvendigt at afsætte ressourcer hertil, hvorfor alle udgifter hertil er indregnet i rationalet. I model 2 er vurderingen, at rationalet er halvdelen, kr. og i model 2 en fjerdedel, 0,375 mio. kr. Diverse Der er kalkuleret med et rationale på kr. pr. år, som forventes at kan indhøstes ved abonnementer, kopiering (antal kopimaskiner), trykning, mv. Halvdelen ved model 2, kr. og en fjerdedel ved model 3, kr. Ikke målbart rationale Der er en lang række rationalepunkter ved samling af rådhusfunktionerne. Der er i forbindelse med analysen ikke analyseret selvstændigt herpå, men der er et generelt stort og udtalt ønske også via MEDsystemet om at indfri det rationale, der vil være i at administrationen er samlet. Dels for ikke at skulle foretages driftsbesparelser decentralt, dels for at opnå følgende: Større effektivitet, sammenhæng og kvalitet i opgaveløsningen Tværfaglig og smidig opgaveløsning Én fælles indgang til kommunen Synlig ledelse Styrke en fælles kultur Sikre tidssvarende og arbejdsmiljøvenlige arbejdsforhold Side 9 af 13

10 Samlet rationaleoversigt Område Beskrivelse Model 1 Model 2 Model 3 Økonomisk godtgørelse og tidstab omregnet til kr. - rationalet skal dermed delvis udmøntes som Kørsel personalereduktion (1,5 mio. kr.) Optimering af fællesfunktioner Optimering og effektivisering ved fællessektratariater, stabsfunktioner og fællesfunktioner svarende til 3 stillinger Vedligehold Ind- og udvendigt vedligehold - ved nybyggeri kun rationale i 5 år* El, vand og varme Byggeri i energiklassekrav svarende til BR Intern service Intern post, intern service, kantine, vagt mm Diverse Kopiering, tryk, abonnementer mm Samlet årligt rationale Ved model 1 vil ca. 4,5 mio. kr. at rationalet skulle ske ved personalereduktion det vil her også være naturligt at se på en reorganisering af ledelsen med henblik på en del af udmøntningen på dette område. Finansiering Model 1- Låntagning og kassetræk Udgangspunkt 155 mio. kr. Kassetræk på 3 x 15 mio. kr. I takt med at eksisterende administrationsbygninger sælges, tillægges indtægten kassen. Finansieringsbehov: 110 mio. kr. I beregningerne er der taget udgangspunkt i 100% fastforrentet lån. Kommunens lånepolitik tilsiger 70% fastforrentet, 30% variabel. Den aktuelle variable rente er 0. Vælges denne fordeling, vil ydelsen blive ca kr. mindre og rationalet år 1 vil være 2,56 mio. kr. År 1 År 2 År 5 År 10 År 15 År 20 År 25 År 26 Model 1: Samlet rationale, løbende priser Fastforrentet lån, 25 år Samlet besparelse (+) / merudgift (-) Side 10 af 13

11 Model 2 - Låntagning og kassetræk Udgangspunkt 119 mio. kr. Kassetræk på 3 x 10 mio. kr. I takt med at eksisterende administrationsbygninger sælges, tillægges indtægten kassen. Finansieringsbehov: 89 mio. kr. I beregningerne er der taget udgangspunkt i 100% fastforrentet lån. Kommunens lånepolitik tilsiger 70% fastforrentet, 30% variabel. Den aktuelle variable rente er 0. Vælges denne fordeling, vil ydelsen blive ca kr. mindre og rationalet år 1 vil være 0,6 mio. kr. År 1 År 2 År 5 År 10 År 15 År 20 År 25 År 26 Model 2: Samlet rationale, løbende priser Fastforrentet lån, 25 år Samlet besparelse (+) / merudgift (-) Model 3 - Låntagning og kassetræk Udgangspunkt 56 mio. kr. Kassetræk på 3 x 5 mio. kr. I takt med at eksisterende administrationsbygninger sælges, tillægges indtægten kassen. Finansieringsbehov: 41 mio. kr. I beregningerne er der taget udgangspunkt i 100% fastforrentet lån. Kommunens lånepolitik tilsiger 70% fastforrentet, 30% variabel. Den aktuelle variable rente er 0. Vælges denne fordeling, vil ydelsen blive ca kr. mindre og rationalet år 1 vil være kr. År 1 År 2 År 5 År 10 År 15 År 20 År 25 År 26 Model 3: Samlet rationale, løbende priser Fastforrentet lån, 25 år Samlet besparelse (+) / merudgift (-) Særligt vedr. leasing Ved låneoptagning er princippet, at der ikke er restgæld, når låntagningen udløber efter 25 år. Dette er ikke ensbetydende med, at ejendommens værdi er lig 0 efter 25 år. Flere og flere kommuner anvender i stedet leasing til finansiering af anlægsprojekter. Der gælder samme Side 11 af 13

12 krav i forhold til tilladelse til leasing, som ved låneoptagelse. Det vil sige, at det afhænger af en tilladelse efter ansøgning og dialog med ministeriet. Ved leasing af bygninger aftales der en leasingperiode, fx 20 år, og der fastsættes en scrapværdi. Dermed vil leasingydelsen være mindre end ydelsen på låntagning. Efter leasingperioden skal scrapværdien enten indfries, eller der skal aftales ny leasingperiode. Øvrige overvejelser Udover de ikke-økonomisk målbare rationaler/gevinster ved at samle medarbejderne: Større effektivitet, sammenhæng og kvalitet i opgaveløsningen Tværfaglig og smidig opgaveløsning Én fælles indgang til kommunen Synlig ledelse Styrke en fælles kultur Sikre tidssvarende og arbejdsmiljøvenlige arbejdsforhold er der følgende nedenstående overvejelser, som anses for væsentlige i debatten om en evt. ny rådhusstruktur. Mariagerfjord Kommunes nuværende rådhusstruktur afspejler strukturen fra de tidligere kommuner inden kommunalreformen. Området er et af de eneste, hvor der ikke er sket en strukturtilpasning. Det anerkendes, at det forhold, at en by har et givent antal arbejdspladser og en funktion, har betydning for områdets identitet og selvopfattelse. Det ses imidlertid ikke som en styrke for områdeudvikling, at der fastholdes et kommunekontor, som varetager en del af en kommunal administration og således ikke udfører service eller borgervelfærd, der understøtter nærområdet. Faktisk kan fastholdelsen heraf uden fornyelse give den opfattelse, at området mangler at udvikle sig og lade sin bosætningsstrategi udspringe af, hvor byen/området gerne vil hen. Det bør anerkendes, at lukning af en funktion har betydning for et område, men at tilførsel af en geninvesteringssum til at udvikle byen, samlet set vil gavne en strategisk by-/områdeudvikling. En strategisk udvikling med øget bosætning som følge vurderes at have større værdi end fastholdelsen af en decentral rådhusstruktur. Det bør derfor overvejes, om man som led i en omstrukturering af administrationsbygningsstrukturen skal indlægge en sum til geninvestering i et givent område. En geninvestering, der fx realiserer anbefalingerne i en byudviklingsplan, vil kunne lade noget nyt, relevant og vedkommende understøtte områdets fremadrettede identitet og udvikling i et bosætningsperspektiv. Side 12 af 13

13 Endvidere italesættes ét samlet rådhus ofte blandt medarbejdere - såvel centralt som decentralt - som et af de mest oplagte områder at rationalisere på samtidig med, at der kvalitetsudvikles. Der gives udtryk for, også via MED-systemet, at det virker uforståeligt at fastholde den eksisterende organisering med en decentral rådhusstruktur, når pengene i stedet kunne anvendes bedre på den nære velfærd og service. Særligt når der skal reduceres i netop de borgernære serviceområder, som I langt højere grad end administrative arbejdspladser, giver værdi til lokalområderne, skaber det undren i MED-systemet. Oplæg til evt. videre proces Såfremt Byrådet ønsker at arbejde videre med enten model 1, 2 eller 3, anbefales det: 1. At udpege den model, som Byrådet evt. ønsker realiseret 2. At tilkendegive, om øvrige funktioner skal tænkes realiseret i sammenhæng med et nyt byggeri 3. At nedsætte en projekt-styregruppe til kvalificering af grundlaget med henblik på godkendelse primo Projektstyregruppen får endvidere til opgave at sikre og forestå inddragelsen af medarbejderne, så alle elementer belyses mht. arealdisponering, -behov, fagfællesskaber mv. 4. At styregruppen som det første indstiller kommissorium til Byrådets godkendelse 5. Af afsætte kr. til kvalificering af det forudgående analysearbejde. Side 13 af 13