Vejledning om tilskud fra Danskernes Digitale Biblioteks driftspulje (DDB s driftspulje)

Transkript

1 Vejledning m tilskud fra Danskernes Digitale Bibliteks driftspulje (DDB s driftspulje) Marts : Om vejledningen Denne vejledning gælder fr driftstilskud fra Danskernes Digitale Bibliteks driftspulje (DDB s driftspulje) fr ansøgningsåret I vejledningen kan du læse m driftspuljens frmål, fkus, ansøgningsprces g vurderingskriterier samt udbetaling af tilskud g regnskab g revisin. Vejledningen kan blive suppleret eller præciseret ved meddelelser, der ffentliggøres på DDB s hjemmeside. Ansøgere til g mdtagere af tilskud fra driftspuljen skal derfr løbende hlde sig rienteret m meddelelser vedrørende driftspuljen på DDB s hjemmeside. Ud ver de anvisninger m ydelse af driftstilskud, der findes i denne vejledning, fastsættes der nrmalt vilkår i tilsagnsbrevet fr ydelse af driftstilskud til den enkelte løsning. 2: Frmålet med driftstilskud fra DDB s driftspulje DDB s driftspulje har til frmål at fremme DDB-samarbejdet. Fra DDB s driftspulje ydes derfr driftstilskud til løsninger, der ved at effektivisere, udvikle g/eller synliggøre flkebiblitekernes digitale tilbud bidrager til at sikre alle brgere nem adgang til udvalgt, kvalitativt, aktuelt g alsidigt medieindhld via digitale platfrme g til at øge udbredelse g anvendelse af flkebiblitekernes digitale tilbud. 3: Hvad kan der søges driftstilskud til? Der ydes kun driftstilskud til digitale løsninger, der indgår eller kan indgå i DDB-samarbejdet. En løsning må gdt indehlde ikke-digitale elementer, sm fx angår det fysiske bibliteksrum, men løsningen skal primært vedrøre udvikling, effektivisering g synliggørelse af flkebiblitekernes fælles digitale tilbud samt udbredelse g anvendelse af disse tilbud. Der kan søges m driftstilskud, der helt eller delvis dækker driftsudgifterne til løsningen. Der kan ansøges m tildeling af tilskud fr periden fra g med januar 2017 til g med december Der gives dg typisk maksimalt tilskud fr en 2-årig peride. Der ydes ikke driftstilskud til løsninger, hvr det må lægges til grund, at ansøgningen hvedsagelig vedrører ydelser med salg fr øje, herunder særlige serviceydelser mfattet af biblitekslven 20. Det bemærkes, at hvis en løsning, der har pnået driftstilskud fra DDB s driftspulje, måtte resultere i en ydelse, der med hjemmel i biblitekslvens 20, i anden lvgivning eller i kmmunalfuldmagtsreglerne, kan tilbydes md betaling, kan der være fastsat krav m, at tilskuddet skal indgå sm en mkstning ved prisfastsættelsen af ydelsen.

2 Der ydes nrmalt ikke driftstilskud til løsninger, sm kun kmmer ansøger til gde lkalt. Der ydes ikke tilskud til drift af udviklingsprjekter. Denne type driftstilskud kan søges via DDB s prjektpulje, sm afvikles i efterårshalvåret. Der ydes heller ikke tilskud til analyser, sm har til frmål at afdække de ressurcemæssige, øknmiske g juridiske knsekvenser ved at lade DDB vertage den tekniske drift af en digital bibliteksløsning. Tilskud til denne type aktiviteter kan søges via DDB s prjektpulje. 4: Hvem kan søge? Det er sm udgangspunkt kun flkebibliteker, sm er tilsluttet DDB-samarbejdet, der kan ansøge m driftstilskud fra DDB s driftspulje. Dg kan gså nettjenester ansøge m driftstilskud, hvis nettjenesten ejes g drives af et eller flere bibliteker, der er tilsluttet DDB-samarbejdet, eller af et knsrtium, en frening e.l., hvri et eller flere af de af DDB-samarbejdet mfattede bibliteker deltager. 5: Ansøgning g ansøgningsfrist Web-ansøgningen med tilhørende skabelner på skal anvendes. Kravene til udfrmning af ansøgningen fremgår af den digitale ansøgningsblanket med tilhørende hjælpetekster. Der mdtages udelukkende ansøgninger digitalt. Bemærk, at ansøgningen skal underskrives med NemID af den juridisk/øknmisk ansvarlige fr løsningen (nrmalt biblitekets eller institutinens leder) eller af en anden persn hs ansøger, der er beføjet til at indgå aftaler, der berettiger g frpligter ansøger. Ansøgningsfristen er mandag den 18. april 2017 kl Ansøgningen anses fr rettidig, når den digitale ansøgning er mdtaget inden fr ansøgningsfristen. Der kan fastsættes ekstrardinære ansøgningsfrister. I så fald ffentliggøres meddelelse herm særskilt på DDB s hjemmeside. Fr sent mdtagne ansøgninger kmmer ikke i betragtning. 6: Hvad skal ansøgningen indehlde? Alle ansøgninger skal indehlde en række plysninger, der anvendes sm grundlag fr vurderingen af ansøgningen. Nedenstående plysninger skal gives i ansøgningen: mtivatin fr ansøgning, dvs. argumenter fr driftstilskud, plysninger m ansøger, løsning (herunder frmål, målgruppe, værdi g gevinster mv.), ansvarlige fr administratin g drift, øknmi fr løsningen (herunder budget fr løsningen, der vedhæftes ansøgningen) Relevant dkumentatin udvikling i brugertal/udbredelse, samarbejdsaftaler driftsaftaler g Service Level Agreement (SLA). 7: Om sagsbehandlingen af ansøgningen Side 2 af 6

3 Ved ansøgningsfristens udløb fretages følgende i DDB-sekretariatet: Når ansøgningen er mdtaget, får ansøgere en digital kvittering. Ansøgningerne frdeles derefter blandt sekretariatets faglige knsulenter, sm frelægger ansøgningerne til vurdering i de relevante faggrupper. Faggruppernes g sekretariatets vurderinger af de enkelte ansøgninger danner baggrund fr sekretariatets indstilling til DDB s krdinatinsgruppe. Det er herefter DDB s krdinatinsgruppe, sm træffer beslutning m helt eller delvist tilsagn eller afslag på de enkelte ansøgninger, eller eventuelt træffer beslutning m, at der skal fretages yderligere vurdering/analyse, førend der kan tages endelig stilling til ansøgningen. Der kan i den frbindelse inddrages eksterne knsulenter med ekspertise inden fr administratin g drift af it-løsninger. Oplysninger m, hvrnår der er møde i krdinatinsgruppen, g hvrnår der kan frventes svar på ansøgningen, ffentliggøres på DDB s hjemmeside. Løsninger, der pnår helt eller delvist tilsagn m driftsstøtte, følges herefter af en af sekretariatets faglige knsulenter. I periden frem til at afgørelse træffes, frbehlder DDB sig ret til at eventuelt at indhente yderligere plysninger fra ansøger, sm vurderes at være nødvendige fr at vurdere ansøgningen. 8: Vurdering af ansøgningen Om der skal ydes driftstilskud til en løsning, berr på en samlet vurdering af ansøgningen. Vurderingen fretages på grundlag af t verrdnede vurderingskriterier: Løsningens værdi fr biblitek g brugere Løsningens driftsmæssige g tekniske rammer. De t kriterier kan være pfyldt i lavere eller højere grad. I en afvejning af kriterierne lægges der str vægt på kriteriet Løsningens værdi fr biblitek g brugere. Om vurderingskriteriet Løsningens værdi fr biblitek g brugere Frskellige aspekter tages i betragtning, når Løsningens værdi fr biblitek g brugere skal vurderes. Blandt andet tages løsningens anvendelsesværdi i betragtning, dvs. i hvilken udstrækning løsningen udgør et attraktivt g unikt tilbud til sin målgruppe. Anvendelsesværdien afspejles eksempelvis i den hidtidige anvendelse af tilbuddet g udviklingen heri ver tid g særligt fr en ny løsning - i en sammenligning af anvendelse g brugertilslutning fr lignende eksisterende løsninger. Også løsningens natinale karakter indgår i kriteriet, dvs. hvrvidt løsningen har natinal udbredelse eller må antages umiddelbart at have ptentiale til at blive udbredt natinalt med det eksisterende indhldsmæssige g tekniske set-up (dvs. m løsningen uden større tilpasninger kan udbredes natinalt). Desuden ses der i kriteriet på løsningens strategiske værdi fr biblitekssektren, baseret på DDB s missin, visin g strategiske indsatsmråder fr Om vurderingskriteriet Løsningens driftsmæssige g tekniske rammer Kriteriet Løsningens driftsmæssige g tekniske rammer drejer sig blandt andet m løsningens driftsmæssige rbusthed, dvs. i hvilket mfang løsningen har et slidt fundament i frhld til at sikre en stabil g acceptabel teknisk drift. Dette element vurderes nrmalt på baggrund af typiske SLA-kriterier sm fx ppetider, svartider, tilgængelighed g reaktinstid, ligesm det indgår i vurderingen, m der freligger en underskrevet SLA fr løsningens tekniske drift. Side 3 af 6

4 I kriteriet indgår gså vervejelser m løsningens tekniske platfrm, dvs. i hvilket mfang løsningen mfatter en hldbar g hensigtsmæssig teknisk platfrm, eventuelt snitflader g afhængigheder til andre systemer. 9: Bevillingsfrudsætninger Hvis der pnås tilsagn m driftstilskud fra DDB s driftspulje, fastsættes der i tilsagnsbrevet bevillingsfrudsætninger fr tilskuddet. Et tilsagn m driftstilskud fra DDB s driftspulje ydes altid på betingelse af: at de i tilsagnsbrevet fastsatte bevillingsfrudsætninger pfyldes, at driftstilskuddet anvendes i verensstemmelse med 1) budgettet fr løsningen, 2) det i ansøgningen anførte m løsningens øknmi g aftalegrundlag, samt 3) det i øvrigt i ansøgningen anførte, at DDB-sekretariatet uden ugrundet phld infrmeres m væsentlige budgetændringer samt ændringer af de driftsmæssige g administrative frhld vedrørende løsningen med henblik på gdkendelse heraf, at tilskuddet helt eller delvis kan brtfalde eller kræves tilbagebetalt, hvis det ikke anvendes sm anført i ansøgningen, i verensstemmelse med de fastsatte bevillingsfrudsætninger eller i verensstemmelse med eventuelt senere gdkendte ændringer. De bevillingsfrudsætninger, sm almindeligvis fastsættes i tilsagnsbrevet er følgende: Open Surce licens: Af hensyn til samspil med g integratin i de øvrige kmpnenter i DDBinfrastrukturen skal løsningen være undergivet pen surce-licens. Herved frstås, at løsningens kildekde er eller gøres tilgængelig ved verdragelse af løsningen eller ved genimplementering af eksisterende funktinalitet. Open surce-licensen fr den relevante løsnings eller kmpnents kildekde er GPL g fr webbaserede systemer Affer-GPL (AGPL) i de seneste versiner. Andre licenser, der skal være OSI gdkendte licenser 1, kan gdkendes af DDB-sekretariatet. Der må ikke uden DDBsekretariatets udtrykkelige gdkendelse frekmme tekniske afhængigheder i den udviklede løsning, kmpnent e.l., sm ikke er undergivet pen surce-licens. DDB-infrastruktur: Løsningen skal indgå eller kunne indgå i DDB-infrastrukturen, fx ved benyttelse af DDB s infrastruktur-kmpnenter såsm lgin, CMS g indhldsdeling. Samarbejdsaftale med DDB-sekretariatet: Efter et tilsagn m driftstilskud skal der indgås en samarbejdsaftale mellem tilskudsmdtager g DDB, sm bl.a. indebærer, at DDB-sekretariatet frtløbende invlveres i g rienteres m løsningens drift, administratin g eventuelle ændringer heri. T!NG kde-retningslinjer: Al IT-udvikling skal sm udgangspunkt følge T!NG kde-retningslinjer 2. Tilskudsmdtager kan freslå alternative retningslinjer fr kvalitet i den udviklede løsning, kmpnent e.l. til DDB s gdkendelse. Beløbsstørrelse: Driftstilskud kan ydes med et mindre beløb end det ansøgte. Ansøger skal i så fald skriftligt meddele DDB, m ansøger prethlder ansøgningen uanset tilsagn m et mindre tilskud. 10. Udbetaling af tilskud samt regnskab g revisin 10.1: Udbetaling af driftstilskud Side 4 af 6

5 Det vil fremgå af tilsagnsbrevet, m driftstilskuddet udbetales i rater, g hvrnår udbetaling finder sted. Der gøres pmærksm på, at driftstilskuddet helt eller delvist kan brtfalde eller kræves tilbagebetalt i tilfælde af, at bevillingsfrudsætningerne g herunder samarbejdsaftalen ikke verhldes. 10.2: Regnskab g revisin En mdtager af driftstilskud fra DDB s driftspulje vil sm udgangspunkt være mfattet af lv nr af 21. december 2010 m øknmiske g administrative frhld fr mdtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet (driftstilskudslven) g den hertil hørende bekendtgørelse nr af 21. december 2010 (driftstilskudsbekendtgørelsen). I lven g bekendtgørelsen stilles bl.a. krav m budget, regnskabsaflæggelse g revisin. Det anføres i tilsagnsbrevet, m mdtageren af driftstilskud fra DDB s driftspulje anses fr mfattet af driftstilskudslven g driftstilskudsbekendtgørelsen. Hvis mdtageren ikke anses fr mfattet af driftstilskudslven g bekendtgørelsen m driftstilskud vil de krav, der af DDB stilles til regnskabsaflæggelse g revisin, fremgå af tilsagnsbrevet. Side 5 af 6