Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s stabe UCL

Transkript

1 Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s stabe UCL Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s stabe Juni 2015

2 Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s stabe Indhold 1. Indledning IT, HR og Kommunikation Studieadministrationen Teknik og Bygninger Økonomi og Personale Ledelsessekretariatet

3 1. Indledning Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s skal være en enkelt og tilgængelig beskrivelse af stabenes opgaveløsning i UCL, men udgør samtidig den autoritative beskrivelse af arbejdsfordelingen og snitflader blandt stabene. Kredsen af stabschefer vil mindst en gang årligt i samarbejde med direktionen drøfte dokumentet til sikring af, at der til hver en tid eksisterer en opdateret beskrivelse af stabenes kerneopgaver og arbejdsområder. Der vil på samme måde ske nødvendige tilføjelser/korrektioner i beskrivelsen, såfremt opgaver kommer til/bortfalder eller bliver flyttet mellem stabene. Beskrivelserne er på denne måde et grundlagsdokument og danner således fundamentet for stabenes arbejde frem mod realisering af de strategiske mål, der blev formuleret i forbindelse med strategitjekket "professionel administration" om øget standardisering, styrket eksekvering, mere aktiv prioritering og meningsfuld digitalisering. 2. IT, HR og Kommunikation 2.1 IT IT har ansvaret for at levere tidssvarende it-faciliteter, der understøtter UCL s strategier med særligt fokus på UCL s kerneydelser og effektiv institutionsdrift. IT har fokus på stordriftsfordele, og de ydelser der tilbydes er derfor i høj grad baseret på standarder, der tilgodeser så manges behov som muligt og med en optimal udnyttelse af ressourcer, der anvendes til IT. IT leverer UCL s digitale infrastruktur og tilhørende fælles it-faciliteter, it-tjenester og itservices med fokus på sikkerhed og stabilitet Målgruppe Medarbejdere Studerende Kursister og gæster Samarbejdspartnere Opgavebeskrivelse Tværgående it-opgaver Rådgiver ledelsen it-spørgsmål. Deltager i de fora, der indgår i UCL s Governance for Digitalisering. Samarbejder med interne data- og systemejere (bl.a. via serviceaftaler). Deltager i projekter, hvori der indgår en it-leverance fra it-afdelingen og/eller eksterne leverandører. 3

4 Bidrager i koncernens arbejde med løbende at forbedre informationssikkerheden. Samarbejder med de andre UC ere i forbindelse med sektorløsninger. IT-support opgaver Yder support til ansatte og studerende via fælles supporttelefon, servicedesk og telefon Hjælper/servicerer brugerne (ansatte, studerende og gæster) med at tilgå netværket (trådet eller trådløst) og anvende UCLs it-faciliteterne Samarbejder med Teknik og Bygninger om tilstedeværelses-support, samt support og udvikling af IT/AV facilliter i lokaler Teknisk support (ikke anvendelsessupport) til applikationer, Udarbejdelse og vedligeholdelse af IT-vejledninger på mit.ucl.dk Opsætning og vedligeholdelse af operativsystem og software på brugernes PC via central deployment service Reparation og opgradering af PC er Administration og vedligeholdelse af infoskærme/tavlesystem, fotoautomater, bibliotekets søge PC ere/gates Vedligeholdelse og opsætning af print-, kopi-, scan- og faxsystem, inkl. betalingssystem for ansatte og studerende Opsætning af mobiltelefoner samt test af nye mobiltelefoner Drift og udvikling af servicedesk system til brug for UCL (IT-servicedesk, Webservicedesk, ESDH, Byg-servicedesk og Studie-servicedesk) Informere hurtigt og effektivt om it-servicearbejde og evt. it-driftsforstyrrelser Bidrager til at løfte digitale kompetencer hos brugerne. Vedligeholder UCL s standarder for personligt it-udstyr. IT-drift opgaver Yder support til ansatte, studerende og gæster Sikrer tilgængelighed til digitale faciliteter uafhængigt af tid og sted Drift, vedligeholdelse og udvikling af aktiv-aktiv datacentre Sikrer høj oppetid og sikkerhedsniveau af IT-infrastrukturen vha. Optimal og central sikkerhedsbeskyttelse af pc er og serverer Mailsikkerhed ved scanning af ind- og udgående post, samt anvendelsen af sikkerpost løsning Web-sikkerhed med firewall, scanning/filtrering Data sikkerhed med Intrusion Prevention System 4

5 Overvågning og logning af services, applikationer, netværkstrafik og sikkerhedshændelser i infrastrukturen Central patch management af pc er og serverer Adgangskontrol og autentificering af brugere og enheder på netværket, dels trådløst og dels kablet Backup og restore af data og servere Forebyggelse og håndtering af angreb Drift og vedligeholdelse af administrationsværktøj til kryptering af data Trådløst netværk på alle lokationer med adgang for ansatte, studerende og gæster Drift og vedligeholdelse af telepresence og videokonferencer system Drift og vedligeholdelse af telefonisystemet og omstillingsanlæg Drift og vedligeholde dataintegration ml. kernesystemer så som LMS, ADK, praktikportal, Wiseflow, bibliotekssystem, servicedesk, telefonisystem osv. Registrering og administration af domæne Drift og udvikling af selvbetjeningsportaler IT-administrative opgaver It-indkøb, herunder (mini)udbud. Vejlede i valg og indkøb af specielt it-udstyr Fejlmelde af it-udstyr hos leverandør Licensstyring af software/programmer, operativsystemer, domæne osv.. Håndtering af service- og vedligeholdelsesaftaler, samt konsulentaftaler Udlevering og registrering af IT-udstyr, så som PC er, mobiltelefoner, mobilabonnementer Inddragelse af it-udstyr ved fratrædelser Lagerstyring og bortskaffelse af elektronikskrot. Bestille og opsige mobilabonnementer hos TDC Administrering af NemID og certifikater Fronter administrator, bruger/rum oprettelser samt oprydning i Fronter Digital forretningsudvikling It-projektledelse til digitaliseringsprojekter Informationssikkerhed ESDH 5

6 2.1.3 Hovedsamarbejdspartnere i organisationen Rektorat Større it-projekter, budget og investeringer, rapportering af større driftsproblemer, sikkerhedshændelser og informationssikkerhed. Professionshøjskoleledelsen Foranalyse og indstillinger om større it-projekter. Ledelsessekretariatet Samarbejde om UCL s Governance for Digitalisering. Data- og systemejere Vedligeholdelse af kritiske dataobjekter (herunder ændringsstyring), rådgivning ved opgraderinger af eksisterende systemer, dataintegrationer, informations- og it-sikkerhed, kurser og kompetenceudvikling for lokale it-administratorer og it-superbrugere. Stabe og administrative enheder Foranalyser, rådgivning, tværgående koordinering af it-projekter, samarbejde om effektive og sikre administrative arbejdsprocesser og tilhørende workflows. Læringsteknologi Vedligeholdelse af av-udstyr (videokonferencer, telepresence, videoplatform), vejledning, oplæring og rådgivning om nye læringsteknologier. 2.2 HR og Kommunikation HR og Kommunikation har det overordnede ansvar for intern og ekstern kommunikation samt HR- og personalejuridiske ydelser. Det omfatter ekstern kommunikation til organisationens interessenter via markedsføring og pressearbejde. Intern kommunikation til medarbejdere og studerende via bl.a. mit.ucl.dk og stud.ucl.dk. HR og Kommunikation har derudover en lang række ydelser indenfor rekruttering, medarbejder- og lederudvikling, samarbejdsområdet, arbejdsmiljø, personalejura og udarbejdelse af politikker. Afdelingen har derudover ansvaret for UCL s elever Målgruppe Offentligheden Samarbejdspartnere Kommende studerende Ledergruppen er brugere 6

7 2.2.2 Opgavebeskrivelse Ekstern kommunikation ucl.dk Drift og udvikling samt nyheds- og indholdsproduktion til ucl.dk for alle afdelinger Eksterne subsites (drift og udvikling, redaktionelle retningslinjer og uddannelse af lokalredaktører) Systemejer af websystem: Opsætning, administration, hosting af alle UCL s WordPress løsninger (ucl.dk, mit.ucl.dk, stud.ucl.dk og en lang række andre websider) Presse Løbende PR og pressearbejde (politisk, profilerende eller vidensformidlende) Markedsføring Kampagner i forbindelse med Kvote 1+2 samt løbende særkampagner Internetannoncering Ansvaret for drift og udvikling af UCL s LinkedIn og Facebook side Udarbejdelse af brochuremateriale for grunduddannelserne Ansvaret for UCL s sponsorater Udarbejdelse af diverse tryksager og grafisk produktion Drift og udvikling af designportal, herunder uddannelse af medarbejdere til decentral produktion af informationsmateriale Ansvar for designguide Drift og udvikling af billeddatabase over egne produktioner Fotografering (til brug i markedsføring på ucl.dk og i kataloger) Events Planlægning, koordinering og praktisk afvikling af uddannelsesmesser Koordinering og deltagelse i eksterne samarbejder (fx Studiebyen Odense) Planlægning, koordinering og praktisk afvikling af Karrierevalg Sparring, strategi og rådgivning Udarbejdelse af notater til direktionen om emner indenfor kommunikation og HR. Rådgivning og sparring om ledelseskommunikation Udarbejdelse af interne og eksterne kommunikationsstrategier til større projekter, initiativer eller forandringer Ansvarlig for planlægning af Lederkonference sammen med ledelsessekretariatet 7

8 Intern kommunikation til medarbejdere og studerende Løbende produktion af nyheder Kommunikation om UCL s store strategiske indsatsområder (Strategi 2020, MOVE, campus m.m.) Rådgivning og sparring til medarbejdere (projektledere) om kommunikation mit.ucl.dk og stud.ucl.dk (Indholdsproduktion, drift og udvikling, redaktionelle retningslinjer og uddannelse af lokalredaktører) Opsætning og implementering af online system til info-skærme på alle UCL s matrikler (i samarbejde med It afdelingen) Distribution af Flush-ads til UCL s matrikler Jura og forhandling Tolkning af love og cirkulærer vedrørende det arbejds- og ansættelsesretlige område Vanskelige personalesager: personalejuridisk støtte til ledere i håndtering af disse Deltagelse i tjenstlige samtaler som støtte for lederen Vejledning til ledere og deltagelse i forhandling om senioraftaler, frivillige fratrædelsesaftaler mv. Afskedigelsessager: forhandling med faglige organisationer samt rådgivning til lederne Arbejde med arbejdsfastholdelse, herunder etablering af fleksjob, job på særlige vilkår, omplacering m.m. Tilrettelæggelse af nylønsforhandlinger Rådgivning om samarbejdsstrukturen (LSU-LAU) Rådgivning om stillingsstruktur for undervisere HR Rekruttering, fastholdelse og medarbejderudvikling Rekruttering af nye medarbejdere og ledere, herunder rådgivning i udarbejdelse af stillingsopslag og jobprofil. Indsats mod sygefravær. Opsøgende funktion overfor ledere i forbindelse med medarbejders sygefravær. Støtte og vejledning i processen, herunder deltagelse i sygdomssamtaler m.m. Understøttelse af medarbejderudvikling herunder MUS APV gennemførelse og opfølgning Administration af midler fra kompetencefonde. Docent-ansættelser administration i forbindelse med ansættelse Adjunktplaner administration af forløb Kursusportal udvikling af tilbud samt administration Overordnet ansvar for kontor- og it-elever (rekruttering samt løbende opfølgning) 8

9 Arbejdsmiljø Sekretariatsbetjening af HAU, herunder kommunikation om arbejdet. Understøttelse af det lokale og centrale arbejdsmiljøarbejde herunder sparring om arbejdsmiljøsager, besøg fra Arbejdstilsynet m.v. Ledelsesinformation og lederudvikling Ledelsesinformation vedr. løn, personaleoversigter, sygdomsstatistik m.v. Resultatlønskontrakter Lederportal, drift og udvikling Udvikling og administration af lederudviklingsforløb 360 graders profiltest samt Mentale Scorecard til opfølgning Øvrige HR-aktiviteter Projektledelse af UCL s Personaledag hvert andet år. Administration af webshop salg af UCL merchandise til medarbejdere Koordinering af Løb med UCL Hovedsamarbejdspartnere i organisationen Ledelsessekretariatet samarbejder om at understøtte lederne, levere ledelsesinformation og planlægge Lederkonference Økonomi og Personale rådgiver om personalejura m.m. Professionshøjskoleledelsen sparrer og rådgiver om kommunikation og HR-relaterede emner Uddannelseschefer og faglige miljøer sparrer og rådgiver om personalejura, rekruttering og kommunikation Studieadministration samarbejder om formidling af relevant information til både kommende og eksisterende studerende på bl.a. ucl.dk og stud.ucl.dk 9

10 3. Studieadministrationen 3.1 Indledning Studieadministrationen er sammensat af flere enheder : Administration af grunduddannelser Administration af kompetenceudvikling og undervisningsmidler (KomU) Fra 1. januar 2017 indgår Studieadministrationen for KomU også som et område i Den fælles Studieadministrationen. Studievejledning Information og Studieservice UCL s Studieadministration understøtter ledelsen af grunduddannelserne og KomU, herunder service til og administrativ udvikling af UCL s grunduddannelser og efter- og videreuddannelse, således gældende legalitet på området overholdes. Studerende og kursister oplever en professionel administration af deres uddannelse eller kompetenceudviklingsforløb. Interne som eksterne samarbejdsparter møder hos Studieadministrationen faglig og kompetent service og en organisatorisk transparent og imødekommende enhed. 3.2 Organisering Studieadministrationens målgruppe omfatter følgende: Studerende (både indenfor grund og videreuddannelse) Kursister Ledelser i uddannelser og stabe Koordinatorer på uddannelsen (eks. praktik og internationalt område) Undervisere Censorer Eksterne samarbejdspartnere Studieadministrationen ledes af Studiechefen og fire funktionsledere.. Der er i alt 62,5 årsværk (ca. 80 medarbejdere) og området er organiseret i nedenstående teams med en tilknyttet teamkoordinator. Team for KomU's administration Studievejledningen Team for studiefremdrift Team for eksamen og forudsætningskrav Team for praktik/ klinik og internationalt 10

11 Team for ledelsessupport Team for logistik og planlægning Team for Information og Studieservice Jurafunktion (juridisk chefkonsulent, ikke en del af et team) De studieadministrative medarbejdere er placeret på alle matrikler i UCL, for KomU s administration er der kun medarbejdere placeret i Odense og Vejle. Opgavevaretagelse på grunduddannelserne er ikke altid matrikelbestemt, der kan således være medarbejdere i Studieadministrationen i Vejle, der løser opgaver for uddannelser i Odense eller Jelling. Sædvanligvis er der 5-6 kontorelever og et par studentermedhjælpere ansat i Studieadministration. 3.3 Opgavebeskrivelse Studenterrettede services Administration og vejledning i forbindelse med optag af nye studerende Administration af præ-kurser forud for optagelse Optagelse, indskrivning og holdsætning af studerende Administration, vejledning og sagsbehandling af SU (Statens Uddannelsesstøtte) Håndtering og vejledning af studerende med omlagte forløb - barsel, orlov, sygdom mv. Administration, koordinering og vejledning i forbindelse med de studerendes praktik/klinikforløb Administration og vejledning af studerende i internationale forløb Administration, koordinering og vejledning i forbindelse med afvikling af eksamen Gennemførelse af eksamenstræning Administration af eksamensklager fra studerende Administration og vejledning i forbindelse med SPS (Special Pædagogisk Støtte) Information til studerende på relevante platforme om studie- og undervisningsforhold Administration og support af henvendelser i Studieservicedesk (SSD) Planlægning af og deltagelse i rekrutteringsarrangementer af nye studerende (Åbent hus arrangementer, studerende for en dag, brobygning etc.) Studievejledning 11

12 Kursistrettede services Administration og vejledning i forbindelse med optag af nye kursister Optagelse, indskrivning og holdsætning af kursister Fakturering i forbindelse med afvikling af kurser Administration af fremmøderegistrering i forbindelse med eks. VEU-godtgørelse Administration, vejledning og sagsbehandling af SVU (Statens Voksen Uddannelsesstøtte) Håndtering og vejledning af kursister i særlige forløb - barsel, orlov, sygdom mv. Administration, koordinering og vejledning i forbindelse med afvikling af eksamen Information til kursister på relevante platforme om studie- og undervisningsforhold Uddannelsesrettede services (grunduddannelser og KomU) Administration af optagelse, herunder sagsbehandling af kvote 2 studerende Administration og koordinering af optagelsessamtaler Ajourføring af venteliste i forbindelse med optagelse og studiestart Deltagelse i uddannelsernes studiestartsaktiviteter, herunder udarbejdelse og udsendelse af materiale Administration af og opfølgning på studerende med uddannelsespålæg og studerende indskrevet via revalidering Planlægning og logistik i forbindelse med uddannelsesaktiviteter og øvrige aktiviteter på alle campi og i Videnbyen Samarbejde med interne konsulenter og eksterne samarbejdspartnere vedr. gennemførelse af kurser, konferencer og undervisningsforløb (gælder kun KomU) Administration og udarbejdelse af budgetter, programmer, undervisningsmaterialer i forbindelse i forbindelse med kurser, konferencer og undervisningsforløb (gælder kun KomU) Opgørelse af deltagelsespligt og modulafleveringer Administrativ tilrettelæggelse og gennemførelse af eksaminer Udarbejdelse af eksamensbeviser til dimittender (både i printet version samt digitalt via e-boks) Administration, planlægning og afvikling af dimissioner Rekvirering og afregning af censorer i forbindelse med eksamen Administrativ tilrettelæggelse og gennemførelse af praktik/ klinik, herunder i samarbejde med koordinatorer i uddannelser 12

13 Gennemførelse af kliniske evalueringer Administration i forbindelse med valg af specialiseringsmoduler Administration af internationale studerende i samarbejde med Internationalt Kontor Udarbejdelse af lister over frafalds-truede studerende Afvikling af kvik-møder med uddannelser vedr. frafalds-truede studerende Kompetenceudvikling af uddannelsesfaglige medarbejdere i anvendelsen af administrative systemer, eks. WISEflow, Praktikportalen, TimeEdit, Smart Klik, MOVEon, Teamshare Bistand til udvikling af fag, uddannelser og studiemiljø Juridisk bistand og legalitetskontrol Administration og koordinering i forbindelse med gennemførelse af Stud_PULS (valideret måling af tilfredshed for studerende på videregående uddannelser.) Ledelsesunderstøttende services (grunduddannelser og KomU) Support til uddannelseschefer og uddannelsesledere, herunder: Generel ledelsessupport (møder, mails, generering af dagsorden mv.) Levering af data i forbindelse med uddannelsesberetning Sagsbehandling af forhold vedrørende studerende og kursister som f.eks. klagesager NAV ressourcestyring- og ressourceopgørelse Rejsehåndtering Sekretærbistand til uddannelsesudvalg Administration af faktureringssystem (Aqoola) Administration i forbindelse med afvikling af MUS Administration og planlægning af større arrangementer Lokal og central STÅ-indberetning for grunduddannelses- samt efter- og videreuddannelsesaktiviteter Bistand til kvalitetsarbejde (KomU) Administration i forbindelse med nyansættelser Administration i forbindelse med ansættelse og afregning af time/ gæstelærere Udarbejdelse af dokmenter vedr. retningslinjer og vilkår for studerende Udarbejdelse af uddannelsesrelevante statistikker og ledelsesinformation herom 13

14 Indhentning af tal og udarbejdelse af indstilling til rektor vedr. dimensionering i forbindelse med optag Administration og levering af data i forbindelse med høringssvar på eks. bekendtgørelser samt centrale rapporter og dokumenter System- og legalitet understøttende services Regelovervågning og legalitetskontrol Juridiske procedurer og retningslinjer Administrativ implementering og justering af nuværende procedurer i forbindelse med ny lovgivning Systemejerskab og support på en række digitale løsninger, herunder SIS, WISEflow, Praktikportalen og TimeEdit Deltagelse i udvikling af nye og/ eller reviderede studieordninger Overordnet ansvar for implementering af ny persondataforordning i UCL Dataejerskab dataejer vedr. studerende Dataejerskab deltager i dataejerskabsgruppe vedr. medarbejdere Udarbejdelse, implementering og vedligeholdelse af workflows Udarbejdelse og implementering af nye procedurer og retningslinjer for opgaveløsningen i Studieadministrationen (kvalitet) Øvrige serviceopgaver Rejsehåndtering for alle medarbejdere i UCL Bemanding af Information og Studieservice (Campus Odense) Bemanding af telefonomstillingen for det samlede UCL Bemanding af Studieservice på øvrige campi 3.4 Samarbejdspartnere i organisationen Studieadministrationen har samarbejde med og snitflader til alle enheder i UCL. Der foregår et løbende arbejde med at få beskrevet samarbejdsformer og snitflader på de væsentligste områder. Samarbejde med UCL s uddannelser Studieadministrationen har på alle relevante arbejdsområder samarbejdsrelationer til uddannelseschefområder og medarbejdere i uddannelserne som beskrevet ovenfor. Der er desuden udarbejdet et dokument der beskriver mødeformer med uddannelserne. Dette dokument afventer dog endelig godkendelse. 14

15 Samarbejde med UCL s stabe It-afdelingen: Drift af studieadministrative systemer Samarbejdspartnere i forbindelse med implementering af nye systemer Samarbejde vedr. tilpasning af nuværende eller overgang til nye systemer Sikring af integrationer mellem systemer (eks. WISEflow og SIS) Involvering i høringssvar i forbindelse med nye systemer Levering af og support til IT-udstyr Samarbejde med digitaliseringskonsulent Økonomi og personale: Administration og support i forbindelse med ansættelse af medarbejdere Oprettelse af time- og gæstelærere Support i forbindelse med lønforhandling og ny løn Support og bistand i forbindelse med budget og regnskab (controller) Support og bistand i forbindelse med faktureringssystem Informationer til brug i forbindelse med opgørelse af ressourceforbrug i NAV Samarbejde i forbindelse med rejsehåndtering HR og Kommunikation: Personalejuridisk bistand Udarbejdelse af informationsmaterialer til Studieadministrationen og uddannelserne Informationer på Ucl.dk og mit.ucl Samarbejde i forbindelse med rekruttering og oplæring af kontorelever Samarbejde i forbindelse med Løb med UCL Support i forbindelse med rekrutteringsportal Support i forbindelse med anvendelse af GARUDA-profiler 15

16 Teknik og bygninger: Aftaler vedr. lokaler og service på matriklerne Samarbejde i forbindelse med afvikling af eksamen Samarbejde med campussekretær og campusservice Support i forbindelse med indretning af fysiske rammer Ledelsessekretariatet: Samarbejde i forbindelse med udarbejdelse af uddannelsesrelevante statistikker og ledelsesinformation Samarbejde i forbindelse med levering af data i forbindelse med høringssvar på eks. bekendtgørelser samt centrale rapporter og dokumenter Samarbejde i forbindelse med det samlede kvalitetsarbejde Samarbejde med BI-konsulent vedr. uddannelsesdata, herunder udvikling og opdatering af ledelsesinformation Samarbejde i forbindelse med fastlæggelse af dimensionering Samarbejde med Tværgående Uddannelsesudvikling Samarbejde om internationale studerende med Internationalt Kontor Samarbejde i forbindelse med kvalitetsarbejde Samarbejde i forbindelse med procedure og anvendelse af Lektor-It Samarbejde i forbindelse med implementering af talent-program Samarbejde med professionshøjskoleledelsen og rektorat Samarbejde i forhold til udarbejdelse og levering af konkrete data og dokumenter til høring og beslutning i professionshøjskoleledelsen vedr. relevante forhold i Studieadministrationen Samarbejde om formidling af strategiske initiativer og beslutninger til medarbejdere i Studieadministrationen Indgår som en aktiv part i stabschefgruppen 16

17 4. Teknik og Bygninger 4.1 Indledning Deltagelse i arbejdet med den samlede risikovurdering for professionshøjskolens virke, med brugerfokuseret indsats hvor rum indgår som strategisk redskab i forandringsprocesser, således de fysiske rammer understøtter de arbejdsprocesser, der skaber værdi. Servicere brugere af lokaliteterne set i relation til lokalernes funktionalitet, kvalitetssikre serviceydelser og driftsaftaler, herunder kantinefunktion, renhold, renovation og forsyninger samt sikre vedligehold af bygninger og installationer herunder fokus på indeklima og arbejdsmiljø. Essentielt anses ansvarsområdet at udvikle og medvirke til facilitering af flere fællesejede arealer og færre personligt ejede arealer øget fleksibilitet, samarbejdsrelationer og optimal m 2 forbrug og skabe bygningsfysik, hvor der er sammenhæng mellem intern identitet og opgavevaretagelse og den eksterne kommunikation/service. Målgruppe Direktion og de øvrige ledelseslag Medarbejdere Studerende Kursister Gæster og eksterne samarbejdspartnere, herunder virksomheder og offentlige institutioner. 4.2 Opgavebeskrivelse Investerings- og finansforvaltning Overblik over hele ejendomsporteføljen, dens arealer og omkostninger, således at UCL kan benchmarke forskellige økonomiske nøgletal for hele ejendomsporteføljen, hvor gevinstrealisering er målrettede prioriteringer. Kort- og langsigtede drifts- og vedligeholdelsesplaner på baggrund af løbende bygningssyn og entreprenørers anbefalinger, beregning af byggeriets rentabilitet ved at kunne estimere fremtidige omkostninger til drift og vedligehold for hele ejendomsporteføljen Totaløkonomiske vurderinger af drifts- og vedligeholdelsesomkostninger på baggrund af levetider for bygningsdele. Fakturahåndtering - kontering og godkendelse 17

18 Arealforvaltning Administrerer hele ejendomsporteføljes arealsammensætning Kontakt og koordination i forhold til uddannelsernes aktiviteter Administrerer og vedligeholder udendørsarealer, herunder bl.a. parkeringsarealer og grønne områder. Driftsforvaltning Pleje og vedligeholdelse af inde og udearealer, herunder vinterforanstaltninger og affaldshåndtering Mindre håndværksmæssige reparations og forbedringsopgaver Opgaver i forbindelse med IT, herunder sikre at kopimaskinerne fungerer Sikrer optimalt energiforbrug sammenholdt økonomi og ønsker fra brugere, herunder el- og vandinstallationer og varmeteknik Sikrer hensigtsmæssig og sundhedsbefordrende indeklima, herunder ventilationsteknik og lysforhold Tilkald af og tilsyn med eksterne håndværkere Tilsyn og logistik i forbindelse med byggeri. Administration af nøgler og adgangskoder Serviceforvaltning Sikrer lokaler klargøres til aktiviteter eksempelvis inventar og AV-midler Koordinerer lån af uddannelsesmaterialer Understøtter beredskab af digital og AV udstyr Koordinerer, planlægger og udfører henvendelser rekvireret via BygServiceDesk herunder henvendelser vedrørende rengøring Sikrer åbning og aflåsning af bygninger, herunder kontakt til alarmcentraler Varetager akut døgnberedskab for bygningsportefølje Koordinere fælles servicetiltag relateret til campus, inklusiv budget o Administrere parkeringstilladelser o Forestå intern post-/pakkefordeling o Koordinere udlejning og arrangementer / fester o Forestå indkøb og fordeling af frugt o Forestå rengøring og påfyldning af kaffeautomater Dokumentation Sikrer digital dokumentation af den fysiske bygningsportefølje og byggesagsforløb, herunder produktdokumentation samt oplistning over registrerede fejl og mangler med angivelse af ansvar, status og udbedring. 18

19 4.3 Samarbejdspartnere i organisationen Direktion/vicedirektører set i relation til strategisk kvalitet og udvikling med afsæt i UCL s campusplaner, perspektiv- og investeringsplaner. Uddannelseschefer, matrikelbestyrer og campuschefer set i relation til udmøntning af campusstrategien indenfor fastsat bygningsbudget. Brugere set i relation til drift og service. Samarbejdsrelationer stabe: Samarbejdsform udvikles i stigende grad i form af projektbaserede organisationsformer på tværs af stabene med henblik på at øge den innovative og kvalitetsprægede opgaveløsning, hvor opgaven definerer organisering. Teknik og Bygninger sikrer fysisk funktionalitet af undervisnings- og studieudstyr, så som opsætning og tilslutninger af projektorer, smartboards og TV, hvor It-afdelingen sikrer software opsætning og netværksfunktionalitet. I samarbejdet med Området for Tværgående Uddannelsesudvikling og It-afdelingen forestår Teknik og Bygninger definition og opsætning af undervisningsudstyr. 5. Økonomi og Personale 5.1 Indledning Økonomi og Personaleafdeling har ansvaret for registrering af de økonomiske konsekvenser af de beslutninger og handlinger, der foretages i UCL. Herunder budgettering, intern og ekstern regnskabsrapportering, lønbehandling, og økonomiske beslutningsgrundlag til ledelse, samt rådgivning i forbindelse med økonomiske, personale og indkøbsforhold. Afdelingen sikrer regler og forretningsgange for forsvarlig anvendelse af de økonomiske ressourcer, som UCL har til rådighed. Indkøbsteamet har ansvar for, at UCL s indkøb foretages i henhold til gældende regler og love, herunder overholdelse af udbudsregler Målgruppe Direktionen Ledelsessekretariatet De tre grunduddannelsesområder Eftervidereuddannelsen og CFU Forskningsenhederne Fælles Studieadministration HR & Kommunikation Bygningsområdet 19

20 5.2 Opgavebeskrivelse Økonomiteamet. Består af 3 teams, controllerteam, regnskabsteam og projektteam. Udarbejdelse af ekstern regnskabsrapportering Ekstern årsrapport Formålsregnskab til Uddannelses- og Forskningsministeriet Indrapportering af moms til Skat Indrapportering af moms til Ministeriet Projektregnskaber Budgetudarbejdelse Udarbejdelse af budget og budgetnotat for UCL. Assisterer budgetansvarlige med udarbejdelse af budgetter for de enkelte områder, herunder indtægts-, løn-, omkostnings-, investeringsbudget samt budget for køb og salg af timer mellem områder. Konsekvensberegninger af forslag til finanslov. Budgetforudsætninger. Udarbejdelse af intern rapportering Budgetopfølgning til direktion og bestyrelsen. Budgetopfølgning til øvrige budgetansvarlige, herunder løbende dialog med den budgetansvarlige i forbindelse med udarbejdelse og opfølgning. Løbende registreringer og andre periodevis tilbagevendende opgaver Afstemning og registrering af likvide beholdninger, kreditkort, værdipapir, og udbetaling af udlæg. Udarbejdelse af faktura til kunder, opfølgning på manglende betaling. Registrering og betaling af købsfaktura, herunder fremsendelse til godkendelse hos budgetansvarlig. Løbende afstemning af andre tilgodehavender, tilskud, projektmidler og forskud på moms fra uddannelses- og forskningsministeriet, anden gæld og periodeafgrænsningsposter. Kontaktperson til revisor og bankforbindelse. Systemejer på NavisionStat, Prophix, og Aqoola. Større ad hoc-opgaver som økonomiske begninger og finansiering i forbindelse med investeringer som f. eks køb og finansiering af Niels Bohrs Alle. Håndtering af projektøkonomi Udarbejdelse af endelige projektregnskaber Løbende rapportering i forbindelse med projekter 20

21 Udarbejdelse af vejledninger og regnskabsskemaer Løbende support til cheferne forskningsenhederne Løbende rapportering af den økonomiske status for forskningsenhederne Registrering af grund- og stamdata for projektøkonomi Personaleteamet Tastning og udbetaling af løn i SLS Oprettelse af stamdata på fastansatte medarbejdere ved ansættelse Lukning af medarbejder i forbindelse med fratrædelse af fastansatte Foretage ændringer i stamoplysninger ved ændring i ansættelsesforhold, samt refusioner ifm. barsel, sygdom og løntilskud på alle medarbejdere. Tastning af data vedrørende løn, befordringsgodtgørelse, diæter m.v. for ikkefastansatte medarbejdere (timelærere, gæstelærere, censorer, studentermedhjælpere og øvrige løsansatte). Modtage og registrer sygemeldinger. Herunder besked til den sygemeldtes afdeling, samt udarbejdelse af fraværstastestik. Fastansættelse, fratrædelse og ændring af fastansatte medarbejdere Udarbejde lønudspil, ansættelsesaftale og tillæg hertil for fastansatte Oprettelse af medarbejdere i SIS og Nav. samt tilretning i Epos Oprettelse og vedligeholdelse af personalesager i TeamShare Deltagelse i lønforhandlinger i forbindelse med ny løn og hjælp til udarbejdelse af aftalebilag. Lønkontrol Stikprøvevis kontrol af udbetalt løn i forhold til faktiske ansættelsesaftaler Afstemning mellem løndata i SLS og NavisionStat Afstemning til indberetning til Skat. Refusionsanmodninger Ansøgning om refusion i forbindelse med sygdom, herunder langtidssygdom, fleksjobber og barsel m.v. Ansøgning om flexjob fra stat og kommune Rådgivning af ledere og medarbejder Rådgivning i forbindelse med ansættelser Lønforhandlinger Ferieregnskab Barsel, orlov m.v. Diverse ad hoc opgaver Systemejer på SLS, ØS-LDV, SmartKlik og NAV 21

22 5.2.3 Indkøbsteamet Indkøbsafdelingens formål er, at indkøb foregår i henhold til lovgivning og retningslinjer for indkøbs- og udbudsområdet. Sikre overholdelse af udbudsregler og være behjælpelig med udarbejdelse af udbudsmateriale Sikre at UCL s viden om Ski-aftaler og Finansministeriets indkøbsaftaler er ajourført og derved medvirke til at sikre en optimering af udnyttelse af UCL s samlede ressourcer. Løbende evaluering og kvalitetssikring af aftalegrundlag og leverandører Hjælpe medarbejder med indhentning af tilbud og foretagelse af indkøb Rådgivning og vedledning til intern indkøbsfunktioner Indkøbsafdelingen skal medvirke til optimering af de ressourcer, der anvendes til indkøb. Udarbejdelse af ledelsesinformation på indkøb. Systemejer på KMD Indkøbsanalyse og Com-Care. 5.3 Samarbejdspartnere i organisationen Økonomiteamet: Bestyrelsen, Rektorat og vicedirektører Budget, budgetopfølgning, årsregnskab, økonomiske beslutningsgrundlag og anden økonomisk rådgivning i form af administration af værdipapirbeholdninger og langfristede gældsposter. Uddannelsescheffer, forskningscheffer, UCL s øvrige ledelse og samarbejdsudvalg på UCL Budget, budgetopfølgning, løbende økonomisk og regnskabsmæssigt rådgivning, udarbejdelse af salgsfakturaer, behandling af kreditorfakturaer, samt registrering og afstemning diverse foreningsregnskaber, mellemregninger og beholdninger. Forskningscheffer og projektledere Regnskabsmæssig og økonomisk rådgivning i forbindelse med ansøgning, under projektforløbet og regnskabsudarbejdelse for projekter. Ansatte ved UCL Udbetaling af udlæg Personaleteamet Vicedirektører, uddannelsescheffer, forskningscheffer, UCL s øvrige ledelse og UCL s medarbejdere Rådgivning og vejledning i forbindelse med ansættelse, udbetaling af løn, skattefrie og beskattede godtgørelser, forhandling og udmøntning af resultatløn, registrering af fravær og ferie, afstemning af ferieregnskab, oprettelse af stamdata for fastansatte medarbejdere og ansøgning om refusioner m.v. 22

23 5.3.3 Indkøbsteamet Vicedirektører, uddannelsescheffer, forskningscheffer, UCL s øvrige ledelse og medarbejdere Sikker overholdelse af indkøbsregler, hjælp i forbindelse med udbud, og indkøb af undervisningsmaterialer, møbler og kontorartikler m.v. Ledelsesinformation i form af indkøbsstatistik. 6. Ledelsessekretariatet 6.1 Indledning Ledelsessekretariatet faciliterer beslutningsprocessen fra de første overvejelser over eksekvering og videre til opfølgning. Vores målgruppe er rektorat, vicedirektører og øvrig ledelse i UCL. Vi hjælper med at synliggøre, navigere i og handle på de processer, der fremmer en høj beslutningskvalitet. Vi tilfører værdi ved at samle viden fra organisationen og omsætte den til et bæredygtigt beslutningsgrundlag for direktion og øvrig ledelse. Ledelsessekretariatet har mulighed for at yde kompetent og omkostningsneutral sparring til alle organisationens forskellige ledelseslag. Ledelsessekretariatet yder rådgivning, sparring og konceptdesign inden for emnerne beslutningskvalitet, strategiudvikling, ledelsesinformation. Nærmere beskrivelse følger nedenfor. Målgruppe Bestyrelse Rektorat Professionshøjskoleledelsen Øvrige ledelseslag i UCL 6.2 Opgavebeskrivelse Sekretariatsbetjening Ledelsessekretariatet rådgiver bredt ledere i UCL om håndtering af sager eller dialog om kommende initiativer eller ønsker til centralt initierede initiativer og videregiver erfaringer og anbefalinger til styrkelse af ledelsesunderstøttelsen i organisationen. Ledelsessekretariatet arbejder løbende med udvikling af UCL beslutningskvalitet og med effektivisering af møder i UCL. (Mødemanifest, Lederportal, Tavlemøder, UCL Agenda/Teamdesk) Rektoratsbetjening Sekretariatsbetjening af bestyrelse, direktion, strategisk ledelse, uddannelsesledelsesforum, hovedsamarbejdsudvalg, lederkonferencer mv. 23

24 Kvalitetssikring og dokumentation af beslutningsgrundlag, dagsordenspunkter, ledelsesbeslutninger mv. Afklaring af sagsansvar, herunder et tidligt overblik over hvem der arbejder med en sag, og dermed hvor ansvaret for fremdrift er placeret. Monitorering af direktionsbeslutninger og formidling af status og fremdrift på direktionssager, herunder early warning til rektor, direktion og sagsansvarlige Sekretariatsopgaver, herunder kalenderkoordination, bestilling af forplejning, indberetning af feriedage og befordringsgodtgørelse, lokalebookning, deltagerregistreringer, rejsebestillinger/reservationer, besvarelse af officielle mails Årsplan for mødeafvikling, gave- og kunstindkøb, samt registreringer i offentlige databaser (cvr, p-numre, tinglysning mv.) Betjening af vicedirektørerne Ledelsessekretariatet har pr. 1. januar 2016 over taget ledelsessupporten for UCLs fire vicedirektører. Med overtagelse af ledelsessupporten for vicedirektørerne vil ledelsessupporten for rektor, prorektor og vicedirektørerne udføres med fælles mål og efter samme principper og med ensartede redskaber. Det overordnede mål er at styrke sammenhæng mellem ledelseslagene i UCL med en fælles ledelsesunderstøttelse og styrke kompetencefællesskab for medarbejdere beskæftiget med ledelsessupport../. Notat af 8. juni om Ledelsessupport for Vicedirektører i UCL Strategi og analyse Strategi og Analyse under Ledelsessekretariatet skal sikre bedre ledelsesinformation i UCL og dermed drive og koordinere arbejdet med udvikling, frembringelse, kvalitetssikring, analyse og opfølgning på data og nøgletal. Helt konkret skal Strategi og Analyse sikre: Én indgang til spørgsmål om strategiske data i UCL (fysisk og virtuelt, via data.ucl.dk) samt rette strategiske data til rette tid og sted Udvikling, operationalisering, koordinering, automatisering og rapportering på strategiske nøgletal i form af faste datapakker/rapporter/indberetninger Enkeltstående dataanalyser til brug for strategisk overvågning, løbende kvalitetssikring og konkret beslutningsstøtte samt kommentering/hovedbudskaber på offentliggjort statistik Et vigtigt omdrejningspunkt i arbejdet er UCL s målkompleks der sikrer viden om UCL s pligtige mål og fokus på fremdriften. UCL s målkompleks består af ca. 50 målepunkter, med tilhørende måltal for 2015, 2016 og Målepunkterne er samlet i 11 målområder. Målkomplekset skal være med til at sikre øget brug af de samme mål og data på tværs af strategiske niveauer. Målepunkterne har afsæt i UCL s strategier. Udviklingskontrakten med Forsknings- og Uddannelsesministeriet. UCL s kvalitetssystem Nogle få øvrige centrale måldokumenter. 24

25 Porteføljeledelse og egen projektledelse Ledelsessekretariatet har løbende et overblik over udviklingsinitiativer på det administrative område og bistår direktionen ved projektinitiering på tværgående projekter. Ledelsessekretariatet udfører desuden projektledelse på større tværgående direktionsforankrede institutionsprojekter. Eksempler herpå er: Campusstrategi UCL Campusbyggeri hhv. i Vejle og i Odense Effektiviseringsprogram i forlængelse af 2 % besparelserne frem mod 2020 OK13 Projektporteføljestyring på digitaliseringsområdet Ledelsessystem for informationssikkerhed Øvrige opgaver (puljestyring, WEB) Ledelsessekretariatet har ansvar for eget og direktionens budget. Opgaver i denne forbindelse inkluderer budgetlægning og budgetopfølgning samt sparring med rektor om budget og budgetopfølgning og styring af direktionens omstillingspulje 6.3 Hovedsamarbejdspartnere i organisationen Ledere i UCL om håndtering af sager eller dialog om kommende initiativer eller ønsker til centralt initierede initiativer IT-afdelingen vedr. systemejerskaber og digitaliseringsindsatsen. Tværgående indsats vedrørende informationssikkerhed. Økonomiafdelingen vedr. sagsforberedelse til bestyrelse mv., direktionspuljer, ledelsesinformation, effektiviseringsprojektet, årsrapport mv. Bygningsafdelingen vedr. campusstrategi, Niels Bohrs Alle, Cortex Park mv., aktstykker. Implementering af campusstrategi HR & Kommunikation vedr. lederkonference, kommunikation af centrale beslutninger, lederudvikling, strategiudvikling, resultatlønskontrakter mv. Studieadministration vedr. studiestatistik for søgning/optag, samarbejde om BI Tværgående uddannelsesudvikling vedr. kvalitetssystemet, strategiudvikling, programstyring mv. 25