Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04 Service Level Agreement (SLA) Moms

Transkript

1 Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04 Service Level Agreement (SLA) Moms 1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning Formål Ansvarlig Relevans for medarbejdere Kontrol Ajourføring Har du spørgsmål? Indberetning af moms Formål Tidsfrister Lovgivning Relevante dokumenter Handlinger Ansvarsfordeling Momsregulerings-forpligtelse Formål Tidsfrister Lovgivning Relevante dokumenter Handlinger Ansvarsfordeling Dokumenthistorik... 11

3 1 INDLEDNING 1.1 Formål Denne SLA har til formål, at beskrive de overordnede principper for, hvorledes Eniga og deres Partner håndterer opgaven omkring moms - henholdsvis til SKAT og UVM. Yderligere vil SLA en fungere som uddybende dokumentation, til det overordnede bilag på regnskabsområdet, til samarbejdsaftalen. SLA en uddyber de overordnede processer i forhold til de ydelser, ansvarsroller, grænseflader og deadlines, der er i forbindelse med behandling af opgaven omkring moms. SLA en indeholder følgende aktiviteter: - Indberetning af kompensationsmoms - Indberetning af SKAT-moms De ovenstående aktiviteter indeholder en række handlinger, som vil blive beskrevet i denne SLA. 1.2 Ansvarlig Ansvarlig for Service Level Agreement er, Chef for Eniga Løn- og Økonomiservice Camilla Mørk Rösler. 1.3 Relevans for medarbejdere SLA en forventes kendt og anvendt, af de medarbejdere i Eniga og de medarbejdere hos Partner, som håndterer moms og momsindberetning. 1.4 Kontrol Løbende kontrol Den ansvarlige for SLA en har ansvaret for løbende at påse, at følgende punkter følges gennem hele processen: - kontroller og funktionsadskillelse, lagt ind i SLA en og workflows - arbejdsprocesbeskrivelser samt tilhørende værktøjer - Workflow til illustration af kontroller samt funktionsadskillelse er vedlagt som bilag. Rapportering af kontrol I tilfælde af, at retningslinjer som foreskrevet ikke bliver fulgt, skal Eniga underrette den ledende chef for afdelingen hos partner og sammen udarbejde en løsning for problemet.

4 1.5 Ajourføring Denne SLA ajourføres årligt, næste gang 1. oktober Har du spørgsmål? Kontakt finansteamet på

5 2 INDBERETNING AF MOMS 2.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partner, som er relevante i forbindelse med beregning og indberetning af moms. 2.2 Tidsfrister Efter gældende indberetningsfrister til SKAT og UVM. 2.3 Lovgivning Væsentligste regelsæt: - Momsloven - Bekendtgørelse om momskompensation - Vejledning til momskompensation - Statens regnskabsregler herunder regnskabsparadigmet - Lov om selvejende institutioner 2.4 Relevante dokumenter - UVM indberetningsblanket til opgørelse af momskompensation - SKAT indberetning til opgørelse af moms ( - Regnskabsinstruks - Notat om moms på skoler 2.5 Handlinger Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages indenfor momsindberetning og betaling, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Kendskab til momsregler Kontrol af momskode Beregning og udarbejdelse af momsgrundlag Beregning og udarbejdelse af delvis fradragsret Indberetning til UVM Indberetning til SKAT Betaling og bogføring af moms Momsafstemning og sandsynliggørelse

6 2.5.1 Kendskab til momsregler Eniga og Partner er ansvarlig for, at holde sig ajourført med momslovgivning og ændringer i specifikke regelsæt, der påvirker håndteringen af SKAT- og kompensationsmoms hos Partner. Eniga er ansvarlig for, at videresende information til Partner omkring relevante ændringer i momsloven og momspraksis Kontrol af momskode Eniga udfører kontrol af indgående og udgående momskoder, ud fra den givne kontering. Eniga kontrollerer at momskode er angivet på kreditorfaktura og kreditnota og at momskode er angivet på salgsfaktura og salgskreditnota, oprettet i Eniga. Herunder tjek af momshåndtering ift. arts- og formålskontering. Det er Eniga ansvar at kontrollere angivelsen af momskode: - Salgsfaktura oprettet i EASY - Fakturagrundlag til Navision Stat - Kreditorfaktura - Kreditnota Partner har ansvaret for at kontrollere, at anvendte formål er korrekte Beregning og udarbejdelse af momsgrundlag Det er Enigas ansvar, at foretage beregning og udarbejde moms- og energiafgiftsgrundlag, for indrapportering til SKAT. Såfremt Partner har salg eller køb af varer eller ydelser i udlandet, sørger Eniga for, at der foretages en yderligere indberetning af disse (Intrastat). Såfremt Eniga har brug for input, til afklaring af grundlaget, kontaktes Partner. Eniga er ansvarlig for, at beregne og udarbejde grundlag til momskompensation fra UVM. Eniga udarbejder en specifikation af: - Refusionsberettiget købsmoms (drift) - Refusionsberettiget købsmoms (anlæg) Udarbejdelse af indberetningsgrundlag foretages, når det er sikret at alt vedrørende indberetningsperioden er bogført således, der ikke efterfølgende bogføres fakturaer mv. som kan have påvirkning på momsen Beregning og udarbejdelse af delvis fradragsret Det er Partners ansvar, at forsyne Eniga med oplysninger til beregning af delvis fradragsret på kompensations- og SKAT-moms, således at Eniga kan foretage beregning af fradragsretten på baggrund af Partners oplysninger.

7 Såfremt Eniga ikke selv kan skaffe oplysninger skal Partner levere: - Momspligtig omsætning - Total omsætning ift. momsloven - Årselever under UVM-aktivitet - Totalt antal omregnede årselever - Indtægter på projekter på hhv. momspligtige og momsfritaget aktiviteter Indberetning til UVM Eniga er ansvarlig for, at indberette moms til UVM, på baggrund af bogføring i Navision Stat. Indberetning til UVM sker ved udfyldning af indberetningsblanket til UVM og i forhold til givne tidsfrister fra UVM, hvert kvartal Indberetning til SKAT Eniga er ansvarlig for, at indberette moms til SKAT. Indberetning til SKAT sker via SKAT`s hjemmeside. Eniga foretager regulering for delvis fradragsret (momsbrøken) i årets sidste indberetning til SKAT Betaling og bogføring af moms Eniga er ansvarlig for, at registrere og bogføre momskompensationen fra UVM i Navision Stat. Eniga er ansvarlig for, at afregne moms overfor SKAT, samt at bogføre momsen i Navision Stat Momsafstemning og sandsynliggørelse Eniga er ansvarlig for at udføre momsafstemning. Momsafstemning sker ved at afstemme indberetning foretaget til UVM og SKAT, med foretaget/modtaget betaling og relevante momskonti i Navision Stat. Eniga er ansvarlig for at sandsynliggøre, at kompensations- og SKAT-moms er beregnet korrekt i Navision Stat. Såfremt sandsynliggørelsen indeholder væsentlige differencer, kontaktes Partner med henblik på orientering, sparring eller godkendelse. 2.6 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - At holde sig ajourført med ændringer i momsloven - At kontrollere korrekt angivelse af momskoder på indtægter - At give oplysninger til beregning af delvis fradragsret for kompensations- og SKATmoms

8 Eniga s ansvarsområde: - At holde sig ajourført med ændringer i momsloven - At videregive information omkring væsentlige ændringer i momsloven - At kontere og kontrollere indgående kompensations- og SKAT-moms - At kontrollere udgående moms på faktura oprettet af ENIGA - At beregne og udarbejde SKAT-momsgrundlag på baggrund af bogføring - At beregne og udarbejde kompensationsmomsgrundlag - At beregne og udarbejde delvis fradragsret - At indberette moms til UVM - At indberette og afregne moms til SKAT - At bogføre momsafregninger og momsbetalinger - At afstemme og sandsynliggøre kompensations- og SKAT-moms Workflow Se separat fil for visuelt workflow.

9 3 MOMSREGULERINGS- FORPLIGTELSE 3.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål, at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partner, som er relevante i forbindelse med beregning og indberetning af momsreguleringsforpligtelse. 3.2 Tidsfrister Efter gældende indberetningsfrister til SKAT og UVM. 3.3 Lovgivning Væsentligste regelsæt: - Momsloven - Bekendtgørelse om momskompensation - Vejledning til momskompensation - Statens regnskabsregler herunder regnskabsparadigmet - Lov for selvejende institutioner 3.4 Relevante dokumenter - UVM Indberetningsblanket til opgørelse af momskompensation - SKAT indberetning til opgørelse af moms ( - Regnskabsinstruks - Notat om moms på skoler 3.5 Handlinger Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages indenfor momsindberetning og betaling, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Opgørelse af aktivitetsfordeling på bygninger Opgørelse af forskelle i aktivitetsfordeling mellem anskaffelsesår (købsår) og reguleringsår Beregning og udarbejdelse af reguleringer Indberetning af reguleringer

10 3.5.1 Opgørelse af aktivitetsfordeling på bygninger Partner er ansvarlig for opgørelse af Partners bygningsmasse, fordelt på rum pr. bygning jf. skatmomspligtig aktivitet, UVM-aktivitet, Ej-momsrefunderbar aktivitet og blandet aktivitet fordelt pr. m2 pr. bygning Opgørelse af forskelle i aktivitetsfordeling - anskaffelsesår (købsår) og reguleringsår Eniga foretager beregninger af forskelle i aktivitetsgrundlag og regulerer jf. reglerne i momsloven og retningslinjerne i UVM-kompensationsordningen Beregning og udarbejdelse af reguleringer Eniga beregner og udarbejder reguleringer ift. aktivitetsniveauet Indberetning af reguleringer Det er Eniga s ansvar, at indberette beregnede og sandsynliggjorte reguleringer til hhv. SKAT og UVM. Eniga forpligter sig også til at orientere partner om evt. driftseffekt af reguleringer. 3.6 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - Opgørelse af aktivitetsfordeling på bygninger Eniga s ansvarsområde: - Opgørelse af forskelle i aktivitetsfordeling mellem anskaffelsesår (købsår) og reguleringsår - Beregning og udarbejdelse af reguleringer Indberetning af reguleringer Se separat fil for visuelt workflow.

11 4 DOKUMENTHISTORIK Versionsnr. Dato Forfatter Beskrivelse Deloitte, Ulrik Jensen Korrekturlæsning mv Ekspertgruppe Gennemgang af SLA-sign-off gruppe Tilføjelse af momsreguleringsforpligtigelse Ekspertgruppe Årlig gennemgang af SLA. Diverse korrektur samt nyt layout godk. af styregruppen 10/2 2014