Functional Requirements Document FRD Budgettering og Budgetopfølgning

Transkript

1 Functional Requirements Document FRD Budgettering og Budgetopfølgning ODM Version 1.0 Udarbejdet for: Det fællesoffentlige ERP-sekretariat Projekt: Det fællesoffentlige ERP-projekt i Grønland Udarbejdet af: Johnny Ransby Page 1 of 36

2 1 Introduktion Formål I scope Ikke i scope Ændringshistorik Oversigt over forretningsprocesser Budgettering og principper Processer i scope Opsummering Ambitioner for området budgettering Primære beslutninger Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Budgettyper Budgetkoder Budgetmodeller Budgetkopiering Balanceniveau Prisregister (Register over fremskrivningsprocenter på budgetposter) Arbejdsgange i forbindelse med budgettering Budgetindberetning Budgetstyring Identificerede fit/gaps i forbindelse med budgettering og principper i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Disponering Processer i scope Summary To-be-procesbeskrivelse Identificerede fit/gaps i forbindelse med disponeringer i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Budgetopfølgning Page 2 of 36

3 6.1 Processer i scope Opsummering Ambitioner for området budgetopfølgning Primære beslutninger Øvrige beslutninger To-be-procesbeskrivelse Identificerede fit/gaps i forbindelse med budgetopfølgning i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Samlet oversigt over identificerede gaps på Budget og Budgetopfølgningsområdet Risici Forkortelser og definitioner Referencer og bilag Tabeloversigt Tabel 1: Oversigt over alle processer i FRD... 5 Tabel 2: Oversigt over processer for budgettering og principper... 6 Tabel 3: Beskrivelse af budgettyper Tabel 4: Oversigt over processer for disponering Tabel 5: Oversigt over processer for budgetopfølgning Tabel 6: Oversigt over alle gaps i FRD Tabel 7: Oversigt over forkortelser Figuroversigt Figur 1: Eksempel på budgetkode med arbejdsgang Figur 2: Formular til oprettelse af budgetmodeller i AX Figur 3: Eksempel på budgetmodelstruktur til korrigeret budget Figur 4: Eksempel på budgetmodelstruktur til finanslov/forslagsbudget Figur 5: Overfør finanssaldi til budgetmodel Figur 6: Kopier budgetplaner Figur 7: Eksempel på prisregisteropbygning Figur 8: Opbygning af budgetarbejdsgang Figur 9: Standard budgetindberetningsbillede Figur 10: Budgetindberetning via TM Figur 11: Konfigurering af tilgængelige budgetmidler til budgetstyring Figur 12: Eksempel på indberetning af disponeringer i TM Page 3 of 36

4 1 Introduktion Nærværende dokument indeholder en behandling af alle processer på området Budgettering og budgetopfølgning og er baseret på en række Deep Dive-workshops (uge 8-9) og løsningsworkshops (uge 16-17). I forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet er alle processerne gennemgået med henblik på vurdering af behovet i den nye løsning op imod standard AX 2012-funktionalitet. Analysearbejdet er udført i samarbejde med ERP-sekretariatet og har resulteret i en oversigt over nødvendige tilpasninger (gaps) i den nye løsning. En dybere analyse af de enkelte gaps med henblik på at designe de specifikke løsninger bliver foretaget i projektets design- og implementeringsfase. 1.1 Formål Dokumentet har til formål at beskrive resultatet fra løsningsworkshops i form af fit og gaps og dermed give en præcisering af kundens krav og en efterfølgende analysering af mulighederne for understøttelse i Dynamics AX Dokumentet danner grundlaget for senere detailanalyse (FDD) og den videre implementering. Det er ERP-sekretariatet, der har til opgave at validere, at de skitserede krav er udtømmende, og at de skitserede løsningsforslag er dækkende i forhold til kravene. 1.2 I scope Dokumentet omhandler kun sporet budgettering og budgetopfølgning. Derudover henvises der til afsnit Ikke i scope Dokumentet fokuserer udelukkende på de definerede processer. Det er ERP-sekretariatets opgave at sikre, at de enkelte krav er medtaget i løsningsworkshops og dette dokument. 2 Ændringshistorik Version Dato Initialer Specifikation af ændringer JORAN Nyt dokument JORAN Færdig JORAN ERP godkendt 3 Oversigt over forretningsprocesser Dokumentet indeholder processer, som omhandler budgettering og budgetopfølgning. Følgende figur viser de kategoriserede processer, som er anvendt i Deep Dive- og/eller løsningsworkshop, og som behandles i dette dokument. Page 4 of 36

5 Figur 1: Kategoriserede Budget- og budgetopfølgningsprocesser Budgettering og principper Disponering Budgetopfølgning Nedenfor vises en detaljeret liste over ovennævnte processer på budgetterings-, disponering- og budgetopfølgnings-området, som behandles i dette dokument. Processerne stammer fra ERP's analysearbejde i Rapid Value og er et snapshot af det gennemførte procesarbejde i Rapid Value i uge 2, I forbindelse med planlægning og gennemførelse af Deep Dive- og løsningsworkshops er der foretaget en kategorisering af processer, således at processer, der er ens, behandles samlet. Eksempelvis er de specifikke processer vedrørende budgetopfølgning og what-if-analyser sammenlagt i en kategori med navnet Budgetopfølgning og beskrives samlet. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 1: Oversigt over alle processer i FRD Funktionsområde (spor) H/M/L Proces- ID Forretningsproces EG LW Kategori Budgettering M Budgetteringsprincipper Budgettering M Udarbejde budget Budgettering M Disponeringer Budgettering H Foretage budgetopfølgning Budgettering M What-if-analyser BUDGET Budgettering og principper BUDGET Budgettering og principper BUDGET Disponering BUDGET Budgetopfølgning BUDGET Budgetopfølgning Page 5 of 36

6 4 Budgettering og principper Procesområdet "Budgettering og principper" omhandler de generelle principper for budgettering og budgetindberetning hos Selvstyret og kommunerne. Derudover indeholder dette afsnit også referat af Deep Dive, som er foretaget for området. Procesområdet omfatter processerne og som vist nedenfor. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 2: Oversigt over processer for budgettering og principper Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Budgetteringsprincipper Selvstyret Der arbejdes lokalt med aktivitetsbaseret budgettering (ABB), uden at der er implementeret centrale retningslinjer for dybden og bredden af omfanget. Ambitionen er at arbejde med (ABB) ud fra centrale retningslinjer på de områder, hvor det giver værdi. Kommunerne I kommunerne budgetteres der for et år ad gangen, og budgettet er typisk klar i december måned året før. Budgetterne udarbejdes i dimensionsniveau på 2-4 cifre, som udmøntes i 10 cifreniveau. Der sendes i dag mange posteringsmeddelelser rundt, især i slutningen af et år. Både ved årets slutning og i løbet af året, er der behov for at have overblik over de disponerede beløb. For dermed at skabe et bedre grundlag for at overholde budgetterne Udarbejde budget Der budgetteres for et år ad gangen fra januar til december, og budgettet er typisk klar i december året før. Budgetterne foretages ikke på alle niveauer. For at kunne lave ressortændringer er det nødvendigt, at der budgetteres på mindste enhedsniveau. Et enhedsniveau svarer i Selvstyret til et GLN.nr. For hvert GLN.nr. er der eller bør der være en budgetansvarlig. Page 6 of 36

7 4.1 Processer i scope Budgettering Budgettering ØP / Øk. sek./ kommunalbestyrelse Start Godkendt Finanslov / bevillinger 1 Udlevering af bevillinger til de budgetansvarlige Budgetansvarlige 2 Henter budgetinformationer ind i systemet 3 Dannelse af enhedens budget 4 Behov for nedbrydning? Ja 5 Fordeling af budget på yderligere enheder Nej 8 Godkendelse af budget? Ja 9 Endeligt budget låses Ledelse / (udvalg) Nej 6 Godkendelse af budget Slut System (AX) 7 Konsolidering af budget Kommentarer til processen: Budgettering Kommentarer Start Processen starter, når finansloven eller bevillinger er godkendt. Der gælder dog for udvalgte enheder, at forløbet igangsættes tidligere, hvorfor der ikke er skitseret en tidsdimension i relation til processen. Slut Processen er afsluttet, når budgettet er afklaret og låses i AX Aktivitet Kommentarer 1 Behandling af finanslovsforslaget og forslag til bevillinger er sket i AX 2012, hvorfor der allerede ligger sumposter på budgetter ud fra den endelige finanslov og bevillinger. Disse sumposter udgør grundlaget for start på budgetteringen. 2 De respektive sumposter hentes ind som grundlag for budgettet hos de respektive budgetansvarlige i enhederne. 3 Der dannes herefter et budget hos de enkelte enheder. 4 Der kan så være behov for nedbrydning af budgettet til underliggende afdelinger og budgetposter. 5 Dette klares i systemet ud fra den opsatte kontoplan og hierarki. 6 Det færdige budget godkendes af ledelse eller udvalg. Godkendelsen foregår via workflow i systemet. Page 7 of 36

8 Aktivitet Kommentarer 7 Herefter sker der en konsolidering af budgettet i systemet, hvilket betyder, at de respektive sumkonti sammenlægges ud fra hierarkisk opdeling. 8 Er budgettet ikke godkendt af ledelsen, skal der ske en ny fordeling eller ændring af budget på enheder. Dette sendes herefter igen til godkendelse hos ledelsen, hvorefter der loopes, indtil det bliver godkendt. 9 Det godkendte budget låses fast i systemet som værende det gældende budget. 4.2 Opsummering Følgende er referat af Deep Dive på budgettering. I stedet for under "Primære beslutninger", "Øvrige beslutninger" og "Ambitioner for området budgettering og budgetopfølgning" at opdele i, hvad der omhandler Budgettering, og hvad der omhandler Budgetopfølgning, er alle punkter indsat under dette punkt, punktet disponering og punktet Budgetopfølgning. De elementer, som vedrører Budgettering, er nærmere beskrevet under punkt 4.3. Budget og budgetopfølgning er et af de procesområder, som blev behandlet i forbindelse med Deep Diveworkshops. De primære beslutninger, referat samt procestegninger er medtaget i dette dokument. I forhold til hvert punkt fremgår det, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration). De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger samt de hertil optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt uden for nærværende FRD-dokument. Der kan, afhængigt af beslutningerne, komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX Vurdering af, om det er fit eller gap, fremgår i senere afsnit for systemkravene Ambitioner for området budgettering Det er en ambition, at både kommuner og Selvstyret kan anvende samme standardiserede budgetter og systemunderstøttelse. (forretning) Idet både finansloven og bevillinger bearbejdes i AX, er det en ambition, at sumposter for budgetgrundlaget allerede forefindes i AX 2012 for budgettering og skal prioriteres og fordeles ud til de respektive enheder uden større behov for genindtastning/oprettelse. (system) Anvendelse af budgetmodulet i AX 2012 skal gerne give muligheder for hierarkisk opbygning af budgetter med mulighed for drilldown i konti. (system) Der er et stærkt ønske om anvendelse af aktivitetsbaseret budgettering, fx i form af antal og mængder. Det forudsætter registreringer af dette både under budgettering og under registrering af realiseret forbrug. (system) Page 8 of 36

9 Det er desuden en ambition, at der en sammenhæng mellem budgetarbejdet i Selvstyret og de direkte konsekvenser for budgetarbejdet ude i kommunerne. (system) Kommunerne bruger i dag Winformatik til budgettering, og det en umiddelbar ambition, at de ikke bliver ringere stillet ved anvendelse af budgetmodulet i AX 2012 fremadrettet. (forretning) Det er en ambition at anvende workflow til sikring af godkendelse af budgetter. (system) Fremover er der ud over månedsopdelte budgetter også brug for at kunne udarbejde likviditetsbudgetter. (system) AX 2012 skal levere rapporteringen eller rapportgrundlaget. (system) Primære beslutninger Ønsker man anvendelse af aktivitetsbaseret budgettering i fase 1, men ambitionen også om registrering af realiseret forbrug i fx mængder. (system) Øvrige beslutninger Kommunerne har sat som krav/ønske, at de ikke bliver ringere stillet end nuværende anvendelse af Winformatik. (forretning) 4.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Finans blev processen og gennemgået og drøftet i forhold til forskellige løsningsmuligheder til understøttelse af principperne ved budgettering. På LW blev der vist, hvordan standard AX 2012 understøtter processerne som beskrevet under Deep Dive vedrørende Budgettering. Processerne og principperne bliver i AX 2012 understøttet af elementerne Budgettyper, Budgetkoder, Budgetmodeller, Budgetkopiering, Prisregister, Arbejdsgange i relation til budgettering, Budgetindberetning og Budgetstyring. Nedenfor er en præcisering af disse de elementer, som blev vist på LW. Det blev derudover afklaret, at værktøjet, der skal understøtte oprettelse af finanslov (som bliver gennemgået i FRD for finanslov) også skal anvendes ved den almindelige budgettering, herunder understøttelse af arbejdsgange i forbindelse med budgetkorrektioner. Standardfunktionerne i AX 2012 blev dog alligevel gennemgået med henblik på at give en forståelse af, hvordan standardfunktionerne også kan understøtte en stor del af krav til processerne Budgettyper Budgettyper i AX 2012 er standarddefinitioner af forskellige typer af budgetposter. Disse standardtyper anvendes i forbindelse med den daglige indberetning af budgetposter til præcisering af, hvilken type budgetpost der er indberettet. Derudover er budgettyper tæt knyttet sammen med Budgetstyring i AX 2012, hvor der foretages styring af, hvilke budgettyper der skal danne grundlag for budgetsum, som der valideres imod ved afhændelse, indkøb og bogføring. Budgetstyring er nærmere beskrevet i afsnittet De forskellige budgettyper blev gennemgået, og beskrivelse af de forskellige typer er indsat nedenfor. Page 9 of 36

10 Tabel 3: Beskrivelse af budgettyper Budgettype Beskrivelse Oprindeligt budget Bruges, når du opretter et indledende budgetbeløb for en konto. Overfør Bruges, når du flytter et budgetbeløb fra én konto til en anden. Revision Bruges, når du ændrer budgetbeløbet for en konto. Brug denne budgettype, når du har bogført en oprindelig budgetregisterpost for kontoen. Behæftelse Bruges, når du manuelt opretter behæftelse, som er en forpligtelse til at betale en kreditor. Brug denne budgettype til at reservere budgetmidler, så de faktiske udgifter ikke overstiger det budgetterede beløb for en konto. Budgetreservation Bruges, når du manuelt opretter en budgetreservation, som er en forpligtelse til at foretage et køb, der højst sandsynligt finder sted i fremtiden. Brug denne budgettype til at reservere budgetmidler, så de faktiske udgifter ikke overstiger det budgetterede beløb for en konto. Overført budget Bruges, når du flytter budgetbeløb fra ét regnskabsår til det næste. Projekt Bruges, når du overfører projektbudgetprognoser til finansmodulet. Anlægsaktiver Bruges, når du overfører budgetprognoser for anlægsaktiver til finansmodulet. Behovsprognose Bruges, når du overfører efterspørgselsprognoser til finansmodulet. Preliminary budget Bruges, når du opretter et foreløbigt budget for en konto, når det faktiske budget revideres eller godkendes. Apportionments Bruges til at vise forskellen mellem budgetterede beløb og de beløb, der er godkendt til forbrug. En offentlig institution kan fx have et oprindeligt budget på ,00 for en konto og bruge denne budgettype for at godkende 5.000,00 til forbrug. Kun det beløb, der er fordelt, kan forbruges Budgetkoder Det blev gennemgået, hvordan budgetkoder oprettes i AX 2012, og i hvilken sammenhæng de anvendes. Kort fortalt kan der oprettes lige så mange forskellige budgetkoder, som der er behov for. Budgetkoder anvendes generelt til at definere, hvilken specifik budgettype der indberettes på. Budgetkoder skal derfor anvendes til definition af de forskellige bevillingstyper, der anvendes i fx Selvstyret. Årsagen til, at det er en specifik budgettype, er, at der på hver budgetkode skal tilknyttes en budgettype som beskrevet i forrige afsnit. Ud over at der skal tilknyttes en budgettype til hver budgetkode, kan der også tilknyttes en arbejdsgang, som sikrer et specifikt workflow, når budgetkoden anvendes til budgetindberetning. Formålet med budgetarbejdsgange er beskrevet i afsnit Nedenfor er indsat en figur, som viser et eksempel på en budgetkode, hvor der er tilknyttet en arbejdsgang. Page 10 of 36

11 Figur 1: Eksempel på budgetkode med arbejdsgang Budgetmodeller For at kunne indberette budgetposter i AX 2012 er der behov for oprettelse af budgetmodeller, hvori budgetposterne kan indberettes. Det blev forklaret, at budgetmodeller som udgangspunkt er tomme "kasser", hvori der kan indberettes budgetposter. Der er ikke noget krav om, at budgetposter kun kan omhandle kroner og ører. Det kan også være aktivitetstal, som indberettes i budgetmodellerne, og som kan anvendes til aktivitetsbaseret budgetlægning og budgetkorrektioner. Disse aktivitetstal, som indberettes i budgetmodeller, behøver ikke kun være de budgetterede aktiviteter,som anvendes til budgetlægning af oprindeligt budget eller budgettillægsbevillinger/-omrokeringer. Der kan også indberettes faktiske aktivitetstal, som dermed kan anvendes i rapportering til sammenligning mellem faktisk og budgetteret aktivitetstal. Budgetmodeller kan opbygges i flere niveauer, men Management Reporter, som skal anvendes som rapporteringsværktøj, understøtter kun budgetmodeller i 2 niveauer. Derfor blev opbygning af modelhieraki i 2 niveauer vist på LW. Ud over, at budgetmodeller kan indeholde budgetposter, kan de også anvendes som summeringskasser til fx budgetopfølgning/rapportering. Disse budgetmodeller kaldes også overmodeller og indeholder ikke nødvendigvis budgetposter, men relaterer til underliggende budgetmodeller, som indeholder budgetposter. Der blev vist følgende 2 eksempler på opbygning af budgetmodelstruktur til at understøtte Selvstyrets og kommunernes krav til budgettering og budgetopfølgning: Korrigeret budget Finanslov/forslagsbudget. Det blev vist, hvordan budgetmodeller oprettes i AX 2012, og det er vist i skærmbilledet nedenfor. Page 11 of 36

12 Figur 2: Formular til oprettelse af budgetmodeller i AX Budgetmodelstruktur for korrigeret budget Nedenfor er indsat en figur, der viser et eksempel på opbygning af budgetmodelstruktur til korrigeret budget: Figur 3: Eksempel på budgetmodelstruktur til korrigeret budget Som det fremgår af opbygningen, er der 3 undermodeller (OPR, OMP og TILL) og 1 overmodel (KORR). KORR = Korrigeret budget OPR = Oprindeligt budget OMP = Omplaceringer TILL = Tillægsbevillinger Overmodellen "KORR" henter budgetposter fra de underliggende budgetmodeller, hvis der rapporteres på denne model. Hvis der derimod ønskes rapportering på budgetposter, som kun ligger i budgetmodellen "OPR", vælges denne budgetmodel i stedet ved rapportering. Page 12 of 36

13 Budgetmodellerne har forskellige farver for at illustrere, at budgetmodeller kan spærres for yderligere indberetning. "OPR" indeholder budgetposter med oprindeligt budget og ønskes derfor ikke overskrevet i løbet af regnskabsåret. "KORR" er en overmodel, som kun har til hensigt at samle budgetposter fra undermodeller, hvorfor der ikke må ske indberetninger i denne model. Derfor er den spærret for indberetning. "OMP" (omplaceringer) og "TILL" (tillægsbevillinger) er budgetmodeller, hvor der gerne må ske indberetninger i løbet af regnskabsåret, og de er derfor ikke spærret Budgetmodelstruktur for finanslov/forslagsbudget Nedenfor er indsat en figur, der viser et eksempel på opbygning af budgetmodelstruktur til finanslov/forslagsbudget. Figur 4: Eksempel på budgetmodelstruktur til finanslov/forslagsbudget Som det fremgår af opbygningen, er der 4 undermodeller (16FORS, 161BEH, 162BEH og 163BEH) og 3 overmodeller (FORS1, FORS2 og FORS). FORS = Samlet budgetforslag/finanslov FORS1 = Oprindeligt forslag inkl. 1. behandling FORS2 = Oprindeligt forslag inkl. 1. og 2. behandling 16FORS = Oprindeligt forslag (fx ) 161BEH = 1. behandlings budgetkorrektioner (fx ) 162BEH = 2. behandlings budgetkorrektioner (fx ) 163BEH = 3. behandlings budgetkorrektioner (fx ) Overmodellerne "FORS1", "FORS2" og "FORS" henter budgetposter fra de underliggende budgetmodeller, hvis der rapporteres på disse modeller. Hvis der derimod ønskes rapportering på budgetposter, som kun ligger i budgetmodellen "163BEH", vælges denne budgetmodel i stedet ved rapportering. Budgetmodellerne har forskellige farver for at illustrere, at budgetmodeller kan spærres for yderligere indberetning. "16FORS" indeholder budgetposter med sidste års vedtagne finanslov/forslagsbudget, som bruges som udgangspunkt for den efterfølgende behandling/korrektion i finanslovs-/forslagsbudgetprocessen i henholdsvis Selvstyret og kommunerne. Page 13 of 36

14 "FORS" er en overmodel, som kun har til hensigt at samle budgetposter fra undermodeller, hvorfor der ikke må ske indberetninger i denne model. Derfor er den spærret for indberetning. "161BEH", "162BEH" og "163BEH" (korrektioner i forbindelse med 1., 2. og 3. behandling af budgettet) er budgetmodeller, hvor der gerne må ske indberetninger i løbet af budgetåret, og de er derfor ikke spærret. Det er dog muligt at oprette alle budgetmodellerne fra årets start og spærre de modeller, som først senere må bruges i budgetbehandlingsprocessen. Det samme gør sig gældende for de budgetmodeller, der allerede ligger budgetposter i. Her er det muligt at spærre dem i takt med, at der ikke længere må indberettes i budgetmodellerne Budgetkopiering Under LW blev det klart, at der er behov for at kunne foretage kopiering af budgetposter mellem budgetmodeller. Der findes 2 standardfunktioner, som automatisk kan indsætte budgetposter i en budgetmodel/budgetplan i AX Ved oprettelse af nye budgetposter kan der ved anvendelse af bestemte budgettyper (fx revision) indlæses budgetposter på baggrund af finansposter. Disse finansposter er realiserede tal som bliver lagt ind som budgetposter på postniveau. Figur 5: Overfør finanssaldi til budgetmodel 2. Ved oprettelse af budgetplaner kan der oprettes en ny budgetplan på baggrund af en anden budgetplan. Page 14 of 36

15 Figur 6: Kopier budgetplaner Ingen af disse 2 kopieringsfunktioner understøtter det behov, der er for at kunne kopiere budgetposter fra en budgetmodel til en anden. Der skal derfor udvikles en funktion, som vil blive defineret på en eventuel Design Workshop Balanceniveau Ved indberetning af budgetposter er der behov for, at nogle typer af budgetindberetninger balancerer. Det gør sig gældende ved fx budgetomrokeringer, som er budgetneutrale rokeringer. Der findes allerede en standardfunktion i AX 2012, som understøtter dette behov. Ved at anvende budgettypen "Overfør" og de funktioner, som knytter sig til denne budgettype, sikres det, at budgetomrokeringer altid går i 0, inden budgetposterne gemmes/godkendes. Denne balancekontrol er dog kun gældende for alle budgetposter i forbindelse med indberetningen, men der er ingen validering på om budgetposterne samtidig balancerer på bestemte dimensioner. Der er derfor behov for, at der oprettes en funktion, som foretager validering på balanceniveau. Fx at budgetindberetningen balancerer på dimensionen "Formål", så der ikke kan foretages budgetomrokeringer mellem 2 forskellige dimensionsværdier i samme budgetindberetning. Der skal derfor udvikles en funktion, som vil blive defineret på en eventuel Design Workshop Prisregister (Register over fremskrivningsprocenter på budgetposter) Der blev på LW orienteret om, at AX 2012 som standard ikke indeholder et decideret prisregister. Som standard understøttes funktionen i AX 2012 ved, at budgetposter, inden de godkendes, overføres til Excel og fremskrives, hvorefter de opdateres i AX Denne funktion vil for kommunerne godt kunne anvendes, eftersom den minder meget om den proces, de allerede har i dag. For Selvstyret forholder det sig dog anderledes. Her er der behov for, at AX 2012 også indeholder et prisregister, hvor prisregulering kan defineres ud fra bestemte dimensioner i kontoplanen. Der blev præsenteret et oplæg til, hvordan et sådant prisregister kan opbygges. Oplægget, som blev vist på LW, er indsat nedenfor. Page 15 of 36

16 Figur 7: Eksempel på prisregisteropbygning Ud over standardfunktionaliteten med fremskrivning via korrektioner i Excel blev funktionen også vist med anvendelse af værktøjet TM1, som er nærmere beskrevet under afsnit Arbejdsgange i forbindelse med budgettering Der er som beskrevet i Deep Dive for budgetteringsprocessen et behov for, at budgetposter skal igennem et godkendelsesflow. Denne funktion understøttes som standard af arbejdsgange (workflow), som tilknyttes budgetkoder. Det betyder, at det for bestemte budgetkoder kan defineres, at budgetindberetninger skal igennem en godkendelsesarbejdsgang for at blive godkendt, før de kan overføres til fuldførte budgetposter. Der kan oprettes lige så mange forskellige arbejdsgange, som der er behov for. Nedenfor er en figur, som viser den grafiske opsætning af en arbejdsgang for budgettering. Figur 8: Opbygning af budgetarbejdsgang Ud over standardfunktionerne, som ligger i AX 2012, blev der orienteret om det godkendelsesflow, som ligger i budgetindberetningsværktøjet TM1. Dette er nærmere beskrevet under afsnit Budgetindberetning Der blev på LW vist budgetindberetning via standard AX 2012 og budgetteringsværktøjet TM1. Dette for at vise de muligheder, der ligger i begge værktøjer. Nedenfor er derfor en nærmere beskrivelse af, hvordan budgetposter generelt gemmes i AX 2012, og mulighederne for budgetindberetning i de 2 forskellige værktøjer. Page 16 of 36

17 Budgetposter i AX 2012 Budgetposter bliver i AX 2012 gemt som budgetkontoposter (Budgetpost). På hver budgetkontopost kan/skal der tilknyttes specifikke oplysninger. Det drejer sig om dato, kontodimensionsværdier, kommentarer, beløb, beløbstype og valuta. Disse informationer anvendes ved senere udsøgning og rapportering på budgetposter. Hver budgetkontopost er samtidig tilknyttet en budgetregisterpost (budgetkladde med budgetkontoposter), som er generelle for alle de budgetkontoposter, der er tilknyttet samme budgetregisterpost. Det drejer sig fx om budgetmodel og budgetkode. Det er altså via budgetregisterposten, at det defineres, hvilken budgetmodel budgetkontoposten skal tilknyttes, og hvilken budgetkode budgetkontoposten skal behandles som. Ved indberetning af budgetposter bliver disse poster logget med brugeren, som har oprettet poster. Derudover kan der på den enkelte post også ses, hvem der senest har foretaget ændringer. Derudover er det muligt at opsætte databaselog på alle ændringer og sletning. Hermed vil det være muligt at se hvem, hvornår og hvad der er ændret eller slettet. Se afsnit for nærmere beskrivelse af budgetmodeller og afsnit for nærmere beskrivelse af budgetkoder Budgetindberetning via standard AX 2012 Det blev på LW vist, hvordan budgetindberetningen i AX 2012 foretages. Via budgetmodulet oprettes en ny budgetregisterpost (budgetkladde), hvor bl.a. budgetmodel og budgetkode vælges. Herefter oprettes manuelt budgetposter som budgetkontoposter, som budgetindberetningen vedrører. Hvis der er tilknyttet en arbejdsgang til den valgte budgetkode, skal denne følges, før budgetposten kan fuldføres (opdatere budgetsaldi). Nedenfor er vist et billede af en fuldført budgetregisterpost med budgetkontoposter. Figur 9: Standard budgetindberetningsbillede Page 17 of 36

18 Budgetindberetning via TM1 Det blev på LW besluttet, at budgetindberetning via TM1 var at foretrække, eftersom der er mange oplysninger, som er defineret på forhånd. Ved budgetindberetning via TM1 foregår budgetindberetningen via nogle foruddefinerede skabeloner, som sikrer, at der anvendes korrekt budgetmodel, budgetkode, dato, dimensionsværdier, beløbstype og valuta. Disse oplysninger bliver automatisk tilknyttet budgetposterne. Derudover er der i TM1 mulighed for at indbygge arbejdsgange, som sikrer, at budgetindberetninger først er fuldført, når de er godkendt. Derudover giver TM1 også et overblik over, hvilke områder der har foretaget indberetning i skabelonerne. TM1 giver ved budgetindberetning mulighed for bl.a. at tilknytte kommentarer til de enkelte poster som bliver gemt med budgetposten i AX Hermed er det i fx i budgetopfølgningen muligt at se de kommentarer som er tilknyttet budgetposterne. Budgetindberetningen kan også foretages på flere forskellige måder. Top down eller buttom up budgettering. Automatisk fordeling af budgetbeløb over flere konti/perioder/mv. og indberegning på baggrund af nøgletal. Ved indberetning åbnes en skabelon, og der tages ejerskab af skabelonen. Hermed kan ingen andre komme til at indberette i samme skabelon, og det er muligt at se, at arbejdet med budgetindberetningen er i gang. Herefter defineres dimensionsværdier/konto, hvorefter der indberettes i relevant periode og dimension/konto. Når indberetningen er færdig, "submittes" indberetningen, hvorefter den ligger klar til eventuel efterfølgende godkendelse, før budgetposterne bliver registreret som fuldført i AX Nedenfor er et eksempel på en indberetning, som blev vist på LW. Dette eksempel er ikke et udtryk for den endelige løsning, men er kun opbygget for at vise nogle af funktionerne i TM1. Figur 10: Budgetindberetning via TM1 Page 18 of 36

19 4.3.9 Budgetstyring Der blev på LW orienteret om funktionen budgetstyring, som er en standardfunktion i AX 2012 til styring af budgetoverskridelser. Der var en snak om de muligheder, som budgetstyring i AX 2012 indeholder kontra Budgetopfølgning/Ledelsestilsyn. Budgetstyring er et værktøj, som kan sikre, at der ikke indkøbes/bogføres på en konto/kontostruktur, medmindre der er budget. Der blev orienteret om, at budgetstyring hænger tæt sammen med budgettyper og budgetmodeller. Som udgangspunkt er budgetstyring tæt knyttet til hele indkøbsmodulflowet, som ikke skal tages i brug i fase 1. Derfor blev det besluttet, at budgetstyring ikke tages i brug i første omgang. Det er dog hensigten, at budgetstyring tages i anvendelse, når indkøbsmodulet implementeres i en senere fase. Derved sikres det, at den løbende kontrol (budgetstyring) kan erstatte en stor del af den månedlige rapportering. Nedenfor er vist opsætningsbilledet af budgetstyring og det punkt, der definerer, hvilke budgettyper der skal indgå i budgetstyringen. Figur 11: Konfigurering af tilgængelige budgetmidler til budgetstyring Page 19 of 36

20 Identificerede fit/gaps i forbindelse med budgettering og principper i AX 2012 Tabel 1: Identificerede fit/gaps i forbindelse med budgettering og principper i AX 2012 Aktivitets- ID Beskrivelse BUD_001 Budgetbevillingstyper BUD_002 Aktivitetsbaseret budgettering BUD_003 Ressortomlægninger BUD_004 Ingen genindtastning af budgetposter BUD_005 Hierarkisk opbygning af budgetter BUD_006 Godkendelsesflow BUD_007 Budgetkopiering BUD_008 Balanceniveau BUD_009 Prisregister BUD_010 Budgetindberetning via AX 2012 BUD_011 Budgetindberetning via TM1 BUD_012 Budgetstyring/budgetkontrol Fit/ gap Initiativ fit Styres af budgetkoder fit Enheder/mængder kan indberettes i budgetmodeller gap Er beskrevet i særskilt i FRD Ressortomlægning fit fit Over- og underbudgetmodeller i 2 niveauer fit Arbejdsgange ved budgetindberetning gap Mulighed for at kopiere budgetposter fra en budgetmodel til en anden budgetmodel gap Mulighed for at definere, at budgetindberetning skal balancere på en eller flere dimensionsværdier. Dette skal fx opsættes på budgetkoder. gap Mulighed for tilknytning af prisregister til budgetposter, så budgetposterne kan prisreguleres ud fra foruddefinerede reguleringsprocenter. fit gap TM1 skal tilpasses integration til AX Herudover henvises der til afsnit fit Løses via budgetopfølgning/ledelsestilsyn Variationer i to-be-processer N/A Initiativer og krav til to-be-processer N/A. Page 20 of 36

21 Indsatsområder N/A Andre spor Tilpasning af TM1 til budgetindberetning er nærmere beskrevet i dokumentet "Functional Requirements Document (FRD) Finanslov Nøgledata på området Budgetmodeller. Budgetkoder Øvrige bemærkninger N/A. 5 Disponering Procesområdet "Disponering" omhandler håndtering af disponeringer i løbet af året, så der løbende tages højde for forventet forbrug i forbindelse med budgetopfølgningen. Procesområdet omfatter processen som vist nedenfor. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 4: Oversigt over processer for disponering Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Disponeringer Der sendes i dag mange posteringsmeddelelser rundt, især i slutningen af et år. Både ved årets slutning og i løbet af året er der behov for at have overblik over de disponerede beløb for dermed at skabe et bedre grundlag for at overholde budgetterne. 5.1 Processer i scope N/A. 5.2 Summary N/A. Page 21 of 36

22 5.3 To-be-procesbeskrivelse På LW var der er en dialog om formålet med anvendelse af disponeringer. Der er generelt et behov i Selvstyret og kommunerne for at kunne håndtere disponeringer, så der løbende er kontrol med faktisk, forventet og budgetteret forbrug. På LW blev standardfunktionaliteten "Commitments" vist. Commitments (disponeringer) i standard AX 2012 tager udgangspunkt i indkøbsmodulet, leverandører og indkøb. Eftersom indkøb ikke er med i fase 1, blev en mere pragmatisk tilgang fremvist. Den tager udgangspunkt i budgetposter i budgetmodeller og den almindelige budgetopfølgning, hvor der er behov for at kunne se faktisk og forventet (herunder disponeringer) forbrug kontra budget. Som tidligere nævnt i denne FRD er der ingen regler for, at budgetmodeller kun kan bruges til budgettering af kroner og ører. Ud over også at kunne indeholde aktivitetstal vil det også være muligt at definere budgetmodeller og budgetkoder, som anvendes til forventet forbrug (disponeringer). Indberetningen af disse budgetposter kan foregå via standard AX 2012 budgetindberetning i budgetregisterposter som budgetkontoposter eller, som det blev vist på LW, via budgetlægningsværktøjet TM1. Ved anvendelse af budgetposter som forventet forbrug er der mulighed for at sammenligne faktisk forbrug med måneder, hvor der er indtastet disponeringer. Hermed gives et billede af, hvor præcis disponeringen har været i forhold til det faktiske forbrug, og det kan dermed være med til at optimere disponeringen fremadrettet. Desuden er der også mulighed for løbende at tilpasse allerede indberettede disponeringer, i takt med at "man bliver klogere". Ved anvendelse af TM1 ved disponering vil det også ved anvendelse af forskellige budgetmodeller, budgetkoder samt godkendelsesflow i TM1 til understøttelse af behov for statusstyring af disponeringer. Nedenfor er vist et eksempel på indberetning på 2 konti fra april til december. For hver konto er det forventede forbrug (disponeringer) indberettet, så der samlet er disponeret kr. resten af året. Det blev vist, hvordan disse indberetninger kan anvendes i den daglige budgetopfølgning. Eksempel: I april måned foretages der budgetopfølgning for faktisk forbrug for perioden januar marts og forventet forbrug for april december. Budgetopfølgningen indeholder dermed faktisk forbrug for de første 3 måneder og forventet forbrug for 9 måneder på samlet kr. Måneden efter indeholder budgetopfølgningen faktisk forbrug for perioden januar april og forventet forbrug for maj december. Budgetopfølgningen indeholder dermed faktisk forbrug for de første 4 måneder og forventet forbrug for 8 måneder på samlet kr. ( ). Page 22 of 36

23 Figur 12: Eksempel på indberetning af disponeringer i TM Identificerede fit/gaps i forbindelse med disponeringer i AX 2012 Tabel 2: Identificerede fit/gaps i forbindelse med disponeringer i AX 2012 Aktivitets- ID Beskrivelse Fit/gap Initiativ BUD_013 Disponeringer fit Som budgetposter i budgetmodeller der vedligeholdes løbende Variationer i to-be-processer N/A Initiativer og krav til to-be-processer N/A Indsatsområder N/A. Page 23 of 36

24 5.3.5 Andre spor N/A Nøgledata på området N/A Øvrige bemærkninger N/A. 6 Budgetopfølgning Procesområdet "Budgetopfølgning" omhandler den løbende budgetopfølgning, som ønskes foretaget i Selvstyret og kommunerne. Processen lægger op til en løbende opfølgning, attestering og løbende budgetkorrektioner som omrokeringer og tillægsbevillinger. Procesområdet omfatter processerne og som vist nedenfor. For processen er der udarbejdet Deep Dive, som er beskrevet i dette afsnit. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 5: Oversigt over processer for budgetopfølgning Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Foretage budgetopfølgning Kommunerne Der udskrives en balance med det realiserede forbrug, budgettet, % realiseret af forbrug og rest til forbrug. Denne sendes til fagområderne, som redegør for differencer og melder tilbage. Prognose laves på baggrund af fremtidige aktiviteter for at kunne give et bud på det endelige resultat. Ved budgetopfølgning er der et behov for på en hurtig og intuitiv måde at kunne gå fra et højt regnskabsmæssigt generisk niveau ned på den enkelte postering og det dertilhørende bilag. Selvstyret I dag foretager hvert departement budgetopfølgning i Excel. Der er ikke fælles standard/skabelon for budgetopfølgning. Regnskabstal trækkes ud af økonomisystemet og indtastes manuelt i Excel, hvor budgettet ofte ligger. Budgetopfølgningen består i at sammenligne budget og realiseret forbrug. Hvis der er en afvigelse på 2 % eller kr., skal den budgetansvarlige redegøre herfor. Der følges dog ikke op på, hvilken Page 24 of 36

25 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse værdi (aktiviteter) man har fået for midlerne. Der arbejdes på at implementere en proces med aktiviteter som skitseret i nedenstående flow What-if-analyser Eventuelle What-if-analyser laves i dag i regneark. Der er behov for et analyseværktøj/tendensberegner, så der kan arbejdes med historiske data over en flerårig periode, fx de seneste 5 års forbrug på en afdeling. Kommunerne: Analyserne købes eksternt på ad hoc-bestillinger. Eksterne analyser er en del af aftalen med Kimik IT. Meget manuelt arbejde. Tidskrævende og upræcist. 6.1 Processer i scope Budgetopfølgning Budgetopfølgning Start Slut Ledelse Budgetansvarlige 1 Kørsel i systemet som henter budget og regnskabstal 2 Indhentning af data fra subsystemer 3 Præsentation af afvigelser 4 Vurdering af hvorfor afvigelser (undersøgelse) 5 Forventninger til årets forbrug på udvalgte konti 6 Rettelser til afvigelser? Ja 7 Ret årsagen til afvigelse Nej 8 Registrering af bemærkninger til afvigelser 9 Ændringer til budgettet? Ja 10 Foretag ændring til budgettet (om-rokering) 11 Behov for godkendelse? Ja Nej 12 Godkendelse af ledelsen 13 Tillægsbevillinger? Ja Tillægsbevilling Nej Kommentarer til processen: Budgetopfølgning Kommentarer Start Processen omhandler løbende opfølgning på budgettet og håndtering af afvigelser heri. Slut Tidsmæssigt er det en kontinuerlig proces og dermed som sådan ikke en konkret afslutning, men i stedet loop igen. Dog er sidste aktivitet sat til afstemning af tillægsbevillinger. Aktivitet Kommentarer 1 Der er en ambition om månedsvis budgetopfølgning, hvilket betyder, at man så månedsvis kører en kørsel i AX 2012, der sammenligner budgettet med bogførte regnskabstal. Page 25 of 36

26 Aktivitet Kommentarer 2 Til denne sammenligning indhentes tal fra subsystemer som IRIS i forhold til udestående leverandørfakturaer og dermed disponering og i forhold til lønsystemet og forventede lønposter. Det er en ambition, at der er link til IRIS for at få overblik over disponeringer, eller alternativt at der udarbejdes en løsning til håndtering af dette. Samme ønske forefindes også i relation til lønsystemet. 3 Efter kørslen fremfinder systemet de afvigelser, der er mellem budget og realiseret, og der fremkommer et overblik over afvigelser. 4 Der sker så en manuel vurdering af de afvigelser, systemet er fremkommet med. Ved større afvigelser er der behov for en konkret undersøgelse af årsagen til afvigelsen. 5 Sammen med vurdering af afvigelsen vurderes også forventninger til årets samlede forbrug for den konkrete konto og herunder også, hvordan udviklingen er for afvigelsen. 6-7 Er der i undersøgelsen fremkommet et behov for rettelse af afvigelser, fx grundet forkert kontering, rettes årsagen i systemet. Der foretages ingen ny kørsel, og rettelsen kommer dermed først med ved næste kørsel. 8 På alle de identificerede afvigelser registreres bemærkninger til årsagen til afvigelsen. Dette er til rapportering til ledelsen Giver afvigelserne anledning til afgivelser i forhold til budgettet, vurderes først, om det kan håndteres ved omrokeringer inden for pågældende enhed Har omrokeringen et sådant omfang, at det kræver godkendelse fra ledelsen, afklares dette. Godkendelsen foregår via et workflow i systemet. 13 Har afvigelsen i budgettet et sådant omfang, at det kræver tillægsbevillinger, foretages en ansøgning om dette (anden proces). 6.2 Opsummering Følgende er referat af Deep Dive på budgettering. I stedet for under "Primære beslutninger", "Øvrige beslutninger" og "Ambitioner for området budgettering og budgetopfølgning" at opdele i, hvad der omhandler Budgettering, og hvad der omhandler Budgetopfølgning, er alle punkter indsat under dette punkt, punktet disponering og punktet Budgetopfølgning. De elementer, som vedrører Budgettering, er nærmere beskrevet under punkt 4.3. Budget og budgetopfølgning er et af de procesområder, som blev behandlet i forbindelse med Deep Diveworkshops. De primære beslutninger, referat samt procestegninger er medtaget i dette dokument. I forhold til hvert punkt fremgår det, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration). De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger samt de hertil optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt uden for nærværende FRD-dokument. Der kan, afhængigt af beslutningerne, komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX Page 26 of 36

27 Vurdering af, om det er fit eller gap, fremgår i senere afsnit for systemkravene Ambitioner for området budgetopfølgning Systemet generer overblik over afvigelser som grundlag for den månedsvise opfølgning på budgettet. (system) Der skal være et link til eksterne systemer for håndtering af disponeringer, eller alternativt skal der findes en løsning til oprettelse af disponeringer i AX (system) / (forretning) Hvis muligt er der et ønske om import af sumposter for løn i forhold til budgetopfølgningen eller fremskaffelse på anden vis. I dag fås det på sumposter, hvor AX 2012 fremadrettet kan tilbyde det på CPRniveau. (integrationer) Tillægsbevillinger både godkendte og ikke-godkendte skal være synlige i forhold til budgetopfølgningen. (system) I et vist omfang ønskes muligheden for transparens mellem Selvstyret og kommuner. Det betyder, at man kan se hinandens konti og budgetopfølgning. Der skal dog være krav til rettigheder, ligesom det ikke skal være gældende for alle konti. (system) Der er behov for anvendelse af prognosemodeller på konti til fremskrivning i forhold til forventet årligt forbrug/omkostning. (system) I relation til overblik over afvigelser er det et ønske, at der anvendes farver i afvigelser for at skabe af overblik. (system) Det skal være muligt at lave afvigelser både i kr. og procent. (system) Det er en ambition, at håndteringen af ressortomlægning i AX 2012 slår igennem i forhold til budgetopfølgningen i AX 2012, så man ikke skal vente 2-3 måneder før det bliver anvendeligt efter en omlægning. (system) Primære beslutninger Idet anlægsstyring er et centralt element af budgetopfølgningen, er der fundet en løsning på anlæg i forhold til fase 1 i form af at det håndteres manuelt. (system) Øvrige beslutninger Idet løndelen er uden for scope for fase 1, skal det afklares, hvorledes sumposter for løn bliver anvendelige i relation til budgetopfølgningen. (forretning) (system) Med hensyn til ambitionen om transparens i budgetopfølgningen mellem kommuner og Selvstyret skal afklares, hvor meget der ønskes at kunne ses og tilgås på tværs, og hvordan skal det styres af rettigheder. (forretning) Ressortomlægning skal slå igennem i forhold til budgetopfølgningen (og straks hvis muligt). (system) 6.3 To-be-procesbeskrivelse På LW blev der enighed om at indstille til, at det er værktøjet Management Reporter, der skal være det løbende rapporteringsværktøj, til budgetopfølgning. Værktøjet understøtter hovedparten af de krav, som er Page 27 of 36

28 defineret ud fra Deep Dive på processen. Der er dog elementer, som ikke er understøttet. Disse elementer fremgår af afsnit Generelt er Management Reporter et rapporteringsværktøj, som giver brugeren mulighed for helt frit at definere indholdet af rapporten, dvs. definere afgrænsning af kontoplansdimensioner, rækker og kolonner. Rapporteringsværktøjet blev vist på LW, og det blev gennemgået, hvordan rapportversioner hænger sammen med kolonne- og rækkedefinitioner, som kan anvendes på mere end 1 rapport. Ved oprettelse af fx kolonner er det samtidig muligt at opstille prognoseberegninger med fx fremskrivning af beløb mv. Herefter blev der vist en rapport, og de muligheder, der ligger i at "bore" sig ned i data fra sum af samlede omkostninger til at få vist den eller de bagvedliggende bogføringstransaktioner. Derudover blev det vist, at det er muligt at tilknytte kommentarer til de enkelte linjer i rapporten. Disse kommentarer bliver gemt, så alle med adgang til samme rapport kan se, hvem og hvad der er skrevet i kommentaren. Disse kommentarer bliver ikke gemt i AX 2012 men ligger i rapportbiblioteket som Management Reporter anvender. Management Reporter giver også mulighed for at tilknytte data fra andre kilder, herunder Excel. Derved understøttes behovet for, at rapporten ikke kun indeholder data, som ligger i AX Til understøttelse af What-if analyser vil det også være muligt at anvende Management Reporter. I dette værktøj er det muligt at foretage konsekvensberegninger i budgetkorrektioner samt simuleringer på fx sidste 3 års realiserede tal. Desuden giver Management Reporter mulighed for at aggregeret data på dimensioner på alle niveauer i kontoplanen. Hvis budgetopfølgningen giver anledning til korrektioner af budgettet, anvendes processen budgettering som beskrevet under afsnit 4. Dette kan være små omrokeringer, omrokeringer, som overskrider specifikke balanceniveauer, eller regulære tillægsbevillinger, som kræver politisk godkendelse. Page 28 of 36

29 Figur 2: Management Reporter-rapport Identificerede fit/gaps i forbindelse med budgetopfølgning i AX 2012 Tabel 3: Identificerede fit/gaps i forbindelse med budgetopfølgning i AX 2012 Aktivitets- ID Beskrivelse BUD_014 Systemet generer overblik over afvigelser som grundlag for den månedsvise opfølgning på budgettet. (system) BUD_015 Tillægsbevillinger både godkendte og ikkegodkendte skal være synlige i forhold til budgetopfølgningen. (system) BUD_016 I et vist omfang ønskes muligheden for transparens mellem Selvstyret og kommuner. Det betyder, at man kan se hinandens konti og budgetopfølgning. Der skal dog være krav til rettigheder, ligesom det ikke skal være gældende for alle konti. (system) Fit/gap Initiativ fit fit fit Management Reporter Management Reporter Management Reporter samt roller og rettigheder Page 29 of 36