Functional Requirements Document FRD Finanslov

Transkript

1 Functional Requirements Document FRD Finanslov ODM Version 1.0 Udarbejdet for: Det fællesoffentlige ERP-sekretariat Projekt: Det fællesoffentlige ERP-projekt i Grønland Udarbejdet af: Johnny Ransby Page 1 of 40

2 1 Introduktion Formål I scope Ikke i scope Ændringshistorik Oversigt over forretningsprocesser Processtyring og registrering af finanslov- og budgettal Processer i scope Opsummering Afgrænsning af området Beslutninger til udførelse Ambitioner for området bevillinger og finanslovsforslag Primære beslutninger Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Systemsammenhæng til understøttelse af "Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag", "Forhandling og godkendelse af bevillinger/finanslov" og "Tillægsbevillinger" Arkitekturmæssig understøttelse af processerne omkring "Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag" Arkitekturmæssig understøttelse af processerne omkring "Forhandling og godkendelse af bevillinger/finanslov" Arkitekturmæssig understøttelse af processerne omkring "Tillægsbevillinger" Identificerede fit/gaps i forbindelse med Finanslov i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Samlet oversigt over identificerede gaps på Finanslovsområdet Risici Forkortelser og definitioner Referencer og bilag Page 2 of 40

3 Tabeloversigt Tabel 1: Oversigt over alle processer i FRD... 5 Tabel 2: Oversigt over processer for Processtyring og registrering af finanslov- og budgettal... 6 Tabel 3: Beskrivelse af budgettyper Tabel 4: Identificerede fit/gaps i forbindelse med Finanslov i AX Tabel 5: Samlet oversigt over identificerede gaps på Finanslovsområdet Tabel 6: Oversigt over forkortelser Figuroversigt Figur 1: Systemsammenhæng Figur 2: Eksempel på budgetkode med arbejdsgang Figur 3: Formular til oprettelse af budgetmodeller i AX Figur 4: Eksempel på budgetmodelstruktur til Finanslov/Forslagsbudget Figur 5: Eksempel på prisregisteropbygning Figur 6: Eksempel på opbygning af budgetarbejdsgang Figur 7: Budgetindberetning via TM Figur 8: Systemunderstøttelse til Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag Figur 9: Systemunderstøttelse til behandling og godkendelse Finanslov/Bevillinger Figur 10: Systemunderstøttelse til tillægsbevillinger Page 3 of 40

4 1 Introduktion Nærværende dokument indeholder en behandling af alle processer på Finanslov-området (herunder kommunalt budget) og er baseret på en række Deep Dive-workshops (uge 8-9) og løsningsworkshops (uge 16-17). I forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet er alle processerne gennemgået med henblik på vurdering af behovet i den nye løsning op imod standard AX 2012-funktionalitet. Analysearbejdet er udført i samarbejde med ERP-sekretariatet og har resulteret i en oversigt over nødvendige tilpasninger (gaps) i den nye løsning. En dybere analyse af de enkelte gaps med henblik på at designe de specifikke løsninger bliver foretaget i projektets design- og implementeringsfase. 1.1 Formål Dokumentet har til formål at beskrive resultatet fra løsningsworkshops i form af fit og gaps og dermed give en præcisering af kundens krav og en efterfølgende analysering af mulighederne for understøttelse i Dynamics AX Dokumentet danner grundlaget for senere detailanalyse (FDD) og den videre implementering. Det er ERP-sekretariatet, der har til opgave at validere, at de skitserede krav er udtømmende, samt at de skitserede løsningsforslag er dækkende i forhold til kravene. 1.2 I scope Dokumentet omhandler kun sporet Finanslov (herunder kommunalt budget). Derudover henvises der til afsnit Ikke i scope Dokumentet fokuserer udelukkende på de definerede processer. Det er ERP-sekretariatets opgave at sikre, at de enkelte krav er medtaget i løsningsworkshops og dette dokument. 2 Ændringshistorik Version Dato Initialer Specifikation af ændringer JORAN Nyt dokument JORAN Færdig JORAN ERP præ-godkendt JORAN Godkendt 3 Oversigt over forretningsprocesser Dokumentet indeholder processer som omhandler området Finanslov og kommunale budgetter. Finansloven og kommunale budgetter bliver behandlet som en proces i dette dokument, som dermed indeholder en samlet beskrivelse for forberedelse til finanslov, udarbejdelse af finanslov og tillægsbevillinger samt dannelse af kommunale budgetter. Page 4 of 40

5 Ambitionen for Finanslovsmodulet er nemlig at værktøjet også skal kunne anvendes til tilblivelse at de kommunale budgetter. Nedenfor vises en detaljeret liste over processerne på finanslovsområdet, som behandles i dette dokument. Processerne stammer fra ERP's analysearbejde i Rapid Value og er et snapshot af det gennemførte procesarbejde i Rapid Value i uge 2, Ifm. planlægning og gennemførelse af Deep Dives og løsningsworkshops er der foretaget en kategorisering af processer, således processer, der er ens, behandles samlet. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 1: Oversigt over alle processer i FRD Funktionsområde (spor) H/M/L Proces- ID Forretningsproces EG - LW Kategori Finanslov/ kommunalt budget Finanslov/ kommunalt budget Finanslov/ kommunalt budget H Processtyring af finanslovsforslag og de tilhørende beskrivelser inkl. tillægsbevillinger H Registrering af Finanslovens tal og bevillinger inkl. tillægsbevillinger H Trykning af Finansloven. inkl. Tillægsbevillinger FINANSLOV Processtyring og registrering af finanslov- og budgettal FINANSLOV Processtyring og registrering af finanslov- og budgettal FINANSLOV Trykning af dokumenter 4 Processtyring og registrering af finanslov- og budgettal Procesområdet "Processtyring og registrering af finanslov- og budgettal" omhandler alle elementer, der er indeholdt i tilblivelse af finanslov og kommunale budgetter samt tillægsbevillinger i løbet af finansåret/regnskabsåret der går fra 1. januar til 31. december. Dette afsnit tager udgangspunkt i referat af Deep Dive, som er foretaget for området. Procesområdet omfatter processerne , og som vist nedenfor. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Page 5 of 40

6 Tabel 2: Oversigt over processer for Processtyring og registrering af finanslov- og budgettal Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Processtyring af Forslag til finansloven er Naalakkersuisuts forslag overfor Inatsisartut. finanslovsforslag og Inatsisartut skal herefter drøfte og behandle Naalakkersuisuts finanslovsforslag, hvilket sker under efterårssamlingerne, via en 2. behandling og en 3. de tilhørende beskrivelser inkl. tillægsbevillingeger af FFL, efter forhandlinger og drøftelser i salen, og der bør helst ikke behandling af FFL. Under en 2. behandling foretages de allerfleste justerin- være ændringsforslag til en 3. behandling, som også omfatter en endelig godkendelse af samtlige ændringsforslag. Ændringsforslag til 3. behandlinger kan ikke altid undgås og kan komme fra både departementer/naalakkersuisuts medlemmer, Inatsisartuts udvalg og enkelte Inatsisartut medlemmer. Under Finanslovsprocessen arbejder Departementet for Finanser og departementerne således med 2. og 3 behandlingsforslag til FFLforslaget. I forbindelse med de tre behandlingsrunder, er det vigtigt, at der er faciliteter, der kan skabe overblik over aktuelle og historiske bevillingsforslag, og som styrer og skaber overblik over, hvor langt det enkelte bevillingsforslag er i processen. I en rammebudgetmodel styres, hvilken fase (behandling) man er nået til. Det betyder, at hvis rammebudgetmodellen er i fase 1. behandling, så kan der ikke foretages indtastning i Finanslovsprocessens 2.- og 3. behandlinger. Omvendt kan der ikke indtastes i 1. behandling, hvis fasen er sat til 2. eller 3. behandling. Når en vis fastsat tidsfrist er nået, lukker Departementet for Finanser for redigering for Departementerne, så der er sikkerhed for, at det, der er udarbejdet, også er det, der kommer i Inatsisartut. Økonomisk Planlægningsafdeling (ØP), som hører under Departementet for Finanser, styrer og administrerer tillægsbevillingen, som gennemføres i løbet af året. De øvrige Departementer skal kun indtaste tillægsbevillingsansøgninger for det finansår, man er i. Det vil sige, at hvis man befinder sig i året 2014, kan der kun arbejdes i den tillægsbevilling, der er oprettet for året Styringsredskaberne indbefatter mulighed for ØP til at foretage godkendelsesprocedure af de enkelte forslag. Derudover overføres de godkendte tillægsbevillingsforslag til Finansloven samt til anlægsprojekter i Time/sag. I de efterfølgende beskrivelser og krav skelnes der ikke mellem krav til finanslovsprocessen og til tillægsbevillingsprocessen ud fra en betragtning om, at hvis systemet understøtter finanslovsprocessen, så understøtter det også tillægsbevillingsprocessen. Page 6 of 40

7 Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Registrering af finanslovens tal og til Forslag til Finanslov (FFL) ved at udarbejde aktivitetstal, budgetspecifikati- I dag findes et budgetregister, hvor departementerne indtaster deres bidrag bevillinger inkl. tillægsbevillinger oversættes til grønlandsk og indgå i FFL-forslaget. Det er således i Budgetreoner og personaletal samt danne dokument (budgetbidrag), der senere skal gisteret, at det samlede arbejde i forbindelse med FFL foregår. I forbindelse med behandlingen kan ØP (Økonomisk Planlægning) godkende eller forkaste et forslag. Ligeledes kan ØP markere, om hovedkontoområdet er nedlagt. Endelig vises, om et hovedkontoområde er sammenkædet til eller med et eller flere områder. Kan være aktuelt i forbindelse med ressortændringer eller sammenlægning af områder i øvrigt. I Finanslovsarbejdet skelnes der mellem 5 bevillingstyper: Anlæg, Drift, Tilskud, Indtægt og Lovbundne. Især Anlæg er omfattende, idet der laves en omfattende specifikation af de anlægs- og renoveringsprojekter, der er igangsat, men også nye projekter Trykning af Finansloven. Incl. tillægsbevillinger Fremadrettet skal finanslovsprocessen og budgetteringen i departementerne ses som en sammenhængende proces, hvor finanslovsprocessen enten er rammen for eller resultatet af budgetarbejdet i departementerne, afhængig af, om man vælger at arbejde ud fra en top-down-model, en buttom-upmodel eller en kombination af begge. I dag er det muligt, på baggrund af de registreringer der er foretaget i Finanslovsmodulet, at danne et PDF som er årets Finanslov, og som kan sendes til et trykkeri og trykkes på dansk og grønlandsk.samling:i dag foregår det ved, at når indtastningerne på budgetspecifikation, aktiviteter, personaletal og evt. for personalegrupper, samt for anlægsprojektspecifikationen og tekst til budgetbidrag er skrevet kan der oprettes et budgetbidrag.i forbindelse med oprettelse af budgetbidraget flettes de indtastede oplysninger i en rækkefølge der er fastlagt i en overordnet skabelon.finansloven dannes ved at de indtastninger, der er sket i forbindelse med FFL(Forslag til finansloven), samt 2. og 3. behandlingen bliver sammenkørt, både hvad angår bevillinger, aktivitetstal, personaletal samt tekst til budgetbidrag mv.det er de enkelte departementer der er ansvarlige for at samle de danske og grønlandske budgetbidrag fra FFL 200X, 2. og 3. behandling, til FL 200X og det er departementerne der er ansvarlige for at kvalitetssikre de samlede budgetbidrag på både dansk og grønlandsk.i dag, når en hovedkonto er godkendt og klar til oversættelse, sætter ØP markeringer i et budgetregister. ØP eksporterer derefter dokumenterne til et bestemt drev og mappe. Efterfølgende sendes dokumentet i en fil til Tolkekontoret. Når Tolkekontoret har oversat dokumentet sendes det retur på mail. ØP kan derefter hente dokumentet ind i XAL via importfunktionen. Når import til XAL har fundet sted markeres hovedkontoen som Oversat. Når dette er foretaget er dokumentet klar til viderebehandling i ØP. Den videre behandling kan bestå i samling af samtlige dokumenter der skal trykkes samt dannelse af en pdf-fil. Page 7 of 40

8 4.1 Processer i scope Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag Forberedelse bevillinger / finanslovsforslag Enheder Finans dep / Øk. Sek. AKA 4 Indtægtsskøn Start 1 Importer åbningsbalancer / statusposter 2 Lovbundne udgifter 5 P og L / fremskrivninger (kun Finans Dep) 3 Ønsker om anlægsinvesteringer Nej 8 9 Samler alle input + Politisk udarbejder godkendelse finanslovsforslag 6 7 Nye initiativer + Bloktilskudsforhandlinger mer-udgift / indtægts ønsker 10 Godkent? Ja 11 Udmelding af rammer 12 Udfyldning af rammer + ændringer Nej 13 Politisk godkendelse (2 loop) 14 Godkendt? Ja 15 Forslag til finanslov (trykt) Slut Kommentar til processen: Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag Forberedelse af bevillinger og finanslovsforslag består af en række forberedende aktiviteter, der udarbejdes parallelt i flere forskellige enheder. Resultatet heraf samles af Finansdepartementet og følger et struktureret godkendelsesflow herefter. Den stiplede linje mellem aktiviteterne viser en vis form for kronologisk udførelse i den pågældende enhed. Kommentarer Start: Import af åbningsbalancer/statusposter i Enheder samt udarbejdelse af indtægtsskøn i AKA er de første aktiviteter Slut: Forløbet afsluttes med udarbejdelse af finanslovsforslag og dermed første behandling af finansloven Aktivitet Kommentarer 1 Import af åbningsbalancer og statusposter er start på oprettelse af finanslov- og budgetposter. De danner grundlag for den videre budgetudarbejdelse. 2 Lovbunde udgifter er budgettering af alle udgifter, som lovmæssigt skal udføres og ikke er til forhandling. Det er fremadrettet en ambition, at disse udgifter bliver aktivitetsbaseret, således at budgettet udarbejdes ud fra fx antal enheder gange en enhedspris. 3 Efterfølgende udarbejdes ønsker om anlægsinvesteringer, som kan være opførelse af bygninger, veje m.m. Fremadrettet er det ambitionen, at der anvendes en skabelon i AX 2012 til oprettelse af ansøgning for anlægsinvesteringer. 4 Udarbejdelse af indtægtsskøn i Skattestyrelsen er en samlet vurdering af forventede indtægter for næste år. Page 8 of 40

9 Aktivitet Kommentarer Skønnet udarbejdes ud fra mange forskellige faktorer, og ambitionen er fremadrettet, at de samlede forventninger til indtægten for den kommende finanslovsperiode registreres i AX Lig budgettering af lovmæssige omkostninger ønskes her anvendelse af aktivitetsbaserede indtægter som fx mængder af rejer gange forventet pris/afgift. 5 Der sker så en fremskrivninger af P og L fra sidste år. Dette udføres af Finansdepartementet. 6 Opstår der inden og under udarbejdelse af finanslovsforslaget behov for nye initiativer som giver flere omkostninger eller indtægter. skal det registreres og medtages som særskilte forslag til finansloven 7 Der sker også en særskilt forhandling af bloktilskuddet som en del af finanslovsforslaget 8 Alle input til finanslovsforslaget fra de respektive enheder samles af Finansdepartementet og Økonomisk sekretariat, som så udarbejder det endelige finanslovsforslag samlet set 9-10 Finanslovsforslag skal så vurderes samlet og politisk godkendes, inden det meldes ud til enhederne. Er der behov for rettelser eller uenigheder heri, er det tilbage til Finansdepartementet om et nyt finanslovsforslag og evt. også tilbage til enhederne omkring nye informationer og behandlinger. 11 Det afstemte finanslovsforslag giver så grundlaget for udfyldning af rammerne i enhederne og sendes ud til dem 12 Rammerne udfyldes af enhederne samt evt. forslag til ændringer og som meldes tilbage til Finansdepartementet Der sker en ny politisk vurdering og godkendelse af finanslovsforslaget. Er der behov for ændringer eller spørgsmål til de udfyldte rammer, loopes der med enhederne indtil det er afstemt. 15 Det afstemte finanslovsforslag godkendes og trykkes som bog. På længere sigt er ambitionen en løsning, hvor finanslovsforslaget publiceres elektronisk fx via web. Page 9 of 40

10 Forhandling og godkendelse af bevillinger/finanslov Forhandlinger og godkendelse af bevillinger / finanslov Finans dep / Øk. Sek. Start 1 Modtagelse af spørgsmål og/eller ændringsforslag 2 Fordeler spørgsmål til enheder 4 Registrering af ændringsforslag (og politisk godkendelse) Nej 7 Forkastet - statusændring til forkastet 9 Udsatte forslag parkeres til 3. behandling 10 Vedtaget forslag flyttes over som godkendte 11 Behov for 3. behandling? Ja 12 Dannelse af finanslov / bevillinger Enheder / stående udvalg 3 Besvarelse og dialog af spørgsmål Ja Nej Slut INAT / KB 5 Behandling (2 eller 3. behandling) 6 Forkastet? Nej 8 Udsat? Kommentar til processen: Forhandling og godkendelse af bevillinger /finanslov Kommentarer Start: Processen starter efter endt finanslovsforslag /bevillingsforslag og med modtagelse af spørgsmål og/eller ændringsforslag Slut: Processen er færdig, når finansloven/bevillinger er godkendt og dannet i systemet på de respektive konti Aktivitet Kommentarer 1 Der modtages spørgsmål og/eller ændringsforslag fra de respektive politisk ansvarlige, som skal besvares som en del af bearbejdning af finanslovsforslaget/forslag til bevillinger 2 De respektive spørgsmål oprettes i systemet og fordeles ud til de respektive enheder, der skal besvare dem. Der er her en ambition om registrering af spørgsmål/ændringsforslag i systemet med aktiviteter, workflow og deadlines. 3 Spørgsmål og ændringsforslag modtages og bearbejdes af de respektive enheder. Undervejs opdateres aktiviteter i systemet og færdigmeldes, når spørgsmål/ændringsforslag er besvaret. 4 Efterfølgende gennemgår Finansdepartementet svarerne og får en politisk accept, inden de sendes til 2. behandling i INAT/KB 5 2. behandlingen er en politisk håndtering, hvor der tages stilling til hvert forslag eller en gruppe af forslag 6-7 Resultatet af 2. behandlingen kan være, at forslag forkastes. Page 10 of 40

11 Aktivitet Kommentarer Der sker i så fald en opdatering af status på forslaget, som sikrer, at forslaget tages ud af finanslovsforslaget /forslag til bevillinger. 8-9 Resultatet af 2. behandlingen kan også være udsætning af udvalgte forslag til en senere behandling, dvs. i 3. behandling. Dette er kun gældende for finanslovsforslag. I så fald ændres statuskoden på disse til udsætning til 3. behandling (gælder for finansloven). 10 Er forslaget ikke forkastet eller udsat, er det vedtaget. Det betyder, at forslaget ændrer statuskode til vedtaget og indgår nu i finansloven/bevillinger som besluttet forslag 11 For finansloven er der behov for både en 2. og 3. behandling, hvorfor forløbet med håndtering af spørgsmål, 3. behandling og ændring af statuskoder på forslag gennemløbes igen. Dette er ikke gældende for bevillinger, som kun har 1. og 2. gennemløb. 12 Når finansloven eller bevillinger er godkendt, dannes finansloven eller bevillinger i systemet. Det betyder, at de respektive bevillinger opdateres med de godkendte beløb på konti. Tillægsbevillinger Tillægsbevillinger Start Godkendelsesinstance Høringsparter Enheder 1 Oprettelse af tillægsbevilling (AX) 2 Oplæg om tillægsbevilling (politisk oplæg) 3 Høring om tillægsbevilling 4 Indarbejdelse af bemærkninger fra høring i oplægget 5 Valg af godkendelsesniveau 6 Udarbejdelse af politisk oplæg 8 Politisk godkendt? Ja Nej 7 Ansøgning om tilllægsbevilling 9 Markering som afvist 10 Politisk godkendelse Finans dep / Øk. Sek. 11 Ændring af status på budgetbidrag til godkendt System (AX) 12 Opdatering af budgettet i AX Slut Page 11 of 40

12 Kommentar til processen: Tillægsbevillinger Kommentarer Start: Processen starter med, at de respektive enheder opretter ønske om tillægsbevilling i AX 2012 Slut: Processen slutter med enten en godkendelse af tillægsbevillingen og efterfølgende opdatering af budgettet i AX 2012 eller en afvisning af bevillingen og efterfølgende lukning af ansøgningen Aktivitet Kommentarer 1 De respektive enheder opretter ønske om tillægsbevillinger i AX Det oprettes som ansøgning om beløb på konkrete konti, og status er ansøgning af tillægsbevilling. Det bliver herefter synligt som værende under ansøgning, men ikke bevilliget. 2 Der udarbejdes et konkret politisk oplæg om tillægsbevilling (ofte i Word) 3 Ansøgningen sendes ud til høring hos de respektive høringsparter 4 Bemærkninger retur fra høringsparter indarbejdes i oplægget 5 Afhængigt af bevillingens omfang og kriterier vælges et godkendelsesniveau i forhold til, hvem der skal godkende ansøgningen. Dette godkendelsesniveau har efterfølgende indflydelse på det workflow, der skal anvendes i forhold til ansøgningen. 6-7 Oplægget gøres færdigt og sendes ud til godkendelse hos en godkendelsesinstans 8-9 Her kan ansøgningen blive afvist 10 Der sker så efterfølgende en opdatering af status på ansøgning for tillægsbevilling i AX Bliver ansøgningen godkendt, går Finansdepartementet ind og ændrer status på ansøgningen til godkendt 13 Der sker herefter en opdatering af budgettet i AX 2012 med det ansøgte beløb 4.2 Opsummering Afgrænsning af området Forløbet omhandler følgende processer: Forberedelse bevillinger/ finanslovsforslag Forhandling og godkendelse af bevillinger/finanslov Tillægsbevillinger Publicering af finansloven/bevillinger. Processerne er bearbejdet og optimeret med fokus på komplekse og systemunderstøttende aktiviteter, vel vidende, at de samlede processer for håndtering af bevillinger og finansloven indeholder flere aktiviteter, der ikke er medtaget her. Page 12 of 40

13 Publicering af finansloven og bevillinger er ikke tegnet som proces, men medtaget som ambitioner for optimering. Et eksempel på flowet for bevillinger og finansloven: Proces for Finanslovsproces / bevillinger for 2014 Tidshorisont Forår 2013 maj / juni 2013 aug./nov nov./dec Forberedelse Finanslovsforslag / forslag til bevillinger Finanslovsproces (2 og 3 beh.) / bevillinger (2. beh.) Finanslov / bevillinger Tillægsbevilling (TB) gennem året Beslutninger til udførelse Finansloven er et af de procesområder, som blev behandlet i forbindelse med Deep Dive-workshops. De primære beslutninger, referat samt procestegninger er medtaget i dette dokument. I forhold til hvert punkt fremgår det, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration). De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger samt de hertil optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt uden for nærværende FRD-dokument. Der kan, afhængigt af beslutningerne, komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX Vurdering af, om det er fit eller gap, fremgår i senere afsnit for systemkravene Ambitioner for området bevillinger og finanslovsforslag Det er en ambition, at processerne for udarbejdelse og godkendelse af finansloven kan anvendes af kommunerne tilsvarende til udarbejdelse og godkendelse af bevillinger. (system) Dermed sagt, at både kommuner og Selvstyret kan anvende samme standardiserede processer og løsning. (system) Selvstyret har i dag egne udviklede moduler til håndtering af finanslovsbehandlingen. Det er en ambition, at Selvstyret ikke stilles ringere, samtidigt med et afgørende ønske om anvendelse af standardfunktionalitet i videst muligt omfang. Dog forventes umiddelbart et betragteligt omfang af tilretninger til håndtering af området. (system) Der skal fremadrettet ske en aktivitetsbaseret budgettering, således at budgettet beregnes ud fra fx antal enheder gange en pris. (system) For optimering af ansøgning af anlægsinvesteringer skal der fremadrettet anvendes en skabelon i AX 2012 til dette. (system) Der ønskes på sigt muligheden for også at publicere finansloven, bevillinger og tillægsbevilliger elektronisk. Samtidig med at der stadig skal være mulighed for at trykke finansloven som en bog.. (system) Page 13 of 40

14 For optimering skal alle spørgsmål og ændringsforslag registreres i systemet med aktiviteter, et workflow til håndtering og deadlines. (system) Ændringsforslag skal kunne grupperes i fx temaer og autonummereres. Der kan også være ændringsforslag til tekstanmærkninger. (system) Den manuelle editering af tekst i forbindelse med behandling af ændringsforslag, spørgsmål samt færdiggørelse af finansloven/bevillinger kan optimeres ved brug af en editor, herunder også bruge en editor til sammenligning af tekstrettelser. Det skal afklares i løsningsworkshops. (system) En fuld versionsstyring af ændringer undervejs vil lette behandlingen samt reducere evt. fejl. (system) Der er ambitioner om værktøjer, der giver mulighed for løbende simuleringer og anvendelse af sumtal, herunder også inddragelse af tillægsbevillinger i dette som en form for disponering. (system) Der ønskes anvendelse af webservice til eksternt tolkesystem mod tolkene for en hurtigere adgang til oversættelse og effektivisering af deres arbejdsgange. (system) Der er behov for en filtrering og gruppering af ændringsforslag i forhold til 2. og 3. behandlinger. (system) Der er basis for optimering af hensættelser og dermed periodiseringer i forhold til fx ubrugte beløb i budgettet. (system) Primære beslutninger Nuværende XAL-løsning bliver erstattet af en løsning så tæt på standardfunktionalitet som muligt, dog er der en sandsynlighed for et vist omfang af tilretninger. (system) Er det muligt at publicere finansloven og bevillinger elektronisk frem for trykt bog som i dag? Den skal ved opstart af projektet fortsat være i trykt form, men det skal afklares, hvilket ambitionsniveau der skal stræbes efter. (system) Eksisterende link til anlægsmodulet er afgørende i forhold til bearbejdning af finansloven. Det er her besluttet, at det håndteres manuelt for både låsning af kartoteker og indtastning af data i fase 1. (forretning/ (system) Øvrige beslutninger Når der under behandling af finansloven eller bevillinger sker en bearbejdning af anlægsaktiver, skal der ske en blokering i anlægskartoteket for videre posteringer. Det er i fase 1 besluttet, at dette håndteres manuelt. (system) Det skal afklares, om F2 skal anvendes til dokumentstyring, eller det skal ligge i SharePoint integreret med AX (forretning) (system) Der skal afklares og anskaffes et workflowsystem til understøttelse af behandling af bl.a. tillægsbevillinger (forretning) (system) Der skal vælges en editor igennem løsningsworkshops (se ambitioner nedenfor). (system) Der er et ønske om at skubbe vedtagelses af finansloven/rammebevillingerne tidsmæssigt frem. (forretning) Kommunerne har en række standardrapporter. Det er ambitionen, at disse fremadrettet dannes i AX (system) Det enkelte finanslovs-/rammebevillingsændringsforslag har det samme nummer gennem hele processen. (system) Det skal vurderes, om registrering af og ændringer til tekstanmærkninger/tekstbidrag skal foregå i færre loop eller præsenteres anderledes, således at man altid har den aktuelle tekst, samtidig med at de historiske ændringer er tilgængelige. (forretning) (system) Der skal stadig kunne anvendes flere P/L til fremskrivning af seneste års budgettal. (system) Page 14 of 40

15 4.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Finanslov, Kommunale budgetter, Budgettering og Budgetopfølgning blev processen , og , som omhandler Processtyring og registrering af finanslov- og budgettal, gennemgået og drøftet og behandlet samlet i forhold behandling af Finanslov og budgetforslag i kommunerne. Der var på LW stor enighed om at værktøjerne til håndtering af Finanslov og udarbejdelse af kommunale budgetter skal være det samme. Dette dokument tager udgangspunkt i Deep Dives, som har været foretaget, samt løsningen som blev fremvist på LW. Dette dokument omhandler ikke gap's som fx budgetkopiering, prisregister og balanceniveau. Disse gap's er omfattet i FRD Budgettering og budgetopfølgning. I dette afsnit er der lavet en opdeling med følgende overskrifter, som følger præsentationen fra LW: Systemsammenhæng til understøttelse af "Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag", "Forhandling og godkendelse af bevillinger/finanslov" og "Tillægsbevillinger" Arkitekturmæssig understøttelse af processerne omkring "Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag" Arkitekturmæssig understøttelse af processerne omkring "Forhandling og godkendelse af bevillinger/finanslov" Arkitekturmæssig understøttelse af processerne omkring "Tillægsbevillinger". Som udgangspunkt indeholder AX 2012 som standard ikke mulighed for at understøtte processerne omkring finansloven og de kommunale budgetter. Derfor blev der på LW vist andre værktøjer, som sammen med AX 2012 understøtter processerne. Dette dokument gennemgår de værktøjer, som skal understøtte processerne omkring finansloven og de kommunale budgetter Systemsammenhæng til understøttelse af "Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag", "Forhandling og godkendelse af bevillinger/finanslov" og "Tillægsbevillinger" Følgende diagram viser de systemer, som skal understøtte processerne omkring udarbejdelse af finanslov og kommunalt budget. Ud for hvert system er der oplistet de funktioner, som hvert system har i løsningen. Nedenfor er en nærmere beskrivelse af de enkelte elementer under hvert system. Page 15 of 40

16 Figur 1: Systemsammenhæng Som det fremgår af systemtegningen vist ovenfor, er der, ud over AX 2012, 5 andre værktøjer, som skal være med til at understøtte alle processerne omkring finanslov og kommunalt budget. Det drejer sig om TM1, SharePoint, Cockpit, CDM og Word/Excel. Årsagen til, at der er så mange systemer tilknyttet løsningen, er, at disse værktøjer indeholder stærke standardfunktioner, som kan understøtte processerne. På LW blev følgende elementer præsenteret og sammenholdt med, hvilke roller de enkelte elementer har i forhold til processerne. Det er desuden hensigten at det ikke er nødvendigt at skulle anvende alle værktøjerne for fx at kunne udarbejde de kommunale budgetter. Her kan der evt. kun være behov for anvendelse af AX 2012, TM AX 2012 Alle finanslov- og budgettal skal gemmes i AX 2012, så de kan anvendes med alle andre systemer, som anvender finanslov- og budgetposter. Det drejer sig bl.a. om Management Reporter, som skal understøtte den løbende budgetopfølgning mv. Disse finanlov- og budgettal kan stemples med budgetkoder, budgettyper og årsagskoder og indberettes i budgetmodeller. Samtidig ligger statusstyringen (Kladde/Fuldført) og arbejdsgange (workflow) også som standard i AX Følgende er en nærmere uddybning af de funktioner, som ligger i AX 2012, og som skal anvendes til at understøtte processen Budgettyper Budgettyper i AX 2012 er standarddefinitioner at forskellige typer af finanslov- og budgetposter. Disse standardtyper anvendes i forhold til den daglige indberetning af finanslov- og budgetposter til præcisering af, hvilken type finanslov- og budgetpost der er indberettet. Budgettypen "Preliminary budget" omhandler foreløbigt budget som er en del af Public (Offentlig) udvidelsen af AX Denne type kan med fordel anvendes til Finanslov samt Forslag til kommunale budgetter. De forskellige budgettyper blev gennemgået, og beskrivelse af de forskellige typer er indsat nedenfor. Page 16 of 40

17 Tabel 3: Beskrivelse af budgettyper Budgettype Beskrivelse Oprindeligt budget Bruges, når du opretter et indledende budgetbeløb for en konto. Overfør Bruges, når du flytter et budgetbeløb fra én konto til en anden. Revision Bruges, når du ændrer budgetbeløbet for en konto. Brug denne budgettype, når du har bogført en oprindelig budgetregisterpost for kontoen. Behæftelse Bruges, når du manuelt opretter behæftelse, som er en forpligtelse til at betale en kreditor. Brug denne budgettype til at reservere budgetmidler, så de faktiske udgifter ikke overstiger det budgetterede beløb for en konto. Budgetreservation Bruges, når du manuelt opretter en budgetreservation, som er en forpligtelse til at foretage et køb, der højst sandsynligt finder sted i fremtiden. Brug denne budgettype til at reservere budgetmidler, så de faktiske udgifter ikke overstiger det budgetterede beløb for en konto. Overført budget Bruges, når du flytter budgetbeløb fra ét regnskabsår til det næste. Projekt Bruges, når du overfører projektbudgetprognoser til finansmodulet. Anlægsaktiver Bruges, når du overfører budgetprognoser for anlægsaktiver til finansmodulet. Behovsprognose Bruges, når du overfører efterspørgselsprognoser til finansmodulet. Preliminary budget Bruges, når du opretter et foreløbigt budget for en konto, når det faktiske budget revideres eller godkendes. Apportionments Bruges til at vise forskellen mellem budgetterede beløb og de beløb, der er godkendt til forbrug. En offentlig institution kan f.eks. have et oprindeligt budget på ,00 for en konto og bruge denne budgettype for at godkende 5.000,00 til forbrug. Kun det beløb, der er fordelt, kan forbruges Budgetkoder Det blev gennemgået, hvordan budgetkoder oprettes i AX 2012, og i hvilken sammenhæng de anvendes. Kort fortalt kan der oprettes lige så mange forskellige budgetkoder, som der er behov for. Budgetkoder anvendes generelt til at definere, hvilken specifik budgettype der indberettes på. Budgetkoder skal derfor anvendes til definition af de forskellige bevillingstyper, der anvendes i fx Selvstyret. Årsagen til, at det er en specifik budgettype, er, at der på hver budgetkode skal tilknyttes en budgettype som beskrevet i forrige afsnit. Ud over, at der skal tilknyttes en budgettype til hver budgetkode, kan der også tilknyttes en arbejdsgang, som sikrer en specifik arbejdsgang, når budgetkoden anvendes til budgetindberetning. Formålet med budgetarbejdsgange er beskrevet i afsnit Nedenstående figur viser et eksempel på en budgetkode, hvor der er tilknyttet en arbejdsgang. Page 17 of 40

18 Figur 2: Eksempel på budgetkode med arbejdsgang Budgetmodeller For at kunne indberette finanslov- og budgetposter i AX 2012 er der behov for oprettelse af budgetmodeller, hvori finanslov- og budgetposterne kan indberettes. Det blev forklaret, at budgetmodeller som udgangspunkt er tomme "kasser", hvori der kan indberettes finanslov- og budgetposter. Der er ikke noget krav om, at finanslov- og budgetposter kun kan omhandle kroner og ører. Det kan også være aktivitetstal, som indberettes i budgetmodellerne, og som kan anvendes til aktivitetsbaseret budgetlægning og budgetkorrektioner. Budgetmodeller kan opbygges i flere niveauer men Management reporter, som skal anvendes som rapporteringsværktøj, understøtter kun budgetmodeller i 2 niveauer. Derfor blev opbygning af modelhieraki i 2 niveauer vist på LW. På LW blev det samtidig gjort klart at 2 niveauer også var nok i Selvstyret og kommunerne. Ud over at budgetmodeller kan indeholde finanslov- og budgetposter kan de også anvendes som summeringskasser til fx budgetopfølgning/rapportering. Disse budgetmodeller kaldes også overmodeller og indeholder ikke nødvendigvis finanslov- og budgetposter, men relaterer til underliggende budgetmodeller, som indeholder finanslov- og budgetposter. Det blev vis, hvordan budgetmodeller oprettes i AX 2012, og er vist i skærmbillede nedenfor. Page 18 of 40

19 Figur 3: Formular til oprettelse af budgetmodeller i AX Budgetmodelstruktur for Finanslov/Forslagsbudget Nedenfor er indsat en figur, der viser eksempel på opbygning af budgetmodelstruktur til Finanslov/Forslagsbudget: Figur 4: Eksempel på budgetmodelstruktur til Finanslov/Forslagsbudget Som det fremgår af opbygningen, i er der 4 undermodeller (16FORS, 161BEH, 162BEH og 163BEH) og 3 overmodeller (FORS1, FORS2 og FORS). FORS = Samlet budgetforslag/finanslov FORS1 = Oprindeligt forslag inkl. 1. behandling FORS2 = Oprindeligt forslag inkl. 1. og 2. behandling 16FORS = Oprindeligt forslag (fx ) 161BEH = 1. behandlings budgetkorrektioner (fx ) 162BEH = 2. behandlings budgetkorrektioner (fx ) 163BEH = 3. behandlings budgetkorrektioner (fx ) Page 19 of 40

20 Overmodellerne " FORS1", "FORS2" og "FORS " henter finanslov- og budgetposter fra de underliggende budgetmodeller, hvis der rapporteres på disse modeller. Hvis der derimod ønskes rapportering på finanslovog budgetposter, som kun ligge i budgetmodellen "163BEH", vælges denne budgetmodel i stedet ved rapportering. Årsag til, at budgetmodellerne har forskellig farver (som vist i Figur 4: Eksempel på budgetmodelstruktur til Finanslov/Forslagsbudget), er for at illustrere, at budgetmodeller med rød farve fx kan spærres for yderligere indberetning. "16FORS" indeholder finanslov- og budgetposter med sidste års vedtagne finanslov/forslagsbudget, som bruges som udgangspunkt for den efterfølgende behandling/korrektion i finanslov- /forslagsbudgetprocessen i henholdsvis Selvstyret og kommunerne. "FORS" er en overmodel, som kun har til hensigt at samle finanslov- og budgetposter fra undermodeller, hvorfor der ikke må ske indberetninger i denne model. Derfor er den spærret for indberetning. "161BEH", "162BEH" og "163BEH" (korrektioner i forhold til 1., 2. og 3. behandlingen af budgettet) er budgetmodeller, hvor der gerne må ske indberetninger i løbet af budgetåret, og er derfor ikke spærret. Det er dog muligt at oprette alle budgetmodellerne fra årets start og spærre de modeller, som først senere må bruges i budgetbehandlingsprocessen. Det samme gør sig gældende for de budgetmodeller, som der allerede ligger finanslov- og budgetposter i. Her er det muligt at spærre dem i takt med, at der ikke længere må indberettes i budgetmodellerne. 1., behandling er blot lavet som eksempel på at der kan oprettes budgetmodeller til at understøtte forskellige processer. Det er ligeledes på budgetbidragsniveau muligt at spærre for registreringer på hovedkonto-niveau Prisregister Der blev på LW orienteret om, at AX 2012 som standard ikke indeholder et decideret prisregister. Som standard understøttes funktionen i AX 2012 i, at finanslov- og budgetposter, inden de godkendes, overføres til Excel og fremskrives, hvorefter de opdateres i AX Denne funktion vil for kommunerne godt kunne anvendes, eftersom den minder meget om den proces, som de allerede har i dag. For Selvstyret forholder det sig dog anderledes. Her er der behov for, at AX 2012 også indeholder et prisregister, hvor prisregulering kan defineres ud fra bestemte dimensioner i kontoplanen. Prisregister skal kunne anvendes til fremskrivning af realiseret forbrug og finanslov- og budgetposter ved simulering og rapportering så forbrug og budget kan sammenlignes på tværs af år. Der blev derfor præsenteret et oplæg til, hvordan et sådant prisregister kan opbygges. Oplægget, som blev vist på LW, er indsat nedenfor. Figur 5: Eksempel på prisregisteropbygning Ud over standard funktionaliteten med fremskrivning via korrektioner i Excel blev funktionen også vist med anvendelse af værktøjet TM1, som er nærmere beskrevet under afsnit Page 20 of 40

21 Arbejdsgange i forhold til budgetindberetning Som beskrevet i Deep Dive for Finanslov er der et behov for, at finanslov- og budgetposter skal igennem et godkendelsesflow. Denne funktion understøttes som standard af arbejdsgange (workflow), som tilknyttes budgetkoder. Det betyder, at der for bestemte budgetkoder kan defineres, at budgetindberetninger skal igennem en godkendelsesarbejdsgang for at blive godkendt, før de kan overføres til fuldførte finanslov- og budgetposter. Der kan oprettes lige så mange forskellige arbejdsgange, som der er behov for. Figuren nedenfor viser en forsimplet grafiske opsætning af en arbejdsgang for budgettering. Arbejdsprocessen omkring finanslov er ikke så simpel eftersom der indgår flere niveauer i procesgodkendelsen. Figur 6: Eksempel på opbygning af budgetarbejdsgang Ud over standardfunktionerne, som ligger i AX 2012, blev der orienteret om det godkendelsesflow, som ligger i budgetindberetningsværktøjet TM Finanslov- og budgetposter i AX 2012 Finanslov- og budgetposter bliver i AX 2012 gemt som budgetkontoposter. På hver budgetkontopost kan/skal der tilknyttes specifikke oplysninger. Det drejer sig om dato, kontodimensionsværdier, kommentar, beløb, beløbstype og valuta. Disse informationer anvendes ved senere udsøgning og rapportering på finanslov- og budgetposter. Hver budgetkontopost er samtidig tilknyttet en budgetregisterpost, som er generel for alle de budgetkontoposter, som er tilknyttet samme budgetregisterpost. Det drejer sig om fx budgetmodel og budgetkode. Det er altså via budgetregisterposten, at det defineres, hvilken budgetmodel budgetkontoposten skal tilknyttes, samt hvilken budgetkode budgetkontoposten skal behandles som. Se afsnit for nærmere beskrivelse budgetmodeller og afsnit for nærmere beskrivelse af budgetkoder TM1 (Input til finanslov- og budgettal i Excel) Til indberetning af finanslov- og budgetposter blev TM1 vist. TM1 er et Cognos-værktøj, som bl.a. giver mulighed for oprettelse af budgetter. På LW blev det fortalt, at TM1 som standard ikke har mulighed for at overføre finanslov- og budgetposter til AX Der vil derfor være et udviklingsarbejde for at sikre, at finanslov- og budgetposter bliver lagt ind i AX 2012, så disse poster fx kan anvendes til rapportering. Page 21 of 40

22 Ud over budgetindberetning kan TM1 anvendes til budgetsimuleringer og rapportering. Tanken er, at budgetindberetning i TM1 foregår via nogle foruddefinerede skabeloner, som sikrer, at der anvendes korrekt budgetmodel, budgetkode, dato, dimensionsværdier, beløbstype og valuta (standardværdier i AX 2012). Disse oplysninger skal automatisk tilknyttes finanslov- og budgetposterne. TM1 skal samtidig give et overblik over, hvilke områder som har foretaget indberetning i skabelonerne. Ved indberetning åbnes en skabelon, og der tages ejerskab af skabelonen. Hermed kan ingen andre komme til at indberette i samme skabelon, og det er muligt at se, at arbejdet med budgetindberetningen er i gang. Herefter defineres dimensionsværdier/konto, hvorefter der indberettes i relevant periode og dimension/konto. Når indberetningen er færdig, "submittes" indberetningen, hvorefter den ligger klar til eventuel efterfølgende godkendelse. Efter godkendelse via workflow skal TM1 kunne overføre finanslov- og budgetposterne til AX Nedenfor er vist et eksempel på en indberetning, som blev vist på LW. Dette eksempel er ikke et udtryk for den endelige løsning, men er kun opbygget for at vise nogle af funktionerne i TM1. Figur 7: Budgetindberetning via TM SharePoint (workflow til godkendelse) På LW blev der fortalt, at SharePoint anvendes til at gemme dokumenter, som tilknyttes budgetindberetningerne. Dvs. at SharePoint anvendes som dokumentstyringsværktøj til alle budgetrelaterede dokumenter samt notater til finanslovsforslag. I AX 2012 bliver de enkelte regelsæt for arbejdsgange, som bliver understøttet af SharePoint ved godkendelse af finanslov- og budgetposter og budgetdokumenter, defineret. Page 22 of 40

23 Word/Excel (template fra SharePoint) Word og Excel anvendes sammen med TM1 og SharePoint til oprettelse af formularer til budgetindberetning og budgetdokumenter. Ved anvendelse af disse skabeloner sikres det at alle relevante oplysninger ved indberetning af finanslov- og budgetposter bliver indberettet. Dette drejer sig om fx oplysninger som skal anvendes ved samling af den endelige finanslov Cockpit (til styring af workflow og udestående opgaver) Der blev på LW orienteret om formålet med Cockpit. Det er ikke et eksisterende værktøj og skal derfor bygges op fra bunden. Formålet med Cockpit er at sikre sagsstyring (herunder automatisk nummerering) samt et samlet overblik over status på workflow, dokumenter, deadlines og forfaldne aktiviteter (herunder svar på spørgsmål til forslag). Desuden skal cockpit være med til at sikre at dokumenter er opdateret med tabeller og at disse dokumenter er udfyldt. Derudover skal værktøjet være tolkenes tilgang til dokumenter, som skal tolkes i tolkesystemet. Som udgangspunkt kan kombinationen af de øvrige værktøjer godt anvendes i stedet for et Cockpit. Tanker er dog, at et Cockpit skal give det samlede overblik, som beskrevet ovenfor. Hvis der ikke oprettes et Cockpit, skabes overblikket ved at tilgå TM1, SharePoint og AX CDM (publicering) CDM er udelukkende et værktøj, som har til formål at samle alle relevante dokumenter til endelig publicering af finanslovsforslag, finanslov og tillægsbevillinger på grønlandsk og dansk enten elektronisk eller som en fysisk bog Arkitekturmæssig understøttelse af processerne omkring "Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag" Følgende procestegning blev vist på LW og viser den måde, som det er hensigten at de 6 forskellige systemer skal understøtte processen omkring "Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag". Figur 8: Systemunderstøttelse til Forberedelse bevillinger/finanslovsforslag Som det fremgår af procestegningen, er AX 2012 (Dynamic AX 2012) tilknyttet processen, når budgettal skal oprettes, ændres og gemmes. Det foregår via TM1, mens SharePoint bliver tilknyttet, når dokumentation spiller en rolle (Word/Excel er ikke tegnet ind, men hænger sammen med SharePoint). I sidste ende anvendes CDM, når publicering skal foretages elektronisk eller på papir. Page 23 of 40

24 Følgende er kommentarer, som også er tilknyttet de enkelte punkter i processen for en bedre forståelse for, hvornår de enkelte systemer interagerer med processen: 1) Starter i AX 2012 med åbningsbalancer og statusposter (sidste års finanslov som budget uden fremskrivning) TM1 tilgår data i AX ) Forskellige typer af udgifter (budgetmodeller kontra budgetkoder kan begge dele i TM1) 3) Anlægsinvesteringer håndteres som dimension (skal sikre, at TM1 kan læse data fra XAL til sammenligning af nye og gamle data) (kun de eksisterende anlægsinvesteringer) 5) Pris- og lønfremskrivninger skal ligge i AX 2012 som et register, der kan opdatere finanslov- og budgetposter overføres til TM1 for simulering og konsekvensberegninger 4) Budgetkoder/-modeller samme princip som pkt ) Nye initiativer samme princip som pkt. 1-5 struktur bygges i AX 2012 men tallene kommer fra TM1 og føres ind i AX 2012 (inkl. anlæg og nye politiske tiltag) (Det skal samtidig være muligt at spore samlagte initiativer tilbage til oprindelige initiativer og oprettelse af nye tiltag). Nye initiativer oprettes i TM og føres over og gemmes i AX 2012 behov for regelsæt til styring af flow ligger i AX 2012 og læses af TM1 i forhold til parkeret, godkendt m.m. 7) En budgetpost på hovedkonti 8 12) Baseret på SharePoint og TM1 til styring af workflow og håndtering af ændringer (værktøjerne findes ikke i dag men skal tilpasses til GS) TM1 varetager den talmæssige del SharePoint håndterer workflow, ændringer og notater Dokumentation af historikken skal også ligge i AX 2012 (så finansloven inkl. justeringer kan udskrives baseret på AX 2012) Aktivitetsbaserede budgetter skal håndteres undervejs 15) Overføres som et færdigt godkendt budget i AX 2012 med koder og AX 2012 værktøjer, evt. bruges Management Reporting til overview CDM til styring af publicering skal kunne læse fra SharePoint og AX 2012 (Behov for konsolidering af flere Word-dokumenter til én publicering) Arkitekturmæssig understøttelse af processerne omkring "Forhandling og godkendelse af bevillinger/finanslov" Følgende procestegning blev vist på LW og viser, hvor i processen de forskellige systemer skal understøtte procesbehandlingen. Page 24 of 40

25 Figur 9: Systemunderstøttelse til behandling og godkendelse Finanslov/Bevillinger Som det fremgår af procestegningen, er Cockpit sat ind som en stor del af denne proces. Dette skyldes at de fleste af processerne omhandler overblik over status på workflow, dokumenter, deadlines og forfaldne aktiviteter (herunder svar på spørgsmål til forslag). Derudover anvendes AX 2012, TM1, SharePoint og CDM også i processen, hvor det er relevant. Følgende bemærkninger blev på LW vist sammen med procestegningen: Behov for at kunne se organisatoriske enheder i Selvstyret og kommunerne arbejde med bevillinger at "se med" i processen Mulighed for at klikke ind på de enkelte organisatoriske enheder i Selvstyret og kommunerne for at se deres fremdrift (skal ligge i Cockpit) Der skal være en klar sammenhæng mellem de enkelte moduler fx tillægsbevillinger og de enkelte saldi (fx godkendt tillægsbevilling skal gå over i finanslov og ændre i balance regler på tværs af moduler) Arkitekturmæssig understøttelse af processerne omkring "Tillægsbevillinger" Følgende procestegning blev vist på LW, og viser hvor i processen de forskellige systemer skal understøtte processen omkring behandling af tillægsbevillinger. Figur 10: Systemunderstøttelse til tillægsbevillinger Page 25 of 40

26 Som det fremgår at denne procestegning, har TM1 og skabeloner i Word/Excel en stor andel i procesbehandlingen sammen med SharePoint, hvor dokumenter gemmes Identificerede fit/gaps i forbindelse med Finanslov i AX 2012 Tabel 4: Identificerede fit/gaps i forbindelse med Finanslov i AX 2012 Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Forberedelse bevillinger / Finanslovsforslag Initiativ FLO_001 Import af åbningsbalancer og statusposter er start på oprettelse af finanslov- og budgetposter. De danner grundlag for den videre budgetudarbejdelse. FLO_002 Lovbundne udgifter er budgettering af alle udgifter, som lovmæssigt skal udføres, og ikke er til forhandling. Finansiering af nogle af de lovbundne udgifter deles mellem Selvstyret og kommunerne. Det er fremadrettet en ambition, at disse udgifter bliver aktivitetsbaseret, således at budgettet udarbejdes ud fra fx antal enheder gange en enhedspris. FLO_003 Efterfølgende udarbejdes ønsker om anlægsinvesteringer, som kan være opførelse af bygninger, infrastrukturporjekter, veje m.m. Fremadrettet er det ambitionen, at der anvendes en skabelon i AX 2012 til oprettelse af ansøgning for anlægsinvesteringer. FLO_004 Udarbejdelse af indtægtsskøn i især Skattestyrelsen er en samlet vurdering af forventede indtægter for næste år. Skønnet udarbejdes ud fra mange forskellige faktorer, og ambitionen fremadrettet, at de samlede forventninger til indtægten for den kommende finanslovsperiode registreres i AX Lig budgettering af lovbundne udgifter ønskes her anvendelse af aktivitetsbaserede indtægter som fx mængder af rejer gange forventet pris/afgift. gap Budgetkopieringsfunktion er beskrevet i FRD Budgettering og budgetopfølgning gap Indberetning af aktiviteter og enhedspriser via TM1 gap Skabeloner skal oprettes i Word/Excel og integreres med SharePoint og TM1 og AX 2012 gap Indberetning af aktiviteter og enhedspriser via TM1 FLO_005 Der sker så en fremskrivninger af P og L fra gap Mulighed for tilknytning af pris- Page 26 of 40

27 sidste år. Dette udføres af Finansdepartementet. FLO_006 Opstår der inden og under udarbejdelse af finanslovsforslaget behov for nye initiativer, som giver flere omkostninger eller indtægter, skal det registreres og medtages som særskilte forslag til finansloven FLO_007 Der sker også en særskilt forhandling af bloktilskuddet til kommunerne som en del af finanslovsforslaget FLO_008 Alle input til finanslovsforslaget fra de respektive enheder samles af Finansdepartementet, som så udarbejder det endelige finanslovsforslag samlet set FLO_009 Finanslovsforslag skal så vurderes samlet og politisk godkendes, inden det meldes ud til enhederne. Er der behov for rettelser eller uenigheder heri, er det tilbage til Finansdepartementet om et nyt finanslovsforslag, og evt. også tilbage til enhederne omkring nye informationer og behandlinger. FLO_011 Det afstemte finanslovsforslag giver så grundlaget for udfyldning af rammerne i enhederne, som sendes ud til dem. FLO_012 Rammerne udfyldes af enhederne samt evt. forslag til ændringer og som meldes tilbage til Finansdepartementet FLO_013 Der sker en ny politisk vurdering og godkendelse af finanslovsforslaget. Er der behov for ændringer eller spørgsmål til de udfyldte rammer, loopes der med enhederne, indtil det er afstemt. FLO_014 Det afstemte finanslovsforslag godkendes og trykkes som bog. I dag trykkes alle finanslove i papirkopi og der udarbejdes altid en webudgave. På længere sigt er ambitionen en løsning, hvor register til finanslov- og budgetposter, så finanslov- og budgetposterne kan prisreguleres ud fra foruddefinerede reguleringsprocenter gap Oprettes via TM1 på specifikke budgetmodeller eller budgetkoder gap Oprettes via TM1 på specifikke budgetmodeller eller budgetkoder gap Skal understøttes af workflowregelsæt, som vedligeholdes i AX Via TM1 er der muligt at se, hvor langt enhederne er nået. gap Gentagende workflow skal understøttes af workflowregelsæt, som vedligeholdes i AX Via TM1 er der muligt at se, hvor langt enhederne er nået. gap Budgetkopiering til nye budgetmodeller, som følger nyt workflow gap Gentagende workflow skal understøttes af workflowregelsæt, som vedligeholdes i AX Via TM1 er der muligt at se, hvor langt enhederne er nået. gap Gentagende workflow skal understøttes af workflowregelsæt, som vedligeholdes i AX Via TM1 er der muligt at se, hvor langt enhederne er nået. gap Samling og publicering skal ske via CDM, som samler materialet Page 27 of 40

28 finanslovsforslaget publiceres elektronisk fx via web. Forhandling og godkendelse af bevillinger/finanslov FLO_015 Der modtages spørgsmål og/eller ændringsforslag fra de respektive politisk ansvarlige, som skal besvares som en del af bearbejdning af finanslovsforslaget/forslag til bevillinger FLO_016 De respektive spørgsmål oprettes i systemet og fordeles ud til de respektive enheder, der skal besvare dem. evt. med bilag vedhæftet. Der er her en ambition om registrering af spørgsmål/ændringsforslag i systemet med aktiviteter, workflow og deadlines. FLO_017 Spørgsmål og ændringsforslag modtages og bearbejdes af de respektive enheder. Undervejs opdateres aktiviteter i systemet og færdigmeldes, når spørgsmål/ændringsforslag er besvaret. FLO_018 Efterfølgende gennemgår Finansdepartementet svarerne og får en politisk accept, inden de sendes til 2. behandling i INATSISARTUT/KB FLO_ behandlingen er en politisk håndtering, hvor der tages stilling til hvert forslag eller en gruppe af forslag gap Spørgsmål, deadlines og svar ligger i SharePoint med tilgang via Cockpit gap Spørgsmål, deadlines og svar ligger i SharePoint med tilgang via Cockpit gap Spørgsmål, deadlines og svar ligger i SharePoint med tilgang via Cockpit gap Spørgsmål, deadlines og svar ligger i SharePoint med tilgang via Cockpit gap Gruppering af budgetkontoposter/registerposter skal være muligt FLO_020 Resultatet af 2. behandlingen kan være, at forslag forkastes. Der sker i så fald en opdatering af status på forslaget, som sikrer, at forslaget tages ud af finanslovsforslaget/forslag til bevillinger. FLO_021 Resultatet af 2. behandlingen kan også være udsættelse af udvalgte forslag til en senere behandling, dvs. i 3. behandling. Dette er kun gældende for finanslovsforslag. I så fald ændres statuskoden på disse til udsættelse til 3. behandling (gælder for finansloven). FLO_022 Er forslaget ikke forkastet eller udsat, er det vedtaget. Det betyder, at forslaget ændrer statuskode til vedtaget og indgår nu i finansloven/bevillinger som besluttet forslag. Ændringsforslag+forslag til finansloven giver gap Ny status ud for Kladde og Fuldført, som understøtter flere forskellige statuskoder gap Mulighed for ændring af budgetkode via TM1 gap Godkendelse af finanslov- og budgetposter Page 28 of 40

29 finansloven. FLO_023 For finansloven er der behov for både en 2. og 3. behandling. Derfor skal det være muligt at håndtere et forløb med ændring af statuskoder ifht. tilbagvendende forløb som har mere end 2 gennemløb. Dette er ikke gældende for bevillinger, som kun har 1. og 2. gennemløb. FLO_024 Når finansloven eller bevillinger er godkendt, dannes finansloven eller bevillinger i systemet. Tillægsbevillinger FLO_025 De respektive enheder opretter ønske om tillægsbevillinger i AX Det oprettes som ansøgning om beløb på konkrete konti, og status er ansøgning af tillægsbevilling. Det bliver herefter synligt som værende under ansøgning, men ikke bevilget. FLO_026 Der udarbejdes et konkret politisk oplæg om tillægsbevilling (ofte i Word) og nogle gange med bilag. gap Mulighed for håndtering af budgetforslag med forskellige gennemløb, som håndteres af Cockpit, TM1, SharePoint og AX 2012 gap Markering af poster, som er omfattet af finansloven. Enten via budgetkopiering til 1 model, budgetstruktur, som samler flere budgetmodeller eller markering på budgetkode. gap Finanslov- og budgetposter oprettes via Word/Excel-skabeloner via TM1 og tilføjes relevant budgetmodel i AX Budgetregisterposten får status Kladde, indtil budgetposten er godkendt. gap Dokumenter skrives i Word, og CDM anvendes til samling af dokumenter FLO_027 Ansøgningen sendes ud til høring hos de respektive høringsparter FLO_028 Bemærkninger retur fra høringsparter indarbejdes i oplægget FLO_029 Afhængigt af bevillingens omfang og kriterier vælges et godkendelsesniveau i forhold til, hvem der skal godkende ansøgningen. Dette godkendelsesniveau har efterfølgende indflydelse på det workflow, der skal anvendes i forhold til ansøgningen. FLO_030 Oplægget gøres færdigt og sendes ud til godkendelse hos en godkendelsesinstans FLO_031 Her kan ansøgningen blive afvist FLO_032 Der sker så efterfølgende en opdatering af status på ansøgning for tillægsbevilling i AX 2012 gap Cockpit anvendes til styring af høring sammen med SharePoint gap Cockpit anvendes til styring af høring sammen med SharePoint gap Skabelon til tillægsbevillingen tilknyttes budgetkoder med relevant arbejdsgangsregelsæt gap Udsendelse sker via TM1 med workflow fra budgetkode i AX 2012 gap Mulighed for status afvist gap Mulighed for status afvist Page 29 of 40

30 FLO_033 Bliver ansøgningen godkendt, går Finansdepartementet ind og ændrer status på ansøgningen til godkendt FLO_034 Der sker herefter en opdatering af budgettet i AX 2012 med det ansøgte beløb. Resultatet bliver finansloven + tillægsbevillingerne gap Ændring af status via TM1 gap Ændring af status i AX 2012 via TM Variationer i to-be-processer N/A Initiativer og krav til to-be processer N/A Indsatsområder Der skal foretages omfattende ændringer i følgende systemer for at understøtte processerne som defineret i dette dokument. Nedenfor er oplistet nogle af hovedelementerne i ændringerne: Tilpasning af budgetmodul i AX 2012 til understøttelse af begreber og koder i finanslovsprocessen Integration mellem TM1 og AX 2012 Tilpasning af TM1 til understøttelse af budgetindberetning, workflow, dokumenttilknytning, faseunderstøttelse (fx 2. og 3. behandling) Integration mellem SharePoint, TM1, Cockpit, CDM og AX 2012 Oprettelse af Cockpit Tilpasning af CDM til understøttelse af publicering Mv. Som det fremgår af afsnit 4.3.5, er alle krav et gap ift. funktionalitet, eftersom ingen af kravene alene understøttes af standard AX Det er derfor nødvendigt at sikre, at processerne understøttes som beskrevet i Deep Dives ud fra de systemsammenhænge, som er beskrevet under afsnit Dette for at sikre, at processerne samtidig understøtter procestegningerne som beskrevet under afsnit 4.3.2, og Der er efterfølgende behov for en nærmere undersøgelse af de designmæssige ændringer, som foretages ud fra en designworkshop Andre spor N/A Nøgledata på området N/A. Page 30 of 40

31 Øvrige bemærkninger N/A. 5 Samlet oversigt over identificerede gaps på Finanslovsområdet Tabel 5: Samlet oversigt over identificerede gaps på Finanslovsområdet Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Forberedelse bevillinger / Finanslovsforslag Initiativ FLO_001 Import af åbningsbalancer og statusposter er start på oprettelse af finanslov- og budgetposter. De danner grundlag for den videre budgetudarbejdelse. FLO_002 Lovbundne udgifter er budgettering af alle udgifter, som lovmæssigt skal udføres, og ikke er til forhandling. Finansiering af nogle af de lovbundne udgifter deles mellem Selvstyret og kommunerne. Det er fremadrettet en ambition, at disse udgifter bliver aktivitetsbaseret, således at budgettet udarbejdes ud fra fx antal enheder gange en enhedspris. FLO_003 Efterfølgende udarbejdes ønsker om anlægsinvesteringer, som kan være opførelse af bygninger, infrastrukturporjekter, veje m.m. Fremadrettet er det ambitionen, at der anvendes en skabelon i AX 2012 til oprettelse af ansøgning for anlægsinvesteringer. FLO_004 Udarbejdelse af indtægtsskøn i især Skattestyrelsen er en samlet vurdering af forventede indtægter for næste år. Skønnet udarbejdes ud fra mange forskellige faktorer, og ambitionen fremadrettet, at de samlede forventninger til indtægten for den kommende finanslovsperiode registreres i AX Lig budgettering af lovbundne udgifter ønskes her anvendelse af aktivitetsbaserede indtægter som fx mængder af rejer gange forventet pris/afgift. gap Budgetkopieringsfunktion er beskrevet i FRD Budgettering og budgetopfølgning gap Indberetning af aktiviteter og enhedspriser via TM1 gap Skabeloner skal oprettes i Word/Excel og integreres med SharePoint og TM1 og AX 2012 gap Indberetning af aktiviteter og enhedspriser via TM1 FLO_005 Der sker så en fremskrivninger af P og L fra gap Mulighed for tilknytning af pris- Page 31 of 40

32 sidste år. Dette udføres af Finansdepartementet. FLO_006 Opstår der inden og under udarbejdelse af finanslovsforslaget behov for nye initiativer, som giver flere omkostninger eller indtægter, skal det registreres og medtages som særskilte forslag til finansloven FLO_007 Der sker også en særskilt forhandling af bloktilskuddet til kommunerne som en del af finanslovsforslaget FLO_008 Alle input til finanslovsforslaget fra de respektive enheder samles af Finansdepartementet, som så udarbejder det endelige finanslovsforslag samlet set FLO_009 Finanslovsforslag skal så vurderes samlet og politisk godkendes, inden det meldes ud til enhederne. Er der behov for rettelser eller uenigheder heri, er det tilbage til Finansdepartementet om et nyt finanslovsforslag, og evt. også tilbage til enhederne omkring nye informationer og behandlinger. FLO_011 Det afstemte finanslovsforslag giver så grundlaget for udfyldning af rammerne i enhederne, som sendes ud til dem. FLO_012 Rammerne udfyldes af enhederne samt evt. forslag til ændringer og som meldes tilbage til Finansdepartementet FLO_013 Der sker en ny politisk vurdering og godkendelse af finanslovsforslaget. Er der behov for ændringer eller spørgsmål til de udfyldte rammer, loopes der med enhederne, indtil det er afstemt. FLO_014 Det afstemte finanslovsforslag godkendes og trykkes som bog. I dag trykkes alle finanslove i papirkopi og der udarbejdes altid en webudgave. På længere sigt er ambitionen en løsning, hvor register til finanslov- og budgetposter, så finanslov- og budgetposterne kan prisreguleres ud fra foruddefinerede reguleringsprocenter gap Oprettes via TM1 på specifikke budgetmodeller eller budgetkoder gap Oprettes via TM1 på specifikke budgetmodeller eller budgetkoder gap Skal understøttes af workflowregelsæt, som vedligeholdes i AX Via TM1 er der muligt at se, hvor langt enhederne er nået. gap Gentagende workflow skal understøttes af workflowregelsæt, som vedligeholdes i AX Via TM1 er der muligt at se, hvor langt enhederne er nået. gap Budgetkopiering til nye budgetmodeller, som følger nyt workflow gap Gentagende workflow skal understøttes af workflowregelsæt, som vedligeholdes i AX Via TM1 er der muligt at se, hvor langt enhederne er nået. gap Gentagende workflow skal understøttes af workflowregelsæt, som vedligeholdes i AX Via TM1 er der muligt at se, hvor langt enhederne er nået. gap Samling og publicering skal ske via CDM, som samler materialet Page 32 of 40

33 finanslovsforslaget publiceres elektronisk fx via web. Forhandling og godkendelse af bevillinger/finanslov FLO_015 Der modtages spørgsmål og/eller ændringsforslag fra de respektive politisk ansvarlige, som skal besvares som en del af bearbejdning af finanslovsforslaget/forslag til bevillinger FLO_016 De respektive spørgsmål oprettes i systemet og fordeles ud til de respektive enheder, der skal besvare dem. evt. med bilag vedhæftet. Der er her en ambition om registrering af spørgsmål/ændringsforslag i systemet med aktiviteter, workflow og deadlines. FLO_017 Spørgsmål og ændringsforslag modtages og bearbejdes af de respektive enheder. Undervejs opdateres aktiviteter i systemet og færdigmeldes, når spørgsmål/ændringsforslag er besvaret. FLO_018 Efterfølgende gennemgår Finansdepartementet svarerne og får en politisk accept, inden de sendes til 2. behandling i INATSISARTUT/KB FLO_ behandlingen er en politisk håndtering, hvor der tages stilling til hvert forslag eller en gruppe af forslag gap Spørgsmål, deadlines og svar ligger i SharePoint med tilgang via Cockpit gap Spørgsmål, deadlines og svar ligger i SharePoint med tilgang via Cockpit gap Spørgsmål, deadlines og svar ligger i SharePoint med tilgang via Cockpit gap Spørgsmål, deadlines og svar ligger i SharePoint med tilgang via Cockpit gap Gruppering af budgetkontoposter/registerposter skal være muligt FLO_020 Resultatet af 2. behandlingen kan være, at forslag forkastes. Der sker i så fald en opdatering af status på forslaget, som sikrer, at forslaget tages ud af finanslovsforslaget/forslag til bevillinger. FLO_021 Resultatet af 2. behandlingen kan også være udsættelse af udvalgte forslag til en senere behandling, dvs. i 3. behandling. Dette er kun gældende for finanslovsforslag. I så fald ændres statuskoden på disse til udsættelse til 3. behandling (gælder for finansloven). FLO_022 Er forslaget ikke forkastet eller udsat, er det vedtaget. Det betyder, at forslaget ændrer statuskode til vedtaget og indgår nu i finansloven/bevillinger som besluttet forslag. Ændringsforslag+forslag til finansloven giver gap Ny status ud for Kladde og Fuldført, som understøtter flere forskellige statuskoder gap Mulighed for ændring af budgetkode via TM1 gap Godkendelse af finanslov- og budgetposter Page 33 of 40

34 finansloven. FLO_023 For finansloven er der behov for både en 2. og 3. behandling. Derfor skal det være muligt at håndtere et forløb med ændring af statuskoder ifht. tilbagvendende forløb som har mere end 2 gennemløb. Dette er ikke gældende for bevillinger, som kun har 1. og 2. gennemløb. FLO_024 Når finansloven eller bevillinger er godkendt, dannes finansloven eller bevillinger i systemet. Tillægsbevillinger FLO_025 De respektive enheder opretter ønske om tillægsbevillinger i AX Det oprettes som ansøgning om beløb på konkrete konti, og status er ansøgning af tillægsbevilling. Det bliver herefter synligt som værende under ansøgning, men ikke bevilget. FLO_026 Der udarbejdes et konkret politisk oplæg om tillægsbevilling (ofte i Word) og nogle gange med bilag. gap Mulighed for håndtering af budgetforslag med forskellige gennemløb, som håndteres af Cockpit, TM1, SharePoint og AX 2012 gap Markering af poster, som er omfattet af finansloven. Enten via budgetkopiering til 1 model, budgetstruktur, som samler flere budgetmodeller eller markering på budgetkode. gap Finanslov- og budgetposter oprettes via Word/Excel-skabeloner via TM1 og tilføjes relevant budgetmodel i AX Budgetregisterposten får status Kladde, indtil budgetposten er godkendt. gap Dokumenter skrives i Word, og CDM anvendes til samling af dokumenter FLO_027 Ansøgningen sendes ud til høring hos de respektive høringsparter FLO_028 Bemærkninger retur fra høringsparter indarbejdes i oplægget FLO_029 Afhængigt af bevillingens omfang og kriterier vælges et godkendelsesniveau i forhold til, hvem der skal godkende ansøgningen. Dette godkendelsesniveau har efterfølgende indflydelse på det workflow, der skal anvendes i forhold til ansøgningen. FLO_030 Oplægget gøres færdigt og sendes ud til godkendelse hos en godkendelsesinstans FLO_031 Her kan ansøgningen blive afvist FLO_032 Der sker så efterfølgende en opdatering af status på ansøgning for tillægsbevilling i AX 2012 gap Cockpit anvendes til styring af høring sammen med SharePoint gap Cockpit anvendes til styring af høring sammen med SharePoint gap Skabelon til tillægsbevillingen tilknyttes budgetkoder med relevant arbejdsgangsregelsæt gap Udsendelse sker via TM1 med workflow fra budgetkode i AX 2012 gap Mulighed for status afvist gap Mulighed for status afvist Page 34 of 40

35 FLO_033 Bliver ansøgningen godkendt, går Finansdepartementet ind og ændrer status på ansøgningen til godkendt FLO_034 Der sker herefter en opdatering af budgettet i AX 2012 med det ansøgte beløb. Resultatet bliver finansloven + tillægsbevillingerne gap Ændring af status via TM1 gap Ændring af status i AX 2012 via TM1 6 Risici 7 Forkortelser og definitioner Tabel 6: Oversigt over forkortelser Forkortelse Definition LW Fit Gap Løsningsworkshop Angiver at en proces/krav kan håndteres i standard AX 2012 uden tilpasning Angiver at en proces/krav ikke kan håndteres i standard AX 2012 uden tilpasning 8 Referencer og bilag Sammenligning af budgetværktøjer Page 35 of 40

36 Page 36 of 40

37 Page 37 of 40

38 Page 38 of 40

39 Page 39 of 40

40 Page 40 of 40