Ledelsesevaluering 2007

Transkript

1 Ledelsesevaluering 2007 Indledning Dette er den første evaluering, som ledelsen i By- og Miljøforvaltningen foretager af kvalitetsstyringssystemet. Ledelsens evaluering har karakter af et møde, som afholdes sidst på året. Denne evaluering er foretaget på afdelingschefmødet Den systemansvarlige i forvaltningen har fremlagt punkter, som ledelsen har taget stilling til. Politik og mål er taget op til overvejelse, og afvigelser og bemærkninger fra auditrapport 2007 er behandlet. Konklusion Der skal handles på de syv afvigelser, der er konstateret ved den interne audit gennemført i efteråret. I afsnit 1 er angivet, hvordan afvigelserne lukkes. De bemærkninger, som også er modtaget ved den interne audit, indarbejdes i kvalitetshåndbogen med afsæt i diskussionen ved gennemgang af auditrapport på afdelingschefmødet Det er besluttet, at der ikke igangsættes en brugertilfredshedsundersøgelse på kvalitetsstyringsområdet i Kvalitetsstyringssystemet lever op til lovkravene, men der er områder, som skal forbedres. Dette kommer til udtryk ved intern audit og ved status på de opstillede mål. Kvalitetspolitikken udvides med Vi sikrer flora og fauna i vores naturområder. Dette punkt understøttes af to kvalitetsmål på naturområdet. Disse mål er taget fra Agenda 21-plan Inden udgangen af 2007 er alle procedurer for nye opgaver på myndighedsområdet inden for natur- og miljøområdet lagt i kvalitetshåndbogen. I løbet af 2008 skriver vi procedurer for eksisterende myndighedsopgaver inden for natur- og miljøområdet. Organisationsbeskrivelsen i kvalitetshåndbogen opdateres i forbindelse med udskillelse af driftsopgaver på forsyningsområdet. Formål Formålet med ledelsens evaluering er at sikre en løbende forbedring og tilpasning af kvalitetsstyringssystemet, så forvaltningen bliver bedre til at løfte natur- og miljøopgaverne fagligt kvalificeret, effektivt og ensartet. Denne evaluering består af følgende punkter: 1. Analyse af intern audit 2. Eventuel gennemførelse af en brugertilfredshedsundersøgelse 3. Vurdering af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og lever op til lovens krav, kvalitetspolitikken og kvalitetsmålene. 4. Status for afvigelser, korrigerende og forebyggende handlinger Side 1 af 15

2 5. Ændringer i organisationen 6. Forslag til forbedringer Ledelsesevaluering 2007 Ansvar Teknisk vicedirektøren Benedicte Weber, der er kvalitetsansvarlig, havde i samarbejde med den systemansvarlige Martin Moneaux gennemgået punkter, der blev fremlagt for ACM og udgør ledelsens evaluering. Ledelsen består af: Philip Hartmann, By- og Miljødirektør *Benedicte Weber, Teknisk vicedirektør *Henrik Elming, Byplanchef *Ivan Christensen, Vej- og parkchef *Carsten Sølyst, Miljøchef Uve Becker, Driftschef *Erik Scheldon, Bygningsinspektør *Pia Vendelholt Christensen, Leder for affaldskontoret (Forsyningschef) *Jens Bastrup, Leder for vand- og afløbskontoret Navne markeret med * angiver ledere, som har ansvar for opgaver inden for natur og miljø. 1. Analyse af intern audit Der er konstateret syv afvigelser og elleve bemærkninger, hvilket indikerer, at systemet fungerer, men at der er mulighed for forbedringer. Auditholdet har ved audit også modtaget kommentarer og forslag til forbedringer. Der var uklarhed om Naturteamets kompetencer. Træffes afgørelser af Naturteamet eller af den respektive afdeling. Ved ledelsens evaluering blev problemstillingen diskuteret. Benedicte Weber og Lene Madsen (Leder af Naturteamet) skriver et notat med afsæt i diskussionen. De færreste auditerede, kunne redegøre for, hvad der var relevant at lægge på hjemmesiden. For at imødegå denne afvigelse igangsættes et projekt, hvor deltagerne skal se på, hvordan forvaltningen kommunikerer med omverdenen. Projektet forventes at forløbe i hele Der skal skrives afvigelser, når vi ikke efterlever vores opstillede kvalitetsstyringsmål. Det handler blandt andet om overholdelse af 14-dags fristen og efterlevelse af årshjulet, procedure T9. For at imødegå disse afvigelser tjekker afdelingscheferne en gang om ugen om, at 14- dagsfristen overholdes inden for natur- og myndighedsområdet. I forbindelse med tilkøb af kompetencer skal der skrives evaluering efter endt sags- /projektforløb. Dette er et lovkrav jævnfør kvalitetsstyringsbekendtgørelsens 6, stk. 3. Side 2 af 15

3 Ledelsesevaluering 2007 Den sidste afgivelse handler om manglende langsigtet auditplan jævnfør kvalitetsstyringslovens 10, stk. 2. De elleve bemærkninger handler om forskelligt. Nogle drejer sig om, hvordan forvaltningen skal forholde sig til de opstillede mål, og i hvilken grad den skal efterleve dem. Andre bemærkninger handler om, hvordan forvaltningen skal forholde sig, når andre udfører opgaver for myndigheden. Sidstnævnte bemærkning er afklaret med Forsyningsafdelingen. I/S Vestforbrænding varetager ikke myndighedsopgaver, som det kom frem ved intern audit. Den interne audit var planlagt således, at 12 personer skulle interviewes, men kun 10 personer blev interviewet. Grunden hertil var sygdom og kursus i forvaltningsret. Auditeringen viser, at der er usikkerhed på kompetencefordelingen i forhold til Naturteamet. De to personer, som ikke blev interviewet, har i større eller mindre omfang tilknytning til Naturteamet. Derfor skal der sættes fokus på Naturteamet ved næste audit. Flere detaljer om gennemførte audit kan findes i auditrapport 2007 i kvalitetshåndbog, 09 Audit og de enkelte tjeklister i ESDH-systemet. 2. Eventuel gennemførelse af en brugertilfredshedsundersøgelse Afdelingschefgruppen besluttede i foråret 2007, at der skal gennemføres en brugertilfredshedsundersøgelse i foråret I forbindelse med denne ledelsesevaluering blev det besluttet, ikke at igangsætte en brugertilfredshedsundersøgelse i På nuværende tidspunkt er der ikke et område inden for natur- og miljøområdet som By- og Miljøforvaltningen finder relevant at undersøge. 3. Vurdering af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og lever op til lovens krav, kvalitetspolitikken og kvalitetsmålene. Lovens krav efterleves. I forsommeren 2007 gennemgik Lis Thodberg fra Solum A/S de overordnede og tværgående procedurer. Målet var at sikre, at vi levede op til kvalitetsloven og tilhørende bekendtgørelse. I den forbindelse blev systemet rettet til. Kvalitetspolitikken består som bekendt af tre pinde: Faglighed, bæredygtighed og kompetencer Effektivitet og service Ensartethed i sagsbehandlingen Fra flere sider er det blevet kommenteret, at der mangler noget til bæredygtighed og natur. I bilag 1 er den eksisterende politik og ændring listet op. Tilføjelser er markeret med lodrette streger i margen. Tekst der slettes, er yderligere markeret med en gennemstregning. Side 3 af 15

4 Ledelsesevaluering 2007 Kvalitetsmålene er en udmøntning af politikken. I bilag 2 er alle eksisterende og nye mål lister op. Tilføjelser er markeret med lodrette streger i margen. Mål der slettes, er yderligere markeret med en gennemstregning. Status på kvalitetsmål er opgjort i bilag 3. På størstedelen af de opstillede mål er der afrapporteret med kvantitative svar. Så godt som alle opstillede mål er efterkommet. Det kan blandt andet nævnes, at forvaltningen havde et mål om, at alle medarbejdere med opgaver inden for natur- og miljøområdet skulle på kursus i forvaltningsret inden for 2 år. Inden udgangen af 2007 har alle medarbejder været på kursus i forvaltningsret. Endvidere fremgår det af målene ligesom ved den interne audit, at der også er områder, hvor By- og Miljøforvaltningen kan gøre det bedre. Det er hovedsageligt i forbindelse med overholdelse af 14-dags fristen. 4. Status for afvigelser, korrigerende og forebyggende handlinger I kvalitetsstyringssystemet er der registreret fire afvigelser. Alle disse handler om, at indgående breve er journaliseret for sent. Det er den systemansvarliges opfattelse, at der sker flere afvigelser netop med hensyn til journalisering af post senest dagen efter modtagelse. Det giver ikke mening, at vi skal bruge tid på at skrive afvigelser på dette punkt, hvis årsagen til afvigelser er mangel på tid. Fremover skal der ikke skrives afvigelser på for sent journalisering. For at sikre at der ikke ligger gammel post på postfordelingslisten, skal afdelingscheferne have mere fokus på postfordelingslisten. Som opfølgning vil den systemansvarlige med jævne mellemrum (minimum fem gang om året) gennemgå postfordelingslisten. 5. Ændringer i organisationen I forbindelse med adskillelse af drift og myndighed på vand- og spildevandsområdet er der sket nogle ændringer. Den systemansvarlige og lederen for den nye Forsyningsafdeling ser på den nye organisation. Eventuelle ændringerne skrives ind i procedure O6 Organisering og ansvar. Adskillelse af drift- og myndighedsopgaver vil i løbet at 2008 ske i tæt samarbejde mellem vand og afløbskontoret og den nye Forsyningsafdeling. 6. Forslag til forbedringer Ved den interne audit kom de auditerede med en række forslag til forbedringer. Nedenfor er forslagene listet op. Det vil være en god ide med en backup for den systemansvarlige Side 4 af 15

5 Ledelsesevaluering 2007 Ansatte i forvaltningen skal blive bedre til at registrere afvigelser Ansatte i forvaltningen skal blive bedre til at evaluere et produkt, som de modtager fra en rådgiver Kan forvaltningen dokumentere, at den følger op på vandløbsregulativet? Tjeklister frem for lange procedurer Årlig gennemgang af procedurer Den systemansvarlige har ikke modtaget forbedringsforslag i løbet af året. Den systemansvarlige indarbejder de forskellige forbedringsforslag med afsæt i de diskussionerne ved ledelsens evaluering og i det omfang, det er hensigtsmæssigt. Den systemansvarlige giver i samarbejde med den kvalitetsansvarlige et bud på hvor meget tid skal lægges i opgaven som backup på kvalitetsstyringssystemet. Efterfølgende tales der med Driftschefen for Materialgården. Side 5 af 15

6 faglighed, bæredygtighed og kompetencer Bilag 1 Kvalitetspolitik Vi overholder myndighedskrav, god forvaltningsskik og fastsatte procedurer Vi vil gennem information og dialog fremme borgernes og virksomhedernes natur- og miljøforståelse Vi tilstræber ren jord, ren luft, rent grundvand og mindre støj for at give borgerne mere livskvalitet Vi sikrer flora og fauna i vores naturområder Vi samarbejder med relevante myndigheder, netværk og kommuner, herunder de tre kommuner i Miljøsamarbejdet, med henblik på at sikre en fortsat høj kvalitet i myndighedsarbejdet Ledelsen bidrager aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og -uddannelse, som er nødvendig for at opfylde den gældende politik og de gældende mål effektivitet og service Vi er en moderne forvaltning, som yder en god service, herunder hurtig, effektiv og let forståelig sagsbehandling til borgere, virksomheder og andre interessenter Vi løser myndighedsopgaverne rationelt med optimal udnyttelse af ressourcen ensartethed i sagsbehandling Vi har en ensartet og fælles forståelse af sagsbehandlingen Vi forbedrer kvalitetsstyringssystemet løbende med afsæt i intern audit (gennemgang) af systemet og den tilbagevendende evaluering Side 6 af 15

7 Bilag 2 Kvalitetsmål faglighed, bæredygtighed og kompetencer Politik: Vi overholder myndighedskrav, god forvaltningsskik og fastsatte procedurer Vi svarer skriftligt (kvitteringsskrivelse) på borger- og virksomhedshenvendelser inden for 14 dage Vi behandler alle natur- og miljøsager inden for de tidsrammer, som Byrådet har fastsat. (Sagsbehandlingen starter, når vi har alt sagsmateriale) Alle afgørelser er baseret på gældende lovgivning og indeholder en kvalificeret vurdering og begrundelse Alle medarbejdere med opgaver inden for natur- og miljøområdet har været på kursus i forvaltningsret indenfor 2 år Politik: Vi vil gennem information og dialog fremme borgernes og virksomhedernes natur- og miljøforståelse Vi prioriterer Agenda 21-opgaverne højt og udarbejder et årligt arbejdsprogram Vi inddrager borgerne, når vi med fire års interval opdaterer vores Agenda 21-plan Vi offentliggør Agenda 21-arbejdsprogrammet for det aktuelle år og status for det forgangne år på gladsaxe.dk i maj måned Politik: Vi tilstræber ren jord, ren luft, rent grundvand og mindre støj for at give borgerne mere livskvalitet Vi planlægger hvert års tilsynsindsats ud fra, hvor vi kan opnå størst effekt/forbedring Vi kortlægger jordforureninger Vi minimerer risikoen for forurening fra oplag af farlige råvarer og farligt affald Vi forebygger dannelsen af farligt affald og følger affaldsstrømmene Vi sikrer, at Vandforsyningen der foretagers den nødvendige kontrol af, at drikkevandet lever op til kvalitetskravene jævnfør drikkevandsbekendtgørelsen Vi anvender Low Noise asfalt ved belægningsrenovering Vi administrerer en trafikstøjpulje, hvor vi giver tilskud til lydisolerende vinduer Vi udarbejder en affaldsplan, som sikrer at affaldet primært genanvendes, sekundært forbrændes; deponering har laveste prioritet Politik: Vi sikrer flora og fauna i vores naturområder Vi skriver plejeplaner med mål for dyre- og plantelivet (Tilføjes - A21-mål) Vi påbegynder en kortlægning af søer og vådområder (Tilføjes - A21-mål) Politik: Vi samarbejder med relevante myndigheder, netværk og kommuner, herunder de tre kommuner i Miljøsamarbejdet, med henblik på at sikre en fortsat høj kvalitet i myndighedsarbejdet Vi deltager i en række samarbejder inden for vej-, vand-, miljø-, natur- og affaldsområdet, hvor vi koordinerer og optimerer vores indsats og udveksler erfaringer Side 7 af 15

8 Bilag 2 Kvalitetsmål Politik: Ledelsen bidrager aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og -uddannelse, som er nødvendig for at opfylde den gældende politik og de gældende mål Vi afholder LUS- og PUS-samtaler mindst en gang om året og udarbejder en udviklingskompetenceplan for alle medarbejdere Vi opdaterer og gør status på vores udviklings-/kompetenceplan mindst en gang om året Vi tilbyder relevant efteruddannelse og relevante kurser for medarbejdere effektivitet og service Politik: Vi er en moderne forvaltning, som yder en god service herunder hurtig, effektiv og let forståelig sagsbehandling til borgere, virksomheder og andre interessenter Vi formulerer alle svar, afgørelser med videre, så de er let forståelige Vi deltager i det kommunale kommunikationsnetværk, der styres af Informationsafdelingen Vi lægger relevante nyheder ud på hjemmesiden Vi guider borgere, virksomheder og interessenter rundt på hjemmesiden Politik: Vi løser myndighedsopgaverne rationelt med optimal udnyttelse af ressourcen Vi udarbejder et arbejdsprogram for hver afdeling en gang årligt, hvor opgaver og ressourcer er afstemt ensartethed i sagsbehandling Politik: Vi har en ensartet og fælles forståelse af sagsbehandlingen Vi skriver sagsprocedurer på vores respektive områder Vi informerer om nye sagsprocedurer via FOKUS Vi følger de udarbejdede procedurer Politik: Vi forbedrer kvalitetsstyringssystemet løbende med afsæt i intern audit (gennemgang) af systemet og den tilbagevendende evaluering Vi har udarbejdet alle sagsbehandlingsprocedurer på de eksisterende opgaver inden udgangen af 2008 Den årlige ledelsesevaluering af systemet offentliggøres i november/december måned Side 8 af 15

9 Bilag 3 Status på kvalitetsmål faglighed, bæredygtighed og kompetencer Politik: Vi overholder myndighedskrav, god forvaltningsskik og fastsatte procedurer Mål Vi svarer skriftligt (kvitteringsskrivelse) på borger- og virksomhedshenvendelser inden for 14 dage Vi behandler alle natur- og miljøsager inden for de tidsrammer, som Byrådet har fastsat. (Sagsbehandlingen starter, når vi har alt sagsmateriale) Alle afgørelser er baseret på gældende lovgivning og indeholder en kvalificeret vurdering og begrundelse Alle medarbejdere med opgaver inden for natur- og miljøområdet har været på kursus i forvaltningsret indenfor 2 år Status Der er ikke indgivet afvigelser for overskridelse af 14-dags fristen. En stikprøvekontrol på ti tilfældige sager viser, at vi i syv ud af ti sager overholder 14- dags fristen. Se bilag 4. Der er ikke indgivet afvigelser for overskridelse af Byrådets fastsatte tidsrammer. Der er kun behandlet en miljøgodkendelse samt en spildevandstilladelse, som er omfattet af Byrådets tidsramme. Disse to sager overholder tidsfristen. Se bilag 4. By- og Miljøforvaltningen har ikke modtaget klager på afgørelser som følge af, at der er anvendt forkert lovgivning. Forvaltningen har heller ikke modtaget klager over vurderinger og begrundelser, der danner grundlag for afgørelser. Alle medarbejdere i By- og Miljøforvaltningen med opgaver inden for natur og miljøområdet har været på kursus i forvaltningsret i Politik: Vi vil gennem information og dialog fremme borgernes og virksomhedernes natur- og miljøforståelse Mål Status Vi prioriterer Agenda 21-opgaverne højt og udarbejder et årligt arbejdsprogram Vi inddrager borgerne, når vi med fire års interval opdaterer vores Agenda 21-plan Agenda 21-sekretariatet har i samarbejde med alle forvaltninger opstillet et arbejdsprogram for 2007, med udgangspunkt i Agenda 21 plan Arbejdsprogrammet tages jævnligt op i Agenda 21-styregruppen og koordinationsgruppen for miljøindsatsen i By- og Miljøforvaltningen. I oktober 2007 er der holdt et borgermøde i forbindelse med udarbejdelse af en ny Agenda 21-plan. Det er planlagt opfølgende møder for borgerne i december. Ved erhvervsrådsmødet i oktober blev virksomhederne opfordret til at komme med deres bidrag. J. nr P23 Side 9 af 15 Sag: 2007/

10 Bilag 3 Status på kvalitetsmål Vi offentliggør Agenda 21- arbejdsprogrammet for det aktuelle år og status for det forgangne år på gladsaxe.dk i maj måned Agenda 21-arbejdsprogram 2007 og afrapportering af Agenda 21-arbejdet 2006 kan findes på faglighed, bæredygtighed og kompetencer Politik: Vi tilstræber ren jord, ren luft, rent grundvand og mindre støj for at give borgerne mere livskvalitet Mål Status Vi planlægger hvert års tilsynsindsats ud fra, hvor vi kan opnå størst effekt/forbedring Vi kortlægger jordforureninger Vi minimerer risikoen for forurening fra oplag af farlige råvarer og farligt affald Tilsynsfrekvensen for miljøtilsyn på virksomheder er baseret på en kategorisering i GeoEnviron. Kategori 3-virksomheder får tilsyn hvert år. Kategori 2-virksomheder får tilsyn cirka hvert andet år. Kategori 1-virksomheder får tilsyn hvert andet til fjerde år alt efter forureningsgrad. 14. november 2007 er der gennemført 87 tilsyn. Der er planlagt 110 tilsyn i Vi er i gang med en historisk kortlægning af Gladsaxe Erhvervskvarter med henblik på at få alle matrikler med risiko for forurening registreret. Kort over forurenede grunde på hjemmesiden opdateres løbende. Ved virksomhedstilsyn har vi fokus på oplag af farlige råvarer og farligt affald. I Miljøsamarbejdet er vi i gang med at udarbejde en intern vejledning om tætte belægninger. Der er ikke gennemført kampagner for at reducere dannelsen af farligt affald. Vi forebygger dannelsen af farligt affald og følger affaldsstrømmene Mængder af farligt affald opgjort i Transportørindberetninger holdes op mod årsopgørelser fra godkendelsespligtige virksomheder. Maskinbranchen producerer mindre mængder farligt affald, da de går over til vandbaserede produkter. Den grafiske branche har i dag en brøkdel farligt affald i forhold til tidligere, hvilket i høj grad skyldes den teknologiske udvikling. J. nr P23 Side 10 af 15 Sag: 2007/

11 Bilag 3 Status på kvalitetsmål Vi sikrer, at der foretages den nødvendige kontrol af, at drikkevandet lever op til kvalitetskravene Vi anvender Low Noise asfalt ved belægningsrenovering Vi administrerer en trafikstøjpulje, hvor vi giver tilskud til lydisolerende vinduer Vi udarbejder en affaldsplan med fire års interval for at sikre at affaldet primært genanvendes, sekundært forbrændes; deponering har laveste prioritet For 2007 er der udarbejdet et analyseprogram for kontrol af drikkevand. I analyseprogrammet er antallet af prøver fastsat. Prøveresultaterne offentliggøres løbende på En gang om året offentliggøres det samlede antal overskridelser for det pågældende år. Pr. 15. november 2007 er der otte overskridelser. Der er pr. 1. september 2007 udlagt m² asfalt hvoraf 90 %, det vil sige m², er Low Noise asfalt. Endelig opgørelse for 2007 foreligger medio december. For støjpulje 2006 har vi givet tilsagn om tilskud på i alt kr. Af dette beløb har vi på nuværende tidspunkt i 2007 modtaget færdigmeldinger svarende til et beløb på kr. svarende til 16 boliger. For støjpulje 2007 er der indtil videre givet tilsagn om tilskud på kr. Dette beløb forventes at stige efterhånden som ansøgernes tilbud modtages og behandles. Forsyningsafdelingen er begyndt at skrive en ny affaldsplan. Planen forventes vedtaget i slutningen af Politik: Vi samarbejder med relevante myndigheder, netværk og kommuner, herunder de tre kommuner i Miljøsamarbejdet, med henblik på at sikre en fortsat høj kvalitet i myndighedsarbejdet Mål Status Vi deltager i en række samarbejder inden for vej-, vand-, miljø-, natur- og affaldsområdet, hvor vi koordinerer og optimerer vores indsats og udveksler erfaringer By- og Miljøforvaltningen deltager i følgende: Følgegrupper og sparringsgruppe Vestforbrændingsregi. Miljøsamarbejdet mellem Gentofte, Lyngby- Taarbæk og Rudersdal kommune Teknisk koordinationsforum Lokalt vandsamarbejde Hovedstadsområdets vandsamarbejde Samarbejder omkring grønne kiler Trafiksikkerhedsråd J. nr P23 Side 11 af 15 Sag: 2007/

12 Bilag 3 Status på kvalitetsmål faglighed, bæredygtighed og kompetencer Politik: Ledelsen bidrager aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og -uddannelse, som er nødvendig for at opfylde den gældende politik og de gældende mål Mål Status Vi afholder LUS- og PUS-samtaler mindst en gang om året og udarbejder en kompetenceplan for alle Vi opdaterer og gør status på vores udviklings-/kompetenceplan mindst en gang om året Vi tilbyder relevant efteruddannelse og relevante kurser for medarbejdere Alle afdelinger har gennemført eller planlagt PUS-samtaler. Ved årets udgang vil alle PUS-samtaler være gennemført. I december 2007 gør vi status og opdaterer vores udviklings- /kompetenceplaner. Internt er der gennemført kurser om forvaltningsret og ledelsesbaseret coaching, Desuden er der afholdt projektcafemøder om konflikthåndtering i projekter og brugerundersøgelser. Endvidere har mange deltaget i fælleskurserne. Her kan blandt andet nævnes Rollen som projektleder og Præsentation kursus Effektivitet og service Politik: Vi er en moderne forvaltning, som yder en god service herunder hurtig, effektiv og let forståelig sagsbehandling til borgere, virksomheder og andre interessenter Mål Status Vi formulerer alle svar, afgørelser med videre, så de er let forståelige Vi deltager i det kommunale kommunikationsnetværk, der styres af Informationsafdelingen Vi lægger relevante nyheder ud på hjemmesiden Vi guider borgere, virksomheder og interessenter rundt på hjemmesiden Langt de fleste standardbreve er gennemskrevet, så de lever op til kommunens sprogpolitik. Vi har deltaget i de to møder, som Kommunikationsafdelingen har afholdt i år. De enkelte afdelinger bestemmer selv, hvad de lægger ud på hjemmesiden. Vi modtager jævnligt telefonhenvendelser, hvor borgeren eller virksomheden guides frem til den service, de ønsker. Et eksempel er afmeldingsskema for olietanke. J. nr P23 Side 12 af 15 Sag: 2007/

13 Bilag 3 Status på kvalitetsmål Politik: Vi løser myndighedsopgaverne rationelt med optimal udnyttelse af ressourcen Vi udarbejder et arbejdsprogram for hver afdeling en gang årligt, hvor opgaver og ressourcer er afstemt Alle afdelinger har et arbejdsprogram, hvor opgaver og ressourcer er afstemt. ensartethed i sagsbehandling Politik: Vi har en ensartet og fælles forståelse af sagsbehandlingen Mål Status Vi skriver sagsprocedurer på vores respektive områder Vi informerer om nye sagsprocedurer via FOKUS Vi følger de udarbejdede procedurer Pr. 15. november 2007 er der fire sagsbehandlingsprocedurer i kvalitetshåndbogen. Inden udgangen af 2007 forventer vi, at alle procedurer for nye opgaver ligger i kvalitetshåndbogen. Den systemansvarlige informerer løbende på FOKUS, når der er nyt om kvalitetsstyringssystemet. Der er ikke sket sagsbehandling efter sagsbehandlingsprocedurer i 2007, da der pr. 15. november kun ligger fire procedurer i håndbogen. De overordnede og tværgående procedurer følger vi. Politik: Vi forbedrer kvalitetsstyringssystemet løbende med afsæt i intern audit (gennemgang) af systemet og den tilbagevendende evaluering Vi har udarbejdet alle sagsbehandlingsprocedurer på de nye opgaver inden udgangen af 2007 Den årlige ledelsesevaluering af systemet offentliggøres i november/december måned Alle afdelinger arbejder på højtryk for at gøre sagsbehandlingsprocedurer færdig til 1. december. Efterfølgende lægger den systemansvarlige procedurerne i kvalitetshåndbogen. Ledelsesevaluering 2007 er gennemført 21. november og forelægges Miljøudvalget 13. december. Umiddelbart efter behandling i Miljøudvalget offentliggøres ledelsesevalueringen på J. nr P23 Side 13 af 15 Sag: 2007/

14 Bilag 3 Status på kvalitetsmål J. nr P23 Side 14 af 15 Sag: 2007/

15 Overholdelse af 14 dags fristen Bilag 4 Status på sagsbehandlingstider For at dokumentere, at 14-dags fristen overholdes, er der foretaget stikprøver på ti tilfældige sager. I syv ud af ti sager er 14-dags fristen overholdt. De tilfældige sager er følgende: Område Sag Modtaget Svaret Overholdt Natur 2007/ JA Natur 2007/ Ja Natur 2007/ Ja Natur 2007/ Nej Miljø 2007/ Ja Miljø 2007/ Ja Miljø 2007/ Ja Miljø 2007/ Nej Miljø 2007/ Ja Miljø 2007/ Nej Overholdelse af sagsbehandlingstider fastsat af Byrådet Byrådet har bestemt følgende sagsbehandlingstider: Miljømæssig anmeldelse af virksomhed Miljøgodkendelse Spildevandstilladelse 1-4 uger 3 måneder 3 måneder Kilde: Miljømæssig anmeldelse af virksomheder sker løbende blandt andet i forbindelse med miljøtilsyn på virksomheder. Der er ikke udtaget sager til stikprøve. I 2007 har Miljøafdelingen meddelt en miljøgodkendelse til en forurenende virksomhed. I sag nummer 2007/ er der gået godt fire måneder fra, at alt materiale var i hus, til godkendelsen blev meddelt. Det skal dog bemærkes, at godkendelsen var færdigbehandlet i løbet af en måned, men blev holdt tilbage, da der skulle gives et påbud om støjvilkår, når virksomheden havde fået udarbejdet en støjkortlægning. Godkendelse og støjvilkår skulle meddeles samtidig. I 2007 har Miljøafdelingen meddelt en spildevandstilladelse til afværgevand. I sag nummer2007/ er der gået små 14 dage fra, at alt materiale var i hus, til at tilladelsen blev meddelt. J. nr P23 Side 15 af 15 Sag: 2007/