Tids- og handleplan Indførsel af Kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning

Transkript

1 Tids- og handleplan Indførsel af Kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning Miljøafdelingen og Planafdelingen 1. februar 2008 Vi skal lave faglig kvalitet effektivitet ensartethed for at sikre borgernes og virksomhedernes tillid og tilfredshed Lov nr. 506 af Lov om kvalitetsstyring for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet: 1. Loven skal ved at indføre et kvalitetsstyringssystem medvirke til at sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i kommunalbestyrelsens sagsbehandling på natur- og miljøområdet samt til at sikre borgernes og virksomhedernes tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen.

2 Baggrund Regeringen besluttede i forbindelse med opgave- og strukturreformen, at der skal laves en kvalitetsstyringsordning på natur- og miljøområdet for at sikre den faglige bæredygtighed og sikre, at brugerne er tilfredse og har tillid til kommunens håndtering af opgaverne. Beslutningen er konkretiseret i Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet, og efterfølgende i Bekendtgørelse om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. Loven betød, at kommunerne senest d. 1. januar 2007 skulle have implementeret et kvalitetsstyringssystem, der opfylder nogle nærmere beskrevne vilkår. Det daværende underudvalg for miljø og teknik vedtog i efteråret 2006 at indføre kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, Thisted Kommune, og godkendte senere en kvalitetshåndbog. Loven stiller krav om, at kommunernes kvalitetsstyringssystem skal være certificeret senest ved udgangen af Vi arbejder derfor mod en certificering og planlægger den til at finde sted i maj Nærværende rapport skal beskrive systemet, som det forventes at blive, og give et forslag til en tids- og handleplan, der skal sikre implementeringen i hele Teknisk Forvaltning. 1 / 8

3 Startpakken Miljøministeriet har i samarbejde med KL udarbejdet en Startpakke, der indeholder en overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet samt ca. 50 standardprocedurer. Der er dels tale om procedurer, der drejer sig om selve systemet; dels om sagsbehandlerprocedurer for en række af de mest centrale opgaver i kommunerne med særlig vægt på de nye opgaver (dvs. ofte gamle amtsopgaver). Procedurerne er dog ikke udtømmende, og for at leve op til lovens krav, må kommunerne supplere disse med procedurer for de opgaver, der er relevante for den enkelte kommune, såfremt disse ikke er nævnt i startpakken. Det er kommunerne, der har ansvar for at leve op til lovens krav. KL og Miljøministeriet har sikret, at procedurerne i startpakken lever op til lovens krav. Kommunerne kan dog vælge at lave deres egne procedurer, blot disse også lever op til lovens krav. Kommunerne kan også vælge at overtage standardprocedurerne til en start og så hen ad vejen tilpasse dem til kommunen. Da kvalitetsstyring i korthed kan beskrives som : skriv ned, hvordan du løser en opgave, og gør så herefter, som du har skrevet, vil dette i vores situation betyde, at vi skal have nedskrevet de sagsbehandlingsrutiner, vi i dag arbejder efter, og samtidig have dem koordineret med de krav, der fremgår af bekendtgørelsen om kvalitetsstyring. 2 / 8

4 Situationen i dag Implementering af kvalitetsstyringssystem er i fuld gang i Miljøafdelingen, og det er ambitionen, at systemet skal udvides til i første omgang at dække de områder, der nævnes i bekendtgørelsen (dvs. dele af Planafdelingen) og senere udbredes i hele forvaltningen. For så vidt angår procedurer er situationen i dag, at de store fagprocedurer og alle tværgående procedurer er implementeret og i drift. For så vidt angår kvalitetsorganisationen blev det i efteråret 2006 besluttet, at Flemming Bach er systemansvarlig, og i løbet af foråret 2007 gennemgik Anna Brit Uldbjerg en uddannelse som auditor. Anna Brit deltager i en erfa-gruppe for kvalitets-medarbejdere i de kommuner, der tidligere udgjorde Ringkøbing og Viborg amter. Tillige er der indgået en aftale med auditor i Jammerbugt Kommune om, at auditere hinanden. I slutningen af 2007 havde vi vores første audits en audit af de tværgående procedurer og en audit af en fagprocedure. Resultatet af disse audits skal indgå i ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet. Denne evaluering skal afrapporteres for udvalget i løbet af foråret / 8

5 Den videre udvikling Generelt De tværgående procedurer skal omskrives, så de bedre passer til vores virkelighed. Dette arbejde skal ske i tæt dialog mellem Miljøafdelingen og Planafdelingen. Miljøafdelingen Der skal udarbejdes fagprocedurer for de områder, hvor det er relevant dvs. først og fremmest de områder, hvor vores dagligdag viser, der er behov for procedurer, og hvor der er lovkrav herom. Der skal laves en auditplan for Som udgangspunkt for fagprocedurerne bruger vi vores erfaringer fra det daglige arbejde, men vi vil naturligvis også lade os inspirere af de procedurer, der allerede nu foreligger i startpakken. I miljøafdelingen fastholdes princippet om, at procedurer som udgangspunkt udarbejdes af de, der skal arbejde med dem. Andre afdelinger Dette er i første omgang de dele af Planafdelingen, der er omfattet af bekendtgørelsen (se bilag 2). Kvalitetsarbejdet skal igangsættes, ved at de tværgående procedurer implementeres, og derefter (samtidig med?) skal der skal udarbejdes fagprocedurer. 4 / 8

6 Certificering Der skal tages kontakt til et certificeringsinstitut med henblik på at etablere et samarbejde omkring arbejdet henimod en certificering af Teknisk Forvaltning. Denne certificering skal efter planen ske i maj De certificeringsinstitutter/-firmaer, der findes på markedet, er i dag ikke akkrediteret af DANAK til at certificere os, og de kan ikke opnå denne certificering uden en præstationsprøvning, der viser deres evner. Vi må derfor med fordel kunne indlede et samarbejde med et af disse firmaer og derved få en attraktiv aftale. Der er flere aktører på markedet, og det skal allerede i løbet af sommeren 2008 besluttes, hvem vi vil samarbejde med. 5 / 8

7 Afsluttende vurdering Indførelse af kvalitetsstyring kan være en tung proces, da det for nogle kan være vanskeligt at se nytten af det ekstra arbejde, der ligger i udarbejdelse og vedligeholdelse af kvalitetsdokumenter. De hidtidige erfaringer viser dog, at der hos medarbejderne har været interesse for arbejdet og for udarbejdelse af procedurer, checklister mv., og det er vurderingen, at den videre implementering bliver relativt nem. En certificering i maj 2009 synes måske at være et ambitiøst mål at sætte sig, men vi skal ifølge bekendtgørelsen være certificeret inden udgangen af Derfor vil det være en god ide at være på forkant af udviklingen alene af den grund, at det må formodes, at der vil være rift om de virksomheder, der må certificere kommunernes kvalitetsstyringssystemer. 6 / 8

8 Bilag 1 Tidsplan Tidspunkt Sept-2006 Okt-2006 Nov-2006 Forår-2007 Maj-2007 Dec-2007 Feb-2008 Forår-2008 Efterår-2008 Begivenhed Beslutning om at der skal indføres et kvalitetsstyringssystem Vedtagelse af kvalitetsmål Vedtagelse af kvalitetshåndbog Beslutning om at Flemming Bach er systemansvarlig Uddannelse af Anna Brit Uldbjerg som kvalitets-auditor Procedurer for tilsyn med virksomheder sættes drift. Procedurer for tilsyn med husdyrbrug sættes drift. Bekræftelse til Miljøstyrelsen om at Thisted Kommune har indført kvalitetsstyring i dele af Teknisk Forvaltning Gennemførelse af de første audits Første præsentation: Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet. Fastlæggelse af auditplan for 2008 Gang i implementering af kvalitetsstyringssystemet i Planafdelingen Implementering af flere fag-procedurer i Miljøafdelingen og i Planafdelingen Implementering af D4, et program, der styrer vores kvalitetsdokumenter. Uddannelse af mindst en mere kvalitets-auditor Dec-2008 Fastlæggelse af auditplan for 2009 Maj-2009 Senere Certificering af kvalitetsstyringssystemet Indførelse af kvalitetsstyringssystem i hele Teknisk Forvaltning 7 / 8

9 Bilag 2 Kvalitetsstyringssystemet omfatter sagsbehandling efter nedenstående love : 1) lov om miljøbeskyttelse, 2) lov om vandforsyning m.v., 3) lov om forurenet jord, 4) lov om beskyttelse af havmiljøet, 5) lov om kemiske stoffer og produkter, 6) lov om betalingsregler for spildevandsanlæg m.v., 7) lov om godtgørelse i forbindelse med indsamling af hermetisk forseglede nikkelcadmium-akkumulatorer, 8) lov om råstoffer, 9) lov om okker, 10) lov om miljømål m.v. for vandforekomster og internationale naturbeskyttelsesområder (miljømålsloven), 11) lov om naturbeskyttelse, 12) lov om vandløb, 13) lov om sommerhuse og campering m.v., 14) 16) lov om anvendelse af Frøstruplejren og 15) 17) lov om planlægning, for så vidt angår VVM-sager. 8 / 8