Ledelsesevaluering 2013

Transkript

1 Indledning Ledelsesevaluering 2013 Miljøudvalget Pkt. 108, bilag november 2013 Pernille Bramstrup, systemansvarlig Dette er den syvende evaluering, som ledelsen i By- og Miljøforvaltningen har foretaget af kvalitetsstyringssystemet. Ledelsens evaluering havde karakter af et møde, som blev holdt i november. Denne evaluering blev foretaget på afdelingschefmødet (ACM) 18.november Den systemansvarlige i forvaltningen fremlagde punkter, som ledelsen skulle tage stilling til. beslutninger blev noteret i referatet fra ACM. Dette referat kommer siden til at ligge på FO- KUS. Berørte afdelinger kom med input til status på mål for 2013 og nye tværgående kvalitetsmål for Afslutningsvis blev afvigelser og bemærkninger fra auditeringen af teams i 2013 behandlet. Konklusion Der skal handles på to afvigelser, der er konstateret ved den interne audit, gennemført i efteråret. I afsnit 1 er angivet begrundelser for (uddybninger af) afvigelserne. Formål Formålet med ledelsens evaluering er at sikre en løbende forbedring og tilpasning af kvalitetsstyringssystemet, så forvaltningen fortsat vil løfte natur- og miljøopgaverne fagligt kvalificeret, effektivt og ensartet. Denne evaluering består af følgende punkter: 1. Analyse af intern audit 2. Resultat af brugertilfredshedsundersøgelse 3. Vurdering af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og lever op til kvalitetspolitikken og kvalitetsmålene 4. Status for afvigelser ved interne auditeringer 5. Ændringer i organisationen 6. Forslag til forbedringer Ansvar Teknisk vicedirektør Maj Green, der er kvalitetsansvarlig, har i samarbejde med den systemansvarlige Pernille Bramstrup gennemgået punkterne, der blev fremlagt for ACM og udgør ledelsens evaluering. Side 1 af 11

2 Ledelsesevaluering 2013 Ledelsen består af: Philip Hartmann, By- og Miljødirektør *Maj Green, Teknisk vicedirektør *Britt Vorgod Pedersen, Byplanchef *Ivan Christensen, Vej- og parkchef *Carsten Sølyst, Miljøchef Uve Becker, Driftschef *Erik Scheldon, Bygningsinspektør *Pia Vendelholt Christensen, Forsyningschef Navne markeret med * angiver ledere, som har ansvar for opgaver inden for natur og miljø. 1. Analyse af intern audit I forbindelse med den interne audit konstaterede auditholdet to mindre afvigelser. Desuden modtog auditholdet en række kommentarer og forbedringsforslag. Afvigelser De to afvigelser handlede om mål, der ikke er opfyldt. På grund af omprioriteringer og ressourcemangel er de to mål ikke opfyldt Den interne audit var planlagt således, at 14 personer blev interviewet i fire forskellige teams. Fordelen ved at gøre det på denne måde, udover tidsbesparelsen, er, at det er muligt at få flere forbedringsforslag frem, når der er flere der på en gang deltager i dialogen om sager og procedurer. Ulempen/problemet kan være, at auditeringen ikke helt bliver dybdegående nok, når den foregår i teams - den enkelte medarbejder kan lidt lettere gemme sig. Fokus ved intern audit var rettet mod sagsgange for de fagprocedurer, der skulle gennemgås jævnfør den langsigtede auditplan. 2. Resultat af brugertilfredshedsundersøgelse I de seneste år er der gennemført brugertilfredshedsundersøgelser på virksomhedsområdet i Gladsaxe Kommune og i 2012 og 2013 har Dansk Erhvervsfremme stået for en erhvervsservice performance undersøgelse, der også havde spørgsmål med om Miljøafdelingens tilsyn. Resultatet af undersøgelsen viste, at alle respondenter var meget tilfredse eller tilfredse med det seneste miljøtilsyn og medarbejdernes faglige niveau. respondenterne mente i nogen eller høj grad, at tilsynsbrevet var skrevet i et forståeligt sprog. Det skal dog bemærkes at det kun var 11 ud af de i alt 214 adspurgte, som havde været i dialog med Miljøafdelingen. Side 2 af 11

3 Ledelsesevaluering Vurdering af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og lever op til kvalitetspolitikken og kvalitetsmålene Revision af kvalitetspolitik og -mål By- og Miljøforvaltningen arbejder videre med kvalitetspolitikken fra 2013, som er forelagt og vedtaget af Miljøudvalget i december Kvalitetsmål for afdelingerne udgår fra For at få koordineret de tværgående kvalitetsmål for 2014 er alle afdelingschefer blevet bedt om at komme med bud på mulige nye mål. Forslag til mål er vedlagt som bilag 1. Afdelingschefernes kommentarer og rettelser indarbejdes, og målene overføres til kvalitetshåndbogen, så de er i denne primo januar Status på kvalitetsmål for 2013 I 2013 opererede By- og Miljøforvaltningen med 18 kvalitetsmål. Opnåede mål er angivet med en glad smiley, delvis opnåede mål er angivet med en neutral smiley og ikke opnåede mål er angivet med en sur smiley. Af de i alt 18 kvalitetsmål er 14 mål opnået, 2 delvist opnået og to mål er ikke opnået. I bilag 2 er en afrapportering af kvalitetsmål for Status for afvigelser samt korrigerende og forebyggende handlinger Afvigelser registreret i løbet af 2012 I løbet af 2012 er der registreret tre afvigelser. Endvidere er der skrevet to afvigelser i forbindelse med intern audit afvigelser, der er kommet frem, er lukket. Afvigelser fra intern audit 2013 Ved intern audit 2013 blev der konstateret to mindre afvigelser, det drejer sig om to mål, der ikke er opnået. 5. Ændringer i organisationen Bibbi Walsh og Pernille Bramstrup har overtaget ansvaret for kvalitetsstyringssystemet. Maj Green er stadig kvalitetsleder. Myndighedsbehandlingen omkring drikkevandsforsyning er overgået fra Forsyningsafdelingen til Miljøafdelingen. 6. Forslag til forbedringer Naturteamet: Der skal være en skærpet opmærksomhed om bilag 4 arter i alle kommende dispensationssager. Virksomhedsteamet: Bør skrives ind i procedure M8, at man før indskærpelse af vilkår bør overveje, om man vil gå hele vejen med politianmeldelse, hvis ikke frist for overholdelse af indskærpelse overholdes. Bør skrives ind i procedure M31, hvilken hjemmel til forbud man skal anvende ved ny og kendt retstilstand. Side 3 af 11

4 Ledelsesevaluering 2013 Affaldsteamet: Der kan med fordel laves procedure for udførsel af akutte tilsyn. Den systemansvarlige har i årets løb modtaget et par forbedringsforslag. De er indarbejdet i det omfang, det har været muligt og hensigtsmæssigt. Forbedringsforslag modtaget under dette års intern audit er sendt til de respektive afdelinger. Afdelingerne beslutter, om der skal handles på forslagene. Forbedringsforslag fremgår af referater fra intern audit og ledelsens evaluering Side 4 af 11

5 Bilag 1 Forslag til tværgående kvalitetsmål for 2014 Faglighed, bæredygtighed og kompetencer Nye mål for 2014 Mål Sådan måler vi Ansvarlig Vi svarer skriftligt (minimum med en kvitteringsskrivelse) på borger- og virksomhedshenvendelser inden for 14 dage Vi udvikler vores tilsynsrolle på en måde, så vi i højere grad tilstræber helhedstænkning og tidlig inddragelse af andre aktører i opgaveløsningen. Vi opdaterer og gør status på vores udviklings-/kompetenceplan mindst en gang om året Afdelingscheferne er ansvarlige for, at svarfrister i Profile bliver kontrolleret mindst en gang om måneden. Der foretages stikprøvekontrol i forbindelse med audit Vi ser på, hvilke aktiviteter, der er sat i værk for at understøtte målene, og hvilke resultater, der er kommet ud af det. En gang årligt samles der op på afdelingschefmødet. Skal fremgå af referat fra afdelingschefmødet chefer effektivitet og service Nye mål for 2014 Mål Sådan måler vi Ansvarlig Vi formulerer alle dagsordner, så de er let forståelige Vi udvikler selvbetjeningsløsninger for udvalgte områder der skriver dagsordner har været på kursus om forbedret sprogbrug i dagsordner. Antallet af medarbejdere der har været på kursus. Vi har etableret mindst to nye selvbetjeningsløsninger. Vi lægger relevante nyheder ud på hjemmesiden Vi udarbejder et arbejdsprogram for hver afdeling en gang årligt, hvor opgaver og ressourcer er afstemt På borgerdelen af hjemmesiden er der i årets løb lagt mindst 15 nyheder på. Opgørelsen løber fra november og et år frem. Timebudget er lagt i ressourcestyringssystemet. Arbejdsprogram revideres løbende efter behov. Vi undersøger muligheder for et nyt mere brugervenligt system chefer Side 5 af 11

6 Bilag 1 Forslag til tværgående kvalitetsmål for 2014 ensartethed i sagsbehandling Nye mål for 2014 Mål Sådan måler vi Ansvarlig Vi opdaterer alle fagprocedurer mindst en gang om året. Ved samme lejlighed taler vi om procedurens indhold Vi lægger nyheder om kvalitetsstyring på FOKUS Den årlige ledelsesevaluering af systemet offentliggøres i november/december Er alle fagprocedurer opdateret Der er lagt 5 nyheder på intranettet - FOKUS Ledelsesevalueringen er på gladsaxe.dk i december. Systemansvarlig Systemansvarlig Side 6 af 11

7 faglighed, bæredygtighed og kompetencer Bilag 2 - Status på kvalitetsmål for 2013 Mål Sådan måler vi Status Ansvarlig Vi svarer skriftligt (minimum med en kvitteringsskrivelse) på borger- og virksomhedshenvendelser inden for 14 dage Vi hæver kompetenceniveauet i Miljøafdelingens team Miljøafdelingen udarbejder en overordnet tilsynsplan. Afdelingscheferne er ansvarlige for, at svarfrister i Profile bliver kontrolleret mindst en gang om måneden. Der foretages stikprøvekontrol i forbindelse med audit team har holdt en temadag med et eller flere relevante faglige emner Tilsynsplan på miljøområdet for de kommende år er udarbejdet. Tilsynsindsatsen er forelagt Miljøudvalget. Svarfrister i Profile er løbende blevet kontrolleret. Der har ingen overskridelser været. Virksomhedsteamet har holdt temadag i januar med fokus på tilsynsplan og styringstavler og læringskultur. Jordteamet har holdt to temadage, en dag i april med tjek på teamet og fokus på teamets mål og en ekskursion i september med fokus på rent drikkevand. Naturteamet har holdt en temadag med fokus på samarbejde i teamet og arbejdsplanlægning. Miljøudvalget vedtog tilsynsplanen i august God omtale på Miljøstyrelsens hjemmeside, som eksempel på, hvordan man kan arbejde med tilsynsplaner Miljø Miljø Vi sikrer, at Vandforsyningen foretager den nødvendige kontrol af, at drikkevandet lever op til kvalitetskravene jævnfør drikkevandsbekendtgørelsen Vi gennemfører en kampagne målrettet erhverv - med fokus på at øget genanvendelsen af affald. Analyseresultater godkendes i Miljøafdelingen og offentliggøres i Miljøportalen Der er gennemført en genanvendelseskampagne målrettet erhverv. analyseresultater er godkendt af Miljøafdelingen og offentliggjort i Miljøportalen Der er ikke gennemført en kampagne målrettet erhverv med fokus på øget genanvendelse. Forsyningsafdelingen har i 2013 fået 2 nye renovatører, nye genbrugsordninger for borgerne og justeret markant i afdelingens IT-system RenoWeb. Denne opgave har teamet været nødsaget til at prioritere og opgaven har været større end forventet. Miljø Forsyning Vi udarbejder en revideret digital plejeplan for Bagsværd Søpark samt igangsætter plejeplanarbejde for Bagsværd Sø. TTU og MIU har behandlet et høringsforslag for Bagsværd Søpark i løbet af Plejeplanarbejdet for Bagsværd Sø er Bagsværd Søpark: TTU behandler høringsforslag til december Workshop med interessenter i juni Vej og Park J. nr P23 7 Sag: 2013/

8 Vi opsætter QR-koder i et naturområde, så borgerne via deres smartphone kan gå på nettet og læse om netop dette naturområde. Vi deltager aktivt i Miljøsamarbejdet mellem Gentofte, Lyngby- Taarbæk og Rudersdal, Frederiksberg, Herlev og Ballerup Kommune, hvor vi koordinerer og optimerer vores indsats og udveksler erfaringer Bilag 2 - Status på kvalitetsmål for 2013 igangsat og der har været afholdt workshop med interessenter. QR-koderne er opsat og implementeret i et naturområde. Der er foretaget en erfaringsopsamling. Der er udpeget et strategisk indsatsområde for årets arbejdsindsats. Der er fokus på produkt og synlighed. Vi har opnået en fælles tilgang til tilsynsbekendtgørelsen og arbejder ud fra fælles skabeloner. Bagsværd Sø: Plejeplanarbejdet er igangsat og TTU og MIU orienteres i januar. Der afholdes workshop for interessenter i foråret QR-koderne vil inden udgangen af året være opsat i det første område. Der er endnu ikke foretaget en erfaringsopsamling. I TemaVirksomhed har der været fokus på Miljøstyrelsens nye bekendtgørelse og vejledning om tilsyn. Der er udarbejdet en standard for basistilsynsplan og der er nedsat en arbejdsgruppe om planlægning af fælles tilsynskampagne. Teamet er blevet opdateret om regler for partshøring, har arrangeret en temadag om olieudskillere og har arbejdet med kommunikation og synlighed, herunder på KTC. TemaNatur har udpeget nogle indsatsområder som: brug af naturarealer ved klimatilpasning, opfølgning på vandplaner, 3 registreringer og udveksling af afgørelser og paradigmer. Der er diskuteret og udvekslet erfaringer omkring disse emner. Derudover har Temanatur været på ekskursion omkring pleje af naturarealer. Temajord har leveret en artikel i tillæg til Teknik & Miljø, "Sammen kan vi gøre en forskel - øget indsigt giver bedre kvalitet i miljøtilsyn" på vegne af Natur- og Miljøsamarbejdet. Naturteam Forsyning og Miljø Vi opdaterer og gør status på vores udviklings- /kompetenceplan mindst en gang om året En gang årligt samles der op på afdelingschefmødet. Skal fremgå af referat fra afdelingschefmødet Temajord er også meget aktiv i projektet om Bæredygtig Jordhåndtering, hvor flere af samarbejdets kommuner deltager. Der er desuden arbejdet med en skabelon til 8 tilladelser (tilladelse til byggeri på forurenede grunde). Udviklings/kompetenceplaner behandles på ACM 11. november Vi lægger alle VVM-afgørelser på hjemmesiden Ved audit gennemgår vi hjemmesiden for I 2013 er der foretaget 7 VVM-screeninger og afgørel- Byplan chefer J. nr P23 8 Sag: 2013/

9 Bilag 2 - Status på kvalitetsmål for 2013 at se, om VVM-afgørelser er publiceret på hjemmesiden sen er lagt på hjemmesiden effektivitet og service Mål Sådan måler vi Jeres status Ansvarlig Vi formulerer alle dagsordner, så de er let forståelige der skriver dagsordner har været på kursus om forbedret sprogbrug i dagsordner. Antallet af medarbejdere der har været på kursus. Der har ikke været nok nye medarbejdere til, at det kunne betale sig at arrangere et nyt dagsordenkursus. Det skydes til 2014 I alt har 31 fra BMF deltaget i kursus om at skrive bedre dagsordener. 15 deltog i 2011 og 16 i Det svarer meget godt til de personer, der reelt skriver dagsordener. Vi digitaliserer fortidsminder i Gladsaxe Vi udvikler selvbetjeningsløsninger for udvalgte områder fortidsminder er blevet digitaliseret Vi har etableret mindst to nye selvbetjeningsløsninger. Affalds/sms-service til borgerne hvor de kan se, hvornår de får hentet affald, driftsinformation omkring indsamlingsordningerne m.m. Sorteringsguide til viceværterne, som de selv kan gå ind på hjemmesiden og rettet til, så den bliver målrettet beboerne i den pågældende ejendom. Naturteamet har været nødt til at prioritere andre opgaver, men planen er, at det bliver gennemført i Borgere: Sms-service Kan få tømmekalender for hele året som pdf Smartere design til anmeldelse af afvigelser og mulighed for at se, hvad de har tilmeldt på deres adresse. Viceværter: Kan bestille sorteringsguide, skilte og klistermærker på gladsaxe.dk Kan bestille tømning via Renoweb Naturkortet lagt på gladsaxe.dk, så borgere kan dele deres naturoplevelser Naturteam Vi lægger relevante nyheder ud på hjemmesiden På Borgerdelen af hjemmesiden under Natur og Miljø er der i årets løb lagt 15 nyheder på. Opgørelsen løber fra november og et år frem Der er lagt 37 nyheder på siden november 2012 J. nr P23 9 Sag: 2013/

10 Bilag 2 - Status på kvalitetsmål for 2013 Vi udarbejder et arbejdsprogram for hver afdeling en gang årligt, hvor opgaver og ressourcer er afstemt Timebudget er lagt i ressourcestyringssystemet. Arbejdsprogram revideres løbende efter behov. Vi undersøger muligheder for et nyt mere brugervenligt system Budgettal for 2013 er indlæst. Arbejdsprogrammer er løbende blevet revideret efter behov. chefer ensartethed i sagsbehandling Mål Vi opdaterer alle procedurer mindst en gang om året. Ved samme lejlighed taler vi om procedurens indhold Vi lægger nyheder om kvalitetsstyring på FOKUS Den årlige ledelsesevaluering af systemet offentliggøres i november/december Sådan måler vi Er alle procedurer opdateret Der er lagt 5 nyheder på intranettet - FO- KUS Ledelsesevalueringen er på gladsaxe.dk i december. Jeres status fagprocedurer er blevet opdateret. Systemprocedurer bliver opdateret efter behov. Det er yderst sjældent, at der er ændringer til systemet. Der kan forekomme ændringer efter intern audit. Der er i 2013 lagt otte nyheder på FOKUS om kvalitetsstyring. Ledelsens evaluering for 2013 behandles i Miljøudvalget 12. december. Umiddelbart efterfølgende offentliggøres ledelsens evaluering 2013 på gladsaxe.dk Ansvarlig Systemansvarlig Systemansvarlig Afvigelse Mål efterkommet Mål er delvist efterkommet Mål ikke efterkommet J. nr P23 10 Sag: 2013/

11 Kvalitetspolitik 2014 Gladsaxe Kommunes kvalitetspolitik Gladsaxe Kommune tilstræber gennem miljømæssig bæredygtighed at sikre miljøet samt beskytte naturen og den biologiske mangfoldighed. (KS) Ved at lægge vægt på rekreative faciliteter og formidling af viden om naturområderne motiverer Gladsaxe Kommune flere borgere til at opsøge naturområderne samtidig med, at de får indsigt i, hvordan de skal passe på naturværdierne. (NP) Via konstruktiv dialog med erhvervslivet og borgerne vil Gladsaxe Kommune reducere udledningen af skadelige stoffer til jord, luft og vand. (Frit) I den sammenhæng ønsker Gladsaxe Kommune at forebygge affaldsdannelsen samt at øge genanvendelsen af affaldet. (AP) Virksomheder, borgere og frivillige organisationer oplever en høj kvalitet i dialogen og servicen inden for natur- og miljøområdet, når de er i kontakt med Gladsaxe Kommune. Ved god kvalitet forstår vi for eksempel juridisk korrekte svar til tiden i et let forståeligt sprog. (Frit) Gennem tværfaglig organisering sikrer Gladsaxe Kommune en høj faglig kvalitet, hvor de relevante kompetencer inddrages. Denne arbejdsform afspejler sig også i samarbejdet med de omkringliggende kommuner på natur- og miljøområdet. (Frit) Med kvalitetsstyringssystemet sikrer Gladsaxe Kommune en effektiv og ensartet sagsbehandling med høj faglig kvalitet, hvor vi løbende dokumenterer og forbedrer vores indsats. Virksomheder og borgere har tillid til os, fordi vi fremstår som en åben og kvalitetsbevidst kommune. (Frit) Gladsaxe Kommune lægger vægt på dialog samt inddragelse af borgere og virksomheder. I den forbindelse indtænker vi Det Grønne Råd, som er et forum for samarbejde, koordinering og ideudveksling. (MIU) Der er hentet inspiration fra: KS = Kommunestrategien, NP = Naturplanen, AP = Affaldsplanen, Frit = frit formuleret uden afsæt i div. planer og programmer MIU = Indsat jævnfør Miljøudvalgsmøde 18. november J. nr P23 11 Sag: 2013/