Auditrapport I alt blev ni personer auditeret i de overordnede og tværgående procedurer. Hvor det var muligt, kom vi også ind på fagprocedurer.

Transkript

1 Indledning Denne auditrapport er den anden af sin slags for kvalitetsstyring inden for natur- og miljøområdet i Gladsaxe. Rapporten tager afsæt i interne audit gennemført i uge 40 og 41 i By- og Miljøforvaltningen, Rosenkæret 39. I alt blev ni personer auditeret i de overordnede og tværgående procedurer. Hvor det var muligt, kom vi også ind på fagprocedurer. En liste over auditerede er vedlagt som bilag 1. På grund at tidspres blev der ikke holdt et egentligt introduktionsmøde. Den systemansvarlige havde i forbindelse med indkaldelse til audit beskrevet, hvad audit gik ud på. Indkaldelsen blev fulgt op af individuelle samtaler, hvor der var behov for det. Intern audit er gennemført i overensstemmelse med kvalitetsstyringssystemets procedure T5 intern og ekstern audit. Denne procedure er skrevet i henhold til kvalitetsstyringsloven og tilhørende bekendtgørelse. Auditering af de udvalgte personer foregik som interview med udgangspunkt i spørgsmål fra tjeklister, som var skrevet på forhånd. De udfyldte og underskrevne tjeklister er journaliseret i ESDH-systemet i en sag uden aktindsigt. Konklusion Der er konstateret seks afvigelser og syv bemærkninger, hvilket indikerer, at der er mulighed for forbedringer. Auditholdet har ved audit også modtaget en lang række kommentarer og forslag til forbedringer. Nogle af afvigelserne optræder flere gange. Der er således tre tilfælde, hvor de auditerede ikke anvender sagsbehandlingsprocedurerne. Alle tre personer begrundede det med, at der ikke var tid til at sætte sig ind i de eksisterende procedurer eller skrive nye procedurer på området. En fjerde afvigelse er givet, fordi den ansvarlige for en række procedurer er stoppet. Desuden er der givet en afvigelse til den systemansvarlige for ikke at følge procedure T5 Intern og ekstern audit. Her mangler den systemansvarlige at holde et indledende møde med de personer, som skal auditeres. Den sjette og sidste afvigelse er givet, fordi en afdeling ikke har skrevet kompetenceplan jævnfør procedure T8 Kompetencestyring. Dette er et lovkrav jævnfør kvalitetsstyringsbekendtgørelsens 6, stk. 1 og 2. De syv bemærkninger handler om forskelligt. Den ene bemærkning handler om kompetencefordeling mellem Naturteamet og to afdelinger i forhold til habitatdirektivet. En anden bemærkning handler om vurderingen af, hvornår der foretages myndighedssagsbehandling eller almindelig sagsbehandling. Denne bemærkning er også relateret til Naturteamet. Tre bemærkninger handler om manglende kendskab til kvalitetsstyringsmålene og behovet for konkretisering af dem. En sjette bemærkning handler om brugernes manglende indsigt i systemet. Forstået på den måde, at de ikke ved, hvordan de kan se eller undersøge, om systemet fungerer. Side 1 af 10

2 Den sidste bemærkning drejer sig om usikkerhed for, hvornår der skal foretages evaluering af ekstern konsulentbistand. Dette forhold var også på dagsordnen ved sidste interne audit. Den interne audit var planlagt således, at 10 personer skulle interviewes, men kun ni personer blev interviewet. Grunden hertil var sygdom og tidspres. Desuden blev det vurderet, at det ikke ville give så meget mening at auditere den kvalitetsansvarlige, eftersom vedkommende går på pension om en måned. Auditeringen viser, at der stadig er usikkerhed om Naturteamets rolle i forhold til de øvrige afdelinger. Der er behov for at få afklaret, hvilke love, bekendtgørelser og direktiver Naturteamet er ansvarlig for. Desuden indikerer auditten, at Forsyningsafdelingen Vand og afløb og Naturteamet er så tidspressede, at der ikke er tid til at anvende eksisterende procedurer og skrive nye. Af de øvrige kommentarer og forbedringsforslag, der kom frem under auditten, fremgår det, at der ikke er overensstemmelse mellem O6 Organisering og ansvar- og opgaveplaceringen i virkeligheden. Formål Formålet med audit er at sikre, at organisering og kultur i By- og Miljøforvaltningen understøtter brug af kvalitetsstyringssystemet og dermed skaber en forbedringskultur, hvor vores kvalitetsstyringssystem løbende forbedres, så forvaltningen bliver bedre til at løfte natur- og miljøopgaverne fagligt kvalificeret, effektivt og ensartet. Desuden skal audit vise, om vi som forvaltning får registreret vores afvigelser, og om der følges op på dem. Intern audit skal også være med til at sikre, at vores overordnede og tværgående procedurer bliver auditeret hvert år, samt at alle vores sagsbehandlingsprocedurer bliver gennemgået over en firårig periode. Ansvar By- og Miljøvicedirektøren Benedicte Weber, der er kvalitetsansvarlig, havde i samarbejde med den systemansvarlige, Martin Moneaux, sammensat et lille audithold og udpeget de personer, der skulle auditeres. Auditholdet til intern audit 2008 bestod af: Benthe Rasmussen, Driftsafdelingen Bibbi Walsh, Miljøafdelingen Martin Moneaux, Miljøafdelingen Afvigelser og bemærkninger konstateret ved audit 2007 Ved sidste audit blev der konstateret syv afvigelser og elleve bemærkninger. Alle afvigelser er lukket. De elleve bemærkninger er taget til efterretning og indarbejdet i systemet. En samlet status for afvigelser og bemærkninger fra intern audit 2007 er vedlagt i bilag 2. Side 2 af 10

3 Vores observationer I modsætning til sidste år fandt auditholdet fin sammenhæng mellem systemprocedurer og den virkelighed, der er i By- og Miljøforvaltningen. Der er dog enkelte områder, som skal afklares. Ved den interne audit konstaterede auditholdet seks afvigelser og syv bemærkninger. Nogle af afvigelserne og bemærkningerne optræder flere gange, hvilket også fremgår af beskrivelserne af afvigelser og bemærkninger. Der er skrevet tre afvigelsesrapporter, som er handlet af med de respektive afdelingschefer. De tre afvigelser, der ikke er skrevet afvigelsesrapporter for, er af overordnet karakter og tages op og behandles på ACM i forbindelse med ledelsens evaluering. Afvigelser Procedure bruges/følges ikke Denne afvigelse forekommer tre gange Flere sagsbehandlere anvender ikke fagprocedurer, når de løser myndighedsopgaver inden for natur- og miljøområdet. Begrundelsen er manglende tid. På ACM tages der stilling til, hvordan dette problem løses. Det er et problem, som gør sig gældende i flere afdelinger/team. Noget tyder på, at ikke alle sagsbehandlere har haft tid til at læse og anvende relevante sagsprocedurer. Det er afdelingscheferne, der er ansvarlige for, at gældende procedurer følges. For Naturteamet er det vicedirektøren der er ansvarlig for at gældende procedurer følges. Der skal være rettet op på forholdet inden udgangen af Opfølgning Den systemansvarlige foretager stikprøver inden ekstern audit i forsommeren Procedureansvarlig er stoppet (Afvigelses lsesrapport) Fire af Forsyningsafdelingens fagprocedurer er ikke opdateret. For alle fire procedurer er den procedureansvarlige på barsel og kom ikke tilbage. Ansvar for de fire procedurer flyttes til relevant person i afdelingen. Dette skal ske inden en måned. Opfølgning Den systemansvarlige kontrollerer, om der er fundet en ny procedureansvarlig og om procedurerne er opdateret i kvalitetshåndbogen. Mangler kompetenceplan (Afvigelses lsesrapport) Miljøafdelingen har ikke nogen færdig kompetenceplan hvoraf det fremgår, hvilke kompetencer der skal til for at løse afdelingens opgaver i forhold til medarbejdernes kompetencer. Side 3 af 10

4 Miljøafdelingen skriver kompetenceplan færdig inden 1. december Opfølgning Den systemansvarlige kontakter Miljøafdelingens chef umiddelbart efter 1. december Mangler indledende fællesmøde med auditerede (Afvigelses lsesrapport) Den systemansvarlige har ikke holdt indledende møde med de personer, som skulle auditeres. Der holdes et opfølgningsmøde med de personer, som er blevet auditeret, når auditrapporten foreligger. Opfølgning Inden Dansk Standard kommer og gennemfører screening af kvalitetsstyringssystemet anbefales det, at der holdes et intromøde med de afdelinger, der bliver berørt. Dette intromøde kan være med til at fjerne eksamensskræk hos kollegaerne. Bemærkninger 1. Afklaring af kompetencefordeling k i Naturteamet vedrørende habitatdirektii- vet Kompetencefordeling i forhold til habitatdirektivet skal afklares. Naturteamets, Byggesagsafdelingens og Byplans snitflader skal afklares og beskrives. 2. Manglende kendskab til mål på eget område Alle sagsbehandlere bør kende til mål i kvalitetsstyringssystemet inden for deres område. Alle afdelinger skal have et fast punkt om kvalitetsstyring på deres afdelingsmøder. Dette skal fremgå af referat fra afdelingsmøderne. 3. Krav om afdelingschefera fdelingschefers s kendskab til målene for deres respektives afdeling Afdelingscheferne skal kende kvalitetsmål, der gælder for deres afdeling. Tages op på ACM under ledelsens evaluering. Side 4 af 10

5 4. Ønske om konkretisering af mål Mål bør konkretiseres, så det er lettere at gøre status og sammenligne resultater. Desuden bør der angives hvem målene gælder for. I forbindelse med ledelsens evaluering og revision af politik og mål skal det forsøges at indarbejde mål, der er mere konkrete og med angivelse af, hvem de gælder for. 5. Fokus på evaluering af konsulentbistand Der er lidt usikkerhed om, hvornår der skal foretages skriftlig evaluering af konsulenter, og hvad der skal evalueres. Derfor glemmer folk at evaluere konsulentbistand, selvom der ligger et skema til brug herfor. Konsulentevaluering er med til at bidrage til en forbedringskultur. Emnet tages op på ACM under ledelsens evaluering. Desuden vil den systemansvarlige informere på FOKUS. 6. Sagsbehandlernes manglende kendskab til, hvordan de kan vurdere, om sy- s stemet fungerer Flere af de auditerede ved ikke, hvordan de skal undersøge, om kvalitetsstyringssystemet fungerer. Der informeres på FOKUS om brugertilfredshedsundersøgelse og intern audit. Tages op på ACM under ledelsens evaluering. 7. Manglende definition af, hvornår der sker myndighedsbehandling eller al- mindelig sagsbehan behandling Der er ikke helt klare retningslinjer for, hvornår opgaver er myndighedsarbejde eller anden sagsbehandling. Det bør der være, så sagsbehandleren ved, hvornår han/hun skal arbejde efter kvalitetsstyringssystemet. Dette kommer særligt til udtryk i Naturteamet. Tages op på ACM under ledelsens evaluering. Øvrige kommentarer og forslag til forbedring ring Der efterlyses en pixiudgave af kvalitetsstyringssystemet til nye medarbejdere. Pixiudgaven skal være med til at skabe forståelse for, hvordan tingene hænger sammen. T9 Årshjul bør indgå. Der skal arbejdes med, hvordan det kan sikres, at procedurer for kompetencer efterleves i forbindelse med brug af ekstern konsulent. Side 5 af 10

6 Der bør tages stilling til, hvordan afdelingerne sikrer, at en procedure bliver fulgt, hvis det er en konsulent, der gennemfører arbejdet? Hvem er ansvarlig for at udføre tilsyn i forbindelse med håndhævelse af beskyttelseslinjer? Da naturopgaver lå i Amtet, var det Byggesag, som gennemførte tilsynene. Opgaven er forankret i Naturbeskyttelsesloven, men udføres af Byggesagsafdelingen. Både Naturteam og Byplan har opgaver i henhold til habitatdirektivet! Bæredygtighed er ikke så kendt et område, som det kunne ønskes. Der er ikke kvalitetsmål for tilsyn på naturbeskyttelsesområdet. Tilsynsplan for Naturteamet kunne forelægges politisk. Det bør fremgå af breve, hvem der har læst korrektur. I breve fra Amtet kunne man i brevhovedet se, hvem der var sagsbehandler, og hvem der havde læst korrektur. Der er ønsker om en procedure for fortrolige sager eller fortrolige dokumenter. I byggetilladelser stilles der krav om afløbskoefficient med videre med hjemmel i Miljøbeskyttelsesloven. Der bør tages stilling til, hvordan Gladsaxe Kommune skal stille krav til Nordvand på vand- og spildevandsområdet, således at påvirkningen af for eksempel overløb til recipient ikke hindrer overholdelse af vandkvaliteten. Der skal sættes mere fokus på evaluering i forbindelse med brug af eksterne konsulenter. Det er uklart, hvem der skal give dispensation efter regulativ for Bagsværd Sø. Er det Naturteamet eller Vej og Parkafdelingen? Regulativ udspringer af Vandløbsloven. Side 6 af 10

7 Liste over auditee Bilag 1 Hvem Hvornår Miljø Carsten Sølyst Tirs. 30. sep Katja Mesterton Man. 29. sep Naturteam Elin Dubdal Tir. 09. okt Charlotte Lassen Man. 29. sep Affald Lene Okholm Man. 29. sep Vand Keld Man. 30. spe Byplan Britt + Mikael. Man. 29. sep Kvalitetsansvarlig Benedicte Weber Tors. 09. okt Systemansvarlig Martin Moneaux Tirs. 30. okt I hvad Hele systemet, grundlæggende Udvalgte områder Udvalgte områder Udvalgte områder Udvalgte områder Udvalgte områder Hele systemet, grundlæggende Hele systemet, i detaljen Hele systemet, i detaljen Et af de planlagte interview blev ikke gennemført. Det er markeret med rød. Side 7 af 10

8 Afvigelser fra 2007 Afvigelser Kompetencefordeling i Naturteamet er ikke beskrevet tilstrækkeligt (Forekom to gange) Der er uklarhed om, hvor kompetencen ligger, når naturopgaver løses. Træffes afgørelser af Naturteamet eller af den respektive afdeling? Nr. Bilag 2 Status Afhjælpende/korrigerende handling 1 & 2 Lukket Naturteamets ansvar og kompetencefordeling er diskuteret og beskrevet i notat af 16. juli Notatet er placeret i kvalitetshåndbogen under 07 Afvigelser og korrigerende handlinger. På baggrund af notatet er der foretaget rettelser i O06 Organisering og ansvar. Hvad er relevante oplysninger til hjemmesiden? (Forekom to gange) Ikke alle afdelinger kan redegøre for, hvad der er relevant at lægge på hjemmesiden. Årshjulet følges ikke Årshjulet er ikke fulgt i forbindelse med tidspunkt for afholdelse af PUS- og LUSsamtaler. Svarbrev inden 14 dage samt registrering og journalisering senest dagen efter modtagelse Der skrives ikke afvigelse, når 14-dagssvarfristen overskrides. Desuden skrives der ikke afvigelse, når indkommende breve ligger på postfordelingslisten i længere tid. 3 & 4 Lukket Kommunikationsteamet har skrevet et notat, hvoraf det fremgår, hvilke oplysninger der skal på hjemmesiden. I notater beskrives det også, hvem der har ansvaret for at lægge nyheder på hjemmesiden. Afslutningsvis er der listet eksempler på emner, der kan være relevante at lægge ud. Notatet er forlagt og godkendt af ACM. Kommunikationsteamet har præsenteret notat på et morgenmøde for hele BMF. Notatet kan findes på FOKUS 5 Lukket Der er skrevet en afvigelse for fravigelse fra årshjulet. Afvigelsen er lagt i kvalitetshåndbogen under 07 - Afvigelser og korrigerende handlinger / Afvigelser Lukket Ved ledelsens evaluering 2007 blev det besluttet, at afdelingscheferne en gang om ugen skulle kontrollere, at 14- dagsfristen overholdes inden for naturog myndighedsområdet. Ved ledelsens evaluering 2007 blev det besluttet, at der ikke skrives afvigelser på for sen journalisering. For at sikre, at der ikke ligger gammel post på postfordelingslisten, skal afdelingscheferne have mere fokus på postfordelingslisten. Cirka en gang i kvartalet gennemgår den systemansvarlige svarfrister i ESDH-systemet for sager på natur- og miljøområdet. Side 8 af 10

9 Afvigelser Manglende langsigtet auditplan Den systemansvarlige har ikke udarbejdet nogen langsigtet auditplan, som sikrer, at overordnede og tværfaglige procedurer bliver auditeret en gang om året, og at alle sagsbehandlingsprocedurer bliver auditeret inden for en firårig periode. Nr. Bilag 2 Status Afhjælpende/korrigerende handling 7 Lukket Den langsigtede auditplan er udarbejdet. Planen findes i kvalitetshåndbogen under 09 Audit. Bemærkninger fra 2007 Bemærkninger Handling Hvis ansvar er det at skrive kompetenceplaner og foretage skriftlig evaluering af tilkøbte kompetencer? Det skal præciseres i systemet, hvem der har ansvaret for at skrive kompetenceplanerne og sikre, at forvaltningen skriver evaluering af køb af ekstern rådgivning. Manglende kendskab til bæredygtighed Ved den interne audit var det de færreste, der nævnte bæredygtighed som en del af kvalitetsstyringspolitikken. I procedure T08 er det præciseret, at det er afdelingscheferne, der er ansvarlige for at skrive kompetenceplaner. Den systemansvarlige har udformet et skema til evaluering af tilkøbte kompetencer. Skemaet er placeret i håndbogen under 13 Diverse skemaer. Kollegaer er og bliver løbende informeret om politik og mål for kvalitetsstyring på FOKUS. Miljø, Natur og Forsyning har fået en planche om kvalitetsstyring. Når man er myndighed for sig selv Nogle afdelinger fungerer både som myndighed og drift, hvilket kan give anledning til spørgsmål om sammenblanding af roller. Når andre udfører opgaver for myndighed Der skal tages stilling til, hvordan By- og Miljøforvaltningen håndterer, når andre fx I/S Vestforbrænding varetager myndighedsopgaver for os. I princippet er de omfattet af kvalitetsstyringssystemet. Ingen forbedringsforslag. Drift og myndighed adskilles inden udgangen af Bemærkningen er afklaret, da I/S Vestforbrænding ikke varetager myndighedsopgaver, som det kom frem ved intern audit. Side 9 af 10

10 Bilag 2 Hvordan håndterer man forbedringsforslag? Flere kollegaer er lidt usikre på, hvordan de skal håndtere forbedringsforslag. Kollegaer er og bliver løbende informeret kvalitetsstyringssystemet på FO- KUS, herunder om, hvordan de skal håndtere forbedringsforslag. Tjeklister frem for lange procedurer. Årlig gennemgang af procedurer. Er taget til efterretning. Er skrevet ind i tværgående procedure. Side 10 af 10