Medarbejderrepræsentanter: Jesper Zimmer Wrang TR for AC Læreruddannelsen på Fyn (næstformand)

Transkript

1 Referat til HSU Mødedato Mandag den 5. december 2016 Starttidspunkt Kl. 13:00 Sluttidspunkt Kl. 16:00 Mødested Vestre Engvej 51c, Vejle Mødelokale Lokale Deltagere: Medarbejderrepræsentanter: Jesper Zimmer Wrang TR for AC Læreruddannelsen på Fyn (næstformand) Helle Waagner - TR for AC - Pædagoguddannelsen i Jelling Hanne Reinhold Dinesen TR for HK Tværgående Uddannelsesudvikling og Center for Undervisningsmidler Poul Danchell TR DS - Administrationsbachelor- og Socialrådgiveruddannelsen Brit Sander Bruun TR for ETF og uddannelserne til Bioanalytiker, Ergoterapeut, Fysioterapeut og Radiograf Lene Iversholt TR for AC KomU og F&U Leila Pedersen TR for HK Blangstedgårdsvej Kristian Paaske, TR for DSR Sygeplejerskeuddannelsen i Odense Karin Jensen Bryderup TR for AC Pædagoguddannelsen på Fyn Jørgen Markussen TR for 3F (suppleant) Ledelsesrepræsentanter: Erik Knudsen Rektor (Formand) Steffen Svendsen - Prorektor Søren Pedersen Vicedirektør Poul Skov Dahl Vicedirektør Charlotte Høy Worm - vicedirektør Til stede: Pkt.3: Vicedirektør Ulla Refstrup Mulbjerg Pkt.4 + 5: Økonomichef Lars Valentin Lund Ordstyrer: HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Sekretariatsbetjening: Anders Thomsen Lunde Direktionskonsulent side 1/8

2 Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden Opfølgning fra sidste møde ) Status på pauseproblematikken for uddannelsesfaglige medarbejdere 3. Temadrøftelse: Medarbejderinvolvering i kvalitetsarbejde og institutionsakkreditering Estimeret årsresultat Budget foreløbigt udkast HSU-mødernes form og indhold Orientering om lønforhandlinger Evaluering af mobbe- og chikanepolitik Nyt fra HAU (skriftlig orientering) Nye/reviderede politikker/retningslinjer/hjemmelgrundlag (skriftlig orientering) Korte punkter ) Evaluering af lønforhandlinger Eventuelt... 8 side 2/8

3 1. Godkendelse af dagsorden Konklusion HSU godkendte dagsordenen. 2. Opfølgning fra sidste møde 1) Status på pauseproblematikken for uddannelsesfaglige medarbejdere. Konklusion: Moderniseringsstyrelsens tilbagemelding på UCLs forespørgsel slår fast, at det kun er, hvis ledelsen stiller krav om tilstedeværelse, at pausen er omfattet. Dette tager UCL til efterretning som en ramme, inden for hvilken der bør findes en lokal løsning, som giver plads til at få de lokale aktiviteter til fremadrettet at køre på en pragmatisk fornuftig måde. Hvis der viser sig behov for det, vil sagen kunne drøftes mellem formanden og næstformanden i HSU. 3. Temadrøftelse: Medarbejderinvolvering i kvalitetsarbejde og institutionsakkreditering En gennemført, veldokumenteret praksis er forudsætningen for kvalitetssystemets succes i forhold til at dokumentere, at UCLs kvalitetsindsatser lever op til akkrediteringskriterierne. Dvs. de uddannelsesfaglige medarbejdere er nøglespillere i kvalitetsindsatsen, og de studerende er medspillere, som deltaer i og leverer input til evalueringsmøder, undersøgelser m.v. HSUs umiddelbare bud på de vigtigste tegn på, at de grundlæggende principper for indsatsen åbenhed, tilgængelighed og kvalitetsdialog udleves: Opstille og måle tegn på aktiv læring og dialog om segmentet blandt medarbejdere. Opstille og måle tegn på individuelt og fælles ejerskab af kvalitetssystemet. Opstille og måle tegn på at systemer og processer understøtter kvalitetspraksis på en smidig måde. side 3/8

4 Evaluering sammen med de studerende, inkl. feedback i forhold til, hvad der vil blive anvendt. Analyse af omfanget af, hvor ofte emnet er på dagsordenen kvantitativt (dagsordensat i hvilke fora og hvor ofte) og kvalitativt (dagsordensat på hvilke måder). Undersøgelse af medarbejdernes kendskab til systemet, evt. i form af spørgeskemaundersøgelse og/eller fokusgruppeinterviews om 1) medarbejdernes faktuelle viden, 2) værdisætning af kvalitetsarbejdet og 3) oplevelse af involvering/indflydelse. Spørgsmål om etiske grænser i relation til offentligheden og anonymisering af resultater blev drøftet. Det er vigtigt, at studerende er ordentlige i forhold til bedømmelsen af undervisere m.v., og adfærden i denne sammenhæng er også en træning i at udvise professionel adfærd efter endt uddannelse. Der er en rodfæstet kvalitetspraksis på UCL, men også behov for øget opmærksomhed i forhold til at sikre dokumentation at forstå vigtigheden af at dokumentere det, man allerede aktivt gør løbende. Som medarbejder opnår man således at blive en del af en professionel kultur, hvor man kan dokumentere udbyttet og nytten af den indsats, man gør som underviser. HSU drøftede muligheder for en mere offensiv kommunikationsstrategi mhb. på medarbejdernes viden og involvering i kvalitetsarbejde og akkreditering. HSUs bud på understøttelse: Præsentere budskaberne grafisk. F.eks. øge tilgængeligheden vha. en billedliggørelse/filmatisering af processen hvad er det, jeg er i færd med/bidrager til, når jeg gør det her? Systematisk opfølgning og videndeling, som tydeliggør relevansen af indsatsen. Klargøre, hvad den enkelte medarbejder forventes at vide og kunne på sit specifikke niveau. Dvs. at tydeliggøre, hvilken rolle den enkelte har. Kommunikere der, hvor modtageren er. F.eks. gennem løbende informationsmateriale i oaser (som NBA-bygningspjecerne) og gennem mail til alle medarbejdere. F.eks. sikre integration i de daglige rutiner og rum i form af dagsordenssættelse ved teammøder osv. Medarbejdersiden foreslog endvidere, at der overvejes etablering af en følgegruppe med medarbejderrepræsentanter, for at understøtte medarbejdersidens indblik i den fortløbende proces. Opfølgning: Ulla Refstrup Mulbjerg drøfter kommunikationsopgaven med Carsten Vikkelsøe. side 4/8

5 Konklusion: Der er behov for en øget bevidsthed omkring den enkeltes rolle og ansvar. Med henblik på at opnå dette, er der brug for at kombinere centrale strategier med lokale indsatser på det kommunikationsmæssige og involveringsmæssige område. 4. Estimeret årsresultat 2016 Det er intentionen, at de enkelte resultatområder skal blive stadigt bedre til at holde egen budgetramme, men det er fortsat et grundprincip, at UCL står som en enhed ved den endelige regnskabsaflæggelse. Dette estimerede resultat for 2016 afviger p.t. med -2,4 mio. kr. fra det budgetterede resultat. Mens budgettering og resultat på Sundhedsuddannelser er i rimelig balance, har budgetteringen på Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser for 2016 været for optimistisk, da den daværende områdeledelse overvurderede indtægtsgrundlaget i væsentlig grad. Trods både budgetterede og løbende tilpasninger i løbet af 2016 har disse ikke været tilstrækkelige til at undgå et markant estimeret områdeunderskud, i særlig grad på læreruddannelsen. HSU opfordrede til at være særligt opmærksomme på budgetteringsprocesserne i fremtiden, sådan at fejlbudgetteringer i dette omfang undgås i 2017 og efterfølgende år. Direktionen peger på, at en ny budgetproces forventes at håndtere dette. Der er generelt ikke sket ændringer i de grundlæggende vilkår for de forskellige uddannelsesområder, der også i 2016, som hovedprincip, er blevet tildelt midler på baggrund af den nationale STÅ-tilskrivning. UCL s ledelse har ikke set et behov for at ændre på, at der er et udpræget decentralt ansvar for allokeringen af ressourcer inden for det enkelte område. Lønudgifter har som vanligt udgjort langt den største omkostning i Dette leder direktionen til at pege på, at det derfor generelt er væsentligt at være på forkant mht. prognosticering af udgifter i forhold til STÅ allerede i begyndelsen af et budgetår, da det hurtigt bliver for sent at gennemføre personalereduktioner, der får virkning i det pågældende budgetår. Konklusion: Udvalget tog orienteringen til efterretning. 5. Budget foreløbigt udkast Det budgetterede resultat i det foreløbige budgetnotat skal ses i sammenhæng med en rest af uforbrugte forskningsmidler fra 2014, som indtil de bliver brugt vil trække resultatet kunstigt ned med ca. 4 mio. kr. Der forventes et bedre resultat i 2017 end i de foregående år, delvist grundet et forhøjet antal studenterårsværk (STÅ). Denne tilvækst af studerende er spredt ud over mange afdelinger, modsat den budgetterede tilvækst i 2016, som primært var på Pædagogiske side 5/8

6 og Samfundsfaglige Uddannelser jf. punkt 4. Der er således tale om en væsentlig mere realistisk fordeling i Egenkapitalen forventes at lande på 230 mio. kr., som vurderes at være en fornuftig størrelse for UCL på det pågældende tidspunkt. Den samlede forskningsøkonomi udgør 52 mio. kr., som fordeles på de enkelte områder. Der er ikke forlods bestemt personalemæssige tilpasninger i forbindelse med omorganiseringen (decentraliseringen) af Forskning og Udvikling. Derfor er personaleressourcerne fra dette område fordelt nogenlunde 1:1 på de nye lokale forskningsenheder. Det er herefter op til de enkelte områder internt at vurdere, om ressourceanvendelsen er optimal. Der blev rejst spørgsmål til budgettets opmærksomhedspunkter: Dels til punkt 2, hvor det fremgår, at det skal sikres, at grunduddannelserne kan opretholde søgning og reducere frafald (øge gennemførelse). Her blev der spurgt til, hvilke investeringer direktionen tænker foretaget som forudsætning for at realisere disse mål. Dels til punkt 9, hvor det fremgår, at der skal være et særligt fokus på tilpasning af læreruddannelsens omkostninger. Her blev der spurgt til, hvordan direktionen ser læreruddannelsens muligheder for at øge studentervolumen og kvalitetssikre og kvalitetsudvikle undervisning under indtryk af markante besparelser og personalereduktioner. Det blev drøftet, hvordan der også de kommende år sikres rentabilitet på de enkelte uddannelser og områder. Der vil på kommende LSU-møder i Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser, Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler og De centrale Stabe komme information og drøftelser om tilpasninger, særligt på disse områder. Konklusion: Udvalget tog orienteringen til efterretning. 6. HSU-mødernes form og indhold Bilag 6.1: Temaer for HSU Opfølgning: Formandskabet justerer Temaer for HSU sammen med HR mhp. at sikre: Klar udmelding af årshjulet til LSU erne fra Ledelsessekretariatet. Det første møde skal fremover holdes allerede januar/februar. Forslag til hovedtema: organisationsændring, besparelses- og effektiviseringskravene Skærpe hensigt om færre punkter Bedre koordinering mellem HSU og LSU mht. mødekadence, dagsordensfastlægning og gerne LSU-møder efter HSU-møder. Konklusion: side 6/8

7 Mødekalender blev godkendt med undtagelse af maj-mødet, som flyttes til primo juni mhb. på at sikre, at regnskabsopfølgning fra 1. trimester kan nå med ud. HSU s formandskab gennemgår og justerer Temaer for HSU mhb. på præsentation på kommende HSU. 7. Orientering om lønforhandlinger 2017 Konklusion: Taget til efterretning. 8. Evaluering af mobbe- og chikanepolitik Konklusion: Udkastet til proces blev anerkendt som arbejdsramme for evalueringen, og Kristian Paaske og Hanne Reinhold Dinesen indgår som repræsentanter i arbejdsgruppen. 9. Nyt fra HAU (skriftlig orientering) Der er intet nyt, da HAU-mødet pga. afbud - er udsat til medio december. 10. Nye/reviderede politikker/retningslinjer/hjemmelgrundlag (skriftlig orientering) Cirkulærer: Ingen Politikker/retningslinjer: Vejledning - Ansættelse af studentermedhjælpere m.fl. Lønpolitik (teknisk justering. Ledere niv er undtaget at være omfattet af lønpolitikken. Tilføjet er også ledere på niv. 4). Konklusion: Taget til efterretning. side 7/8

8 11. Korte punkter 1) Evaluering af lønforhandlinger 2016 (fra LSU erne) Konklusion: Tilbagemeldinger omkring udestående lønforhandlinger forventes givet i nærmeste fremtid. 12. Eventuelt Personaledag er den 13. januar 2017, og der er udarbejdet et attraktivt program. Rektor Erik Knudsen opfordrede alle til at deltage. Indvielse af nyt campus Odense den 9. februar 201 HSU inviteres hertil. Næste møde: Den 8. februar 2017 (Vestre Engvej) side 8/8

9 Kvalitetssystem - involvering af interne grupper på UCL HSU 5. december 2016 Kvalitet og evaluering

10 Formål med temadrøftelse HSU har kendskab til forskellige gruppers rolle, opgaver og ansvar internt i UCL HSU drøfter hvordan samarbejdsudvalg bedst muligt understøtter implementering af UCL kvalitetssystem og en positiv institutionsakkreditering HSU giver anbefalinger ift evt. behov for kvalificering af princip om Åbenhed, tilgængelighed og kvalitetsdialog i uddannelsernes kvalitetsarbejde.

11 Centrale elementer i kvalitetsarbejdet De studerendes læring Den studerendes læring er forudsætningen for, at dimittender møder arbejdsmarkedet med rette kompetencer. Læringen foregår i et samspil mellem studerende, undervisere, ledelse, videnmiljøer og aftagere. Uddannelsernes indhold Uddannelsen skal have et opdateret videngrundlag, det rette faglige indhold og niveau samt være relevant for arbejdsmarkedet. Uddannelsen skal have tydelige rammer for studieaktiviteter. Indholdet udvikles samarbejde med erhverv og professioner. Kvalitetssystemet beskriver kvalitetskriterier med angivelse af kvalitetsstandarder og processer. Konkret udmøntning af involvering sker jf. kvalitetsprocesser med udmøntning i den enkelte uddannelse. Ansvaret for udmøntning er placeret hos uddannelseschefen med godkendelse af overordnede planer hos vicedirektør.

12 Grundlæggende princip Åbenhed, tilgængelighed og kvalitetsdialog UCL s kvalitetsarbejde er kendetegnet ved en åben, tilgængelig og inkluderende kultur. Det betyder, at løbende udveksling og dialog med studerende, mellem medarbejdere og mellem forskellige ledelsesniveauer vægtes højt i arbejdet med sikring og udvikling af kvaliteten. UCL s værdier De grundlæggende værdier for UCL s arbejde er Vi bygger på viden Vi er nysgerrige Vi samarbejder Det betyder også, at UCL offentliggør centrale dokumenter og kvalitetsresultater med relevans for offentligheden. Det betyder at 3 vigtigste tegn

13 Centrale processer i kvalitetsarbejdet 1. Den løbende kvalitetssikring og -udvikling på uddannelserne, der sikrer, at alle UCL s uddannelser udvikles og justeres kontinuerligt på et systematisk og videnbaseret grundlag. 2. Den fælles beretningsproces, hvori alle UCL s uddannelser gør status på resultater og hvor eventuelle behov for langsigtet handling, herunder tiltag på tværs af enkelte uddannelser, analyseres og håndteres. 3. UCL s koncept for evaluering af hele uddannelser, der sikrer jævnlige eksterne helhedsvurderinger af uddannelseskvaliteten, og som efter UCL s institutionsakkreditering erstatter uddannelsesakkrediteringer.

14 Aktører i kvalitetsarbejder Studerende Undervisere Uddannelseschefer og ledere, forskningschefer Vicedirektører Direktion Bestyrelse Stabe og tværgående enheder

15 De studerendes opgave og ansvar De studerendes opgave og ansvar i kvalitetssikring og udvikling af uddannelsernes kvalitet er: - Deltagelse i evalueringer og dimittendundersøgelser - Deltagelse i opfølgning på evalueringer (modul og undervisningsmiljø) - Møder med uddannelsesledelse om uddannelsens kvalitet - Repræsentation i div studenterudvalg (studiemiljø, fagligt og socialt fællesskab) - Repræsentation i uddannelsesudvalg og bestyrelse (uddannelsesberetninger og institutionsberetninger)

16 Underviseres rolle Løbende kvalitetsarbejde i uddannelserne Uddannelsens relevans, videngrundlag, indhold og niveau kvalitet i studieaktiviteter Evaluering og undersøgelse; eksamensresultater og censorrapporter; studieintensitet og frafald; videngrundlag; Gennemføres løbende, systematisk og målrettet Kvalitetsstandarder og processer Dokumentation Kendskab til kvalitetsdata uddannelser og udbud, fx informationer om undervisningsaktivitet, frafald, beskæftigelse, gennemførelsestid og internationalisering Uddannelsesberetning og kvalitetskonferencer; modulevalueringer; Omfatte systematiske vurderinger af udviklingsbehov og muligheder Dokumentation, årshjul

17 HSU drøftelse Hvordan understøttes kvalitetsarbejdet og udvikling af kvalitetskultur i uddannelserne i regi af samarbejdsudvalg Anbefalinger til kvalificering af UCL s beskrivelse og udfoldelse af princip om Åbenhed, tilgængelighed og kvalitetsdialog