Bilag 1 Aftaleimplementering

Transkript

1 Bilag 1 Aftaleimplementering

2 2 I N D H O L D S F O R T E G N E L S E 1. RAMMEKONTRAKTENS FASER OG VÆSENTLIGE MILEPÆLE Tidsplan for Aftaleimplementeringsfasen Samarbejdsorganisation for Aftaleimplementeringsfasen Appendix 1 Foreløbig liste over udeståender til behandling i Aftaleimplementeringsfasen Hovedkontrakt Bilag 1 Aftaleimplementering Bilag 2 Kundens IT Miljø Bilag 3 Ydelsesspecifikation Bilag 4 Dokumentation Bilag 5 Servicemål Bilag 6 Drift Bilag 7 - Ændringshåndtering Bilag 8 Samarbejdsorganisation og Kundens medvirken Bilag 9 Vederlag samt øvrige priser Bilag 10 Prøver/Test Bilag 11 - Licensbetingelser Bilag 12 Oversigt over tidligere indgående aftaler om systemets funktionalitet Bilag 13 Procedure for bestilling af opgaver og indgåelse af leveringsaftaler Bilag 14 Ydelser ved ophør Bilag 15 Leverandørens kvalitetsmodel Bilag 16 Oversigt over indgåede Leveringsaftaler... 12

3 3 DOKUMENTHISTORIK Dato Navn Bemærkning, herunder status Henrik Mejlgaard Draft oprettet Henrik Mejlgaard Tilretning Brian Fangel V 1.2 Tilretning Brian Fangel V.1.3 Tilretning Brian Fangel V.1.4 Tilretning 1. RAMMEKONTRAKTENS FASER OG VÆSENTLIGE MILEPÆLE Rammekontrakten indeholder to faser: Aftaleimplementeringsfase jf. Rammekontrakten afsnit 5.1 Vedligeholdelses- og videreudviklingsfase Formålet med Aftaleimplementeringsfasen er at etablere en solid platform for det frema d- rettede samarbejde mellem Kunden og Leverandøren ved at sikre en fælles fo rståelse af Rammekontraktens ydelser, indhold, ordlyd og operationalisering heraf. Endvidere er det formålet med aftaleimplementeringsfasen at færdiggøre bilag til Rammekontrakten, der ikke foreligger i endelig form ved Rammekontraktens indgåe lse. Aftaleimplementeringsfasen er at betragte som et projekt, som omfatter Leverandørens og Kundens aktiviteter i forbindelse med påbegyndelse af Rammekontrakten. Aftalei m- plementeringsfasen vil indeholde følgende overordnede aktiviteter: Aftaleimplementerings opstart Implementering af Bilag 8 Samarbejdsorganisation og kundens medvirken Vidensoverdragelse Færdiggørelse af bilag samt operationalisering heraf Godkendelse af Aftaleimplementeringsfasen

4 4 Resultatet af aftaleimplementeringsfasen er dels opdatering af kontraktens bilag, hvor der måtte være udeståender, samt udarbejdelse af Operational Framework, som fas t- holder de aftalte operationelle arbejdsgange, snitflader, skabeloner mv. Leverandørspecifikke dele af Operational Framework udarbejdes på engelsk af hensyn til leverandørens mulighed for review og audit samt brug af nuværende og fremtidig udviklings - og testkapacitet udenfor Leverandøren. Det må således forventes at ydelserne forbundet med v edligeholdelses- og videreudviklingsfasen som beskrevet i Rammekontrakten afsnit 3 gradvist og i overensstemmelse med tidsplanen vil blive tilpasset Rammekontraktens slutmål. Det skal bemærkes, at Rammekontraktens Servicemål jf. Bilag 5, først træder i kraft ved godkendelse af implementeringen jf. tidsplan for Aftaleimplementeringsfasen, hvor implementering af Servicemål vil være et særskilt spor. Aftaleimplementeringsfasen organiseres som et projekt, med egen samarbejdsorganisation under projektets forløb, jf. principperne for samarbejdsorganisation i Rammekontra k- tens Bilag 8. Leverandøren har initiativpligt og ansvar for at gennemføre planlægning af aftaleimpl e- menteringsfasen, herunder sikring og rapportering af fremdrift i forhold til aftaleimplementeringsfasens etablerede milepæle. 1.1 Tidsplan for Aftaleimplementeringsfasen Aftaleimplementeringsfasen kan opdeles i en aftaleimplementeringsopstartsfase på 1 m å- ned, samt en gennemførelsesfase på 5 måneder, i alt 6 måneder for den samlede Aftal e- implementeringsfase. I aftaleimplementeringsopstartsfasen vil Leverandøren tage initiativ til samt sikre, at d er udarbejdes og godkendes en detaljeret tidsplan for aftaleimplementeringens gennemførelsesfase. Tidsplanen vil være organiseret i et antal logiske spor, der sikrer muligheden for at a r- bejde parallelt med forskellige emner under hensyntagen til den indbyrdes sammenhæng og nødvendighed for koordination. Som et væsentligt element i aftaleimplementeringsopstartsfasen vil opgaver og udeståe n- der fra Rammekontrakten og dennes bilag blive identificeret. Arbejdsmetoden for aftaleimplementeringsfasen, vil således bestå af et antal spor, hvor Kunden og Leverandøren afholder en til flere workshops, med på forhånd definer ede krav til slutmål og godkendelseskriterier.

5 5 Alle spor skal således være endeligt afsluttet inden udløbet af den samlede periode for gennemførelsesfasen på 5 måneder. Tidsplanen indeholder således 2 hovedmilepæle: Godkendelse af aftaleimplementeringsopstart Godkendelse af aftaleimplementering I tillæg her til vil der som resultat af aftaleimplementeringsopstartsfasen blive etableret delmilepæle for de enkelte spor. Tidsplanen kan illustreres således: Idet aktiviteter som den ene part ikke er eneansvarlig for, giver anledning til forhandling om forlængelse af Aftaleimplementeringsfasen, vil det være muligt af forlænge d enne med op til 3 måneder. 1.2 Samarbejdsorganisation for Aftaleimplementeringsfasen Ud over at fastlægge og implementere samarbejdsorganisationen for vedligeholdelses- og videreudviklingsfase jf. Rammekontrakten bilag 8, har Aftaleimplementeringsfasen behov for en særskilt samarbejdsorganisation til at understøtte aftaleimplementeringsfasens projekt struktur. Leverandøren vil tage initiativ til, samt sikre at der etableres en samarbejdsorganisation for aftaleimplementeringsfasen, som i videst mulig omfang samtænkes med samarbejdsorganisationen for Leveringsaftale 1 vedr. R8, idet der er væsentlige afhængigheder samt rollesammenfald de to projekter imellem.

6 6 Der skal således under opstarten af aftaleimplementeringsfasen fastlægges og impleme n- teres en samarbejdsorganisation, med det formål at sikre: effektiv organisering, med så vidt mulig beslutningskompetence i relevante spor koordination mellem spor sikring af femdrift i forhold til milepæle korte og effektive arbejdsgange ved eskalation Samarbejdsorganisationen for aftaleimplementeringsfasen skal etableres under iagttage l- se af følgende principper: Der etableres en Aftaleimplementeringsstyregruppe med reference til styregruppen for vedligeholdelses- og videreudviklingsfase jf. Rammekontraktens bilag 8 Styregruppen mødes mindst månedligt, eller efter behov i forhold til aftaleimpl e- menteringsfasens milepæle Med reference styregruppen etablerer Kunden og Leverandøren et Projektledels e- slag, med ansvar for etablering og effektuering af aftaleimplementeringsfasens indhold. Med reference til Projektledelsen etableres der et antal logiske spor til effektuering af aftaleimplementeringsfasens indhold. At der for alle fora, så vidt muligt skal være tilstrækkelig kompetence og bemyndigelse til at træffe beslutninger i forhold til aftaleimplementeringsfasens milepæle. Samarbejdsorganisationen, vil således være lagdelt og opbygget med Styregruppen som det taktiske niveau og Projektledelsen, med et antal logiske spor som det op erationelle niveau. Herved sikres en effektiv samar bejdsorganisation med korte beslutnings- og eskalationsveje.

7 7 2. APPENDIX 1 FORELØBIG LISTE OVER UDESTÅENDER TIL BEHANDLING I AFTALEIMPLEMENTERINGSFASEN Herunder en foreløbig oplistning af emner og udeståender, der skal adresseres under aftaleimplementeringsfasen. Der er tale om en ikke udtømmende oplistning, hvis formål er input til planlægningsaktiviteterne under aftaleimplementeringsopstartsf a- sen.oplistningen er lavet efter dokumenttype i det samlede aftalekompleks. 2.1 Hovedkontrakt 2.2 Bilag 1 Aftaleimplementering 2.3 Bilag 2 Kundens IT Miljø Pkt Driftleverandøres datacenter LAN I aftaleimplementeringsfasen skal krav vedr. pakketab, roundtrip delay og jitter udfærd i- ges. Pkt Kundens LAN For Lan/Wifi på kundes matrikler, skal der i aftaleimplementeringsfasen udarbejdes krav for pakketab, roundtrip delay og jitter. Pkt 4. Leverandørens krav til støtteprocesser fra IT-driftsleverandøren Det forudsættes at en detaljeret beskrivelse fremgår af aftalen med it -driftsleverandøren. De endelige støtteprocesser og snitflader hertil skal endeligt fastlægges i forbindelse med aftaleimplementeringsprojektet jf. Bilag 1 Aftaleimplementering. 2.4 Bilag 3 Ydelsesspecifikation Pkt Idriftsættelsesaftaler Format af Idriftsættelsesaftaler aftales nærmere mell em parterne under Aftaleimplementering, jf. Kontraktens bilag 1. Pkt Annoncering og planlægning Modellen skal yderligere operationaliseres som del af aftaleimplementeringsprojektet.

8 8 2.5 Bilag 4 Dokumentation Pkt. 1 Indledning og formål Den endelige detaljerede specifikation af krav til dokumentindhold samt til proces for udarbejdelse, vedligeholdelse og godkendelse aftales mellem Kunden og Leverandøren i implementeringsfasen efter kontraktindgåelse, jf. bilag 1 Aftaleimpleme ntering. Pkt. 2 Dokumentationstyper <Leverandøren udarbejder, som en del af Aftaleimplementeringen, en grafisk ill ustration over typen af dokumentation ift. ydelserne> Pkt Samarbejdshåndbog Leverandøren skal i kontraktimplementeringsperioden, jf. bilag 1 Aftaleimplement ering, udarbejde en Samarbejdshåndbog, der på et operationelt niveau beskriver snitfl aderne i det daglige samarbejde mellem Leverandøren og Kunden. En beskrivelse af hvem, der gør hvad hvornår omkring Support, Vedligeholdelse og Funktionelle Ændringer. Samarbejd s- håndbogen skal ikke beskrive arbejdsgange internt hos Kunden eller internt hos Levera n- døren. Pkt Systembeskrivelse Det skal som en del af Aftaleimplementeringen fastlægges hvad denne systemdokument a- tion præcist indeholder. Pkt. 3 Proces for udarbejdelse og godkendelse af dokumentation Det detaljerede indhold i de enkelte typer af dokumentation, herunder udarbejdelse af skabeloner for dokumentationen fastlægges i samarbejde mellem Kunden og Leverand ø- ren under aftaleimplementeringsperioden. Pkt. 4 Generelle dokumentationskrav Indholdet i de forskellige dokumentationstyper fastlægges som beskrevet i aftale implementeringsperioden, jf. bilag 1 Aftaleimplementering. Udarbejdelse af dokumentat ion skal herefter efterleve de opstillede krav hertil. Leverandøren skal udarbejde og vedligeholde et grafisk overblik samt en liste over den samlede dokumentation for systemet. Formatet herfor aftales i Aftaleimplementeringen. Det skal som en del af Aftaleimplementeringen fastlægges, hvad denne systemdokume n- tation præcist indeholder, herunder hvilke dele af der er omfattet af ovenstående. 2.6 Bilag 5 Servicemål Pkt. 4.2 Tilgængelighed

9 9 Tid for planlagte servicevinduer indregnes hverken i tilgængelig eller aftalt drift stid. Opfølgningsmetode for tilgængelighed aftales nærmere i aftaleimplementering. Pkt Servicemål Der er i udmøntning af servicemål ikke taget stilling til CI miljøerne. Dette præcis eres i aftaleimplementeringsprojektet. Pkt Servicevindue Et servicevindue defineres som det tidsrum, hvor Leve randøren må påvirke miljøet, he r- under medføre at elementer heraf er midlertidigt utilgængelige. Kundens krav til Servic e- vindue præciseres i aftaleimplementeringen Servicemål Ved kontraktens ikrafttrædelse foretages baseline af målinger uden aktuelt mindstekrav (jfr. ovenstående) efter samme metode som ved introduktion af nye målinger (se ). Ligeledes foretages der i aftaleimplementering fjernelse af dubletter. Ved aftaleimplementering er leverandøren yderligere berettiget til at få sat ny base line på op til 5 eksisterende målepunkter ud fra aktuelt gennemsnit 25%. Pkt Metode for svartidsmåling ved aftalgeindgåelse Manuelle målinger: Der hvor de ovenstående automatiserede målinger pga. dataprobl e- mer ikke har kunnet gennemføres anvendes stopursmålinger, foretaget hver 14. dag af leverandøren og kunden på produktionssystemet. Måleopsætning præciseres i aftalei m- plementering, men benytter i udgangspunktet eksisterende praksis Pkt Implementering af standardmetode for måling af svarti der Underleverandørens standardløsning indeholder et rammeværktøj (CSM) som giver muli g- hed for opsamling af tider for svartider. Der er fra Kundens side identificeret en række non-funktionelle krav til denne løsning, som ikke er honoreret ved aftalens indg åelse. Som del af aftaleimplementeringsprojektet fastlægges leveranceplan herfor, hvor sva r- tidsmålinger overgår til standardmetode efter godkendt leverance. Kunden er forpli gtet til senest ved kontraktens ikrafttrædelse, og gerne før, at fremsende kravspec ifikation til Leverandøren. Pkt Servicemål Udtrækket må maksimalt være 60 minutter bagud forstået således at de ældste udtruk - kede data ved publicering højst må være 60 minutter gamle, i tidsrummet Da udtrækket ikke tidligere har været bodsbelagt foretages nærmere præcisering af definition og beregning af dette servicemål som del af aftaleimplementeringen. Pkt. 5 Rapportering

10 10 Der skal rapporteres på alle servicemål senest 1 måned efter afslutning af aftaleimple - menteringen. Rapporterings opdeling og design udvikles og besluttes som en del af aft a- leimplementeringsprojektet, men skal som minimum indeholde - Generel status for ydelser omfattet af kontrakten - Planer for aktuelle leverancer - Opgørelse af servicemål - Handlingsplaner for servicemål hvor der foreligger manglende overholdelse - Risiko log 2.7 Bilag 6 Drift 2.8 Bilag 7 - Ændringshåndtering 2.9 Bilag 8 Samarbejdsorganisation og Kundens medvirken Pkt. 2 Samarbejdsorganisation <Kunden udarbejder under Aftaleimplementeringen en beskrivelse af Kunden organisation, som redgører for relationerne mellem de enkelte udvalg, enheder og direktionsn i- veau>. Pkt. 3 Samarbejdsfora <her indsættes illustration af de forskellige samarbejdsfora, som udarbejdes som en del af Aftaleimplementering jf. bilag 3> Pkt. 5 Detaljeret ansvarsfordeling (RACI) <Som en del af Aftaleimplementering jf. Bilag 1 vil en detaljeret ansvarsfordeling i form af en RACI-matrice bliver udarbejdet. Der vil som en del af aftaleimplementeringen blive beskrevet sammenhængen til Kundens organisation, som forvalter driftsaftalen.> 2.10 Bilag 9 Vederlag samt øvrige priser 2.11 Bilag 10 Prøver/Test Pkt. 2 Formål med test og kvalitetssikring

11 11 Nærværende Bilag 10 fastlægger de overordnede rammer for kvalitetssi kringsaktiviteter udført i relation til Hovedaftalen. De overordnede rammer skitseret i nærværende bilag er udgangspunktet for en teststrategi, som skal udarbejdes i aftaleimplementeringsper ioden. Pkt. 3 Teststrategi Der skal i aftaleimplementeringsperioden udarbejdes en teststrategi, der bes kriver testog kvalitetssikringsaktiviteter på tværs af kunde/leverandørforholdet. Teststrategien vil være gældende for alle leverancer under indeværende rammekontrakt. Pkt. 4.1 Hovedtestplan Indholdet i Hovedtestplanen specificeres nærmere i Aftaleimplem enteringsfasen. Pkt. 8 Testdatamanagement Såfremt Leverandøren ved aftaleindgåelse ikke kan opfylde ovennævnte krav, forpligter Leverandøren sig til at i løbet af aftaleimplementeringsperioden at uda rbejde en tidsplan for hvornår Kunden kan forvente ovennævnte krav opfyldt Bilag 11 - Licensbetingelser 2.13 Bilag 12 Oversigt over tidligere indgående aftaler om systemets funkt i- onalitet 2.14 Bilag 13 Procedure for bestilling af opgaver og indgåelse af levering s- aftaler Pkt. 1.2 Aftaleimplementering Som del af den samlede kontrakt er det imellem parterne aftalt gennemført et aft aleimplementeringsforløb, til præcisering og praktisk udmøntning af en række af de afta lte arbejdsgange. Nærværende bilag forudsætter en sådan præcisering i forhold til ko nkret værktøjsunderstøttelse, work products, formkrav til beskrivelser samt processer og flow. Pkt. 4.1 Leveringsaftalens indhold og form Hvis beskrivelsen af et givent område er af et større omfang udspecificeres yderl igere informationer i et bilag med henvisning til det pågæ ldende afsnit i leveringsaftalen. Skabelon for bilag udarbejdes i forbindelse med aftaleimplementeringen. Leveringsaftalen er en template med obligatoriske oplysninger, som kan udbygges efter behov.praksis vedr ø- rende dokumentation præciseres som en del af aftaleimplementeringen, herunder udarbejdelse af denne template.

12 Bilag 14 Ydelser ved ophør 2.16 Bilag 15 Leverandørens kvalitetsmodel 2.17 Bilag 16 Oversigt over indgåede Leveringsaftaler