REFERAT. Møde indkaldt af Helle Nilsson Schmidt, administrationen på vegne af bestyrelsen.

Transkript

1 REFERAT Bestyrelsesmøde 14. april :15 Møde indkaldt af Helle Nilssn Schmidt, administratinen på vegne af bestyrelsen. Deltagere: Henrik Brønd HB Kjeld Petersen KP Jacb Nilssn JN Bent Nielsen BN - afbud B Bierbaum BB Trben Rasmussen TR Helle Nilssn Schmidt HNS Revisr Per Jansen PWC sluttede sig til mødet ved behandling af punkt 10, sm blev skubbet til sidste punkt på dagsrdenen. Mødeleder: Henrik Brønd Mødet blev indledt med en besigtigelse af afdeling 26 Birkeparken i frhld til de udfrdringer der er g har været. TR viste bestyrelsen rundt g der var en dialg mkring frhldene. 1. Velkmst HB bød velkmmen. 2. Registrering af fremmødte Der var afbud fra BN. 3. Gdkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde afhldt den 16. marts 2016 Referatet blev gdkendt Administratin Herefter rienterede HNS m følgende VAB har p.t. ingen tmgange Flytteversigt vedhæftet. Revisinen er afsluttet uden bemærkninger g I har fået fremsendt regnskaberne til gennemsyn. 2 suppleanter til inden generalfrsamlingen. Har afhldt prøvetidssamtale med Luise g hun vil gerne blive hs s.

2 TR har været på kursus i råderet g infrmerede m regler g nævnte, at der er i tidernes mrgen er pført et utal af skure, carprte sv. sm ikke er gdkendt af freningen g sm afdelingerne faktisk har vedligehldelsespligten af såfremt disse ikke fjernes inden ny indflytning. TR frsøger de kmmende år at få ryddet p. Det blev besluttet freløbig at fasthlde råderetskatalgerne uændret. HNS har haft møde med Jens fra YuSee mkring den aftale VAB har. Aftalen udløber 1/ g kan psiges med 12 måneders varsel til 1/ Jens tilbød frnyelse af aftalen, sm den er med en yderligere rabat på frmentlig ca. 5 pr. md. pr. lejemål i alt ca. kr Endvidere tilbyder de en ny TV bks til kr. 30 pr. md. jfr. vedhæftede skrivelse. Bestyrelsen beslutte af ldde stemningen blandt beberne på generalfrsamlingen den 11. maj 2016, inden beslutningen tages. Vi har bedt m tilbud fra Rambøll m udførelse af et nødvendig bygningssyn g tilstandsvurdering med restlevetid g øknmisk verslag fr alle freningens bliger fr så vidt angår: Tage Ydervægge, Vinduer g døre Samt fuger, hvr der er risik fr at der er anvendt PVC til brug fr drift g vedligehldelsesbudgettet. Prjektet frventes gennemført i periden maj-august 2016 g den endelige rapprt kan freligge i løbet af september Udgiften hertil udgør knap kr. 250 pr. lejemål. Bestyrelsen bakkede p m tiltaget. Frslag fra beber i afdeling 8 Vagn Jessen mkring hjertestarter var vedhæftet. HNS har den 12. april 2016 ansøgt Trygfnden m en hjertestarter. Ansøgningsfristen er 1/ g herefter kan påregnes svar efter 3-6 måneder. Bestyrelsen valgte at afvente svar fra Trygfnden. 2. Til kalenderen 14. april 2016 Generalfrsamling Andelsbligfreningen Fuglehaven kl HNS deltager 14. april 2016 Regnskabs-bestyrelsesmøde kl HNS hlder fri 18/4-21/ uge maj 2016 Generalfrsamling på Htel Vjens kl maj 2016 persnalebesigtigelsestur til Gråsten kntret hlder lukket Weekenden september 2016 persnale/bestyrelsestur 5. Birkeparken TR havde på besigtigelsen i Birkeparken tidligere på dagen rienteret m følgende: Trappetårne etape 1 Frløbet mkring kndens- g fugtprblemer kører sin gang fugtprøver er fretaget i indeværende uge af ekspert på mrådet - Vi afventer svar. TR arbejder endvidere sammen med leverandører m løsningsmdeller.

3 Generelt Beberne g viceværten - er rigtig trætte af ishckey-flket, sm bruger fællesarealerne sm smutvej g derved ødelægger hække g skråning. 6. Afdeling Tagrenvering Prjektet frløber planmæssigt dg er man lidt bag efter tidsplanen. TR rienterede m starten på 3. etape samt det gde samarbejde med såvel Rambøll sm håndværkerne på pladsen. 7. Vjens Fjernvarme Intet til punktet 8. Frvaltningsrevisin Der henvises til analysearbejdet g knklusinen vedrørende knt g 201 i revisinsprtkllen udarbejdet af HNS fr udvalgte afdelinger. 9. Næste møde Dat fr næste bestyrelsesmøde trsdag den 26. maj 2016 kl Vi mødes ved Knuds værksted på Odinsvej fr besigtigelse af renveringsprjektet i afdeling 13 g Eventuelt KP mente mlk-rdning i Birkeparken var alt fr dyr ift. rdning med affaldssække. HNS nævnte, at det var den løsning ngen det være sig tidligere administratin/byggeudvalg havde truffet beslutning m i frbindelse med byggeriet. KP undrede sig ver ferieplanlægningen i smmerperiden. HNS nævnte at administratinen frsøger at afvikle ferie g afspadsering på den mest hensigtsmæssige måde, således at der så vidt muligt er 2 på kntret g 2 viceværter til dispsitin til hver en tid, men vervejer at hlde kntret lukket uge 28 uanset bemandingen. 10. Fremlæggelse af årsregnskaber til gdkendelse g frelæggelse af revisinsprtkl Revisr Per Jansen deltg i mødet herfra g HNS fremlagde årsregnskabet fr 2015 fr hvedfreningen. Resultatpgørelsen: Udgifter Bruttadministratinsudgifterne udgør kr en mindre udgift på cirka kr i frhld til budgettet. Den væsentligste del af besparelsen kmmer fra knt 511 persnaleudgifter, idet Susanne fratrådte prim nvember 2015 g Luise ført blev ansat pr. 1. januar Administratinen løb lidt stærkere g klarede skærene med 3 ansatte. Knt 532 Renteudgifter de renteindtægter sm er tilfaldet afdelingerne g knt 533 Afdelingens bidrag m.v. til dispsitinsfnden g arbejdskapitalen samt indbetalinger til LBF beløb pkrævet hs afdelingerne g viderefrmidlet.

4 De samlede udgifter i alt lander på kr g vi slutter 2015 med et verskud på kr Indtægter De samlede indtægter beløb sig til kr. md budgetteret kr. Knt Lvmæssige gebyrer merindtægt tkr. 18 psten mfatter indmeldelses-, venteliste g ajurføringsgebyrer samt restancegebyrer. Knt 603 Renteindtægter g knt 604 Afdelingens bidrag m.v. til dispsitinsfnden g arbejdskapitalen samt indbetalinger til LBF. Disse t pster har ingen indflydelse på HF drift renteindtægter tkr fra den fælles frvaltning viderefrmidles til afdelingerne g kr. 6,0 mill, sm er pkrævet i afdelingerne sm lven freskriver - videresendes med gdt: 1,5 mill til rganisatinens egen dispsitinsfnd knap 1 mill. kr. til vres egen trækningsret - g resten cirka 3,4 mill til LBF Landsdispsitinsfnden g så tkr. 100 til egen arbejdskapital. Knt 605 merindtægt tkr. 96 byggesagshnrarer vedr. frbedringsarbejder 18 afsluttede prjekter i 2015 samt igangværende renveringsprjekt i afd. 13 g 14. Balancen pr. 31/ blev gennemgået. Aktiver: Mindre nedgang af sald på materielle anlægsaktiver i frhld til Der er fretaget mindre nyanskaffelse af edb-udstyr g inventar fr tkr. 133 g med fradrag af fretagne afskrivninger udgør salden pr. 31. december 2015 tkr Finansielle aktiver ændring på ca. tkr. 524 frskellen er de bevægelser der har været på knt fr trækningsmidler. Tilskud verført til afdeling på kr. 1,4 mill g en tilgang fra A- g G-indskud på ca. tkr Samlede anlægsaktiver tkr Omsætningsaktiver stigningen fra knap 37 mill. til gdt 41 mill. i alt gdt 4 mill. Den væsentligst frskel er, at afdelingernes psparing i fællesfrvaltningen er steget med ca. 2 mill. g psten Andre tilgdehavende, er steget med gdt kr. 2 mill. Andre Tilgdehavender består af lån ydet af hvedfreningen til afdelinger g til individuelle lån til frbedringer i bligerne de lån, der finansieres ved en huslejestigning. Psten indehlder tillige udlæg fr elevatr-sagen i etape 1 i Birkeparken. Af de likvide midler er kr. 16 mill anbragt på knt med krt psigelse fr at undgå negativ frrentning. De samlede aktiver beløber sig til gdt g vel kr. 47 mill. Passiver: Egenkapitalen er på i alt kr en lille stigning på tkr. 589 i frhld til sidste år, sm hvedsalig kmmer fra tilgang på dispsitinsfnden tkr g årets verskud tkr. 247 samt afd. bidrag til arbejdskapitalen. Med en frskydning i den krtfristede gæld på ca. kr. 3 mill den væsentligst del stammer fra knt 821 mellemregning med afdelinger i drift - udgør balancesummen knap kr. 47 mill.

5 Herefter gennemgik HNS alle nter til årsregnskabet med særlig vægt på nte til knt 533/604 g 601. Der har de sidste par år været str fkus på administratinsbidraget g den faktiske udgift fr 2015 beløb sig til kr pr. lejemålsenhed. Der er i 2015 pkrævet kr pr. lejemål. Freningens indestående på såvel dispsitinsfnd, sm knten fr trækningsmidlerne blev gennemgået, g der blev vist versigter ver den fremtidige udvikling på disse fr freningen vigtige elementer. Dispsitinsfnden udgør pr. 31/ kr pr. lejemålsenhed grænsen fr hvrnår der skal bidrages fra afdelingerne er kr pr. lejemålsenhed. Arbejdskapitalen udgør kr pr lejemålsenhed g den grænse fr yderligere bidrag er kr Så det ser rigtig frnuftigt ud. Herefter gennemgik revisr Per Jansen revisinsprtkllen til årsregnskabet fr Særligt analysen - jfr. punkt 13 til 17 mkring frvaltningsrevisin - blev gennemgået g det var revisrs vurdering, at der er udvist sparsmmelighed ved frvaltning af midler g drift af de afdelinger analysen mfattede afdeling 8, 12 g 14. Der var rsende rd fra revisr til administratinen mkring samarbejdet under revisinen, sm var frløbet gdt g smidigt. Der var gså pbakning til administratinen fr effektiv mkstningsstyring. Der var fuld pbakning fra frmanden. Såvel afdelingsregnskaberne, sm hvedfreningens årsregnskab fr 2015 blev gdkendt. Mødet blev hævet kl Helle Nilssn Schmidt Referent Gdkendt af bestyrelse