Dialogmøde 2015 Med baggrund i regnskab 2014

Transkript

1 Teknik & Miljø Plan Dat: Dialgmøde 2015 Med baggrund i regnskab 2014 Sagsnr.: 15/53176 Sagsbehandler: vpevg Referat Dialgmøde med Bligselskabet Kølvrå, Merkurkllegiet g Bligselskabet Vibrg Mødedat: Den 12. nvember 2015 Mødetidspunkt: Kl. 14 Mødested: Mødeleder: Referent: M1.8 Vibrg Rådhus Karl Jhan Legaard Vibrg Kmmune Mødedeltagere: Bligselskabet Vibrg: direktør Grethe Hassing, Finn Dalgaard, Chan Sauer, Anni Albeck Hansen Vibrg Kmmune: Planchef Karl Jhan Legaard, Birgit Michler, Janni L. Kristensen g Eva Grønbrg 1. Velkmmen v. Karl Jhan Vibrg Kmmune (VK) bød Bligselskabet Vibrg (BsV) velkmmen. 2. Bligselskabet Kølvrå Bligselskabet Kølvrå (BsK) er pr. 1. januar 2015 fusineret med Bs. Vibrg. BsK har ingen tmgang, men der er mange flytninger, høj udskiftningsfrekvens. Huslejeniveauet i afdelingen er lavt, men frbrugsafgifterne til varme er til gengæld frhldsmæssigt høje. Udfrdringen fr BsK er at hlde huslejeniveauet under niveauet fr køb af ejendmme i mrådet. BsK har fkus på at højne den udendørs standard, men gså på løbende vedligehldelse af bligerne. Afdelingens øknmi kan ikke bære større vedligehldelsesudgifter til bligerne. Der er efterspørgsel på både de billige, g de dyrere renverede bliger. Aftaler mellem bligrganisatin g kmmune Evaluering af aftalen fra 2014 at der følges p på revisrs bemærkninger, sm indarbejdes i bestyrelsesberetningen at der evalueres på målsætningerne i frvaltningsrevisinen at der frtsat er fkus på udlejning g markedsføring Aftale fr 2015 Det blev aftalt Bligselskabet Kølvrå er pløst g fusineret med Bligselskabet Vibrg, sm det frtsættende selskab. Fremadrettet vil afdelingen være mfattet af aftalen med Bligselskabet Vibrg.

2 3. Merkurkllegiet Merkurkllegiet, MK består af i alt 54 bliger, hvraf 26 er dubletter. MK er i øjeblikket fuldt udlejet, g Fulum har lejet 24 dubletter frem til smmeren BsV har haft strt fkus på at få bligerne i MK udlejet. MK har frskudt regnskabsår, g har netp afsluttet regnskabet, sm går i nul. BsV frsøger at øge henlæggelserne, g det er psitivt fr øknmien, at alle bliger er udlejet. Der var enighed m, at en mdannelse til en almen afdeling frudsætter øknmisk balance, hvilket er en betingelse fr at der kan mdtages støtte fra Landsbyggefnden. MK har frtsat en udfrdring med små henlæggelser, g behv fr større vedligehldelsesarbejder. En fremtid sm ungdmsbliger (tæt på STU) BsV ønsker, at VK undersøger muligheden fr, at STU-elever kan anvende bligerne, når STU flytter til Klstermarken. Der vil være mulighed fr, at STUeleverne kan få deres egen etage i den ene fløj. BsV vil gerne deltage i fremvisninger samt møder. Ungb kmmer 1 aften m ugen i kllegiet g står fr fælles mad g aktiviteter. BsV har haft mange drøftelser med Vibrg Gymnasium, m de vil kunne anvende MK i frbindelse prettelse af en science linie. Vibrg Gymnasium har dg besluttet, at MK fysisk er placeret fr langt væk, da der er tale m helt unge elever. VK plyste, at da MK er en selvejende institutin, er det mfattet af den almindelige lejelv, hvr der er mulighed fr tidsbegrænset udlejning, f.eks. i smmerperider. BsV har fået udarbejdet et skitseprjekt til mbygning af MK til familiebliger. BsV vurderer, at mbygningen vil blive meget dyr i frhld til et fremtidigt huslejeniveau. BsV vurderer, at der ikke er behv fr flere ungdmsbliger i Vibrg, når der i øjeblikket er ved at blive bygget 70 på Fælledvej. Aftaler mellem bligrganisatin g kmmune Evaluering af aftalen fra 2014 at VK vil behandle en eventuel ansøgning m udlejning at muligheden fr frdeling af ansøgere til specifikke afdelinger undersøges i frbindelse med anvisningsaftalen, sm skal frnyes i 2015 Aftale fr 2015 Det blev aftalt at Vibrg Kmmune undersøger, m Merkurkllegiet kan anvendes af STU-elever at Bligselskabet Vibrg hlder Vibrg Kmmune rienteret ved eventuel ændring af udlejningssituatinen

3 4. Bligrganisatinen - øknmi, drift, administratin g sideaktiviteter BsV s frmand Jens Stigaard går af ved årsskiftet g afløses i hvedbestyrelsen af Peter Rønning-Bæk fra afdeling 36, Møllegården. Bestyrelsen skal herefter knstituere sig. Plan fr anvendelse af dispsitinsfnd BsV har ved hjælp af revisr fået udarbejdet en plan fr dispsitinsfnden fr de kmmende 10 år. Planen blev udleveret g gennemgået. Revisr har flyttet udgiften til administratinsbygningen fra arbejdskapitalen til dispsitinsfnden. VK undrer sig ver, at aktivet er placeret i dispsitinsfnden, g vil gerne have sendt begrundelsen fr denne dispsitin fra revisr. BsV verfører midler fra arbejdskapitalen til dispsitinsfnden fr at kmpensere fr udgiften til digitalisering af bliger. Herved kmmer dispsitinsfnden ikke under grænsen fr, at lejerene skal indbetale til dispsitinsfnden. Hvedbestyrelsen har besluttet, at BsV skal hlde det samme administratinsbidrag fr 4. år i træk. De faste mkstninger stiger, hvrfr det er påkrævet med effektiviseringer i administratinen. Revisr har bemærket, at der mangler funktinsadskillelse i kreditrmrådet. BsV plyste, at det frhld er blevet ændret. BsV har indført nyt it-system til løbende budgetpfølgning g hvr frdelingstal fr de enkelte afdelinger er blevet præindstillet, således at udgifterne autmatisk bliver frdelt. Ntat med frdelingstallene er sendt til Jb & Velfærd til kmmentering. BsV har haft deres frsikringer i EU-udbud, g resultatet gav både billigere g bedre dækning. Ufinansierede frbedrings- g vedligehldelsesarbejder i afdeling 5 g 7 mangler gdkendelse fra LBF, således at de kan blive delvis finansieret af trækningsretten. Sideaktiviteter Principper fr salg af afdeling 11, Vestbyens Børnehus er sendt til Børn & Unge. Hvedbestyrelsen i BsV har principielt gdkendt principperne. BsV er i dialg med Kultur & Service m leje af erhvervsareal i afdeling 10, Vestervang, på Vestervang Trv (tidligere Rema 1000). Aftalen afventer Kmmunal gdkendelse. Tilbygning til erhvervsareal i afdeling 6, Ringparken er pgivet. BsV g Energi Vibrg arbejder på et fællesntat til plitisk behandling til vedtagelse den 1. januar 2016, m at BsV verdrager frdelingscentraler til kraftvarme til Energi Vibrg. BsV har vurderet, at de indtil videre bliver i Energi g Miljø, idet det ikke kster at blive i selskabet, men til gengæld vil BsV miste indskuddet, når de træder ud. 5. Ledelse g beberdemkrati BsV har plevet rekrdstr tilslutning til afdelingsmøderne, g hlder 3 ekstra afdelingsmøder fr at etablere afdelingsbestyrelser. Afdeling 18, Hulkærparken

4 Beberklage vedrørende afdeling 18 blev drøftet. BsV plyste, at billardklubben planlægges at blive startet igen på ændrede vilkår, bla. er der ikke længere pbevaring af øl. Sagsgang vedrørende brugerindbetaling er gså blevet ændret. Klagen er sendt til beberklagenævnet. 6. Afdelinger - øknmi, drift g vedligehldelse Væsentlige ver/underskud afvikles primært ver 3 år, men i ngle afdelinger frlænger BsV afviklingen i p til maksimalt 10 år. BsV plever, at bebere i nye afdelinger har svært ved skelne mellem den service, der indgår i huslejen g de pgaver, sm de selv skal håndtere. BsV har brugt ekstra tid på afdelingsmøder fr at frklare det, hvilket har hjulpet på frståelsen. Afdeling 25, Grønneparken er blevet mderniseret ved brug af henlæggelser samt tilskud fra trækningsretten, g siden har der ikke været tmgang i afdelingen. BsVs plyser, at de har mange henlæggelser, men at de er reelle g i verensstemmelse med vedligehldelsesplanerne. Man er pmærksm på frdelingen mellem frbedrings- g vedligehldelsesarbejder. 7. Udlejning g bebersammensætning BsV har ikke meget tmgang. De er blevet mere aktive med udlejning g henviser gså til hjemmesiden. BsV mener, at det er en frdel fr selskabet, at bligerne hvedsageligt er placeret i Vibrg. BsV frtalte, m et tiltag de har afprøvet med en blig i tmgang. De besigtigede bligen g fretg på den baggrund mindre fysiske ændringer, hvrefter bligen blev udlejet. BsV arbejder meget med markedsføring, g har bl.a. i år fejret selskabets jubilæum, fået streamer på bilerne samt haft events i frbindelse med prjekterne på Lisebrg Bakke. Den øknmiske rådgiver er gd til at få kntakt til udsatte lejere, g har netp afværget 2 3 udsættelser. Rådgiveren kntakter lejerne, inden sagen bliver sendt til advkat. Alle tab på fraflytninger afskrives efter 12 måneder, hvis der ikke er mdtaget betalinger fra fraflytter. Tilgdehavender sendes til inkassbureau. Aftaler m anvisning g fleksibel udlejning Der arbejdes i hvedtræk med en uændret aftale. BsV vil dg gerne drøfte udlejning efter særlige kriterier ( 60) VK pfrdrede bligselskabet til at kmmentere på aftalen, sm er sendt i høring. BsV har brugt 60 i alt 7 gange. De såkaldte VK -bliger (familiebliger) blev drøftet, g der var enighed m, at der skal hldes et separat møde m dem. Bliger til flygtninge BsV har relativt få flygtninge, men er åben fr flere, g vil gerne deltage i et møde med VK. 8. Punkter fra bligselskabet Hulkær, herunder revitalisering af trvet, psigelse af aftale, g frbindelse fra sti i afdeling 12 Da BsV byggede afdeling 33, var det en del af aftalen, at afdeling 33 skulle vedligehlde Hulkær Trv. BsV vil høre, m aftalen kan psiges, da afdeling 33 er i øknmisk ubalance, g betaler fr vedligehldelse af kmmunens trv.

5 BsV pfrdrede VK til generelt at se på mrådet sm helhed g mulighederne fr integrering af funktiner. VK er enig i, at det vil være gdt at se på mrådet, men plyste, at det vil være en langsmmelig prces. VK indkalder til et møde med Trafik g Veje. Den sciale partnerskabsaftale knkretisering. BsV får mange tilgængelige familiebliger i afdeling 12, Hulkærvænget tæt på plejecentret Kildehaven, hvilket er i verensstemmelse med partnerskabsaftalen. BsV ønsker, at frdelene udnyttes fr bebere i begge bebyggelser. VK infrmerer Jb & Velfærd m de tilgængelige familiebliger. Vestervang trv g ny lkalplan i høring fr Sprt g vand. Punktet blev ikke drøftet. 9. Byggeplaner g bligprgram Priritering af grunde VK plyste, at kmmunen har behv fr grunde til åben/lav byggeri. BsV vil gerne indgå i mråder med blandede bligfrmer. Der blev drøftet arealer ved Asmild Mark, Overlund g Arnbjerg. Senirbfællesskab, på Overlund Skle ved Overlundgården BsV udleverede et ntat g fremtidens senirbliger, g ser frem til en dialg med VK m dette. Frslag til årlige møder m byggeri g renveringer i Vibrg BsV freslår, at der fremver hldes et årligt møde med Vibrg Kmmune, bligrganisatinerne g erhvervsrådet m status på byggerier i Vibrg Kmmune. VK bakkede p m ideen, g vil undersøge muligheden. VK spurgte til mbygning af Enghlmvej i Karup g Vestergade i Frederiks. BsV plyste, at begge afdelinger i øjeblikket er udlejet. Situatinen følges, g planerne fr mbygning er indtil videre sat i ber. BsV plyste, at de har et indsatsmråde med at få byggeprjekter afsluttet g verdraget til drift. 10. Aftaler mellem bligrganisatin g kmmune Evaluering af aftalen fra 2014 at Bligselskabet Vibrg følger p på ajurføring af stamdata i regnskabet g registreringer i Landsbyggefnden at der frtsat er fkus på øknmien i de afdelinger, sm har underskud at Bligselskabet Vibrg får afsluttet verserende skema C-sager at familiebliger (VK-bliger) indarbejdes i samarbejdsaftalen m anvisning, sm skal genfrhandles i 2015 at der følges p på udlejningsspørgsmål g eventuel fusin vedrørende Merkur Kllegiet Aftale fr 2015 Det blev aftalt at revisr begrunder pstering af administratinsbygninger i dispsitinsfnden at Vibrg Kmmune indkalder Bligselskabet Vibrg til møde m VK - bliger (familiebliger) at Vibrg Kmmune infrmerer Jb & Velfærd m nye tilgængelige familiebliger ved plejecenter

6 at Vibrg Kmmune vervejer stier i Hulkærvænget g drift af Hulkær Trv samt at Vibrg Kmmune er pmærksm m revitalisering af Hulkær Trv at Vibrg Kmmune indkalder Bligselskabet Vibrg til møde m grundkøb at Bligselskabet Vibrg frtsat har et indsatsmråde med at få byggeprjekter afsluttet. at næste års regnskab (2015) gennemgås i august 2016.