Referat. Rektor konkluderede, at der fremover vil blive afsat tid til rundvisning, når bestyrelsesmøderne afholdes på hovedområderne.

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET Rektoratsstaben AJu/BBe Til: Dekaner, Rektorat, Ole Olsen, Anette Juhl, Loise Kjærsgaard, Anders Correll, Grith T. Loft, Rebekka Sylvest, Kirsten Skjødt under punkt 3, Flemming Larsen kl under punkt 4 Afbud: Kirsten Jensen Vedr.: Dekanmøde Dato: Fredag kl Sted: Bestyrelsens mødesal Referat Til drøftelse: Punkt 1: Opfølgning på bestyrelsesmøde Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen oplyste, at bestyrelsen blev orienteret om budgetmøderne med hovedområderne, og at budgettet vil blive forelagt for bestyrelsen til godkendelse på bestyrelsesmødet i december. Bestyrelsen efterspurgte i den forbindelse et overblik over hovedområdernes bidrag til henholdsvis over- og underskud. Bestyrelsen blev i øvrigt orienteret om processen i forbindelse med udpegning af eksterne medlemmer af bestyrelsen. Funktionsperioden for en del af den nuværende bestyrelse løber til 31. januar Udpegningen skal derfor ske på bestyrelsens møde 18. december 2008 eller på et ekstraordinært møde i januar måned. Udpegning af de udefra kommende bestyrelsesmedlemmer foretages af den samlede bestyrelse på baggrund af forslag, som formanden indhenter fra blandt andet universitetet, bestyrelsesmedlemmerne og aftagerråd og -paneler. Rektor konkluderede, at der fremover vil blive afsat tid til rundvisning, når bestyrelsesmøderne afholdes på hovedområderne. Punkt 2: Politik for kvalitetsarbejdet med uddannelserne Prorektor Nina Smith oplyste, at politikken for kvalitetsarbejdet har været igennem en længere proces, og den har været sendt ud til hovedområderne til kommentering. På forespørgsel fra dekanerne blev følgende klarlagt: Pkt skal ikke fortolkes som en passus, som har til hensigt at gøre basisuddannelserne bredere. Det er udtryk for hensynet til muligheden for evt. studieskifte samtidig med, at uddannelserne defineres med et tydeligt kendemærke. Desuden blev det opsummeret, at det er en nødvendig forudsætning for kvalitetspolitikkens implementering, at de relevante ressourceenheder inddrages - herunder de universitetspædagogiske centre. Dekanerne havde ikke yderligere kommentarer til politikken. Den tages med som punkt på næstkommende bestyrelsesmøde.

2 AARHUS UNIVERSITET Rektoratsstaben Punkt 3: Status på budget AJu/BBe Prorektor Søren E. Frandsen orienterede om aftalen af 5. november, om fordeling af globaliseringsmidlerne til forskning og udvikling, og gennemgik aftalens konsekvenser for Aarhus Universitet, aftalens hovedtræk i tal og temaer samt universitetets forventninger til egne basismiddelandele af globaliseringspuljen. Se vedhæftede PP præsentation. Universitetsdirektør Niels Højberg gennemgik de generelle tendenser i forbindelse med den interne budgetproces og oplyste, at budgetlægningen skal finde sted i overensstemmelse med budgetkontorets tidligere udmeldinger. Direktør Henrik Sandbech foreslog, at der fokuseres på omkostningsniveauet for centrale publikationer og på midler som forbruges på eksterne konsulenter på centralt niveau. Der er en række investeringsudgifter, som er en konsekvens af fusionsprocessen og moderniseringsprocessen. Dekan Svend Hylleberg efterspurgte, at disse investeringsudgifter klarlægges. Dekan Lars Qvortrup efterspurgte omkostningsbevidsthed på såvel hovedområderne som i centraladministrationen. Dekan Børge Obel henledte opmærksomheden på, i sin egenskab af bestyrelsesmedlem af det strategiske forskningsråd, at man indenfor en række forskningsprojekter med stor sandsynlighed, vil blive imødekommet på en anmodning om større forskningsintensitet i en given periode (fremrykning af forbruget af midler). Punkt 4: Forandringsprocessen orienterede om, hvorledes den administrative forløber se vedhæftede Power Point præsentation. Dekan Just Jensen opfordrede til, at der tages hensyn til mere konkrete problemstillinger i forhold til. de forskellige spor, således at systemerne indrettes så hensigtsmæssigt som muligt. Direktør Henrik Sandbech henledte opmærksomheden på de kompetencer, som allerede ligger i organisationen og opfordrede til, at de benyttes i videre omfang. Universitetsdirektør Niels Højberg redegjorde for, at alle analyser er udarbejdet af interne ressourcer, men det vil blive taget op til overvejelse, om der skal udarbejdes yderligere og mere dybdegående analyser. Det blev oplyst, at prorektor Søren E. Frandsen har overtaget formandsposten for styregruppen for den administrative. sættes på dagsordenen til de kommende dekanmøder spor for spor - således disse kan diskuteres mere indgående. Punkt 5: Proces for universitetsdirektørstillin gen Der er lavet en aftale med Mercuri Urval vedr. rekrutteringsproces af en ny universitetsdirektør. Mercuri Urval vil gerne tale med en række ledere og medarbejdere på AU forud for denne procedure. Udvælgelse af dekaner til interview koordineres af Bodil Due. Desuden blev det oplyst, at rektoratet er i proces om

3 AARHUS UNIVERSITET Rektoratsstaben AJu/BBe revurdering af ledelsens organisering. Rektoratet overvejer desuden at oprette vicedirektørstillinger, som skal være med til at sætte ekstra fart på sen. Overvejelserne går i øjeblikket i retning af en vicedirektør for økonomi og teknisk forvaltning, og en vicedirektør for medarbejderrelaterede forhold i bred forstand (HR, personale, løn, kommunikation og internationalisering). Punkt 6: Task Force for forskningsbaseret myndighedsbetjening Prorektor Søren E. Frandsen oplyste, at der etableres et udvalg for forskningsbaseret myndighedsbetjening ved Aarhus Universitet med vedhæftede kommissorium som sit arbejdsgrundlag. Udvalget nedsættes for en 2-årig periode, og der gennemføres en evaluering af arbejdet ved periodens afslutning. Hovedområderne anmodes om at indstille mindst en person til udvalget. Efter nedsættelse af udvalget indkalder formanden til første møde. Dekan Erik Meineche Schmidt gjorde opmærksom på, at der er meget forskellige incitament strukturer på de relevante hovedområder. Prorektor Søren E. Frandsen responderede, at han var klar over de forskellige modeller og opfordrede til, at der indstilles en person til udvalget, som kender til disse hensyn. Aktuelt nyt fra dekanerne Dette punkt blev udskudt til næste dekanmøde. Punkt 7: UBST arbejdsgruppe Punkt 8: Studieudvalgsmøde Punkt 9: Forskningsudvalgsmøde Punkt 10: Ph.d. ledermøde Diverse Dekanerne tog den skriftlige orientering til efterretning. Dagsorden til mødet var udsendt som orientering. Referat fra mødet var udsendt til orientering Referat fra mødet var udsendt til orientering. Fremadrettet gives der mulighed for tilbagemelding på referater fra dekanmøderne. Første punkt på fremtidige dagsordener bliver godkendelse af referat fra sidste møde. Vedrørende organisering af dekanmøder fremadrettet blev det foreslået, at der afholdes færre, men længere møder, som er mere detaljeret forberedt. Mødematerialet udsendes en uge i forvejen. Der udarbejdes forslag til en ny mødeplan for 2009.

4 Konsekvenser for Aarhus Universitet af aftalen af 5. november 2008 om fordeling af globaliseringsmidler til forskning og udvikling Aftalens hovedtræk - tallene Aftalens hovedtræk - temaer Afklaring vedrørende 2009 og 2010 Efter aftalen forventning til størrelsen af AU s basismidler AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

5 Aftalens hovedtræk - tallene mio. kr Basisbevillinger Fri forskning Strategisk forskning - heraf energiaftale Forskningsinfrastruktur, overhead og medfinansiering Innovation/videnspredning Internationalisering Øvrige (Havforskning) 5 8. Ufordelt reserve I alt AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

6 Aftalens hovedtræk - temaer Bred politisk aftale giver stabilitet (regering + S + DF + RV) Globaliseringspuljens absolutte størrelse er fastholdt Af de fordelte midler giver aftalen 26% hhv. 37% som basismidler i 2009 og 2010, samt en niveaufastholdelse i 2011 og 2012 Overheadreformen videreføres - løft fra 35 % i 2008 til 44 % i Desuden indføres et medfinansierings- loft på 10 % ifm. FR-midler De ufordelte midler (reserver) forventes fordelt efteråret 2009 på baggrund af evalueringer, analyser og statusopgørelser Enighed om yderligere forøgelse af basismidlerne, men hvor meget? AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

7 Afklaring vedrørende 2009 og : Basismidler på 275 mio. kr. til fordeling 792 mio. kr. er konkurrenceudsatte (inkl. løft af overheadsats) Ingen ufordelt reserve tilbage niveau for basismidler fastholdes i absolutte tal, men da konkurrenceudsatte midler stiger, skal der flere basismidler til, hvis deres relative betydning ikke skal falde VTU kommer med udspil i foråret til en ny basismiddelfordelings-model, hvor bibliometri indgår mio. kr. i konkurrencestrengen AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

8 AU s forventninger til basismiddelandele af globaliseringspuljen, mio. kr. til AU Hvad har vi fået? Regeringens udspil til forhandlinger: 10% som basismidler i 2009 Tidligere fordelte basismidler til forskning og udvikling AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

9 AU s forventninger til basismiddelandele af globaliseringspuljen, mio. kr. til AU Hvad er afsat som basismidler men endnu ikke fordelt på universiteterne Afsat i forliget til universiteterne udover regeringens udspil, fordeling på universiteter pt. ukendt Regeringens udspil til forhandlinger: 10% som basismidler i 2009 Tidligere fordelte basismidler til forskning og udvikling AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

10 AU s forventninger til basismiddelandele af globaliseringspuljen, mio. kr. til AU Hvad er afsat som ufordelt reserve, hvoraf AU også må forventes at få en del Forventet basismiddelandel på 33 % af den ufordelte reserve til F&U Afsat i forliget til universiteterne udover regeringens udspil, fordeling på universiteter pt. ukendt Regeringens udspil til forhandlinger: 10% som basismidler i 2009 Tidligere fordelte basismidler til forskning og udvikling AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

11 AU s forventninger til basismiddelandele af globaliseringspuljen, mio. kr. til AU Ministerens forventninger i sensommeren Ministerens forventninger udover globaliseringspuljen til F&U ("Barcelona") Forventet basismiddelandel på 33 % af den ufordelte reserve til F&U Afsat i forliget til universiteterne udover regeringens udspil, fordeling på universiteter pt. ukendt Regeringens udspil til forhandlinger: 10% som basismidler i 2009 Tidligere fordelte basismidler til forskning og udvikling AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

12 AU s forventninger til basismiddelandele af globaliseringspuljen, mio. kr. til AU Hvad er afsat som basismidler men endnu ikke fordelt på universiteterne Afsat i forliget til universiteterne udover regeringens udspil, fordeling på universiteter pt. ukendt Regeringens udspil: 10% som basismidler 2009 Tidligere fordelte basismidler til forskning AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

13 Principper for integreret budgetlægning for 2009 A. Den tekniske beregning af costdrivere fastholdes som i B2008 med gradvis indfasning af de nye hovedområder B. Aftaler om økonomiske måltal for hovedområder C. Aftaler om afvikling af over- og underskud D. Aftale om udmøntning af ASBs fusionsaftale E. Fokus på indfasning og aktivering af overheadreformen AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

14 Principper for integreret budgetlægning for 2009 F. Investering i forandrings- og fusionsprojekter på mio. kr. G. Prioritering af fælles vedligeholdelses- og byggeprojekter på 8000C H. Ledelsespulje udskrives med 0,8% af omsætning (i modsætning finanslovsbevilling) I. Besparelse på energi og indkøb fordelt J. Udmøntning af politisk aftale om globaliseringsmidler fra 5. november 2008 AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

15 Initiativer i forlængelse af B2008 A. Kortlægning af administrative ressourcer og hjælpefunktioner på alle niveauer B. Organisatorisk revurdering i forhold til forretningsmæssige gevinster ved fusion og forandringsprojekter AARHUS UNIVERSITET Aarhus Universitets bestyrelse 10. november

16 Dekanmøde Punkt 6, bilag 3c Task Force for forskningsbaseret myndighedsrådgivning, kommissorium Udvalget for forskningsbaseret myndighedsbetjening Kommissorium Det er udvalgets opgave at udgøre et forum for drøftelser af problemstillinger af fælles interesse inden for forskningsbaseret myndighedsbetjening samt at fungere som rådgivende organ for rektoratet i sager af strategisk karakter for universitetets udøvelse af forskningsbaserede myndighedsbetjening. Det omfatter bl.a. følgende emner: * Ekstern finansiering og kontraktindgåelser, herunder styrkelse af konkurrenceevnen, inden for såvel konkurrenceudsatte som rammekontraktstyrede opgaver. * Incitamentsstrukturer for deltagelse i den forskningsbaserede myndighedsbetjening * Kvalitetssikring, herunder evalueringskriterier, i relation til den forskningsbaserede myndighedsbetjening * Forskningsfrihed og ytringsfrihed * Synliggørelse og profilering af den forskningsbaserede myndighedsbetjening * Udvikling af eksisterende myndighedsbetjeningsopgaver gennem inddragelse af nye forskningskompetencer samt udvikling af nye forretningsområder * Udvikling af samarbejdet med interesseorganisationer og NGO er om forskningsbaseret myndighedsbetjening * Evaluering af universitetsreformen i relation til forskningsbaseret myndighedsbetjening Sammensætning og administration Prorektor for videnspredning er født formand for udvalget, som sammensættes med mindst et medlem fra hvert hovedområde efter indstilling. Udvalgets medlemmer skal være fagligt funderede og have indsigt i vilkårene, der ligger til grund for udøvelsen den forskningsbaserede myndighedsbetjening. Udvalget fastsætter selv sin forretningsorden. Det tilstræbes, at udvalget mødes 2-4 gange årligt. Udvalget sekretariatsbetjenes af en sekretariatsgruppe, der knytter an til Ledelsessekretariatet. Udvalget nedsættes for en 2-årig periode, og der gennemføres en evaluering af arbejdet ved periodens afslutning. 1

17 Status i sen Organisation Projekter, deltagere, kurser Resultater Beslutninger, beskrivelser m.v. I proces Tidsplaner, afhængigheder, opgørelse af adm. ressourcer Udestående opgaver/spørgsmål Konkrete og principielle spørgsmål, investeringer, visioner m.v., forandringsledelse og implementering

18 Organisation Styregruppe, sporgrupper, referencegrupper 5 spor 17 projekter + endnu flere delprojekter Over 150 deltagere i sporene Fra administrationschefer til fuldmægtige og regnskabsmedarbejdere Kurser i projektledelse og projektarbejde 90 deltagere inden december

19 Resultater I Sporbeskrivelser og budgetter Eks. på principbeslutninger for alle spor: Koncern-IT organisering Fælles økonomisystem, kontoplan, fælles arbejdsgange mv. Fælles studieadministrativt IT-system og udstrakt grad af standardisering af snitflader og processer Etablering af en fælles HR-afdeling og udstrakt grad af standardisering af systemer, snitflader, arbejdsgange og skabeloner

20 Resultater II Konkrete leverancer fra sporene, f. eks. Analyse af nuværende IT-organisation Ny kontoplan og rapportering (uge 47) Mange beslutningsoplæg leveres i første kvartal 2008 Omorganisering af bygningsdrift på 8000C

21 Overblik over tidsplan

22 Kritisk vej i økonomisporet

23 Milepæle studiesporet Kickoff 2012 Organisation etableret Fælles kodestruktur Beslutningsoplæg PADS Krav til ledelsesinfo Arbejdsgange og kravliste til STADS Uddannelsesplan Datakonvertering afsluttet Proceskrav leveret Uddannelse afsluttet AU klar til drift STÅ rapportering i STADS

24 Projektplan for HR-sporet

25 Tidsplan øvrige spor IT-sporet, den Bygningssporet, afventer afklaring af den fremtidige organisering

26 I proces Sporene er i fuld gang med en lang række projekter Projekterne omsætter principbeslutningerne til praksis eks.: Beslutningsoplæg fra bl.a. HR-sporet og studiesporet om fremtidig organisering og opgavevaretagelse primo 2009 Beslutningsoplæg vedr. opgavesplit på studieadm. primo 2009.

27 Samarbejde mellem sporene Afhængighederne er placeret i tidsmæssig vilkårlig rækkefølge Lokaleplanlægning. IT-basisorganisation IT-Sporet IT- Infrastruktur Testmiljø HR-Sporet Økonomi- Sporet Studie- Sporet Betalingsflow og ledelsesinf. Bygnings -Sporet Økonomimodel Ledelsesinformation

28 Administrative ressourcer

29 Udestående opgaver/spørgsmål I Konkrete afklaringer i forhold til de enkelte spor

30 Sporene efterspørger beslutninger i ledelsesstrengen I IT-sporet: Opgave deling mellem central IT-organisation og hovedområder, herunder økonomi (der fremlægges beslutningsgrundlag i december 2008) Sporbudget 2009

31 Sporene efterspørger beslutninger i ledelsesstrengen II Økonomisporet: Organisering og opgavesplit i relation til nye standardiserede processer Håndteringen af projektøkonomi som fælles element i den generelle økonomistyring på AU

32 Sporene efterspørger beslutninger i ledelsesstrengen III Studiesporet: Fremtidig placering af opgavevaretagelsen for alle uddannelsesadministrative kerneprocesser (pba. indstilling fra sporet). Konkrete fælles standarder (pba. indstilling fra sporet). Uddannelsesadministrativ/studieadministrativ strategi. Uddannelsesadministrativ/studieadministrativ systemstrategi med integrationer til øvrige systemer, herunder IT-strategi og arkitektur for AUs systemer. UNI-IT og STADS-samarbejdet: strategi for samarbejdet med øvrige universiteter, herunder snarligt STADS-udbud.

33 Sporene efterspørger beslutninger i ledelsesstrengen IV HR-sporet: Beslutning om og hvornår HR-lederstilling besættes, herunder afklaring af ledelsesporteføljen. Tidsplan for hvilke prioriteringer der skal fremmes imellem sporerne, ikke mindst i forhold til digitaliseringstiltag og systemanskaffelse.

34 vil levere: En moderne Og sammenhængende administrativ grundstruktur, der effektivt kan understøtte kerneydelserne

35 Udestående opgaver/spørgsmål II Organisatoriske tiltag Prioritering af applikationer Det forretningsmæssige resultat Visioner for udnyttelse af den effektive infrastruktur Implementering og forandringsledelse