Nordlekrådet Box 34056, Se Stockholm, Sverige

Transkript

1 Protokoll på s styrelsemöte i København d marts Fremmødte: Deltagere, Närvarande: Eivor Wallinvirta, EW, Finland Torunn Hernes Bjerkem, TB, Norge (kun lørdag og søndag) Bendt Pedersen, BP, Island Hanne Rasmussen, HR, Danmark Frånvarande: Agne Svantesson, AS, Sverige Dagsorden Referat 1) Mötets öppnande Eivor åbnede mødet og bød velkommen. En speciel velkomst til det nye danske styrelsesmedlem Hanne Rasmussen. 2) Konstaterande av närvaro och val av sekreterare Deltagere var: Eivor Wallinvirta (EW), Torunn Bjerkem (TB) (kun lørdag og søndag), Bendt Pedersen (BP) og Hanne Rasmussen (HR). Agne Svantesson (AS) deltog telefonisk i punkt 7c. HR valgtes til sekretær. 3) Godkännande av föredragningslista 4) Godkännande av protokollet från s styrelsemöte Foredragningslisten (dagsordenen) blev godkendt. Protokollet fra styrelsesmødet d november 2008 blev godkendt med ændring i punkt 8. 5) Rapporter från länderna/ aktuellt Norge v/tb: Generalsekretæren i Norges Ungdomslag går af, og der er endnu ikke ansat en ny. Det vil betyde en periode med lidt aktivitet. Også den ordførende går af, derfor bliver alt ganske nyt. Det er altså en organisation i ændring. Interessen falder imidlertid ikke. Den norske nationalkomités klare målsætning er at få øget antallet af medlemsorganisationer i fra Norge i Nordlek. TB overvejer, hvorledes styrelsen kan være behjælpelig hermed f.eks. i form af informations-/velkomstbrev eller indbydelse til styrelsesmøde og/eller mødedeltagelse som observatør til utskottsmøde. Side 1 af 7

2 6) Folkkulturkongressen en sista slutsummering och genomgång av ekonomin Den norske folkedanserkonsulent har store problemer med at rekruttere deltagere til den næste nordiske stævne. Årsagen er dels profilen, dels den tidligere anmeldelsesfrist. Indtil nu er tilmeldt 260 deltagere fra Norge till NORDLEK 2009, men der håbes på flere. Island v/bp: På Islands danser hver uge deltagere. Der er kontakt til en anden islandsk forening. Der er har været kursus i gammeldans og i kontradans med efterfølgende bal. Der deltog ca. 30 personer. Det er også svært at rekruttere deltagere til Nordlek-stævnet. Der kommer nok 20 personer til Nordlek-stævnet. Der er søgt støtte til deltagelse i Nordlek-stævnet. Finland v/ew: I Finland er den største ændring, at både de finske og de finlands-svenske organisationer er gået sammen med højskoler vedrørende udvikling af kurser for instruktører og spillemænd. Samarbejdet gælder også det administrative i forbindelse med kurserne. Der er etableret en 1½ års uddannelse i Tammerfors (på finsk). Herudover er der en mindre uddannelse på finlands-svensk dels i Østerbotten og dels i Åbo. De almindelige små-kurser fortsætter som vanligt. Annukka Kyytinen, der trods sin unge alder har været en vældig central person i Finland og i det nordiske arbejde, har desværre ikke mulighed for at deltage i organisationsarbejdet, herunder i planlægningen og gennemførelsen af NORDLEK Det har stor betydning for det finske arbejde med folkedans. Nedgangen i folkedansen i Finland fortsætter. Heldigvis ses en trend, hvorefter den nuværende ungdom selv rekrutterer andre unge. Det betyder, at der er mange ældre og antallet af unge er stigende. Der mangler således mellemgruppen. Danmark v/hr: Da Hanne først for få dage siden havde sagt ja til at træde ind i styrelsen, havde hun ikke haft mulighed for at bede sine danske aftaleparter om informationer. Hun kunne imidlertid oplyse, at Landsforeningen Danske Folkedanseres har problemer med sit medlemskab af DIF, idet Dansk Sportsdanserforbund har opsagt associeringsaftalen med Landsforeningen. Dermed kan Landsforeningen Danske Folkedansere risikere at være uden organisation bag sig. Ny ordførende for DGI dans og musik er Peter Sand Christensen. Efter nogle problemer kan det konstateres, at nu har Nordisk Kulturfond godkendt afrapporteringen. Folkekulturkongres 2008 er hermed afsluttet. Side 2 af 7

3 Styrelsen kan konstatere, at det er noget lettere at tilrettelægge et projekt og udføre det, end det er at administrere ansøgning og afrapportering. Der blev brugt utroligt mange ressourcer på at færdiggøre regnskab og afrapportering til Nordisk Kulturfond. Det var første gang, at og dermed kanseliet var indblandet i økonomien. EW var unødvendigt meget indblandet. Der skal være en tydeligere ansvarsfordeling mellem projektgruppen, styrelsen og kanseliet. Styrelsen besluttede, at der skal udarbejdes et Kan og skal hæfte, er beskriver procedurer og anbefalinger vedrørende projektansøgninger. 7) Styrelsens ansvarsområden/ nuläget och aktuella frågor a) Økonomi: Udkast til økonomirapport, udarbejdet af BP på baggrund af kassebilag m.v. blev gennemgået. Folkekulturkongressen og folkemusik projekt indgår i regnskabet og er dermed med til at forøge omsætningen. Regnskabet viser et underskud på kr ,87. Pr. 31. december 2008 er formuen på Skr (afrundet). BP har udført et fint stykke arbejde med udarbejdelse af regnskabet. b) Budget: Udkast til budget for blev gennemgået. I budgettet indgår projektmidler. I 2010 er aftalsafgifter forhøjet. Forslag herom vil blive fremsat på rådsmødet i juni Med det nuværende medlemsbidrag må det konstateres, at driften over en 3-årig periode giver underskud. Det betyder, at formuen langsomt mindskes. I princippet bør driften over en 3-årig periode balancere. Enten må udgifterne mindskes eller indtægterne hæves. Der er 4 store udgiftsposter: Sekretariat, rejseomkostninger, kost og logi, og endelig styrelsens stævnedeltagelse. Ingen af disse beløb kan formentligt spares. Budgettet vil i den foreliggende form blive præsenteret for nordlekrådet og danne grundlag for en diskussion. Denne diskussion hænger sammen med den af rådet ønskede diskussion om stævneoverskud. Skal medlemsbidraget sættes op, og/eller skal en procentdel af stævneoverskuddet (før udgift til eget frivilligt arbejde) betales til? Der udsendes alternative forslag til aftaleparterne forinden rådsmødet. Til rådsmødet fremlægges alene budget for c) Kanslifunktionen: Den nuværende aftale med Svenske Folkdansringen udløber d. 30. juni Styrelsen har ikke været helt tilfreds med ordningen. Kansliet har mest fungeret som et postkontor og Side 3 af 7

4 ikke som et sekretariat med den hjælp og selvstændighed, som styrelsen egentligt har behov for. Den årlige udgift har været ca Skr. Der er enighed i styrelsen om, at der må findes anden løsning. Styrelsen finder, at kansliefunktionen ikke er et større arbejde, end at styrelsen selv kan forestå dette. Det, vi behøver for at kunne udvikle organisationen, er et sekretariat, der primært kan være tovholder i forbindelse med ansøgninger til og afrapportering af projekter, kan være inspirator til nye projekter, og kan være med til at udvikle os. Vi har jo fortsat model 3 som mål. Styrelsen besluttede sig for ikke at forny aftalen med Svenske Folkdansringen. I en forsøgsperiode på 1 år fungerer styrelsen herefter selv som kansli, og hvis der er behov for hjælp i forbindelse med ansøgninger, købes denne hjælp. Styrelsen vil bruge det kommende år til at vurdere situationen. Senest i forbindelse med rådsmødet 2011 vil styrelsen orientere om, hvorledes kansli/sekretariat skal være i fremtiden. Det er ikke et spørgsmål om at spare penge, men om at bruge de afsatte midler bedst muligt. I overgangsordningen opspares midlerne. Da AS ikke havde mulighed for at deltage i styrelsesmødet, tog styrelsen telefonisk kontakt til AS, som tiltrådte beslutningen. BP overtager hele regnskabet, det vil sige betaling af regninger og udarbejdelse af regnskab. HR bliver knudepunkt for koordinering af information. HR modtager post, scanner og lægger det til på nettet til styrelsens rådighed. AS opbevarer s materiale, der nu findes hos Svenske Folkdansringen. Styrelsen udarbejdede en handlingsplan på det videre forløb. d) Hjemmesiden: Første udgave til hjemmesiden præsenteres på rådsmødet i juni Det er vigtigt, at man gør sig klart, hvem der er målgruppen for den hjemmeside. Styrelsen fastsætter følgende målgruppe: dansere og spillemænd, aftaleparter, og interesserede kulturorganisationer. Styrelsen uddelegerede de forskellige områder at beskrive, og det er tanken, at hjemmesiden løbende opbygges. e) Hæfte om stævneprincipper ( Kan og skal -hæfte) Kun Barn- og Ungdomsutskottet har indsendt kommentarer til hæftet. De to øvrige udvalg rykkes for kommentarer, der skal foreligge inden udgangen af marts. Hæftet skal oversættes til svensk og udsendes til aftaleparterne senest 2 måneder før rådsmødet. Hæftet vil ikke blive trykt, men vil være netbaseret og lægges på hjemmesiden. Hæftet Side 4 af 7

5 skal være dynamisk og skal således kunne ændres, efterhånden som behov herfor opstår. Hver version skal dateres. f) NORDLEK 2009: Det er indtrykket, at det bliver et meget finsk stævne. De fleste frivillige er finske, som ikke kan tale svensk og ikke meget engelsk. Der er dog ansat 2 arbejdsløse lærer, som kan både svensk og engelsk, og som skal være behjælpelig på stævnekontoret. Nye Nordlek-flag er lavet, således at vi nu har 11. Lahtis by understøtter NORDLEK 2009 utroligt meget. Stævneledelsen undrer sig over, at så få tilmeldte deltagere har bestilt mad. Det vil blive ganske kaotisk, hvis 1000 deltagere invaderer restauranterne, og der kan IKKE købes stævnemad, hvis ikke det er bestilt på forhånd. Der bør derfor sendes information herom ud til deltagerne. Styrelsens funktion under stævnet: Både EW og TB repræsenterer styrelsen under åbningen og afslutningen. Der oprettes en bod, hvor styrelsen er til rådighed 2 timer mellem 10 og 12 4 dage (onsdag, torsdag, fredag og lørdag). Hjemmesiden skal være tema. BP repræsenterer styrelsen ved stadens modtagelse mandag afte, men hele styrelsen forsøger at deltage. EW repræsenterer styrelsen på takkereceptionen lørdag. Hele styrelsen forsøger at deltage i træf for tidligere nordlek-deltagere. EW kan komme med indlæg, hvis arrangørerne ønsker det. g) ISLEIK 2010 Tid og sted og første oplæg til program offentliggøres til rådsmødet i juni. Stævnet bliver over 7 dage. j. Folkekulturkongres 2010: Emnet Dans og skolen er motiverende og aktuelt for rigtig mange aftaleparter. TB fremlagde de første tanker. Tidspunktet foreslås til d september 2010 i DGI-byen København. Foreløbig indbydelse skal kunne fremlægges til rådsmødet i juni Der blev foreslået flere medlemmer til en projektgruppe, og TB arbejder videre med projektet. Barn- og ungdomsutskottet skal være referencegruppe til projektet. Projektgruppen bør mødes med Barn- og ungdomsutskottet i juni h) BARNLEK 2011 Der er nedsat en stævnekomité med Birthe Sørensen som ordførende. l. Nordlek 2012 Norge TB bad om styrelsens anbefaling af tidspunkt for stævnet. Side 5 af 7

6 Styrelsen anbefalede start d. 10. juli Dette stemmer overens med Kan og skal -anbefalinger om tidspunkt (uge 28). Sted er valgt og vil blive offentliggjort til NORDLEK Norge forventer at få en hel del nye folk med til at arrangere stævnet. I 2010 gennemføres i samme område et ungdomsprojekt, og dette projekt benyttes som rekrutteringsprojekt til NORDLEK Stævnebyen er ikke så stor ( indbyggere). Der bliver god mulighed for at bo privat i området, idet området mange gange tidligere har huset store stævner. Stævnecentrum bliver meget koncentreret. Der er nybygget idrætshal, gammel hal, ny skole, 2 gamle skoler og koncerthus. Norge glæder sig meget til at byde velkommen. i) Øvrige projekter: Voksne i netværk lærer sig at benytte arkivmateriale Den projektansvarlige, Torben Wamberg har haft problemer med at få svar fra kansliet. Der er bevilget penge fra Cirius, og der skulle være klar til a conto udbetaling. TB og PB sørger for det nødvendige. Tolketjeneste Projektet handler om frivillige tolketjeneste under møder og stævner. En del aftaleparter i Nordlek har problemer med at forstå det skandinaviske sprog. Der er ikke sket yderligere med projektet endnu. Idéen synes god og vil blive fremlagt på rådsmødet, og der vil efterfølgende blive taget stilling til, om der skal fortsættes med projektet. På vej mod nordisk folkedans? Findes der en fælles nordisk platform for folkedansen? Og hvorfor kan vi se på et dansende par, at de er fra et bestemt land? En tidsplan kunne være: Workshop i København vår 2011 for udvalgte deltagere (min. 2 instruktører og 1 spillemand fra hvert land) Workshop i høst 2011 i Waxjö for samme udvalgte deltagere Åben instruktørseminar i Norge 2012 i forbindelse med NORDLEK 2012, hvor de tidligere deltagere præsenterer sammendrag. Ansøgning bør sendes til Nordplus Voksen. TB finder samarbejdspartner til projektet, således at hun ikke er alene om det. 8) Förberedelse av s rådsmöte, a) Gennemgang af virksomhedsberettelsen: Udkast til virksomhedsberettelsen 2008 blev fremlagt og gennemgået. Med enkelte rettelser og tilføjelser godkendte styrelsen virksomhedsberettelsen. Virksomhedsberettelserne fra utskotterne er ikke indkommet endnu. Da revisorerne skal se virksomhedsberettelserne, er det er beklageligt, og styrelsen henstiller til, at utskottene overholder fristen for Side 6 af 7

7 indsendelse af virksomhedsberettelserne. HR rykker uskotterne med svarfrist senest 1. april b) Virksomhedsplan : Styrelsen gennemgik udkast til virksomhedsplan , og virksomhedsplanen blev tilrettet og godkendt. Virksomhedsplanen skal udsendes til aftaleparterne 2 måneder inden rådsmødet, det vil sige i uge 17. c) Navnet: Styrelsen foreslår følgende: ændres til Nordlek (= organisationen Nordlek) Alle stævner skrives med store bogstaver efterfulgt af årstal: BARNLEK 2011 og NORDLEK 2012 Herefter kan anvendes begreber som om rådet og Nordlekstyrelsen om styrelsen. d) Diskussion om overskud ved stævner: Styrelsen har på et tidligere styrelsesmøde tilkendegivet, at der på grund af landenes forskellighed med hensyn til betalt eller frivillig arbejdskraft, kan styrelsen alene henstille til, at deltagerafgiften lægges på et normalt niveau, der ikke giver ekstraordinært stort overskud. Styrelsen ønsker, at nordlekrådet udtaler sig om emnet, og styrelsen forbereder derfor et oplæg til diskussion på rådsmødet i juni ) Övrigt Intet 10) Nästa mote juni 2009 i Lahtis oktober 2009 i Oslo. 8. marts 2009 Referent: Hanne Rasmussen Det bekræftes hermed, at kopien stemmer overens med originalen: Danny Rasmussen Drostrupvej 3, 8370 Hadsten, Danmark 29. august 2009 Side 7 af 7