Udnyttelse af eindkomstregistret til kommunal sagsbehandling

Transkript

1 Udnyttelse af eindkomstregistret til kommunal sagsbehandling En vejledning til systemudvikling Projekt eberegning, 30. oktober 2007 Projekt eberegning, november

2 Indholdsfortegnelse Introduktion... 3 Baggrund... 4 Hovedkonklusioner... 4 Formål med projekt eberegning... 6 Her og nu - potentiale på udvalgte sagsområder... 7 Øvrige sagsområder hvor eindkomstregistret er relevant... 7 Faktorer der er afgørende for optimal systemanvendelse... 8 Abonnementsaftale mellem kommune og SKAT... 9 Krav til systemleverandører... 9 Kanaler til Borgerbetjening...13 Gennemgang af systemkrav til de enkelte fagområder...15 Beregningsformel til tidsestimering...15 Boligstøtte...16 Økonomisk friplads...18 Kontanthjælp...19 Syge- og barselsdagpengeområdet...21 Pensionsområdet (folkepension, opsat pension og førtidspension)...23 Projekt eberegning, november

3 Introduktion Denne vejledning opstiller en række anbefalinger vedrørende de krav, kommunerne bør stille til systemleverandørerne, så de relevante fagsystemer, blanketter og ESDH-systemer kan understøtte anvendelsen af SKAT s kommende eindkomstregister. Projektsekretariatet for projekt eberegning håber, at denne vejledning vil give en række nyttige input til sikring af, at kommunerne får glæde af eindkomstregistret allerede i Borgere og de kommunale sagsbehandlere vil med eindkomstregistrets data og en optimal systemudvikling, løbende kunne få digital adgang til løn- og lønerstattende indkomstoplysninger samt timetal o. lign.,. Disse oplysninger vil med fordel kunne anvendes i forbindelse med ansøgning og dialog om indkomstforholdene i tilskuds- og ydelsessager. Projekt eberegning udarbejder endvidere medio december 2007 en procesorienteret kogebog, som vil rette fokus mod de dele af sagsbehandlingsprocessen, hvor ansøgers indkomstforhold skal afklares med hensyn til løbende indtægter i form af løn og lønerstattende ydelser. Projektsekretariatet vil i kogebogen fokusere på de ydelsesområder, der med stor fordel kan anvende eindkomstregistrets data. De gennemgåede områder i projektsekretariatets arbejde er: Boligstøtte, pension, økonomisk friplads, kontanthjælp, syge- og barselsdagpenge, børnebidrag årige, fleksydelse og revalidering. Fokus i denne vejledning og den efterfølgende kogebog vil være boligstøtte, økonomisk friplads og kontanthjælp ny sag og kun i mindre omfang pension (løbende sag) og syge- og barselsdagpenge (afklaring af beskæftigelseskravet.). De andre områder er af forskellige årsager, såsom regelhindringer og manglende data, ikke relevante med hensyn til systemudvikling og procesomlægninger i Målgruppen for denne vejledning er kommunale ledere og andre, der har ansvaret for de systemer, der anvendes i den kommunale sagsbehandling inden for de udvalgte områder. Vejledningen vil behandle de forskellige systemer, der kan være involveret i hele processen fra borgeren ansøger om et givet tilskud/ydelse via sagsbehandling og afgørelse til sagen arkiveres. Dette procesfokus medfører, at flere fagområder i den enkelte kommunale organisation skal involveres i implementeringsarbejdet af eindkomstregistrets data i den kommunale sagsbehandling. De anbefalinger der præsenteres, er et udtryk for de konklusioner og vurderinger, som projektsekretariatet er kommet frem til via workshops med kommunale fagpersoner, møder med kommunale systemleverandører mv. Anbefalingerne og rådgivningen indeholder ikke en udtømmende liste af krav og er heller ikke i sig selv en kravspecifikation. De endelige krav er den enkelte kommunes ansvar, det er dog projektsekretariatets ambition, at de her nævnte anbefalinger og råd vil være til stor nytte og hjælp for kommunerne i dialogen med deres respektive systemleverandører. Anbefalingerne skal sikre, at de systemmæssige muligheder udnyttes optimalt med henblik på, at Lette borgerens arbejde med at fremskaffe dokumentation for løbende indtægter i form af løn og lønerstattende ydelser Lette kommunernes sagsbehandlingsproces ved at mindske håndteringen af papirbåren dokumentation for løn og lønerstattende ydelser. Følgende opgaver vil kunne bortfalde: Indtastning (evt. dobbeltindtastning) af data, manuelle beregningsprocesser, scanning af Projekt eberegning, november

4 papirdokumentation og efterfølgende manuel oprettelse i ESDH-systemer samt interne postfunktioner Lette kommunernes løbende opfølgning ved hjælp af systemunderstøttet advis-service, der sikrer en effektiv frasortering af sager, hvor borgerens tilskud eller ydelse ikke ændres som følge af en mindre ændring i indkomstgrundlaget Baggrund Projekt eberegning er et tværoffentligt projekt mellem Økonomistyrelsen og KL i regi af Styregruppen for Tværoffentlige Samarbejder (STS), med det formål at se på både statslige og kommunale sagsbehandlingsprocesser, der involverer anvendelse af lønoplysninger o. lign. Der er lagt stor vægt på de kommunale områder, da der her forventes de største potentialer ved udnyttelse af den kommende digitale adgang til indkomstoplysninger i form af månedligt opdaterede indtægter i form af løn og offentlige overførselsindkomster 1. Projektet startede op den 1. januar 2007, og er placeret i Økonomistyrelsen, hvor KL har en medarbejder indstationeret i projektsekretariatet i hele Projektets styregruppe i fase 1 består af repræsentanter for Socialministeriet, Beskæftigelsesministeriet, SKAT, Den digitale Taskforce, KL og Økonomistyrelsen. Som udgangspunkt er projekt eberegning tænkt som et projekt i fire fase, hvor fase 1 bliver afsluttet ultimo 2007, hvor fokus har været at afdække her og nu -potentialet for kommunerne ved anvendelse af eindkomstregistrets data frem for lønsedler o. lign. Fase 2 vil fokusere på at skabe det regelgrundlag, der sikrer et såkaldt e-administrerbart regelgrundlag, hvor sagsbehandlingens datakrav i videst muligt omfang tager udgangspunkt i data fra tilgængelige registre, herunder eindkomstregistret. Fase 2 er planlagt til af forløbe fra ultimo 2007 til og med 3. kvartal I fase 3 skal der udvikles systemløsninger, der skaber muligheder for at borgerne kan anvende selvbetjeningsløsninger, hvor det er muligt. De offentlige myndigheder skal i videst muligt omfang gennemføre systemunderstøttet strakssagsbehandling. I fase 4 skal de nye arbejdsprocesser implementeres i de offentlige myndigheder og borgerne skal i videst muligt omfang anvende selvbetjeningsløsninger, således at borgerne i videst muligt omfang får mulighed for at opnå straksagsbehandling. Overskrifterne for de enkelte faser er følgende: Hovedkonklusioner eindkomstregistrets dataindhold kommer til at spille en rolle på alle de sagsområder, der benytter indtægter i form af løn og lønerstattende ydelser som led i sagsbehandlingen. I første omgang har projektet fokuseret på de sagsområder, som er medtaget i potentialevurderingen i fase 1, jf. 1 Indtægter i form af aktieudbytte, rente, formuer og selvstændig virksomhed er ikke med i eindkomstregistret. Disse oplysninger er dog digitalt tilgængelige og opdateres årligt i forbindelse med slutligningen for den enkelte borger. Projekt eberegning, november

5 sagsområderne som er nævnt i afsnittet: Introduktion 2. Herudover er der identificeret over 40 forskellige sagsområder, der benytter indkomstoplysninger. Borgerne får med eindkomstregistret mulighed for at slippe for besværet med at finde lønsedler o. lign. frem som dokumentation for løn- og/eller overførselsindkomstindtægter i forbindelse med ansøgning om forskellige tilskud og ydelser. Endvidere medfører eindkomstregistret at den løbende opfølgning på borgernes ændringer i løn- og overførselsindkomstindtægter kan sikre, at borgerne ikke kommer til at få større restancer til kommunerne som følge af indkomststigning og dermed faldende tilskudsbehov. Kommunerne kan i 2008 realisere en mindre gevinst som følge af, at de fra og med februar 2008 kan anvende eindkomstregistret til at afdække borgernes løn- og overførselsindkomster i stedet for at håndtere papirlønsedler, som det sker i dag. Nettopotentialet er på ca. 13 mio. kr. i 2008 i proceseffektiviseringer på tværs af alle danske kommuner 3. Fra og med 2009 vil nettopotentialet være på knap 46 mio. kr. årligt givet de samme forudsætninger som for På langt sigt vil potentialet ved anvendelsen af eindkomstregistret stige i takt med at flere områder kan håndteres med udgangspunkt i eindkomstregistrets data i stedet for som i dag, at indhente lønsedler o. lign. som dokumentation for løn og lønerstattende ydelser. Projekt eberegning vil i det videre arbejde projektets fase 2 og fremefter lægge op til, at der arbejdes med at tilpasse lovgivningen og de administrative vejledninger til i videst muligt omfang at være e-administrerbare, således at flere områder kan håndteres ikke blot på baggrund af data fra eindkomstregistret, men også data fra andre relevante registre. eindkomstregistret er således en nødvendig, men ikke tilstrækkelig betingelse for at skabe en effektiv og digital borgerservice i form af selvbetjeningsløsninger, automatiserede beregninger og mulighed for strakssagsbehandling. Det beregnede potentiale er opgjort i forhold til de arbejdsprocesser der omhandler håndtering af papirbåren dokumentation i en sagsbehandling (indtastning af data, manuelle beregninger på regnemaskine, scanning, postfunktioner og oprettelse i ESDH-sysemer eller lignende forvaltningsmæssigt arkiv), hvorimod de forventede positive effekter som følge af forbedrede blanketløsninger og adviseringsfunktionaliteter ikke er medregnet i potentialet. Projektsekretariatet har dog i denne vejledning valgt også, at medtage anvisninger vedr. systemudvikling til advisering og forberede blanketløsninger med det formål, at kommunerne kan opnå en så optimal udnyttelse som mulig af eindkomstregistrets data og digitale tilgængelighed. Potentialet er endvidere afhængigt af, at der foretages lovgivnings- og vejledningsmæssige ændringer inden for primært Socialministeriets og Ministeriet for Familie- og Forbrugeranliggendes områder. Ændringerne skal ske for at sikre følgende forudsætninger: Digital adgang til data fra eindkomstregistret for alle relevante personer i forhold til den enkelte sag. 2 Projekt eberegning har i maj 2007 udarbejdet en potentialevurdering og handleplan for anvendelse af eindkomstregistrets data indenfor gældende lovgivning og for en række sagsområder i den kommunale sagsbehandling, hvor der anvendes lønsedler o. lign. i sagsbehandlingen. 3 Nettopotentialet er på 12,6 mio. kr. i Bruttopotentialet er beregnet til 36,6 mio. kr. Kommunernes forventes i 2008 at have investeringsomkostninger på ca. 20 mio. kr. og øgede licensomkostninger på ca. 4 mio. kr. Projekt eberegning, november

6 Kommunerne skal kunne anvende eindkomstregistrets indkomstdata til beregning af de konkrete ydelser/tilskud i forbindelse med nye sager og genberegninger af eksisterende sager på baggrund af henvendelser fra borgerne således, at kommunerne: a) Skal kunne afgøre nye sager og genberegninger på borgerens initiativ bl.a. på basis af eindkomstregistrets data og uden at partshøre borgeren på forhånd om indkomstgrundlaget. b) Får anvist en metode til at anvende eindkomstregistrets data, når borgerne har midlertidige indkomster. Samlet set vurderer projekt eberegning, at en effektiv anvendelse af eindkomstregistrets data både vil forbedre servicen over for borgeren og samtidig vil kunne lette den administrative del af sagsbehandlingen. Fra en borgersynsvinkel vil registret fra starten kunne bidrage til, at: Styrke dialogen med borgerne om deres indkomstforhold uanset hvilken ydelse der er tale om, eks. i forbindelse med borgerbetjening i borgerservicecentret. Sikre at borgerne kun sjældent skal indsende lønsedler o. lign. til kommunen. Sikre hurtigere svartider til borgerne, som følge af forenklinger i sagsbehandlingsprocessen Forenkling af sagsbehandlingen i form af: a) Mindre mængder af papir der skal bringes manuelt rundt i administrationen b) Færre scanninger af papirfremsendt dokumentation c) Altid adgang til opdaterede data d) Bortfald af manuelle beregninger på lommeregner af eks. forventet årsindkomst e) Bortfald af dobbeltindtastninger af de samme lønoplysninger og langt færre enkeltindtastninger af lønoplysninger Sikre datagrundlaget til følgende forbedringer af systemunderstøttelsen via: a) Integrationen mellem data fra borgerudfyldte blanketter og kommunernes it-systemer b) Automatiseret arkivering af indkomstgrundlaget for sagen uden scanning c) Handlingsorienterede adviser om indkomstændringer d) Effektivisering af både løbende og ad hoc baserede kontrolprocesser Formål med projekt eberegning Projektets formål har i Fase 1 været, at afdække de potentialer for besparelser, der måtte være ved brug af eindkomstregistret i den kommunale sagsbehandling, uden der skal foretages ændringer i lovgrundlaget. Til dette formål er der gennemført en række procesanalyser i 7 kommuner på 8 forskellige sagsområder. Kommunerne var forskellige i indbyggerantal, geografisk beliggenhed samt en blanding af mindre og større kommuner. Der blev typisk lavet procesanalyser på 2 til 3 sagsområder i hver kommune, så hvert område blev gennemgået flere gange. Projektet afdækkede på forhånd alle de relevante sagsområder, hvor indkomstoplysninger indgik som en del af beregningsgrundlaget. De udvalgte sagsområder blev valgt primært ud fra sagsvolumen, men andre parametre blev også brugt, f.eks. at en stor del af beregningsgrundlaget stammede fra lønoplysninger (som f.eks. er gældende for økonomisk friplads). Projekt eberegning, november

7 De udvalgte sagsområder blev derfor de følgende i alfabetisk orden: Boligstøtte ( sager på landsplan pr. år) Børnebidrag til børn ml år ( sager på landsplan pr. år) Fleksydelse (3.000 sager på landsplan pr. år) Kontanthjælp ( sager på landsplan pr. år) Pension ( sager på landsplan pr. år) Revalidering ( sager på landsplan pr. år) Syge- og barselsdagpenge (ca sager på landsplan pr. år) Økonomisk friplads ( på landsplan pr. år) Her og nu - potentiale på udvalgte sagsområder Resultatet af procesanalyserne viste følgende aktuelle sagsområder, der kunne anvende eindkomstregistrets data indenfor de gældende regler: Boligstøtte Økonomisk friplads Kontanthjælp ny sag Syge- og Barselsdagpenge Pension løbende sag 4 Potentialet for 2008 er samlet set på ca. 96 årsværk svarende til ca. 37 mio. kr. 5. For at opnå dette potentiale skal kommunerne gennemføre investeringer for ca. 20 mio. kr. til systemudvikling og procesomlægninger samt øge deres licensomkostninger med ca. 4 mio. kr. Nettopotentialet for 2008 er derfor beregnet til ca. 13 mio. kr. Øvrige udvalgte sagsområder, der ikke indgår i potentialet for 2008, men afventer ændring af lovgivningen i projektets fase 2: Forskudsvist udbetalt børnebidrag for årige Kontanthjælp løbende sag Revalidering Pensionsområdet ny sag I 2009 er der et forventet potentiale på yderligere ca. 40 årsværk, hvilket svarer til et bruttopotentiale på mere end 50 mio. kr. givet, at der på de ovennævnte fire områder bliver gennemført en række regeltilpasninger. Dette potentiale skal korrigeres for de øgede licensomkostninger på fortsat 4 mio. kr. og 2 mio. kr. til mindre systemudvikling og procestilpasning, hvorved nettopotentialet bliver på ca. 46 mio. kr. Øvrige sagsområder hvor eindkomstregistret er relevant Registret kommer til at indeholde lønoplysninger og timetal for alle lønmodtagere samt lønerstattende ydelser (overførselsindkomster og andre offentlige ydelser). Registret bliver hermed 4 Pensionsområdet er ikke en del af potentialet, da der er tale om advis-funktionalitet. 5 KL har oplyst, at årsværksprisen inkl. overhead er kr. for kommunalt ansatte assistenter og overassistenter. Der er 1417 timer i et årsværk. Projekt eberegning, november

8 et basisregister for den lange række af sagsområder, hvor løn- og ydelsesindkomst eller timetal indgår som en del af sagsbehandlingen, både i den kommunale og den statslige forvaltning på linie med CPR, CVR, BBR og slutligningsregistret. I første omgang har projektet som nævnt ovenfor fokuseret på de sagsområder, som er medtaget i potentialevurderingen, men der er identificeret over 40 forskellige sagsområder, der benytter indkomstoplysninger. De øvrige områder, som både dækker statslige og kommunale områder, er bl.a. følgende: Det sociale område: Efterlevelseshjælp Betaling for botilbud Tabt arbejdsfortjeneste Støtte til køb af handicapbil Betalt ophold på anbringelsessted Betalt plejehjemsplads Beskæftigelsesområdet: Dagpengeområdet generelt Efterløn Ledighedsydelse til personer visiteret til fleksjob Vandrende arbejdstagere (attest E301) Kvartalsvis beskæftigelsesstatistik (kunne gøres månedlig) Integrationsområdet: Introduktionsydelse Reintegrationsbistand Resultattilskud til kommuner, der får udlændinge i arbejde (tilskuddet gives af Den Sociale Sikringsstyrelse på baggrund af tal fra kommunerne). Faktorer der er afgørende for optimal systemanvendelse Resultatet af potentialeopgørelsen i fase 1 viser, at anvendelsesgraden af eindkomstregistrets data til beregning af offentlige ydelser er afhængig af dels lovgivningens krav til data og processer og dels de kommunale it-systemers muligheder for at udveksle data mellem eindkomstregistret, fagsystemer, blanketsystemer og ESDH-systemer o. lign. Projekt eberegnings anbefalinger til kommunernes dialog med deres systemleverandører vil blive gennemgået i afsnittet: Krav til systemleverandører. De ansvarlige ministerier skal levere følgende til kommunerne for at understøtte en god anvendelse af eindkomstregistrets data i den kommunale sagsbehandling: Udarbejde vejledninger, der beskriver brugen af eindkomstregistrets data inden for de forskellige sagsbehandlingstyper, herunder partshøring i forbindelse med kommunal anvendelse af eindkomstregistrets data Gennemføre en regeltilpasning af retssikkerhedsloven, som giver kommunerne adgang til alle data for alle relevante personer til en sag og ikke kun ansøger og ægtefælle Projekt eberegning, november

9 Socialministeriet har stillet forslag om ændring af retssikkerhedsloven 11 stk. 2 med forventet ikrafttræden d. 1. januar Denne ændring medfører, at relevante offentlige myndigheder kan få adgang til data for alle relevante personer til en sag. Med hensyn til vejledninger har projektgruppen indenfor disse rammer igangsat et samarbejde med Socialministeriet og Ministeriet for Familie- og Forbrugeranliggender med henblik på opdatering af vejledningsmaterialet, således at kommunerne kan opnå en så optimal anvendelse af dataene som mulig fra d. 1. januar Abonnementsaftale mellem kommune og SKAT Kommunerne skal enkeltvis indgå en abonnementsaftale med SKAT, som regulerer adgang til eindkomstregistret i forhold til de lovmæssige rammer for tilgang til data i eindkomstregistret. Tilslutningsaftalen skal specificere adgangen for hvert fagområde, hvor kommunen skal bruge eindkomstregistret. I denne forbindelse skal det nævnes, at SKAT er ved at forberede en standardkontrakt, som kommunerne kan tage udgangspunkt i, når de skal indgå abonnementsaftalen med SKAT. Det skal i denne forbindelse præciseres, at kommunernes adgang til data i eindkomstregistret, også når adgangen sker via kommunens systemleverandører, er gratis, så længe der er tale om rådata 6. I det omfang at kommunerne ønsker, at SKAT skal levere beregninger, sorteringer eller lignende vil disse serviceydelser være betalingsopgaver efter nærmere aftale med SKAT. Abonnementsaftalerne mellem den enkelte kommune og SKAT skal være på plads inden d. 1. januar Abonnementsaftalen skal bl.a. anvendes i forbindelse med, at kommunernes systemleverandører på vegne af den enkelte kommune får adgang til eindkomstregistret og dets data. Krav til systemleverandører Som tidligere nævnt er systemleverandørernes understøttelse af adgangen til og bearbejdningen af eindkomstregistrets data en afgørende faktor for en optimal udnyttelse af eindkomstregistrets data i den daglige sagsbehandling. Hovedpunkterne i projekt eberegnings anbefalinger til dialogen mellem kommunerne og deres systemleverandører er følgende: Kommunerne skal for at opnå en velfungerende systemunderstøttelse fokusere på, at få deres systemleverandører til at sikre, at: Kommunerne kan få adgang til eindkomstregistrets data EIndkomstregistrets data i videst muligt omfang bliver anvendt til systemunderstøttede beregninger som en del af den konkrete sagsbehandling Data kan udveksles digitalt mellem kommunens forskellige systemer og at udvekslingen foregår inden for rammerne af åbne standarder, se mere information på Rådata består af et datasæt med cpr.nr., cvr.nr., bruttoløn, periode mv., se for yderligere oplysninger 7 Projekt eberegning, november

10 Tabel 1 nedenfor indeholder en ikke-udtømmende, men vejledende kravliste for kommunerne i forhold til diverse leverandører. I tabellen er også anvist, om det enkelte krav medvirker til at høste det identificerede potentiale ved brug af eindkomstregistret, eller om der blot er tale om et hensigtsmæssigt krav som giver mulighed for realisering af et yderligere men ikke specificeret potentiale. Tabel 1 Leverandøren af elektroniske blanketter leverer en løsning, hvor: Del af potentialevurdering a) Borgeren kan indhente så mange data som muligt fra forskellige relevante Nej registre, herunder eindkomstregistret, til den enkelte blanket. Dette skal sikre, at borgeren ikke skal bruge tid på at finde dokumentation frem for allerede registrerede data i de forskellige relevante registre, herunder eindkomstregistret, cpr.-registret, slutligningsregistret mv. b) Blanketten kan underskrives med en digital signatur eller lignende, således Nej at borgeren ikke skal indsende en papirblanket 8 c) Blankettens data skal kunne afleveres direkte til de relevante fagsystemer, Nej ESDH-systemer o. lign. via de XML-opmærkede blanketter eller lignende, således at borgerens data fra blanketten ikke skal genindtastes 9. d) Blanketternes tekster skal fleksibelt kunne tilrettes, således at borgeren eksempelvis kan gøres opmærksom på, at eindkomstregistrets data kan indlæses automatisk og dermed erstatte papirdokumentation. Nej Fagsystemleverandøren leverer en løsning, hvor: Del af potentialevurdering a) Digitale blanketter til hel eller delvis selvbetjening skal kunne indlæses og Nej anvendes direkte i de relevante fagsystemer. Sagsbehandleren skal modtage advisering om, at der er kommet en digital ansøgning. b) Sagsbehandleren kan via fagsystemet trække oplysninger fra Ja eindkomstregistret på alle relevante personer til den enkelte sag. Det har eks. betydning i de tilfælde hvor borgeren ikke har benyttet sig af selvbetjening, men henvender sig personligt eller via papiransøgning. c) Fagsystemet kan automatisk trække oplysningerne på alle relevante Nej personer til den enkelte sag og andre digitalt tilgængelige indkomstoplysninger i form af kapitalindkomster, formueforhold mv., som er relevante for det enkelte sagsområde i et beregningsgrundlag. d) Fagsystemet kan håndtere manuelt indtastede og ændrede data, således at Ja borgere og sagsbehandlere efter behov kan foretage korrektioner/tillæg af lønoplysningerne. Anvendes særligt, når der er andre indkomster, end de der er registreret i eindkomstregistret.. e) Fagsystemet skal kunne beregne støtten/ydelsen uden yderligere Ja 8 Statsforvaltningen har eks. lavet en løsning, hvor flere parter kan sætte en digital signatur på den samme sag, eks. i forbindelse med separationsansøgning. Det vil sige, at flere ansøgere på samme adresse vil enkeltvis kunne afgive en digital signatur på den samme blanket uden at kunne se de øvriges oplysninger. 9 Flere af de kommunale blanketleverandører leverer i dag løsninger eller er klar pr. 1. jan med XML-opmærkede blanketter og/eller workflowbaserede løsninger Projekt eberegning, november

11 indtastninger, når de tilstrækkelige data er til stede i eindkomstregistret. Sagsbehandleren skal herefter få en præsentation af den beregnede ydelse/støtte inden sagsbehandleren godkender den beregnede ydelse/støtte. f) Digitalt overførte data fra eindkomstregistret skal ikke genindtastes, scannes eller lignende med henblik på arkivering i det forvaltningsmæssige arkiv, herunder den tilstrækkelige historik på den enkelte sag g) Fagsystemet kan udveksle sagsoplysninger med ESDH-systemer eller lignende systemer 10. ESDH-leverandøren eller andre leverandører af det forvaltningsmæssige arkiv 11 leverer en løsning, hvor a) Data fra blanketleverandøren kan indlæses direkte, således at selve ansøgningen er arkiveret. b) Data fra eindkomstregistret og andre relevante registre kan indlæses i et ESDH-system, hvis dette ikke sker via fagsystemet. c) Digitalt overførte data fra eindkomstregistret skal ikke genindtastes, scannes eller lignende med henblik på arkivering i det forvaltningsmæssige arkiv, herunder den tilstrækkelige historik på den enkelte sag d) Data fra fagsystemet kan optimalt indlæses, således at de faktiske grunddata, som personoplysninger, huslejer mv. til sagsbehandlingen og beregningsgrundlaget samt selve afgørelse og afgørelsesbrev/bevilling arkiveres digitalt. Ja Nej Del af potentialevurdering Nej Nej Ja Nej Det er naturligvis op til den enkelte kommune at beslutte fordelingen af systemopgaver mellem eksempelvis fag- og ESDH-systemer. Det vil sige, at den nedenfor skitserede proces, se figur 1, hvor systemopgaven med indhentning af data, se boks 5 og 6, sker via fagsystemet, i princippet lige så vel kan løses via kommunens ESDH-system eller lignende systemer til sikring af det forvaltningsmæssige arkiv. 10 Ringsted Kommune har i samarbejde med deres systemleverandører, KL, IT- og Telestyrelsen gennemført et projekt, hvor personoverblikket i deres fagsystem overføres til deres ESDH-systemet. Overførslen sker i første omgang via en pdffil. Se mere om projektet på Læs endvidere mere om sags- og dokumenthåndtering på: 11 ESDH-leverandøren eller andre leverandører af systemer, der sikrer det forvaltningsmæssige arkiv på digital form. Projekt eberegning, november

12 Figur 1: Forslag til fremtidig proces for opstart af sag Anm.: Farvekoderne er: Blå systemproces, Grøn systemunderstøttet fuld digital proces og Rød manuel indtastninger af digitalt tilgængeligt data og papirbaserede processer. Adgangen til månedligt opdaterede data om løn, lønerstattende ydelser og timetal giver kommunerne mulighed for at effektivisere deres løbende reguleringer og eventuelle kontrolprocesser med henblik på vurdering af, hvorvidt tilskuds- og ydelsesudbetalinger skal korrigeres i forhold til givne indkomstændringer. Kommunernes kommende systemunderstøttelse bør derfor også understøtte en advisering om indkomstændringer. Borgerne kan således enten få korrigeret sine oplysninger ved at fremsende nye oplysninger, hvilket procesmæssigt svarer til den ovenfor skitserede proces, eller kommunen kan handle på baggrund af et advis om en indkomstændring for den enkelte ydelses-/tilskudsmodtager. Det skal her præciseres, at eindkomstregistret ikke leverer nogen former for beregninger eller sortering af data. Kommunerne skal derfor stille krav til deres fagsystemleverandører om advisfunktionalitet til deres kommende løsninger til håndtering af data fra eindkomstregistret. Kravene til advisfunktionaliteten er særligt vigtige, idet datamængden i eindkomstregistret sandsynligvis vil medføre en stor stigning i adviser, hvis disse ikke bliver sorteret i form af adviser, der kræver en handling i form af ændret tilskud/støtte, og ændringer der ikke medfører nogen behov for ændringer i modtagerens tilskud/støtte. Den sidstnævnte form for adviser skal frasorteres via systemunderstøttelsen, således at medarbejderne i videst muligt omfang ikke skal forholde sig til adviser, der ikke medfører ændringer i ydelsen/tilskuddet. De krav som kommunerne bør gå i dialog med deres forskellige systemleverandører i forhold til advisering skal sikre, at: Projekt eberegning, november

13 Tabel 2 Fagsystemleverandørerne leverer en løsning, hvor Del af potentialevurdering a) Kommunerne fleksibelt kan fastsætte tærskelværdier og bagatelgrænser Nej for hvilke indkomstændringer, der skal udløse et advis. Herudover skal kommunerne kunne fastsætte frekvenser for adviseringer. b) Data løbende bliver indhentet fra eindkomstregistret til automatisk Nej sortering ud fra tærskelværdierne. c) De sager, hvor indkomstændringerne udløser et advis, bliver automatisk Nej beregnet med de nye data, således at sagsbehandlerne kan se den korrigerede ydelse/tilskud, hvorefter forslag til den korrigerede ydelse/tilskud evt. kan afvises direkte. d) Det er muligt at foretage manuelle indtastninger af oplysninger, som er Nej fremsendt af borgerne. e) Data kan arkiveres digitalt, således at intet indlæst data fra eindkomstregistret skal genindtastes, scannes eller lignende for at sikre det forvaltningsmæssige arkiv, herunder den tilstrækkelige historik på den enkelte sag Nej ESDH-leverandøren eller andre leverandører af det forvaltningsmæssige arkiv leverer en løsning, hvor: a) Digitalt overførte data fra eindkomstregistret skal i forbindelse med ændringer på sagen ikke genindtastes, scannes eller lignende med henblik på arkivering i det forvaltningsmæssige arkiv, herunder den tilstrækkelige historik på den enkelte sag b) Data fra fagsystemet kan optimalt indlæses, således at de faktiske grunddata, som personoplysninger, huslejer mv. til sagsbehandlingen og beregningsgrundlaget samt selve afgørelse og afgørelsesbrev/bevilling løbende arkiveres digitalt i takt med, at sagen bliver ændret over tid. Del af potentialevurdering Nej Nej Kanaler til Borgerbetjening Kommunerne skal endvidere være opmærksomme på, hvorvidt systemleverandøren leverer løsninger, der understøtter de tre generelle former for kanaler til borgerbetjening. De tre kanaler er følgende: Personlig betjening Borgeren skal også fremover kunne møde op i kommunens borgerservicecenter, hvor sagsbehandleren kan gå direkte ind i fagsystemet og hente alle de digitalt tilgængelige og relevante oplysninger, herunder data fra eindkomstregistret. Oplysningerne kan herefter præsenteres og godkendes af borgeren, mens borgeren er til stede i borgerservicecentret. I det omfang at de relevante oplysninger ikke er til stede, må enten borger eller sagsbehandler fremskaffe oplysningerne på anden vis. Indsendelse af papirblanket Projekt eberegning, november

14 Borgeren indsender en ansøgningsblanket til kommunen. Her skal systemløsningen i princippet fungere som ovenfor. Det vil sige, at sagsbehandleren kan få adgang til alle digitalt tilgængelige oplysninger og derefter korrigere i forhold til evt. nye oplysninger på den fremsendte papirblanket. På denne måde skal sagsbehandleren indtaste et minimum af oplysninger. Selvbetjeningsløsning Selvbetjeningsløsninger er, når borgeren med sin digitale signatur henter sine egne oplysninger i de tilgængelige registre, eks. cpr.-, slutlignings- og eindkomstregistret. Borgeren får dermed adgang til en elektronisk XML-opmærket blanket, hvor de nyeste oplysninger er hentet, og så mange felter som muligt i ansøgningen er udfyldt. Blanketten sendes herefter ind til kommunen, hvor data fra XML-filen eks. sendes direkte til fagsystemet 12, blanketten til sagsbehandleren og en sag automatisk oprettes i ESDH-systemet på baggrund af metadata fra blanketten. Kravene til selvbetjeningsløsninger er væsentlige at få med, således at borgerne i så høj grad som muligt selv kan indhente oplysninger fra de digitalt tilgængelige registre, herunder eindkomstregistret. På denne måde kan en række administrative opgaver bortfalde i forbindelse modtagelse, validering, beregning mv. af papirdokumentation, herunder lønsedler. Det skal i denne sammenhæng præciseres, at projektsekretariatet ikke har beregnet potentialet ved et kanalskifte fra papiransøgninger til selvbetjeningsløsninger. Projektsekretariatet konkluderer hermed, at uanset hvilke kanal borgeren ønsker sig betjent af, vil der kunne opnås en effekt ved anvendelse af eindkomstregistrets data, som gør det lettere for både borgere og sagsbehandlere. Helt konkret vil registret kunne styrke dialogen med borgerne og begrænse anvendelse og scanning af papirlønsedler. På sigt vil registrets data bidrage til en langt mere effektiv og bedre digital borgerbetjening. 12 Andre systemer kan også anvendes til at indlæse data, dette afhænger af den enkelte kommunes it-infrastruktur. Projekt eberegning, november

15 Gennemgang af systemkrav til de enkelte fagområder I de følgende bilag vil de enkelte områder, som blev analyseret i forbindelse med projekt eberegnings workshops med kommunale eksperter, blive præsenteret kort, og der vil blive nævnt en række områdeafhængige krav, som kommunerne med fordel kan drøfte med deres systemleverandører. På baggrund af analyserne er antallet af områder med potentiale i 2008 blevet korrigeret fra de 8 analyserede områder til 4 områder, som er følgende: Boligstøtte Økonomisk friplads Kontanthjælp ny sag Syge- og barselsdagpenge På de øvrige områder, inkl. pensionsområdet, er der inden for projektsekretariatets rammer ikke blevet beregnet et potentiale for Årsagen er, at regelsættet for de pågældende fagområder sætter begrænsninger for anvendelsen af eindkomstregistrets data. Pensionsområdet er særligt på den måde, at der kan påregnes et mindre potentiale, idet ægtefællers lønindtægter kan hentes fra eindkomstregistret i forbindelse med opstart af en ny pensionssag. Det er dog kun for ægtefællens vedkommende, idet indtægterne for den nye pensionist ikke vil findes i registret. Nye pensionsindtægter er fremadrettede og eindkomstregistrets data er bagudrettede. For alle ydelsesområder gælder det helt generelt, at de tilgængelige månedlige opdaterede data som løn, lønerstattende ydelser, arbejdssted, timetal mv. vil kunne bidrage til at der kan foretages løbende opfølgninger og ad hoc baseret kontrol. Beregningsformel til tidsestimering Projekt eberegning har på baggrund af analyseresultaterne af de kommunale processer til håndtering af indkomstdata beregnet tidsestimater for, hvor meget tid den enkelte kommune kan spare ved at anvende eindkomstregistrets data frem for papirlønsedler som dokumentation for løn og lønerstattende ydelser samt i visse tilfælde timetalsdata. Generelt set kan den enkelte kommune ud fra nedenstående formel beregne et vejledende estimat for eget potentiale i form af sparet tid. Reduktionspotentiale i kr. = (Antal sager x gennemsnitligt antal sparede minutter x årsværkspris i kr.) (Årsværk i timer x 60 min) Antal sager: Skøn for antal sager i kommunen, eks. nye boligstøttesager Gennemsnitligt antal sparede minutter: Se de enkelte bilag for hvert fagområde. Årsværkspris: Kommunens eget skøn eller KL s skøn på kr. inkl. overhead for overassistenter og assistenter. Årsværk i timer: 1417 timer, antallet af timer er baseret på KL s fastsættelse af antal timer til et kommunalt årsværk. Projekt eberegning, november

16 Boligstøtte Sagsvolumen: Boligydelse og boligsikring på landsplan: sager pr. år, heraf nyansøgninger. Gennemsnitlig sparet tid pr. ny sag/løbende sag: 15 min./12 min. Hvorfor er fagområdet relevant: Når en borger ansøger om boligstøtte, så anvendes der i overvejende grad lønoplysninger i sagsbehandlingen både ved opstart af sag, løbende sagsbehandling, omberegning og efterregulering. Pr vil eindkomstregistret kunne anvendes i et væsentligt antal sager indenfor de respektive sagsforløb med den gældende lovgivning, men under forudsætning af, at Socialministeriet foretager mindre korrektioner i vejledningsmaterialet, se s. 8. Opstart af ny sag: Potentialet ved behandling af nye ansøgninger kan realiseres, idet eindkomstregistret i mange tilfælde vil indeholde de lønoplysninger, som er nødvendige for beregning af en boligstøttesag for ansøger og andre, som er en del af husstanden 13. Borgeren vil ikke længere skulle bruge tid på at tilvejebringe de aktuelle lønoplysninger. Socialministeriet arbejder p.t. på udarbejdelsen af en vejledning, der beskriver dokumentationskravene til boligstøttesager i forbindelse med, at eindkomstregistret kan anvendes som en kilde til afklarings af den aktuelle indkomst. Det kan bl.a. være i de situationer, hvor der skal anvendes den fremtidige løn, fx når borgeren er blevet afskediget og forventer at gå på dagpenge den efterfølgende måned eller starter på SU, fordi eindkomstregistrets data er bagudrettede. For hver ny ansøgning vedrørende boligstøtte, hvor eindkomstregistret kan anvendes, kan kommunerne i gennemsnit reducere den samlede proces for løndatabehandling i forhold til de nye ansøgninger med 15 min. Dette er betinget af, at alle forudsætninger med hensyn til integration mellem eindkomstregistret, fagsystem og lignende systemer er opfyldt, jf. både de generelle krav, se tabel 1, og de nedenfor specifikke krav vedrørende boligstøtte. Generelt tager en samlet sagsbehandling procesmæssigt ca. 30 min. for en ny boligstøttesag fra modtagelse af ansøgningen til sagen er behandlet, og borgeren har fået svar på sin ansøgning. Skønsmæssigt udgør de lønindkomstrelaterede opgaver således ca. 50 % af den samlede sagsbehandlingstid for boligstøtte. Løbende sager: boligstøttesager er præget af, at modtagerne løbende skal have genberegnet deres boligstøtte som følge af ændringer i det samlede indtægtsgrundlag for husstanden, eksempelvis ved nyindflytning, hjemmeboende børn der får arbejde o. lign. Det betyder, at der løbende vil ske hændelser, hvor eindkomstregistrets data skal anvendes. For hver af disse genberegninger i de eksisterende boligstøttesager, hvor det er borgeren, der henvender sig, kan kommunerne i gennemsnit reducere processen med 12 min. ved, at den manuelle håndtering af lønsedler o. lign. bortfalder. 13 eindkomstregistret opdateres løbende, men vil senest den 10. i efterfølgende måned indeholde alle lønudbetalinger fra foregående måned. Det er SKAT s ønske, at virksomhederne og øvrige indeholdelsespligtige opdaterer eindkomstregistret samtidig med, lønsystemet opdateres, således at de opdaterede løndata vil være tilgængelige omkring den 1. måneden for de månedslønnede. Projekt eberegning, november

17 Efterregulering og omberegning: Den enkelte kommune skal være opmærksom på at få deres systemleverandør til at levere en advis-service, der kan sortere i adviser ud fra kommunens fastlagte kriterier og en sammentælling af år til dato indtægter. Det skal understøtte følgende hændelser: Indkomstændringer kan håndteres i løbet af året, således at boligstøtten løbende kan blive korrigeret i forhold til den aktuelle lønindtægt for hele husstanden. eindkomstregistret understøtter stort set perfekt match mellem indkomst- og støtteperiode, således at mange efterreguleringer vil blive undgået. Eksempelvis skyldes efterreguleringerne i dag ofte, at borgerne har haft høje indtægter i de perioder, hvor de ikke har modtaget boligstøtte, hvilket i stort omfang vil kunne aflæses i eindkomstregistret. Anbefalinger: Udover de generelle anbefalinger, se afsnit Krav til systemleverandører, skal kommunerne med hensyn til boligstøtteområdet være opmærksom på følgende krav til fagsystemets funktionalitet: Fagsystemleverandørerne leverer en løsning, hvor Del af potentialevurdering a) Sammentælling af år til dato indtægter for alle relevante husstandsmedlemmer. Ja Dette krav skal sikre, at fagsystemet kan sortere indtægter fra, som ikke relaterer sig til selve perioden med boligstøtte. Projekt eberegning, november

18 Økonomisk friplads Sagsvolumen: sager pr. år. Gennemsnitlig sparet tid pr. nyansøgning og genberegning: 14 min. Hvorfor er fagområdet relevant: Når en borger ansøger om økonomisk friplads, så anvendes der i overvejende grad lønoplysninger i sagsbehandlingen både ved opstart af sag, løbende sagsbehandling og eventuelle kontroller. Pr vil eindkomstregistret kunne anvendes i alle nævnte sagsforløb indenfor det nuværende lovgrundlag, dog under forudsætning af, at der udarbejdes vejlednings materiale fra Ministeriet for Familie- og Forbrugeranliggender, se s. 8. Opstart af ny sag: Potentialet ved oprettelse af nyansøgninger kan realiseres, idet eindkomstregistret i mange tilfælde vil indeholde de lønoplysninger for husstanden, som er nødvendige for beregning af økonomisk fripladsberegning. Borgeren vil derfor ikke længere skulle bruge tid på at tilvejebringe de aktuelle lønoplysninger. Det forventes, at Ministeriet for Familie- og Forbrugeranliggender udarbejder en vejledning til de situationer, hvor eindkomstregistret ikke indeholder de nødvendige oplysninger. Det kan fx være når eindkomstregistrets bagudrettede data ikke kan anvendes som beregningsgrundlag. Eksempelvis i de situationer hvor borgeren f.eks. er blevet afskediget og forventer at gå på dagpenge den efterfølgende måned eller starter på SU. For hver ny ansøgning, hvor eindkomstregistret kan anvendes, kan kommunerne i gennemsnit reducere den samlede proces for løndatabehandling i de nye ansøgninger med 14 min. Dette er på betingelse af at alle forudsætninger med hensyn til integration mellem eindkomstregistret, fagsystem og lignende systemer er opfyldt, jf. både de generelle krav (se tabel 1) og de nedenfor specifikke krav vedrørende økonomisk friplads. Skønsmæssigt tager det ca. 30 min. at gennemføre en fuld sagsbehandling af økonomiske fripladser. Den samlede sagsbehandlingstid kan hermed i gennemsnit reduceres fra 30 min. til 16 min. Løbende omberegninger: Der foretages løbende beregninger af de økonomiske fripladstilskud som følge af ændringer i det samlede indtægtsgrundlag for husstanden, fx som følge af nyindflytning, o. lign. Det betyder, at der løbende vil ske hændelser, hvor eindkomstregistrets data skal anvendes. For hver af disse genberegninger i de eksisterende sager, hvor det er borgeren der henvender sig, kan kommunerne reducere processen for genberegning af eksisterende sager. Potentialet vil svinge fra kommune til kommune, idet der er i dag forskelle på praksis i forhold til om modtageren af økonomisk friplads løbende skal genansøge eller ej. Opfølgning på eksisterende sager: I de kommuner hvor der foretages årlige opfølgninger af beregningsgrundlaget vil denne opgave i høj grad blive flyttet fra de årlige opfølgninger til løbende omberegninger. Udover de situationer, hvor borgeren selv henvender sig med ændringer til beregningsgrundlaget, vil det med eindkomstregistret være muligt at opnå løbende advisering om ændrede indkomstforhold hos modtageren. Anbefalinger: Se afsnittet: Krav til systemleverandører Projekt eberegning, november

19 Kontanthjælp Sagsvolumen: sager pr. år. Gennemsnitlig sparet tid pr. ny sag: 7 min. Hvorfor er fagområdet relevant: Når en borger ansøger om kontanthjælp, er lønoplysninger en del af sagsbehandlingen ved start af ny sag og ved opfølgning/kontrol af den løbende udbetaling af kontanthjælp. Det forventes, at eindkomstregistret kan anvendes i sagsbehandlingen ved opstart af ny sag indenfor den gældende lovgivning fra 2008, men kun i mindre omfang til den løbende opfølgning/sagsbehandling jf. nedenfor. Opstart af ny sag: Potentialet ved oprettelse af nyansøgninger kan realiseres, idet eindkomstregistret i mange tilfælde vil indeholde de lønoplysninger, som er nødvendige for beregning af kontanthjælpen. Ved ansøgning om kontanthjælp anmodes borgeren om at dokumentere de seneste tre måneders indkomst, som vil findes i eindkomstregistret. (Dokumentation skal foreligge inden kontanthjælpssagen kan igangsættes med mindre særlige forhold gør sig gældende). For hver ny ansøgning vedrørende kontanthjælp hvor eindkomstregistret kan anvendes, kan kommunerne i gennemsnit reducere den samlede proces for løndatabehandling i de nye ansøgninger med 7 min. Dette er på betingelse af, at alle forudsætninger med hensyn til integration mellem eindkomstregistret, fagsystem, ESDH-system og lignende systemer er opfyldt, jf. både de generelle krav se tabel 1 og de nedenfor specifikke krav vedrørende kontanthjælp. Løbende opfølgning: Kontanthjælpsmodtagere skal løbende oplyse om egne og evt. ægtefælles indkomster. Dette sker ved månedlig indsendelse af lønsedler til kommunen. Det er vurderet, at der fra primo 2008 ikke vil kunne realiseres et potentiale for den løbende opfølgning/indsendelse af løndokumentation. Dette skyldes, at praksis i dag er, at kontanthjælpsmodtagere hver måned skal aflevere deres eller ægtefællens lønsedler, så snart de har modtaget dem fra arbejdsgiveren. Herefter beregnes og udbetales deres kontanthjælp straks 14. Udbetalingen er afhængig af både egne og ægtefælles evt. lønoplysninger. Endvidere er det afgørende for sagsbehandlingen, hvorvidt der er tale om almindelig lønindtægt eller aktiveringsydelse og disse indtægtsformer er ikke adskilt i eindkomstregistret. I de tilfælde hvor eindkomstregistrets data eventuelt kan anvendes, vil kommunerne kunne reducere processen for løbende sagsopfølgning med gennemsnitlig 8 min. Det skal bemærkes, at dette ikke er opgjort i potentialet. 14 eindkomstregistret opdateres løbende, men vil senest den 10. i efterfølgende måned indeholde alle lønudbetalinger fra foregående måned. Det er Skats ønske, at virksomhederne opdaterer eindkomstregistret samtidig med, at virksomhedens lønsystem opdateres. Projekt eberegning, november

20 Ikke-potentiale beregnede fordele: eindkomstregistret kan understøtte kontrollen med 300-timers reglen, hvor der skal følges op på og dokumenteres, at ægtefæller på kontanthjælp har været i en eller anden form for beskæftigelse i 300 timer inden for en given periode. Anbefalinger: Se afsnittet: Krav til systemleverandører, samt nedenstående tabel: Fagsystemleverandørerne leverer en løsning, hvor Del af potentialevurdering a) Overbliksbillede af registreringer til understøttelse af vurderingen om, hvorvidt kontanthjælpsmodtageren har overholdt 300-timers reglen Nej Projekt eberegning, november

21 Syge- og barselsdagpengeområdet Sagsvolumen: sager pr. år heraf udgør barselsdagpengeområdet ca sager. Gennemsnitlig sparet tid: 9 min i forbindelse med skift fra svær til nem sag. Hvorfor er fagområdet relevant: Der anvendes overvejende grad løn- og særligt timetalsoplysninger i sagsbehandlingen både ved opstart af sag, løbende sagsbehandling og kontrol. Pr kan eindkomstregistret i mindre grad anvendes i sagsbehandlingen indenfor det nuværende lovgrundlag. Ved opstart/kontrol af beskæftigelseskravet: Ved opstart af ny sag skal der i alle dagpengesager foretages kontrol af beskæftigelseskravet. Det er vurderet, at eindkomstregistret effektivt kan understøtte afklaringen af beskæftigelseskravene i langt de fleste svære sager, hvor det er vanskeligt at få indhentet tilstrækkelig dokumentation. Denne understøttelse af vurderingsprocessen skyldes, at eindkomstregistret giver mulighed for følgende: Vurdering af, hvorvidt ansøger har haft uafbrudte ansættelsesforhold i 2 ud af de 3 måneder som 13-ugers perioden dækker over, idet eindkomstregistret indeholder start- og slutdatoer for ansættelsesforhold. Optælling af, hvorvidt 74 eller 120 timers kravet er opfyldt i 2 ud af de 3 måneder. Skønsmæssigt vil ca. 5 % af syge- og barselsdagpengesagerne være svære sager, det vil sige sager, hvor det er vanskeligt at få indhentet tilstrækkelig dokumentation, og ud af disse 5 % vil ca. 75 % kunne blive lette sager, hvis eindkomstregistret kan understøtte vurderingen af beskæftigelseskravet og optællingen af timer. For hver sag der bliver nem i stedet for svær kan der spares 9 min. på sagsbehandlingstiden som følge af adgangen til data fra indkomstregistret. Administrationen af dagpengesager: Behandling af dagpengesager er udelukkende baseret på indkomstoplysninger på ugebasis, hvilket medfører, at eindkomstregistret ikke kan anvendes i mere automatiserede processer, da data fra eindkomstregistret er på månedsbasis. Det vil kræve en grundlæggende ændring af lovgrundlaget fra ugebasis til månedsbasis for opfyldelse af beskæftigelseskravet og den løbende opfølgning på eksempelvis delvist tilbagevendte til arbejdet, hvis eindkomstregistret skal medføre et større potentiale for proceseffektiviseringer. Løbende sager: Sagsbehandleren kan fx via løbende adviseringer følge med i arbejdsgivere og lønudbetalinger. Ikke-potentiale beregnede fordele: Udover det skønnede mindre kvantitative potentiale vil eindkomstregistret kunne medføre følgende fordele i forbindelse med administrationen af dagpengeområderne i kommunerne: Bedre kontrolmuligheder i forhold til både hel og delvis tilbagevenden til arbejde Projekt eberegning, november

22 Anbefalinger: Se afsnittet: Krav til systemleverandører samt nedenstående tabel: Fagsystemleverandørerne leverer en løsning, hvor Del af potentialevurdering a) Overbliksbillede for den enkelte persons registreringer i Ja eindkomstregistret med henblik på hel eller delvis afklaring af hvorvidt beskæftigelseskravene til syge- og barselsdagpenge er overholdt, inkl. optælling af timetalskravene. b) Advis funktionalitet med henblik på advisering i forbindelse med eksempelvis lønudbetalinger, ny arbejdsgiver mv. samtidig med at personen modtager dagpenge Nej Projekt eberegning, november

23 Pensionsområdet (folkepension, opsat pension og førtidspension) Sagsvolumen: sager på landsplan pr. år Hvorfor er fagområdet relevant: Ved ansøgning om pension anvendes i overvejende grad lønoplysninger i sagsbehandlingen både ved opstart af sag, løbende sagsbehandling og til kontrol. Der er ikke opgjort et egentligt potentiale pr , idet indkomstregistrets data indenfor den gældende lovgivning fra 2008 kun i mindre grad vil kunne anvendes i sagsbehandlingen, se afsnittet Faktorer der er afgørende for optimal systemanvendelse. Primært er eindkomstregistret anvendeligt ved løbende indtægtskontrol for pensionist, ægtefælle og samlever, men også i forbindelse med opstart af sag hvor ægtefælles indtægter er i eindkomstregistret. Opstart af ny sag: Der er ikke opgjort et potentiale ved opstart af ny sag, idet eindkomstregistrets data er bagudrettede, og ved nye pensionsansøgninger vil der altid skulle anvendes den fremadrettede indkomst. Der er en mindre gevinst som primært vil optræde i de tilfælde, hvor ægtefællens indtægt inddrages. Løbende omberegninger: Ændringer i indkomstgrundlaget kan registreres og behandles i løbet af året og vil kunne bidrage til at nedbringe antallet og omfanget af tilbagebetalingskrav, idet ændringer i indkomsten kan konstateres i løbet af året og ikke som i dag, hvor omberegning først sker ultimo det følgende år og nogle gange senere. For at der kan ske en besparelse gennem løbende omberegning, skal der ske en forbedring af de udsendte advis er, således at disse bliver mere handlingsorienterede og præcise i forhold til, om der skal foretages en ændring i pensionen. Projektsekretariatet har ikke inden for rammerne af projektet haft mulighed for at estimere de ressourcemæssige konsekvenser af den kommende mulighed for løbende opfølgning, justering og evt. færre sager om tilbagebetalingskrav. Kontrol: Kommunerne gennemfører jævnligt indkomstkontrol, og de deraf følgende tilbagebetalingskrav skyldes både formueforhold (som ikke er medtaget i eindkomstregistret) og løn- og pensionsrelaterede forhold (der er indeholdt i registret). eindkomstregistret giver derfor forbedrede muligheder for løbende at følge op på pensionisternes faktiske indtægter. Skønsmæssigt er 70 % af tilbagebetalingskravene relateret til løn- og pensionsforhold. Samlet set vil der derfor være tale om en flytning af opgaver fra den årlige opfølgning til den løbende omberegning. Generelt set bør der ske en nærmere analyse af disse arbejdsområder, idet ressourceindsats og metode svinger meget fra kommune til kommune. Opsat pension: Socialministeriet vurderer umiddelbart, at timekravene til opsat pension ikke kan håndteres på basis af eindkomstregistrets data og det nuværende regelgrundlag. Anbefalinger: Se afsnittet: Krav til systemleverandører Projekt eberegning, november