Budget- og lønopfølgning direktion

Transkript

1 Budget- og lønopfølgning direktion Januar 2019 MODST/BIG Generelt Dette er en gennemgang af indholdet af rapporten Budget- og lønopfølgning direktion. Rapporten har til formål at give institutionens direktion overblik over budget og forbrug på både økonomi og løn. Rapporten er baseret på LDV data fra Navision Stat og Statens Lønløsning. Her gennemgås hhv. rapportens sider, rapportens filtre samt rapportens anvendte begreber. For uddybende vejledning i Power BI s funktionaliteter se Moderniseringsstyrelsens videovejledninger i Power BI: Videovejledninger i anvendelse af Power BI Rapportens sider Rapporten indeholder følgende sider med tilhørende visualiseringer og bogmærker. Budgetopfølgning Siden Budgetopfølgning giver overblik over den samlede økonomiopfølgning fordelt på hhv. budget, forbrug og afvigelse. Siden indeholder følgende visualiseringer og bogmærker: Visualisering Afvigelse ÅTD Akkumuleret afvigelse ÅTD Budget ÅTD Forbrug ÅTD Status fordelt på underarter Top 5 aktivitetsafvigelser Top 5 projektafvigelser Beskrivelse Kort der angiver afvigelsen mellem budget og forbrug år til dato Kurvediagram der angiver den akkumulerede afvigelse i beløbsform år til dato fordelt på måneder. Diagrammet er filtreret til at vise senest afsluttede måned og påvirkes ikke af filteret Ultimo periode. Kort der angiver budgetbeløbet år til dato. Kort der angiver forbrugsbeløbet år til dato. Matrix der angiver hvordan budget, forbrug og afvigelse fordeles på underarter (eksempelvis indtægter og omkostninger). Matrix der angiver navne på og beløb for den aktuelle periodes fem største aktivitetsafvigelser. Matrix der angiver navne på og beløb for den aktuelle periodes fem største projektafvigelser.

2 Side 2 af 6 Lønopfølgning Siden Lønopfølgning har til formål at give et samlet overblik over det generelle lønforbrug ift. lønbudget. Siden indeholder følgende visualiseringer: Visualisering Akkumuleret afvigelse ÅTD Forbrugsprocent Forv. lønforbrug året Lønafvigelse ÅTD Lønbudget og lønforbrug fordelt på måned Lønbudget året Lønbudget ÅTD Lønforbrug ÅTD Merarbejde ÅTD Refusion ÅTD Rest. løn budget året Årsværk (året) Rapportens filtre Rapporten indeholder følgende filtre på rapportniveau: Beskrivelse Kurvediagram der angiver den akkumulerede afvigelse i beløbsform år til dato fordelt på måneder. Diagrammet er filtreret til at vise senest afsluttede måned og påvirkes ikke af filteret Ultimo periode. KPI der angiver den andel af budgettet, der er blevet forbrugt. Kort der angiver det forventede lønforbrug for det valgte år. Kort der angiver afvigelsen mellem lønbudget og lønforbrug år til dato. Grupperet søjlediagram der viser udviklingen i budget og forbrug fordelt på måneder. Kort der angiver det samlede lønbudget for det valgte år. Kort der angiver det samlede lønbudget år til dato. Kort der angiver det samlede lønforbrug år til dato. Kort der angiver den samlede udbetaling af merarbejde år til dato. Kort der angiver den samlede udbetaling af refusion. Kort der angiver det resterende lønbudget for det valgte år. Kort der angiver den samlede mængde årsværk for det valgte år. Figur 1: Rapportens filtre Filter Delregnskab Kontor Lønbudget Beskrivelse Her angives hvilke(t) delregnskab(er), rapporten skal benytte. Vælges intet delregnskab aktivt til, anvendes alle tilgængelige delregnskaber. Her angives hvilke(t) af den pågældende institutions kontorer, rapporten skal hente data for. Vælges intet kontor aktivt til, anvendes alle tilgængelige kontorer. Her angives hvilke(t) lønbudget(ter), rapporten skal benytte. De tilgængelig budgetter betinges af, hvordan de øvrige filtre er sat op.

3 Side 3 af 6 Regnskabsbudget Her angives hvilke(t) regnskabsbudget(ter), rapporten skal benytte. De tilgængelig budgetter betinges af, hvordan de øvrige filtre er sat op. Ultimo periode Her angives hvilken periode (måned), rapporten skal dække over. Filteret er inklusivt, hvilket betyder at Ultimo periode Marts 2018 gælder til og med 31. marts År Her angives hvilke(t) år, rapporten dækker over. De valgte parametre slår igennem på samtlige af rapportens visualiseringer medmindre andet er angivet. Begrebsafklaring Rapporten anvender følgende tekniske begreber og forkortelser: Begreb Afvigelse Afvigelse ÅTD Aktivitet Budget ÅTD Delregnskab Forbrugsprocent Forbrug ÅTD Fremskrivning Lønforbrug Lønforbrug ÅTD Over-/merarbejde Projekt Refusion Ultimo Årets forventede lønforbrug Årets lønforbrug Årsværk Årsværk (året) Årsværk ÅTD Forklaring Den beløbsmæssige forskel der er mellem det faktiske forbrug og det valgte budget. Forbrug år til dato minus budget år til dato De faglige opgaver, ydelser, fakturérbare leverancer mv. som institutionen udfører. Aktivitet er en fast dimension i LDV. Periodens budgetbeløb år til dato for den valgte periode. Underkonto til institutionens bogføringskreds. Den forbrugte andel af budgettet. Periodens forbrug år til dato for den valgte periode. Beregning af en fremtidig udvikling eller tilstand på grundlag af den nuværende. Det beløb som er anvendt på udbetaling af løn. Det realiserede lønforbrug år til dato. Konterede arbejdstimer som overstiger medarbejderens kontraktuelle norm. Udbetaling af over-/merarbejde bogføres på artskonto En opgave afgrænset på tid. Projekt er en fast dimension i LDV. Tilbagebetaling/overførsel af midler. Refusion gives eksempelvis ifm. udlån af personale eller barsel. Refusion bogføres på artskonto , og refusionsbeløb bogføres som en negativ udgift. Til og med. Betegnelse for afgrænsningen af en tidsserie. Det forventede samlede lønforbrug for det valgte år. Det samlede lønforbrug for det valgte år. En enkelt fuldtidsmedarbejders årlige normtid (svarende til 1924 timer). Antal årsværk for det valgte år. Normen er 1 årsværk pr. medarbejder. Antal årsværk år til dato.

4 Side 4 af 6 ÅTD År til dato. Betegnelse for en periode der spænder enten fra 1. januar til dags dato i indeværende år eller for hele året i et afsluttet år. Beregninger Rapporten anvender følgende beregninger: Beregning ABS Afvigelse ABS Afvigelse ÅTD ABS Budget Afvigelse - ÅTD Afvigelse ÅTD Afvigelse ÅTD (ABS) AKT Bevilling Beløb ikke rettidigt BMDB Prognosepræcision Budget ÅTD Budget ÅTD (ABS) Diff bev. og forbrug FL Bevilling Forbrug Forbrugspct. Indkøbscompliance i % Lønforbrug - Aendringer Lønforbrug - Aendringer (året) Lønforbrug - Grunddata Lønforbrug - Grunddata (året) Lønforbrug ÅTD Periodens afvigelse Periodens budget Periodens saldo Prognosepræcision Forklaring Periodens afvigelse for indtægter plus Periodens afvigelse for udgifter Afvigelse ÅTD absolut Periodens budget absolut for indtægter + Periodens budget absolut for udgifter Saldo ÅTD - Budget ÅTD for indtægter + Saldo ÅTD - Budget ÅTD for udgifter Forbrug ÅTD Budget ÅTD Afvigelse ÅTD absolut for indtægter + Afvigelse ÅTD absolut for udgifter Det samlede af bevillinger for bevillingstypen AKT Afvigelse ÅTD (ABS) / Budget ÅTD (ABS) Den samlede sum af budgetposter år til dato for den valgte dato Budget ÅTD absolut for indtægter + Budget ÅTD absolut for udgifter Samlet bevilling Årets forbrug Den samlede sum for bevillingstypen finanslovsbevilling Den samlede sum af forbrugte grunddataposter fra lønfremskrivningen Forbrug ÅTD / Budget ÅTD Den samlede sum af ændringsposter fra lønfremskrivningen Lønforbrug - Aendringer for det valgte år Den samlede sum af grunddataposter fra lønfremskrivningen Lønforbrug Grunddata for det valgte år Forbrug år til dato Periodens saldo - Periodens budget Den samlede sum af budgetposter Den samlede sum af forbrugsposter ABS Afvigelse / ABS Budget

5 Side 5 af 6 Rettidig betaling i % (beløb) Rest Saldo ÅTD Samlet Bevilling TBT Bevilling VFB Bevilling Årets budget Årets forbrug Årets forventede lønforbrug Årets lønbudget Årets restbudget Årets restbudget løn Årsværk Årsværk (året) Den samlede sum af budgetposter den samlede sum af forbrugsposter Periodens saldo år til dato Den samlede sum af bevillinger på tværs af bevillingsarter Det samlede af bevillinger for bevillingstypen tillægsbevillinger Det samlede af bevillinger for bevillingstypen VFB Den samlede sum af budgetposter for det valgte år. Den samlede sum af forbrugsposter for det valgte år. Lønforbrug - Aendringer (året) + Lønforbrug - Grunddata (året) for det valgte år Den samlede sum af budgetposter for det valgte år Årets budget + Årets forventede forbrug Årets lønbudget + Årets forventede lønforbrug Den samlede sum af årsværk fra grunddataposter pluse den samlede sum af årsværk fra ændringsposter Årsværk for det valgte år Figur 2: opsætning af Hoved- og Underarter i LDV rapporten Gruppering af finanskonti.

6 Side 6 af 6 Figur 3: Formel for udregning af prognosepræcision.