Evaluering af servicepartnerskaber, Center for Trafik og Ejendomme, Team Ejendom

Transkript

1 Evaluering af servicepartnerskaber, Center for Trafik og Ejendomme, Team Ejendom

2 Indhold Sammenfatning Indledning Metode Resultater Fordele ved et servicepartnerskab Forskelligheder i servicepartnerskaberne Opstat af servicepartnerskaberne Budget Bæredygtighed og helhedstænkning Social klausul Vedligeholdelsesplaner Fælles registreringssystem Omfang af arbejde under partnerskabet Rådgivning og tidlig inddragelse Alternative tilbud Fakturering Samarbejde mellem servicepartnerne og centerets medarbejdere Konklusion Opfyldelse af formål Fremme bæredygtige løsninger indenfor byggeri Effektivisere og kvalificere vedligeholdelsen og driften af kommunens bygninger Skabe grund for konceptudvikling og branding af små og mellemstore håndværksvirksomheder Anbefalinger til servicepartnerskab fremadrettet Bilag 1: Spørgsmål til drøftelse blandt virksomheder i servicepartnerskaber Bilag 2: Spørgsmål til drøftelse i Team Ejendom vedr. servicepartnerskaber

3 Sammenfatning Center for Trafik og Ejendomme, Team Ejendom har indgået tre servicepartnerskaber med håndværksvirksomheder om vedligeholdelse af et udvalg af kommunens bygninger. Alle servicepartnerskaber blev indgået i 2012 for en treårig periode med mulighed for forlængelse af perioden et år. Servicepartnerskabsaftalernes formål var, at: Fremme bæredygtige løsninger indenfor byggeri Effektivisere og kvalificere vedligeholdelsen og driften af kommunens bygninger Skabe grund for konceptudvikling og branding af små og mellemstore håndværksvirksomheder Servicepartnerskaberne er evalueret med henblik på at kunne kvalificere en beslutning om partnerskabsaftalernes fremtid. Evalueringen er gennemført som interview med håndværksvirksomheder i servicepartnerskaberne samt medarbejdere fra Team Ejendom. Interviewene gav et billede af, at servicepartnerskaberne kun delvist opfylder målet om bæredygtighed. Der vælges altid bæredygtige materialer til det udførte arbejde, men den manglende økonomi til vedligeholdelse og den manglende koordinering i forhold til håndværksopgaver udenfor servicepartner hindrer at arbejdet bliver bæredygtigt i et totaløkonomisk perspektiv. Servicepartnerskaberne har bidraget til en effektivisering af arbejdstiden hos centerets medarbejdere i forhold til de bygninger, hvor der har været øremærket midler til vedligeholdelse. Servicepartnerskaberne opleves ikke at have medført en økonomisk effektivisering af bygningsvedligeholdelsen. Håndværksvirksomhederne har primært været brandet lokalt i Næstved som følge af partnerskabet. Servicepartnerne har selv varetaget brandingen af deres virksomheder. Alle de interviewede parter er enige om, at det indtil nu ikke har været muligt at høste gevinster ved servicepartnerskaberne i særlig høj grad. Parterne er til gengæld også enige om, at der stadig er et stort potentiale i forhold til at høste gevinster ved samarbejdet i fremtiden. Hvis kommunen fortsat ønsker at indgå servicepartnerskabsaftaler i forhold til vedligeholdelsen af kommunens bygninger, og hvis de oprindeligt fastsatte formål med partnerskaberne skal gælde fremadrettet, tyder evalueringen på, at der kan opnås en højere grad af målopfyldelse hvis: der sikres et årligt budget afsat til de enkelte bygninger, der muliggør en reel planlægning af vedligeholdelsen, der fastsættes en strategi for bæredygtighed og langsigtet vedligeholdelse, der afsættes ressourcer til at sikre, at der udarbejdes vedligeholdelsesplaner og at disse opdateres løbende, både centerets medarbejdere, servicepartnerne og lokale viceværter sikres kendskab til vedligeholdelsesplanerne for de bygninger, de er tilknyttet. 3

4 Herudover fremkom de interviewede parter med en række øvrige anbefalinger, der kræver nærmere afklaring og drøftelse. 1. Indledning Ejendomsudvalget besluttede i 2012 at godkende et forslag fra Ejendomsafdelingen og Videnscenter for Bæredygtigt Byggeri om et projekt med formål at fremme bæredygtigt byggeri. Projektet har fokus på at fremme udviklingen af bæredygtige løsninger indenfor byggeri og vedligeholdelse og skabe grundlag for konceptudvikling og branding af mindre og mellemstore virksomheder. Projektet omfatter udbud af vedligeholdelsen af et udvalg af kommunens bygninger i samlede grupper på 5 til 10 institutioner i tre servicepartnerskaber med tre håndværkervirksomheder. Udbuddet gælder i en 3 årig periode fra september September 2015 udløber udbudsperioden. I udbudsmaterialet er der mulighed for at forlænge de nuværende aftaler i et år. Hovedformålene med servicepartnerskaberne blev i det oprindelige beslutningsgrundlag beskrevet som: Fremme bæredygtige løsninger indenfor byggeri Effektivisere og kvalificere vedligeholdelsen og driften af kommunens bygninger Skabe grund for konceptudvikling og branding af små og mellemstore håndværksvirksomheder Denne evaluering er gennemført med henblik på at kunne kvalificere en beslutning om, hvorvidt servicepartnerskaberne skal videreføres, genudbydes eller nedlægges. Evalueringen er baseret på en række interviews med de involverede håndværksvirksomheder i servicepartnerskaberne samt medarbejdere fra Team Ejendom. Interviewene har taget udgangspunkt i de beskrevne formål med servicepartnerne. Bidragene er i det følgende sammenskrevet og inddelt emnevist. I rapporten benævnes de håndværksvirksomheder, der er indgået servicepartnerskab med som servicepartnere. De kommunale decentrale virksomheder benævnes decentrale virksomheder og der refereres til Center for Trafik og Ejendomme som centeret. 2. Metode Der er indsamlet datamaterialet via interview med repræsentanter fra håndværksvirksomhederne under hver af de tre servicepartnerskaber samt medarbejdere fra Team Ejendom. Forud for hvert interview blev der fremsendt en række spørgsmål, der kunne fungere som forberedelse. Spørgsmålene tog udgangspunkt i de betingelser og formål, der var beskrevet i det foreliggende materiale, som dannede grundlag for beslutningen om at etablere servicepartnerskaberne. 4

5 Såvel servicepartnere som centerets medarbejdere blev bedt om at forholde sig til følgende hovedoverskrifter: Servicepartnerskaberne som koncept Rammerne for servicepartnerskaberne Det løbende/daglige arbejde hvordan har det været, hvad bør gøres anderledes Samarbejdet mellem servicepartnerne og centeret hvordan har det været, hvad bør gøres anderledes Centerets medarbejdere blev desuden bedt om en overordnet vurdering af, hvorvidt servicepartnerskaberne har opfyldt deres hovedformål som defineret i det oprindelige beslutningsgrundlag. Alle er blevet opfordret til at komme med yderligere input udover de fremsendte spørgsmål, hvis de fandt andre emner relevante. Interviewene blev gennemført af medarbejder fra Center for Strategi og Innovation og optaget på diktafon. Til hvert interview deltog fire repræsentanter fra servicepartnerne. Under disse interview var desuden to medarbejdere fra Team Ejendom tilstede med det formål at kunne afklare eventuelle faglige spørgsmål. Medarbejderne blev bedt om ikke at give udtryk for deres oplevelser eller holdningerne under disse interview med mindre servicepartnerne direkte indbød hertil. Det gjorde sig gældende flere gange under hvert interview. Der deltog tre medarbejdere i interviewet med Team Ejendom. 3. Resultater 3.1 Fordele ved et servicepartnerskab Servicepartnerne peger alle på, at partnerskabet hovedsageligt er interessant for dem grundet udsigten til fast arbejde i en række specifikke bygninger, og sikker betaling for det udførte arbejde. Et fungerende servicepartnerskab med hovedsageligt opgaver indenfor almindelig løbende vedligeholdelse, gør det muligt for servicepartnerne dels at planlægge arbejdet optimalt i forhold til deres øvrige opgaver, og dels at optimere anvendelse af deres medarbejderes arbejdstid. Omvendt tilbyder servicepartnerne kommunen en lavere timepris for det udførte arbejde end i øvrige sammenhænge. Desuden tilbyder de kommunen fuld døgnservice på bygningerne og en hurtig responstid. Med servicepartnerskaberne er den udvendige vedligeholdelse af en række bygninger udbudt som en samlet opgave. Det enkelte servicepartnerskab skal i fællesskab løse opgaven med henblik på at få mest og bedst mulig vedligeholdelse af bygningerne for pengene. I servicepartnerskabet skal håndværkerne derfor ikke blot have fokus på at udføre den enkelte arbejdsopgave. Servicepartnerne skal på eget initiativ udbedre skader eller begyndende skader, når de opdages, så de ikke når at udvikle sig til akutte skader, der er dyrere at reparere. 5

6 Servicepartnernes faste tilknytning til en bygningsmasse i en længere periode giver håndværkerne et indgående kendskab til bygningerne. Herved får de mulighed for at anvende deres faglighed i forhold til at tænke i helhedsorienterede og langsigtede løsninger. Håndværksvirksomhederne under hvert servicepartnerskab er vant til at arbejde sammen, hvilket alt andet lige gør det lettere at tænke i helhedsløsninger og sikre bedst mulige overlevering af arbejdsopgaver fra en håndværker til en anden. Håndværkernes indgående kendskab til bygningerne kan desuden betyde, at de enkelte opgaver alt andet lige kan løses på kortere tid og at risikoen for at vælge forkerte løsninger bliver mindre. Servicepartnerne håbede oprindeligt på, at partnerskabet kunne resultere i andre opgaver i bygningerne, eksempelvis de større projektgjorte opgaver eller opgaver i relation til indvendig vedligeholdelse. Servicepartnerne anvender partnerskabet med kommunen som referencejob i forbindelse med andre større opgaver udenfor kommunalt regi. Partnerskabet afstedkommer dog ikke så mange opgaver som forventet hverken indenfor eller udenfor aftalen. Til de indvendige vedligeholdelsesopgaver tilkaldes ofte andre håndværkere, og i enkelte tilfælde har en af kommunens medarbejdere selv forsøgt sig med at udføre arbejdet. Både servicepartnerne og kommunens medarbejdere ser det som en fordel ved partnerskabet, at de opnår et godt og tillidsfuldt kendskab til hinanden. Aftalerne er indgået med en fast gruppe af håndværksvirksomheder, hvor kommunen ikke har mulighed for efterfølgende at fravælge den enkelte håndværksvirksomhed, hvis der er gentagne uheldige oplevelser med denne håndværksvirksomhed og tilliden dermed ikke kan opbygges. Et godt og tillidsfuldt kendskab mellem servicepartnerne og centerets medarbejdere får samarbejdet til at fungere mere smidigt og betyder at hver part med tiden skal bruge mindre og mindre tid på at aftale de mindre vedligeholdelsesopgaver, sikre at håndværkere udenfor servicepartnerskabet rekvireres mv. Et genudbud af servicepartnerskabsaftalerne og eventuel indgåelse af aftaler med andre håndværksvirksomheder vil kræve en fornyet indsats i forhold til at få slebet kanter af i samarbejdet. En gevinst ved partnerskabet skulle gerne være, at centerets medarbejdere ikke skal bruge tid på at godkende mindre vedligeholdelsesopgaver og rekvirere håndværkere. Omvendt betyder det også, at medarbejderne skal overlade en del af den økonomiske ansvarlighed omkring bygningerne til servicepartnerne med risiko for, at servicepartnerne ikke træffer samme valg, som centerets medarbejdere ville have gjort. 3.2 Forskelligheder i servicepartnerskaberne De tre servicepartnerskaber fungerer under forskellige betingelser og opleves også af centerets medarbejdere at have forskellig grad af succes. Partnerskaberne adskiller sig fra hinanden på flere måder, blandt andet: forskellig spredning på den geografiske placering af bygningerne, nogle steder er bygningerne under aftalen meget forskellige, mens de andre steder er meget ens, bygningernes kompleksitet, 6

7 bygningerne havde forskellig vedligeholdelsesgrad ved aftalens indgåelse, der er forskellige lejere og forskellig anvendelse af bygningerne, der er afsat forskelligt omfang af midler til vedligeholdelse af bygningerne - enten grundet fredningsstatus eller som konsekvens af, at vedligeholdelse udgør en del af lejeindtægten, alle håndværksvirksomheder i servicepartnerskabet har lokale håndværkere i Næstved, men i nogle partnerskaber er selve virksomheden ikke lokal. Det er medarbejdernes erfaring, at servicepartnerskaberne fungerer bedst, hvor der er afsat midler til den løbende vedligeholdelse, og hvor bygningerne ligner hinanden mest. Servicepartnerskaberne adskiller sig desuden i forhold til, hvor opsøgende servicepartnerne er i forhold til opgaver på bygningerne. Et servicepartnerskab kontakter centeret jævnligt både i forhold til kendte fremtidige opgaver, men også i forhold til nye nødvendige opgaver. Et af de andre servicepartnerskaber er kun opsøgende i forhold til de kendte opgaver, mens det tredje servicepartnerskab stort set ikke henvender sig på eget initiativ. 3.3 Opstat af servicepartnerskaberne Centerets medarbejdere var hverken involveret i processen omkring indgåelsen af servicepartnerskaberne eller orienteret om detaljerne heri. Til de indledende møder mellem centerets medarbejdere og servicepartnerne, havde medarbejderne ikke kendskab til det materiale, som servicepartnerne havde fået i forbindelse med kontrakternes indgåelse. Centerets medarbejdere måtte derfor kigge virksomhederne over skulderen, når der blev refereret til noget i dokumenterne. En mere åben proces i forbindelse med partnerskabernes indgåelse kunne desuden have imødekommet problematikker med overlappende aftaler, særligt i forhold til ESCO-projektet. I et af servicepartnerskaberne blev der i begyndelsen indgået rent mundtlige aftaler mellem centerets kontaktperson og servicepartnerne. Ved overtagelse af opgaven af en ny medarbejder, har det været svært for denne medarbejder at orientere sig i de indgåede aftaler. Nogle af aftalerne har medført, at servicepartnerne ikke udnytter de rettigheder, de reelt har, mens andre har haft som konsekvens, at servicepartnerne reelt ikke har levet op til deres forpligtigelser i partnerskabet. Servicepartnerne har flere gange gjort opmærksom på denne problematik. Servicepartnerne nævner, at der ikke har været afsat tilstrækkeligt med personaleressourcer til at sikre en god start på servicepartnerskaberne. Der er dels brug for, at centerets medarbejdere bruger tid på at få iværksat arbejdet med vedligeholdelsesplanerne ordentligt. Dels påpeger servicepartnerne et behov for at have viceværter på de enkelte lokationer med kendskab til bygningerne og planerne for dem. Viceværterne kan have den løbende kontakt med håndværkerne, når der udføres arbejde på stedet. Servicepartnerne ønsker desuden, at kommunens medarbejdere gør en ekstra indsats i forhold til få informeret de decentrale virksomheder fordelene ved servicepartnerskabsordningen, og hvilke håndværksvirksomheder, der hører herunder. 7

8 3.4 Budget Både centerets medarbejdere og servicepartnerne opfatter de manglende budgetter for bygningerne og den nødlidende økonomi som afgørende barrierer for at udnytte potentialet i servicepartnerskaberne bedre. Det er centerets medarbejderes opfattelse, at servicepartnerskaberne har fungeret bedst i det første år og i forhold til de bygninger, hvor der har været afsat et budget til bygningernes vedligeholdelse. De følgende år har været præget af sen budgetlægning og tilbagevendende ændringer i budgettet. Den konstante usikkerhed omkring økonomien har besværliggjort en effektiv og bæredygtig drift af bygningerne. Et velfungerende servicepartnerskab kræver ifølge servicepartnerne og centerets medarbejdere et afsat budget for de tilknyttede bygninger. Løsninger nævnes enten at være, at få afsat et budget til bygningernes vedligeholdelse, eller kun at inddrage de bygninger i servicepartnerskabet, hvor der i forvejen er afsat budget til den udvendige vedligeholdelse, eksempelvis som en andel af lejeindtægten. Servicepartnerne efterspørger, at de får hurtigere kendskab til kommunens årlige budgetter for bygningerne og overblik over planlagte opgaver, da det letter deres muligheder for intern planlægning og giver en bedre ressourceudnyttelse. 3.5 Bæredygtighed og helhedstænkning Bæredygtighed og helhedstænkning er to vigtige begreber i servicepartnerskaberne. Det er dog ikke i forbindelse med partnerskabsindgåelsen defineret, hvordan bæredygtighed skal udmøntes i partnerskabet. Servicepartnerne efterspørger desuden strategier for eksempelvis bygningernes klimaskærm i forhold til at kunne tænke i langsigtede og helhedsorienterede løsninger. Alle servicepartnere anvender bæredygtige materialer i deres arbejde. Der er som led i servicepartnerskabet kommet flere idéer til indførelse af bæredygtige løsninger. De fleste er dog endt indtil videre som skuffeprojekter. Parallelt med servicepartnerskaberne har været igangsat andre projekter der reelt modarbejder det arbejde, der ligger indenfor partnerskabet. Helhedsperspektivet og de langsigtede løsninger er svære at opretholde, når andre håndværkere udfører arbejde, der ikke er i tråd hermed. Enkelte gange har der været tilkaldt forskellige håndværkere til de samme opgaver. 3.6 Social klausul Alle servicepartnerne ser det som positivt, at kommunen har en social klausul bundet op om partnerskabet med krav om jobprøvning og etablering af praktikpladser. Servicepartnerne håber at dette krav videreføres, hvis aftalerne skal genudbydes. 3.7 Vedligeholdelsesplaner Vedligeholdelsesplanerne har til formål at skabe overblik over de forskellige bygningers vedligeholdelsesstatus, lave langsigtet planlægning, prioritere mellem kommende vedligeholdelsesopgaver og sikre, at det arbejde, der iværksættes på bygningerne hænger sammen med øvrige igangsatte opgaver og sikrer at der vælges bæredygtige, langtidssikrede løsninger. 8

9 Opdaterede vedligeholdelsesplaner vil effektivisere driften af bygningerne, og det udførte vedligeholdelsesarbejde vil primært dreje sig om den løbende almindelige vedligeholdelse frem for udbedring af akutte skader. Herudover vil opdaterede vedligeholdelsesplaner give centerets medarbejdere bedre mulighed for at afsøge mulig finansiering af opgaver, der ikke umiddelbart kan findes midler til. Bygningerne i servicepartnerskaberne er kun gennemgået indledningsvist og vedligeholdelsesplanerne udarbejdet herefter. Der har ikke været afholdt månedlige møder mellem centerets medarbejdere og servicepartnerne. Der har blandt begge parter været enighed om ikke at bruge tid på at opdatere vedligeholdelsesplanerne, da der ikke er midler til at gennemføre de opgaver, der måtte ligge planerne. Indtil videre har servicepartnerne primært udført akut arbejde på bygningerne. Den mangelfulde økonomi til vedligeholdelse betyder, at midlerne prioriteres anvendt på de akutte opgaver og der derfor kun i begrænset omfang udføres løbende vedligeholdelsesopgaver. Der er dog variationer afhængigt af de forskellige typer håndværk. Da vedligeholdelsesplanerne er afgørende for velfungerende servicepartnerskaber, ønsker centerets medarbejdere, at det præciseres overfor servicepartnerne, at det er deres opgave og ansvar at udarbejde og sikre opdaterede vedligeholdelsesplaner. Servicepartnerskaberne har mulighed for at fakturere deres tid på gennemgang af bygningerne med op til 15 timer årligt. Ifølge servicepartnerne kræver en fuld gennemgang timer. 3.8 Fælles registreringssystem Servicepartnerne efterspørger adgang til et fælles system i det løbende arbejde med vedligeholdelsesplanerne, hvor 10års planerne for bygningerne og deres vedligeholdelse kan følges af alle parter. Der er aktuelt gang i en videreudvikling af byggedelssystemet DBD, hvor servicepartnerne selv kan gå ind og orientere sig om vedligeholdelsesplanen og de planlagte opgaver på bygningerne. Servicepartnerne skal have læseadgang til systemet, mens opdateringen af vedligeholdelsesplanerne drøftes på statusmøderne mellem servicepartnerne og centerets medarbejdere. En servicepartner tilbød adgang til et sagstracking-system (Build-and-track), hvor de løbende opgaver kan følges i detaljer. Adgangen er gratis under servicepartnerskabet. Centerets medarbejdere kender til programmet, men det anvendes ikke. 3.9 Omfang af arbejde under partnerskabet En udvidelse af servicepartnerskaberne til at omfatte alt håndværksarbejde i de udvalgte bygninger vil sikre et større volumen af arbejdet under partnerskabet og bedre muligheder for at tænke i helhedsorienterede og langsigtede løsninger. Udvidelsen kan dels omfatte, at de decentrale virksomheder i højere grad opfordres til at rekvirere servicepartnere til indvendig vedligeholdelsesarbejde. Alternativt kan det stilles som krav overfor de kommunale decentrale virksomheder, at de primært skal anvende servicepartnerskabets håndværkere. Indførelse af et sådant krav vil kræve en politisk beslutning, da enkelte lejere hører under andre politiske udvalg end Plan- og Ejendomsudvalget. 9

10 Servicepartnerskabsaftalerne skal desuden omfatte håndværksarbejde, som servicepartnerne ikke selv råder over håndværkere, der er kvalificerede til at udføre. For at sikre aflastning af centerets medarbejdere skal det være servicepartnernes ansvar at rekvirere andre håndværkere efter behov. Servicepartnerne skal desuden udvise ansvarlighed ved at vælge alternative konkurrerende håndværkere, hvis omkostningerne ved arbejdet kan reduceres væsentligt herved Rådgivning og tidlig inddragelse Servicepartnerne vil gerne inddrages tidligere i projekteringen af opgaver. De efterspørger, at kommunen gør brug af deres gratis rådgivning. Servicepartnerne har flere leverandører, der yder gratis rådgivning til alle deres kunder. Servicepartnerne oplever, at kommunen vælger rådgivere, der anbefaler forkromede løsninger, hvor servicepartnerne med deres faglige viden og kendskab til bygningerne måske kunne anbefale løsninger, der leverede 80% af den forkromede løsning, men kun til 20% af prisen. Servicepartnerne vil desuden gerne bruges til at komme med helhedsorienterede bud på, hvordan eventuelt afsatte budgetter til vedligeholdelse af bygningerne bruges bedst muligt. Centerets medarbejdere påpeger at rådgivningen bør faktureres Alternative tilbud Centerets medarbejdere har i nogle tilfælde indhentet tilbud fra andre håndværksvirksomheder, hvis servicepartnernes tilbud vurderes at være for dyrt. Der er fastsat en formel beløbsgrænse på kr , som centerets medarbejdere anbefaler nedsat til kr. Hvis servicepartnerskaberne udvides til også at omfatte den indvendige vedligeholdelse, skal denne muligheden for at indhente alternative tilbud også gælde for de decentrale virksomheder Fakturering Centerets medarbejdere har haft enkelte oplevelser af, at håndværkerne bruger den fakturerede tid uhensigtsmæssigt i forhold til at sikre bedst mulig vedligeholdelse for pengene. Desuden har der været tilfælde af deciderede forkerte faktureringer. Medarbejdernes ønsker om specificerede regninger er ikke blevet imødekommet med den begrundelse, at oplysningerne ikke umiddelbart kan udtrækkes af servicepartnernes registreringssystem. Centerets medarbejdere vil gerne at servicepartnerne fremadrettet er påkrævet at lade medarbejderne få indsigt i sammensætningen af regningerne for det udførte arbejde i servicepartnerskabet, hvis det efterspørges Samarbejde mellem servicepartnerne og centerets medarbejdere Servicepartnerne nævner alle, at samarbejdet med medarbejderne i centeret er godt. De får god respons på deres henvendelser og samarbejdet er som oftest præget af tillid. Et servicepartnerskab har haft skiftende kontaktpersoner i den forgangne periode. Det har betydet, at de har brugt meget tid og energi på at skabe det kendskab og den tillid mellem dem og deres kontaktpersoner, der er nødvendig for et let og gnidningsfrit samarbejde. Enkelte gange har servicepartnerne oplevet, at en kommunal medarbejder har gjort det sværere for dem at udføre en bestilt opgave, ved at den kommunale medarbejder selv har forsøgt at udføre opgaven og efterfølgende undladt at informere servicepartnerne herom. 10

11 Blandt servicepartnerne nævnes også, at de skal være meget påpasselige med at yde rådgivning til den samme kommunale medarbejder, da både rådgivning og udført arbejde kontrolleres i detaljer efterfølgende. Som konsekvens har servicepartnernes håndværkere fået mundkurv på, når de er på arbejde under servicepartnerskabet. Generelt har centerets medarbejdere dog god tillid til, at servicepartnerne gør deres arbejdet godt, og at deres valgte løsninger er fornuftige. Centerets medarbejdere nævner dog et tilfælde af manglende tillid til enkelte håndværkere i et af servicepartnerskaber. Centerets medarbejdere ville gerne have mulighed for at stille krav om, at servicepartnerskabet vælger en anden håndværker til at indgå i partnerskabet. 4. Konklusion 4.1 Opfyldelse af formål Servicepartnerskaberne var oprindeligt en løsning, der skulle sikre et større fokus på at vælge bæredygtige løsninger i vedligeholdelsen af kommunens bygninger samt at gøre driften af bygningerne mere effektiv og helhedsorienteret. Desuden var håbet, at servicepartnerskaberne kunne medvirke til at brande de lokale håndværksvirksomheder i en større del af Danmark. I forhold til de oprindelige formål med servicepartnerskaberne, viser evalueringen følgende opfyldelse: Fremme bæredygtige løsninger indenfor byggeri Der er brug for en tydelig definition af, hvornår kommunen i forbindelse med servicepartnerskaberne betragter noget som bæredygtigt. Bæredygtighed handler udover materialevalg i høj grad også om totaløkonomi, logistik og helhedsorientering. Servicepartnerne vælger bæredygtige materialer og forsøger at vælge løsninger, der er langtidssikrede og koordineret med øvrige opgaver og planer for en bygning. Det har virket hæmmende for bæredygtigheden, at der ikke har været økonomiske midler til rådighed til bygningernes vedligeholdelse samt, at der ukoordineret med servicepartnerskaberne har været iværksat øvrige projekter og bestilt andre håndværkere til overlappende arbejde. Hvis servicepartnerskaberne videreføres, er det medarbejdernes ønske, at der skal kunne mærkes en forbedring i forhold til servicepartnerskabernes tanke for totaløkonomi og helhedsorientering. Effektivisere og kvalificere vedligeholdelsen og driften af kommunens bygninger I forhold til de bygninger, hvor der er afsat økonomi til bygningens vedligeholdelse, kan centerets medarbejdere mærke, at de har fået frigjort tid som følge af servicepartnerskaberne. Servicepartnerskaberne opleves dog ikke at have bidraget med en økonomisk effektivisering. Vedligeholdelsesplanerne og klare aftaler mellem kommune og servicepartnere omkring fordeling af ansvar og opgaver er afgørende for at sikre en mere effektiv drift. Skabe grund for konceptudvikling og branding af små og mellemstore håndværksvirksomheder Håndværksvirksomhederne har ikke indledt deres samarbejde som følge af servicepartnerskabsaftalerne. I alle tre servicepartnerskaber havde håndværksvirksomhederne allerede havde etableret et samarbejde, inden de afgav tilbud på servicepartnerskabet. 11

12 Branding af håndværksvirksomhederne har primært været knyttet til lokalområdet Næstved, hvor servicepartnerskaberne har fået nye opgaver med reference til deres partnerskab med kommunen. 4.2 Anbefalinger til servicepartnerskab fremadrettet Generelt udtrykker servicepartnerne stor interesse for at indgå i servicepartnerskab med kommunen om vedligeholdelsen af en række bygninger. Alle de interviewede parter er enige om, at det indtil nu ikke har været muligt at høste gevinster ved servicepartnerskaberne i særlig høj grad. Parterne er til gengæld også enige om, at potentialet ved samarbejdet stadig er højt. Hvis kommunen fortsat ønsker at indgå servicepartnerskaberne i forhold til vedligeholdelsen af kommunens bygninger, og hvis de oprindeligt fastsatte formål med partnerskaberne skal gælde fremadrettet, viser evalueringen, at en højere grad af opfyldelse vil kræve: At der sikres et årligt budget afsat til de enkelte bygninger, der muliggør en reel planlægning af vedligeholdelsen, At der skal fastsættes en strategi for bæredygtighed og langsigtet vedligeholdelse, At der afsættes ressourcer til at sikre, at vedligeholdelsesplanerne udarbejdes og opdateres løbende, At både centerets medarbejdere, servicepartnerne og lokale viceværter har kendskab til vedligeholdelsesplanerne for de bygninger, de er tilknyttet. Herudover fremkom der af interviewene anbefalinger i forhold til: Det drøftes om partnerskaberne skal udvides til at omfatte indvendig vedligeholdelse af de omfattede bygninger, Der laves en tydelig og klar fordeling af ansvar og opgaver mellem servicepartnere og kommunens medarbejdere, Det afklares, om kommunen ønsker at gøre brug af servicepartnerskabernes tilbud om gratis rådgivning i lighed med håndværkernes øvrige kunder, eller om eventuel rådgivning skal faktureres, Det afklares, om kommunen ønsker at gøre brug af den ene servicepartners tilbud om adgang til deres system til at følge de enkelte opgaver, Det drøftes om kommunen kan stille krav om udskiftning af enkelte håndværksvirksomheder under et servicepartnerskab efter partnerskabsaftalens indgåelse, Det tydeliggøres, at servicepartnerne er forpligtet til at udlevere specificerede regninger, når centerets medarbejdere efterspørger det, Centerets medarbejdere forpligtes til at indhente alternative tilbud i de tilfælde, hvor de ikke mener, at der er et rimeligt forhold mellem pris og opgave i servicepartnernes tilbud på en opgave, Servicepartnerne skal tidligt have overblik over årets afsatte midler til vedligeholdelse, så opgaver og materialeindkøb kan planlægges bedre. 12

13 Bilag 1: Spørgsmål til drøftelse blandt virksomheder i servicepartnerskaber 1. Hvad motiverer jer til at være med i partnerskabet? Hvad gør det værd at være med? 2. Hvilke fordele giver I kommunen i partnerskabet frem for hvis I blev bestilt til opgaverne løbende? 3. Hvordan oplever I rammerne/betingelserne for samarbejdet/partnerskabet? Økonomi, tidsfrister, vedligeholdelsesplanerne med specifikation af arbejdets omfang, krav til kvalitet, akutte opgaver, krav til medarbejdernes kvalifikationer, socialt ansvar mv. 4. Hvordan fungerer det løbende arbejde som led i partnerskabet hvad fylder, hvad gør I? Har I ønsker til forbedringer? Vedligeholdelsesopgaver beskrevet i vedligeholdelsesplanen optimering af bygningsdriften reduktion af driftsomkostninger/energiforbrug, indførelse af bæredygtige løsninger håndtering af ekstraordinære/akutte vedligeholdelsesopgaver udbredelse af kendskabet til bæredygtig vedligeholdelse 5. Hvordan oplever I samarbejdet med kommunen? Har I ønsker til forbedringer? Er det tilstrækkeligt smidigt at få respons fra kommunen, er ansvars- og opgavefordelingen god nok eller lignende. 6. Hvad synes I kendetegner samarbejdet? Har I ønsker til forbedringer? Grad af tillid mellem parterne kontra grad af kontrol Åben og ærlig dialog kontra påpasselighed og tilbageholdenhed Fælles mål for samarbejdet kontra hver sine mål for samarbejdet Partnerskabet er en bedre, mere smidig måde at samarbejde på kontra partnerskabet giver mere bureaukrati og besværlighed hvis virkeligheden ikke er som forventet i vedligeholdelsesplanerne Partnerskabet bidrager med en ny og bedre måde at kommunikere på kontra partnerskabet gør det sværere at håndtere uenigheder. 13

14 Bilag 2: Spørgsmål til drøftelse i Team Ejendom vedr. servicepartnerskaber 1. I hvilken grad/hvordan oplever I at partnerskaberne har haft en betydning i forhold til.? Fremme udviklingen af bæredygtige løsninger indenfor byggeri Effektivisere og kvalificere vedligeholdelsen og driften af kommunens bygninger Skabe grundlag for konceptudvikling og branding af mindre og mellemstore håndværksvirksomheder 2. Hvad ser I har været de hhv. væsentligste gevinster/fordele og udfordringer/ulemper for kommunen ved at være med i partnerskabet? Hvad gør partnerskabet til en god/dårlig konstellation? 3. Hvordan oplever I rammerne/betingelserne for samarbejdet/partnerskabet? 4. Hvad synes I om det arbejde, virksomhederne har leveret har virksomhederne indfriet jeres forventninger? Hvad bør være anderledes? (Har det været omfangsrigt nok, har I haft nok indflydelse, har det været de rigtige ting, der er blevet udført, hvordan oplever i at virksomhederne har bidraget (selvstændigt) til arbejdet) Kvalitet og omfang i forhold til vedligeholdelsesopgaver beskrevet i vedligeholdelsesplanen optimering af bygningsdriften initiativ ift. reduktion af driftsomkostninger/energiforbrug, nytænkning og initiativ ift. indførelse af bæredygtige løsninger håndtering af ekstraordinære/akutte vedligeholdelsesopgaver udbredelse af kendskabet til bæredygtig vedligeholdelse social ansvarlighed - virksomhedspraktik og etablering af praktikpladser 5. Hvordan synes I, at samarbejdet med virksomhederne har fungeret? Har I ønsker til forbedringer? 6. Hvad synes I kendetegner samarbejdet? Har I ønsker til forbedringer? Grad af tillid mellem parterne kontra grad af kontrol Åben og ærlig dialog kontra påpasselighed og tilbageholdenhed Fælles mål for samarbejdet kontra hver sine mål for samarbejdet Partnerskabet er en bedre, mere smidig måde at samarbejde på kontra partnerskabet giver mere bureaukrati og besværlighed hvis virkeligheden ikke er som forventet i vedligeholdelsesplanerne Partnerskabet bidrager med en ny og bedre måde at kommunikere på kontra partnerskabet gør det sværere at håndtere uenigheder. 14