Kommissorium Analyse af specialundervisningen

Transkript

1 Kommissorium Analyse af specialundervisningen Baggrund Af budget fremgår det, at specialundervisningen skal analyseres frem mod budget Baggrunden for dette er, at der igennem en årrække har været stigende udgifter på området, specifikt på den del af specialundervisningen, som er udlagt til distriktsskolerne 1. Konkret er der i perioden sket en udvikling i udgifterne på specialundervisningsområdet i Hillerød Kommune, der betyder, at de samlede udgifter til specialundervisningsområdet er steget fra kr. pr årig i 2012 til kr. pr årig i 2017 (begge angivet i 2018-priser) 2. En samlet stigning på knap 7 % over hele perioden. I samme periode har sammenligningsgruppens udgifter haft en svagt faldende tendens og er gået fra at ligge på godt kr. pr årig i 2012 til kr. pr årig i 2017 (begge angivet i 2018-priser). Se bilag 1 figur 2. Ser man udgifterne til specialundervisning i sammenhæng med de samlede udgifter på skoleområdet ligger Hillerød Kommunes udgiftsniveau i samme periode med enkelte nuancer på niveau med både sammenligningsgruppen og landsgennemsnittet (se bilag 1 figur 1 & 3). Samlet for skoleområdet ligger Hillerød Kommune derfor ikke højt i perioden , men ser man specifikt på specialundervisningen ser udgiftsniveauet højt ud set i forhold til sammenligningskommunerne. Samtidig er der i gruppen af sammenligningskommuner en markant forskel på forbruget på specialundervisning (se bilag 1 figur 4). I forlængelse af disse betragtninger er det vigtigt, at nærværende analyse tager afsæt i en indledende undersøgelse af hvad disse forskelle kommunerne imellem skyldes herunder inddrager kommunernes konteringspraksis. Dette for at sikre, at en mere dybdegående analyse af Hillerød Kommunes udgifter set i forhold til andre kommuners udgifter baserer sig på sammenlignelige data. Projektmål Analysens hovedformål er at komme med oplæg til konkrete og realiserbare budgetreduktioner og effektiviseringsforslag på området, som kan inddrages i budget Specifikt skal analysen: - Identificere konkrete og realiserbare budgetreduktioner og effektiviseringsforslag, der kan muliggøre politiske prioriteringer - med eller uden nedsat serviceniveau - med tilhørende konsekvensanalyse, der kan indarbejdes i budget Vurdere i hvilket omfang de afsatte ressourcer kan anvendes mere effektivt - Synliggøre - og skabe gennemsigtighed i anvendelsen af ressourcerne på specialundervisningsområdet i Hillerød Kommune set i forhold til de sammenlignelige kommuner. - Identificere årsager til forskelle i udgiftsniveauet på specialundervisningsområdet. Både ift. andre kommuner og skolerne imellem Analysen foreslås som udgangspunkt opdelt i to dele, hvor begge dele har til formål at danne baggrund for identificering af budgetreduktioner og effektiviseringsforslag til budget VIVE 2018 Nøgletal på folkeskoleområdet (Graf Folkeskolen 6.13). 2 Jf. VIVEs ECO-nøgletal 1

2 Det er oplægget, at første del handler om at beskrive det konkrete forbrug på specialundervisningsområdet, mens anden del handler om at identificere konkrete årsager til det høje forbrug. Begge dele for at finde mulige steder at lave budgetreduktioner og effektiviseringsforslag. I analysens første del kortlægges udgiftsudviklingen på specialundervisningsområdet i Hillerød Kommune og denne benchmarkes op imod sammenlignelige kommuners udgiftsudvikling. Samtidig gennemføres en ekstern benchmarkanalyse af det samlede forbrug til specialundervisning her inddrages eksplicit Hillerød Kommunes indførelse af en ny budget- og visitationsmodel for specialundervisning i 2013 samt kommunernes forskellige konteringspraksis, så der sikres sammenlignelighed i data. I forlængelse heraf undersøges budgettet til den udlagte specialundervisning via en benchmarkanalyse de syv distriktsskoler imellem mens udgifterne til den del af specialundervisningen der ikke er udlagt også ønske undersøgt. Det er væsentligt, at analysen både fokuserer på udviklingen i antallet af elever (mængde) og på anvendelsen af forskellige typer af undervisningstilbud (pris). I analysens anden del er oplægget, at der fokuseres på årsagerne til Hillerød Kommunes høje forbrug på specialundervisningsområdet. Denne analysedel kunne eksempelvis tage udgangspunkt i/struktureres ud fra fire overordnede fokusområder identificeret af VIVE 3 : - Faglig strategi - Økonomistyringsmodeller - Visitation - Styringsinformation Efter de tilbudsgivende konsulenters vurdering kan vægtning af de fire fokusområder ovenfor skaleres, så eksempelvis et områder fylder mere end de andre i analysen eller områder helt udelades af analysen. Afgrænsning Analysen skal i udgangspunktet fokusere på de udgifter, der ligger under funktionsområde og (se beskrivelse i tabel nedenfor). Det er også disse udgifter der er kommenteret i baggrundsbeskrivelsen i indledningen ovenfor. Herudover er der snitflader til afholdte udgifter på funktion , idet distriktsskolernes udgifter til interne tilbud konteres her. Samtidig er der supplerende undervisning under 9 timer, som rummes i det almene budget og forbrug. Forvaltningen lægger op til, at Hillerød Kommunes drift af specialundervisningstilbud og specialklasser ikke er genstand for analysen. Det er forvaltningens vurdering, at taksterne på disse tilbud ligger på et fornuftigt niveau set i forhold til sammenlignelige tilbud udenfor kommunen. Befordring i forbindelse med specialundervisning bogføres pr. 1. januar 2016 på funktion , og indgår således ikke i analysens genstandsfelt. Det skyldes, at der i forvejen er fokus på udgiftsniveauet på området, hvor der blandt andet samarbejdes med MOVIA, som konkurrenceudsætter kørslerne. Bl.a. som resultat af konkurrenceudsættelsen har der i de senere år været faldende udgifter til befordring, og på den baggrund er det forvaltningens vurdering, at området ikke inddrages i analysen. 3 VIVE 2018 Rapport: Specialundervisning på folkeskoleområdet Inspiration til den økonomiske styring 2

3 De berørte funktionsområder er uddybet nedenfor Funktionsområde Specialundervisning i regionale tilbud jf. Folkeskolelovens Kommunale specialskoler og interne skoler i dagbehandlingstilbud Tilbud/Typer af udgifter Centrale midler til betaling af specialundervisning i regionale tilbud Drift af specialskoler (indgår IKKE i analysen): - Skolen ved Skoven - Harløse Skole - St. Dyrehave Skole - Ullerødskolen Midler til betaling af den udlagte specialundervisning Centrale midler til betaling af specialundervisning vedr. - Anbragte børns skolegang - Medfinansiering over takstloftet - Elever med svære generelle indlæringsvanskeligheder eller multiple funktionsnedsættelser Konsulentfirmaerne bedes i deres tilbud komme med konkret oplæg til, hvordan analysen skal afgrænses og sættes i relation til andre udgiftsområder. Begrænsning Der inviteres 4 konsulentvirksomheder til at byde på analysen: Deloitte, Rambøll, PriceWaterhouseCoopers (PWC) og Viden til Velfærd (VIVE). Der er i alt afsat kr. ekskl. moms til analysen. Heraf kr. til køb af ekstern konsulentbistand, kr. til honorering af de konsulentfirmaer, der ikke får opgaven, samt kr. til møder mv. Udgifterne finansieres af økonomiudvalgets pulje til analyser. Grænseflader Analysen er forankret i økonomiudvalget. Det sikres dog, at alle politiske sager fagudvalgs-behandles i Børn, Familie og Ungeudvalget og økonomiudvalget, inden der træffes afgørelser i sagen. Faglig afgrænsning: Se under afgrænsning. Kundens kvalitetsforventninger - Konkrete og realiserbare budgetreduktioner og effektiviseringsforslag, der muliggør politiske prioriteringer med tydelig beskrivelse af forslagenes betydning for serviceniveauet - Konsekvensanalyse af, hvordan forslagene påvirker kommunens børn og unge med specialundervisningsbehov - En realistisk vurdering af tidshorisonten og evt. initialomkostninger af de foreslåede tiltag. - Klart identificerede årsager til de høje udgifter i Hillerød Kommune sammenlignet med øvrige kommuner samt årsager til forskel i forbrugsniveau skolerne imellem - At alle data tilvejebragt af konsulentfirmaet i forbindelse med analysen stilles til rådighed for Hillerød Kommune - At konsulentfirmaet afsætter tid til at indgå i dialog om kvalitetssikring af analyseresultater Der forudsættes rettidig, tydelig og tilstrækkelig information og involvering af de berørte i kommunen i alle dele af processen. 3

4 Det forudsættes, at det valgte konsulentfirma er ansvarlig for at sikre aftaler med benchmarkkommuner samt er ansvarlig for kvaliteten i benchmarkanalysen. Det er samtidig kundens forventning, at de tilbudsgivende konsulenthuse har fokus på, hvordan analysen kan give maksimal nytteværdi for Hillerød Kommune indenfor rammen af de afsatte midler. Afrapportering Afrapporteringen skal indeholde: - En opsummering på maksimalt 10 sider med en kort beskrivelse af analysens hovedresultater og hovedkonklusioner inklusiv de konkrete forslag til budgetforbedringer opdelt på forslag om effektivisering og/eller servicenedgange, og baggrunden for disse forslag, samt de forventede konsekvenser af dem - En samlet rapport Dialogproces I marts 2019 skal analysens resultater være klar til politisk behandling. Efterfølgende vil resultaterne blive sendt i høring samtidig med, at de identificerede budgetreduktioner og effektiviseringspotentialer forventes at blive en del af budget Som et afgørende succeskriterium skal relevante interessenter inddrages i analyseprocessen. Dette sikres konkret via - Løbende udsendelse af nyhedsbreve til alle interessenter på området (forvaltningen er ansvarlig) - Workshops med inddragelse af følgegrupper og specialskoler og andre relevante aktører (konsulentfirmaet er ansvarlig for planlægning og indhold) - Afsluttende cafe-/dialogmøde for alle interessenter om analysens resultater (konsulentfirmaet er ansvarlig for oplæg om analysens resultater, mens forvaltningen står for resten af dialogmødet) Det forventes at tovholdende konsulent fra det valgte konsulentfirma, som har været involveret i analysen, deltager på cafemødet samt fremlægger analysens resultater for de politiske udvalg. Udkast til Business Case (begrundelser) Som det fremgår af indledningen viser nøgletalsundersøgelser, at udgifterne til specialundervisning i Hillerød Kommune ligger højere end de kommuner, vi ellers sammenligner os med og landsgennemsnittet i øvrigt. Analysen skal identificere områder og årsager, der kan forklare, hvorfor Hillerød Kommune har flere udgifter end sammenlignelige kommune samt komme med forslag til budgetreduktioner på området, som kan inddrages i budget Væsentlige risici: - Datakvalitet - Erfaringerne fra tidligere analyser viser, det kan være svært at kvalitetssikre data. - Forslag ikke kan udmøntes som forventet/angivet af konsulentrapporten. - Afgang/fravær af nøglepersoner i projektperioden. - Begrænsninger i forhold til analysens dybde. Erfaring fra tidligere analyser viser, at en bred analyse med mange komplekse analyseområder under den afsatte økonomiske ramme til ekstern konsulentbistand, sætter begrænsninger for analysens dybde. 4

5 Omkostninger: Ud over konsulenthonorar koster analysen interne ressourcer i betydeligt omfang. Ressourceforbruget vil primært ligge i Skoleafdelingen, Familie og Sundhed, men også i Økonomi, lige som andre stabsfunktioner også kan blive involveret. De interne ressourcer anvendes bl.a. i forbindelse med: - Tilvejebringelse og validering af data - Deltagelse i målinger, interviews og workshops - Inddragelse af MED-systemet - Inddragelse af decentrale ledere på området - Projektledelse og kommunikation Investeringsvurdering: Der forventes et positivt afkast af analysen gennem øget indblik og overblik i forbruget på specialundervisningsområdet samt identificering af konkrete årsager til det høje forbrug. Samtidig forventes der identificering af mulige budgetreduktioner og effektiviseringspotentialer, der kan skabe grundlag for lavere omkostninger og bedre styringsgrundlag på området. Analysen forventes ligeledes at tilvejebringe et omprioriteringskatalog til budget Henvisning til eventuelle tilknyttede dokumenter eller produkter Konsulentanalysen bygger videre på eksisterende forskning indenfor specialundervisningsområdet, men forholder sig også kritisk til deres indhold og resultater. Forvaltningen vedlægger: - Sagsfremstilling vedr. ny Budget- og visitationsmodel (august 2012) o Baggrund og principper for budget- og visitationsmodellen (august 2012) o Visitationsmodellen (august 2012) o Budgetmodellen (august 2012) - Sagsfremstilling vedr. Erfaringsopsamling af Budget- og visitationsmodellen (august 2015) o Erfaringsopsamling af budget- og visitationsmodellen for specialundervisning (august 2015) - Sagsfremstilling vedr. justeret budgetmodel for 2018 & 2019 (december 2017) o Justeret budgetmodel for udlagt specialundervisning 2018 & 2019 efter høring o Epinion Hillerød Kommune Analyse af skolernes sociale profil, juli Årlig kvantitativ status på specialundervisning (august 2017) Kompleksitet, strategisk betydning og projektprofil Projektet vurderes at være komplekst og har høj strategisk betydning. Styregruppeformand og projektleder Projektleder: Mia Vinther Thusgaard Styregruppeformand: Erik Nygren. Øvrige styregruppemedlemmer: Anders-Peter Østergaard, Lars Mørk, Vibeke Abel, Nick Kjær Skovgaard, Hanne Frederiksen og Helle Mitzie Stennicke, Jette Dandanell og Anja Athar. Styregruppen tilpasses, hvis nødvendigt, efter analysens indledende screening. Projektgruppe: Mia Vinther Thusgaard, Nicolai Stenbo Nielsen, Birgitte Ryden, Pernille Østergaard, Kirsten Aarup, Mette Bjarnholt, Rie Ingemann Jensen, Berthe Kranich og Nicklas Christensen. 5

6 Sekretær for projektgruppen: Vivi Larsen Følgegruppe: Jette Dandanell, Maja Frederiksen, Anne-Sophie Møller Sparre, Lene Simoni, Rasmus Skriver samt skoleledere. Følgende inddrages ad hoc: Kompetencecenter Vest, Kompetencecenter Grønnevang, Harløse Skole, Skolen ved Skoven, Ullerød Skolen og St. Dyrehave Skole. Projektgruppen kan udvides/arbejdsgruppe nedsættes når endelig kommissorium er aftalt med konsulentfirmaet. Interessenter Byråd, økonomiudvalg, Børn, Familie og Ungeudvalget, Handicapråd, MED-organisation, skolebestyrelser, ledere og medarbejdere samt forældre og skoleelever. 6