ÅRSBERETNING GYMNASIEFÆLLESSKABET

Transkript

1 2018 ÅRSBERETNING GYMNASIEFÆLLESSKABET

2 Gymnasiefællesskabets årsberetning Årsberetningen for 2018 giver en kort status over året der gik. Beretningen viser en fortsat vækst i deltagerkredsen inden for de forskellige, fagområder selvom en af vores partnerskoler har valgt at gå i samarbejde med et andet gymnasium, og derfor forlader Gymnasiefællesskabets samarbejde med udgangen af Gymnasiefællesskabet har i 2018 løst opgaver for 22 partnerskoler samt for et andet stort administrativt fællesskab. Beretningen viser også, at skolerne i stigende grad samarbejder omkring flere opgaver og projekter. Seneste skud på stammen er et lille tværgående samarbejde om udvikling af RPA -teknologi (Robotic i administrationen) i Gymnasiefællesskabet mhp. at slette data i Lectio. Beretningen viser endvidere, at partnerskolerne og Gymnasiefællesskabet fortsat har fokus på driftsudvikling og effektiv institutionsdrift, og at skolerne via Gymnasiefællesskabet har adgang til kompetente og effektive ressourcer, som bidrager til at sikre en sikker og effektiv skoledrift. Gymnasiefællesskabets formål er følgende: Gymnasiefællesskabet skal effektivt løse administrative og tekniske opgaver for skolerne med høj kvalitet og forsyningssikkerhed. Gymnasiefællesskabet skal være førende på løsninger og udvikling inden for samar- bejdets opgaver. Endvidere er Gymnasiefællesskabet platform for uddannelsespolitiske og pædago- giske drøftelser. Gymnasiefællesskabets opgavepalet er bred, og vi løser i dag opgaver inden for fagområderne: Bygningsdrift, Indkøb, IT & Digitalisering, ESDH, Løn & Bogholderi, HR-database, Gymbetaling, Datasikkerhedssamarbejde/DPO, Jura og sekretariatsbetjening. Derudover varetager Gymnasiefællesskabet den landsdækkende censorudligningsordning. I Gymnasiefællesskabet ser vi udad, og vi holder os orienteret om udviklingen i sektoren for at kunne tilpasse os udviklingen i skolernes efterspørgsel. Det er vores forventning, at der venter mange spændende opgaver i Det er også vores forventning, at vi kan fortsætte det gode samarbejde med partnerskolerne og med vores forskellige ERFA-netværk i sektoren, og ikke mindst at vi kan fastholde Gymnasiefællesskabet som en dynamisk, effektiv og udviklingsorienteret arbejdsplads. GYMNASIEFÆLLESSKABET

3 Bygningsafdelingen Udvikling og projekter i Bygningsafdelingen Gode Bygninger giver plads til god læring De danske gymnasieskoler har på landsplan i den sidste 10-års periode skaffet plads til ca flere elever, svarende til ca. 20 helt nye gymnasier. Der er ikke bygget nye gymnasier i perioden, meroptaget er klaret ved at ombygge og udvide de eksisterende gymnasier. Her har skolerne i Gymnasiefællesskabet taget deres pæne andel. Mange af vore skoler har i perioden øget optaget med 25 til 50 % flere elever. Der er bygget til, ombygget og indrettet i stor stil. Nogle steder er toppen af meroptaget løst ved opsætning af midlertidige pavilloner, andre steder er der indgået lejemål for at klare det store pres. Der er indrettet mange nye klasserum og nye faglokaler. Kantiner, administrationer og lærerfaciliteter er blevet udvidet, og der er indrettet områder til selvstudier og projektundervisning. Skolerne, kompetente rådgivere og Gymnasiefællesskabets Bygningsafdeling har søgt at finde dårligt udnyttede kvadratmeter og gøre dem til arealeffektive læringsområder. Målet har været at udvikle moderne bygningsmæssige rammer, der kan understøtte en gymnasieskole i forandring og udvikling og samtidig gøre det på en økonomisk forsvarlig måde. Vi har samlet en række eksempler i bogen Byggeri der understøtter læring, som kan rekvireres i Gymnasiefællesskabet. Genopretning og vedligeholdelse af bygningsmassen Da de danske gymnasieskoler fik bygningsselveje i 2010, var mange skoler nedslidte og forældede. Staten gav da også afslag i købspriserne, således at der var økonomisk råderum til at genoprette de mest nedslidte skoler. På skolerne i Bygningssamarbejdet har der derfor pågået en lang række vedligeholdelses- og renoveringsprojekter. Klimaskærme er blevet opdateret med nye vinduer, nye tagbelægninger, udbedring af nedslidte facader mv. De tekniske anlæg er blevet moderniseret med moderne CTSstyring, nye ventilationsanlæg med effektiv varmegenindvinding, og belysningsanlæg er udskiftet til energibesparende LED-anlæg. Generelt er bygningsmassen - efter en ekstraordinær indsats - blevet løftet fra nedslidte og energiforbrugende bygninger til fremtidssikrede gymnasieskoler med et fornuftigt energi- og vedligeholdelsesmæssigt behov. Bygningsafdelingen I 2018 indtrådte yderligere 5 skoler i Bygningssamarbejdet, således at alle de 21 gymnasier, der udgør Gymnasiefælleskabet, deltager i Bygningssamarbejdet. De nye skoler har forskellig alder og forskellige bygningsmæssige behov. Vi har brugt efterårets bygningsgennemgange til at sætte os ind i de enkelte bygninger og beskrevet deres tilstand i drift- og vedligeholdelsesplanerne for de næste 5 år. Arkitekt Eva Fog har valgt at gå på pension i foråret 2019, og afdelingen reduceres således til 3 medarbejdere. BYGNING

4 Pedelseminarer I 2018 er gennemført to seminarer for det tekniske personale. Forårsmødet foregik på Virum Gymnasium og omhandlede Voldgiftsrettens funktion, når der opstår tvister ifm. byggerier. Efterårsmødet blev afholdt på Roskilde Gymnasium og havde som tema de lovpligtige eftersyn. Der var oplæg om vedligehold af gasanlæg, restaurering af en fredet bygning, aktuelle udbudsager i indkøbsafdelingen, mv. Projekter i 2019 Der planlægges og pågår både større nybygnings- og ombygningsprojekter og en lang række vedligeholdelsesarbejder. Der er gennemført flere rådgiverudbud, bl.a. som mindre idekonkurrencer mellem 2 til 3 arkitektfirmaer. Det er en god fremgangsmåde, der dels afløfter udbudspligten, og samtidig præsenterer flere forskellige løsninger på en given opgave. Gymnasiefællesskabets Bygningsafdelings arbejder spænder bredt: fra bistand i forbindelse med bygningsrelaterede aftaleforhold, fx brugsret og lejemål, over tvister ifm. 1- og 5-års eftersyn, til mere sædvanlige opgaver med programmering og gennemførelse af byggesager. I det omfang, der er resurser til det, udarbejder vi selv arkitektprojekter. I 2018 stod afdelingen således for et projekt til etableringen af et rådgivningscenter på Virum Gymnasium og i 2019 tegner vi på etablering af et kunsthus i eksisterende lokaler på Greve Gymnasium. Hovedvægten af afdelingens arbejde er dog fortsat bygherrerådgivning ifm. gennemførelsen af bygge- og vedligeholdelsesopgaver. 21 skoler deltager i Bygning: Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Egedal Gymnasium & HF Espergærde Gymnasium & HF Frederiksværk Gymnasium og HF Faaborg Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Helsingør Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Roskilde Katedralskole Roskilde Gymnasium Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Solrød Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium Tårnby Gymnasium & HF Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium Nøgletal Værdien af gennemførte, igangværende og planlagte vedligeholdelsesarbejder, ombygninger og byggerier, som Gymnasiefællesskabets Bygningsafdeling har udført på de tilknyttede skoler i perioden 2010 til 2019, udgør ca. 890 mio. kr. BYGNING

5 Løn & Bogholderi Generelt 2018 var året hvor vi fik besøg af Rigsrevisionen. Det var både spændende og lidt angstprovokerende. Der kom et dygtigt hold fra Rigsrevisionen, som udfordrede nogle af vores opfattelser og selvfølgeligheder. Vores konklusion på besøget var overordnet, at vores procedurer er fine og vi gør det godt, men vi kan (som altid) gøre det endnu bedre, og at vi (sammen med skolerne) skal dokumentere endnu mere som led i vores løn- og personaleadministrationssagsbehandling. Det var også året, hvor vi for første gang skulle opleve at en skole trak sig helt fra samarbejdet. Faaborg Gymnasium har valgt at indlede et tæt samarbejde med Svendborg Gymnasium. Det betyder, at vores organisering af arbejdet skal tilpasses og vi formentlig ikke har ressourcer til at ansætte en ny elev til september, hvor vores elev er færdigudlært. Vi har dog oplevet, at vores frie kapacitet bliver efterspurgt af vores 19 partnerskoler, så måske kommer der nye muligheder allerede i løbet af Når skolerne mangler ressourcer pga. opsigelser og fravær, springer vi gerne ind og giver en hånd med. Jo flere forskellige kompetencer vi får i afdelingen, jo bedre kan vi støtte op om skolerne. Idet vi har haft en regnskabselev, som har brug for at lære så meget regnskab som muligt, så har vi kunnet bistå skolerne med nogle nye opgavetyper. Der er ikke i 2018 kommet flere skoler ind, så oven på nogle år med mange barsler og tilgang af nye skoler, har vi haft et roligere år. Det har betydet, at vi har haft tid til at optimere arbejdsgange og udbrede viden i afdelingen. Vi har bla. oprettet nogle funktioner, hvor medarbejderne kan byde ind på områder, f.eks. refusioner, ferie, ansættelser. Organisering og uddannelse Det var året, hvor vi fik en HK-tillidsrepræsentant i huset, som nu er i gang med TR-uddannelsen. En anden kollega er gået i gang med akademiuddannelsen og har netop afsluttet første modul. Vi har i november holdt en temadag, hvor vi bl.a. har arbejdet med afdelingens mål for 2019 og evalueret målene for Udviklingsmål Afdelingens udviklingsmål for 2018 har på lønsiden haft fokus på den faglige udvikling, sikker drift og kontrolopgaven. I perioder med stor travlhed kniber det med at få sat tid nok af til kontrolopgaven, og i 2019 har vi sat nye mål for, hvordan vi får kontrolleret så optimalt som muligt. I 2018 er vi nået langt med at få udbredt viden i afdelingen og har arbejdet på at opbygge og udbygge vores FAQ både på løn og refusioner. På bogholderiområdet har vi arbejdet med at få struktureret vores bibler på samme måde for alle skoler, så det er nemt at vikariere for hinanden og stadig overholde aftalerne med skolerne. Biblerne er nu arkiveret i Docunote, så skolerne kan følge med i opsætningerne og se de aftaler, vi styrer efter. Vi har også fået opsat autokonteringer, hvor det har været muligt, og vi prøver at hjælpe skolerne med at få minimeret antallet af fakturaer fra leverandørerne. Hvis vi sammenligner antallet af fakturaer i 2017 og 2018, så har vi erfaret et fald på ca fakturaer, og en del skyldes arbejdet med at minimere antallet. LØN & BOGHOLDERI

6 I samarbejde med Indkøbsafdelingen, er vi gået i gang med Indkøbsmodulet i Indfak, så en del af konteringen fremover foregår direkte i indkøbsmodulet. Vi nåede desværre ikke vores mål for hvor mange servicetjek vi skulle nå i Der skete en del rokader i skolernes administrationer, og lige op til jul blev vi ramt af noget uforudset fravær, så vi måtte aflyse nogle møder. Vi fortsætter i 2019 og vil være lidt tidligere ude. Projekterne I 2018 har Løn i samarbejde med IT og jura arbejdet med at understøtte driftsudvikling og support af Gymbetaling og HR-databasen. Vi har i december afholdt et ERFA-møde for begge systemerne. Der deltog ca. 30 godt fordelt fra de fleste skoler. På mødet kom der flere gode forslag til forbedringer og udvidelse af funktionaliteterne, som vi vil arbejde videre på i 2019 bl.a. bedre rapporter til opfølgning på samtykkeblanketterne. Samtykkeblanketten skal være udfyldt før eleven kan tilmelde sig en fest og en digital fraværsmelding. Gymbetaling I 2018 har det handlet om datasikkerhed og samtykkeerklæringer for elever og værger. Alle skoler er i gang med at indhente samtykkeerklæringerne, og det vil være en administrativ opgave fremover at håndtere erklæringerne i systemet. Enkelte skoler har også taget samtykkeerklæringerne til medarbejderne i brug. Når antallet af brugere stiger, så kan det mærkes i vores support; men i det store og hele kører det rigtigt godt. Alle 22 skoler deltager i samarbejdet om Gymbetaling. I 2018 er det lykkedes at få vilkårene på plads så skoler, der ikke er en del af Gymnasiefællesskabet, kan få lov til at købe en licens og benytte Gymbetaling. Det er DBvision der står for hosting og drift/support af de eksterne skoler. Der er indtil videre 4 skoler, som har benyttet sig af muligheden. HR-databasen Samler oplysninger om medarbejderne fra SLS og Lectio/Ludus til hjælp for nærmeste leder. I løbet af 2018 er det lykkes at få snitflader til Ludus. Vi har nu 2 skoler som anvender Ludus og som bruger HRdatabasen. I 2018 har udviklingen i databasen primært handlet om implementering og tilretning af blanketter og funktionerne i blanketterne. Der er nu 5 skoler, der benytter blanketterne, og flere skoler er på vej. Pt. har vi 4 forskellige blanketter, som kører, og vi regner med at det kan udbygges i løbet af De skoler, som er i gang, kan mærke at det letter administrationen, specielt med at håndtere udlæggene digitalt. Nøgletal 2018 Der er udbetalt løn til personer Der er udbetalt løn for 997 milioner Lærergruppen udgør personer svarende til årsværk Antal ansættelser: 237 Antal fratrådte: 383 Antal lønsedler: Antal behandlede transaktioner SLS/HR-løn: Antal refusionssager : 464 Antal fakturaer : Antal brugere i Indfak: skoler deltager i ét eller begge samarbejdsområder: Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Espergærde Gymnasium og HF Frederiksværk Gymnasium og HF Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Roskilde Katedralskole Roskilde Gymnasium Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Solrød Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium/ IT-Center Fyn Tårnby Gymnasium & HF Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium LØN & BOGHOLDERI

7 Censorbank Opgaver Gymnasiefællesskabet varetager, på vegne af 178 institutioner og 3 lederforeninger, administration og drift af den fælles censorudligningsordning. Principperne for ordningen er godkendt af Danske Gymnasier, VUC og Private gymnasier og studenterkurser. Ordningen omfatter en udligning af mundtlig og skriftlig censur på alle 3 årgange på STX, HF og VUC (stx/hf-niveau). Skolerne havde deadline for indlevering af deres indberetningsskema 15. september. Alle var rigtig gode til at aflevere til tiden. Efter at alle skolers indrapporteringer var registreret, blev der udvalgt 29 skoler til stikprøvekontrol. Ud af de 29 blev de 5 kun tjekket for rejsetid/rejseomkostninger. De fleste skoler var hurtige til at sende materiale ind, og det meste var af en rigtig god kvalitet. Kontrol I stikprøvekontrolforløbet havde vi,som sidste år, især fokus på rejsetid og den praktiske del af eksamen. Som sidste år er det rettenormerne på de fag, hvor der er eller kan være en praktisk del, som kan mangle i opgørelserne. Det er vigtigt at gøre opmærksom på, at den ekstra tid ikke er med i udtrækkene fra Ludus og Lectio, men skal tillægges manuelt. Det viste sig også at der var forkerte rettenormer i både Ludus og Lectio, så man skal ikke stole helt på systemerne. Der har også være flere regler gældende i år, både nye og gamle cirkulærer er i spil, så det har været svært at skelne, og vi har måttet spørge skolerne lidt mere. De faktiske resultater for Censorudligningen for 2017/2018 viser, at der er samlede udgifter for skriftlig censur på ,86 kr. svarende til en timepris på 362,18 kr. og samlede udgifter for mundtlig censur på ,08 kr. svarende til en timepris på 937,84 kr. I år har sektoren trukket på 19 eksterne censorer, hvilket viser en uændret tendens i forhold til sidste år. De eksterne censorer aflønnes af sektoren via censorbanken. Indberetning Vi har i år tilrettet indberetningsskemaet, så skolerne, når de indberetter, får et vejledende resultat på satserne fra året før. Det har fungeret godt, og vi har ikke haft så mange henvendelser som sidste år. Det er Gymnasiefællesskabets vurdering, at skolerne bestræber sig på at efterleve de vedtagne principper og at overholde deadlines. Censorbanken kan derfor nå at sagsbehandle skolernes indberetninger, foretage de nødvendige stikprøver, samt nå at få afsluttet censorbankregnskabet inden kalenderårets udgang. CENSORBANK

8 IT & Digitalisering Konsekvenser af GDPR-lovgivningen I 2018 har en stor del af vores tid været brugt til at forberede os i fht. til GDPR-lovgivningen (General Data Protection Regulation/Persondataforordningen), som trådte i kraft den 25. maj Der er sket ændringer på flere områder, bl.a. andet er opdateringsfrekvensen af vores server, switche mv. sat op. Vi har efter sommerferien også sat gang i en kryptering af alle administrative og lærercomputere. Her ved årsskiftet mangler vi kun 5 til 10%. Årsagen til krypteringen er dels at passe bedre på personoplysninger og dels, GDPR-kravet om anmeldelse til Datatilsynet ved tyveri af en computer, som indeholder personoplysninger. Typisk har en lærer altid fortrolige eller personfølsomme data liggende på computeren. En stjålen computer, der ikke er krypteret, genererer en del arbejde både på skolen samt i Gymnasiefællesskabet. Vi har i december udviklet en Robot, som kan slette en stor del af de personfølsomme data, der ligger i Lectio. Tanken er, at alle skoler skal køre Robotten i løbet af Rungsted er ført over til GF-IT Administrationen blev overført inden sommerferien og det gik rigtig godt. At flytte undervisningen var noget mere komplekst, årsagen til dette er specielt Sharepointløsning, som kræver stor viden for at få flyttet over. To nye skoler er kommet med i IT-samarbejdet I løbet af efteråret er Egedal Gymnasium & HF samt Helsingør Gymnasium indtrådt i IT-samarbejdet. Vi har brugt efteråret til at tale med de to gymnasier og forberede overgangen til GF s IT setup. IT-revisionserklæring i 2018 Vi har modtaget vores 3402 type 2 erklæring for Erklæringen var igen uden anmærkninger, og det er vi rigtig glade for. Vi er meget opmærksomme på, hvad der sker i den stor verden, og vi bestræber os på, at holde et så højt sikkerhedsniveau som muligt med de ressourcer vi har til rådighed, for at beskytte skolernes og Gymnasiefællesskabets data. Digitaliseringsprojekter I løbet af året er der kommet ny muligheder i både ESDH og Gymbetaling, som skolerne har taget til sig. Det er nu muligt, at digitalt underskrive aftaler mv. via ESDH-systemet. På HRdatabaseområdet er brugen af blanketter blevet implementeret. Man kan f.eks. nu digitalt aflevere sine udgiftsbilag til godkendelse og udbetaling via HRdatabasen, og rigtig mange skoler har benyttes sig af elevsamtykkeerklæring i Gymbetaling.. Nøgletal 2018 Ca brugere i samarbejdet Antal accesspoints ca. 525 Der er devices på det trådløse netværk om dagen 6 IT-administratorer Ca. 150 printere Ca. 65 servere mails er modtaget: 50 % kommer igennem til vores brugere mens 50% blev afvist grundet spam, virus osv. IT SUPPORT 10 skoler deltager i samarbejdet: Allerød Gymnasium Greve Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Roskilde Gymnasium Roskilde Katedralskole Rungsted Gymnasium Solrød Gymnasium Egedal Gymnasium & HF Helsingør Gymnasium

9 Indkøb Gymnasiefællesskabets Indkøbsafdeling bistår gymnasierne med administrativ bistand, rådgivning og sagsbehandling, strategisk indkøb, aftale- og kontraktopfølgning, e-handel samt faktura-stikprøvekontrol. Indkøb og udbud planlægges i tæt samarbejde med det enkelte gymnasium og samarbejdspartnere. Eksterne rådgivende konsulenter inddrages efter behov, og hvor det er økonomisk hensigtsmæssigt. I 2018 har indkøbsafdelingen bistået partnerskolerne med indkøb af varer og tjeneste-ydelser i ca indkøbssager. Nye gymnasier er tiltrådt indkøbssamarbejdet I 2018 har Espergærde Gymnasium, Egedal Gymnasium, Helsingør Gymnasium, Sct. Knuds Gymnasium og Nordfyns Gymnasium tilsluttet sig indkøbssamarbejdet. Frederiksværk Gymnasium går med i samarbejdet den Dermed deltager alle GF s partnerskoler i det fælles indkøbssamarbejde. Samhandels- og rabataftaler Indkøbsafdelingen har i 2018 indgået flere relevante overordnede samhandels- og rabataftaler på aftaleområder under tærskelværdien, hvor der ikke findes SKI aftaler eller aftaler via Statens Indkøb. Der findes ca. 55 samhandels- og rabataftaler på intranettet, som skolerne kan benytte. Intranettet opdateres løbende ved ændringer eller nye aftaler. Alle tilsluttede gymnasier har adgang til intranettet. I 2019 udfases indkøbsinfo på intranettet, og overføres til Indfak s indkøbsmodul. Fokus på tæt leverandørsamarbejde Indkøbsafdelingen arbejder løbende på at optimere aftalerne med eksisterende og nye leverandører. Målet er at sikre de lavest mulige priser og bedste vilkår for partnerskolerne. Nøgletal 2018 Ca indkøbssager 1 EU-udbud på rengøring 1 konkurrenceudsættelse af kantinedrift 55 samhandels- og rabataftaler INDKØB

10 Udbud og konkurrenceudsættelser EU-udbud afvikles via EU-Supply portalen, så der sikres en korrekt procedure, gennemsigtighed og dokumentation af hele processen. I 2018 er der gennemført rengøringsudbud for Rysensteen Gymnasium, og arbejdet med genudbud af rengøringsservice og vinduespolering for 11 partnerskoler. Partnerskoler benytter i større omfang end før SKI aftaler, og/eller Moderniseringsstyrelsens aftaler på så mange områder som muligt. Ved at benytte disse aftaler er udbudspligten afløftet, og der spares mange ressourcer for alle parter ift. at afvikle egne udbud. Volumen på disse kontrakter er meget stor, og derfor er priserne også attraktive, især på de forpligtende aftaler som skolerne bliver tilsluttet løbende efter forudgående aftale. Tekniske serviceydelser, andre tjenesteydelser og indkøb udenfor SKI, Stats- eller GF aftaler konkurrenceudsættes specifikt for den enkelte partnerskole ved behov. Kontraktstyring Gymnasiernes kontrakter lægges løbende ind i Docunote og styres herigennem. E-handelsmodul i Indfak: De fleste partnerskoler i GF anvender Indfak. På udvalgte skoler har man implementeret den e-handlesløsning, der findes i Indfak, og på de resterende partnerskoler, som anvender Indfak, vil dette ske i løbet af 2019, således at skolerne er klar til det nye lovkrav om e-handel, som træder i kraft i Netværksgrupper Indkøbsafdelingen deltager fortsat i netværk med Gymnasiernes Fællesindkøb i Slagelse. Desuden er vi medlem af IKA (foreningen af offentlige indkøbere) og samarbejder med SKI og Moderniseringsstyrelsen om udbud og aftaler, deltager i SKI s referencegrupper, i relevante kurser, fagmesser o.l. for at holde os opdaterede om udbudsloven og udviklingen på indkøbsområdet, e-handel mv. 21 skoler deltager i Indkøb: Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Egedal Gymnasium & HF Espergærde Gymnasium og HF Frederiksværk Gymnasium og HF Faaborg Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Helsingør Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Roskilde Katedralskole Roskilde Gymnasium Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Solrød Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium Tårnby Gymnasium & HF Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium INDKØB

11 Jura 2018 har været et spændende år for Jura, og det har også været et travlt år med forskellige typer af elev- og personalesager samt opgaver med implementering af ny lovgivning. Vi arbejder på at optimere vores rådgivning af skolerne og på at stille vores viden til rådighed for skolerne, blandt andet ved hjælp af skabeloner som skolerne kan tage afsæt i og hente ned via vores intranet. Besparelser og effektiviseringer Grundet besparelsesbehov, som påvirker skolerne, bistår Jura løbende skoler med at gennemføre personaletilpasninger på en måde, så regler og lovgivning iagttages bedst muligt. Elever Jura har igen i 2018 bistået skoler med håndtering af forskellige typer af elevsager. Typiske sagstyper er manglende overholdelse af skolernes studie- og ordensregler ved fx fester og studieture, samt snyd ved eksamen. Men også sager, hvor en elev har været udsat for krænkelser fra andre elever, og sager, hvor en eller flere elever har krænket andre elever, fx via uhensigtsmæssig adfærd på de sociale medier, har fyldt. Datasikkerhed implementering af databeskyttelsesforordning og håndtering af datalæk Databeskyttelsesforordningen (GDPR) har afstedkommet nye krav og opgaver, som skolerne skal iagttage. I 2018 har Jura haft stor fokus på at forberede både Gymnasiefællesskabet og skolerne på at blive klar til at overholde de nugældende persondataregler samt de kommende skærpede krav om privatlivsbeskyttelse, krav om dokumentation for datasikkerhed m.m. Vi har blandt andet arbejdet med at kortlægge skolernes as is (dvs. det nuværende sikkerhedsniveau). I samarbejde med skoler har vi udarbejdet konkrete værktøjer/arbejdsgange/skabeloner, der højner datasikkerheden hen mod to be (det lovkrævede niveau). Vi har samlet en række værktøjer/arbejdsgange/skabeloner i, hvad vi kalder for Håndbog i behandling af personoplysninger, som vi i samarbejde med skolerne vil arbejde målrettet på at gøre til deres. Vi har også hjulpet skolerne med at håndtere konkrete datalæk, og i takt med de erfaringer, vi har fået, har vi forsøgt, at optimere arbejdsprocesser, guidelines samt anvendelse af IT-teknologi i samarbejde med GFs ITafdeling og Lønafdeling. Ved udgangen af 2018 opnåede Gymnasiefællesskabet endnu engang en anmærkningsfri IT-revisionserklæring ISAE 3402-type 2 erklæring. Tættere juridisk netværk i sektoren I 2018 har vi med afsæt i det persondataretlige område fortsat netværkssamarbejdet med Danske Gymnasier, Stenhus fællesskabet samt IT-Center Fyn Vi holder os opdateret på de regler og praksisændringer som sektoren udsættes for, og vi har en forventning om at de sidste skoler får implementeret både den nye bekendtgørelse om studie- og ordensregler og kravene i den nye databeskyttelsesforordning. 22 skoler deltager i jura: Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Egedal Gymnasium & HF Espergærde Gymnasiumog HF Frederiksværk Gymnasium og HF Faaborg Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Helsingør Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Roskilde Katedralskole Roskilde Gymnasium Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Solrød Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium/IT-Center Fyn Tårnby Gymnasium & HF Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium JURA

12 Nøgletal for Gymnasiefællesskabets drift og udvikling Igen i 2018 har vi oplevet en udvidelse af antallet af samarbejdsområder og opgaveportefølje. Ultimo Nøgletal 2018 deltager: for Gymnasiefællesskabets 10 skoler i IT-samarbejdet, 15 skoler drift i bogholderisamarbejdet, udvikling 22 skoler i bygningssamarbejdet, 19 skoler i lønsamarbejdet, + ITcenter fyn, 21 skoler i indkøbssamarbejdet, 22 skoler i Gymbetaling, 18 skoler i HRdatabasesamarbejdet, 19 skoler i ESDH samarbejdet og 22 skoler i datasikkerhedssamarbejdet År Skoler Omsætning Årsværk Kontor/IT elever * * Hvoraf vedr samarbejdet om ITindkøb. Uden ITindkøb udgør omsætningen ca Grundydelse - Omkostningsfordelingsnøgler Omkostningsnøgletal grundydelser Løn/JURA (årsværk) IT (årselever & fast ydelse) Bogholderi (faktura) Bygning (fast basisydelse) Indkøb (fast ydelse) 2018 omkostningsnøgle og omkostningsnøgle og Omkostingsnøgle Det skal bemærkes, at der i beregning af nøgletallene ikke er taget højde for, at der er sket udvidelser af grundydelsesopgaveporteføljen inden for de enkelte samarbejdsområder. GYMNASIEFÆLLESSKABET

13 Grundydelse Opgjort pr. årselev pr. år Pr. skole År Løn/personale Jura/sekretariat IT Bogholderi Bygning Indkøb * * Basisydelsen indeholder fra og med 2017 også de tidligere særydelser (udbud/rådgivning mv). En skole med gennemsnit 900 elever betalte i 2018 følgende for at få varetaget grundydelser: Grundydelser Lønsamarbejdet inkl. jura (omkostningsnøgle tager i praksis afsæt i antal medarbejderårsværk) Bogholderi (omkostningsnøgle tager i praksis afsæt i antal fakturaer som behandles i løbet af et skoleår) IT backend og IT-support (omkostningsnøgle tager fsva IT-backend afsæt i antal elevårsværk og fsva IT-support frontend afsæt i et fast beløb pr skole) Bygning (omkostningsnøglen for basisydelsen udgør kr. pr måned) Indkøb (omkostningsnøglen for basisydelsen udgør kr. pr måned og 2/3 for små skoler) Opgjort ved afsæt i Pr år Pr måned årselever Såfremt en gennemsnitlig skole deltager i samtlige områder som er nævnt ovenfor, så vil den månedlige ydelse udgøre kr. Til sammenligning kan det oplyses, at prisen i 2017 udgjorde kr., i 2016 udgjorde prisen kr., og i 2015 udgjorde prisen kr. Der er tale om en reduktion på ca. 20% i perioden 2015 til Effektiviseringen skyldes primært klassiske stordriftsfordele og øget digitalisering, men også at vi i 2015 havde øgede lønomkostninger som følge af en række barsler i flere af GFs afdelinger. Stigningen fra 2017 til 2018 skyldes primært nødvendig opnormering mhp at sikre implementering og overholdelse af GDPR. GYMNASIEFÆLLESSKABET

14 Gymnasiefællesskabets partnere pr Partnere i Gymnasiefællesskabets Løn og Bog- HR- Gym- Datasikkerhed Sekreta- Jura og samarbejdsområder IT ESDH Bygning Indkøb personale holderi database betaling DPO riat Solrød Gymnasium X X X X X X X X X X Køge Gymnasium X X X X X X X X X X Allerød Gymnasium X X X X X X X X X Roskilde Gymnasium X X X X X X X X X X Nyborg Gymnasium x** X X X X X X X X Borupgaard Gymnasium x** X X X X X X X X X Greve Gymnasium X X X X X X X X X X Himmelev Gymnasium X X X X X X X X X Roskilde Katedralskole X X X X X X X X X X Ørestad Gymnasium x* X X X X X X X X X Virum Gymnasium x** X X X X X X X X X Sct. Knuds Gymnasium IT- Center Fyn X X X X X X X X X Nordfyns Gymnasium X X X X X X Gladsaxe Gymnasium X X X X X X X X X Rungsted Gymnasium X X X X X X X X X X Frederiksværk Gymnasium og HF X X X X X X Espergærde Gymnasium og HF X X X X X X X X X Rysensteen Gymnasium X X X X X X X X Tårnby Gymnasium & HF X X X X X X X X X Helsingør Gymnasium X X X X X X X X Egedal Gymnasium & HF X X X X X X X Antal deltagere Fåborg Gymnasium er udtrådt pr Frederiksværk Gymnasium og HF indtræder i indkøb x* mailsamarbejde x** RDP client GYMNASIEFÆLLESSKABET

15 Medarbejdere i Gymnasiefællesskabet Direktør Camilla Schaldemose Juridisk konsulent (orlov) Astrid Gintberg Levin Jurist Pernille Frimann Heiring jurist (vikar) Lise-lotte Thing Indkøbschef Heid Povlsen Lønchef Anette Handsdal Fagkoord. bogholderi Dorthe Nielsen Løn & Bogholderi Pernille Løfmark Løn & Bogholderi Pernille Rosencrantz Riis Løn & Bogholderi (orlov) Tine L. Olsen Løn & Bogholderi Sabrina Madsen Løn & Bogholderi Karina Skorstengaard Løn & Bogholderi Susse Holm Rahbek Bogholderi & Løn Gitte Tarby Bogholderi & Løn (vikar) Gitte D. Winther Løn & Bogholderi Helle Pedersen Økonomielev Jonas Lausen It-Chef Jan Boje Larsen It-Administrator Allan Nielsen It-Administrator Michael Lützhøft It-Administrator Karsten Pedersen It-Supporter Ulrik M. Nielsen It-Supporter Jesper B. Møller It-Elev Andreas S. Nielsen Byggechef Christian Engelhard Olsen Arkitekt Eva Fog Arkitekt Peter Gadegaard Arkitekt Randi Klementsen GYMNASIEFÆLLESSKABET