Bilag 1 Kravspecifikation

Transkript

1 Bilag 1 Kravspecifikation til brug for udbud af scanning af Guldborgsund Kommunes Byggesagsarkiv 1

2 Indhold 1. Arkiver Placeringer og mængder Adgangsforhold Opbevaring af byggesager mm Klargøring af sager til scanning Dokumenter der ikke er tilgængelige for offentligheden Materiale der skal fjernes inden scanning Ændring af identifikation af ejendomme En sag indeholdende flere ejendomme Metadata Opmærkning Søgbare metadata Redigering Nedpakning og afhentning Emballage til transport og opbevaring Nedpakning af byggesagsarkivet Liste med oplysning om sager til scanning Transport Afhentning Scanning Krav til læsbarhed Scanning af forskellige materialer Scanning af forskellige papirformater Scanning i farver Håndtering af dokumenter med påført skrift/stempler Scanning dpi Genscanning Håndtering af beskadigede originaler og skæve sider OCR Navngivning af filer Måle afstand direkte på tegningen Adgang til byggesager mens scanningen pågår Digital arkivering af og fra systemet Mulighed for kassation af papirarkiv Digitalversion til Stadsarkivet Papir retur til Stadsarkivet Fil versioner Det elektroniske arkivs opbygning mv Adresse- og matrikelnummerbase Adgang til det elektroniske arkiv via internettet

3 7.3 Sagsbehandlers og borgers adgang til systemet Det elektroniske arkiv skal understøtte følgende hierarkiske opbygning Opbygning af pdf-filer Sammensatte byggesager Sikkerhedsregler på byggesags-/filniveau Overførsel af filer Hjælpetekster Håndtering af filer Flytning af byggesager/filer Vedligeholdelse af matrikelnumre, ejendomsnumre og adresseoplysninger Sprog Brugernes adgang til og udbytte af det digitale arkiv Brugernes adgang til det elektroniske arkiv Undervisning af kommunens medarbejdere Integration Data til rådighed Integration til GIS Integration til byggesag BSS fra Geograf Drift af det elektroniske arkiv Hosting Svartider og driftseffektivitet Daglig backup Vedligeholdelse Hotline Opbevaring, kassation og/eller returnering af det fysiske arkiv af det fysiske arkiv Opbevaring Kassation Efterfølgende drift Overførsel af sager Ekstra arbejder Godkendelse af ekstra arbejde

4 0. Indledning Guldborgsund Kommune ønsker at gøre byggesagsarkivet elektronisk tilgængeligt for borgere, sagsbehandlere og professionelle brugere. Opgaven udbydes hermed i udbud. Alle nedenstående krav er minimumskrav, som skal være opfyldt i tilbuddet. Dog er der undervejs optioner, som Kommunen kan vælge hvorvidt den ønsker at gøre brug af eller ej. Tilbudsgiver skal prissætte alle optioner. Det forventes at scanningsarbejdet påbegyndes snarest efter indgåelse af kontrakt og at arbejdet forløber uden ophold, indtil arkivet er færdigscannet. Vi forventer en etableringstid på 6-9 måneder. Efter scanning af første leverance gennemgår leverandøren og Guldborgsund Kommune kvaliteten af det scannede materiale. Herefter afholdes evalueringsmøder efter behov og min. én gang om måneden. 1. Arkiver 1.1. Placeringer og mængder Arkiverne der skal scannes er placeret på Rådhuset, Parkvej 37, 4800 Nykøbing F. Størstedelen af arkivet er placeret i kælderen, Byggesagsarkivet er placeret i arkivskuffer og større byggesager i papkasser på hylder. Miljøsagsarkivet er ligeledes placeret i arkivskuffer. Vandløbsarkivet er pakket i flyttekasser. Tankattester i A4-mapper placeret i kontornr. 356 i Blok D, stueetagen, Brandsagsarkivet er placeret i skuffearkiv i kontornr. 352 i blok D, stueetagen. Det forudsættes at leverandøren har besigtiget arkiverne og foretaget en opmåling, inden tilbud afgives: Det er kommunens skøn, at der i alt er ca. 450 hyldemeter brutto. 1.2 Adgangsforhold Den fysiske adgang til arkivet sker fra Parkvej 37 adgang fra parkeringspladsen indgang B, hvor der er adgang via nedkørselsrampe. Det er muligt at køre med palleløfter ind i arkivet. Da personaleindgangen er låst, aftales adgang med Informatik. Charlotte Hare Jensen, direkte telefon , chj@guldborgsund.dk Ole Dittmer Andersen, direkte telefon , oda@guldborgsund.dk 1.3 Opbevaring af byggesager mm. Byggesagerne opbevares i sagsmapper indeholdende én sag i arkivskabe. Store sager kan bestå af flere mapper, eller arkivkasser placeret på hylder i kælderen eller ganske få ringbind. Sagerne er organiseret under hver ejendoms gadenavn og husnummer. Sagerne er opstillet i arkivet i alfabetisk rækkefølge opdelt i de 6 gamle kommuner. Uden på 4

5 arkivskabenes skuffer er anført adresser. Uden på sagsmapperne er anført adresse og husnummer. Omslag og indhold i sagerne er af forskellig art, idet sagerne kommer fra 6 forskellige kommuner. (ved kommunesammenlægningen i 2007). Byggesager der er modtaget efter 1. januar 2010 er scannet i forbindelse med byggesagsbehandlingen. Disse digitale sager (arkiveret i Kommunens ESDH-system Acadre) skal efterfølgende afleveres til leverandørens arkivsystem. Som udgangspunkt består en byggesag af en hængemappe med byggesagsomslag for hver ansøgning, indeholdende korrespondance, approberede tegninger, tegninger til tilsyn, attester og anmeldelser, statiske beregninger, varmetabsberegninger, oversigt over energimærkninger, geotekniske rapporter mv. Tegninger forekommer i alle størrelser. Miljøsagsarkivet består i udgangspunktet af hængemapper med omslag for hver sag, organiseret efter adresser. Vandløbsarkivet er som udgangspunkt organiseret efter vandløbsnummer. Tankattester i A4-mapper organiseret efter adresser. Brandsagsarkivet består af hængemapper med omslag for hver sag, organiseret efter adresser. 2. Klargøring af sager til scanning 2.1 Dokumenter der ikke er tilgængelige for offentligheden. Nogle byggesagsomslag kan være mærket med, at dokumenter er fortrolige eller af anden årsag ikke må være tilgængelige for offentligheden. 2.2 Materiale der skal fjernes inden scanning Leverandøren skal inden scanning: Sikre effektiv sløring af personfølsomme eller i øvrigt fortrolige oplysninger, f. eks. cpr. numre, lægeerklæringer mv. Fjerne clips, hæfteklammer, spiralrygge, limede rygge, plastlommer elastikker, ringbind osv. Fjerne lokalplaner og kommuneplaner Det frasorterede materiale kan kasseres og bortskaffes af Leverandøren. 2.3 Ændring af identifikation af ejendomme. I arkivet findes byggesager der er identificeret med forældede ejendomsnumre, matrikelnumre og adresser. Der skal i forbindelse med scanningen foretages ændring til nugældende ejendomsnumre, matrikelnumre og adresser. 5

6 Leverandøren må fremsende en oversigt over disse ejendomme, og nærmere fremgangsmåde må aftales med leverandøren, når scanning påbegyndes. Guldborgsund Kommune leverer korrekte ejendomsnumre, matrikelnumre og adresser til leverandøren. 2.4 En sag indeholdende flere ejendomme I arkivet findes rækkehusbebyggelser, gruppebebyggelser mv. der er behandlet som én sag, og således kun arkiveret under én adresse eller med en serie af adresser på omslaget.. De respektive ejendomme i disse bebyggelser skal i forbindelse med scanning have en henvisning til, under hvilke adresser materialet kan ses. 3. Metadata 3.1 Opmærkning I forbindelse med klargøring af sagerne ønskes opmærkning af metadata, hvis de findes på omslaget eller på byggetilladelsen. Eksempler herpå kunne være nedenstående. Endelig udformning af metadata og antal, aftales med Leverandøren. Byggesager inkl. tegninger, ansøgningsskemaer, byggetilladelser, dokumenter, fuldmagter og afslag Lovliggørelse Brand/brandsikring Tankattest Dispensationssag Diverse Afgørelser i politiske udvalg og nævn Deklarationer Varslinger om påbud, påbud og politianmeldelser Undersøgelsesrapporter vedr. skimmelsvamp Tilsynsrapporter og geotekniske rapporter Afløbs- og spildevandtilladelser til samletanke og nedsivningsanlæg m.v. Landzonesager Godkendelser fra eksterne myndigheder (Naturklagenævn, Amt, Statsforvaltning/Statsamt, Vejdirektoratet, ministerier, Fødevarekontrollen, Arbejdstilsynet, m.v.) Ejendomsoplysningsskemaer Skøder og købsaftale 3.2 Søgbare metadata Leverandøren skal knytte metadata til byggesagerne så der kan søges på: Adressen o Vejnavn o Postnummer o Vejkode o Husnummer 6

7 o Bogstav o Etage Matrikelnummer o Kommunenummer o Landsejerlavskode o Ejerlavskode o Ejerlavsnavn o Matr. nr. o Litra Ejendomsnummer o KMD-ESR- ejendomsnummer Journalnummer, art samt årstal o Journalnummer/ Byggesagsnummer o Bygningens art, f. eks. enfamiliehus, tilbygning, carport osv. 3.3 Redigering Det skal være muligt for kommunens sagsbehandlere, at foretage ændringer i de metadata, som er tilknyttet de enkelte byggesager. 4. Nedpakning og afhentning 4.1 Emballage til transport og opbevaring Leverandøren skal levere kasser eller anden emballage til nedpakning af byggesagsarkivet. Emballagen skal være af en sådan kvalitet, at arkivet ikke tager skade under transporten og den efterfølgende opbevaring. 4.2 Nedpakning af byggesagsarkivet Leverandøren skal forestå nedpakningen af byggesagsarkivet. Nedpakningen skal ske i arkivet i rådhusets kontortid. Mandag, tirsdag og onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Liste med oplysning om sager til scanning Leverandøren skal ved hver afhentning af byggesagsarkivet aflevere en liste med angivelse af hvilke byggesager, der hentes til scanning. Det skal af listen fremgå: Hvilke sager der hentes Dato for afhentning Dato for forventet afslutning af scanning samt Dato hvorfra sagerne er elektronisk tilgængelige for sagsbehandlere og borgere 7

8 4.4 Transport Leverandøren skal transportere byggesagsarkivet fra kommunens arkiv til scanningsfirmaet. Leverandøren skal sikre, at transporten af arkivet sker sikkert og forsvarligt, og således at fortroligheden omkring arkivet opretholdes. 4.5 Afhentning Efter indgåelse af kontrakt udfærdiges en oversigt over hyppigheden og mængden af sager, der afhentes til scanning. 5. Scanning 5.1 Krav til læsbarhed Det forudsættes, at det scannede materiale ligger i pdf-format. Dokumenter skal efter scanning kunne læses i mindst samme kvalitet som originaldokumenterne. Dette krav til kvaliteten af læsbarheden gælder både ved læsning på skærm og ved læsning af printet fil. 5.2 Scanning af forskellige materialer Alle dokumenter i byggesagerne skal kunne scannes. Papir i alle tykkelser, skrøbelige dokumenter, kalker, tegninger, kort, karton, luftfotos, fotos, visitkort, rapporter, avisudklip, kraftige byggesagsomslag mm. 5.3 Scanning af forskellige papirformater. Byggesagerne indeholder hovedsagelig papirdokumenter i A4 format og tegninger foldet i A4 format, samt i mindre omfang A5 format og tegninger/dokumenter i varierede længder og bredder. Alle papirstørrelser skal scannes. 5.4 Scanning i farver. Scanningen foretages i farver. 5.5 Håndtering af dokumenter med påført skrift/stempler Leverandøren skal sikre, at påført skrift, stempler, gule lapper mv. kan læses. Såfremt der er rettelsesstreger eller andre notater fra byggesagsbehandlingen på tegninger, skal det fremgå, af det scannede materiale. 5.6 Scanning dpi Scanningen skal udføres i en høj kvalitet: mindst i 300 dpi. 5.7 Genscanning Dokumenter der ikke opfylder nævnte krav skal genscannes inden for maksimalt 1 arbejdsuge fra fejlmeldingen er modtaget af leverandøren til det genscannede materiale er elektronisk tilgængeligt for Guldborgsund Kommune. 5.8 Håndtering af beskadigede originaler og skæve sider Beskadigede originaler skal behandles så datatab undgås. 8

9 Leverandøren skal sikre opretning af skæve sider samt rotation til retvendte dokumenter i forbindelse med scanning. 5.9 OCR Leverandøren skal levere en OCR service på alle dokumenter til og med A3 med følgende funktionelle krav: OCR-behandlingen skal kunne håndtere tegnsættet ISO (8bit) af hensyn til korrekt behandling af æ, ø og å Navngivning af filer Filer skal navngives entydigt, hvor byggesagen deles over flere filer benyttes forklaringstekster som tillæg til emnet i byggesagsteksten Måle afstand direkte på tegningen Det er et krav at der ved scanning af byggesagsarkivet ikke ændres ved dokumenternes målestoksforhold og at visningen af scannede dokumenter ligeledes kan forekomme uden ændringer i målestoksforhold Adgang til byggesager mens scanningen pågår Kommunen skal kunne give en bruger adgang til en byggesag, efter den er sendt til scanning, men endnu ikke er scannet og tilgængelig, i arkivet med scannede byggesager. Der må max gå 72 timer fra Guldborgsund Kommune kontakter leverandøren, til kommunens sagsbehandler har adgang til et bestemt dokument eller hele byggesagen i sin oprindelige form eller i scannet form. 6. Digital arkivering af og fra systemet 6.1 Mulighed for kassation af papirarkiv Da Guldborgsund Kommune påtænker at søge om tilladelse til at kassere hovedparten af de scannede papirarkivalier, skal systemet opfylde kravene i Bekendtgørelse nr. 740 om anmeldelse af skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier i analog form i kommuner og regioner af 21. juni Det betyder bl.a., at systemet skal opfylde følgende krav: a. Systemet skal være organisatorisk, tidsmæssigt og emnemæssigt afgrænset. b. I systemet skal der registreres oplysninger, der muliggør identifikation og fremfinding. c. Der skal kunne produceres en arkiveringsversion af data i systemet i henhold til Statens Arkivers regler herfor, dvs. i henhold til Bekendtgørelse nr af 20. august 2010 om arkiveringsversioner. Leverandøren skal stå inde for, at disse krav opfyldes, herunder kunne levere systemoplysninger til Kommunen/Stadsarkivet til udfyldelse af Skema til anmeldelse af skanning og digitalisering i kommuner og regioner, jf. 2, stk. 2 i bekendtgørelse nr Sløring af følsomme oplysninger skal udelukkende ske i forbindelse med tilgængeliggørelsen af sagerne og ikke før scanningen, idet oplysningerne ellers vil være utilgængelige i alt fremtid, hvis papirarkivet kasseres. 9

10 6.2 Digitalversion til Stadsarkivet OPTION 1: Systemuafhængig arkiveringsversion til Guldborgsund Stadsarkiv Guldborgsund Kommune ønsker en option på udarbejdelse af en systemuafhængig arkiveringsversion, jf. Bekendtgørelse nr af 20. august 2010 om arkiveringsversioner, som skal kunne afleveres til og godkendes af offentligt arkiv, her Guldborgsund Stadsarkiv. Arkiveringsversionen skal overholde specifikationerne i Punkt 6.1c og punkt 6.4, Der ønskes pris på dannelse af systemuafhængig arkiveringsversion på følgende 2 alternativer: OPTION 1a: via efterfølgende konvertering fra de komprimerede PDF-filer (minimum 300 dpi, men gerne mere) til arkivformat (TIFF) eller OPTION 1b: direkte fra filer indscannet i tabsfrit arkiveringsformat (TIFF). Eventuelle omkostninger forbundet med opbevaring af det komplette digitale byggesagsarkiv i scanningsformatet, dvs. TIFF (6.0 baseline) indtil en arkiveringsversion udarbejdes, skal være indregnet i optionen. Det er ikke på nuværende tidspunkt fastlagt, hvornår der i givet fald skal ske aflevering af digital arkiveringsversion af det indscannede byggesagsarkiv til Stadsarkivet, men leverandøren skal garantere prisen for OPTION 1a og 1b i 3 år efter kontraktunderskrivelse. 6.3 Papir retur til Stadsarkivet Kommunen udtager særskilt et begrænset antal sager til scanning, som efterfølgende ønskes retur i papir til Stadsarkivet til merbevaring af historiske grunde. Guldborgsund Kommune pakker de udtagne sager i flyttekasser til leverandøren og vurderer, at det drejer sig om mellem 200 til 300 sager. Materialet pakkes og returneres særskilt til Guldborgsund Stadsarkiv i arkivæsker model Rigsarkivet med et omslag pr. ejendom og efter den systematik, der er angivet i udvælgelseslisten, dvs. bygningstyper, skoler, rådhuse osv. OPTION 2: Pakning og returnering af udvalgte papirsager Guldborgsund Kommune ønsker en option på returnering af udvalgte papirsager, jf. afsnit Fil versioner I driftsversionen af den valgte digitale løsning anvendes uafhængigt heraf dokumenter i PDF-format (300 dpi). Som dokumenter i en kommende arkiveringsversion af byggesagsarkivet skal byggesagerne scannes/afleveres i minimum den kvalitet og det filformat, der foreskrives i Bekendtgørelse nr af 20. august 2010 om arkiveringsversioner. Der kan anvendes to forskellige filformater til arkivering af dokumenter: TIFF (version 6.0 baseline) og JPEG2000, jf. også Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner. Guldborgsund Stadsarkiv kræver til denne arkiveringsversion formatet TIFF (6.0 baseline). TIFF-filerne skal, jf. bkg. 1007,afsnit 5.E.2.b, være komprimeret med enten Pakbit eller LZW. 10

11 7. Det elektroniske arkivs opbygning mv. 7.1 Adresse- og matrikelnummerbase Det elektroniske arkiv skal opbygges med ejendomsnummer, adresser og matrikelnumre. 7.2 Adgang til det elektroniske arkiv via internettet Efter scanning skal det digitale arkiv være tilgængeligt via leverandørens system på internettet. Systemet skal opfylde alle statens krav til åbenhed og integration med andre systemer. 7.3 Sagsbehandlers og borgers adgang til systemet Sagsbehandlerne skal have fuld adgang til arkivsystemet, mens borgere og andre brugere i nogle sager, kun skal have en begrænset adgang til arkivsystemet. Dvs. at det skal være muligt for kommunens sagsbehandlere at lukke bestemte sager for borgere, f. eks. sager vedrørende banker og posthuse. Fortroligt materiale, der ikke er omfattet af offentlighedsloven, skal ligeledes kunne lukkes for offentligheden. 7.4 Det elektroniske arkiv skal understøtte følgende hierarkiske opbygning En ejendoms digitale mappe skal kunne bestå af flere byggesager. o En byggesag skal kunne bestå af flere dokumenter. Et dokument kan bestå af flere sider. 7.5 Opbygning af pdf-filer Der genereres thumbnails i pdf-filerne så minibillede af hver side kan ses i oversigten i venstre side i pdf visningen. Det skal fremgå af oversigten, hvis der er flere sager og hver sag skal vises med indhold. 7.6 Sammensatte byggesager Hvis en byggesag opdeles i flere filer, skal leverandøren nummerere de enkelte filer fortløbende, således at brugere hurtigt kan danne sig et overblik over sammenhængen mellem filerne i en byggesag. 7.7 Sikkerhedsregler på byggesags-/filniveau Leverandøren skal implementere sikkerhed, således at Guldborgsund Kommune til enhver tid kan foretage ændringer i brugernes adgang til byggesager/filer. 7.8 Overførsel af filer Det elektroniske arkiv skal være åbent for kommunens sagsbehandlere til indlæsning af nye filer i pdf-format. 7.9 Hjælpetekster Det elektroniske arkiv skal indeholde funktioner, hvor brugerne på relevante steder kan få adgang til hjælpetekster, der vejleder brugeren i betjening af det digitale arkiv Håndtering af filer. Det skal som minimum være muligt for brugerne at printe og gemme filer direkte fra det elektroniske arkiv. 11

12 7.11 Flytning af byggesager/filer Sagsbehandlerne skal i det elektroniske arkiv kunne flytte filer/byggesager fra et ejendomsnummer til et andet ejendomsnummer, og fra en byggesag til en anden byggesag, fra en adresse til en anden adresse Vedligeholdelse af matrikelnumre, ejendomsnumre og adresseoplysninger Det skal i det digitale arkiv være muligt for kommunen at oprette nye identifikationer som f. eks. ejendomsnumre, matrikelnumre og adresser Sprog Alle tekster i forbindelse med en brugers anvendelse af det digitale arkiv skal være på dansk. 8. Brugernes adgang til og udbytte af det digitale arkiv 8.1 Brugernes adgang til det elektroniske arkiv Der skal være adgang til det elektroniske arkiv for kommunens sagsbehandlere og andre brugere umiddelbart efter, at leverandøren har foretaget scanning af den enkelte sag. Alle skal som udgangspunkt kunne bruge det digitale arkiv uden adgangskode, men kommunens sagsbehandlere skal have rettigheder til at lukke for offentlig adgang og efterfølgende tildele password til brugere, der ønsker adgang til arkivsystemet. Brugeren skal kunne tilgå det digitale arkiv via internettet i døgnets 24 timer. 8.2 Undervisning af kommunens medarbejdere. Leverandøren skal oplære sagsbehandlerne i Guldborgsund Kommune i brug af systemet samt om integration med kommunens byggesagssystem pt. ByggesagsStyringsSystem (BSS) fra Geograf. Det drejer sig om ca. 15 medarbejdere i alt. Oplæringen skal ske på Guldborgsund Rådhus. 9. Integration 9.1 Data til rådighed Via en åben og integreret grænseflade skal det elektroniske arkiv kunne stille sine data til rådighed for søgning, visning og udskrivning via kommunens MiljøSystem (GeoEnviron), BSS, GIS og Acadre samt fremtidig individuel tilpasning og integration til nye systemer. 9.2 Integration til GIS Byggesagernes akter ønskes stillet til rådighed via en web feature services (WFS) og Web Map Services (WMS) således at sagsbehandlere og borgere kan tilgå en konkret byggesags akter på adresseniveau via eksempelvis et GIS. 9.3 Integration til byggesag BSS fra Geograf Leverandøren skal under skanning af byggesagsarkivet og efterfølgende opbevaring og vedligehold af databasen kunne tilbyde integration mellem kommunens ByggesagsStyringsSystem og leverandørens database. Kommunen benytter pt. ByggesagsStyringsSystem (BSS), der leveres af firmaet Geograf. 12

13 Integrationen indebærer løbende overførsel i kontraktens løbetid af nye sager fra BSS (herved forstås byggesager, som ikke er omfattet af det fysiske arkiv, og som alene findes i elektronisk format), således at brugerne kan tilgå alle byggesager fra det digitale arkiv. Leverandøren skal udføre alle ydelser omfattet af kontrakten og kravspecifikationen på nye sager, som overføres fra BSS til leverandørens database. 10. Drift af det elektroniske arkiv 10.1 Hosting Den tilbudte løsning skal omfatte opbevaring af data på ekstern server indenfor EU Svartider og driftseffektivitet Svartider må max være 3 sec. Der henvises til Bilag 8 punkt 3. Min 98 % oppetid Daglig backup Leverandøren skal foretage daglig backup af det elektroniske arkiv Vedligeholdelse Leverandøren skal forestå løbende vedligeholdelse. Leverandøren skal herunder installere, opdatere og opretholde antivirus programmel, som er egnet til at beskytte det digitale arkiv mod uønsket virus Hotline Leverandøren skal på arbejdsdage i tidsrummet kl. 8 til kl. 16 opretholde en hotline, som kan anvendes af kommunen ved spørgsmål vedrørende det digitale arkiv. 11. Opbevaring, kassation og/eller returnering af det fysiske arkiv af det fysiske arkiv 11.1 Opbevaring Det fysiske arkiv opbevares hos tilbudsgiveren/leverandøren i Danmark i indtil 3 år efter skanning, hvorefter det kasseres efter aftale med Kommunen og Stadsarkivet, hvis ikke Kommunen/Stadsarkivet beslutter at hjemtage materialet til bevaring i papir i stedet for via en digital arkiveringsversion. Det scannede materiale opbevares i emballage, der er godkendt til langtidsopbevaring. Leverandøren skal indarbejde pris på opbevaring og særskilt returnering i sit tilbud. (OPTION 3) 11.2 Kassation Kassation af bevaringsværdige arkivalier i analog form, som skannes eller digitaliseres må i givet fald først ske, når Statens Arkivers godkendelse heraf foreligger. Statens Arkiver indhenter udtalelse fra Guldborgsund Stadsarkiv, inden tilladelsen til kassation kan gives, jf. 4 i bekendtgørelse nr Kassation/destruktion af de skannede byggesager skal i henhold til Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed 13

14 (arkivbekendtgørelsen) ske på en betryggende måde. Det betyder bl.a., at kasserede arkivalier ikke som alternativ til kassationen må afleveres til andre end kommunens stadsarkiv, f.eks. tidligere eller nuværende medarbejdere, lokalhistoriske arkiver eller museer. Destruktion af papirarkivalier kan foretages på to måder: a. Makulering b. Forbrænding Transporten skal foregå i aflåst container, og destruktionen skal finde sted. Hvis der benyttes, skal leverandøren f.eks. via en procedurebeskrivelse, sikre, at det sker i et lukket system, og at der er kontrol af, at destruktionen rent faktisk finder sted. OPTION 3: RETURNERING AF HELE BYGGESAGSARKIVET I PAPIR Der ønskes en pris på pakning og returnering af det samlede byggesagsarkiv i passende størrelse(r) af arkivæsker model Rigsarkivet med omslag pr. ejendom og entydig mærkning af arkivæskerne og efter den overordnede systematik, som de er afleveret i, dvs. de seks tidligere primærkommuner, vejnavn og nummer. 12. Efterfølgende drift 12.1 Overførsel af sager Nye afsluttede sager skal overføres fra Geo-Environ til leverandørens system via internettet. I den forbindelse skal leverandøren OCR-behandle filerne inden for maks. 5 arbejdsdage. 13. Ekstra arbejder 13.1 Godkendelse af ekstra arbejde Al ekstra arbejde skal skriftligt godkendes at Charlotte Hare Jensen, chj@guldborgsund kommune, (projektleder på scanning af byggesagerne), inden påbegyndelse. 14