INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 15. august 2019 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 15. august 2019 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Workshop om afdelingsmøder kl. 17:00 18:00 2. Strategiske punkter kl. 18:00 18:45 a. Opsamling på bestyrelsesseminar (O) * b. Tilskud til afdelingerne (B) * c. Økonomiske rammer for råderetsarbejder (B) * d. Status på strategisk mål og strategiske indsatser (O) * e. Status på nybyggeriprojekter (O) FORTROLIGT * 3. Beslutningspunkter kl. 18:45 19:20 a. Intranet/ekstranetløsning (B) FORTROLIGT * b. Støtte kvartershus Møllevangen (B) * c. Radon (B) * d. Styringsdialog 2019 (B) * e. Afdelingsmøder 2019, herunder godkendelse af budget i afdelinger uden bestyrelse (B) * f. Status på BKÅ Festival (B) * 4. Orienteringspunkter kl. 19:20 19:40 a. Økonomisk orientering 2. kvartal (O) * b. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * c. Orientering fra administrationen (O) * d. Orientering fra udvalgene (O) 5. Øvrige punkter kl. 19:40 19:50 a. Kommunikation med repræsentantskabet (B) b. Emner til næste møde, der holdes den 26. september 2019 (B) c. Mødeplan 2019 (O) * d. Uddannelsesplaner (B) * 6. Mødeevaluering kl. 19:50 20:00 a. Overordnet evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) * 7. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 2.A Opsamling på bestyrelsesseminar DATO 8. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Bestyrelsen drøftede på sit seminar en række forhold om repræsentantskabsmødet og i relation til strategiudviklingen, som vil blive taget op i den forbindelse. Derudover drøftedes organisationens risikohåndtering, som fulgte nedenstående konklusioner: Risiko Sandsynlighed nu Effekt nu Ønsket sandsynlighed Ønsket effekt 1 Afvigelser/forskydninger af byggesagshonorarer Utilstrækkelige/ikke ajourførte forretningsgange/processer Mangelfuld økonomisk styring og opfølgning på væsentlige områder Utilstrækkelige/ikke ajourførte interne kontroller Manglende LBF-finansiering af boligsocialt arbejde Manglende udlejning af færdigt nybyggeri Økonomisk berigelse v/ medarbejder A Rådgiver går konkurs B Entreprenør går konkurs Livstruende ulykker i etageboligbyggeri Opdager at vi bruger uetisk leverandør Pludselig, langvarig nedlukning af kritiske IT-systemer Hackerangreb eller læk med adgang til følsomme data Opsigelse fra nøglemedarbejdere Udvikling i negativ spiral i en eller flere afdelinger

3 INDSTILLING Opsamlingen er alene til bestyrelsens orientering. Chefgruppen fremsender handlingsplan til organisationsbestyrelsens møde i september. Herefter følger organisationsbestyrelsen op hvert halve år, i januar og i august. 2/2

4 NOTAT TIL PKT 2.B Tilskud til afdelingerne 2019 DATO 8. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MOK PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen forholdt sig sidst den 3. november 2016 til principperne for tildeling af tilskud til afdelingerne. Det foreliggende notat indeholder tre dele: 1. Overblik over boligorganisationens muligheder for at yde tilskud 2. Gennemgang af nuværende model for tildeling og beregning af tilskud 3. Prioritering af enkelte nye tilskud 1. Basis for tilskud fra boligorganisationen Der kan ydes tilskud til arbejder fra dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital: Egenkapital Dispositionsfond Trækningsret Arbejdskapital Økonomi Dispositionsfonden opskrives hvert år med ⅓ af værdien af udamortiserede oprindelige lån. Trækningsretten opskrives hvert år med 60 pct. af de indbetalte A- og G-indskud fra de ældre afdelinger. Indskuddene er lovmæssigt pålagt for at undgå, at lejen i afdelingerne bliver uforholdsmæssigt lav. Arbejdskapitalen har ingen faste indtægter og udgifter, men op- og nedskrives sædvanligvis med boligorganisationens driftsresultat. Anvendelse Lån eller tilskud til renoveringsarbejder, boligsocialt arbejde, driftstilskud osv. i afdelingerne. Lån til nybyggeri er mulig afvikles over max. 50 år. Dækker tab ved lejeledighed og andel tab ved fraflytning. Tilskud til nærmere bestemte renoveringsarbejder i afdelingerne. Tilskud kan bevilges 5 år frem i tiden. Lån eller tilskud til renoveringsarbejder, boligsocialt arbejde, driftstilskud osv. i afdelingerne. Dækker udgifter til ikke gennemførte projekter. Dækker kapitaltilførsel. Kan fx dække overskridelse på byggesag.

5 2. Model for tildeling af tilskud Tilskud til afdelingerne sker på indstilling fra administrationen på baggrund af en samlet teknisk og økonomisk vurdering af afdelingen. Der foretages så vidt muligt langsigtet planlægning med fem års horisont af de væsentligste tilskud. Denne foretages løbende og underlægges en overordnet revision og prioritering som udgangspunkt hvert tredje år. I forbindelse med organisationsbestyrelsens bevilling af tilskud tages der ikke stilling til, hvilken del af egenkapitalen, det konkrete tilskud bevilges fra. Den konkrete bevilling af tilskuddet fra trækningsret, dispositionsfond eller arbejdskapital afgøres af administrationen ud fra hensyn til regelsættet for de enkelte dele af egenkapitalen og evt. andre overordnede prioriteringer foretaget af bestyrelsen. Bestyrelsen prioriterer i den forbindelse primært at undgå, at der vil skulle gennemføres obligatorisk opkrævning af bidrag til dispositionsfonden, fordi dens størrelse falder under det lovbestemte minimum. Bestyrelsen ønsker imidlertid også at undgå for stor kapitalophobning i dispositionsfonden, dels fordi de midler gør mere gavn i afdelingerne, dels fordi størrelsen af dispositionsfonden er et element i Landsbyggefondens beslutning om, hvorvidt den ønsker at give tilskud eller ej. Anvendelse af lån frem for tilskud Ved bestyrelsens sidste drøftelse af modellen i 2016, blev det besluttet, at bestyrelsen ville tage overvejelsen om brug af lån op til revision i forbindelse med næste større prioritering af tilskud, også set i lyset af fremtidssikringsstrategierne. I lyset af, at dispositionsfonden, trækningsretten og arbejdskapitalen er fælles midler og at den enkelte afdeling i hvert fald på lang sigt er en økonomisk selvbærende enhed, tilkendegav organisationsbestyrelsen på sit møde den 2. maj 2013, at man for fremtiden i højere grad ønskede at give støtte i form af lån. Imidlertid er det ikke muligt at låne midler i trækningsretten, kun i dispositionsfonden. Det vil således være nødvendigt at give støtte fra dispositionsfonden, for at der vil kunne blive tale om lån, og dermed vil det være nødvendigt, at bestyrelsen ikke pr. automatik vælger at yde al bistand som lån. Der vil således være behov for, at maksimalt ca. ⅓ af bistanden bliver i form af lån, hvilket som udgangspunkt bør være til de relativt bedst stillede afdelinger. Det har tillige vist sig, at det ikke er i overensstemmelse med retspraksis, at der ydes rente- og afdragsfrie lån til afdelingerne. Der vil således alene kunne ydes lån med sædvanlig rente og afdrag, hvilket betyder, at det kun undtagelsesvis vil give mening at yde et lån af organisationens egne midler frem for at optage fx et realkreditlån. Det indstilles derfor, at bestyrelsen ændrer praksis, så der fremover kun ydes lån fra dispositionsfonden, hvis afdelingen af særlige grunde ikke kan optage ekstern finansiering eller kun kan optage eksterne lån på meget ufavorable vilkår. Sammenhæng mellem støtte og henlæggelser Det kan hævdes, at tilskud kan være en sovepude for ikke at henlægge tilstrækkeligt i afdelingerne. Denne betragtning skal dog ses med to væsentlige forbehold. Dels er der afdelinger, som ganske vist har henlagt for lidt i en lang årrække, men som følge af den lange årrække nu står med 2/6

6 et renoveringsbehov, der uanset fremtidssikringsstrategien er helt uoverstigeligt at løse uden tilskud. Som eksempler på dette kunne nævnes afdeling 23 Nydamsparken og 24 Kirkedammen, der nu begge med tilskud er løftet betragteligt. Og dels er der afdelinger, der uanset fremtidssikringsstrategien og størrelsen på deres henlæggelser er født med eller uforskyldt har været ude for begivenheder, der gør det utænkeligt, at afdelingen ville kunne klare sig uden bistand fra boligorganisationen til at overkomme de udfordringer, den står overfor. Det gør sig fx gældende for afdeling 44 Hjulby Hegn og 54 Norsgade, der begge er renoveret, og afdeling 29 Kalmargade og 31 Rydevænget, der står overfor kommende fysiske helhedsplaner. Disse to scenarier taler for, at der under alle omstændigheder kan være god brug for lån og/eller tilskud hvilket vel også er begrundelsen for hele konstruktionen med dispositionsfond/landsbyggefonden/trækningsret. Men har afdelingen ikke på forhånd tilstrækkelige henlæggelser, vil det være naturligt, at den pågældende afdeling får lånet/tilskuddet under forudsætning af, at henlæggelserne hæves til et bæredygtigt niveau. Den model kendes bl.a. fra afdeling 6 Risvangs Allé, der tilbage i 2011 og 2012 fik et betragteligt tilskud men samtidig måtte mere end fordoble sit henlæggelsesniveau, og modellen blev også bragt i anvendelse, da organisationsbestyrelsen i juni 2017 prioriterede tilskud for den kommende femårsperiode. 3. Konkret tildeling af tilskud og lån Identifikation af afdelinger med et teknisk-økonomisk støttebehov Siden fusionen har det været et centralt princip, at støtte skal være baseret på administrationens teknisk-økonomiske vurdering. I forbindelse med denne prioritering af tilskud er en rankingmodel af afdelingerne lagt til grund. Modellen er forenklet siden sidste år og omfatter standardiseret fraflytningsprocent, standardiseret huslejeniveau, fysisk tilstand af afdelingen samt lånebehov de næste ti år. Prioriteringen af tilskud sker således til afdelinger med et væsentligt forbrug på renoveringsopgaver, som samtidig har 100 point eller flere i rankingmodellen. Beregning af støttebeløb Det har vist sig, at der ofte sker en del med et projekts økonomi fra støttetilsagnet til udførelsen af projektet. Derfor sker det med jævne mellemrum, at organisationens bidrag får en anden størrelse end oprindeligt forudsat enten fordi projektet bliver billigere eller dyrere. Derfor indstilles det, at der fremover i det mindste ved større projekter gives tilskud ikke blot som et fast kronebeløb, men som en andel af byggesagens økonomi, men med et loft over organisationens samlede bidrag. På den måde undgås det, at et projekt gennem besparelser eller en gunstig licitation ender med at blive finansieret af boligorganisationen i højere grad end oprindelig forudsat. Støtte til energiforbedringer samt miljø- og klimatiltag I forbindelse med behandlingen af energistrategien i april 2013 vedtog organisationsbestyrelsen, at midler fra trækningsretten kunne afsættes til støtte for energioptimering og andre miljømæssige tiltag. I den foreliggende prioritering indarbejdes projekter med et klima- og energisigte i den øvrige tilskudsprioritering se særskilte noter herom. Der kan ydes tilskud/lån til energi-, miljø- og klimaprojekter uafhængigt af afdelingens placering i rankingmodellen. 3/6

7 Driftstilskud En række afdelinger har over de senere år modtaget driftstilskud, men efter de senere års udfasning er det om 2-3 år alene afdelingerne 34 Salonikivej og 39 Attikavej, der har fået tilsagn om driftstilskud, der aftrappes over en længere årrække. Derudover har organisationsbestyrelsen besluttet, at afdelingernes andel af de to boligsociale helhedsplaner i Vandtårnsområdet/Frydenlund og Herredsvang afholdes af dispositionsfonden. Endvidere støttes Det Boligsociale Fællessekretariat og Café Smilet over dispositionsfonden. De store renoveringssager har betydet en langsigtet forpligtelse for boligorganisationen til at yde tilskud det drejer sig om afdeling 23 Nydamsparken med ca kr. årligt, afdeling 54 Norsgade med ca kr. årligt og afdeling 44 Hjulby Hegn med ca kr. årligt (dog i første omgang kun til 2022, hvorefter tilskuddet genovervejes) 1. Endelig er Boligkontoret Århus forpligtet til at yde tilskud til afdelinger som betaler af på hjemfaldslån med mere end Landsbyggefondens satser. Det vil om ganske få år alene dreje sig om afdeling 29 Kalmargade med ca kr. årligt. Som udgangspunkt vurderes det hverken principielt eller aktuelt hensigtsmæssigt at iværksætte nye driftstilskud til afdelingerne, hvilket følger organisationsbestyrelsens beslutning på mødet den 2. maj Såfremt der alligevel skal gives tilsagn om driftsstøtte til en afdeling bør det alene ske som et led i en samlet plan for den pågældende afdeling. Fra sidste runde er flg. tilskud prioriteret men endnu ikke effektueret fra boligorganisationen: År Afdeling Formål Støtte Form Energi Chr. Molbechs Vej Omfugning Tilskud Haugesundsvej m.m. Radon 67 pct. Tilskud Dalstien m.m. Radon 67 pct. Tilskud Kalmargade Helhedsplan Tilskud Nørreskovvej Radon 50 pct. Tilskud Visbjerg Hegn Radon 50 pct. Tilskud Kongsvang Omfugning Tilskud Lindholmparken Solceller Tilskud * Fredensgade Køkkener Tilskud 1 Beløbene er de angivne i tilsagnene fra Landsbyggefonden. På grundlag af den konkrete belåning eller i visse tilfælde i en vurdering af afdelingens økonomiske formåen, vil organisationens tilskud ofte være mindre. 2 Foreløbig ekstern bistand. Støtte til udarbejdelse af beslutningsgrundlag for helhedsplaner dækkes sædvanligvis af organisationen. 4/6

8 År Afdeling Formål Støtte Form Energi Kalmargade Badeværelser Tilskud Kalmargade Badeværelser Lån Visbjerg Hegn Badeværelser 50 pct. maks Tilskud Julsøvej Ventilation 33 pct. maks Tilskud Haugesundsvej m.m. Tag 25 pct. maks Lån * Skæring Parkvej Vinduer 33 pct. maks Tilskud * Det er en forudsætning for tilskud og lån, at arbejderne bliver udført i hele afdelingen. Vælger afdelingen fx kun at skifte en del af køkkenerne, bortfalder tilskuddet. De angivne årstal er vejledende, idet konkrete forhold kan skubbe projektet tidsmæssigt til den ene eller anden side. Udover de ovennævnte kommer udgifter til etablering af ladestandere til elbiler i en række afdelinger jf. bestyrelsens beslutning herom. Disse foreslås suppleret med flg., som nævnt baseret på den tekniske model for sårbarhed ift. udlejning, økonomi og bygningens fysiske tilstand: År Afdeling Formål Støtte Form Energi Åvænget Opretning kloak Op til Tilskud Ved siden af disse vil der formodentlig komme indstilling om udgift til at realisere fysiske helhedsplaner i afdeling 29 Kalmargade og 31 Rydevænget samt formodentlig også i afdeling 41 Virupvej og 52 Viborgvej. Det vil også kunne komme på tale at støtte renovering af klimaskærm i afdeling 27 Frydenlund. Tilskudsplaner for disse helhedsplaner behandles særskilt i bestyrelsen. Hjemfaldslån Boligorganisationen er forpligtet til at betale tilskud til afdrag på hjemfaldslån til følgende afdelinger i 2019: Afdeling Budget 2018 Budget 2019 Budget Kirkedammen Frydenlund Kalmargade Vurderes sammen med helhedsplan for afdelingen. 4 Vurderes sammen med helhedsplan for afdelingen 5 Forudsat at henlæggelser senest i 2021 når op på 212 kr. pr. år pr. m 2 og forøger den med mindst 15 kr. pr. år pr. m 2 frem til Værdien for afdelingen af lånet er ca. 1 mio., omkostningen for boligorganisationen ca Forudsat at henlæggelser forøges med mindst 10 kr. pr. år pr. m 2 i gennemsnit fra /6

9 Afdeling Budget 2018 Budget 2019 Budget Paludan-Müllers Vej Chokoladen Der betales ikke længere tilskud til afdeling 22 Illerupvej, 23 Nydamsparken, 27 Frydenlund, 28 Lindholmparken og 31 Rydevænget, da den regulerede beboerbetaling dækker ydelserne på hjemfaldslånene. Helhedsplaner Tre store fysiske helhedsplaner betyder, at boligorganisationen har en forpligtelse overfor Landsbyggefonden til at yde følgende tilskud i 2020: Afdeling Budget 2018 Budget 2019 Budget Nydamsparken Hjulby Hegn Norsgade Tilskuddene er bevilget i lånenes løbetid (30 år), dog for afdeling 44 Hjulby Hegns vedkommende i første omgang kun i fem år, hvorefter tilskuddet fra 2022 revurderes. Modellen for finansiering af helhedsplanerne i disse afdelinger bør i det hele taget evalueres i Øvrige driftstilskud Endelig er der fire afdelinger, der af andre årsager har fået driftstilskud, upåagtet at organisationsbestyrelsen har besluttet ikke at iværksætte nye tilskud og at udfase de bestående: Afdeling Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Budget Salonikikvej Attikavej Virupvej Hjelmagerparken Den tidligere organisationsbestyrelse har givet tilsagn om, at tilskuddene til afdeling 34 og 39 løber til og med 2023 hhv INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig de beskrevne tilskud, lån og politikker. 6/6

10 NOTAT TIL PKT 2.B Tilskud afdeling 57 Åvænget DATO 8. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER PA/LHB/MH PROBLEMSTILLING De under opførsel af afdelingen valgte opstropninger af kloakrør under bygningerne er utilstrækkelige og ikke udført i korrosionsbeskyttede materialer. Sætninger af terrænet i området, også under bygningerne, fører til skader på kloaknettet, hvilket medføre store lunker med kraftigt bagfald, som medfører periodisk tilstoppede kloaker og potentiel fare for svigt med samlinger, som kan falde fra hinanden, hvilket ville kunne medføre rotteangreb og ildelugt i boligerne. Sætningerne i terrænet er særlig kraftige omkring blok 3-5, ligesom der tidligere har været behov for hyppige rensninger af kloakken under blok 2, hvorfor der må kunne forventes, at problemerne er generelle for alle afdelingens 47 boliger. Problemerne er for blok 4 anmeldt som en byggeskade 7/3 2016, og vi modtog 15/ en anerkendelse af skaden med tilsagn om, at Byggeskadefonden ville forestå en udbedring af problemerne med en samlet vurderet pris på kr. men med en egenbetaling for afdelingen på kr. grundet en lav restlevetid. (forventet samlet levetid 30 år, - restlevetid 11 år på anmeldelsestidspunktet). Tilbuddet fra Byggeskadefonden blev afvist på afdeling 57 s ordinære afdelingsmøde i 2017 med begrundelsen, at afdelingen selv ville kunne forestå opretningen billigere end egenbetalingen i forbindelse med Byggeskadefondens forslag. Forskellen i økonomi handler alene om, at Byggeskadefonden forudsætter, at der etableres en helt ny kloakledning med stikledning til hver enkelt bolig, mens administrationen arbejder med en løsning, hvor den nuværende kloakledning repareres og hænges forskriftmæssigt op under boligerne. Givet at undergrunden er blød, og at der løbende sker sætninger af området, vil der være alt for stor usikkerhed i at have så mange stikledninger i jord. Til gengæld skal ophænget foretages efter Byggeskadefondens forskrifter (BygErfa) mht. materialer og udførelse i modsætning til den løsning, der blev etableret ved byggeriets opførsel. Der er i foråret 2016 udført opretning af kloakken under Åvænget 103, hvilket beløb sig til kr. inkl. nye gulve i bad og køkken. Dette set i relation til der er 11 boliger i blok 4 berettiger afdelingens afgørelse. Hertil kommer en måneds lejetomgang/bolig i forbindelse med fraflytning til at udføre arbejdet.

11 Løsningen hvor kloakken oprettes under blok 4 blev vedtaget på ordinært afdelingsmøde i 2018 efter ovenstående model. Afdelingen har år tilbage planlagt udskiftning af badeværelsesgulvene som pt. er nedslidte vinylgulve, og dette arbejde alene beløber sig til kr. som udført i Åvænget 121, st. i foråret Der er i sommeren 2019 lavet et forsøg under Åvænget 71 i blok 5, og her viste de bange anelser sig at være berigtigede, idet problemet under blok 5 er som under blok 4. Herudover er der henover sommeren 2019 udbedret kloak under Åvænget 95, 97 og 99, hermed er i alt 4 boliger ud af blok 4 s 11 boliger bragt i orden. Tilbage er 42 boliger, som mangler en nødvendig opretning af kloakken, hvilket medfører en merudgift på kr. pr. bolig plus én måneds huslejetab, samlet et beløb på omkring fordelt over de næste 3-6 år. Grundet afdelingens trængte økonomi er det nødvendigt at undlade nogen opretning i 2020, hvormed det presserende arbejde udskydes. Afdelingen har allerede afsat frem til 2026, og dette beløb skal endvidere indeholde ca til fornyelse af badeværelsesgulvene i de resterende boliger. Hermed mangler afdelingen ca frem mod 2026 i dens i forvejen trængte situation, idet afdelingen ud fra en samlet vurdering har 111 point i Boligkontoret Århus rankingmodel. Ekstraordinære omkostninger grundet kloaksvigt Klinkegulve i badeværelser I alt Afsat i langtidsplanen Indstillet tilskud INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilger op til kr. til udbedring af den fejlagtige udførelse af kloakarbejdet i afdelingen. 2/2

12 NOTAT TIL PKT 2.C Maksimumbeløb vedr. finansieret råderet DATO 13. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MOK/MH PROBLEMSTILLING Med jævne mellemrum revurderer bestyrelsen grænser for maksimal huslejestigning og samlet maksimalt lånebeløb til finansierede råderetsarbejder 1. Indstillingen er lavet på baggrund af lejen, kommende arbejder samt evt. ophør af lån og saldoen på mellemregningskontoen. Den angivne maksimale samlede merleje beregnes af følgende elementer: a) Huslejeforhøjelser som følge af kollektive råderetsarbejder b) Huslejeforhøjelser som følge af tidligere lejeres individuelle råderetsarbejder c) Hvis lejeren har fået godkendt og selv finansieret et individuelt råderetsarbejde (typisk køkken) og lejeren ønsker at få et andet arbejde finansieret via punkt a) eller b) laves en konkret beregning på godtgørelse og dermed lejeforhøjelse som om lejeren flyttede og det var en ny lejer der flyttede ind og samtidig ønskede fx nyt bad. Den maksimale lejeforhøjelse må ikke overskrides. Der kan således kun bevilges lån i egne midler til råderetsarbejder, indtil merlejen jf. pkt. a)-c) for det pågældende lejemål når det angivne loft pr. m 2. I tabellen nedenfor er angivet, hvor stor en andel af råde retssagerne i afdelingen, der har udløst den maksimale husleje. Lån til råderetsarbejde i egne midler vil ikke blive forrentet, jf. driftsbekendtgørelsen. Man kan ikke nægte en lejer selv at betale for fx et nyt køkken og opnå godtgørelse ved fraflytning gennem den individuelle råderet, forudsat arbejdet er ansøgt og godkendt. Modellen er omarbejdet i lyset af skrivelse af 26. januar 2018 fra Aarhus Kommune, der indskærper at råderetsarbejder, der øger huslejen med 5 pct. eller mere skal godkendes af kommunen, og at der ikke vil kunne ske udskiftning af fx køkken ved fraflytning uden den indflyttende lejers samtykke. Man kan dog i forbindelse med indflytningerne rette henvendelse til lejeren, så snart lejekontrakten er modtaget med henblik på evt. udskiftning af køkkenet i de første få uger af boperioden. 1 Der skelnes mellem individuel råderet (almenlejelovens 39) hvor lejeren selv finansierer arbejdet og opnår godtgørelse ved fraflytning og kollektiv råderet (her kaldet finansieret råderet, almenboliglovens 37b), hvor arbejdet finansieres af afdelingen (med bank- eller kreditforeningslån eller ved lån i afdelingens egne midler) og afdrages over huslejen i lejemålet. Kollektiv råderet kan anvendes til såvel forbedringer i enkeltboliger som til en pulje, hvor fx halvdelen af beboerne får skiftet køkken.

13 Den nedenfor beskrevne model er en praktisk håndterbar løsning, som er afstemt med Aarhus Kommune, og som har været gældende siden organisationsbestyrelsens behandling i august Den indebærer, at der udover de bestående beløbsgrænser pr. m 2 og samlet låneramme i den enkelte afdeling sættes et absolut loft for det samlede lånebeløb i en enkelt bolig for at afspejle kommunens ønske om, at små boliger får en forholdsmæssig større låneadgang end store. Loftet er sat ud fra det maksimale huslejestigning for en bolig på 80 m 2. For de tre afdelinger 2 Haugesundsvej m.fl., 6 Risvangs Allé og 10 Dalstien m.fl. har det ikke været muligt at opstille en ensartet model, og her sagsbehandles den konkrete løsning i hvert enkelt tilfælde i samarbejde mellem administrationen, lejeren og Aarhus Kommune. Baggrunden er, at alle tre afdelinger har et kompleks af problemstillinger: Lav grundhusleje (dog ikke i afdeling 6) De fleste har enten helt selv eller via råderetslignende ordninger foretaget endog betydelige forbedringer af boligen i tidens løb, der betyder, at den reelle husleje i mange af boligerne er noget højere. Nogle (få) boliger har ikke lavet nogen forbedringer overhovedet eller meget få, dvs. de er af en meget ringere standard end de øvrige, og da det er villaboliger, gamle boliger og boliger med utidssvarende installationer individuelt pr. bolig, er det meget dyrt at etablere fx tidssvarende køkken og bad. Kvaliteten af forbedringsarbejderne i nogle af de øvrige boliger er også tvivlsom, da der ikke gennem tiden har været fornødent tilsyn med arbejdernes kvalitet. Derudover er der en særlig udfordring i afdeling 6, idet boligerne har et meget forskelligt boligareal. Dette nødvendiggør muligheden for en konkret, individuel vurdering. Alle afdelinger har efter afdelingsmøderne 2017 taget stilling for eller imod indførelse af finansieret råderet. Det sidste element i modellen er det samlede loft for udlån af egne midler i den enkelte afdeling. Dette loft skal sikre, at der ikke trækkes unødigt på afdelingens likviditet, således at den til enhver tid har mulighed for at trække henlæggelser uden at låne af boligorganisationen til udførelse af arbejder fra vedligeholdelsesplanen. Det har dog vist sig vanskeligt at afgøre det præcise omfang af udestående beløb udlånt til råderetsarbejder. Dette beløb er på grund af den måde, det gennem tiden er bogført på, ikke muligt at aflæse regnskabsmæssigt, hvor det anføres som en saldo sammen med alle øvrige også kollektive forbedringsarbejder i afdelingen. Der har tillige frem til 2017 været en sparsom registrering af baggrunden for beregningen af det enkelte lejemåls ydelse og løbetid på lånet af egne midler. Det er efterfølgende lykkedes for alle lejemål at rekonstruere baggrunden for lånet, ydelsens størrelse samt start- og sluttidspunkt. Det er dog ikke muligt præcist at beregne den oprindelige hovedstol af lånet på hvert af disse lån i egne midler, da det ikke er registreret, og da de renteforudsætninger der er gjort ved beregningen ikke er kendte. Dermed kan det samlede udestående lån ikke beregnes, men kan dog estimeres. Det er forventningen, at dette arbejde er tilendebragt i 2. kvartal Det er ikke meningsfuldt, at bestyrelsen forholder sig til størrelsen af den samlede låneramme, uden at det faktiske udlån i afdelingen kendes. Det indstilles derfor, at den hidtidige låneramme i år blot fastholdes. 2/4

14 For råderetsarbejder iværksat fra 2017 og frem er der en fuldstændig registrering, og fra 2018 er administrationen tillige overgået til at benytte det dertil udviklede råderetsmodul i EG Bolig, hvorfor der er en fuldstændig registrering og sammenhæng mellem det enkelte råderetsarbejde (de foretagne arbejder og godkendelser samt fakturamateriale), den bagvedliggende belåning (uanset om det er i egne midler, bank- eller realkreditlån), og størrelsen og løbetiden på den ydelse, der opkræves over huslejen. INDSTILLING Der indstilles uændrede satser for den maksimale forhøjelse, maksimale lånebeløb pr. bolig og maksimale udlån: Afdeling Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt lån pr. bolig Maksimalt udlån i afdeling Andel med maks. merleje 1 Jens Baggesens Vej Haugesundsvej m.fl. Ad hoc 2 Ad hocfejl! Bogmærke er ikke defineret % 3 Viggo Stuckenbergs Vej Chr. Molbechs Vej % 6 Risvang Allé Ad hocfejl! Bogmærke er ikke defineret. Ad hocfejl! Bogmærke er ikke defineret % 7 Vestre Ringgade Vilhelm Bergsøes Vej Trøjborgvej Dalstien m.fl. Ad hocfejl! Bogmærke er ikke defineret. Ad hocfejl! Bogmærke er ikke defineret % 11 Helge Rodes Vej % 12 Majdalen % 13 Hammershusvej % 14 Aldersrovej % 15 Peter Fabers Vej m.fl % 16 Hammershusvej % 17 Kongsvang Trøjborgvej % 19 Tamperdalsvej % 20 Norgesparken Illerupvej Nydamsparken % 24 Kirkedammen Særlig model for individuel finansiering af grundlæggende forbedringer i afdeling 2, 6 og 10 afventer videre dialog med Aarhus Kommune jf. ovenfor. 3/4

15 Afdeling Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt lån pr. bolig Maksimalt udlån i afdeling Andel med maks. merleje 25 Reginehøj % 26 Vestre Ringgade Frydenlund % 28 Lindholmparken % 29 Kalmargade % 30 Nørreskovvej % 31 Rydevænget % 32 Nørreskovvej % 33 Vestre Ringgade % 34 Salonikivej % 35 Skelagervej % 36 Hallssti % 38 Visbjerg Hegn % 39 Attikavej % 42 Hjelmagerparken % 44 Hjulby Hegn Vistoftparken % 48 Skæring Parkvej Viborgvej % 53 Julsøvej % 55 Skæring Parkvej Åvænget % 58 Ranunkelvej % 62 Skejbyparken % 63 Skæring Parkvej Hørretløkken Ranunkelvej % 71 Damgårdstoften Rønnevangen % 73 Virup Skovvej % 4/4

16 NOTAT TIL PKT 2.D Status på strategisk mål og strategiske indsatser DATO 8. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Overordnet strategisk mål Organisationsbestyrelsen behandlede sidst på sit møde den 18. august 2016 indikatorerne for det overordnede strategiske mål og definerede et indeks, der i uprioriteret rækkefølge samler væsentlige aspekter af diversiteten samlet set i alle Boligkontoret Århus afdelinger i Aarhus Kommune: Herkomst: Andelen af beboere af etnisk dansk herkomst (her ligger vi under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 1 Husstandssammensætning: Andelen af husstande med to voksne med eller uden børn (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 2 Uddannelse: Andel med en erhvervsuddannelse eller videregående uddannelse (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 3 Beskæftigelse: Andel i beskæftigelse (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 4 Indkomst: Gennemsnitsindkomst (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 5 Alder: Andel i aldersgruppen år (her ligger vi en anelse under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 6 Der er en vis og forskellig forsinkelse på opgørelsen af variablene (se fodnoter), men det må alligevel forventes, at hvis de strategiske indsatser er effektive, vil det alt andet lige give sig udslag i tallene. Der er nu kommet tal for endnu et år, hvorfor indekset kan fremskrives. Værdien pr. 1. august 2019 bliver 79,9 (hvor Aarhus Kommunes gennemsnit altså er 100). Det er på niveau med 2018, 1 Indekset august 2019 bygger på sammensætningen af herkomst for pr. 1. januar 2019 og så fremdeles. 2 Indekset august 2019 bygger på sammensætningen af husstandene pr. 1. januar 2018 og så fremdeles. 3 Indekset august 2019 bygger på sammensætningen af uddannelsesniveauer pr. 1. januar 2018 og så fremdeles. 4 Indekset august 2019 bygger på sammensætningen af beskæftigelsesgraden pr. 1. januar 2018 og så fremdeles. 5 Indekset august 2019 bygger på gennemsnitsindkomsten i 2018 og så fremdeles. 6 Indekset august 2019 bygger på alderssammensætningen pr. 1. januar 2019 og så fremdeles.

17 men det langsigtede mål for 2019 blev sat af bestyrelsen til 80,4 og er således ikke opnået. Over årene har der dog været en pæn fremgang fra 78,2 ved strategiperiodens begyndelse i Herkomst Husstandssammensætning -1 Uddannelse -1 Beskæftigelse -1 Indkomst -2 Alder Indeks ,2 77,9 77,8 78,1 78,2 78,2 78,9 79,9 79, Ift er der sket en væsentlig fremgang vedr. uddannelsesniveauet samt et fortsat fald vedr. herkomst. De øvrige variable er på niveau med sidste år. Over hele strategiperioden skyldes stigningen i indekset en betragtelig fremgang på alle parametre på nær beskæftigelse og særligt herkomst. Der er således bestyrket grund til at formode, at den boligsociale indsats kombineret med fleksibel udlejning og den generelle satsning på det fælles, attraktive og nemme faktisk bærer en vis frugt. Strategiske indsatsområder Bestyrelsen drøftede senest på sit seminar den 10. juni 2017 prioriteringen af indsatserne inden for de tre fokusområder nemt, fælles og attraktivt, og nåede frem til en justering, hvor en række områder blev konstateret afsluttet og et enkelt nyt kom til: Mål Udmøntning I gang Status Nemt at flytte Analyse af flytteprocessen og fremlæggelse af initiativkatalog for organisationsbestyrelsen Efterår 2015 Afsluttet februar 2017 Næste opfølgning 2/5

18 Mål Udmøntning I gang Status Nemt at få og give hjælp Nemt at gøre det rigtige Attraktivt for os Attraktivt for dig Attraktivt for fremtiden Vedtagelse af delstrategi i bestyrelsen, herunder for selvbetjening på web, tilgængelighed af personale, muligheden for at agere mere proaktivt fra den professionelle organisation, mulighed for selvhjælp for beboeren osv. Fokus på beboernes indbyrdes hjælp. Evaluering efter afdelingsmøderne 2015, hvad der evt. kan iværksættes af yderligere initiativer Pilotprojekter med adfærdsdesign afvikles imellem administrationen og ejendomsfunktionærer og evt. også afdelingsbestyrelser. Status i bestyrelsen marts Herefter evt. fokus på fx klagesager m.m. Alle afdelinger vedtager fremtidssikringsstrategier. Mindst hver tredje år drøftes tilpasning og skærpelse af strategien med afdelingsbestyrelsen. Administrationen udarbejder i samarbejde med råderetsudvalget en plan for, hvordan fleksibilitet og individuel tilpasning af boligen kan sikres i videst mulig omfang, og hvorledes dette bedst kommunikeres til nuværende og kommende beboere. Ajourføring af energistrategien til en energi- og klimastrategi og status på initiativer. Det overvejes i den forbindelse i hvilket omfang organisationen kan yde yderligere støtte hertil. Bredere fokus også på miljø og klima. Administrationen kortlægger for bestyrelsen fællesfaciliteter og peger på mulige huller og gode initiativer. Det overvejes i den forbindelse i hvilket omfang organisationen kan yde støtte hertil. Kortlægningen førte til, at der arbejdes videre med etablering af kvartershus i Møllevangen samt fokus på mulighederne for forbedrede faciliteter i Vorrevangen. Februar 2016 Nemt at få indflydelse November 2015 Forår 2015 Efterår 2015 Forår 2016 Primo 2016 Afsluttet november 2016 Afsluttet november 2016 Evalueret november 2017 Afsluttet september 2016 Revideret energistrategi opfølgning januar 2019 Næste opfølgning Opfølgning ikke gennemført Opfølgning ikke gennemført Evaluering januar 2020 Opfølgning januar 2020 Fælles faciliteter Bestyrelsen udpeger derudover pilotafdelinger, hvor organisationen afholder en del af udgiften til en gennemgang af udearealer med fagfolk fx landskabsarkitekter, forsikringsrådgivere med ekspertise i tryghed mv., så der i dialog med afdelingsbestyrelser og beboere tilvejebringes planer for modernisering af udearealerne. Primo 2016 Alle projekter i gang Status januar 2020 Dette projekt er stadig under planlægning i afdeling 22 Illerupvej, hvor det fysiske arbejde forventes gennemført i 2020 og i afdeling 29 Kalmargade, hvor det afventer det videre forløb for en fysisk helhedsplan. Starthjælp til fællesskaber Der ansættes en studentermedhjælp i administrationen, der bl.a. på baggrund af erfaringerne fra de boligsociale helhedsplaner udarbejder et idékatalog og i en periode forsøgsvis yder rådgivning til afdelingsbestyrelserne. Efterår 2015 Afsluttet oktober /5

19 Mål Udmøntning I gang Status Nye attraktive boliger Fælleskab i boligområder Etablering af nye ungdoms- og (særligt) familieboliger af høj klasse Beskrivelse af boligområderne skal skabe en tydeligere identitet i områderne som kan bidrage til fastholdelse og bevidsthed om, hvordan områdets attraktive aspekter kan tiltrække nye beboere Nyt mål august 2017 August 2016 Endnu ikke evalueret Afsluttet august 2018 Næste opfølgning Evaluering august 2019 Afrapportering på målepunkter på strategiske fokusområder Bestyrelsen har udpeget en række målepunkter, som fungerer som en løbende eller årlig opfølgning på væsentlige aspekter af de tre strategiske fokusområder, og som indgår i bestyrelsens koncept for forvaltningsrevision. Pr. 31. juli 2019 ser status på mål med løbende afrapportering således ud: Målepunkt Status Mål 2019 Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager 3,3 3,3 2,9 3,0 3,0-3,0 Oplevet fællesskab - 2,4 2,1 2,6 2,4 2,4 2,5 Kundetilfredshed ved indflytning 3,3 3,4 3,3 3,4 3,4 3,3 3,0 Kundetilfredshed ved fraflytning 3,2 3,3 3,3 3,4 3,1 3,6 3,0 Oplevet nemt - 3,3 3,1 3,3 3,1 3,3 3,0 Sygefravær på årsbasis 3,9% 3,5% 2,2% 3,4% 3,2% 2,4% 3,5% Det bemærkes, at målingen af det oplevede fællesskab igen ligger under bestyrelsens fastsatte mål. Derudover kan det konstateres, at der ikke er nogen besvarelser vedr. tilfredshed med råderetssager i 2018 og 2019, hvilket hænger tæt sammen med, at kun ganske få sager er gennemført grundet Aarhus Kommunes nye politik. 4/5

20 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen: tager indekset til efterretning tager status på de strategiske indsatsområder til efterretning tager status på målepunkterne til efterretning evaluerer indsatsområdet Nye attraktive boliger tager stilling til det evt. videre perspektiv på indsatsområdet Nemt at få og give hjælp Det indstilles derudover, at bestyrelsen som tidligere besluttet afsætter tid på sit møde i november til en samlet evaluering af den indeværende strategiperiode med vægt på: Opfyldelsesgraden af det overordnede mål Realiseringen af de besluttede initiativer I hvilket omfang de besluttede initiativer har bidraget til opfyldelsen af det overordnede mål Hensigtsmæssigheden af det overordnede mål og de tre fokusområder nemt, fælles og attraktivt 5/5

21 NOTAT TIL PKT 3.B Støtte kvartershus Møllevangen DATO 8. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/AVN/MOK PROBLEMSTILLING På sit møde den 21. juni 2019 drøftede organisationsbestyrelsen vilkårene for evt. at give støtte til driften af et nyt kvartershus i Møllevangen. Administrationen har i samråd med de øvrige tre almene boligorganisationer i Møllevangen været i dialog med såvel beboere som Aarhus Kommune og Landsbyggefonden om etablering af et nyt kvartershus til afløsning for den nedslidte barak, der er ramme om de nuværende fællesaktiviteter i Møllevangen. Et nyt kvartershus vil pynte på legepladsområdet mellem Peter Fabers Vej og Otto Benzons Vej og gøre det mere attraktivt at bo i hele Møllevangen, og kvarteret vil med et sådant hus kunne bibeholde de eksisterende aktiviteter, samtidig med at der vil være rum for at afholde og deltage i lidt større aktiviteter fx valgmøder, foredragsaftener, mindre koncerter, afdelingsmøder og fodboldaftener. Beboerne i kvarteret vil få mulighed for at leje et attraktivt og moderne hus til private fester, runde fødselsdage, konfirmationer mv., og huset vil være bemandet i lidt flere timer om ugen end nu, og derfor kan det ud over det nuværende aktivitetsniveau understøtte flere og nye aktiviteter i området. Der vil således dels skulle budgetteres med personaleressourcer til drift af selve huset, dels ca. det dobbelte antal personaletimer til aktiviteter i kvarteret. Det nuværende hus og aktivitetsniveau finansieres med et bidrag på 250 kr. pr. lejemål pr. år et beløb, der ikke er reguleret siden Dette lave beløb afspejler, at udgiften til den nuværende bygning er på et helt ubetydeligt niveau. Områdets boligorganisationer har forskellige modeller for finansieringen af denne udgift, idet de fleste betales fuldt ud af afdelingerne, mens Ringgårdens dispositionsfond afholder udgiften for deres afdelinger i området. Den præcise anlægs- og driftsøkonomi kendes ikke pt., før Landsbyggefonden har mulighed for at færdigbehandle sagen, men i det mest pessimistiske scenarie vil omkostningen til betaling af ydelser på lån, drift af huset samt aktiviteter stige til 725 kr. pr. lejemål pr. år. Beboerbetalingen forudsættes at stige til 350 kr. pr. lejemål pr. år, og det overskydende beløb svarende til godt kr. pr. år betales af boligorganisationen via dispositionsfonden. En sammenlignelig model forventes implementeret i de øvrige boligorganisationer. Baggrunden for, at boligorganisationen kan involvere sig økonomisk er, at der med kvartershuset til forskel fra fx beboerlokale og fælleshuse i øvrigt er en række forhold, der gør sig gældende:

22 Huset har karakter af et kvartershus, der på tværs af flere boligorganisationer kan danne centrum for et helt kvarter, ikke bare en eller få afdelinger. Der er tale om konsolidering af fællesskab og beboeraktiviteter oven på afviklingen af en boligsocial helhedsplan støttet af Landsbyggefonden (til og med 2013) i et område, der fortsat kan betegnes som socialt sårbart. Den økonomiske støtte går til ikke alene en bygning, men i mindst lige så grad til opretholdelse af et aktivitetsniveau og dermed fællesskab for områdets beboere, som igen må forudsættes at mindske risikoen for, at der på ny udvikler sig større boligsociale udfordringer i kvarteret. Etablering af huset vil kræve, at der oprettes en driftsoverenskomst mellem boligorganisationerne, hvilket vil betyde, at boligorganisationerne i sidste ende garanterer for den forholdsmæssige andel af driftsøkonomien i hele lånets løbetid (formentlig 28 år). INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender iværksættelsen af beboerhuset i Møllevangen ud fra følgende forudsætninger: Beboerbetalingen forudsættes at stige til 350 kr. pr. lejemål pr. år, og det overskydende beløb svarende til godt kr. pr. år betales af boligorganisationen via dispositionsfonden Projektet forelægges afdelingerne i Møllevangen til godkendelse på de ordinære afdelingsmøder 2019 Organisationsbestyrelsen udpeger en repræsentant til byggeudvalg for projektet Organisationsbestyrelsen godkender samtidig, at der etableres en driftsoverenskomst med de øvrige boligorganisationer efter den beskrevne model. 2/2

23 NOTAT TIL PKT 3.C Status på radon DATO 8. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MA/MH PROBLEMSTILLING Der er henover vintersæsonen foretaget/forsøgt målinger i 234 lejemål. I 133 af lejemålene er der tale om kontrolmålinger efter der er iværksat radonreducerende tiltag i lejemålene, I 101 af lejemålene er der således tale om lejemål, hvor der ikke tidligere er fortaget målinger. Ved 67 lejemål foreligger der ikke noget resultat, da der enten ikke blev truffet nogen hjemme i forbindelse med opsætningen af radonmålerne eller ved nedtagningen af dem. (svarende til 35 % af kontrolmålingerne og 23 % af lejemålene hvor der ikke tidligere er blevet målt) Ved 125 af de undersøgte lejemål er der en beregnet/estimeret årsmiddelværdi, som er under 100 Bq/m³. (svarende til 54 % af kontrolmålingerne og 52 % af lejemålene hvor der ikke tidligere er blevet målt) Ved 35 af de undersøgte boliger er der en beregnet/estimeret årsmiddelværdi, som er mellem Bq/m³. (svarende til 9 % af kontrolmålingerne og 21 % af lejemålene hvor der ikke tidligere er blevet målt) Ved 7 af de undersøgte boliger er der en beregnet/estimeret årsmiddelværdi, som er over 200 Bq/m³. (svarende til 2 % af kontrolmålingerne og 4 % af lejemålene hvor der ikke tidligere er blevet målt) I lejemål hvor der er foretaget kontrolmålinger, efter der er iværksat radonreducerede tiltag i lejemålene, er der: 38 lejemål hvor årsmiddelværdien er bragt ned under 100 Bq/m³ 7 lejemål hvor årsmiddelværdien fortsat ligger mellem Bq/m³ 1 lejemål hvor årsmiddelværdien fortsat ligger over 200 Bq/m³ Hovedkonklusionen er således, at det i langt de fleste lejemål er lykkedes at nedbringe radonniveauet til et niveau under grænseværdien. 1 lejemål hvor årsmiddelværdien tidligere er målt til 180 Bq/m³, hvor kontrolmålingen er målt til 510 Bq/m³. Der kan ikke umiddelbart gives nogen forklaring på dette resultat, før forholdet er undersøgt nærmere. Der følges op på de få boliger, hvor radonniveauet ikke har vist sig reduceret tilstrækkeligt.

24 Der har i de lejemål, hvor der er målt for første gang, vist sig seks lejemål med forhøjet radonniveau. Disse udbedres efter samme princip som tidligere med tilskud fra dispositionsfonden på 50 pct. af udgiften. Afdeling 2 afholdte et ekstraordinært afdelingsmøde den 24. oktober 2018, hvor afdelingsmødet stemte nej til etablering af ventilationsanlæg. Afdeling 2 afholder ordinært afdelingsmøde den 18. september 2019, hvor der igen skal stemmes om etablering af ventilationsanlæg på en ny placering, som er indstillet af afdelingsbestyrelsen. Afdeling 10 har arbejdet på forskellige løsningsmodeller, og der er kommet tilbud på etablering af radonsug på kr pr. bolig og et på etablering af ventilationsanlæg på kr pr. bolig. Begge dele er for dyrt ifølge afdelingsbestyrelsen, så de vil tage punktet med i beretningen, og derefter kigge på andre mulige løsninger, for de er indstillet på at nedbringe radonniveauet i boligerne. I afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej, 6 Risvangs Alle, 8 Vilh. Bergsøes Vej og 15 Peter Fabers Vej er der iværksat radonnedbringende tiltag, som i alt væsentligt har vist sig effektive. Der følges op ift. beboeradfærd i enkelte boliger. Organisationsbestyrelsen giver et tilskud på 50 % til nedbringelse af radonniveauet i boligen med et radonniveau over 200 Bq/m³ I afdeling 30 Nørreskovvej, 31 Rydevænget, 32 Nørreskovvej, 34 Salonikivej, 35 Skelagervej 38 Visbjerg Hegn, 39 Attikavej, 41 Virupvej, 42 Hjelmagerparken, 44 Hjulby Hegn, 46 Vistoftparken, 48 Skæring Parkvej, 53 Julsøvej, 55 Skæring Parkvej, 56 Katrinebjergvej, 57 Åvænget, 58 Ranunikelvej og 67 Hørretløkken blev det på baggrund af målingerne i vinteren 2017/18 besluttet, at igangsætte nedbringning af radonniveauet i et mindre antal boliger. Det er/vil ske løbende over årene 2019/20, og kontrolmålinger vil ske enten i vinteren 2019/20 eller 2020/21. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyresen bevilliger et tilskud på 50 % af udgiften til nedbringelse af radonniveauet i de 6 boliger, og tager notatet til efterretning. 2/2

25 NOTAT TIL PKT 3.D Styringsdialog 2019 DATO 14. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Der er endnu ikke aftalt møde med Aarhus Kommune om styringsdialog for 2019, men det afholdes sædvanligvis i oktober eller november måned. For Aarhus Kommunes vedkommende behandles spørgsmål om konkret sagsbehandling, udlejningsaftaler, boligsociale helhedsplaner samt nybyggeri og renovering generelt og konkret i andre fora. Der kan imidlertid forventes en fortsættelse af de seneste års relevante drøftelser om særligt effektivisering, men også niveauet for henlæggelser samt behovet for små, billige boliger. Det er aftalt med Favrskov Kommune, at der ikke er grundlag for styringsdialog i år. Der blev sidst afholdt styringsdialog her i Til drøftelsen om effektivisering kan bestyrelsen støtte sig til Landsbyggefondens nye benchmarkingværktøj for de parametre, der indgår i BL s effektiviseringsaftale med regeringen. Den viser, at Boligkontoret Århus over de senere år generelt har nedbragt de centrale omkostninger, og at vi derfor generelt ligger under benchmark 1 : Faktiske driftsudgifter i kr. pr. m² Modelberegnede udgifter i kr. pr. m² Besparelsespotentiale i kr. pr. m² Der er endvidere modtaget en opdateret rapport fra Boligministeriets effektiviseringsenhed, som vedlægges til bestyrelsens orientering. INDSTILLING Hvis bestyrelsen har emner af stor vigtighed, som bør regnes i styringsdialogen med Aarhus Kommune, bedes det afklaret. Det indstilles, at direktør, økonomi- og udlejningschef, formand og næstformand deltager i mødet i lighed med de senere år tal kendes endnu ikke for alle boligorganisationer

26 Rapport for Boligkontoret Århus Nærværende rapport viser udgiftsfordeling, effektivitetstal og udvikling i effektivitet for afdelinger i Boligkontoret Århus. Hovedkonklusioner Benchmarkanalysen indikerer, at flere afdelinger i Boligkontoret Århus har effektiviseringspotentiale. Afdelingernes gennemsnitlige effektivitet er 91 pct., hvilket er over Region Midtjyllands gennemsnit på 80 pct. Sammenlignet med regionens bedste praksis er det samlede effektiviseringspotentiale for afdelingerne på de medtagne konti 5,5 mio. kr. Siden 2014 har afdelinger med familieboliger i Boligkontoret Århus gennemsnitligt øget deres effektivitet med 17 pct. Den gennemsnitlige stigning for de almene familieboligafdelinger i Region Midtjylland er 7 pct. Carstens Niebuhrs Gade Københvavn V Effektiviseringsenheden Center for Bolig Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Lars Otto Signe Fosgaard Telefon loa@tbst.dk Notat 9. august 2019 Rapporten indeholder følgende Om datagrundlaget Om benchmarkmetoden Udgifter per bolig: Fordelt på benchmarkede konti Effektivitetstal: Fordeling med farveangivelse for Boligkontoret Århus Effektivitetstal: Oversigt over de enkelte afdelingers tal Effektivitetstal: Store organisationer. Ændring i afdelingers udgifter og effektivitet siden 2014 Om datagrundlaget Der benchmarkes 68 afdelinger med boliger heraf familie-, 742 ungdoms- og 6 ældreboliger ved brug af 2018 regnskabsdata. Der benchmarkes mod øvrige afdelingers seneste regnskaber for 2018 afsluttet senest december 2018 tilgængelige d. 13. juli Der medtages alene afdelinger med 12 måneders regnskaber. Der benchmarkes på konto 109, 110, 111, 112.1, 114, 115, 117h. 117h er summen af konto 117, 121 og 122. Side 1 (7)

27 I videst muligt omfang benchmarkes mod samme afdelingsstørrelse og mod samme afdelingstype (familie-, ungdoms- og ældreboliger). Afdelinger med familieboliger og blandede boliger benchmarkes mod tilsvarende afdelinger i samme region. Afdelinger med primært ungdoms eller ældreboliger benchmarkes mod tilsvarende afdelinger i hele landet. Effektivitetsudviklingen siden 2014 er alene analyseret for afdelinger med familieboliger, dvs. afdelinger domineret af ungdoms- og ældreboliger er udeladt i denne del af analysen. Ligeledes er afdelinger udeladt, hvis der er sket en ændring i antal boliger, eller hvis regnskabsåret i 2014 ikke var 12 måneder. Om benchmarkmetoden Effektivitetstallene viser bedste praksis minus effektiviseringspotentiale. Et højt effektivitetstal indikerer derfor, at afdelingen er tæt på bedste praksis. Effektiviseringspotentialet indikerer i procent, hvor meget afdelingens udgiftsniveau skal sænkes, for at svare til bedste praksis udgiftsniveau. Bedste praksis er de sammenlignelige afdelinger med laveste udgiftsniveau. Bedste praksis skal have lavere udgifter på alle de medtagne konti. Besparelsespotentialet i kroner angiver afdelingernes samlede udgiftsreduktion, hvis de alle realiserer deres effektiviseringspotentiale. Effektivitetsudviklingen udregnes ved at se, hvordan en afdelings udgifter har udviklet sig fra regnskabet i 2014 til det seneste regnskab, 2018, når begge disse regnskaber sammenlignes med bedste praksis i For mere information om benchmarkmetoden, se Side 2 (7)

28 Resultater Figur 1: Udgifter per bolig fordelt på konti Figur 1 viser udgifter per bolig for afdelingerne i Boligkontoret Århus og for afdelinger beliggende i Region Midtjylland. Boligkontoret Århus er markeret med rødt, og afdelinger i Region Midtjylland er markeret med sort. Alle afdelingernes udgifter er vist fra lavest til højest, hvor hver rød prik viser udgift per bolig for afdelingerne i Boligkontoret Århus. Det ses, at der er stor forskel på hvor høj udgift per bolig den enkelte afdeling har på de forskellige konti. Ud for hver konto er der en boks. Denne boks viser udgiftsniveauet for de midterste halvtreds procent af afdelingerne i regionen. Boksen viser dermed, hvilket udgiftsniveau en stor del af regionens afdelinger har på den pågældende konto. Der er stiplede sorte linjer ud fra hver boks. Disse linjer markerer, hvor 95 pct. af alle regionens afdelinger ligger. De sorte stiplede linjer viser derfor, hvor stor forskel der er fra den billigste til den dyreste afdeling i regionen. Ud for hver konto er en rød og en sort vandret streg. Den sorte viser gennemsnitligt udgiftsniveau for afdelinger i regionen, og den røde viser tilsvarende niveau for afdelingerne i Boligkontoret Århus. Det ses, at afdelingerne i Boligkontoret Århus gennemsnitligt har lavere udgifter på især konto for renovation (109), vedligehold (115) og fraflytning (117h). Side 3 (7)

29 Figur 2: Effektivitetsfordeling Figur 2 viser effektivitetsfordelingen for afdelingerne i Boligkontoret Århus. Den stiplede linje viser gennemsnitlig effektivitet for organisationen. Den fuldt optrukne linje viser gennemsnitlig effektivitet for Region Midtjylland. Det fremgår af figuren, at den gennemsnitlige effektivitet for organisationen er 91 pct., hvilket er over Region Midtjyllands gennemsnit på 80 pct. Der er tre afdelinger i det røde felt, svarende til 4 pct. af Boligkontoret Århus afdelinger. Om disse afdelinger gælder, at på alle de medtagne konti er afdelingernes udgifter mere end 30 pct. højere end bedste praksis. Der er 20 afdelinger, svarende til 29 pct. af Boligkontoret Århus afdelinger, i det gule felt med effektivitetsresultater på mellem 70 og 90 pct. På de medtagne konti er disse afdelingers udgifter mellem 10 og 30 pct. højere end bedste sammenlignelige praksis. Der er 45 afdelinger i det grønne felt, og de er dermed blandt regionens billigste. For disse afdelinger har det ikke været muligt at finde sammenlignelige afdelinger, hvis udgifter på alle de medtagne konti er mere end 10 pct. lavere. Selv om der kan være forhold, der gør, at driften naturligt er dyrere i nogle afdelinger, så indikerer analysen, at der er effektiviseringspotentiale i flere af afdelingerne. På de medtagne konti er det samlede besparelsespotentiale for afdelingerne i forhold til regionens bedste praksis 5,5 mio. kr. Side 4 (7)

30 Figur 3: Effektivitet for store organisationer og administrationsorganisationer Figur 3 herover viser effektivitetsfordeling for organisationer og administrationsorganisationer med over boliger og over 15 afdelinger. I figuren er Boligkontoret Århus fremhævet med en mørkere blå farve. Hver organisation er repræsenteret ved en vandret streg, som strækker sig fra organisationens mindst effektive til mest effektive afdeling. Den blå vandrette boks viser effektivitetstal for de midterste halvdel af afdelingerne. Det ses, at der for næsten alle organisationer er stor forskel på afdelingernes effektivitetstal. Side 5 (7)

31 Figur 4: Udvikling i effektivitet siden 2014, afdelinger i Boligkontoret Århus Figur 4 viser udvikling i effektivitetstal for Boligkontoret Århus afdelinger. En opadgående pil indikerer stigning i effektivitet og en nedadgående det modsatte. Stigning betyder, at en afdelings effektivitet er steget med over 1,5 pct. og fald indikerer, at en afdelings effektivitet er faldet med mere end 1,5 pct. Pilenes tykkelse er proportional med antal boliger i gruppen. Det fremgår af figuren, at 93 pct. af afdelingerne har forbedret deres effektivitet. Dette betyder, at afdelingerne siden 2014 har mindsket deres udgifter eller holdt en stigningstakt, der er lavere end prisstigningen i perioden. Nedenstående tabel viser udviklingen på de benchmarkede driftskonti. Hver linje viser den procentvise stigning på den pågældende konto. Den første række Org. 31 viser udgiftsstigningen siden 2014 på hver konto for Boligkontoret Århus som et samlet hele. Det ses, at udgifterne for Boligkontoret Århus er faldet med 12 pct. fra 2014 til 2018 regnskaberne. De tre næste rækker viser udviklingen for hhv. alle familieafdelinger i Region Midtjylland under ét (Alle), udviklingen i bedste praksis afdelinger (BP) og udviklingen i det sammenvejede prisindeks, der er relevant for den enkelte konto (Priser). Tabel 1: Udvikling i udgifter på konti siden 2014, pct. OrgAfd. Konto h I alt Org Alle BP Priser Der er stor forskel på udviklingen mellem de enkelte konti og mellem de enkelte afdelingers udgiftsudvikling. Yderlighederne går fra en afdeling, hvor udgifterne er faldet med 38 pct., til en afdeling, hvor de er steget med 14 pct. Data for de enkelte afdelinger findes i tilhørende Excel fil, arket Udvikling afd. Side 6 (7)

32 Figur 6: Udvikling i effektivitet , afdelinger i Boligkontoret Århus Figur 6 viser, hvordan en afdelings effektivitet har ændret sig fra 2014 til regnskaberne i 2018, når begge disse regnskaber sammenholdes med bedste praksis i Det fremgår af figuren, at der er stor forskel på afdelingernes udvikling. De bedste har øget deres effektivitet med over 40 pct., mens andre er faldet med 3 pct. Den røde pil i figuren angiver Boligkontoret Århus gennemsnitlige effektivitetsudvikling på 17 pct. Der er enkelte afdelinger, hvor udgifterne i alt er steget, og som alligevel bliver beskrevet som afdelinger med stigende effektivitet. Det gælder fx for afdelingerne 136, 142, 171. Det skyldes typisk, at der fra 2014 til 2018 er sket en markant ændring i afdelingens udgiftsfordeling, fx at enkelte konti er faldet, mens andre er steget. Side 7 (7)

33 NOTAT TIL PKT 3.E Afdelingsmøder 2019 DATO 14. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MOK/MKL/MH PROBLEMSTILLING Som tidligere aftalt har administrationen sat mindst én deltager fra administration og/eller organisationsbestyrelse på alle afdelingsmøder, bortset fra møderne i afdeling 10 Dalstien m.fl., og afdeling 57 Åvænget hvor afdelingsbestyrelsen ikke har ønsket dette. I de budgetter, der forelægges afdelingsmøderne, er der huslejeændringer i følgende afdelinger (med forbehold for, at der fortsat kan ske enkelte justeringer): Afdeling Leje pr. m 2 Lejeændring 01 Jens Baggesens Vej 789 1,80% 02 Haugesundsvej m.fl ,87% 03 Viggo Stuckenbergs Vej-Otto Benzons Vej 709 1,66% 04 Chr. Molbechs Vej Risvang Alle 890 3,06% 07 Vestre Ringgade Vilh.Bergsøes Vej 836 3,37% 09 Trøjborgvej 621 4,04% 10 Nordalsvej m.fl ,61% 11 Helge Rodes Vej Majdalen 671 0,51% 13 Hammershusvej Aldersrovej Peter Fabers Vej Hammershusvej 734-3,40% 17 Kongsvang 877

34 Afdeling Leje pr. m 2 Lejeændring 18 Trøjborgvej Tamperdalsvej 721 1,29% 20 Norgesparken 731-2,30% 22 Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen 865-3,61% 25 Reginehøj Vestre Ringgade Frydenlund 788 1,28% 28 Lindholmparken Kalmargade Nørreskovvej Rydevænget Nørreskovvej 858 0,58% 33 Vestre Ringgade 743-1,41% 34 Salonikivej 822 3,49% 35 Skelagervej 855 4,86% 36 Hallssti ,33% 37 Istedgade ,10% 38 Visbjerg Hegn ,33% 39 Attikavej 917 1,69% 40 Fredensgade Viruplund Hjelmagerparken Hjulby Hegn 900 6,31% 45 Torpevænget-Kappelvænget 836 4,19% 46 Vistoftparken Julsøvej Skæring Parkvej 993 2/4

35 Afdeling Leje pr. m 2 Lejeændring 49 Fredensgade ,97% 50 Brendstrupvej 897-4,25% 51 Fredericiagade ,44% 52 Viborgvej Julsøvej Norsgade ,62% 55 Skæring Parkvej Katrinebjergvej Åvænget 960-2,25% 58 Ranunkelvej 826 2,77% 59 Høegh-Guldbergs Gade 983-5,56% 60 Paludan-Müllers Vej Chokoladen Skejbyparken Skæring Parkvej Bethesdavej Hørretløkken 851 2,22% 68 Østergade 899-2,59% 70 Ranunkelvej 918 1,65% 71 Damgårdstoften 840 8,05% 72 Rønnevangen 951 3,69% 73 Virup Skovvej 914 3,78% 75 Herningvej 998 Arbejdet med effektivisering af driften har ført til, at huslejen kan nedsættes i flere afdelinger. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/4

36 Det indstilles derudover, at bestyrelsen godkender budget og vedligeholdelsesplan for afdeling 40 Fredensgade, 41 Virupvej, 47 Julsøvej, 56 Katrinebjergvej og 68 Østergade, hvor der pt. ikke er nogen afdelingsbestyrelse. 4/4

37 Budget 2020 hovedlinjer Afdeling 40 Fredensgade Hvad er budget 2020? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke pr. 1. januar 2020 Din husleje stiger ikke fra 1. januar I løbet af 2020 vil der dog skulle optages et lån på ca kr. Ydelserne på lånet vil blive lagt på huslejen, når lånet bliver hjemtaget. Eksempler på husleje pr. 1. januar 2020 (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rums familiebolig (66,5 m²) Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2020 henlægger afdelingen 254 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2018 henlagt 977 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

38 Budget 2020 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2020 Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Almindelig vedligeholdelse Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme % Vandafgift % Renovation m.m % Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Ydelse på forbedringslån Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital Administrationsbidrag Ejendomsskatter Forsikringer Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt % Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 1% 5% 1% 0% 25% 60% 7% 1% Du kan få det fulde budget for afdeling 40 Fredensgade på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 40 2 af 2

39 Budget 2020 hovedlinjer Afdeling 41 Viruplund Hvad er budget 2020? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke i 2020 Din husleje stiger ikke fra 1. januar Eksempler på husleje pr. 1. januar 2020 (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rums ungdomsbolig (27,1 m²) rums ungdomsbolig (44,4 m²) Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2020 henlægger afdelingen 312 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2018 henlagt 740 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

40 Budget 2020 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2020 Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Almindelig vedligeholdelse Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesvaskeri Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme % Vandafgift % Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Ydelse på forbedringslån Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital Administrationsbidrag Forsikringer Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Tilskud fra boligorganisationen % Andre indtægter % I alt % Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 3% 0% 1% 15% 42% 28% 11% 0% Du kan få det fulde budget for afdeling 41 Viruplund på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 41 2 af 2

41 Budget 2020 hovedlinjer Afdeling 47 Julsøvej Hvad er budget 2020? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke i 2020 Din husleje stiger ikke fra 1. januar Eksempler på husleje pr. 1. januar 2020 (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rums ungdomsbolig (26,9 m²) rums ungdomsbolig (39,6 m²) Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2020 henlægger afdelingen 256 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2018 henlagt 478 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

42 Budget 2020 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2020 Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Almindelig vedligeholdelse Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesvaskeri Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme % Vandafgift % Renovation m.m Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Ydelser på prioritetslån Ydelse på forbedringslån Administrationsbidrag Forsikringer Overført til resultatkonto I alt Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter % I alt Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 1% 2% 2% 11% 37% 22% 11% 14% Du kan få det fulde budget for afdeling 47 Julsøvej på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 47 2 af 2

43 Budget 2020 hovedlinjer Afdeling 56 Katrinebjergvej Hvad er budget 2020? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke pr. 1. januar 2020 Din husleje stiger ikke fra 1. januar I løbet af 2020 vil der dog skulle optages et lån på ca kr. Ydelserne på lånet vil blive lagt på huslejen, når lånet bliver hjemtaget. Eksempler på husleje pr. 1. januar 2020 (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rums ungdomsbolig (29,8 m²) rums ungdomsbolig (43,8 m²) Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2020 henlægger afdelingen 240 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2018 henlagt 910 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

44 Budget 2020 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2020 Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Almindelig vedligeholdelse Ejendomsfunktionær og renholdelse Drift af fællesvaskeri Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m Ændring (betyd.) El og varme % Renovation m.m % Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Afvikling af underskud m.v Ydelser på prioritetslån % Administrationsbidrag % Forsikringer Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt % Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 0% 1% 2% 12% 36% 26% 10% 13% Du kan få det fulde budget for afdeling 56 Katrinebjergvej på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 56 2 af 2

45 Budget 2020 hovedlinjer Afdeling 68 Østergade Hvad er budget 2020? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen falder med 2,59% i 2020 Din husleje falder med 2,59% fra 1. januar Eksempler på husleje pr. 1. januar 2020 (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Fald 2-rums familiebolig (82,0 m²) rums familiebolig (86,0 m²) Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2020 henlægger afdelingen 176 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2018 henlagt 840 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

46 Budget 2020 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2020 Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Almindelig vedligeholdelse Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse % Drift af fællesvaskeri Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme % Vandafgift Renovation m.m % Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Ydelser på prioritetslån % Ydelse på forbedringslån Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital % Administrationsbidrag % Ejendomsskatter Forsikringer Overført til resultatkonto I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2018 Budget 2019 Budget 2020 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt Da indtægterne er større end udgifterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at sænke huslejen med 2,59%. Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter 6% 1% 0% 19% 6% 13% 55% Du kan få det fulde budget for afdeling 68 Østergade på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 68 2 af 2

47 Vedligeholdelsesopgaver i 2020 Afdeling 40 Fredensgade Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Indeværende år Næste år Vej- og pladsbelysningsanlæg vedl. af vej- og pladsbelysning * Borde og bænke Udskifte borde bænkesæt afd møde Buske Haveanlæg Buske Vedl. beplantning * Altan Skridsikring af altangange afd møde Dør Automatiske døråbnere Gulv gulvafslibning i flyttelejligheder Gulv udsk. af gulv ifbm. fraflytning * Indvendig dør fællesarealer Malerbeh. i fællesareal. afd møde Indvendige vægoverflader fællesarealer Maling selskabslokale afd møde Overflader maling af træværk i flyttelejligheder * Tagdækning Rep tag Vindue malervedl. af vinduer og døre afd møde Vindue Termoglas/vinduesbeslag/fuger * Elforsyningsanlæg (samlet) Elrenovering * Elforsyningsanlæg (samlet) udv. belysning Forbrugsanlæg CTS anlæg vedl. * Målerarrangement pumpebrønd renovere Målerarrangement Pumpebrønd service * Målerarrangement Radiatormålere Opsamling Klosetter/håndvaske * Opsamling Vedligehold af afløb * Transportsystem (samlet) Eftersyn, faldprøver m.v. * Vandsystem (samlet) Rør/fittings/bl. bat. * Varmeanlæg (samlet) Rør/fittings/målere * Varmeproduktionsanlæg veksleranlæg afd møde Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af emhætte Hårde hvidevarer emhætter vedligehold * Hårde hvidevarer udskiftning af komfurer * Hårde hvidevarer udskiftning af køleskabe Hårde hvidevarer udskiftning af køleskabe ( 2018 ) Hårde hvidevarer Udsugning selskabslokale afd møde Køkkeninventar Nye køkkener Køkkeninventar vedligehold af køkkener - løbende udskiftning * Køkkeninventar vedligehold af køkkener * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Tilskud Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 40 Fredensgade er vedlagt til orientering.

48 Vedligeholdelsesopgaver i 2020 Afdeling 41 Viruplund Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Indeværende år Næste år Belægninger Lille terrasse med bord/bænksæt ved gavl af Osteriet Belægninger Udskftning af belægning (2018) Afløbssystem (samlet) Renovering/tilstandsvurdering af kloaker Overført Afløbssystem (samlet) Vedligehold og udskiftning i pumpebrønd Afløbssystem (samlet) Vedligeholdelse af kloak Kommunikationsanlæg Udskifte lås i vaskekælder til Smart Air model med låsecylin Affaldscontainer, -beholder og -stativ Nedgravede beholdere (2018) (Afd.møde) Småbygninger ikke reg. som bygninger Redskabsrum flyttes. (2018) Småbygninger ikke reg. som bygninger Skrald og cykelskur Overført Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstativ Vedligeholdelse af postkasser * Buske Vedligehold af beplantning og gartnerhjælp * Gulv Pergo gulve * Indvendige vægoverflader fællesarealer Maling af teknikrum Overflader Udskiftning af gummifuger i baderværelser * Trappe Vedligehold og udskiftning af trappebelægninger Overført Vindue Elastiske fuger Vindue Maling af træværk ved fraflytning * Vindue Smørring og justering af døre og vinduer og døre Vindue Termoglas * Vindue Udvendig maling Ydervæg Bt.bjælke overfladebehand Ydervæg Maling af facader Ydervæg Maling af facader (2018) Ydervæg Murrep Ydervæg Pudsning af facader - Mejeriet (2018) Belysningsanlæg Elrenovering i lejligheder Belysningsanlæg Udv. belysning * Målerarrangement Energimål. brugsvand (2018) Målerarrangement Energimålere Målerarrangement Opgradering af målere (2018) Opsamling Rens/rep. af tagrender og nedløbsrør Røranlæg Vedligehold og udskiftning på afløbsinstallationer Vandsystem (samlet) Rensning af magnetisk vandbehandler Vandsystem (samlet) Rørinstallation/bl. batterier og toiletter * Vandsystem (samlet) Udskiftning af cirkulationspumpe (overført) Vandsystem (samlet) Udskiftning af magnetisk vandbehandler Overført Vandsystem (samlet) Vedlighold og udskiftning af Circon termostater * Varmeanlæg (samlet) Cirkulationspumpe (2018) Varmeanlæg (samlet) CTS anlæg vedligehold, batteriskift og updatering Varmeanlæg (samlet) Moterventil på varmesystem (2018) Varmeanlæg (samlet) Udskiftning af varmeveksler (overført) Varmeanlæg (samlet) Vedligehold og udskiftning af rør, fittings, radiatorer, ven Varmeanlæg (samlet) Vedligehold og udskiftning af rør, fittings, radiatorer, ven * Ventilationsanlæg (samlet) Indregulering og rensning af ventilation Affaldscontainer, -beholder og -stativ Storskraldsplads. Overført Hårde hvidevarer Indkøb af skabsfrysere og køleskabe Hårde hvidevarer Udskiftning af køleskabe og "komfurer" * Køkkeninventar Udskiftning af køleskabe og "komfurer" * Maskiner og maskinanlæg Service og vedligehold af Traktor og plæneklippere (F) * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 41 Viruplund er vedlagt til orientering.

49 Vedligeholdelsesopgaver i 2020 Afdeling 47 Julsøvej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Indeværende år Næste år Belægninger Rep. og vedligehold af asfalt * Belægninger Rep. og vedligehold af asfalt og belægninger * Belægninger Udvidelse af flisebelægning (2018) Vej- og pladsbelysningsanlæg Udskifte til LED belysning Småbygninger ikke reg. som bygninger F.: Renovering og fornyelse af kontor og garage Buske Vedligehold af beplantning * Gulv Slib og lakering af gulve * Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * Vindue Rep. og vedligehold af vinduer og døre * Ydervæg Vedligehold murværk Ydervæg Vedligehold murværk * Elforsyningsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af el * Målerarrangement Udskiftning af varmemålere Vandsystem (samlet) Rep. og vedligehold af VVS + udskifte rest af retur varmtvan Vandsystem (samlet) Rep. og vedligehold af VVS + udskifte rest af retur varmtvan * Vaskemaskiner Vedligehold og udskiftning af vaskeri inkl. betalingssystem Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventilation * Badeværelse inventar Rep. og vedligehold i bad * Hårde hvidevarer Udskift dropinetter * Køkkeninventar Rep. og vedligehold i køkkener * Køkkeninventar Udskift dropinetter * Maskiner og maskinanlæg F.: Håndværktøj * Maskiner og maskinanlæg F.: Udskift plæneklipper (2018) Maskiner og maskinanlæg F.: Vedligehold og udskiftning af maskiner * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 47 Julsøvej er vedlagt til orientering.

50 Vedligeholdelsesopgaver i 2020 Afdeling 56 Katrinebjergvej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Indeværende år Næste år Belysningsanlæg Udskiftning af opgangs- og kælderbelysning Borde og bænke Borde / bænke m.m Buske Fornyelse af beplantningen * Dør Rep. og vedligehold af døre * Elforsyningsanlæg (samlet) Afbrydere/kontakter * Forbrugsanlæg Rep. og vedligehold af VVS * Gulv Rep. af klinker i opgange * Gulv Slib og lakering af gulve * Kommunikationsanlæg (samlet) Dørtelefonanlæg * Maskiner og maskinanlæg Vedligehold og udskiftning af maskiner * Målerarrangement Rep. og udskiftning af vand- og varmemålere til fjernaflæste * Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * Tagdækning Udskiftning af tagbelægning til listepap på brædder Varmeanlæg (samlet) Udarbejdelse af energimærke Vaskemaskiner Vedligehold og udskiftning i vaskeri * Ventilationsanlæg (samlet) Service samt rep. * Vindue Rep. og vedligehold af døre og vinduer * Belægninger Belægning P-plads (2018) Borde og bænke Borde / bænke m.m. * Buske Fornyelse af beplantningen * Dør Rep. og vedligehold af døre * Gulv Rep. af klinker i opgange * Gulv Slib og lakering af gulve * Indvendige vægoverflader fællesarealer Maling af kælder Indvendige vægoverflader fællesarealer Maling af opgange (2018) Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * Vindue Rep. og vedligehold af døre og vinduer Elforsyningsanlæg (samlet) Afbrydere/kontakter * Forbrugsanlæg Rep. og vedligehold af VVS * Kommunikationsanlæg (samlet) Dørtelefonanlæg * Målerarrangement Rep. og udskiftning af vand- og varmemålere til fjernaflæste Vandsystem (samlet) Udskiftning af toiletter til vandbesparende (2018) Vaskemaskiner Vedligehold og udskiftning i vaskeri Ventilationsanlæg (samlet) Service samt rensning og indregulering hvert 5. år (2018) Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Optagelse af lån Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 56 Katrinebjergvej er vedlagt til orientering.

51 Vedligeholdelsesopgaver i 2020 Afdeling 68 Østergade Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Indeværende år Næste år Belægninger Haveanlæg,vedligehold * Vej- og pladsbelysningsanlæg vedl. af vej- og pladsbelysning * Buske have renovering Gulv afslibning af gulve i flyttelejligheder * Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * Afløbssystem (samlet) vedligehold pumpebrønde ( 2018 ) Elforsyningsanlæg (samlet) udv. belysning Forbrugsanlæg Opdatering CTS * Opsamling vedl. af afløb/sanitet/bl.bat. * Pumpeanlæg service pumpebrønde * Transportsystem (samlet) faldprøver/service/vedligehold af elevatorer * Vandsystem (samlet) vedl. vandinst. * Varmeanlæg (samlet) vedligehold varmeforsyning * Ventilationsanlæg (samlet) udsk. emfang * Ventilationsanlæg (samlet) ventilationsanlæg Hårde hvidevarer udsk. komfur * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 68 Østergade er vedlagt til orientering.

52 DIN BOLIGORGANISATION FYLDER 75 ÅR HER I 2019 DET FEJRER VI MED EN FAGLIG OG SOCIAL FESTIVAL 14. SEPTEMBER KL PÅ FÆLLESAREALERNE I AFDELING 25, REGINEHØJVEJ AARHUS N. FESTIVALEN er med fokus på beboerdemokratiets mange muligheder samt en hyggelig ramme for fællesskabet. Vi serverer lidt snacks og drikke i løbet af dagen og slutter af med let spisning: Grillpølser/ hotdogs af kylling-, okseog svinekød. BESØG VORES CAFÉBORDE OG HØR OM Boligpolitik hvordan bidrager vi til byens udvikling og fællesskab Beboerdemokratiet, magt og indflydelse Vildtvoksende, klimavenlige udearealer Fællesskaber og de gode fælles aktiviteter Her kan du snart komme til at bo! Boligkontoret Århus nybyggerier Mød organisationsbestyrelsen og hør, hvad der optager dem Deleøkonomi PROGRAM Kl Velkomst ved rådmand Kristian Würtz Kl Besøg vores caféborde Kl Fælles opsamling på de mange debatter og indlæg Kl Fælles hygge med spisning samt fadøl og vand til hyggemusik ved lokale Peter Christian DET ER GRATIS FOR DIG SOM BEBOER! Boligkontoret Århus Brendstrupgårdsvej Aarhus N post@bk-aarhus.dk

53 NOTAT TIL PKT 4.A Økonomisk orientering 2. kvartal DATO 8. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Kraft PROBLEMSTILLING Resultatopg. Budget Afvigelse Budget 2. kvartal kvartal kvartal Kto kr. kr. kr. kr. 501 Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter, kontingenter Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Kontorlokaleudgifter Afskrivninger, driftsmidler Revision Bruttoadministrationsudgifter

54 Faste noter Konto Resultatopg. Budget Afvigelse Budget 2. kvartal kvartal kvartal kr. kr. kr. kr Mødeudgifter og kontingenter Repræsentantskabsmøde Hovedbestyrelsen Møder, kurser bestyrelse og udvalg Diæter, arbejstab og kørsel Repræsentation og gaver Personaleudgifter Lønninger, adm. personale Personalearrangementer m..v Kursusudgifter Arbejdstøj Kørsel Forsikringer Andre udgifter til social sikring Fremmed assistance Forskydning i feriepengetilsvar Refusion af syge- og dagpenge Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon og internet m.v Kontorartikler m.v Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice Porto EDB udgifter Bank - og girogebyrer /3

55 Annoncer Kontorhusholdning Beboerblad Andre udgifter Kontorlokaleudgifter Lokaleleje Ejendomsskatter El Vand og varme Vedligeholdelse, rengøring m.v Lokaleudgifter i alt Afskrivninger, driftsmidler: Inventar EDB /6 Byggesagshonorarer Nybyggeri Forbedringsarbejder Byggesagshonorarer i alt INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. 3/3

56 NOTAT TIL PKT 4.B Orientering vedr. afdelinger DATO 14. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 1 Jens Baggesens Vej m.fl. Afdeling Tamperdalsvej m.fl. Afdeling 17 Kongsvang Afdeling 20 Norgesparken Afdeling 26 Vestre Ringgade m.fl. Afdeling 29 Kalmargade Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 32 Nørreskovvej Køkkenudskiftning starter efter planen uge 32 i prøvelejlighed og uge 36 generelt. Renovering af altanbunde laves løbende alt efter vind og vejr. Nedbrydning af garagerne er i gang. Miljøsanering er afsluttet og den egentlige nedbrydning starter uge 31. Der blev på det ekstraordinære afdelingsmøde Efterisolering af gavle er nu i gang, og fundementerne er støbt, herefter kan opmuring påbegyndes. Køkkenudskiftningen starter i prøvelejlighed uge 39 og uge 42 generelt. Der er afholdt møde med afdelingsbestyrelsen den 13. august, hvor der opnåedes enighed om at forelægge et forslag om at igangsætte udvikling af en fysisk helhedsplan for afdelingen på det ordinære afdelingsmøde. Der er lavet have forskønnelse ved 2 gavle. Den sidste laves til efteråret. LED lamper opsat i alle opgange. Rørudskiftning er halvvejs. Ekstra arbejder har taget lidt overhånd, men forventes at kunne afholdes indenfor det budgetterede.

57 Afdeling Hallssti Istedgade Afdeling 61 Chokoladen Afdeling 73 Virup Skovvej Der pågår drøftelser med afdelingsbestyrelserne om etablering af en gårdforening til varetagelse af parkeringsforhold og evt. også drift og vedligehold af hele gårdområdet. Spørgsmålet er kompliceret og hviler på en gammel deklaration for området, hvorfor advokatbistand har været nødvendig. Det vil evt. senere blive forelagt bestyrelsen, om der med baggrund af kompleksiteten og afdelingernes ringe størrelse og økonomi kan finansieres en del heraf fra boligorganisationens side. Langt om længe blev tagentreprenøren færdig med de reklamationer, som blev indgivet i 2018 i forbindelse med udskiftning af Eternit tagbelægningen til listedækket tagpap. Den 25. juni 2019 blev arbejdet med den nye murkrone på blok B færdig. Arbejdet med murkronerne lukker for vandindtrængen, når det regner og blæser i en bestemt vindretning. Den 8. og 9. juli regnede det, og desværre er der kommet vanddryp i lejemålet på Virup Skovvej 57 1.tv., som har været hårdest ramt. Den 21. juli regnede det og dryppede igen. Den 29. juli aflagde inspektøren og jeg et besøg i lejemålet, og havde en gennemgang på taget. Derefter bad vi tagentreprenøren fra byggeriets opførelse om, at udbedre et par åbenlyse ting på taget, som kunne være årsagen, ligesom han ændrede konstruktionen ved tag afløbsbrøndene, som afleder vand fra taget til nedløb på facaderne. Den 2. august melder lejeren så tilbage igen, at der er kommet en ny vandboble i et tagelement inde i hans stue. Tagentreprenøren er rekvireret igen, for at afhjælpe. Når projektlederen er tilbage fra sygdom den 12. august, vil han blive inddraget i problemstillingen, for der skal laves et destruktivt indgreb i tagbelægningen over de 4 boliger i den ende, og sandsynligvis ender det med, at der skal et nyt lag pap på, for at få stoppet denne gene, så lejeren kan få en hverdag tilbage igen! INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

58 NOTAT TIL PKT 4.C Orientering fra administrationen DATO 13. august 2019 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Organisationsbestyrelsen får løbende oversigt over opfyldelsesgraden på de opstillede driftsmål: 150% 100% 50% 0% sep 18 okt 18 nov 18 dec 18 jan 19 feb 19 mar 19 apr 19 maj 19 jun 19 jul 19 aug 19-50% -100% -150% -200% Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Tomgang Telefonsvartid Hurtig genudlejning Synsopfølgning Hurtig afregning af forsikringssager Målene er justeret som besluttet på bestyrelsesmødet i juni Derudover indstilles det i forlængelse heraf, at mål vedr. afregning af forsikringssager justeres, så der i stedet måles på perioden mellem den enkelte afdelings saldo på forsikringskontoen går i 0 med et mål om, at der i gennemsnit kun må gå 300 dage herimellem (for at tage højde for også de store og langvarige forsikringssager).

59 B. Afdeling 80 Knudrisgade fik god presseomtale vil offentliggørelsen af vinderprojektet. 2/3

60 C. I 2017 iværksattes i samarbejde med Århus Kommune på baggrund af bekymrende Bo- Soc-tal en treårig målrettet indsats i Sabro ift. at minimere skolefravær et projekt der blev støttet af Århus Kommunes særlige pulje herfor. Data peger nu på, at indsatsen har været ganske effektiv. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det indstilles derudover, at organisationsbestyrelsen justerer driftsmålet som beskrevet. 3/3