Referat af det ordinære afdelingsmøde i afdeling Egebjerghaven tirsdag den 17. september 2019, kl i Fælleshuset, Egebjerg Bygade 2

Transkript

1 3. oktober 2019 Referat af det ordinære afdelingsmøde i afdeling Egebjerghaven tirsdag den 17. september 2019, kl i Fælleshuset, Egebjerg Bygade 2 Deltagere 25 beboere fra 22 lejemål Fra afdelingsbestyrelsen Lars Andersen, Heidi Kjærbye, Mitta Samuelsen, Morten Just Nielsen og Jeff Ashton Fra Almenbo Lisbeth Schaltz og Claus Hansen Dagsorden Fra ejendomskontoret ejendomsmester Johnny Nielsen og Karin Larsen (referent) 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 3. Godkendelse af revideret forretningsorden for afdelingsmødet. Tilføjelser markeret med rødt. 4. Behandling af indkomne forslag. 5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år 6. Valg af afdelingsbestyrelsen a. Valg af bestyrelsesmedlemmer b. Valg af suppleanter 7. Valg til Almenbos organisationsbestyrelse a. Valg af 1 medlem b. Valg af suppleant 8. Valg til Almenbos repræsentantskab a. Valg af 2 medlemmer b. Valg af suppleanter 9. Eventuelt Formand Lars Andersen bød velkommen og beklagede at der var sat forkert tidspunkt på den af afdelingsbestyrelsen omdelte reminder til mødet..

2 1. Valg af dirigent Afdelingsbestyrelsen foreslog Bjarne Frølund. Bjarne Frølund blev valgt. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at mødeindkaldelse samt bilag var fremsendt rettidigt, og at mødet derfor kunne betragtes som lovligt og beslutningsdygtigt. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde. Beretning er fremsendt med indkaldelsen. Bestyrelsen har siden sidste afdelingsmøde arbejdet med følgende opgaver: Bestyrelsen har arbejdet en del på affaldssortering, og afholdt en del møder med Ballerup kommune og Ejendomskontor/Almenbo omkring hvordan dette skal indrettes i vores affaldsskure, for ikke at tale om de udfordringer der ligger i at skulle affaldssortere i vores køkkener. Bestyrelsen har også, i samarbejde med ejendomskontoret, kigget på vores lys i afdelingen. Vi har fået udskiftet nogle af vores lamper til LED belysning, og resten bliver udskiftet i 2020, det samme vil ske for den belysning, som er uden for hoveddørene. Vi har arbejdet en del på at få styr på den nye p-plads bag Netto, der blev ombyttet, således at der kunne blive frigjort plads til nybyggeri Teglvangen. Dette har efter nogle meget lange måneder med tovtrækkeri mellem de involverede parter, nu endelig fundet sin plads, en løsning er fundet - nu mangler bare pladsoverdragelsen fra bygherre, som har stået for opbygningen af vores p-plads igen. I august måned blev der afholdt brandkursus for alle interesserede beboere, for at oplyse hvilke tiltag den enkelte beboere selv kan gøre for at sikre sig mod brand. De beboervalgte til repræsentantskabet i Boligselskabet Kirstinevang har brugt rigtigt meget tid gennem vinterhalvåret på at finde en løsning til en fusion mellem de administrerede selskaber i Almenbo. Dette har ført til, at vi nu er et stort boligselskab med bl.a. endnu flere muligheder for at få en lejlighed andre steder end blot i Ballerup samt visse økonomiske fordele. Vores kontrollant for fælleshuset meddelte i starten af året, at vedkommende ikke længere ønskede at beholde opgaven. Dette medførte, at vi udsendte en stillingsannonce i hele afdelingen, som gav pote. Vi har nu fået en ny kontrollant til at varetage opgaven, vi håber hun har lyst til at være hos os i mange år frem.

3 Det er med stor glæde, at vi igen i år kan fremvise at regnskab med et flot overskud, hvilket vi som afdelingsbestyrelse godt kan være tilfredse med. Jeg vil som formand benytte lejligheden til at takke alle i bestyrelsen for samarbejdet i året som er gået, og jeg håber, at alle vil tage arbejdstøjet på igen efter afdelingsmødet. Beretningen blev godkendt. 3. Godkendelse af revideret forretningsorden for afdelingsmøde Dirigenten oplyste, hvilke ændringer det drejede sig om: Under paragraf 1: at afdelingsbestyrelsen vælger 2 medlemmer og 1 suppleant til repræsentantskabet. Tidligere var det afdelingsmødet Under paragraf 6: Medlem af afdelingsbestyrelsen kan ikke være Ansatte i afdelingen Personer med familiemæssige relationer til afdelingens ansatte Personer med familiemæssige relationer i samme valgperiode med familiemæssige relationer menes egen familie, ægtefælle/samlever eller svigerfamilie Afdelingsbestyrelsen vil gerne have slettet dette. Heidi fremlagde, at bestyrelsen har oplevet at det er svært at få beboere i bestyrelsen. De vil gerne have nogle der vil udføre et stykke arbejde og vil ikke begrænses af denne klausul. Forretningsorden blev godkendt med ovennævnte ændringer. 4. Behandling af indkomne forslag. Der er modtaget 6 forslag. Forslag 1: Manglende parkeringsmuligheder Forslagsstiller: Mark Sørensen Vedr. afdelingsmødet d vil jeg og flere andre beboere rigtig gerne have vi får snakket om at få lavet rigtige P-båse samt indført parkeringskontrol. Vi er rigtig mange der er godt og grundig trætte af at vi ikke kan få parkeringsmulighed når vi kommer hjem fra arbejde, Ballerup kommune kan efter mange henvendelser ikke finde ud af at udfører kontrol på deres områder. Og noget af området er privat matrikel så der vil de heller ikke

4 udføre kontrol. Vi kan derfor ikke bruge dem til noget da de i øvrigt også kun har 2 vagter der arbejder deltid via Parkeringnord. Egebjerghaven har meget få parkeringspladser, der er deres egne. Størstedelen af områdets parkeringsmuligheder er offentlige. De få pladser Egebjerghaven selv kan råde over, er placeret over ved vuggestuen. Her kunne der godt males parkeringsbåse. Derudover pladser i fællesskab med Andelsboligforeningen, Hvor Egebjerghaven har fem pladser og Andelsboligforeningen har tre. Forslaget gik ikke til afstemning, men der arbejdes videre med en beboerinformation om, hvilke parkeringspladser Egebjerghavens beboere har og med en opmaling af båsene ved vuggestuen Forslag 2: Renovering af badeværelser Forslagsstiller : Per og Pernille Skøtt Borregaard Vi har et stort ønske om at få et tilbud på renovering af badeværelses på samme måde som det foregik, da vi fik nye køkkener. Badeværelset i vores bolig Egebjerghaven 59, er om end endnu mere slidt end køkkenet, og ihf lige så gammelt. Fugerne er slidt ned, så det er kun et spørgsmål om tid, før der render vand ned i det nye fine køkken. Har hørt om den problematik fra andre allerede. Fliserne er så slidt, at de er meget svære at rengøre, og der er huller og revner allevegne. Vi håber meget på muligheden for at få renoveret badeværelset og dermed sikre, at huset er i god stand. Claus oplyste, at man var opmærksom på badeværelsernes stand. Afdelingens brugsvandsrør er i en rigtig dårlig stand. Det er aftalt med afdelingsbestyrelsen, at der udarbejdes en analyse af rørene. Det vil formentlig føre til en renovering og her vil det være oplagt af renovere badeværelserne, som ikke kan undgå at blive berørt af rørudskiftningen. Anbefalingen er derfor at vente til udskiftningen af rørene påbegyndes formentlig om ca. 4 år. En beboer spurgte ind til lovgivning i forhold til renovering af badeværelser Råderetsreglerne omfatter renovering af badeværelser dog kan man ikke få godtgjort eget arbejde.

5 En beboer oplyste, at de lige havde etableret toilet i bryggers og fået at vide, at dette ikke udløste godtgørelse. Claus svarede, at der skelnes mellem forandringer og forbedringer. Forandringer giver ikke ret til godtgørelse, fordi arbejdet er vurderet til ikke at forbedre lejemålet. Forslaget gik ikke til afstemning. Når der foreligger en plan for renovering af rør inklusiv badeværelser forelægges denne for afdelingsmødet. Forslag 3: Udvidelse af parkeringspladser ved Egebjerg Bygade Forslagsstiller: Maria Nicolaisen Udvidelse af parkeringspladserne v. Egebjerg Bygade. Båsene er for små og derfor oplever vi (desværre) mange parkeringsskader, der kunne undgås ved at udvide båsene. Selv med små biler kan det være svært at parker så der er plads nok til at åbne døre og komme ud uden at ramme andre. Med større biler er det stort set umuligt. Claus oplyste, at hvis man gjorde båsene bredere vil der være plads til færre biler. Det var forslagsstilleren klar over, men var dog af den mening, at det ville blive det samme, fordi der parkeres lige nu ud over det markerede båse. Forslaget blev vedtaget Forslag 4: Indstilling af brug af ukrudtsmidlet RoundUp Forslagsstiller: Sanne Samuelsen Jeg kunne godt tænke mig at sprøjtning med Roundup i vores område blev diskuteret. Personligt blev jeg ret så rystet, da jeg erfarede at der faktisk blev sprøjtet med dette middel. Det er bevisligt, at det er kræftfremkaldende og der arbejdes på at Roundup fjernet fra markedet. Ballerup arbejder jo på at blive en Grøn kommune. Så må det være indlysende at indstille brugen af Roundup. Alternativt kunne ukrudt være ukrudt. De steder i det er absolut uhensigstmæssigt kunne der evt. anvendes varmt vand eller brænding. Johnny oplyste, at Jan bruger 1 liter om året. Hvis det ikke bliver brugt vil der komme rigtig meget ukrudt. En beboer foreslog om man ikke kunne gå med en brænder. Johnny sagde at det var ikke alle steder man kunne komme til med en brænder og at det tog meget længere tid. Forslaget blev vedtaget. Fremadrettet anvendes der ikke Roundup

6 Forslag 5: Oprettelse af flere cykelskure og barnevognsrum Forslagsstiller: Samia Louisa Jensen Oprettelse af flere cykelskure og barnevognsrum. I Egebjerghaven er cykelrummene meget små (5 pladser) og der er derfor mangel på plads til både cykler, men i særlig grad også til barnevogne, til de beboere der ikke har have og særligt til de af os der deler den i forvejen trange plads med forældre og personale fra vuggestuen Sydpolen. Afdelingsbestyrelsen har behandlet emnet og er for så vidt enige i at der mangler skure, men problemet er, hvor skal de placeres. Claus spurgte om en overdækket cykelparkering kunne være et alternativ Der blev en debat om fjernelse af gamle cykler for at give plads, men også hvor svært det er at komme ned med en barnevogn ad kældertrapperne. Forslaget gik ikke til afstemning, men derimod til afdelingsbestyrelsen, der vil arbejde videre med en mulig løsning. Forslag 6: Opstilling af borde/bænke bag Egebjerghaven 1-24 Forslagsstiller: Samia Louisa Jensen Opstilling af borde/bænke til det lille græsareal bagved Egebjerghaven 1-24 ud mod egebjergvej. Forslaget blev vedtaget. Johnny bestiller borde/bænke. 5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. Lisbet fremlagde budgetforslaget, der viser en fastholdelse af lejen 1. januar Dette skyldes en markant nedsættelse af administrationsbidraget, som er en følge af fusionen. Modsat stiger renholdelsesudgifterne, fordi lønudgiften til ejendomskontorets sekretær nu skal fordeles ud på afdelingerne.

7 Besparelsen i administrationsbidraget har medført, at afdelingens henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse kunne øges, således at henlæggelsen ligger på 190 kr. pr. m².. Budgettet blev vedtaget. 6. Valg til afdelingsbestyrelsen a. Valg af bestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode Heidi Kjærbye genopstiller blev valgt Mitta Samuelsen genopstiller ikke Solveig Rosenørn blev valgt. Morten Just Nielsen genopstiller blev valgt. b. Valg af suppleanter for en 1-årig periode Michael Jensen blev valgt. 7. Valg til Almenbos organisationsbestyrelse a. Valg af 1 medlem til organisationsbestyrelsen for en 2-årig periode Følgende opstiller som organisationsbestyrelsesmedlem: Heidi Kjærbye (midlertidigt organisationsbestyrelsesmedlem) blev valgt b. Valg af suppleant for en 1-årig periode Afdelingsbestyrelsen foreslog Jeff Ashton der blev valgt 8. Valg til Almenbos repræsentantskab a. Valg af 2 medlemmer til repræsentantskabet for en 1-årig periode Følgende opstiller som repræsentantskabsmedlemmer: Lars Andersen (midlertidigt repræsentantskabsmedlem ) blev valgt Morten Just Nielsen (midlertidigt repræsentantskabsmedlem) blev valgt b. Valg af suppleant for en 1-årig periode Afdelingsbestyrelsen foreslår Solveig Rosenørn blev valgt

8 9. Eventuelt. Der blev spurgt om man selv måtte male indgangspartiet til sin lejlighed eller om der var en fremtidig plan. Det er der intet i vejen for, der skal dog laves et forarbejde før maling påføres. EB 3 synes der trængte til at blive gjort rent på svalegang og glasdækning. Heidi oplyste at rensning af glasdækning er sat på budgettet i Afdelingsbestyrelsen vil arbejde videre med dette. Der blev spurgt om hvem der gør rent på svalegangene. Johnny oplyste, at dette gjorde ejendomsfunktionærerne. EB 3 havde sendt et forslag til bestyrelsen og Almenbo, men kunne ikke se at det var taget med. Dette kunne hun ikke forstå. Lars oplyste at de havde sendt de forslag de havde modtaget til Almenbo. Efterfølgende har det vist sig, at den mail Almenbo har modtaget blot er videre sendt til ejendomskontoret, idet det ikke blev omfattet som et forslag. Claus stillede spørgsmål til mødetidspunktet kl uden dog at have talt med afdelingsbestyrelsen. Der blevet givet udtryk, at kl var bedre så kunne man komme hjem og putte sine børn. Afdelingsbestyrelsen tog dette til sig og med til næste års afdelingsmøde En beboer spurgte om den blå mappe man havde fået ved indflytning om den måtte smides ud. Lars oplyste at det måtte den gerne. Alt beboermateriale ligger nu på Egebjerghavens hjemmeside. Formanden takkede for et godt møde. Mødet sluttede kl Formand dirigent