SES.DK. Økonomistyring i Slotsog Ejendomsstyrelsen Økonomidirektør Anders V. Møller

Transkript

1 Økonomistyring i Slotsog Ejendomsstyrelsen Økonomidirektør Anders V. Møller

2 Disposition 1. Omkostningsreform, ØSC et og ny økonomistyring 2. Fakta om økonomiområdet 3. Realiteter: Konkrete udfordringer i SES 4. Løsninger og eksempler 5. Pointer

3 Omkostningsreform og ny økonomistyring De centrale rammebetingelser for institutioner i dag: Kan udtrykkes ved disse mål og idealer Bedre om offentlig produktion og mere fokus på omkostninger (omkostningsfordeling) Bedre styring af aktiv-siden og fokus på investeringer (registrering, data og planer) Oprydning og regimeskift. Nye vaner nye vilkår bedre og rigtigere prioriteringer Bedre grundlag for økonomistyring. Fra skræddersyede systemer til standardisering (fx Navision og ØSC et) Større forventninger til data-formidling fra omgivelserne

4 SES produktion SES er en statslig ejendomsvirksomhed i Finansministeriet (ca. 300 årsværk) Hovedopgaver SES forsyner staten med fremtidssikrede kontorer Ejet kontorejendom: Ca m² (ca. 13 mia.kr) Lejet kontorejendom: Ca m² Antal ejede bygninger: Ca ca 430 Kontorkunder: 192 Indtægtsfinansieret: Nettooverskud til staten på ca. 200 mio.kr. SES bevarer og nyttiggør statens slotte og haver Slotte: 20 slotte, svarende til ca m² (ej værdifastsat) Haver: 13 større haver, svarende til ca. 500 ha Kulturkunder : 192 Bevillingsfinansieret: 150 mio.kr. + ca. 150 mio.kr. til anlæg og vedligehold. Christiania Ejendoms- og byggeopgaver, bl.a. Opp og byggesager: 700. ca. halvdel er nye i 2009 Vedligehold udgør ca. 700 mio.kr. 2,2 mia.kr. i omsætningen via faktura ( stk) Vi udsender ca faktura (75 % betaler rettidigt)

5 Realiteter: Konkrete udfordringer Vækst og nye tider. Fra enmandsfirma til landdækkende ejendomsvirksomhed Større krav til data og ledelsesinformation også fra omgivelserne Fra håndholdte system til standardsystemer 10 års vedligeholdesesplner (FM-vista Finland, Statsinventar system, BBS, SAS) Fra individuelle metoder ensartede metoder Regneark, forretningsgange, flow Fra åbne data-kanaler lukkede datastrømme. Integration mellem interne og eksterne BBS, ejendomsportal og ESDH Fra diffus projekt-organisation fastere struktur Direktion og organisatorisk fokusering på hovedopgaverne (metoder: delvis konfliktende)

6 Data og regneark! SES.DK

7 Ustyrede processer Hvem laver hvad og hvordan. Komplicerede processer. Kunde, ejendomme, økonomi osv. Hvordan sikre vi os at relevante værdier kommer ind i vores regnskab (fx modernisering i ejendomme)?. Og tilsvarende ud af vores regnskab og værdierne er rigtige Både interne og eksterne (rådgivere) er den del af vores produktion (projekter)

8 IT-løsninger og intelligente data-flow (indtast én gang) SES.DK

9 Vekselstrøm i systemet SES.DK

10 Internt og eksternt arbejdes der i navision data altså samme data (vores produktionssystem)bbs SES.DK

11

12 Styrbare processer - budgetprocessen SAS som budgetteringssystem Udvalgt af 5. Implementeret i 2 faser: efterår 09 og vinter 10. 2,5 mio.kr. heraf 1,5 mio.kr. i licens Styring via sager (a priori kontering) (2.300 sager og 600 byggesager) Udarbejder års budget og understøtte budgetprocessen. Enklere, sag medarbejdere chef økonomi og gentagelse af processen. Budgetopfølgning Kvartalsopfølgning: Den sagsansvarlige modtager en mail og logger ind på egne sager. Periodisering (= modtaget værdi med ej bortført) på sager Tvister Dokumentation vedlægges og godkendes.. Fremdriftsanalyse: Viser forbruget i kommende måneder og estimat over resten året Revidere budgettet. Centralt kan Budgetafdelingen følge med i, hvor sagerne er ligeså den enkelte chef.

13 Uddata: SAS, ØS-LDV og eget LDV: Oprydning Antal sager januar 663 Antal sager marts 721 Forbrug ja Forbrug nej Forbrug ja Forbrug nej Budget ja Budget ja Budget nej Budget nej 16 6 Større forbrug end budget: Større forbrug end budget:

14 Andre processer. 43 forretningsgange. Fordelt på enheder Procesejer

15

16 Pointer SES produktion er velegnet til økonomistyring. Styr på grundproduktionen. Data og processer Fokus på elementære økonomistyring (registrering og proces) Klargør forudsætningen for strategisk økonomistyring Forstå forretningen og produktionen Back to basic for at få omkostningsreformen til at fungere (fx fakturaflow) ØAC et giver større fokus på institutionens core-business og strategisk økonomistyring. SES er på rette vej men der er fortsat et stykke

17 Rykker fra TDC 1. kvartal (på papir!) SES.DK