Kom godt i gang med Winfinans DT

Transkript

1 Kom godt i gang med Winfinans DT

2 Kom godt i gang med Winfinans DT Forord Winfinans DT er udviklet gennem flere år i et tæt samarbejde mellem en række systemplanlæggere, programmører, revisorer og testfirmaer. Winfinans DT er et professionelt og brugervenligt værktøj i virksomhedens dagligdag, der har bevist sit værd og stabilitet igennem de over 10 år, som programmet har været på markedet. Winfinans DT er udviklet i henhold til gældende danske regelsæt, normer og praksis. Aktivér produktet med det samme. Så kan vi holde dig underrettet om nye versioner og moduler. Bestil samtidig vores support- og opdateringsabonnement, så vi kan hjælpe dig med at få Winfinans DT til at fungere optimalt i virksomheden. For yderligere oplysninger se hvor vi altid holder dig ajour med nyheder. Har du opdateringsabonnement, kan du altid hente de nyeste versioner. Se også supportområdet på og få uddybende support, FAQ, artikelsamlinger om specielle opsætningsmuligheder i Winfinans DT etc. God arbejdslyst! Winfinans ApS 2

3 Titel: Kom godt i gang med Winfinans DT. Udgave: 6. udgave, februar, 2011 Udgiver: Winfinans ApS Skomagergade 38, Roskilde Copyright: Winfinans ApS Enhver gengivelse af dette produkt, mekanisk, fotografisk eller elektronisk er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Eventuel mangfoldiggørelse kan kun ske efter skriftlig aftale med Winfinans ApS. 3

4 Indholdsfortegnelse HOVEDMENU... 6 SYSTEM INDSTILLINGER LOG-IN FIRMA INDSTILLINGER OVERFØRSEL AF ÅRETS RESULTAT TILLADTE REGNSKABSPERIODER KONTOPLAN KONTO SPÆRRET KONTO SPÆRRET FOR MANUEL POSTERING/ SYSTEMKONTI ADRESSEOVERSIGT RENTEBEREGNING TILSKRIVNING AF RENTE RYKKER FORMÅL MED BREVLISTER NY BREVLISTE UDSKRIFT AF BREVLISTER REDIGERING AF EKSISTERENDE BREVLISTE FLET BREVLISTEN MED WORD-DOKUMENT LAGEROVERSIGT OVERSÆTTELSE AF VARETEKST SERIENUMMEREREDE VARER SERIENUMRE OVERSIGT KREDITERING AF SERIENUMRE ÅBNING AF LAGER SALG OVERFØR TIL MS EXCEL KLADDE INDSTILLINGER BRUG KLADDE TIL BOGFØRING INDTASTNING AF BILAG SLET BILAGSLINIER UDSEENDE PÅ KLADDE BOGFØRINGSMÅDER BRUG AF FORKORTELSER/ AUTOMATISERING AF POSTERINGER KOSTCENTERKODER SIMULERET BOGFØRING BOGFØR ÅBNE POSTER ÅBENPOST-SYSTEM VISNING AF ÅBNE POSTER UDLIGNING AF FAKTURA ACONTO-UDLIGNING INDLÆS BILAG

5 Bilagsoprindelse - Kilde Bogføring af Indlæste bilag Bogføring af faktura BILAGSLOG KØB REGNSKABSOVERSIGT KOSTCENTRE BILAGSLISTE BANKKONTI SAGER WINFINANS DT SOM ADVOKATLØSNING SAGSOPRETTELSE PRODUKTIONSSTYRING TILLÆG 1. VÆRKTØJER TILLÆG 2. LAGERÅBNING RETTIDIG ÅBNING FOR SEN ÅBNING TILLÆG 3. PRISER OG RABATTER STANDARDPRISER INDIVIDUELLE PRISER TILLÆG 4. OPSÆTNING AF JOB I SQL-SERVER TILLÆG 5. KONCERNREGNSKAB - KONSOLIDERING TILLÆG NR. 6 MINIMAL OPSÆTNING AF WINFINANS DT

6 Hovedmenu Winfinans har én arbejdsflade, hvor de enkelte dele af programmet (moduler) vælges fra ikoner. Første gang Winfinans DT åbnes, er kun Opsæt-ikonet synligt, (hammeren). Dette modul (System Indstillinger) skal som det første udfyldes med egne data. Når der er oprettet mindst ét firma og ét regnskabsår, kommer de øvrige ikoner til syne. Administratoren kan fjerne ikoner fra hver brugers menu, således at kun de moduler og funktioner, den pågældende bruger anvender, er synlige. Derudover kan administratoren tildele hver brugere et menupunkt, der automatisk kaldes, når den pågældende bruger starter programmet. Indstillinger-ikonet er kun synligt for administratorer. Hvis der ikke er oprettet mindst én administrator, har alle brugere adgang til Indstillinger-ikonet. Skærmbilleder i Winfinans er mærket med en farvet bjælke øverst i hvert billede. Dette gør det lettere at finde rundt i programmet, isæt hvis mange billeder er åbne samtidigt. Denne bjælke er: Grå for Opsæt og adresser. Rød for regnskab. Grøn for køb, salg lager Gul for produktion Skærmmanual kaldes overalt med menupunktet Hjælp i øverste menubjælke eller med F1 tasten. 6

7 Oversigt over hovedmenuens ikoner Sorterer data i markeret kolonne i det aktive vindue. Udskriver aktivt vindue. F.eks. en rapport udskrevet til skærm Printerindstilling. Søg efter data i det aktive vindue. System Indstillinger. Informationer, der er fælles for alle firmaer. Viser Log in -skærmen. Aktivt firma og regnskabsår kan ændres Firma Indstillinger. Informationer om det aktive firma. Adresseregister. Indeholder adresser for bl.a. kunder og leverandører. Kladder. Balancer, budget, kontokort. Kostcenter regnskaber. Bilagsliste. Viser alle bilag. Benyttes til søgning uafhængigt af kontoplan. Kontoplan. Bankregister for klientkonti eller bankkonti i fremmed valuta. Sagsregister til advokatregnskaber. Tilbud, ordrer, gentagne ordrer, åbne og lukkede faktura og statistik. Købsordrer, åbne og lukkede købsfakturaer og statistik. Styklister, produktionsordrer og lukkede produktionsordrer. Lager. Anlægskartotek Data import/eksport Ikoner vises i øverste hjørne af de sider, der beskriver de pågældende programdele. 7

8 System Indstillinger. Opsætning er kun tilgængelig for administrator Brugerinformationer. Der skal oprettes mindst én bruger. Kun brugere med Log in afkrydset har adgang til systemet. Brugere, der ikke har adgang, kan anvendes som intern reference på ordre/faktura. 8

9 Udfyldes feltet net bruger, med det navn, brugeren anvender som Log-in navn på nettet, springes Winfinans Log-in dialogen over, og starter direkte op i brugerens forvalgte skærm. (Se Firma-Opsæt/Adgang). Sprog vælges individuelt for hver bruger. Det valgte sprog bestemmer arbejdssproget på skærmen. Brugere skal opsættes med adgang til de forskellige firmaer under Firma/Brugere. Hver gang en bruger logger på Winfinans, registreres dette i Adgangsloggen. Opret firma. Før der kan arbejdes i Winfinans, skal der oprettes mindst et firma. Knappen Nyt firma aktiverer en Guide, der hjælper med oprettelsen af et firma, de mest nødvendige stamdata samt de første regnskabsår. Vælges en af Guidens kontoplaner, opretter Guiden følgende sammen med kontoplanen: Momsopsæt for indgående, udgående moms En debitorgruppe En kreditorgruppe Afstemningskonti for kasse, bank og giro Kontoforkortelser for kasse, bank og giro En varegruppe med konti for varesalg, vareforbrug, lagertræk m.m Et lager 9

10 Den bruger, der opretter firmaet, gives automatisk adgang til dette. Øvrige brugere kan tillades adgang til firmaet under Firma/adgang Winfinans DT Nedlæg firma fjerner firmaet og alle tilhørende data. Før et firma kan nedlægges, skal alle regnskabsår slettes. Postnr. Oversigten indeholder lande og landekoder. Der er mulighed for at tilføje format til de anvendte lande, der bestemmer hvilke af følgende oplysninger, der udskrives på handelspapirer som følgesedler og fakturaer. Postnummer, by landekode, land og region.de europæiske lande er oprettet og markere i feltet Benyt. Denne markering styrer om det enkelte land vises i listbokse i programmet. Efterfølgende vælges landekode på de enkelte debitor/kreditorkort. For hvert land findes en post.nr. tabel. Samtlige danske postnumre og postnumre fra flere andre lande er oprettet, men ved handel med udlandet kan evt. manglende postnumre for de pågældende lande oprettes. 10

11 Log-in Log-in giver bruger mulighed for at vælge brugeradgang, regnskabsår og firma. Der er også mulighed for at aktivere funktionen til skift af den database, som klientprogrammet er tilsluttet. Winfinans åbner ved Log-in automatisk det sidst benyttede firma og regnskabsår samt brugerens mest benyttede ikon, fx Kladde. Forvalgt opstart opsættes under Firma Opsæt Adgang. Værktøjer giver den enkelte bruger mulighed for at skifte Password 11

12 Firma Indstillinger Firma Opsæt indeholder stamdata for det enkelte firma, såsom opsæt af regnskabsår, moms, valuta samt brugeradgang. Winfinans danner automatisk nye regnskabsår, men disse kan oprettes, nedlægges og redigeres i dette billede: Firma Indstillinger ikonet bliver synligt på værktøjslinien efter oprettelse af det første firma under System Indstillinger. 12

13 Firmaoplysninger Under Firma oprettes det pågældende firmas adresse. Et firma skal have én valuta med kurs 100 og ét sprog. Det under firmaet valgte sprog, vil blive foreslået i alle udskriftskærme. Da der skal kunne foretages rettelser på et bilagsnr., har Winfinans ikke mulighed for at forhindre overlappende bilagsnumre. Bilagsnr.serier skal derfor oprettes med intervaller, der tilgodeser den aktuelle bilagsmængde. Der er mulighed for senere at ændre de opsatte bilagsnumre her. 13

14 Regnskabsår Et Regnskabsår kan indeholde fra 1 til 18 måneder. Guiden under Opret Nyt Firma vil automatisk danne det første og det andet Regnskabsår. Når man bogfører i andet Regnskabsår vil det efterfølgende år automatisk dannes. Bogholderen kan gå fra et Regnskabsår til det næste uden at foretage sig yderligere. Valg af Regnskabsår for bogføring foregår via Log-In. Der er mulighed for at ændre måneder i fremtidige Regnskabsår, og i indeværende i det tilfælde, at indeværende regnskabsår ikke forkortes, så perioder, der allerede er bogført i, forsvinder. Forkortes Regnskabsåret oprettes et nyt og måneder i det gamle reguleres herefter. Det er særdeles vigtigt for nystartede virksomheder, at første regnskabsår starter i præcis den måned, hvor virksomheden faktisk starter. Hvis man ikke er opmærksom på dette og har tomme måneder i starten af første regnskabsår kan man risikere, at man ikke kan lave et regnskabsår i systemet, der dækker hele virksomhedens første regnskabsår. Redigering af regnskabsår Hvis regnskabsperioden skal ændres, eller der f.eks. skal oprettes et år til åbningsbalance, er der her mulighed for at oprette, nedlægge og redigere regnskabsår. Regnskabsår må i.h.t. bogføringsloven nedlægges efter 5 år. Ønskes statistik nedlagt samtidig med nedlæggelse af sidste regnskabsår (når man ønsker at starte forfra med samme stamdata) - afkrydses feltet. Herefter nedlægges statistik for både køb, salg, lagerjusteringer og produktion når det sidst eksisterende regnskabsår slettes. For at starte forfra oprettes regnskabsår påny. 14

15 Åbningsbalance Det anbefales kraftigt, at der oprettes et Regnskabsår separat til indtastning af åbningstal for finans og lager. Åbningsbalancen vil automatisk blive overført til det nye år, og man undgår at blande åbningstal med posteringer for den første måned. Hvis Overfør Åbningsbalance er afkrydset, vil Åbningsbalancen overføres automatisk. Fjern afkrydsningen, hvis Åbningsbalancen ikke ønskes overført automatisk (Anvendes kun i tilfælde, hvor det ønskes). I forbindelse med åbning af nyt Regnskabsår, kan tømning af udvalgte konti, fx afskrivninger, opsættes til at blive tømt automatisk. Dette opsættes i Kontoplanen ved at udfylde Overfør sum til denne konto ved åbning af nyt regnskabsår. Disse overføres herefter hvert år automatisk sammen med Åbningsbalancen. Overførsel af årets resultat Winfinans DT overfører automatisk Årets resultat. I Kontoplan kan man under Opsæt - Afstemningskonti indtaste hvilken konto driftsresultatet skal overføres til ved årsafslutning. Herefter vil Årets resultat automatisk blive overført sammen med Åbningsbalancen. Se afsnit om Kontoplan. Tilladte regnskabsperioder Alle regnskabsår er i princippet åbne. Man har mulighed for at bogføre i samtlige år ved at vælge år via Log-in. Der er dog mulighed for at lukke for bogføring i et år ved at opsætte dette her under Regnskabsår Rediger eller begrænse den tilladte regnskabsperiode eller de bilag, det er muligt at bogføre. Tillad bogføring fra / til er også bestemmende for, hvilke bilag, der kan overføres fra Indlæste bilag til Kladden. 15

16 Genberegning af regnskab efter systemnedbrud, efter bogføring af efterposteringer i gammelt regnskabsår eller efter ændring af kontoplan Tasten Genberegn Regnskab vil genberegne de foretagne bogføringstransaktioner. Denne funktion benyttes ikke under normal drift, men kan fx bruges ved import af store mængder finanstransaktioner fra et externt system. Funktionen danner balancen direkte på basis af de importerede poster, dvs. uden om den normale bogføringsprocedure. Herudover bruges funktionen til at genoprette et regnskab ud fra en defekt database. Dette kan være aktuel fx efter systemnedbrud, en kun delvis konvertering fra en defekt kildedatabase m.m. Hvis man ændrer i sin kontoplan ændrer sammentællinger sammenlægger konti, der har været bogført på, så skal alle regnskabsår genberegnes. Hvis du har bogført poster i gammelt år, og ønsker at se resultatet i primobalancen i den ny år uden først at have bogført i det ny år, vælg da det ny år og anvend GenBeregn til at overføre og beregne det ny regnskabsår. Brugeradgang. Samtlige brugere i systemet skal sættes op med markering af hvilke dele af programmet de pågældende brugere har adgang til. Fravælges programdele for en bruger, vises de tilsvarende ikoner ikke i værktøjslinien. For hver bruger opsættes forvalgt opstart af administrator. Det pågældende modul vil herefter automatisk åbne ved Log-in. Se endvidere Log-in s. 9 Fjernes afkrydsningen Adgang til opsæt, fjernes Opsætnings-knapperne i alle moduler. Kostcentre. Kostcentre kan bruges til underopdeling/dimensionering af regnskabet Hvis der anvendes kostcentre under det enkelte firma, skal de oprettes her. 16

17 Ved bogføring skal kontonr. indtastes i Kladden efterfulgt af en skråstreg samt det pågældende dimensions.nr. Der kan oprettes 4 forskellige typer Kostcentre. Under hver af disse typer kan oprettes så mange kostcentre, som det ønskes. Kostcentre kan tilknyttes ved inddatering af bilag, køb, salg, og produktion. Fx. ved dannelse af Faktura; tilknyttes en Faktura et Kostcenter, vil denne automatisk bogføres korrekt. Kostcentre kan f.eks. anvendes til føring af afdelingsregnskaber eller projektregnskaber. 17

18 Valuta Her oprettes og vedligeholdes de valutaer, som anvendes af det aktuelle firma. Kurser skal rettes løbende. Der kan oprettes så mange valutaer, som det ønskes. Det er muligt at vælge valuta under Adresser, så debitor/kreditor automatisk anvender den valgte valuta. Dette kan overskrives, hvis der ønskes bogført i anden valuta end den valgte. Det er i Winfinans muligt at anvende flere valutaer på den samme kunde/leverandør. Ved valg af debitor/kreditor under Kladden sker herefter en automatisk omregning af beløb i forhold til valgt valuta på den enkelte debitor/kreditor. Det er valgfrit om valutakolonne i Kladde skal vises, da der også er mulighed for at indtaste beløb i udenlandsk valuta. Se endvidere Bogføring s. 64. Ved udskrift af Journaler kan der vælges bred journal, som medtager valutakolonne. 18

19 Salgssteder Et salgssted styrer udskrift og behandling af fakturaer. Der kan oprettes så mange salgssteder, som der er behov for. Hvis virksomheden har flere fakturaudstedende afdelinger, så kan man lave et salgssted for hver afdeling. Da salgssteder også bestemmer behandling af faktura Udskriv faktura- send som - send faktura elektronisk send til factoringselskab og hvis faktura skal udskrives, så kan man tilknytte forskellige fakturalayouts til salgssteder. 19

20 Salgssteder tilknyttes kunders adressekort og er standard på kundens fakturaer, men der kan ændres salgssted på fakturaer, hvis det ønskes. Moms Opsæt For at beregne moms skal samtlige anvendte momskonti opsættes her med %. Momssats skal oprettes for hver momskode. 20

21 Ved momsændring kan dette på forhånd indtastes i systemet med dato, hvorefter systemet automatisk skifter momssats på denne dato. Det er vigtigt at sætte dato for momssats før regnskabets start, da der ellers regnes 0%. Feltet nr. anvendes til at vælge moms på de enkelte konti i kontoplanen. Kontonr. for moms kan opsættes efter oprettelse af kontoplan. Momsspecifikation vil medtage samtlige opsatte konti. Ved oprettelse af momssatser forskellig fra gældende standard skal man være opmærksom på, at moms afløftes på basis af bruttobeløb incl. Moms, f.eks. er 6,25 % moms = Sats 5,26%. 21

22 Konsolidering Winfinans DT kan anvendes i selskaber opbygget som et moderselskab med et valgfrit antal datterselskaber. Datterselskaberne kan anvende anden valuta end moderselskabet. Winfinans DT vil automatisk omregne. Opsætning Under Generelle System Indstillinger oprettes moderselskabet og datterselskaberne. Ud for de enkelte datterselskaber indtastes hvilket moderselskab de tilhører, ved at indtaste moderselskabets Firma.nr. i kolonnen Moder. Samtidig kan der angives, hvor stor en procent af datterselskabets bevægelser, der skal overføres til moderselskabet. Antallet af datterselskaber er valgfrit ligesom et datterselskab kan have andre selskaber under sig (børn), således at et koncernregnskab kan laves i flere niveauer. Når datterselskaber tilknyttes et moderselskab vil Winfinans DT automatisk anvende en Kostcenterkode til dette. Der er derfor kun 3 tilgængelige kostcenterkoder i Winfinans DT, når der arbejdes med koncernregnskab. Se endvidere afsnittet om Kost-centre samt Firmaopsæt. 22

23 Konsolidering Konsolideringen kan aktiveres fra Firmaoversigt under Generel Opsæt. Konsolidering kan enten foretages manuelt ved at klikke på Konsolider eller der kan opsættes et job på serveren, så konsolidering foregår automatisk. Ved at klikke Konsolider vil totaler på konti i datterselskabet overføres pr. måned, også selv om der kun konsolideres årligt. Dette giver blot flere underliggende posteringer i moderselskabets regnskab. Der kan konsolideres løbende, også oftere end hver måned. Hvis regnskabsår i moderselskabet bliver nedlagt og oprettet igen, vil konsolideringen fra de enkelte datterselskaber starte forfra i det pågældende år. Der kan bogføres normalt i moderselskabet. Valuta Datterselskaber kan have anden valuta end moderselskabet. I så fald omregnes automatisk i forhold til opsat kurs i moderselskabets kurstabel. Hvis den anvendte kurs ikke er opsat i moderselskabet, posteres til kurs 100. Kontoplan. På hver konto i datterselskaberne kan der angives en konto for konsolidering. Kontoen skal findes i moderselskabet. Hvis konto for konsolidering ikke angives, forudsættes det, at moderselskabets kontoplan er den samme som datterselskabets. For opsæt af job på server til automatisk konsolidering, se tillæg 4. 23

24 Logs. Winfinans indeholder forskellige logbøger, som automatisk registrerer, hvad der sker under betjening af programmet. Hændelser. Oprettelse og nedlæggelse af regnskaber, ændring af kontonumre, ændring af varenumre m.m registreres i logbogen. Denne Log har ingen betydning i den daglige drift, men kan udskrives af revisor eller andre, som dokumentation for regnskabets historik. 24

25 Jobs Jobs viser hvilke automatisk opsatte jobs, der er kørt. Går der noget galt, er der mulighed for under Advarsler og Fejl at lokalisere fejlen. Advarsler og Fejl Beskeder om evt. kørselsfejl og advarsler fra SQL-serveren. Her kontrollerer systemadministrator regelmæssigt, at der ikke er registreringer. Hvis der er data under disse to faner, skal det undersøges, hvordan fejl/advarsler er opstået. Ubehandlede fejlmeddelelser kan resultere i inkonsistent database. 25

26 Kontoplan Dette billede anvendes til oprettelse og redigering af konti. Oplysninger om bevægelser på konti fremgår af hhv. regnskabsdelen for finanskonti og adressedelen for debitor/kreditorkonti. Oprettelse af konti 26

27 27 Winfinans DT Ny konto oprettes med Opret ny. Indtastning foretages hurtigst ved at bruge TAB til at springe mellem felter og i listboxe skrive det første bogstav i ordet. Indtastningsbilledet afhænger af valgt kontotype. Sortering af kontonumre Winfinans sorterer konti alfanumerisk, hvilket betyder at fx 100 kommer før 11. En tom plads kommer før 0. Således vil 10 komme før 100. Hvis en numerisk kontoplan skal flyttes til Winfinans, er der mulighed for at taste denne direkte ind i Winfinans ved at foranstille nul. F.eks. ændres 11 til 011 der kommer før 100. Overskrifter Kontoplanen har en standardudskrift, hvorfor overskrifter skal oprettes med kontonr. Overskrift kan vælges som almindelig eller hovedoverskrift, begge med eller uden sideskift. Hovedoverskrift vises i modsætning til Overskrift uden kontonr. på udskrift. Drifts- og statuskonti Driftskonti og Statuskonti kan opsættes med den ønskede moms eller kontoen kan være momsfri. Der er i mulighed for at bogføre momsfrit på en momsbelagt konto ved at undertrykke momsen ved indtastning af bilag i Kladde. Totalkonti Totalkonti (sammentællingskonti). Her udfyldes hvilken konto sammentælling skal begynde med, hvorefter den sidste konto (totalkontoen selv) automatisk udfyldes. Konti, som der ikke bogføres på, kan vælges udeladt fra diverse oversigter. En konto, som der er bogført på kan ikke slettes. Kontonr. og tekst kan ændres på samtlige konti. Konti, som der ikke er bogført på, kan slettes med skraldespandsikonet. Konto Spærret En konto kan markeres som Spærret, hvis den ikke længere skal benyttes til posteringer. Eksisterende posteringer bevares, mens fremtidige konteringer afvises. Spærrede konti er ikke tilgængelige fra Kladden. Konto spærret for manuel postering/ systemkonti En konto kan spærres for manuelle posteringer. Dette anvendes til konti, hvor der konteres automatisk, fx Samlekonto for Debitorer. Kontoen er ikke tilgængelig fra Kladden. Følgende konti forudsættes at være systemkonti: Lager Primo Åbning af nyt år Lagerafgang Salg, flyttes til Lager Primo ved årsafslutning Lagertilgang Køb, flyttes til Lager Primo ved årsafslutning Købsrabatter Køb, flyttes til Lager Primo ved årsafslutning Igangværende arbejde Følgesedler samt produktion Samlekonto for Debitorer Salg Samlekonto for Kreditorer Køb Kopiering af kontoplan fra andet firma Hvis det ønskes, kan Kontoplan kopieres fra et firma til et andet via Kopier kontoplan. Efter kopiering kan Kontoplanen redigeres, som det ønskes, med

28 tilføjelser af konti, nedlæggelse af konti eller redigering, herunder ændring af kontonr. eller tekst. Alle konti kan nedlægges, indtil der bogføres på disse. Efter bogføring på konto kan denne stadig ændres, hvad angår nr. eller tekst. Opsæt for kontoplan giver mulighed for opsæt af Afstemningskonti, posteringsforkortelser, Posteringsforslag, Kontoart 1 og 2t til kategorisering af konti fx. for oprettelse/håndtering af nøgletal, samt kontoresumé. Disse opsæt er ikke nødvendige, men kan være en hjælp i den daglige bogføring. Afstemningskonti Afstemningskonti er de konti,der vises ved bogføring, når der trykkes Afstem/Bogfør. Der vises saldo før bogføring af den indtastede kladde, bevægelsen ved bogføring og saldi efter bogføring. 28

29 Overførsel af årets resultat Winfinans DT overførerer automatisk Årets resultat, når systemet er sat op til det. I Kontoplanen oprettes en konto af typen Årets resultat, primo. Der kan kun findes én konto af denne type, der placeres under egenkapital. Herefter vil Årets resultat automatisk blive overført sammen med Åbningsbalancen. Kontoforkortelser Der kan oprettes forkortelser for ofte anvendte konti. I Kladden indtastes forkortelsen i debet/kreditfeltet, og vil blive udskiftet med de tilhørende kontonumre, når feltet forlades. 29

30 Posteringsforslag Ofte anvendte posteringer kan oprettes under Posteringsforslag. Når Søgeteksten indtastes som Bilagstekst i Kladden, udfyldes bilagslinien automatisk med Bilagstekst og Konti. Kontoart 1 & 2 Hver finanskonto kan tilknyttes en Kontoartskode. Der kan dannes totaler for konti, der er tilknyttet samme Kontoartskode. Under Kostcenterregnskab kan saldi vises pr. Kontoartskode, og herfra kan samme saldi overføres til MS Excel. Her anvendes kontoarter til nøgletalsberegning og budgettering. Under Regnskab -> Exel ikonet kan totaler pr. Kontoartskode overføres til MS Excel. Ret Kontonr. Rettes et Kontonr., rettes samtidigt alle underliggende posteringer tilbage i tiden. Rettelsen registreres automatisk i firmaets Rettelseslog under Firma Opsæt. Hvis man sammenlægger konti eller flytter konti fra en total til en anden, skal man huske at anvende funktionen Genberegn under Oplysninger om det valgte firma- >År for alle regnskabsår. Posteringsguide Ofte anvendte posteringer, der kun indeholder en linie, kan oprettes under Posteringsforslag. Posteringer, der involverer flere linier, eller benytter saldi, hentet i regnskabet, kan oprettes som en posteringsguide. 30

31 Guiden aktiveres ved dobbeltklik i nr. eller ved at klikke Dan posteringer. Guiden foreslår det næste bilagsnr. samt en posteringsdato. Hvis Guiden indeholder saldi, skal den periode, hvorfra saldi skal hentes, angives. Klik på Dan posteringer vil overføre posteringslinier til Kladden, hvor de kan bogføres. En Guide kan indeholde en række posteringslinier. Hver linie kan hente en saldo i regnskabet. Saldoen hentes fra den konto der angives under Værdikonto. 31

32 32 Winfinans DT

33 Adresseoversigt Oversigten indeholder samtlige Adresser. Alle oplysninger omkring Adresser, incl. købs- og salgsstatistik findes her. En Adresse kan være Debitor, Kreditor, Andre eller Udeladt. Udeladte Adresser er fx. passive Kunder, som ikke ønskes vist i oversigter og udskrifter, men som ikke kan nedlægges fordi der er bogført på disse. Udeladte Adresser kan vises separat. Oplysninger om debitor/kreditorkonti samt udskrift af samme findes her, sammen med dannelse af brevlister, kontaktpersoner samt link til Word. Se endv. s. 34. Adresser - Opsæt Dette skal opsættes som det første. Adresse Opsæt indeholder stamdata omkring debitor/kreditorgrupper, betalingsbetingelser, samt adresseegenskaber. En adresseegenskab bruges til udvælgelse af adresser ved dannelse af brevlister og er ikke nødvendige for at kunne anvende Winfinans DT. Efter Adresse Opsæt kan de første debitorer og kreditorer oprettes. På det enkelte adressekort vælges via lister oprettet i Opsæt, bl.a. debitorgrupper og betalingsbetingelser. 33

34 Adresse Opsæt generelt. Hvis Kontonr. Fra/Til udfyldes, tildeles automatisk kontonumre indenfor dette interval. Hvis ikke, benyttes programmets interne nummer som kontonr.. Afkrydses Anvend telefonnr. som kontonr., overskrives kontonummeret med telefonnummeret, når/hvis dette indtastes. Winfinans DT vil altid tildele en Adresse et unikt nr, ved oprettelse, hvorfor ændring af telefon.nr, hvis dette benyttes som konto.nr., ikke har betydning for adressen. Det betyder dog, at flere adresser kan oprettes med samme telefon.nr. da adresserne underliggende h ar et unikt system.nr. Afkrydses Anvend rentenotanr. som bilagsnr. ikke, skal rentenotaer tildeles bilagsnumre i Indlæs bilag efter den her valgte metode. 34

35 Addresse egenskaber Adresseegenskaber anvendes til dannelse af Brevlister. En Egenskab er et søgekriterie til udtræk af lister. En Adresse kan tildeles et valgfrit antal Egenskaber, som enten kan blive stående eller fjernes efter endt brug. Egenskaber kan opsættes på Adresser. Se endvidere Brevlister s

36 Debitorgrupper Under opsætning af Debitorgrupper skal firmaets debitorer deles op i grupper opdelt efter, hvordan de skal bogføres. Der skal mindst opsættes én gruppe. Ved handel med udlandet opsættes f.eks. gruppe for hvert lands debitorer. For hver debitorgruppe udfyldes højre side af skærmen med oplysning om Samlekonto, (konto for tilgodehavender). Hvis kunderne betaler på samme måde hver gang, fx via giro, opsættes kontonr. for Udligningskonto, samt konto for Renter, hvor dette er relevant. Konto for kontantrabat opsættes ligeledes. Ved handel med debitorer indenfor EU afkrydses feltet Medlem af EU samt Ingen Momsberegning. Udskriften Omsætning EU som udskrives sammen med momsafregning medtager salg til debitorer, som tilhører Debitorgrupper, hvor dette er afkrydset. Hvis der ikke skal beregnes moms på en Debitorgruppe, afkrydses dette her. 36

37 Betalingsbetingelser for debitorer Dette skal opsættes her og efterfølgende vælges på det enkelte Adressekort. Der udfyldes, hvor mange løbende måneder eller uger betalingsbetingelsen indeholder og derefter dage. Hvis der ydes Kontantrabat, opsættes kontonr. og antal dage og %, som Kontantrabatten er betinget af. Der kan kun faktureres med Betalingsbetingelser, som er opsat her. Hvis man udskriver fakturaer med andre sprog, så oprettes betalingsbetingelser, hvor beskrivelsen (den tekst, der udskrives på faktura) er på de relevante sprog. 37

38 Kreditorgrupper Under opsætning af Kreditorgrupper skal firmaets kreditorer deles op i grupper opdelt efter, hvordan de skal bogføres. Der skal mindst opsættes en gruppe. Ved handel med udlandet opsættes f.eks. en gruppe for hvert lands kreditorer. For hver Kreditorgruppe udfyldes højre side af skærmen med oplysning om Samlekonto (konto for leverandørgæld). Hvis firmaets regninger betales på samme måde hver gang, fx via giro, opsættes kontonr. for Udligningskonto. Konto for Renter opsættes, hvor dette er relevant. Konto for Kontantrabat opsættes ligeledes. Hvis moms ikke skal medregnes, afkrydses dette. 38

39 Betalingsbetingelser for kreditorer Dette skal opsættes her og efterfølgende vælges på det enkelte Adressekort. Der udfyldes, hvor mange løbende måneder eller uger Betalingsbetingelsen indeholder, og derefter dage. Hvis der ydes Kontantrabat, opsættes kontonr. og antal dage og %, som Kontantrabatten er betinget af. Der kan kun købes til Betalingsbetingelser opsat her. 39

40 Adresse kategorier Kategorier kan vælges og vises på det enkelte Adressekort. Hver adresse kan kun tilhøre 1 kategori, som dog kan ændres, hvis dette er relevant. Oprettelse af ny adresse. Opret ny giver mulighed for oprettelse af nye adresse. En adresse kan vælges som kunde, leverandør, både kunde og leverandør, andre eller udeladt. Samarbejdspartnere af forskellig art kan fx. oprettes som andre, tidligere kunder og leverandører som udeladt, hvis man ikke længere ønsker, at disse vises. Man skal herefter vælge at se udeladte for at se adressen. På stamoplysninger er der mulighed for firmanavn på to linier, adresse kan ligeledes fylde to linier og region/stat kan tilføjes. Efter valg af landekode indtastes postnr., hvorefter bynavn automatisk fremkommer. Samtlige udenlandske postnr. skal være opsat under Generel Opsæt, før disse kan vælges på et adressekort. Felterne Sælger de personer i eget firma, som har kundekontakt og kategorier, vælges fra liste opsat under h.h.v. Informationer der vedrører alle firmaer - Brugerinformationer og Adresser - Opsæt. Notat er et frit notatfelt, som kan udfyldes med interne beskeder vedr. adressen. Dette medtages ikke på nogle udskrifter. Felter med blå skrift viser oplysninger omkring adresse.nr., og hvornår kortet er oprettet og evt. rettet. Feltet Dato, hvor en given dato kan indtastes kan anvendes til at angive oprettelsesdato, dato for første kontakt med adressen eller andet. Feltet bruges bl.a. ved dannelse af Brevlister, hvor datoen kan anvendes som udsøgelseskriterie. 40

41 Kontaktpersoner Under fanen kontaktpersoner opsættes personer i det pågældende firma, som man har kontakt med. Der er mulighed at registrere navn, kategori, job, m.v.. En adresse behøver ikke have en kontaktperson. Diverse Under fanen Diverse skal finansoplysninger på den pågældende adresse udfyldes. Der vælges mellem de opsatte debitor/kreditorgrupper og betalingsbetingelser. Da en adresse kan være både kunde og leverandør er der mulighed for at vælge både debitor og kreditor gruppe og tilhørende betalingsbetingelser. Det afkrydses om debitor skal indgå i rykker/rente procedure, Hvis kreditstop afkrydses vil en advarsel fremkomme, når man prøver at danne en ordre/faktura på kunden. 41

42 I Winfinans DT er der mulighed for at vælge valuta på tværs af landekoder. Hvis det ønskes, kan feltet Bogfør kun på valgt valuta afklikkes. Dette vil låse adressen til kun at kunne bruge den valgte valuta. Det er muligt at håndtere, at man anvender flere valutaer på den samme debitor/kreditor konto. Hvis adressen kun er leveringsadresse, afkrydses feltet Kun leveringsadresse. Da en faktura ikke nødvendigvis behøver at blive printet ud på papir for at blive lukket og registreret i systemet, kan det på det enkelte adressekort vælges, hvordan der skal faktureres, ved at vælge Salgssted. Hvis man ikke vælger Salgssted anvendes systemets Standard salgssted, der er opsat til udprintning. Alle øvrige felter under øvrigt, herunder kreditmax. er oplysninger til egen brug. Notatfeltet Dette er til intern brug og kan rumme så meget tekst, som det ønskes. Notatfeltet medtages ikke på udskrifter. 42

43 43 Winfinans DT

44 Prislister Prislister er ikke nødvendige at opsætte for at Winfinans DT fungerer, men giver mulighed for at købe og sælge til priser forskellige fra prisen på lagerkortet. Dette kan fx være forhandlerpriser som sættes til 80% af normalpris eller prislister i fremmed valuta. Prislister oprettes under lager - prislister og kan herefter vælges på det enkelte adressekort. Se endvidere tillæg om Prislister. Egenskaber Egenskaber kan her vælges på det enkelte adressekort. Egenskaber vælges fra listboks. Indholdet af listboksen opsættes under Adresser - Opsæt. Egenskaber kan oprettes og nedlægges løbende. 44

45 Alle udskrifter vedrørende debitorer/kreditorer findes i den blå udskriftsbog. Søgefelterne kan anvendes til at fremsøge en adresse. De oplysninger, man er i besiddelse af indtastes, og Vis alle vil vise de adresser, som opfylder betingelserne. Fx. fa indtastet i navn vil vise alle adresser, hvor firmanavnet starter med fa. Skal der søges efter en del af ordet midt i feltet anvendes % som joker-tegn, fx, %vej, vil vise alle de adresser, som har ordet vej i adressen. Et eller flere felter kan udfyldes. Hvis en adresse ønskes nedlagt, markeres adressen i oversigten og skraldespandsikonet aktiveres. Kun adresser, som der ikke har været bogført på, kan nedlægges. Viser statistikker på den enkelte adresse. Renteberegning Hvordan Winfinans beregner rente opsættes under Adresser - Opsæt Debitorgruppe. Alle adresser med forfaldne poster vil indgå i renteberegningen med mindre renter på det enkelte debitorkort fanebladet Øvrigt er fravalgt. 45

46 Tilskrivning af rente For at tilskrive rente og udskrive rentenota klikkes på Bilagsinddatering->Åbne poster->rente, hvorved ovenstående skærmbillede fremkommer. Periode for rentetilskrivning vælges. Klik på Tilskriv rente. Herefter vises en liste på skærmen over de adresser, som vil få tilskrevet rente. Der er her mulighed for at vælge mellem Godkendte og Ikke-godkendte. Vis rentenota vil vise rentenota for den enkelte adresse på skærm. Der er her mulighed for at udskrive en Rentenota på den enkelte debitor. Vælges printer direkte vil der udskrives rentenotaer til samtlige adresser på listen. Klik på Dan Rentebilag for at godkende rentenotaer og overføre disse til bogføring. Rentenota/er kan efterfølgende findes under Indlæste Bilag, hvor de skal tildeles bilagsnumre, overføres til Kladde og bogføres. Først herefter vil renter fremgå på de enkelte Debitorkort som en åben post og Rykker kan udskrives. Rykker Rykkere beregnes, udskrives og bekræftes via Bilagsinddatering->Åbne poster- >Rykker. Inden man starter på at bruge rykkerfunktionerne, udføres opsæt pr. Debitorgruppe under fanebladet Opsæt. Afsendelse af rykkere er opdelt i tre trin: 1. Beregn rykkere Systemet gennemgår alle åbne debitorposter og kontrollerer, hvilke poster der skal rykkes for i henhold til opsætningen. Det kontrolleres også, om der tidligere har været rykket for de enkelte poster og hvilken rykker (1, 2, 3 eller 4), der tidligere har været udsendt. 2. Rediger/udskriv/afsend rykkere. 46

47 Nu vises de poster, systemet har markeret til rykning under Bilagsinddatering->Åbne poster. Gennemgå posterne for at finde poster, hvor man alligevel ikke vil rykke som systemet har markeret. Klik på de linier med åbne poster, hvor rykningen ønskes ændret manuelt. Denne redigering foretages med en enkelt post ad gangen ved at klikke på Ret og ændre rykkermarkeringen på posten. Fjern evt. Rykkermarkeringen på de poster, man ikke alligevel vil rykke for. Udskriv herefter rykkerne eller afsend dem som fra Winfinans.net. 3. Bekræft rykkere. Når rykkerne er skrevet ud / sendt, klik da på funktionen Bekræft rykkere, og der bliver dannet en registrering, som systemet anvender ved næste rykkerberegning og disse registreringer af afsendte rykkere kan ses i forbindelse med visning af kontoudtog på debitorposter. Klik på funktionen Rykker historik for at se registreringerne på den enkelte debitor. giver mulighed for at finde en adresse ved at søge på kontaktperson, enten fulde navn eller dele af navnet. Herfra kan adressekortet åbnes. Brevlister Brevlister er en funktion, som kan anvendes til dannelse af lister over adresser udvalgt efter forskellige kriterier. Denne funktion er ikke nødvendig for at anvende Winfinans DT. 47

48 Formål med brevlister Brevlister kan udskrives som lister eller labels, hvor hver adresse står på hver label. Brevlister kan anvendes til internt brug, fx. opfølgningslister til sælgere eller til externt brug, f.eks. flettebrev til kunder, hvor listen med de udvalgte adresser flettes med standardbrev i Word. Der kan oprettes så mange brevlister som det ønskes. Disse gemmes og kan senere genudskrives eller redigeres. Udvælgelseskriterier er bl.a. adresseegenskaber, som kan påklikkes de enkelte adresser. Egenskaber oprettes ved at klikke på Adresseegenskaber. Egenskaber kan oprettes som enten egenskaber på adressen eller egenskaber på kontaktpersonen. Hver kan have så mange egenskaber, som det ønskes.egenskaben skal efterfølgende påklikkes de enkelte adresser. Ny brevliste 48

49 Klik Ny brevliste. Listen navngives. Herefter vælges om listen skal baseres på adresser eller kontaktpersoner. Kontaktpersoner anvendes fx ved udsendelse af salgsbreve. Som eksempel kan man forestille sig en liste med Indkøbschefer. Herved kan en udsendelse målrettes. Adresser anvendes hvis firmaer skal udvælges uden kontaktpersoner. Herefter vælges hvilken egenskab, listen skal baseres på. Alle adresser, hvor den valgte egenskab er påklikket vil indgå i listen. Listen kan begrænses under fanen Adresser, så kun fx kunder indgår eller begrænses på land eller post.nr. Under fanerne Salg og Køb kan listen alt efter formål begrænses til at omfatte en bestemt varegruppe eller en bestemt vare. Et eksempel på en Brevliste kan være adresser med egenskaben Aktive kunder begrænset til post.nr. DK 4000, som har købt vare.nr Efter udvælgelse klikkes Dan brevliste. Denne liste gemmes og kan senere genudskrives eller listen kan senere redigeres. Udskrift af brevlister Den blå printerbog giver mulighed for udskrift af brevlister som lister eller som labels. Der kan i udskriften vælges Sprog. Brevlister kan udskrives til skærm eller til print. Redigering af eksisterende Brevliste Ved redigering af eksisterende liste vælges listen mellem opsatte brevlister og åbnes. Skal listen opdateres uden ændrede kriterier, klikkes Dan Brevliste og den opdaterede liste kan udskrives. Redigering af en eksisterende brevliste kan foretages ved at åbne brevlisten, og herefter ændre kriterierne for udvælgelse, fx. ved at udelade adresser med bestemte begrænsninger, tilføje adresser til listen med nye egenskaber eller udvælge et begrænset udsnit af en eksisterende liste. Er hele varegruppen valgt, kan kunder som har købt en enkelt vare udelades. Er hele Danmark valgt kan kunder i et bestemt post.nr. område vælges eller vælges udeladt ovs. Redigering kan foretages flere gange. En brevliste kan nedlægges via skraldespands-ikonet. 49

50 Flet brevlisten med Word-dokument Brevflet til Word er et arbejdsredskab som hurtigt kan danne fx 3000 standard salgsbreve med udvalgte kunder fra Winfinans som modtager. Hvis en brevliste ønskes flettet som brevhoved i et standard brev i Word, sker dette ved at Winfinans først laver et link til et Excel regneark hvorfra brevflet kan foretages. Klik på Brevflet. Herefter skal brevlisten eksporteres til Excel. Et tomt Excel regneark navngives og lukkes ned. Dette findes via det gule mappe-ikon i Winfinans. Klik på Eksporter brevflet. Alle adresser i brevlisten er herefter eksporteret til det valgte Excel-regneark, hvor der er indsat et nyt faneblad med navnet ad_addresses_export. Efterfølgende skal der fra Word via Brevflet dannes et flettebrev og flettelisten skal angives som ovennævnte Excel-regneark. For yderligere oplysning omkring brevflet; se MS Word Hjælp. Højreklik Højreklik med musen på en adresse giver mulighed for at komme direkte til forskellige funktioner. 50

51 Lageroversigt Lageroversigt giver mulighed for oprettelse og redigering af Varekort, Lagerjusteringer samt Prislister. En vare i Winfinans kan oprettes som Ikke Lagerført, Lagerført eller Serienummereret (serie.nr. varer er altid lagerførte). Ikke Lagerført : Der opdateres ikke beholdninger/åbne poster. Anvendes til varer, der ikke ønskes beholdningsført og til ydelser. Lagerført : Der opdateres beholdninger/åbne poster på varer af denne type. Serienummereret: Varer, der for hvert stk af varen har et unikt nummer. En vare kan ikke ændre status, hvis der findes en beholdning på denne. Egenskaber som varianter, batchnummerering og FIFO/LIFO lagermodel kan ændres løbende. En vare skal tilhøre en varegruppe. Arbejdes der med prislister og rabatter, skal varen desuden tilhøre en prisgruppe. 51

52 Åbenpost på lager Winfinans DT anvender åbne poster på lageret. Dette betyder, at en lagerbeholdning altid repræsenteres af en eller flere åbne poster, der oprettes, når der tilgår varer til lageret. Købes f.eks. 10 stk. af en vare d. 23/3 og 15 stk. D. 24/4, vil lagerbeholdningen bestå af to poster. Disse poster kan have forskellig kostpris. Vises beholdningen i lageroversigten, vil den lægge posterne sammen og vise 25. Sælges f.eks. 2 stk. af denne vare, vil posten fra den 23/3 blive nedskrevet, hvis lagermodellen er FIFO, og posten fra den 24/4, hvis lagermodellen er LIFO. Den faktiske nettopris for den post, der nedskrives, vil blive bogført som vareforbrug. Åbne poster kan påføres 3 dimensioner: Lokation, variant og batch. Anvendelse af dimensionerne variant og batch er valgfrit. Se afsnittet om åbenpostlager. Lagerjustering Lagerjustering anvendes til at bogføre løbende lagerjustering på vareforbrugskontoen, samt til åbning af lager. Se afsnittet om lageråbning. Lager Opsæt Anvendelse af batchnr., variant og lokationerer valgfrit. Hvis felterne ikke afkrydses, skjules disse felter. Lagerjustering benyttes til løbende justeringer af lageret samt åbning. Lagerjusteringer danner bilag i finanssystemet. Der kan her vælges en bilagsnr.serie. Opsæt af bilagsnr.serie er også tilgængelig fra Firma Opsæt. Her vises en oversigt over de nr.serier, som programmet anvender. 52

53 Lagerjusteringer posteres normalt på vareforbrug. Ved åbning af lageret kan der anvendes en statuskonto, f.eks. en åbningskonto, som modpost. Se afsnittet om lageråbning. Varegrupper Der skal oprettes mindst én varegruppe, før der oprettes varer. Momsberegning Der anvendes momssatsen på varesalgs- / varekøbskontoen og de tilhørende rabatkonti. Forskellige momsberegningsmetoder og momssatser kan medtages på den samme faktura. Systemet understøtter momsregnskab i flere lande i samme regnskab. Kun moms på værdiforøgelse, beregner moms af forskellen mellem kostpris og salgspris. Denne momsberegning anvendes f.eks. til brugte biler og antikviteter. Salgspris incl. moms, afløfter moms i stedet for at tillægge denne. Denne momsberegning forudsætter, at salgspriser for varer i den pågældende gruppe oprettes incl. moms. Dette valg medfører valg af fakturaudskrift, der understøtter priser incl. moms.. Bogfør vareforbrug, afkrydses hvis vareforbrug skal bogføres. Indeholder varegruppen f.eks. ydelser, der ikke udløser et vareforbrug, afkrydses dette felt ikke. 53

54 Bogføres lagertilgang og vareforbrug anvender Winfinans minimum følgende konti Driftkonti: Varesalg Salgsrabat Vareforbrug Lagerafgang Salg fakturering Salg fakturering Salg fakturering Salg fakturering Statuskonti under aktiver/varelager: Lager primo Lagerafgang Lagertilgang Købsrabatter Igangværende arbejde Åbning af nyt år Salg, flyttes til Lager primo ved årsafslutning Køb, flyttes til Lager primo ved årsafslutning Køb, flyttes til Lager primo ved årsafslutning Følgesedler samt produktion Passiver/Leverandører af varer og tjenesteydelser Varer modtaget på følgesedler Køb, ved bogføring af følgesedler Bogføres lagertilgang for køb, før modtagelse af købsfaktura, skal der desuden findes en konto for varer, modtaget på følgesedler under leverandører af varer og tjenesteydelser. Denne konto benyttes som modpost til den lagertilgang, der posteres på følgesedler. Kontoen angives under lageropsæt/følgesedler. 54

55 Prisgrupper Prisgrupper styrer opsæt af prislister og rabatter. Se afsnittet om prislister og rabatter. Avance% benyttes, hvis Salgspris på lagerkort skal beregnes som en procent af Kostprisen. Klik Beregn salgspriser. Dette beregner Salgspris på lagerkort for de grupper hvor avance% er opsat. Avancen angives som dækningsgrad (avancens procentuelle del af salgsprisen). Gammelt index/nyt index benyttes til indexregulering af Individuelle Salgspriser. Det aktuelle index oprettes under Nyt Index,. Det Index, der ligger til grund for de nuværende priser, ses under Gammelt index. Klik Opdater Prisindex. Dette opdaterer alle individuelle Salgspriser, og Nyt index flyttes til Gammelt Index. Rabat salg/rabat køb giver mulighed for at oprette mængdeafhængige rabatter for prisgrupper. Disse rabatter kan overstyres af individuelle rabatter opsat under den enkelte kunde/ leverandør. Afrund Under Afrund kan forskellige afrundinger af den beregnede pris vælges. Denne funktion gælder for både index- og avanceberegnede priser. 55

56 Lagre Lagre angår placering af varer. Et lager kan referere til en fysisk placering f.eks. Ålborg, Randers osv. Eller f.eks. hovedlager, råvarelager, udlån reserveret til bestemt formål eller lignende. Der er senere mulighed for ved salgsordre og købsordre at bestemme, hvilket lager de pågældende varer skal gå ind eller ud fra. Lagre er i Winfinans en dimension på Åbne poster. Fanen Lagre vises kun hvis "anvend Lagre" er afkrydset under Generelt Lager opsæt. Se afsnittet om åbenpost lager. 56

57 Supplerende oplysning Supplerende oplysning er en funktion som anvendes, hvis man ved køb eller salg ønsker at der skal indtastes en oplysning, som skal indgå i varelinien, fx licens.nr. Det er valgfrit om denne skærm sættes op. Der kan vælges, hvor informationen skal placeres og under hvilke transaktioner, den kræves, fx. salg. Hvis det ønskes er der endvidere mulighed for opsættelse af input maske, hvis alle data skal være ens, fx Hvis serienumre dannes eller varer indkøbes og sælges med serienumre, anbefales ikke supplerende oplysning, men derimod serienummerering opsat på det enkelte varekort. 57

58 Statistik Statistik kan nedlægges i dette billede. Nedlæg statistik Nedlæg statistik vil kun nedlægge statistik der er ældre end det ældste regnskabsår. Når statistikken nedlægges, kan gamle faktura for køb og salg samt produktionsordre ikke mere udskrives. Winfinans er designet ud fra den forudsætning, at der ikke gemmes papirkopier af interne bilag. Varestatistik skal derfor gemmes i 5 år, da varestatistikken benyttes til at genskabe interne finansbilag. Tøm statistik Tøm statistik kan kun benyttes, hvis alle regnskabsår er nedlagt. Funktionen benyttes til at tømme et lager fuldstændigt f.eks. efter en testkørsel. Funktionen sletter både statistik og lagerbeholdninger. 58

59 Følgesedler Ved levering eller modtagelse af varer på følgesedler, fragår/ tilgår varer det disponible lager. Regnskabsmæssigt er varene ikke leveret/modtaget, før fakturaen sendes/modtages. Der kan på disse transaktioner forekomme ændringer både i pris og antal, indtil fakturaen er godkendt. I Winfinans håndteres sådanne situationer af åben-post lageret. En følgeseddel opretter en åbenpost, der ikke udlignes. Posten bliver således stående og påvirker lagerbeholdningen, indtil fakturaen godkendes. Når den endelige faktura godkendes, tilbageføres følgeseddelposterne, og nye poster oprettes i overensstemmelse med den endelige faktura. Evt. ventende faktura, der skulle udlignes med de ventende poster, justeres i forhold til en evt. ændrede kostpriser. Winfinans holder selv styr på denne operation. Hvis Bogfør købsfølgesedler afkrydses, bogføres varer, leveret på følgesedler, som lagertilgang, når varene modtages. Som modkonto oprettes en interimkonto under leverandører. Når leverandørfakturaen godkendes, tilbageføres følgeseddelposteringerne, og der dannes nye poster for modtagelsen. Hvis Bogfør salgsfølgesedler er afkrydset, bogføres leverede følgesedler som igangværende arbejde. Når den endelige faktura udskrives, tilbageføres igangværende arbejde, og salget bogføres på varesalgskontoen. 59

60 Punktafgifter. Afgifter oprettes under Lager / Opsæt / Afgift. Der kan tilknyttes en afgift til hvert lagerkort. Hver lager kan afkrydses som afgiftfrit under Lager/ Opsæt/ Lokationer. Hver kunde/ leverandør kan afkrydses som fritaget for afgift. Dette kan være en kunde/ leverandør der har afgiftfrit lager, eller en udenlandsk kunde/leverandør. Afgift beregnes ved at gange enten salgsprisen, eller den værdi der indsættes i feltet Afgiftsbeløb på lagerkortet med den faktor Afgiftsbeløb, der angives på afgiften. En afgift på en vare på 2,46 kr. pr. kilo oprettes ved at angive 2,46 på afgiften, og varens vægt pr. enhed på lagerkortet. 60

61 Bogføring af afgifter inkluderer følgende konti Skyldig afgift Skyldig købsafgift Skyldig salgsafgift Afgiftfrit salg Til afregning med told og skat. Lagerkonto. Værdi af afregnet afgift ved køb. Lagerkonto. Værdi af opkrævet afgift ved salg. Lagerkonto. Tilbageført afgift ved afgiftfrit salg. Afgiftfrit lager Køb af vare fra afgiftfri leverandør (import). Der beregnes ikke afgift. Salg af vare til afgiftfri kunde (eksport) Der beregnes ikke afgift. Salg af vare til ikke afgiftfri kunde Der beregnes afgift på salgsfaktura. Afgiften debiteres kunden og krediteres skyldig afgift (Skyldig afgift) Afgiftbelagt lager Køb af vare fra afgiftfri leverandør (import). Der tillægges afgift ved køb. Afgiften krediteres på kontoen for skyldig afgift og debiteres på kontoen for købsafgift, afgiftpligtig. Denne konto skal findes under varelager. Køb af vare fra afgiftbelagt leverandør. Der betales afgift ved køb til leverandøren, afgiften debiteres kontoen for købsafgift, afgiftpligtig. Denne konto skal findes under varelager. Salg af vare til afgiftfri kunde (eksport) 61

62 Afgiften krediteres kontoen for for afgiftfrit salg (der findes under lagergruppen), og debiteres og skyldig afgift. Salg af vare til ikke afgiftfri kunde. Afgiften debiteres kunden, og krediteres kontoen for afgift på salg. Dette billede anvendes udelukkende til statistik. Det er her muligt at opsætte tilføjelser som kan vælges på hvert varekort for at kunne opdele varerne i statistik-kategorier. Oprettelse af varekort Når Lager Opsæt er foretaget kan de første varer oprettes på lageret. Klik på Opret ny, hvorefter tomt varekort fremkommer. Dette udfyldes med varenr., der er en valgfri kombination af bogstaver og tal op til 20 karakterer. Varenumre sorteres alfanumerisk på lageret, (som ved kontoplan). Eksempel på varekort Ovenstående eksempel viser det mest simple, nemlig et varekort med vareteksten Timer. Disse er ikke lagerført, men skal alligevel tilhøre en varegruppe og en prisgruppe for efterfølgende at blive bogført korrekt. Under Enhed skal betegnelse (stk., m, eller andet) indtastes. Er der forskel på betegnelsen i ental og flertal, fx timer, kan begge skrives adskilt af /, hvorefter systemet automatisk anvender den rigtige. Der indtastes salgspris. Alle øvrige oplysninger er valgfrie. 62

63 Lagerkortets salgspris anvendes, hvis der ikke findes en prislistepris. Se afsnittet Priser og rabatter. Den kostprisberegning, der vælges på lagerkortet, påvirker kun beregning af dækningsbidrag, der anvendes på salgsordreredigerings skærmen og i salgsstatistikken. Ved bogføring i finanssystemet, anvendes den faktiske kostpris fra den udlignede åbne post. Denne pris kendes ikke nøjagtigt, før fakturaen godkendes og lukkes. Anvendes Anvend gennemsnitskostpris/ bedste gæt, benyttes den nettopris, der ville gælde, hvis fakturaen blev godkendt med det samme. Hvis der er varer på lager, anvendes en gennemsnitsværdi, hvis der ikke er varer på lager ses først i feltet Kostpris sidst. Hvis den er uden værdi tages indholdet i feltet kostpris fast. Benyttes Anvend fast kostpris anvendes den på lagerkortet fastsatte kostpris. Skift varenr. Der er i systemet mulighed for at ændre et varenr. ved at bruge funktionen Skift Varenr. Dette kan være et nyoprettet varenr. eller funktionen kan anvendes til at sammenlægge flere varenumre. Hvis der er beholdning på et vare.nr. flyttes beholdningen til det nye vare.nr. eller lægges til eksisterende varenr. hvis funktionen bruges til sammenlægning. Hvis der anvendes variant på varenr. vil varianter fra begge varenumre oprettes. Varianter sammenlægges altså ikke, selv om teksten er den samme, men to ens oprettes. Beholdning på varianter kan så efterfølgende flyttes v.h.a. Lagerjustering. 63

64 Åbne poster Lagerbeholdninger i Winfinans DT gemmes som åbne poster. Når varer tilgår lageret, dannes en post. Når varer fragår lageret, udlignes posterne. Værdien af de udlignede poster, posteres i finanssystemet som vareforbrug. En post, der ikke kan udlignes, f.eks. hvis der faktureres varer, der endnu ikke er lagt på lager, gemmes denne indtil, der opstår en post, den kan udlignes på. Åbenpostsystemet sikrer, at et vare fragår lageret med samme værdi, som den tilgår. En åbenpost har 3 dimensioner, lokation, variant og batch. 64

65 Lokationer er fælles for hele lageret, og oprettes under LagerOpsæt. Lokation vil normalt angive en fysisk placering af varen. Varianter oprettes for den enkelte vare, og muliggør en underopdeling af et varenr på f.eks. farve, størrelse eller pakning. Batch er individuel for hver post, og angiver et parti, en datomærkning eller lignende. Batchnr. angives, når varen tilgår lageret. Batch.nr. kan kun anvendes på lagerførte varer, da denne angives på købsfaktura og herefter følger varen eller varepartiet indtil salg. Notatfelt På hvert varekort findes et notatfelt, som frit kan benyttes til interne notater. Notatfeltet medtages ikke på udskrifter. Notatfeltet kan eksempelvis benyttes ved E-shops, hvor beskrivelse af varen typisk vil være mere specifik end et internt faktureringssystem. Oversættelse af varetekst. Under fanen tekst er der mulighed for at opsætte oversættelser til andre sprog. Teksten aktiveres automatisk, når der dannes faktura til en adresse med den pågældende landekode. Serienummererede varer Serienummererede varer betragtes af systemet som unikke varer. Hvert serie.nr. skal lægges på lager før en serienummereret vare kan sælges. Dette foretages enten via Købsfaktura eller via Lagerjustering. 65

66 Serienumre oversigt Serienumre kan ses ved at gå ind på det enkelte varekort og klikke fanen Serienumre. Her er en oversigt over tilgængelige Serienumre. Herigennem er der til hver en tid mulighed for at finde et serie.nr. som er gået ind i huset, da købte og solgte serie.nr. kan ses fra denne skærm. Der er endvidere mulighed for at knytte en kommentar til et serie.nr. ved at udfylde feltet Notat på den enkelte linie. Kreditering af serienumre Skal en Salgsfaktura med serinummererede varer krediteres tilbageføres serienummeret automatisk, så dette atter er tilgængeligt på lager. Skal en købsfaktura med serienummererede varer tilbageføres foregår dette ved at oprette en tom faktura, hvorefter der klikkes på Returner og fakturanr indtastes. Dette vil lægge serienummeret korrekt på lager igen, så det atter er tilgængeligt for salg. Ved salg af serienummererede varerer der ikke mulighed for at udskrive fakturaer uden at udfylde fanen Serienr.. 66

67 Åbning af lager Lageret åbnes ved under Lager-Lagerjustering at indtaste de varenumre med antal som ønskes lagt på lager: Klik på Anvend som Åbningsbalance for at justere lageret første gang. Se endvidere tillæg om Lageråbning. Hvis serienummererede varer lægges på lager, skal fanen serie.nr. udfyldes, mens det pågældende vare.nr. markeres. Kostpris opsat på varekort vises på hver linie og kan overskrives med andet beløb, hvis det ønskes. Efter indtastning skal lageråbningen godkendes. Er der indtastes varebeholdninger, som systemet ikke kan godkende fx beholdning på 0 vil disse efter godkendelse stå tilbage som Ikke-Godkendte og kan nu enten slettes eller ændres, så de kan godkendes. Efter godkendelse er der mulighed for at udskrive lagerbeholdning, som vil vise de indtastede antal og lagerværdi. Det anbefales at indtaste Lageråbning i året før det aktive regnskabsår, se endvidere tillæg om Lageråbning. 67

68 Salg Før det første salg kan foretages, opsættes stamdata i SalgsOpsæt. Opsætning af stamdata for salg Anvendes fakturanr. som bilagsnr., skal overlapning mellem fakturanumre og andre bilagsnr.serier undgås. Nr.serier kan opsættes samlet fra firmaopsæt. Hvis Anvend fakturanr. som bilagsnr. ikke afkrydses, overføres fakturaer med nul som bilagsnr.. Bilagsnumre kan derefter tildeles fra Indlæste bilag. Anvendes automatisk bogføring af bilag fra køb, salg og lagerjusteringer, giver det en meget besværlig arbejdsgang ikke at anvende fakturanr. som bilagsnr., idet disse ikke vil blive bogført, ført de manuelt er tildelt bilagsnumre. Hvis Slet tomme ordre efter dannelse af faktura afkrydses, slettes en ordre, efter at alle varelinier er overført til en faktura. I modsat fald bevares ordrenumret. Hvis ordrenr. anvendes til at identificere f.eks. et job, og der skal udfaktureres flere gange på det samme nr., bevares ordren. Hvis Overfør ordre til faktura uden udskrift af følgeseddel ikke er afkrydset, kan en ordre kun ændres til en faktura ved udprintning af en følgeseddel. Afkrydsning af Advar ved negativ beholdning giver en advarsel, hvis der sælges varer, der ikke er på lager. Ellers kan der sælges uden lagerbeholdning uden advarsel. Hvis Opdater varetekst ved abonnemenstordrer afkrydses, opdateres teksten på abonnementsordrer, før dannelse af nye fakturaer. I modsat fald bevares teksten på ordren, med mulighed for individuelle tekster. 68

69 Forsendelsesmåde Under Levering er der mulighed for at opsætte forsendelsesmåde. Forsendelsemåde kan efterfølges af automatisk udskrift af label, (lille eller stor), efter udskrift af fx faktura. Leveringsbetingelser Under leveringsbetingelser er der mulighed for at opsætte leveringsbetingelser. Leveringsbetingelse kan tilknyttes en kunde og redigeres på de enkelte salgsordrer/fakturaer. 69

70 Tekst på faktura. Der er mulighed for at opsætte faste tekster på hhv. tilbud, ordre, følgeseddel og faktura, hvis samme tekst skal benyttes hver gang. Der er mulighed for at opsætte tekster på hvert land. Dette opsæt er valgfrit. Hvis der anvendes varierende tekster på udskrifter kan dette opsættes under tekstforslag på faktura, hvorefter der kan vælges mellem de forskellige tekster. Kategorier for salg Hvis salg foregår indenfor forskellige kategorier, eller evt. fra forskellige afdelinger, kan det opsættes her. Der er herefter mulighed for at vælge dette før dannelse af tilbud/ordre/faktura. Dette giver bl.a. efterfølgende statistikmuligheder for opdeling af salget. Hvis en bruger kun skal have adgang oprette i en bestemt kategori, kan denne angives under Oplysninger om valgt firma Opsæt - Adgang. Hvis der indsættes en kategori her, kan der ikke vælges kategori ved oprettelse af tilbud/ordre/faktura. Fra Luk faktura kan faktura lukkes i forhold til anvendt kategori. Dette giver mulighed for at behandle større mængder fakturaer dannet f.eks. på internettet, eller fra abonnementsordrer, uden at dette involverer de manuelt oprettede faktura, der har anden kategori. 70

71 WEB salg Hvis varer sælges via en e-shop, skal kunder og ordrer oprettes af webapplikationen. Kunder og ordre oprettes fra web-applikationene ved hjælp af procedurer i Winfinans DT. Disse procedurer opretter med forvalgte værdier indsat her. Der findes ikke en standard e-shop til Winfinans DT. Ved at stille procedurer til rådighed for e-shop applikationer, kan Winfinans alligevel styre de mest elementære oprettelser af data leveret fra e-shop systemerne. 71

72 Salgsoversigt Salgsdelen kan vise enten tilbud, ordrer, gentagne ordrer, fakturaer eller lukkede fakturaer. 72

73 Fra et tilbud kan der dannes enten ordre eller en faktura. Tilbuddet slettes ikke. En ordre kan danne en faktura. Det er valgfrit om en ordre skal slettes ved dannelse af en faktura. En faktura får et fakturanr. ved oprettelse og kan herefter ikke slettes. Når en faktura godkendes, flyttes den til lukkede fakturaer. Den kan herefter ikke rettes. En faktura kan udskrives både før og efter at den er lukket. Oprettelse af ny faktura Efter tryk på Ny, vil en tom faktura fremkomme. Er der opsat kategorier, skal dette vælges som det første. Fakturaen vil allerede nu være tildelt fortløbende faktura.nr. udfra nr.serie opsat under Salg - Opsæt. En faktura kan ikke slettes, men de indtastede oplysninger kan nedlægges og fakturaen genbruges til andre fakturaer. Herefter kan den lukkes. Valg af kunde Der kan nu indtastes kontonr. hvis dette kendes - ellers vil dobb.-klik i feltet give søgemulighed i Adresseoversigten. Der er også mulighed for at skrive de første bogstaver i firmanavnet, systemet vil herefter automatisk udfylde resten. Når en kunde er valgt, vil Betalingsdato automatisk være udfyldt. Winfinans DT sætter altid ordredato og leveringsdato til dagsdato og anvender de betalingsbetingelser, der er opsat på den enkelte debitor til udregning af betalingsdato. Disse felter kan dog alle overskrives. Under øvrigt kan andre betalingsbetingelser vælges. Ønskes anden valuta end den, der standard er opsat på kunde, kan dette ændres under Valuta/Moms. Kontaktperson vælges ud fra alle, som er opsat på adressen. Der er mulighed for at ændre lokation, skrive ekstern reference, fx Deres ordre.nr.. Intern reference vil automatisk være udfyldt udfra oplysninger fra adressekortet. Dette kan ændres, hvis det ønskes. Hvis der anvendes bundrabat (rabat på hele fakturaen) udfyldes rabatfeltet med procent. Anvendes forsendelse anbefales det at opsætte dette som et varenr. som herefter indtastes på faktura. 73

74 Leveringsadresse Hvis leveringsadresse er en anden end fakturaadresse vælges dette under levering til. Her er der mulighed for at søge i adressekartotek for leveringsadresse. Der vises en oversigt over tidligere anvendte leveringsadresser. Herfra kan der vælges med dobbeltklik. Hvis en adresse mærkes som Kun leveringsadresse, vil programmet indsætte denne som leveringsadresse hvis den vælges ved oprettelse af en ordre/faktura, og derefter vise en oversigt over mulige faktureringsadresser. Der kan udskrives statistikker både ud fra leverings og faktureringsadresser. Varenumre på faktura Der skal nu indtastes hvilke varenr. fakturaen skal bestå af. Enten kan varenr. indtastes i varenr. eller db-klik i feltet vil føre til lageroversigten, hvor varenr. kan fremsøges og tages med tilbage via db-klik i varenr.. Varelinien udfyldes automatisk med standardoplysninger ved indtastning af varenr., men er herefter at betragte som en kladde, Både tekst og pris kan overskrives, hvis det ønskes. Totalbeløb vil automatisk blive regnet ud. 74

75 Under fanen tekst, kan valgfri tekst indtastes. Bruges de samme tekster igen og igen kan disse med fordel opsættes som tekstforslag og herefter vælges på den enkelte faktura som enten indledende eller afsluttende tekst. Teksten vil da fremstå enten over eller under varelinier på faktura. Der kan oprettes så mange tekstforslag som det ønskes. Længden er ubegrænset. 75

76 Lukning/udskrift af faktura Når faktura er klar kan denne lukkes ved at klikke på Luk faktura. Faktura er herefter registreret i systemet. Det er også muligt at klikke på den Blå udskriftsbog og enten se faktura på skærm eller udskrive med eller uden lukning. Indtil faktura lukkes, kan denne ændres. Winfinans indeholder flere fakturaformularer. Disse formularer tilknyttes Salgssteder, som kan vælges på kunden og på den enkelte faktura. Der kan i udskriftbilledet vælges op til 3 formularer der udskrives ved fakturering. Dette kan f.eks. benyttes til at vælge en faktura, en fakturakopi samt f.eks. en pakkelabel. Der er mulighed for at anvende forskellige formularer til faktura med og uden moms. Når en faktura er lukket har denne foretaget et lagertræk (ved lagerførte varer), salget kan ses under kundens salgsstatistik og faktura forsvinder fra fakturaoversigt og kan genfindes under lukkede fakturaer. 76

77 Salgsstatistik Fra kundens salgsstatistik er der mulighed for at se totaler eller se den underliggende faktura. Efterfølgende skal faktura bogføring fra Kladde-indlæste bilag for at påvirke finansdelen og danne en åben post hos kunden. Dette kan dog opsættes til at foregå automatisk. I salgsskærmen er udskrifter samlet under Statistik. Salgsstatistik Statistikbilledet viser alle lukkede faktura i regnskabets historie. Statistik kan udskrives på tværs af regnskabsår. Der er her mulighed for at få vist en gammel faktura i tro kopi for genudskrift eller for kreditering. via Undersøg tasten. Vis Totaler viser omsætning og dækningbidrag for de valgte fakturaer. Søgefelterne kan bruges til begrænsning af visning. 77

78 Den blå udskriftsbog viser forskellige statistiske udskrifter over salget fordelt på bla. kunde, sælger og vare. Overfør til MS Excel Ved klik på Excel tasten er der muligehd for overførsel af data salgstal - til Excel for redigering. Før overførsel og evt. tilbageførsel fra Excel, skal der oprettes en tom Excel-fil. Denne navngives og gemmes. Vælg først model for at overfør kolonne- og rækkeoverskrifter (så Excel ved, hvor tallene skal placeres). Modellen kan vælges som lagervare, lagergruppe eller statistik samt fordelt og begrænses via Fra til varenr. og dato. Klik på Overfør model. Gem Excel-arket, som åbnes automatisk. Herefter klikkes i Winfinans på Overfør data. Dette overfører de udvalgte tal til Excel og kan gentages så tit det ønskes. I Excel er er nu mulighed for at tilføje kolonner, beregne eller lave link til grafiske fremstillinger. Så længe række- og kolonneoverskrifter ikke slettes bevares muligheden for at opdatere via Eksporter data fra Winfinans. 78

79 Gentagne ordrer Gentagne ordrer anvendes bl.a. til abonnementsstyring eller indlæggelse af rammeordre. En gentagen ordre oprettes som en normal ordre med kunde og varelinier. Herefter vælges fanen Periode, som styrer hvornår ordren skal faktureres. Ordren kan sættes op til at blive genereret med et valgt tidsinterval, fx. hver mandag eller hver 3. måned. Winfinans kan sættes op til at generere ordrene automatisk. Dette medfører at ordren, når Leveringsdatoen passeres, automatisk vil fremkomme i fakturaoversigt som en faktura og ligeledes automatisk stå under gentagne ordre med ny Leveringsdato. Man kan også generere ordrer manuelt. Denne funktion vil danne fakturaer, klar til udskrift, automatisk udfra de enkelte gentagne ordres Leveringsdato og vil herefter ændre ny Leveringsdato på den gentagne ordre. Når faktura er genereret udfra en gentagen ordre vil denne kunne findes under fakturaoversigt, og man kan med Edit redigere den indtil den lukkes som som alle andre fakturaer. En gentagen ordre vil være aktiv i systemet indtil denne nedlægges. Den er automatisk sat til at løbe 1000 gange. Dette kan dog overskrives, hvis det ønskes. Der er mulighed for at vælge fast pris på varelinierne i den gentagne ordre eller at benytte prisindexering til automatisk regulering af priser. 79

80 Kladde Indstillinger I Winfinans DT kan brugeren oprette et selvvalgt antal kladder, der kan tilpasses forskellige opgaver. Der gives her tilladelse til at den enkelte bruger må indtaste og/eller afslutte en kladde. Øverst under Kladdebeskrivelse oprettes de enkelte kladder. Når en oprettet kladde efterfølgende markeres, kan brugere, der må anvende kladden, tilføjes i listen Brugere med adgang til denne kladde. Markering udfor Bogfør giver brugeren adgang til at afslutte en kladde. Markering udfor Import giver adgang til at brugeren kan indlæse bilag fra Indlæste bilag. Under Indstillinger kan der opsættes forskellige egenskaber for den aktuelt markerede kladde. En speciel bilagsnummerserie, visning/ anvendelse af valuta i kladden, Bogføre kreditorbilag med betalingskortoplysninger, anvend Indlæste bilag i kladden og Giv mulighed for at se kostcenterkode indtastningsfelter direkte i kladden. Der skal være oprettet kladderettigheder til den bruger, der skal anvende kladden inden der kan bogføres. 80

81 Brug kladde til bogføring I Kladden indtastes de daglige bilag til bogføring. Der er mulighed for at bogføre flere bilag med samme bilagsnr., hvorfor opmærksomhed omkring anvendte bilagsnumre bør udvises, så flere personer ikke ved en fejl anvender samme bilagsnumre. Det er ikke nødvendigt at bogføre Kladden, før systemet lukkes ned. Kladden bevares, så den senere er klar til brug. Indtastning af bilag Den daglige bogføring foretages ved at indtaste bilagsnr.. Winfinans vil automatisk tildele næste bilagsnr. på næste linie. Der er dog mulighed for at overskrive dette, hvis det ønskes. Dato vises som sidste gang, der blev bogført, men kan overskrives. Den hurtigste måde at indtaste dato er at skrive dag,måned så f.eks. 14. april skrives som 14,4. Winfinans bogfører posteringer ind i den måned, som er angivet i datokolonnen uafhængig af hvilken systemdato, der bogføres under. Efterposteringer kan derfor på et senere tidspunkt indtastes på samme bilagsnr. som oprindeligt anvendt til bilaget. Systemdato fremgår af Journaloversigt og vises automatisk på Bogføringsjournal. Slet bilagslinier Bilagslinier slettes ved at opmærke den/dem eller de linier i vinduets højre lodrette bjælke, der skal slettes og trykke på Delete-tasten på tastaturet. Der kan ikke indsættes bilagslinier, men da Kassekladden altid sorterer numerisk, kan nye linier udfyldes nederst i billedet med det ønskede bilags.nr., hvor de ved genåbning af Kassekladden vil stå korrekt. Udseende på Kladde De øverste felter vil altid vise hvilke konti, der konteres på på de enkelte linier. Der er mulighed for at vælge udseende på Kladde. Moms, valuta, samt 2 kostcenterkoder kan vælges at vises eller skjules. Hvis faktura.nr. indtastes til bogføring eller udligning, vil dette kunne ses i det øverste felt, ligesom 2 kostcenterkoder kan ses øverst på skærmen. Bogføringsmåder Der kan bogføres 1-benet eller 2-benet, hvis der bogføres 1-benet, hvor fx kun debit-siden udfyldes vil Winfinans bibeholde samme bilags.nr. indtil modpost er 81

82 indtastet. Bilagene skal stemme indenfor det enkelte bilagsnr.. Indtastes flere beløb i f.eks. debet-siden sammentæller Winfinans disse, så man hele tiden kan se, hvilket beløb der forventes i modsatte side, for at bilaget stemmer. Ved 2-benet postering udfyldes både debet og kreditsiden på samme linie. Brug af forkortelser/ automatisering af posteringer Der kan under Opsæt af Kontoplan opsættes Forkortelser som gør det lettere at bogføre. Ofte brugte kontonr, fx kasse, bank og giro kan oprettes som Konteringsforkortelse, så kun k, b eller g skal indtastes i debet-kredit siden. Konteringsforslag anvendes til at give hele bilagslinien ved at indtaste et enkelt søgeord i tekstenfelt, fx. benzin. Herefter skal kun beløbsfelt udfyldes. Bogføres ofte samme poster bestående af flere posteringslinier, fx. løn, kan disse med fordel opsættes under Automatiske Posteringer. Her vil klik på Dan posteringer overføre alle sammenhængende posteringslinier til Kladden, hvor man kun behøver at trykke bogfør. Hvis der skal posteres på en Debitorkonto tastes C efterfulgt af konto.nr.. Ved en kreditorpostering tastes V efterfuldt af konto.nr. Trykkes Enter efter C giver dette mulighed for at søge i debitoroversigten med piletasterne og trykke enter når den ønskede debitorkonto findes. Ligeledes med v for kreditorkonto. Et db-klik i et tomt debet-kredit felt giver søgemulighed i finanskontoplan. Kostcenterkoder I Kladden kan de ønskede kostcenterkoder vælges øverst via listbox. Der er også mulighed for ved hjælp af skråstreger at indtaste kostcenterkoder direkte i debet/kreditfeltet. Dette sker via de interne løbenumre, der er oprettet i Kostcentre Opsæt, fx ved kostcenterkontering af sælger Morten Petersen, der er oprettet med løbe.nr. 100 på konto for rejseudgifter, 4385, indtastes 4385/100 i debetfeltet. Dimensionsregnskab kan efterfølgende udskrives seperat under Kostcentre. Simuleret Bogføring Simuleret bogføring kan anvendes efter endt indtastning af bilag. Dette giver en oversigt over, hvordan det ville se ud, hvis der blev bogført. Alle berørte konti vises med gammel saldo, bevægelse og ny saldo, så det er enkelt at afstemme inden der bogføres. Bogfør 82

83 Med knappen Bogfør bogføres posteringslinierne og Kladden ryddes. Ved klik på Bogfør vil afstemningsbillede vises med de valgfrit opsatte afstemningskonti. Hver gang, der trykkes bogfør dannes en bogføringsjournal med posteringslinier, afstemningsbillede samt dato og navn for indtaster. Disse journaler gemmes og kan til hver en tid udskrives, hvis det ønskes. Bogførte bilag gemmes i både journaloversigt, hvor de kan hentes frem med Vis posteringer og i Bilagsliste, hvor de kan sorteres og evt. udskrives i forhold til anvendte søgekriterier Åbne poster Ved bogføring af faktura dannes en åben post, som kan genfindes via Åben Post skærmen. Der er her mulighed for at få overblik over Åbne Poster eller udligne disse. 83

84 Åbenpost-system Winfinans DT er et såkaldt ægte ÅbenPost-System, dvs hver gang en faktura bogføres, gemmes denne som en åben post med faktura.nr. Denne Abne Post bliver stående i Åben post skærmen indtil fakturan udlignes. Det er altså muligt at få kundens/leverandørens konto til at gå i 0,00 ved at saldoudligning og samtidig have en åben post. Dette skyldes, at åbne poster kun fjernes, hvis netop det eksakte faktura.nr. udlignes. Visning af åbne poster Der er øverst i billedet mulighed for at begrænse visningen af Åbne Poster. Visningen er automatisk sat til alle, men kan begrænses til kun Debitorer, kun Kreditorer, Kun Ikke Spærrede, kun Forfaldne eller kun Incassosager. Ved db-klik i konto.nr. vises kun de Åbne Poster, som vedrører den valgte konto. Kolonner kan sorteres ved at markede den ønskede kolonne med musen og øverst i skærmbilledet vælge sorteringsikonerne A-Å eller Å-A. Udligning af faktura En faktura kan udlignes på 2 måder, enten kan der direkte i Kladdens Bilagstekst indtastes si 1234, hvor 1234 er fakturanr. Når der trykkes Enter vil resten af de oplysninger som findes i systemet om den pågældende faktura fremgå af linien. Hvis Udligningskonto er opsat er alle felter udfyldt, ellers skal Udligningskonto (kasse, bank eller giro) indtastes. Den anden måde er via Åben post skærmen at finde den pågældende faktura, som ønskes udlignes, db-klikke i fakturanr og udfylde udligningsforslaget. Ved brug af Åben post skærmen er der mulighed for at afmærke flere fakturaer til udligning, så dette sker i en arbejdsgang. 84

85 Aconto-udligning Der er mulighed for at aconto-udligne en faktura ved at overskrive beløbsfeltet med aconto udligningsbeløbet. Efter bogføring vil der stadig være en Åben Post på restbeløbet. Indlæs bilag Indlæs bilag anvendes til at hente bilag genereret i de øvrige dele af Winfinans DT eller externe bilag, over i Kladde for bogføring. Hvis Winfinans DT sættes op til automatisk at bogføre fakturaer og lign., skal denne skærm ikke anvendes. Bilagsoprindelse - Kilde Bilag kan komme fra Salg, Køb, Rentetilskrivning, Bilagslog, Lagerjustering eller Andre dvs. externe systemer. Bilag genereret i andre dele af systemet vil ved lukning eller godkendelse lægge sig i Indlæs Bilag med kontonr. i henhold til Opsæt, (fx. vil en faktura danne bogføringslinier med kontonumre for varesalg, moms, rabat m.m.foruden selve debitorkontoen) 85

86 Bogføring af Indlæste bilag Der er i Indlæs Bilag mulighed for at tildele bilagsnumre efter forskellige metoder; i henhold til fakturanr, fortløbende eller alle bilag kan få samme nr.. Herefter overføres bilag til Kladde, hvor de bogføres. Ønskes ikke alle bilag overført samtidig, kan disse deles på på nr., dato, dimension eller kilde, dvs. hvor de stammer fra. Bilag kan ikke slettes eller ændres i dette skærmbillede; de bliver stående til der tildeles bilagsnr. og de flyttes til Kladde. Det er vigtigt at være opmærksom på, at bilag kun kan overføres til Kladden for det år, de er dannet i. Ligger der derfor bilag efter opstart af nyt år, skal man via ny Log-In skifte til gammelt år og hente indlæste bilag over i dette års Kladde, hvor bilagene bogføres. Bogføring af faktura Kladden klikkes på Indlæs Bilag for at se indlæste bilag. Med mindre dette sættes op til at foregå automatisk vil lukkede fakturaer ses her, klar til at blive tildelt bilagsnumre og overført til Kladde for bogføring. Hvis feltet Tillad brugere at redigere bilag importeret fra køb, salg, produktion og lagerjustering er klikket på, kan disse bilag flyttes til Kladden. Hvis feltet ikke er klikket på, kan de kun bogføres direkte fra inddateringsbufferen. Hvis der opstår fejl under bogføring, efterlades fejlbehæftede bilag ulåste i bufferen. Disse kan efterfølgende flyttes til Kladden til redigering. Bilag vil være hakket af i Ingen moms, da momsen allerede automatiske er udspecificeret og derfor ikke skal afløftes ved bogføring. Efter bogføring vil der være dannet en åben post, som kan ses på kundens kort. Denne skal udlignes, når indbetalingen modtages. 86

87 Bilagslog Bilagsloggen håndterer import/export af bilag til udveksling. Alle bogførte bilag kan gemmes i en særlig Exportlog, hvor de bliver liggende, indtil de skal exporteres. Herefter udlæses de til diskette eller fil til vedhæftning på og indlæses i andet kopi af regnskabet via Importlog. Logbøgerne kan betragtes som en kopi af samtlige bogførte bilag, kopien kan overføres til Kladden i et andet Winfinans System og her bogføres for at ajourføre to ens systemer. Når Bilagslog er afkrydset til at gemme bilag fra Kladden (Gem bilag i Exportlog ved postering)vil loggen vokse hver gang der trykkes Bogfør. Når udlæsning er data er foretaget bør Exportlog (og tilsvarende Importlog) derfor ryddes, så bilag ikke overføres flere gange. Det er kun posteringer, som overføres, dvs. alle stamdata omkring Adresser, Kontoplan etc. skal være ens i begge systemer. 87

88 Køb Købsfunktionen er i Winfinans DT så vidt muligt opbygget som salg. Et køb kan oprettes som en købsordre, som herefter kan danne en købsfaktura. Når købet godkendes, kan fakturaen findes under Lukkede Faktura, og kan ikke mere ændres. Opsætning af køb. Før det første køb kan gennemføres skal Køb opsættes. Som ved salg anvendes numre i intervaller, som opsættes her. Bilagsnr.rækken kan også sættes op under Firma - opsæt, hvor alle bilagsnr.serier vises. Ved Købsfaktura anvendes fakturanr. ikke som bilagsnr., idet fakturanr. er 88

89 leverandørens fakturanr. og derfor ikke i serie. Købsfaktura kan alligevel findes ud fra fakturanr. i finansregnskabet. Under tekst på udskrift kan faste tekster på hhv. købsordre og købsfaktura vælges. Teksterne er opdelt på land, så forskellige lande kan have forskellige tekster. Oprettelse af det første køb. Et Køb kan enten starte som Ordre eller Faktura. Oprettes et køb som en Ordre, vil varene tilgå lageret når denne ændres til en Faktura. Startes et køb som Faktura, vil varene tilgå lageret når fakturaen godkendes. Vælges Købsfaktura klikkes Ny og tom Købsfaktura fremkommer. Leverandør vælges ved enten at indtaste kontonr. eller navn eller v.h.a. db-klik i navn fremsøge leverandør i adresseoversigt og tage denne med tilbage med db-klik. Herefter indtastes varenr. og antal. Der er mulighed for at benytte fanen 89

90 Dellevering, hvis ikke alle bestilte varer modtages samtidigt. Som ved salg er selve varelinien at betragte som en kladde, hvor tekst og beløb kan overskrives. Faktura kan ændres indtil den lukkes. Det er valgtrit om Faktura skrives ud. Efter lukning af Faktura er varerne lagt på lager, købsstatistik under leverandør er påvirket og Faktura kan ses under Lukkede Købsfakturaer. Som ved Salg skal denne efterfølgende tildeles bilagsnumre og bogføres i Kladden for at påvirke finansdelen og danne en betalingsforpligtigelse (åben post). 90

91 Regnskabsoversigt Regnskabsoversigt viser faktiske og budgetterede regnskabstal for 1 eller 2 valgfrie år. Med db-klik i tal-felt er der Undersøg mulighed for driftskonti. Det er ligeledes her opsæt af budget foretages. Der er mulighed for valg af måned eller kvartaler ved visning. Her findes link til Excel samt diverse udskrifter af finanstal; konti samt balance. Højreklik vil give forskellige valgmuligheder med driftskonti. Vælges Kontokort, vise oversigt over den valgte konto. Herefter er de mulighed for at vælge en enkelt postering ud og trykke på Undersøg. 91

92 Er det viste bilag forkert og tilbageførsel ønskes, anvendes tasten Dan modpostering. Dette vil automatisk åbne Kladden og indsætte de relevante bilagslinier ført modsat, klar til bogføring. Budgetlægning Budgetlægning foretages i forhold til realiserede regnskabstal og i forhold til valgt regnskabsår i Hovedmenu. Budgetlægningen kan videreføres i MS Excel regneark, hvortil der er mulighed for at overføre budgettal, regnskabstal og konti, ligeledes der er mulighed for at tilbageføre de i Excel beregnede budgettal til Winfinans DT. 92

93 For at budgetlægge vælges den ønskede regnskabsperiode, vis budget ved dbklik afklikkes og der db-klikkes på den ønskede konto. I budgetlægningsbilledet kan budgettet nu kalkuleres udfra sidste års realiserede tal eller sidste års budget. Der kan kalkuleres i beløb eller % og det vælges om Winfinans DT selv skal fordele beløbet over året, gentage beløb i alle måneder eller fordele som sidste år. For hver budgetkonto db-klikkes for at budgetlægge. Budgettal kan enten skrives direkte ind i årets måneder eller kan beregnes via indsat beløb eller procent. Når beløb eller procent er indsat og beregningsmåde er valgt, klikkes på Beregn, hvorved budgettal fremkommer i årets måneder.beregn totaler opdaterer totalkontiene med det budgetlagte. Luk til slut Budgetlægning og klik på Beregn 93

94 Budget, hvorved budgettal for Perioden og Dette år beregnes. Budgetlægning kan foretages for en enkelt konto eller for hele regnskabet. Budgettet kan ændres løbende, hvis det ønskes. Budgettal udskrives fra Regnskab. Overfør til MS Excel Før overførsel og evt. tilbageførsel fra Excel, skal der oprettes en tom Excel-fil. Denne navngives og gemmes. Vælg først model for at overfør kolonne- og rækkeoverskrifter (så Excel ved, hvor tallene skal placeres). Modellen kan vælges som periode- eller årstotal og begrænses via Fra til konto. Klik på Overfør model. Gem Excel-arket, som åbnes automatisk. Herefter klikkes i Winfinans DT på Overfør data. Dette overfører realisterede tal til Excel og kan gentages så tit det ønskes. I Excel er er nu mulighed for at tilføje kolonner, beregne eller lave link til grafiske fremstillinger. Så længe række- og kolonneoverskrifter ikke slettes bevares muligheden for at opdatere via Eksporter data fra Winfinans. Efter endt justering af budgettal, kan disse tilbageføres til Winfinans budgetkolonner via Importer data fra Excel. Kostcentre Kostcentre er en udvidelse af dimensionsregnskabet. Her kan opsættes så mange kostcentre som det ønskes. Disse kan her oprettes, nedlægges og redigeres. 94

95 Bilagsliste Bilagslisten viser samtlige bilag med oplysninger om kontonr., beløb, journal.nr. etc. for indeværende år. Felterne i venstre side er forskellige søgefelter, så poster kan genfindes. Der kan anvendes et enkelt søgefelt eller flere i kombination. Søgefelterne kan betragtes som et "filter" som lægges over alle poster og kun viser de udvalgte. Skal poster fra tidligere år fremfindes, fjern markeringen Kun dette år. Undersøg Funktionen Undersøg anvendes ved at markere et enkelt bilag og trykke Undersøg. Dette vil vise det enkelte bilag. 95

96 Tasten Dan Modpostering vil automatisk danne en modpost i Kladden. En modpostering bliver overført med samme bilagsnr. som det oprindeligt bogførte bilag. 96

97 Bankkonti Bankkonti anvendes til enten klientregnskab eller til valutahåndtering. Her sættes en bankkonti på for hver benyttet valuta. Der kan fra åbne poster eller bilagkladden udlignes direkte på en valutabank der benytter samme valuta som posten. Disse kan opdeles i grupper. 97

98 Sager Winfinans DT som advokatløsning Winfinans DT arbejder også med valuta- og klientkonti og er udstyret med sagsregister og tilsvarshåndtering, og er således det perfekte system til landets advokatvirksomheder. Sagsoprettelse Åbn Advokatdelen. Tryk Opret ny og udfyld klientkortet med relevante oplysninger. Sagsgruppe (oprettet under Opsæt) og valuta (de generelt anvendte i Winfinans DT) vælges. 98

99 Der er mulighed for at tilføje Reference, hvis en sådan anvendes. Notatfeltet er et stort felt, som anvendes til alle former for interne oplysninger. Disse medtages ikke på diverse udskrifter. Afkrydsning af selvstændigt tilsvar lader ikke udligning foregå på andre klientkonti. Efter redigering af sager, kan fanen Balance anvendes til overblik over perioder og beløb på denne klient. Alle udskrifter af sagsrapporter er samlet under den blå printerbog i fronten. Her vælges udskrift og periode for udskrift. Udskifter kan, hvis det ønskes opdeles på sagsgrupper. Sager oprettes med journalnr. Efter afslutning af sag afkrydses denne som afsluttet. Den kan stadig fremfindes, men vil ikke stå under Åbne Sager. Under Opsæt oprettes relevante sagsgrupper med tilhørende kontonr., forvalgt bankkonto samt dannelse af klientnumre. 99

100 Produktionsstyring Produktion Produktionsdelen anvendes til oprettelse af Styklister samt Produktionsordrer. Før anvendelse af produktionsskærmen skal Opsæt udfyldes. Her oprettes relevante nr.intervaller for Styklister og Produktionsordrer, som Winfinans DT skal arbejde indenfor., samt ønskede tekster på bilag mv. En Stykliste kan betragtes som en kladde, som viser hvilke dele (undervarenumre) som indgår i Styklisten. Der er mulighed for at aktivere styklisten ved at trykke Dan Ordre. Herefter dannes en Produktionsordre: Disse tal er estimerede. Der er mulighed for at lade denne ordre være en Igangværende Ordre, som kan tilrettes løbende. Når ordren er udført, kan de estimerede tal anvendes ved at klikke Beregn eller de faktiske tal kan indtastes og feltet Beregn ikke faktisk antal kan klikkes på. I dette tilfælde vil de faktiske mængder af de enkelte varer, som indgår i ordren blive anvendt til beregning af pris. Produktionsordren skal lukkes, når den er udført. Lukkede ordrer gemmes og kan senere genudskrives. Når en ordre lukkes, påvirkes lagerbeholdningen, så det producerede antal lægges på lager. Så længe ordren er i ordrestatus er beholdningen at finde under det enkelte Varekort-Beholdning på lager. Her vises disponible enheder, i købsordre, i salgsordre og i produktionsordre. Der kan oprettes så mange Styklister og Produktionsordrer, som det ønskes. Styklister nedlægges ikke, og kan derfor aktiveres, når det ønskes. 100

101 Kun lagerførte (eller serienummererede) varer kan indgå i Styklister og Produktionsordrer. Dette betyder, at anvendes fx timer i en produktion, skal disse lagerføres, dvs lægges på lager fx ifm lønudbetaling til medarbejdere eller man kan lade lageret gå i minus og efterfølgende rette dette til. For styring af en Igangværende Produktionsordre, kan der indtastes startdato for produktion. 101

102 Tillæg 1. Værktøjer Værktøjer øverst i venstre hjørne anvendes til følgende: Installer egne objekter Der er i Winfinans DT en del standardrapporter (udskrifter). Hvis egne tilpassede rapporter ønskes anvendt, skal disse efter fremstilling indlæses via Indstaller egne objekter. Dette skal foretages efter hver opdatering af Winfinans DT Klientdel, da en opdatering altid vil indlæse en ny standard. Også objekter kan tilpasses individuelt. Disse indlæses på samme måde. 102